PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

3. PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

Tal y como ya hemos presentado en el primer capítulo de este manual, la planificación

supone un proceso referido a la programación de un proyecto de cara al futuro, por lo
que implica que debamos tener en cuenta toda una serie de elementos, entre ellos el
tiempo.

Como hemos visto, la planificación, gracias a la gestión del alcance, implica la fijación
de toda una serie de objetivos que pretendemos lograr con la puesta en marcha de
nuestro proyecto, que deben ir acompañados de toda una serie de actividades que nos
permitirán lograrlos. En lo que se refiere a estas actividades, resulta de especial
importancia situarlas correctamente en el tiempo, de modo que la gestión y la
planificación del tiempo serán un aspecto clave en el proceso general de planificación
del proyecto.

Así, y durante el proceso de planificación, será necesario establecer un tiempo máximo

de duración de ejecución de nuestro proyecto, de modo que podamos situar a lo largo
de este tiempo las actividades planificadas.

De este modo, en este tercer capítulo veremos las diferentes fases que conforman el
proceso de gestión y planificación del tiempo, así como los elementos que debemos
considerar, y veremos también los diferentes tipos de cronogramas de los que
disponemos para la planificación y programación de las actividades que conformarán
nuestro proyecto.

3.1 GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

Tal y como acabamos de comentar, la planificación temporal de nuestro proyecto se

refiere al hecho de situar en el tiempo todas aquellas acciones y actividades
planificadas con el fin de lograr los objetivos y metas propuestas. De este modo, vemos
como el objetivo fundamental de la gestión del tiempo es lograr concluir el proyecto a
tiempo, logrando el alcance del proyecto en relación al tiempo, costes y calidad

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requeridos por el cliente. Para ello, en dicha planificación será de gran importancia el
desarrollo de las siguientes tareas o actividades:

- Definir claramente el objetivo del proyecto.

- Determinar qué tareas son necesarias para lograr el objetivo.
- Establecer un calendario de trabajo.
- Fijar las duraciones de las diferentes tareas establecidas, así como los hitos más
importantes.
- Planificar la realización y el desarrollo de las tareas.
- Asignación de los recursos necesarios a las tareas planificadas.
- Estudiar las relaciones y dependencias existentes entre las tareas y resolver los
posibles conflictos entre recursos.
- Establecer los costes de las tareas.
- Seguimiento del desarrollo de las tareas, comparándolas con la planificación
realizada.
- Seguimiento de los costes, con el fin de verificar que se ajustan a los
presupuestos definidos.
- Prever, analizar y llevar a cabo, en caso que sea necesario, las acciones
correctoras debidas.
- Dotarnos de una estructura adecuada tanto al proyecto como al equipo de que
disponemos (material y de recursos humanos).
- Comunicar al equipo la programación, así como los cambios, problemas y
resoluciones que vayan surgiendo.
- Hacer un seguimiento de todo el proceso, tanto de planificación como de
ejecución, de modo que elaboremos informes de calidad en relación al estado y
avance del proyecto.

En relación a las actividades que conforman el proceso de planificación, estas deben

agruparse en función a las seis fases que conforman dicho procesos. Estas fases son:

- Identificación de actividades.
- Secuenciamiento de actividades.

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- Estimación de los recursos de las actividades.

- Estimación de la duración de las actividades.
- Desarrollo del cronograma.
- Control del cronograma.

No obstante, y antes de ver una por una las diferentes fases que conforman la
planificación temporal, es interesante presentar los principios básicos que definen
dicha planificación. Estos principios son:

- Compartimentación: implica la descomposición del proyecto en un número

manejable de tareas.
- Interdependencia: es imprescindible que se determinen las dependencias de
cada tarea.
- Asignación de tiempo: se debe asignar a cada actividad y tarea un número
determinado de unidades de trabajo, además de una fecha de inicio y otra de
finalización. Considerando además los riesgos o contingencias que puedan
afectar al buen desarrollo de las actividades.
- Validación del esfuerzo: a medida que se realice la asignación de tiempo, el
gestor del proyecto debe asegurarse de que los técnicos responsables de cada
tarea están disponibles en cada momento.
- Responsabilidades definidas: cada tarea programada debe estar asignada a un
responsable, que se encargará de su ejecución.
- Resultados definidos: se deberá definir claramente el resultado que se quiere
obtener con el desarrollo de cada tarea programada.
- Hitos definidos: todas las tareas o grupos de tareas deben estar asociados con
algún hito del proyecto.

