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PROCEDIMIENTO DE REQUERIMIENTO Profesional en

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DE SELECCIÓN Y CONTRATACION Certificación de
Calidad
LABORAL
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SUTRATECSA S.A.S. GERENTE
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OBJETIVO
Establecer la metodología para definir el paso a paso del requerimiento, selección, contratación y
desvinculación de personal de SUTRATECSA S.A.S.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal que pretenda ser contratado en SUTRATECSA
S.A.S., de igual manera aplica para todo el personal al que se le finalice su contrato.
MARCO LEGAL Y NORMATIVO
❖ Código sustantivo del trabajo
❖ Resolución 2346 del 2007
❖ Decreto 1072 del 2015
DEFINICION

1. Candidato: Persona que se encuentra en proceso de selección y vinculación laboral en la

empresa.
2. Contrato: Es un acuerdo entre un trabajador que se compromete a prestar servicios bajo la
subordinación y dependencia de un empleador, a cambio de una remuneración.
3. Entrevista: Reunión entre el candidato y personal de la empresa para evaluar el
cumplimiento del perfil y requisitos que se solicitan.
4. Inducción: Consiste en la orientación básica que se efectúa a los trabajadores cuando
ingresan a SUTRATECSA S.A.S., ayudando al trabajador a su adaptación en la misma.
5. Manual de funciones: Instrumento o herramienta de trabajo que contiene la descripción de
las tareas que debe desarrollar cada trabajador.
6. Perfil: Requisitos mínimos para el ingreso de una persona a un cargo específico.
7. Trabajador: Candidato que, de acuerdo con el presente procedimiento, ha cumplido con los
requerimientos de la selección y contratación de personal en la empresa.
8. Vinculación laboral: Es el común acuerdo al que llegan dos partes; empleador y empleado
mediante determinado tipo de contrato, en el cual se adquieren derechos y obligaciones que
mutuamente se comprometen a cumplir.
GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO
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❖ El Representante Legal tendrá la potestad de autorizar la contratación de personal hasta por

un año, para llenar vacantes o para para suplir necesidades de acuerdo con los
requerimientos de cada proceso.
❖ Cualquier solicitud de personal sin la aprobación de la gerencia no será atendida por la
Coordinación de Talento Humano.
❖ La contratación de personal se perfecciona con la firma del contrato laboral por las dos partes;
empleador y empleado.
❖ Ningún trabajador iniciará labores sin encontrarse afiliado previamente al Sistema de
Seguridad Social, sin haber realizado el examen médico de ingreso y sin haber suscrito el
contrato laboral.
❖ La inducción General y la inducción al SIG deben ser realizadas al trabajador antes de iniciar
sus actividades laborales.
A QUIEN VA DIRIGIDO
A todo el personal.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
REQUERIMIENTO DE PERSONAL

1. los líderes de proceso diligenciarán el formato “Requerimiento de personal” TH-F-22,

mediante el cual solicitarán a la Gerencia el cargo requerido. Para ello deberán aportar y
señalar la información necesaria para dar inicio al procedimiento, incluyendo la justificación
para efectuar dicho requerimiento.

Nota 1: Las solicitudes de personal se pueden dar en los siguientes casos:

❖ Creación de un nuevo cargo
❖ Reemplazo temporal
❖ Por una vacante
❖ Soporte (pasantías/aprendiz)
❖ Solicitud del cliente

Responsable: Líderes de proceso

Documento: Requerimiento de personal TH-F-22
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2. el formato de “Requerimiento de personal” TH-F-22 debe ser entregado a la Gerencia

debidamente diligenciado y firmado.
Responsable: Líderes de procesos
Documento: Requerimiento de personal TH-F-22
3. La Gerencia envía el formato “Requerimiento de personal” TH-F-22 a la Coordinación de
Talento Humano con sus respectivas observaciones para comenzar con el reclutamiento de
personal.
Responsable: Gerente
Documento: Requerimiento de personal TH-F-22

RECLUTAMIENTO

4. Búsqueda de posibles candidatos: En primera medida se procede a revisar en las hojas de

vida que reposan en la oficina de la Coordinación de Talento Humano la existencia de
posibles candidatos; si no se tiene el candidato deseado se publicará la vacante en páginas
de empleo como CompuTrabajo.

