CIRCULAR 8

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES

DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: PAUTAS GENERALES LOGISTICAS PARA PROVEEDORES DE DISTRIBUCIÓN

Con el fin de facilitar su gestión interna, nos permitimos unificar las condiciones existentes que
se han informado en diversas circulares sobre el tema en mención, por favor tener en cuenta
algunas novedades que se incorporan a los procesos.

1. CONDICIONES TECNOLÓGICAS
Con el apoyo de las empresas LOGYCA y CARVAJAL TECNOLOGÏA Y SERVICIOS,
COOPIDROGAS realiza la totalidad de sus procesos comerciales inicialmente con los
documentos denominados PRICAT: codificación de productos - adición (creación), ORDERS:
orden de compra y DESADV: aviso de despacho (confirmación de la mercancía a entregar
por parte del proveedor), se está en proceso de involucrar nuevos documentos que mejoran
la actividad conjunta.
La Cooperativa posee un aplicativo dentro del SIP denominado SIP LOGISTICA, que permite
tener la visibilidad de la información general de las órdenes de compra, el estado de los avisos
de despacho (los detalles en caso de tener errores), la asignación de las citas de recibo y el
recibo posterior, todo lo anterior con detalle de fecha y hora. Esto permite que haya claridad
completa del proceso de cada pedido, hacer seguimiento de los operadores y tomar
acciones de mejoramiento conjunto. El ingreso a la aplicación se hará por medio del usuario
y clave del SIP Proveedores – Coordinador, quien podrá asignar claves para los usuarios que
considere pertinentes.

2. CONDICIONES DEL PORTAFOLIO

-Para efectos de la codificación de productos o ampliación del portafolio, se realiza la
sincronización de información por medio de PRICAT (transmisión del catálogo de productos),
previa inscripción y codificación con LOGYCA. Entregar a compras la carta de presentación
con los siguientes datos: Nombre comercial o genérico, código de barras (EAN13), embalaje,
registro sanitario, precio de lista, si es grabado con IVA o excluido, porcentaje, características
de venta (refrigerado, controlado, venta libre, etc.)
-Para la actualización y novedades del portafolio, este se realiza a través de compras,
incluyendo los cambios de listas de precios.
-Las ofertas de producto (pague 1 lleve 2, producto gratis, precio especial, extra-contenido y
ahorre %), manejan un PLU interno independiente al regular, y deben traer un código de
barras diferente al del producto regular, la codificación del material se debe también registrar
por PRICAT.
-Los productos que tienen venta unitaria en el punto de venta, y que es inferior a la unidad de
facturación que maneja COOPIDROGAS deben traer impreso el código de barras adicional
en el empaque que se pasa por los sistemas POS de los puntos (que debe ser diferente al del
embalaje).
-Se debe reportar un único embalaje por producto a nivel nacional, en caso de cambiarlo
debe notificarse a través de compras. No se aceptan cambios frecuentes en los embalajes.
-Todo cambio en las características de los productos se debe informar previamente en
compras, para que se efectúen los ajustes correspondientes en la base de datos. Estas
modificaciones deben realizarse antes de ser elaborada la orden de compra, para ser
enviada por EDI de manera correcta.

3. CONDICIONES DE LAS ÓRDENES DE COMPRA

-Las órdenes de compra de COOPIDROGAS se gestionan a través del operador de
información CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS, utilizando el protocolo EDI,
adicionalmente al interior se puede exigir la firma a la orden de compra física como prueba
de aceptación de las condiciones entre las partes.
-En la columna “EMB” de las órdenes de compra se informa el número de unidades
correspondiente al embalaje por producto, con este número de unidades por caja será como
se reciba la mercancía a nivel nacional.
-Las órdenes de compra de materiales con categoría obsequios (excepto los premios) se
elaborarán en un documento independiente, el cual se envía por EDI.
-Al momento de recibir las órdenes de compra, el proveedor debe cuidar que las cantidades
de la orden correspondan a sus múltiplos de las unidades del embalaje (en las que aplica).
Los embalajes de los productos deben estar previamente codificados y no deben tener
cambios durante el proceso, pues será la unidad base de recibo que tendrán los almacenes
y al presentar diferencias el Centro de Distribución (CEDI) rechazará el producto.