Vistas estas consideraciones en relación a la planificación temporal, pasemos ahora a

tratar las diferentes fases que conforman el proceso, con el fin de conocer sus
principales particularidades y los elementos que deberemos considerar en cada una de
ellas.

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Identificación de actividades

El primer paso que deberemos realizar en el proceso de planificación temporal es

identificar las actividades y tareas que deberemos llevar a cabo para lograr los
objetivos propuestos de nuestro proyecto. Aquí además es muy importante haber
estimado el tiempo en el que queremos lograr nuestros objetivos ya que,
posteriormente, deberemos situar estas tareas y actividades en el tiempo y deberemos
otorgarles una duración concreta.

En esta primera fase lo que se busca es identificar y documentar las actividades

concretas que serán necesarias para llevar a cabo el proyecto, que tendrán lugar
dentro del proceso de gestión y planificación del alcance. Es importante que en esta
primera fase determinemos las actividades principales y las tareas secundarias que
conformarán cada una de estas actividades, de modo que nos permita obtener una
visión general de todo lo que deberemos llevar a cabo para lograr que el proyecto se
ejecute en función de los objetivos propuestos.

Secuenciamiento de actividades

Esta segunda fase se refiere al proceso de identificar y documentar las relaciones entre
las diferentes tareas y actividades que conforman el proyecto, de modo que creemos
una secuencia de todas las actividades mediante relaciones lógicas. Así, cada actividad,
a excepción de la primera y la última, estará conectada con una actividad anterior y
una actividad posterior.

Para representar de manera gráfica las relaciones lógicas entre las diferentes
actividades del proyecto disponemos de dos métodos o diagrama de redes. Dichos
métodos son:

- Método PDM (Precedence Diagramming Method): utiliza nodos para

representar las actividades. Estos nodos están conectados mediante flechas
para mostrar las relaciones de prelación entre las actividades. Los solapes y

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desplazamientos entre actividades pueden ser representados en este método,

indicando su duración sobre la flecha correspondiente.
En lo que se refiere a las prelaciones, comentar que se trata de la preferencia
con que un asunto debe ser atendido respecto de otros.
- Método ADM (Arrow Diagraming Method): utiliza flechas para representar las
actividades del proyecto. Las actividades están conectadas mediante sucesos
que muestran las relaciones de prelación entre ellas.

En relación a estos dos métodos, comentar que en al apartado de anexos hemos

dispuesto un ejemplo de cómo deberían representarse de manera gráfica dichos
métodos de planificación temporal. Además de ello, hemos dispuesto de un
cronograma en el que se reflejan todas las fases que deben tener parte en la
planificación temporal de un nuevo proyecto.

Estimación de los recursos de las actividades

Una vez hayamos distribuido y secuenciado las actividades planificadas, deberemos

hacer una aproximación, lo más precisa posible, del tipo y la cantidad de recursos que
necesitaremos para llevar a cabo las diferentes tareas programadas. Aquí, no solo
identificaremos la clase y volumen de recursos necesarios, sino que deberemos
enumerar las características, capacidades y habilidades que dichos recursos deben
reunir, lo cual nos ayudará a la hora de determinar el coste de los mismos.

Es importante comentar que en relación a los recursos, no solo nos referiremos a los
recursos materiales, tales como equipamientos, maquinaria, instalaciones y
materiales, sino también en lo que se refiere al equipo humano que deberá encargarse
de la puesta en marcha y ejecución del proyecto.

Estimación de la duración de las actividades

Para poder llevar a cabo de manera exitosa el proceso, deberemos haber hecho una
correcta y precisa planificación de los recursos necesarios para cada una de las
actividades planificadas, ya que, en función de estos recursos, puede que la duración

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se vea modificada. Si disponemos de más recursos, es probable que debamos invertir

menos tiempo en una actividad que si disponemos de pocos. Además de ello, la fase
anterior es también muy importante ya que afecta directamente al cálculo y a la
planificación de los costes de nuestro proyecto.