Responsable: Coordinación de Talento Humano

5. La Coordinación de Talento Humano recopila la información de prospectos para obtener un

listado de posibles candidatos.
Responsable: Coordinación de Talento Humano
6. La Coordinación de Talento Humano procede a reunir los documentos de los aspirantes con
el fin de iniciar la selección de personal.
Responsable: Coordinación de Talento Humano

SELECCIÓN DE PERSONAL

7. Una vez se obtengan los documentos de los aspirantes, la Coordinación de Talento Humano
contacta al personal preseleccionado según datos de la hoja de vida, a una entrevista técnica
con la Gerencia.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
8. La Gerencia realizará la entrevista técnica donde indagará acerca de la formación, educación
y experiencia del candidato.
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Responsable: Gerente.

Una vez terminada la entrevista se procederá a realizar las respectivas pruebas de conocimiento, en
la cual serán de gran ayuda para verificar en conocimiento que tiene el candidato.
9. Con base en lo anterior, la Coordinación de Talento Humano adelantará la verificación de
referencias e información consignada en la hoja de vida.

Nota 1: El resultado de lo anterior, servirá como referencia para la selección del candidato.

Nota 2: Se podrá hacer homologación en cuanto a la educación y la experiencia según se

considere necesario.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

10. Con la información obtenida en el proceso, la Gerencia selecciona al candidato que

considere competente para ocupar la vacante.

Responsable: Gerente

PUEBAS DE CONOCIMIENTO: en este paso se realizará unas pruebas a los candidatos

seleccionados para verificar su nivel de conocimiento, sus habilidades y destrezas, experiencia y
personalidad. En este espacio realizaremos, test de conocimiento profesional, test de
personalidad y test de inteligencia mediante el cual se les entregara a los candidatos un
cuestionario con estas preguntas donde tendrán un tiempo de hora y media para contestarlo.

11. Examen Médico de Ingreso: Una vez se obtenga la aprobación de Gerencia, la

Coordinación de Talento Humano especifica por medio de correo electrónico a la
Coordinación de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad (HSEQ),
nombre completo, cédula, edad, cargo, numero de contacto y fecha de posible ingreso a
laborar para remitir a la persona a los exámenes médicos de ingreso.

Nota 1: Los exámenes médicos ocupacionales se practican de acuerdo a lo establecido en el

profesiograma.
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Responsable: Coordinador de Talento Humano

12. La Coordinación de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad

(HSEQ) se contacta con la persona para acordar la entrega de la “Remisión para Exámenes
Médicos Ocupacionales” TH-F-09.
Responsable: Coordinador HSEQ
Documento: Remisión para exámenes médicos ocupacionales TH-F-09
13. La Coordinación de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad
(HSEQ) realiza la entrega de la “Remisión para Exámenes Médicos Ocupacionales” TH-F-09.
Responsable: Coordinador HSEQ
Documento: Remisión para exámenes médicos ocupacionales TH-F-09
14. La Coordinación de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial, Medio Ambiente y Calidad
(HSEQ) recibirá el concepto medico ocupacional enviado por la IPS y lo entregará a la
Coordinadora de Talento Humano bajo el concepto de Apto o No apto para el cargo.

Nota 1: Los respectivos exámenes y demás documentos clínicos que constituyan la historia
clínica ocupacional del paciente, son estrictamente confidenciales y es responsabilidad del
médico de salud ocupacional tenerlos bajo su custodia según lo establecido en la resolución
2346 de 2007. Ministerio de la protección social.

