Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019

REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo Encargado de Adquisiciones y Logística
Proceso en los que participa Realización de Servicios
Dependencia Administración y Finanzas
Jefatura Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento
Trato constante con personal adscrito a su área de trabajo, y otras dependencias
Relaciones
dentro de la empresa.
Quien desempeña

II. MISIÓN DEL CARGO

 Realizar, controlar y validar las compras que necesite la empresa San Pedro Ingeniería S.A tanto para actividades
productivas internas o el resto de actividades de la empresa en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad
necesarios y al mejor precio que permita el mercado.
 Vigilar, coordinar y gestionar todas las órdenes de compras de la empresa, siempre en apego a las políticas internas y
en estrecha colaboración con el departamento financiero será la principal tarea de la posición de compras.

III. DEFINICIONES
Bodega
Orden de Compra
Certificado de Calidad
Ficha de Datos de
Seguridad
Recepción y Despacho
Verificación y Control de
Calidad
Reposición de Stock
Ingreso y salida de bodega
Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de manera lógica,
ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, custodia, conservación y
distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o
de bienes económicos.
Una orden de compra o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una
negociación entre proveedor (empresa) y cliente. Este documento acredita la relación
comercial entre ambas partes. En dicho documento consta el interés de compra por un
producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente.
La certificación de calidad es el resultado de un proceso en el que una serie de auditores
calificados de una entidad  de certificación acreditada para ello garantice que un producto se
ajusta a las características de la norma que se ha tomado como referencia
es un documento que indica las particularidades y propiedades de una determinada sustancia
para su uso más adecuado. ... Está pensada para indicar los procedimientos ordenadamente
para trabajar con las sustancias de una manera segura.
Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes han llegado al local del
almacén, y termina con la ubicación de los mismos y puesta a punto para efectuar la
verificación y control de calidad.
Es la revisión cuantitativa y cualitativa que sirve para determinar que las características y
propiedades de los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas
solicitadas y que las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas.
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del
abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener disponibilidad oportuna
de los materiales
Documento interno para preparar los bultos de mercaderías que serán despachados.
Contiene cliente, descripción, cantidad de los bultos, etc. y se genera previo al Alisto.

Trazabilidad La trazabilidad es la localización de los productos en el espacio y en el tiempo, que permite,

de forma fehaciente y en cualquier momento, la reconstrucción del proceso íntegro de compra:
producción, almacenaje, transporte, distribución y venta. Para gestionar de manera adecuada
la trazabilidad en el proceso operativo, es básico disponer de unos sistemas de información
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adecuados.

I. CONDICIONES Y REQUISITOS DEL CARGO

Licencia Enseñanza Media Técnica y/o Humanista
Educación
Técnico nivel medio o nivel superior en Adquisiciones o temas relacionas a la función
Manejo de Microsoft Office (Word, Excel) a nivel Intermedio.
Formación Capacitación relacionada con el área de bodegas y/o informática.
Salud compatible con las necesidades del Servicio y del cargo.
3 años de experiencia en gestión de adquisiciones.
Profesional responsable, honesto y meticuloso, con correcta formación
Experiencia Laboral
valórica y experiencia un año cumpliendo funciones administrativas relacionada con la
administración de bodegas.
Conocimientos en Seguridad laboral y herramientas de prevención de riesgos
Conocimientos del impacto de su actividad en el medioambiente.
Competencias o
Licencia de Conducir clase B, D con 2 años de antigüedad (deseable).
conocimientos
Aptitud para la toma de decisiones y el trabajo con números
genéricos
Liderazgo, Visión de Negocio, Trabajo en equipo, Motivación por logros, Orientación al cliente,
Metódico y Proactivo

II. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y DISTRIBUCIONES

 Controlar el cumplimiento de la misión de las Divisiones y de la Administración de ellas.
 Administrar los recursos humanos, financieros y materiales que le sean asignados para el cumplimiento de la
planificación anual de la Empresa y las funciones y procesos que le son propios.
 Mantener las mejores relaciones laborales con todo el personal bajo su cargo velando por el cumplimiento del
Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa.
 Proponer los planes de mitigación de los riesgos que afectan a los procesos de sus organizaciones.
 Estudiar la mantención, aumento y disminución de capacidades, para proyectar el desarrollo de oferta de productos
y servicios en los mercados objetivos.
 Velar que los productos en proceso estén siempre relacionados a una Orden de compra y asociados a un Proyecto y
Tarea.
 Investigar proveedores potenciales, comparar y evaluar ofertas de proveedores
 Rastree pedidos y garantice la entrega oportuna
 Revisar la calidad de los productos comprados
 Ingresar los detalles del pedido según Orden de compra interna de San Pedro Ingeniería SA (por ejemplo,
proveedores, cantidades, precios)
 Mantener registros actualizados de productos comprados, información de entrega y facturas
 Prepare informes sobre compras, incluidos análisis de costos mensuales.