-Después de enviada la orden de compra por EDI no se podrán realizar modificaciones a este
documento. Cualquier cambio implica la elaboración de una nueva orden.

4. CONDICIONES DE LOS AVISOS DE DESPACHO

-Desde la fecha del envío de la orden de compra vía EDI, el proveedor tiene hasta 2 días
hábiles (entre lunes y sábado de cada semana), para enviar el aviso de despacho y solicitar
la cita de recibo. Los almacenes no podrán dar citas si no se envían los avisos de despacho o
si se solicitan las citas por fuera de este tiempo.

-Cada aviso de despacho es único por factura (pueden corresponder varios a una misma
orden de compra), en caso de entregar parciales se debe elaborar un aviso de despacho
nuevo por cada nueva factura.
-Cuando las entregas son manejadas por operadores logísticos, deben enviar el aviso de
despacho por cada proveedor y por cada factura de manera independiente.
-En el mensaje de aviso de despacho DESADV que llega al servidor de COOPIDROGAS por
proceso automático o manual, se verifica el contenido y en caso de presentar inconsistencias,
el sistema rechaza el archivo y el proveedor lo identificará al momento de solicitar la cita. Se
verifica lo siguiente:
-Orden de compra: Número de documento dado por COOPIDROGAS
-Buzones de localización: Dato que identifica la compañía y sede donde debe entregar la
mercancía
-Códigos de barras (EAN13): Los códigos de barras deben estar previamente registrados en el
portafolio de CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS y COOPIDROGAS.
-Lotes y fechas de vencimiento: Los productos en los que aplica, deben informar en el aviso
de despacho el lote y fecha de vencimiento y esta información debe corresponder al envío
físico que posteriormente se haga.
-Cantidades: Las cantidades deben corresponder a las unidades de compra de
COOPIDROGAS y hasta máximo la cantidad requerida en la orden. El sistema lleva control de
las cantidades recibidas parcialmente.
-Cuando el aviso de despacho presenta inconsistencias el sistema de COOPIDROGAS no
permite procesar el mensaje y por lo tanto debe ajustar en su totalidad el aviso; no se hace
procesamiento de archivos parciales.

A. Aviso de despacho automático

-COOPIDROGAS realiza la recepción de mercancías basado en el aviso de despacho que se

conoce como DESAVD, el cual es procesado por CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS
que realiza una primera validación de la estructura técnica e inicialmente puede ser
rechazado o avalado por este.
-Los proveedores identificados en el sistema con aviso de despacho automático no podrán
utilizar el servicio de aviso de despacho manual.
B. Aviso de despacho manual
-Para los proveedores que no tienen contrato con el operador de información, se tiene una
funcionalidad en el SIP LOGISTICA para el cargue del aviso de despacho de forma manual
ingresando a la URL: http://avisodespacho.coopidrogas.com.co/division/default/login y
registrándose con usuario y contraseña, identifique la pestaña “Carga de Aviso Manual” en
el menú superior, tenga en cuenta las instrucciones dadas para la creación del archivo de
cargue.
-Si la información digitada en el archivo de cargue presenta inconsistencias tanto en su
estructura como en el contenido, el sistema le indicará los errores que presenta y será
necesario cargar un archivo nuevo con las inconsistencias corregidas.
-El proveedor debe estar habilitado para utilizar la opción de cargue aviso de despacho
manual.
-El usuario debe estar habilitado para el centro del aviso de despacho que desee crear.
-El aviso de despacho enviado a COOPIDROGAS está sujeto a validaciones internas sobre la
información enviada.

5. CONDICIONES PARA LA SOLICITUD DE CITAS

-Para la asignación de la cita, cada factura debe tener su respectivo aviso de despacho, en
caso de venir mas de una factura en el despacho se debe generar un aviso por cada factura,
solo se asignan citas a las facturas reportadas y no se recibirán mercancías de otras facturas.

-Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual deben
comunicarse mediante correo electrónico cada vez que vaya a hacerse una entrega;
también hay un director que tiene asignado un correo electrónico, al cual pueden remitirse
en caso de necesitar manejo específico de sus pedidos. Los contactos son los siguientes:

CORREO ELECTRONICO RECIBO DE TEL.RECIBO

BODEGA SEDE CORREO ELECTRONICO DIRECTOR MERCANCIAS DE M/CIA
91-437 5150
COTA h.lamprea@coopidrogas.com.co recibo.cedi@coopidrogas.com.co ext.1259
92-317 2070
PEREIRA c.mendez@coopidrogas.com.co recibo.cedi.p@coopidrogas.com.co ext.2122
95-366 4400
BARRANQUILLA h.estrada@coopidrogas.com.co recibo.cedi.q@coopidrogas.com.co ext.3129
94-444 9829
MEDELLIN m.leon@coopidrogas.com.co recibo.cedi.m@coopidrogas.com.co ext.4111
92-691 8500
CALI j.escobarb@coopidrogas.com.co recibo.cedi.c@coopidrogas.com.co ext.6110
97-654 7010
BUCARAMANGA j.reyes@coopidrogas.com.co recibo.cedi.bu@coopidrogas.com.co ext.8120

-Las citas para la entrega de las mercancías, se deben pedir al correo electrónico de recibo
de cada centro de distribución de lunes a viernes en horario de 7:00 a 16:00 y el sábado de
7:30 a 12:00, el proveedor o el operador logístico debe relacionar los números de orden de
compra y la cantidad exacta de cajas a entregar, la confirmación por parte de
COOPIDROGAS del día y la hora de recibo será dada por este mismo medio. Solo se recibirá
lo relacionado previamente.
-Las áreas de recibo de mercancía de cada uno de los centros de distribución procurarán
asignar las citas y recibir los productos durante los 3 días hábiles siguientes a la solicitud de la
cita para que esta se ajuste al tiempo de vigencia de la orden de compra, supeditado a la
capacidad de los muelles y almacenaje de cada una de las bodegas.
-Las citas no cumplidas podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del
personal de recibo, también podrá generar este cobro las cantidades que no correspondan
a las informadas al momento de la cita.
-Se podrán acordar con el director de cada CEDI
citas fijas de recibo, siempre y cuando la
confirmación de esta ventana de recibo sea confirmada por parte del proveedor vía mail 48
horas antes del momento definido, de otra manera, cada CEDI dispondrá de este tiempo y el
proveedor deberá pedir una cita normal.
-En caso de que requiera aclaraciones, posea inconformidades con el recibo, o demoras en
la asignación de las citas, favor reportarlo por escrito de manera detallada a su comprador
adjuntando los soportes del caso.
-En caso de que se maneje un operador logístico, este debe cumplir con los requisitos
planteados y si no cumple las condiciones el proveedor asumirá los cobros que se puedan
generar.
-El área comercial no realiza ningún compromiso de recibo de mercancía, esta labor la hacen
directamente los CEDIS quienes administran la capacidad de recibo de cada día.