Responsable: Coordinador HSEQ

CONTRATACIÓN DE PERSONAL

15. Información: Se reúne toda la documentación señalada en el formato “control ingreso de

personal” TH-F-23 se organiza la hoja de vida y se adicionan los siguientes documentos:
❖ Resultados prueba psicotécnica para aspirar al cargo (si es el caso o cuando se requiera).
❖ Resultados de los exámenes médicos ocupacionales.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

Documento: Control ingreso de Personal TH-F-23

16. Elaboración del contrato: La Coordinación de Talento Humano procede a elaborar el

contrato, dependiendo del tipo de contrato: a término fijo, indefinido, de labor determinada, de
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aprendizaje, por prestación de servicios o según la necesidad de la empresa.

Nota 1: La figura contractual a utilizar, dependerá de las necesidades para las cuales se contrata
al trabajador y el cargo a desempeñar.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

17. Finalizada la elaboración del contrato la Coordinación de Talento Humano contacta al

candidato seleccionado por medio telefónico, para la firma correspondiente del contrato.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

18. Afiliaciones al sistema de seguridad social integral: Simultáneamente a la elaboración del
contrato, la Auxiliar de Nómina procede a realizar las afiliaciones en las siguientes entidades:

Aseguradora de riesgos laborales (ARL): la determinará la empresa y su afiliación deberá

efectuarse el día anterior a la fecha inicio de labores, con el fin de obtener cobertura a partir
de la iniciación del contrato laboral.
Entidad promotora de salud (EPS): La determinará el trabajador según a la que se encuentre
afiliado.
Aseguradora de fondo de pensiones (AFP): En caso de ser primera vez, la afiliación se realizará
por parte del trabajador. En caso de encontrarse afiliado previamente, se efectuará el reporte
de la novedad en la autoliquidación de aportes del mes siguiente a la fecha de inicio.
Caja de compensación familiar: Será la que determine la empresa. Auxiliar de Nomina
19. Formalización de la contratación: Una vez realizados los tramites anteriores, la
Coordinación de Talento Humano procederá a entregar a la Gerencia el contrato para su
respectiva revisión y firma.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

20. Perfeccionamiento del contrato: Se perfecciona el contrato con la firma del empleado o
contratista según sea el caso. Posteriormente se le hace entrega del manual de funciones TH-
M-01, con el fin de que el empleado lo lea y lo suscriba.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
Documento: Manual de funciones TH-M-01
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21. Envío de contrato: La Coordinación de Talento Humano envía copia del contrato firmado al
trabajador por medio de correo electrónico.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
22. Diligenciamiento de Hoja de vida: El candidato seleccionado diligencia el formato de “Hoja de
vida” TH-F-02 de SUTRATECSA S.A.S.
Responsable: Coordinador de talento humano
Documento: Hoja de Vida TH-F-02
23. Ingreso del empleado a la base de datos: Se ingresa al nuevo empleado en la base de datos
del personal de SUTRATECSA S.A.S., la cual se enviará actualizada a la Coordinación de
Compras Logística y Empaque, Coordinación HSEQ y Auxiliar de Nómina mínimo 1 vez al
mes.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
24. Archivo y custodia de documentos: La Coordinación de Talento Humano verificará todos
los documentos y procederá a recopilar en una carpeta la hoja de vida del trabajador, la cual
contendrá todos los documentos solicitados y relacionados en el formato “Control de ingreso
de personal” TH-F-23. Dichas carpetas serán guardadas en el archivo de la Coordinación de
Talento Humano.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
Documento: Control de ingreso de personal TH-F-23

25. Entrega de Activos Fijos: Se realiza la entrega de los activos fijos que sean necesarios
para el desempeño de las funciones del nuevo empleado y se relacionan en el formato “toma
física de inventario” CT-F-05. El empleado contratado se hace responsable de su tenencia,
cuidado y reporte de cualquier situación que se presente con ellos. El original del formato
reposa en la Coordinación de Talento Humano: asignación de activos fijos; mientras que una
copia, se archiva en la carpeta de hoja de vida del empleado.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

Documento: Toma física de inventario CT-F-05

26. Apertura de cuenta: La auxiliar de nómina solicita al nuevo empleado realizar el trámite de
apertura de cuenta de ahorros para que SUTRATECSA S.A.S pueda efectuar el pago de
nómina.
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Responsable: Auxiliar de Nomina

27. Inducción General: La inducción general será programada por la Coordinación de Talento
Humano antes de que el trabajador inicie sus actividades laborales, e incluye como mínimo:
❖ Especificaciones del contrato.
❖ Generalidades de la empresa.