IV. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores
 El Encargado de compras deberá tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y
mercado. Ello implica poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catálogo de
materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de
dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del
sector, esto entre otros aspectos. También es interesante que investiguen cualquier incursión de un proveedor nuevo.
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Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales

 Disponer de información y precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede
suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un
producto que se quiera lanzar y, por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Control de calidad de las materias primas y componentes

 Si la organización posee un departamento propio de calidad, o un departamento independiente que hace el control de
las materias y productos que se adquieren, es conveniente que el Encargado de compra participe o al menos
disponga de los datos de los resultados de dichas pruebas.

Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra

 El Encargado de compras deberá velar por la gestión del conocimiento de su área de control dentro de la
organización. Eso no solamente implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar
protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Información a tiempo real del stock de la organización

 En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se encuentran en posesión de la
misma. Aunque el área de compras no esté relacionada directamente con el control de inventario de una organización
sí que es conveniente que el Encargado de Compras disponga de información a tiempo real del estado del almacén de
materia prima.

Diseñar el área de compras

 Todo Encargado de Compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la
estructura de la misma.

Proceso logística y abastecimiento de bodega

 Realizar la distribución de productos entregando el pedido/documentación para la recepción de o los productos en
área de bodega o a fines solicitados, debe recibir las copias de "factura" debidamente firmada con nombre legible y
sello de empresa, como señal de aceptación. Si existiera alguna dificultad debe consultarse inmediatamente con el
Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento para dar la solución inmediata.
 Controlar y observar la correcta realización descarga y descarga de los productos en las instalaciones SPI
 Verificar la cantidad de bultos, descripción, peso en kg., unidades en millar y estado de la mercancía que esté
conforme con la factura recibida en el área de facturación
 Realizar aquellas otras tareas afines al puesto y que le sean encomendadas, o resulten necesarias, particularmente
aquellas que se deriven de los conocimientos o experiencias exigidos para la asignación del puesto

Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega

 Orden, aseo y limpieza de áreas de trabajo, como de instalaciones de faena si lo requieran.
 Los envases vacíos como cajas, cartones, sacos, bidones, etc., se separan y ordenan fuera de la Bodega.
 Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las materias primas, si se percata de posible deterioro o
pérdida de calidad de las mismas debe informarse al responsable del área para su registro y segregación que
corresponda.
 Ayudar a acomodar las mercancías en los pallets, estanterías o área asignada para su almacenamiento de forma
adecuada, segura y evitando que puedan caerse durante el movimiento o estadía de esta en el lugar.
 Mantener orden de la documentación que se proporcione durante el día y esta última ser entregada al finalizar la
jornada al jefe de área para su posterior almacenamiento en archivadores.
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Seguridad y Salud en el Trabajo

 Uso correcto de Epp, Zapatos de seguridad en forma permanente. Casco cuando circula por la obra. Guantes de cuero
para el manejo manual de materiales. Guantes de goma en la manipulación de cemento o líquidos. Respirador con
filtro apropiado en la manipulación de materiales tóxicos, solventes u otros volátiles.
 Participar diariamente en Charla de actividades del área, esta dictada por quien lidere el área de bodega.
 Realizar y participar en la confección de AST (Análisis Seguro de Trabajo).
 Las condiciones de salud que se requieren para un puesto de trabajo, son definidas por los organismos competentes
en conformidad a la legislación vigente. Para mayor información de casos específicos.
 Al realizar actividades con movimientos de carga realizar esta con la postura recomendada y no superar los 25 Kg de
carga.
 Si ejecuta una labor administrativa por las de 90 min realizar pausas por 10 a 15 min de elongación de extremidades
para evitar temas de salud.
 No sobrepasar las cargas de 20 o 25 Kg para mujer y hombre respectivamente. Se debe privilegiar el uso de
traspaletas y otros medios de transporte para el manejo de carga.

V. METODO DE TRABAJO CORRECTO

 Las actividades deben realizarse apegándose a las normativas de seguridad definidas por la empresa, además de
cumplir con las exigencias del reglamento interno y políticas organizacional.
 El trabajo debe ser realizado siempre anteponiendo la vida y salud del trabajador, compañeros de trabajo y clientes
 No debe existir exposición que pueda afectar la seguridad personal y/o la de los compañeros de trabajo ni clientes.
 La utilización de los elementos peligrosos (lubricantes, bencinas y aerosoles) solo serán manipulados una vez
conozca las consecuencias de su uso.
 Durante el trabajo se debe mantener orden y limpieza que permita un desempeño seguro de las actividades.
 Ante dudas, trabajador siempre consultara a su jefatura para la realización correcta de sus actividades, evitando así
errores por desconocimiento

AUTORIZACIÓN ACEPTACIÓN
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