Una vez hayamos determinado los recursos necesarios, y en función de la duración de

nuestro plan de nuevo proyecto, deberemos conocer la disponibilidad de estos
recursos de acuerdo a los calendarios de los mismos, ya que ello nos ayudará a
determinar y planificar la duración de las actividades y tareas a desarrollar, además de
situarlas en el tiempo. En lo que se refiere a la disponibilidad, cuando se trata de
recursos propios no es un problema, pero sí que debemos planificar bien el aspecto
relacionado con los recursos externos que debamos utilizar.

Para una buena planificación y estimación de la duración de las actividades, se

recomienda que esta se haga en base a los siguientes cuatro elementos:

- Las estimaciones en las experiencias pasadas de otras personas involucradas en

el proyecto.
- La estimación de la propia experiencia del responsable de la planificación,
siempre que ya haya tenido experiencia en la realización de las tareas descritas
o de tareas similares.
- Los datos pertenecientes a otros proyectos similares a nuestro proyecto, con
actividades casi idénticas.
- La estimación paramétrica. Esta utiliza una relación estadística entre los datos
históricos y otras variables con el fin de calcular una estimación de parámetros
de una actividad, como pueden ser el coste, el presupuesto y la duración.

Finalmente, comentar que la estimación de la duración de las tareas y actividades debe

hacerse de manera progresiva a medida que se va avanzando con la planificación del
proyecto, de modo que, a medida que vayamos programando todos los elementos, la
planificación temporal resultará más fácil.

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Desarrollo del cronograma

El cronograma del proyecto es definido como el conjunto de fechas planificadas para

realizar las actividades, tareas e hitos del proyecto. Este constituye el Plan de
Referencia de Tiempo o Línea Base de Tiempos, y servirá para medir el progreso
alcanzado durante la ejecución del proyecto. En otras palabras, es el documento en el
que se especifican las fechas de inicio y final de ejecución de las tareas planificadas,
que nos servirá para controlar que se cumple la planificación establecida.

Para poder crear un buen cronograma, deberemos servirnos de los siguientes datos:

- Lista de las actividades y tareas a desarrollar.

- Relación lógica de estas actividades, expresadas en forma de diagrama de red.
- La duración de las actividades.
- La disponibilidad de los recursos requeridos.
- El análisis de posibles riesgos.

En lo que se refiere a este punto, y tal y como ya hemos comentado al inicio del
manual, es muy importante que en la planificación se preste especial atención a los
posibles problemas, riesgos y contingencias, y que se tengan previstas toda una serie
de actividades con el fin de poder hacerles frente. Así, también deberemos considerar
esta posibilidad tanto en la estimación del tiempo como en la configuración del
cronograma, y es que deberemos dejar un margen de tiempo con el fin de poder paliar
los posibles problemas que puedan surgir en la ejecución del proyecto.

No debemos olvidar que algo tan simple como que el material necesario nos llegue por
la tarde en lugar de hacerlo por la mañana, es considerado un riesgo, ya que puede
entorpecer el buen desarrollo del proyecto, de modo que deberemos considerar estos
factores.

Control del cronograma

Finalmente, la última fase en la planificación temporal se refiere al control del

cronograma, que implica llevar a cabo un seguimiento del estado del proyecto con el

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fin de poder actualizar el avance del mismo y gestionar cambios en la línea base del
cronograma. Implicando ello que, cualquier cambio o alteración que se produzca debe
ser modificada y reflejada en el cronograma, ya que este deberá guiarnos a lo largo de
todo el proceso.

Tal y como vemos, el cronograma es una herramienta imprescindible para la

planificación temporal, ya que nos permite organizar de manera clara todas las tareas
que debemos realizar en el proyecto en base a su duración, requisitos, recursos,
relaciones y dependencias. De este modo, y en el apartado siguiente, vamos a hablar
de varios aspectos relacionados con el cronograma tales como los tipos de cronograma
de que disponemos y sus principales características, así como la manera en la que
deberemos gestionar el cronograma temporal con el fin de ejecutar con éxito nuestro
proyecto.

3.2 EL CRONOGRAMA

Tal y como acabamos de presentar, el cronograma del proyecto se refiere a la

representación de las fechas planificadas para realizar las actividades, tareas e hitos
del proyecto, de modo que en su realización se deben considerar todos los aspectos
relacionados con las mismas actividades, su relación y dependencia, su duración, los
recursos y su disponibilidad y el análisis de posibles riesgos.