❖ Reglamento Interno de trabajo.

❖ Sistemas de evaluación.

❖ Presentación del jefe inmediato y compañeros.

La inducción queda registrada en el formato “Acta de inducción y reinducción” TH-F-10.

Nota 1: Todo el personal que ingrese a SUTRATECSA S.A.S, deberá recibir la inducción
general.
Responsable: Coordinador de Talento Humano
Documento: Acta de Inducción y Reinducción TH-F-10

28. Inducción al SIG: La inducción al SIG se programará y se realizará por el Coordinador HSEQ
y el Profesional en Certificación de Calidad antes de iniciar actividades laborales. Se da a
conocer al empleado toda la información referente al Sistema Integrado de Gestión de
SUTRATECSA S.A.S. Se diligenciará el formato “Acta de inducción y reinducción” TH-F-10.

Nota 1: Todo el personal que ingresa a SUTRATECSA S.A.S., deberá recibir la inducción al SIG,
según lo establecido en el programa de inducción y reinducción.

Responsable: Coordinador HSEQ

Documento: Acta de Inducción y Reinducción TH-F-10
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29. Evaluación de inducción al SIG: Después de aclarar dudas, se responde la evaluación de

la inducción al SIG, registrada en el formato “Evaluación de Capacitación” TH-F-15.
Responsable: Coordinador HSEQ
Documento: Evaluación de Capacitación TH-F-15
30. Calificación de evaluación: La coordinación HSEQ calificará la evaluación diligenciada por
el empleado.

Si el empleado la aprueba: Seguir en el punto 31.

Si el empleado no la aprueba: Volver al punto 28

Responsable: Coordinador HSEQ

Documento: Evaluación de Capacitación TH-F-15

31. Realizar Reinducción del personal: Anualmente se realiza la reinducción del empleado,
con el fin de actualizarlo en temas propios de SUTRATECSA S.A.S. La reinducción queda
registrada en el formato “Acta de inducción y reinducción” TH-F-10.
Responsable: Coordinador HSEQ
Documento: Acta de Inducción y Reinducción TH-F-10
32. entrega de Dotación y EPP: La Coordinación HSEQ hará entrega de la dotación y los EPP
cuando el empleado ingrese a laborar. Dicha entrega debe quedar registrada en el formato
“Entrega de elementos de protección personal -Dotación”. HSEQ-F-07.

Nota 1: La entrega de dotación y EPP se realizará una vez al año. Coordinador HSEQ Entrega
de Elementos de Protección Personal –Dotación HSEQ-F-07

DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL

33. según la modalidad establecida en el contrato laboral, SUTRATECSA S.A.S. dispondrá de lo

necesario para iniciar el procedimiento de desvinculación del personal. Por lo anterior la
Coordinación de Talento Humano entregará al trabajador los siguientes documentos:
❖ Carta de Aceptación de Renuncia (sí el trabajador presenta o manifiesta su intención de
renunciar al cargo que ostenta dentro de la Empresa).
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❖ Carta de Terminación Unilateral del Contrato por parte de la Empresa.

❖ Carta de Terminación con Justa Causa del Contrato de Trabajo.

❖ Carta con destino al Fondo de Pensiones y/o cesantías según sea el caso.

❖ Liquidación de Prestaciones Sociales.

Nota 1: La carta de renuncia de un empleado deberá ser decepcionada por la Auxiliar de

Nómina.

Nota 2: Para constancia de entrega de los documentos referidos, el trabajador deberá firmar el
recibido de estos documentos.

