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DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE CARGO: PLANIFICADOR SERVICIO AUTOMOTRIZ

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DEPARTAMENTO: Servicios Industriales
SUPERVISOR INMEDIATO: Gerente de Servicios Industriales
PERSONAL A SU CARGO: Ninguno
2. PROPÓSITO GENERAL DEL CARGO:

Planificar, programar, controlar y apoyar la administración de los recursos requeridos para la realización de
servicios industriales, con el fin de asegurar las variables de calidad, control de costos y tiempo
comprometido para el servicio.

3. FUNCIONES:
GENERALES:
 Apoyar las acciones para el logro de objetivos, metas e indicadores que conlleven a la ejecución del
plan estratégico que rige la operatividad de la unidad de Servicio Automotriz alineada con la
estrategia de la empresa.
 Participar en la revisión de mapa de procesos y el sistema de gestión de calidad.
 Analizar los procesos llevados a cabo y tomar correcciones o acciones correctivas correspondientes
a cada caso.
 Monitorear los documentos y registros generados de las gestiones y actividades realizadas por su
trabajo.
 Apoyar a la Gerencia de servicio automotriz en la consolidación de la medición de indicadores de su
unidad, el análisis de los resultados y plan de tratamiento que se deriven de los resultados de la
misma.
 Apoyar el tratamiento a las quejas, reclamos o devoluciones de trabajos mecánicos asociadas al
servicio prestado. Asegurarse de dar solución al cliente y verificar su satisfacción con dicha solución.

OPERACIONALES:
Mercadeo:
 Informar a su supervisor las necesidades u oportunidades detectadas en el mercado o durante la
ejecución de servicios, a fin de consolidarlas como un requerimiento.
 Apoyar el plan de mercadeo orientado a aumentar la facturación de la empresa desde el taller según
se lo indique su supervisor.
 Apoyar a la unidad de mercadeo en el análisis de requerimientos captados por la empresa en el área
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de Servicio Automotriz.
Análisis de Requerimiento y Oferta o cotización:
 Generar información histórica de costos, repuestos, disponibilidad de taller, avances de ordenes
abiertas o en progreso, entre otros, que sirvan de insumo para la generación de ofertas.
 Participar en la formulación de los ajustes de precios o estimados de costos asociados a cada oferta.
 Alertar a Mercadeo, cuando se detecten incrementos de precios o necesidades de nuevos repuestos
o partes y accesorios, a fin de controlar el estimado ofertado y decidir nueva estrategia de ejecución.
 Analizar las causas de los retornos de unidades para su registro, re inspección o aplicabilidad de
garantía o postventa.
 Apoyar la preparación de pliegos de licitación.
Compras y Contrataciones:
 Sugerir cantidad de productos o equipos a pedir, de acuerdo a las demandas de insumos y
repuestos controladas.
 Contactar proveedores para las diferentes compras operacionales de la unidad, así como las
requeridas para la ejecución de los servicios.
 Solicitar cotizaciones y realizar su análisis para la selección cumpliendo los niveles de autoridad.
 Realizar y hacer seguimiento a la evaluación de proveedores de cada servicio en conjunto con Gte
de Serrvicio Automotriz y Jefe de taller.
 Elaborar las órdenes de compra de materiales, consumibles, productos o equipos a solicitar en las
diferentes coordinaciones de la unidad de servicios y durante la ejecución del servicio.
 Colocar las ordenes de compras o de contratación de servicios.
 Gestionar alianzas con talleres externos y proveedores de suministro de repuestos, partes y
accesorios. Someterlas a aprobaciones según los niveles de autoridad.
 Administrar y controlar las alianzas. Elaborar resúmenes de su comportamiento y consumo.
 Apoyar el seguimiento al proveedor de las compras y contrataciones realizadas, a fin de asegurar la
entrega oportuna y calidad de suministros y servicios.
 Verificar los productos comprados o servicios subcontratados en conjunto con los miembros del
equipo de servicio automotriz, involucrado en el requerimiento
 Generar sus indicadores de compras.
Administración de Inventario (repuestos , partes, equipos, herramientas y accesorios)
 Definir con Jefe de taller los equipos, herramientas y maquinaria necesaria para las operaciones del
taller.
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 Gestionar la contratación calibración de equipos y certificación de maquinaria disponible en taller