De este modo, vamos a dedicar esta segunda parte del capítulo sobre planificación
temporal a hablar sobre los cronogramas, presentando los diferentes tipos de
cronograma de los que nos podemos servir y tratando el tema de su gestión.

3.2.1 Tipos de cronograma

En relación a los tipos de cronograma de los que nos podemos servir para representar
la planificación en el tiempo de nuestro proyecto, vamos a presentar un total de tres
modelos:

- Red de tareas.
- Diagrama de GANT.

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- Diagrama de PERT.

Pasemos entonces a conocer cada uno de estos tipos, así como sus principales
particularidades.

 Red de tareas

Tal y como ya hemos dicho, nos serviremos de una red de tareas para representar las
relaciones entre las diferentes actividades e hitos que deberemos llevar a cabo en la
ejecución de nuestro proyecto.

En la realización de estos diagramas debemos considerar los siguientes elementos:

- Evento: señala el inicio y el final de cada tarea, y se representa a través de un

nodo o círculo. El evento no consume ni tiempo ni recursos.
- Actividad: se refiere a un conjunto de tareas que deben realizarse, de modo
que consumen tiempo. Debe especificarse el inicio y final de cada actividad,
considerando además la mano de obra, las materias primas y el resto de
recursos necesarios. La actividad se representa mediante una flecha, cuya
dirección indicará la secuencia de actividades a seguir.
- Actividad ficticia: se refiere a aquella actividad que no consume ni tiempo ni
trabajo, y se representa mediante líneas entrecortadas, sirviendo para guardar
la lógica de la red.
- Camino crítico: es el camino más largo a través de la red y representa el menor
tiempo posible para la ejecución y desarrollo del proyecto. Con el fin de
conocer la ruta crítica de nuestro proyecto, deberemos sumar la duración de
las diferentes actividades planificadas para cada ruta posible a través de la red,
con el fin de determinar aquella ruta con una duración más extensa.

Para la configuración de este tipo de cronograma, es muy importante que las

actividades y tareas estén numeradas dentro de su secuencia, de modo que, aquellas
actividades que se realizarán una vez finalizadas otras, deberán ser numeradas con un
número superior a sus anteriores. Por ejemplo:

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- 1: compra de terrenos.
- 2: construcción del edificio.
- 3: instalación de la electricidad.
- Etc.

Comentar que la forma del diagrama dependerá del nivel de actividad y de su

programación en el tiempo, de modo que si todas las actividades deben realizarse de
manera simultánea, el cronograma tendrá una forma más vertical, mientras que si es
secuencia, la forma será horizontal.

Un ejemplo de cronograma de red sería el siguiente:

*Gladis Gbegnedji Castaño, 2012. https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/tag/diagrama-de-

red-del-cronograma/

Diagrama de GANT

El diagrama de GANT es conocido también como diagrama de barras y permite la

planificación en el tiempo de las tareas que conforman la puesta en marcha y el
desarrollo de un proyecto.

Se trata de una herramienta relativamente fácil de utilizar y muy visual, lo que resulta
una muy buena opción para presentar la planificación temporal de nuestro proyecto,
así como las tareas y subtareas que lo conformarán.

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Las diferentes tareas se disponen en forma de gráfico de barras horizontales,

ordenadas en secuencias de tiempo concretas.

En lo que se refiere a su disposición, las acciones entre sí quedan vinculadas por su

posición en el cronograma así, el inicio de una tarea que depende de la finalización de
otra se verá representada con un enlace del tipo inicio-fin. También se pueden
presentar actividades paralelas, es decir, aquellas actividades que, aun siendo
diferentes, se realizan de manera simultánea.

Otra de las particularidades de este cronograma es el hecho de que se nos permite

asignar a cada actividad los recursos que se necesitan, de modo que, además de
controlar el tiempo, el diagrama de GANT nos sirve también para controlar los costes y
el personal requeridos.

El uso habitual de este tipo de diagrama es en procesos simples, que no impliquen más
de 25 tareas y que su planificación sea temporal, no permanente. No obstante,
también puede ser utilizado para la fragmentación de proyectos grandes y complejos,
de modo que estos puedan ser divididos en diferentes partes compuestas de un
número concreto de tareas.