Responsable: Coordinación de Talento Humano

34. examen de egreso: La coordinación de talento humano informará por correo electrónico la
finalización del contrato del personal con el objetivo de que la Coordinación de HSEQ emita la
orden para que el trabajador se presente a realizarse los exámenes de egreso.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

35. entrega de remisión de exámenes: La coordinación HSEQ se pondrá en contacto con el

trabajador para la entrega de la remisión para exámenes de egreso “Remisión para exámenes
médicos ocupacionales” TH-F-09.

Nota 1: Todo trabajador deberá ser notificado del examen médico de egreso al momento de su
desvinculación de SUTRATECSA S.A.S. sea cualquiera que sea la modalidad empleada.

Dicha comunicación deberá especificar:

❖ Lugar donde se debe presentar el personal para realizar los exámenes médicos de egreso.
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❖ Tiempo límite que tiene el personal para realizarse el examen de egreso (5 días hábiles).

Responsable: Coordinador HSEQ

Documento: Remisión para exámenes médicos ocupacionales TH-F-09

36. notificación al trabajador: Se debe mantener la evidencia de que el trabajador recibe la

notificación. Para los casos en que se dificulte la entrega de la carta de terminación de
contrato personalmente, esta debe ser enviada por correo certificado a la última dirección
registrada en la hoja de vida del empleado y guardar copia con la guía de envío.

Responsable: Coordinador de Talento Humano

37. liquidación de prestaciones sociales: En base a la información suministrada por la

Coordinación de Talento Humano, la Auxiliar de Nómina efectuará la liquidación de
prestaciones sociales del trabajador teniendo en cuenta todo concepto devengado por el
trabajador.

Responsable: Auxiliar de nomina

38. revisión de liquidación de prestaciones sociales: La liquidación de prestaciones sociales

es revisada por la contadora y con su visto bueno se efectúa la transacción.

Responsable: Contadora

RELACIÓN LABORAL: Durante la vigencia de la relación laboral se realizarán las siguientes

actividades:
39. pago de aportes legales: Una vez liquidada la nómina correspondiente, SUTRATECSA
S.A.S. realizará los respectivos descuentos de nómina y procederá a realizar los aportes al
sistema de seguridad social integral.

Responsable: Auxiliar de nomina

40. examen médico periódico: Los exámenes médicos periódicos son realizados al personal de
SUTRATECSA S.A.S. teniendo en cuenta el Profesiograma; los cuales deben ser aplicados
al personal operativo y administrativo, con la periodicidad correspondiente. De acuerdo con lo
anterior, la coordinación HSEQ deberá remitir a consulta al trabajador con el medico de salud
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ocupacional, quien emitirá su concepto sobre el estado de salud del trabajador a

SUTRATECSA S.A.S.
responsable: Coordinador HSEQ
41. reporte de incapacidades: En el formato “Reporte de novedades” TH-F-12 se relacionan los
trabajadores que se encuentran incapacitados y demás novedades relacionadas con los
ausentismos del personal.
Responsable: Auxiliar de Nómina
Documento: Reporte de novedades.
RESPONSABLE
❖ Gerente
❖ Coordinadora de Talento Humano.
ANEXOS
❖ TH-M-01. Manual de Funciones.
❖ TH-F-02. Hoja de vida.
❖ TH-F-09. Remisión para Exámenes Médicos Ocupacionales.
❖ TH-F-10. Acta de inducción y reinducción.
❖ TH-F-12. Reporte de novedades de nómina.
❖ TH-F-15. Evaluación de Capacitación.
❖ TH-F-22. Requerimiento de personal.
❖ TH-F-23. Control ingreso de personal.
❖ CT-F-05. Toma física de inventario.
❖ HSEQ-F-07. Entrega de EPP- Dotación.
CONTROL DE CAMBIO
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CONTROL DE CAMBIO

VERSION FECHA DEL CAMBIO DESCRIPCION DEL CAMBIO ELABORADO POR