para mantener la precisión de los servicios y confiabilidad de equipos y maquinarias.
 Determinar el inventario de repuestos y consumibles básicos para los servicios en conjunto con Jefe
de taller para gestionar oportunamente su reposición.
 Conocer la intercambiabilidad de repuestos para lograr optimizar los inventarios.
Recepción, Inspección y Diagnóstico:
 Asignar codificación a la orden de servicio o reparación a iniciar.
 Verificar que las ordenes de servicios emitidas se correspondan con los requerimientos del cliente,
antes de la Recepción de unidades.
 Canalizar con el jefe de taller el agendamiento con el cliente para la recepción de unidades, su
inspección y confirmación del diagnóstico.
 Actualizar los controles de inicio del servicio desde la recepción de la unidad .
 Solicitar al jefe de taller las fechas de entrega del servicio en función de la magnitud del trabajo y las
fechas requeridas por el cliente, de manera de iniciar su control de tiempos.
 Revisar el listado de los repuestos o partes, asociados a las unidades vinculadas en cada orden de
servicio y verificar la estimación de costos respectiva realizada por jefe de taller.
 Verificar si se posee disponibilidad en taller de los repuestos o partes, accesorios y consumibles
para cada orden. De lo contrario solicitar al Jefe de taller la emisión del pedido de compras .
Planificación y Preparación del servicio:
 Apertura del Expediente de servicio.
 Elaborar el plan de trabajo para cada orden de servicio, considerando: actividades, recursos, fechas
estimadas de entrega y responsables por actividades
 Revisar los diagnósticos emitidos por jefe de taller y determinar los cambios de alcance (aspectos
técnicos) de los servicios aprobados.
 Participar en la estimación o estructura de costos asociada a cada servicio con el fin de alertar
cualquier desviación versus lo presupuestado.
 Elaborar en conjunto con Jefe de taller, la planificación diaria de ODS, asegurando la asignación de
las mismas, de acuerdo a las capacidades, prioridades acordadas con los clientes y disponibilidad de
recursos.
 Registrar en sus controles, el equipo de trabajo a laboral en los distintos servicios.
 Asignar los estimados de horas hombres de esfuerzo por ODS
 Identificar y gestionar necesidades de subcontratación de servicios en otros talleres.
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 Hacer seguimiento a la aprobación de los planes del servicio antes de su ejecución (para el caso
corporativo).
 Gestionar los arreglos de viajes que se requiera en Servicio Automotriz, a través de la unidad de
operaciones logísticas o administración según corresponda.

Administración de Contratos:
 Realizar el seguimiento y análisis de los recursos (financiero, personal, equipos, materiales)
asignados a cada servicio, planificado y ejecutado por servicios industriales.
 Administrar la cartera de contratos tanto con el cliente como con talleres y proveedores externos.
 Comparar los resultados del análisis de recursos consumidos con el plan y estimado de costos, para
emitir alertas antes de su finalización.
 Emitir información sobre el comportamiento de los contratos y acuerdos con clientes.
 Realizar la evaluación final de cada contrato de servicio en términos de recursos consumidos vs. el
estimado ofertado y plan de ejecución del servicio.
 Generar los informes de avances o de cierre de los servicios administrados.
 Elaborar relación de gastos correspondiente a los arreglos de viaje asignados para servicios a
ejecutar fuera de la zona.

Reparación, Mantenimiento, Latonería y Pintura:

 Solicitar al jefe de taller o mecánicos, los registros generados durante el servicio para su archivo en
el expediente respectivo : físico y sistema.
 Verificar los avances reportados por jefe de taller en situ.
 Hacer entrega de los recursos requeridos durante la reparación y mantenimiento y realizar los
registros en el sistema disponible.
 Mantener comunicación con el cliente para infirmar sobre os avances de su ods.