Algunas de las ventajas del diagrama de GANT son:

- Se trata de una manera muy visual de transmitir las diferentes actividades a

realizar, mostrando su interdependencia y relación, y su temporalización.
- Se trata de una herramienta muy recomendada para comunicar a todo el
equipo las diferentes etapas que conforman en proyecto, así como las tareas a
desarrollar.
- Representa el proceso de manera clara y concreta, sin ningún tipo de
complejidad, siguiendo un diseño muy esquemático.

Los paso a seguir para configurar un diagrama de GANT son:

- Realizar un listado de todas las actividades necesarias en el proyecto.

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- Definir los tiempos de realización de cada una de estas tareas, estableciendo

las prioridades y orden de consecución.
- Agrupar las diferentes actividades en partidas específicas, de modo que ello
suponga una simplificación a nivel gráfico.

Una vez dispongamos de esta información, procederemos a la elaboración del gráfico,

o bien de manera manual o utilizando algún programa específico para ello.

Como principales particularidades, el diagrama de GANT:

- Debe ser lo más esquemático posible.

- Debe permitir una monitorización clara del progreso, de modo que permita
identificar cualquier punto crítico, período de inactividad o retrasos en la
ejecución.
- Debe permitir la reprogramación de las tareas de acuerdo a las nuevas
situaciones y condiciones que vayan surgiendo.
- Debe ser sencillo y presentar una máxima comprensión por parte de todas las
personas involucradas en el proyecto.

En cuanto a su forma, un diagrama de GANT presenta el siguiente aspecto:

*Dani Díaz, 2015. http://www.educadictos.com/diagrama-de-gantt/

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*S. V. Murillo. https://svmurillo.wordpress.com/2010/10/17/diagrama-de-gantt/

 Diagrama de PERT

Se trata de una técnica que permite dirigir la programación de nuestro proyecto ya que
supone una representación gráfica de una red de tareas que, cuando se colocan en una
cadena, permiten alcanzar los objetivos del proyecto.

Para su realización, debemos disponer de los siguientes elementos o informaciones:

- Desglose del proyecto en las diferentes tareas que lo deben conformar, así
como la relación y dependencia de las mismas.
- Cálculo estimado de la duración de cada una de las tareas.
- Designar un director del proyecto, con el fin de asegurar la supervisión del
mismo y llevar a cabo las modificaciones en caso que sean necesarias.

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Los elementos que nos encontraremos en este tipo de cronograma son:

- Tareas: pueden ser también denominadas actividades o etapas, y están

representadas por una flecha. Estas están acompañadas por un código y por la
duración de la misma.
- Etapas: se refiere al inicio y final de la tarea. Cada tarea programada debe tener
una etapa de inicio y una de final, a excepción de la primera etapa del proyecto
y de la última, ya que cada etapa final es siempre la etapa de inicio de la
siguiente tarea. Por norma general, las etapas están numeradas y
representadas por un círculo, aunque podemos encontrarnos con diagramas
PERT que utilizan otras formas.
- Tareas ficticias: se refieren a las limitaciones de las cadenas de tareas entre
ciertas etapas, y se representan mediante una flecha punteada. Se trata de
actividades que no consumen ni tiempo ni recursos y pueden ser utilizadas o
cuando se presentan simultáneamente prelaciones lineales y de convergencia o
divergencia, o con actividades paralelas.

Sobre este tipo de diagrama resulta interesante hablar sobre el tipo de prelaciones que
pueden establecerse entre las diferentes tareas y actividades. Estas son:

- Prelaciones lineales: se establece que para poder iniciar una determinada

actividad es necesario que haya finalizado una única actividad.
- Prelaciones que originan una convergencia: establecen que para poder iniciar
una determinada actividad es necesario que hayan finalizado dos o más
actividades.
- Prelaciones que originan una divergencia: implican que para que se pueda
proceder al inicio de un conjunto de actividades sea necesario que haya
finalizado una única actividad.
- Prelaciones que originan convergencia-divergencia: se establece que para
poder iniciarse un conjunto de actividades es necesario que hayan finalizado
dos o más actividades.

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 PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

En cuanto a las prelaciones existentes entre las diferentes actividades, disponemos de

dos métodos para determinarlas:

- Matriz de encadenamientos: matriz cuadrada cuya dimensión es igual al

número de actividades en que se ha compuesto el proyecto. Si en los puntos de
cruce aparece una X indica que para poder iniciar la actividad de la fila tiene
que haber terminado la correspondiente a la columna.
- Cuadro de prelaciones: se trata de una tabla de dos columnas. En la primera se
encuentran las actividades del proyecto, y en la segunda las actividades
precedentes de su homóloga en la primera columna.

En lo que se refiere a la representación gráfica, el método PERT sigue una estructura

así:

*InvedeOp. https://invdeop.wordpress.com/2011/04/07/metodo-pert/

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*Dalia, 2010. http://dalia-soulnephesh.blogspot.com.es/2010_06_01_archive.html

3.2.2 Gestión del cronograma

Finalmente, y para acabar con el tema relacionado con la planificación temporal de

nuestro proyecto, vamos a presentar algunos elementos y consideraciones a tener en
cuenta en relación con la gestión del cronograma que, como hemos visto, será la
herramienta que nos ayudará a ver de manera clara y ordenada la planificación de las
actividades que conformarán el desarrollo de nuestro proyecto, así como también los
costes que suponen dichas actividades y los recursos que se necesitarán para su
perfecta ejecución.

La gestión del cronograma nos ayudará a asegurar que el proyecto se ejecuta y

desarrolla según los tiempos establecidos para todas las actividades que lo conforman,
hecho que implica que la tarea de realización del cronograma deba hacerse lo más
precisa y correcta posible. Para ello, previa gestión del cronograma, las funciones
imprescindibles a remarcar son:

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- Desglose de actividades.
- Determinación del tiempo, recursos y costes.
- Determinación de las relaciones entre actividades.
- Establecimiento de prioridades.

Así, para poder llevar a cabo una buena gestión del cronograma, este debe reunir los
siguientes criterios:

- El cronograma debe representar todo el trabajo que se deberá realizar.

- Es muy importante que el cronograma sea realista con respecto a las
expectativas de tiempo y la disponibilidad de los beneficiarios de participar, así
como considerar cualquier evento o circunstancia que pueda afectar al
proyecto.
- El cronograma deber ser aceptado y debe tener el apoyo de todos los
miembros del equipo e interesados en el proyecto.

En cuanto a la gestión, podemos decir que esta se establece en torno a cuatro fases o
actividades imprescindibles:

- Definir el cronograma.
- Publicar el cronograma.
- Monitorear el cronograma.
- Actualizar el cronograma.

Además de estas cuatro fases, que estudiaremos seguidamente, resulta importante

señalar los tres elementos imprescindibles en todo cronograma:

- Recursos.
- Proceso.
- Resultados.

En relación a los recursos, debemos considerar la estructura de desglose del trabajo, la

información histórica, la información del calendario y la planificación de los recursos.
Por parte del proceso, interesarán las tareas de planificar, hacer, revisar y adaptar,

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mientras que en los resultados deberemos prestar atención al lineamiento del

cronograma del proyecto, el reporte de variación del cronograma y la actualización del
cronograma.

Vistas estas consideraciones, pasemos a conocer las cuatros fases que deberemos
considerar durante la gestión del cronograma.

 Definición del cronograma

El primer elemento que consideraremos para definir el cronograma temporal de

nuestro proyecto es el desglose del trabajo. De modo que en las diferentes actividades
planificadas deberemos especificar todas las actuaciones que formarán parte de ellas.
En esta primera fase, es muy importante que todas las actividades estén bien definidas
en aspectos tales como la duración, los recursos necesarios y los costes, ya que cuánto
más precisas sean estas informaciones, más preciso y detallado será el cronograma.

En esta fase destacan dos tareas principales:

- Definición de la secuencia de actividades.

- Determinación de la duración de la actividad.

Lo primero que deberemos hacer para definir nuestro cronograma es definir la

secuencia de actividades, es decir, debemos definir el ciclo del desarrollo del proyecto,
por lo que deberemos identificar las relaciones y la dependencia existentes entre
actividades, ya que de lo contrario difícilmente podremos definir la secuencia de
actuación.

En lo que se refiere a las dependencias, debemos considerar tres tipologías diferentes.