Prueba:
 Verificar los resultados de prueba y actualizar el estado de la orden de servicio.
 Archivar los registros de prueba en el expediente del servicio.

Entrega y cierre del servicio:

 Archivar todos los documentos (reportes, certificados, otros) generados al cierre del servicio.
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 Efectuar el cierre de expediente de servicios y someterlo a la Gerencia de Servicio Automotriz para

su aprobación de cierre de la orden y entrega de la unidad.
 Suministrar a la unidad de administración la información relacionada con los elementos a considerar
en la facturación del cliente.

Facturación y Cobranza:
 Verificar que todos los gastos asociados a los servicios se encuentren soportados y consolidarlos en la
facturación. Asegurarse que sean registrados en el sistema.
 Generar la prefacturación o información para facturar por cada contrato en función de los avances
aprobados.
 Revisar las facturas emitidas por administración antes de su entrega al cliente, a fin de garantizar la
concordancia entre lo ejecutado, ofertado y facturado al cliente.
 Apoyar a la Administración en cualquier Gestión de cobranza directa con el cliente.

4. REQUISITOS Y COMPETENCIAS DEL CARGO:

4.1 Nivel educativo y Experiencia:
 Nivel educativo deseable: Profesional universitario de las áreas de ingeniería con un mínimo de 2 años
de experiencia en Compras, planificación y-o administración de contratos.
 Nivel educativo mínimo: TSU en administración o áreas afines, con experiencia mínima de 4 años en
en Compras, planificación y-o administración de contra.
4.2 Competencias:
Competencias Genéricas Nivel Teórico Requerido
Atención y servicio al cliente. 3
Estrategias comunicacionales. 3
Inglés. 2
Liderazgo. 3
Negociación. 3
Organización en el trabajo. 3
Supervisión 1
Trabajo en equipo
Competencias Técnicas Nivel Teórico Requerido
Análisis estadístico de procesos. 2
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Administración de contratos 2
Análisis de precios unitarios 2
Mecánica Automotriz 1
Mecánica Diesel 1
Sistemas de refrigeración 1
Computación/Herramientas Ofimáticas. 3
Conducción Vehicular 2
Control de Inventarios 1
Formulación y control de presupuesto 2
Electrónica Automotriz 1
Estimación de costos. 2
Manejo de sustancia peligrosas y desechos sólidos 2
Indicadores de Gestión. 2
Ley de contrataciones públicas. 2
Manejo de quejas y reclamos 2
Manejo de SIGROF 2
Manejo del sistema EMENUBE 2
4.3 Habilidades y Destrezas:
 Manejo del Marco legal asociado a la empresa y al cliente.
 Manejo de las herramientas ofimáticas
 Manejo de sistemas administrativos y Emenube.
 Facilidad de comunicación y relación.
 Generación de reportes
 Habilidad para redactar informes.
 Capacidad analítica

4.4. Otros:
 Idioma: inglés técnico
5. DIMENSIÓN
- Relaciones internas: con todo el personal.
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- Relaciones Externas: Clientes y proveedores.

- Equipos y herramientas: computadoras, impresoras, Equipo de Protección Personal, software o
sistemas de información, teléfonos, vehículos, radios, herramientas y equipos de trabajo.
- Documentación Personal requerida: cédula, RIF, inscripción militar, notificación de riesgos,
licencia de conducir vigente, carta médica.
- Documentos locales asociados: pliego de licitación u oferta, Contrato de servicio, plan del servicio,
reportes de planificación y control de cada contrato o servicio, procedimientos operacionales, marco
legal asociado a la empresa, Programa de Seguridad y Salud Laboral, catálogo de pinturas,
repuestos y partes de cada marca, páginas web.
- Niveles de Autoridad: Ver tabla de niveles de autoridad.
- Presupuesto: el de los contratos que administra y de compras para almacén de repuestos.
- Tipo de Jornada Laboral: Normal (Sin limitación).
- Riesgos: Ver Programa de Seguridad y Salud Laboral (Análisis de Riesgo por puesto de Trabajo)