La dependencia técnica u obligatoria, que se define por el tipo de trabajo o actividad,
las dependencias discrecionales, que son escogidas por el gerente del proyecto para
acomodar las restricciones de recursos u organizacionales, basándose en las conjeturas
que el proyecto hace para evitar otros inconvenientes, y las dependencias externas,
que tal y como indica su nombre, se trata de aquellas procedentes de factores
externos al proyecto.

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Una vez hayamos establecido las dependencias entre actividades, deberemos

especificar la relación, que podrá ser:

- Terminar a iniciar: la segunda actividad no puede iniciarse hasta que acabe la

primera.
- Iniciar a iniciar: la actividad sucesora depende del inicio de la actividad
predecesora.
- Terminar a terminar: una actividad no puede terminar si no ha terminado la
actividad predecesora.
- Iniciar a terminar: el final de la actividad sucesora depende del inicio de la
actividad predecesora.

Una vez hayamos secuenciado las actividades, así como determinado su dependencia y
relación, pasaremos a determinar su duración, que deberá referirse al tiempo real que
deberán durar las actividades programadas, considerando aspectos tales como los
recursos y los costes.

De este modo, y una vez dispongamos de toda la información en relación a las

actividades en cuanto a secuencia, relación, dependencia y duración, procederemos a
la elaboración del cronograma, cuyos modelos principales hemos presentado en la
primera parte de este capítulo.

 Publicación del cronograma

Una vez configurado y definido el cronograma, es muy importante que, antes de

publicarlo, contemos con la aprobación de la directiva del proyecto. Bajo ningún
concepto descuidaremos enseñar a la directiva la planificación temporal que hayamos
hecho del proyecto ya que puede darse el caso que, por diversos motivos, dirección
quiera cambiar la disposición en el tiempo de alguna de las actividades programadas.

De este modo, y una vez dispongamos de la aprobación de los miembros implicados,

procederemos a la publicación y comunicación del cronograma, de modo que todas las

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personas implicadas y que deben participar en el proyecto conozcan en todo momento

las actividades a realizar.

No debemos olvidar que el cronograma es la herramienta principal de comunicación

entre los miembros del equipo que muestra de manera gráfica el proceso del proyecto
y que se utiliza para identificar, no solamente las actividades que se están ejecutando,
sino las que ya se han ejecutado y las que quedan por ejecutar, por lo que es
imprescindible que todos los miembros dispongan de una copia para conocer en todo
momento el estado del proyecto.

Dentro de esta misma fase es importante que, a medida que el proyecto avance, el
cronograma se vaya actualizando, reflejando, siempre que se dé el caso, los posibles
cambios, modificaciones e imprevistos que vayan surgiendo.

 Monitorización del cronograma

Esta tercera fase supone hacer un seguimiento y llevar el control del progreso del
cronograma, con el fin de determinar si se avanza según lo previsto, prestando
especial atención a aquellos sucesos que pueden suponer un retraso en la ejecución de
las actividades.

En relación a esta fase, comentar que es de gran importancia, ya que nos permitirá
detectar a tiempo cualquier retraso o riesgo, de modo que lo podamos corregir a
tiempo, evitando así un retraso realmente significativo en la ejecución del proyecto.
Tal y como ya hemos comentado, resulta muy importante la planificación de acciones
destinadas a evitar, paliar y corregir los riesgos y problemas que puedan surgir, así
como a destinar una parte del tiempo a tratar estos problemas en caso que surjan.

En el momento en que se dé alguna variación de la programación, será interesante

evaluar dicha variación, determinando los riesgos que esta pueda suponer, con el fin
de poder proponer la mejor solución. Además de ello, todos los cambios se deberán
comunicar, antes de proceder a su aplicación.

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 Actualización del cronograma

Para acabar, deberemos actualizar siempre el cronograma, de modo que se reflejen en

todo momento las actividades realizadas, las que están pendientes de realización, los
problemas surgidos y los cambios establecidos. De modo que nos permita conocer en
todo momento el estado del proyecto.

Finalmente, comentar que el tema relacionado con la planificación temporal es de

gran importancia, ya que requiere de precisión y de un perfecto conocimiento de los
demás elementos implicados en el proyecto. De este modo, son muy importantes las
tareas de definición de las actividades a realizar, así como de la dependencia, relación
y prioridad entre ellas, ya que de lo contrario, la fase de planificación temporal no
resultará beneficiosa.

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