6. CONDICIONES FÍSICAS DE LOS PRODUCTOS

-Los productos a entregar no deberán exceder las 200 unidades por caja sellada, embaladas
en material de cartón que sean apropiadas para el producto despachado y soporten el
almacenamiento en arrumes de por lo menos 5 planchas, con un peso máximo de 25 kg,
preferiblemente identificadas con su GTIN14. El embalaje debe contener el producto sin dejar
espacios vacíos que puedan causar deterioro o riesgo de accidentes.
-Las cajas deben venir identificadas con etiquetas de tamaño aprox. 10cms x 10cms, que
incluyan la información de nombre de producto, cantidad de unidades dentro de la caja,
número de lote y fecha de vencimiento.
-Los arrumes, el peso y la dimensión deben ser las adecuadas de acuerdo con el producto
para evitar deterioros en el transporte y almacenamiento.
-Los productos farmacéuticos y populares deben traer al menos un año de vigencia para su
vencimiento y los comestibles al menos 6 meses. El manejo de fechas excepcionales se debe
realizar desde el momento de la negociación con los compradores, no se hacen excepciones
al recibo.
-Los productos a entregar deben ser dirigidos a la venta para el canal privado, no deben traer
leyendas restrictivas de precios, uso institucional, muestra médica, etc., las implicaciones
legales que traiga un envío errado serán asumidas por los proveedores.
-Las ofertas y prepacks se deben entregar con un empaque o termo encogible seguro,
información del contenido, código de barras de la oferta, fecha de vencimiento y lote para
los productos que lo requiera, no se deben cubrir datos esenciales del contenido (fechas de
vencimiento, lote, código de barras). Se realizarán verificaciones aleatorias

7. CONDICIONES DE LOS VEHÍCULOS Y PERSONAL DE DESCARGUE

-Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijó la cita, y
con las cantidades de producto informadas en el aviso de despacho (que corresponde a
cada factura) y en la solicitud de la cita, de no ser precisos en estos aspectos, se reasignará
el recibo de acuerdo con la disponibilidad de la bodega para otro momento o día y podrá
generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo.
-Se permitirá el ingreso de los vehículos solo en el momento de las citas para evitar
congestiones en las vías de operación interna.
-Se debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura
original con 2 copias legibles y tener claro el número de orden de compra de COOPIDROGAS
que genera estas facturas y corresponder al aviso de despacho al que se le dio la cita.
-Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor (mínimo
4 personas para tractomulas y mínimo 2 personas para otro tipo de vehículos); este personal
debe contar con la confianza del operador, tener conocimiento del tipo de carga que
maneja y destreza suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado debe portar la
cédula, carnet de la EPS y de la ARL. El personal debe contar con la dotación de seguridad
que obliga dicha actividad (botas, guantes, casco, etc.). Los encargados de entrega de los
pedidos no pueden ingresar ningún tipo de bolso o maletín a los muelles y seguir las
instrucciones del personal de recibo de la Cooperativa.
-Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja (aseo, luz en furgón,
impermeabilidad, etc.) y estar cargados de manera razonable, de tal forma que la mercancía
que se esté descargando primero corresponda a la factura en proceso. Los vehículos que no
tengan la carga organizada (debidamente arrumados) perderán su turno y podrá generar un
cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo.

8. CONDICIONES DE ENTREGA
-Las vigencias de las órdenes de compra serán de 6 días hábiles desde la fecha de emisión
hasta la entrega de la mercancía a cada uno de los centros distribución, una vez vencidas,
estas se bloquean de manera automática, y se debe solicitar a compras la emisión de una
nueva orden.
-Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por
referencia y por el total de la factura en la cantidad de cajas correspondiente al embalaje
previamente codificado, no se aceptarán mezclas de lotes o fechas de vencimiento dentro
de las cajas, cada caja debe estar claramente identificada con el nombre del producto,
lotes, fechas de vencimiento y cantidad de unidades al interior (que deben corresponder a
un solo producto).
-Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su
almacenamiento, picking y despacho a las droguerías, esto es: presentación en buen estado,
información suficiente en los empaques que responda a las descripciones de las órdenes de
compra, códigos de barras GTN13, sellamiento adecuado de las cajas y de las unidades
individuales de venta, embalaje uniforme, conservación de cadena de frío si se requiere, entre
otros.
-Las cajas selladas deben mantener un embalaje estándar para todas las entregas a nivel
nacional y no se aceptarán cambios frecuentes en este o por sedes.
-Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados en
cajas independientes por referencia, perfectamente identificados y que correspondan al
mismo lote y fecha de vencimiento, así mismo los obsequios (facturados con valor 0) y
prepacks deben ir marcados exteriormente con el nombre del proveedor, nombre que se le
dio al prepack en la orden de compra y su contenido detallado.
-Durante la recepción de la mercancía, se podrá realizar muestreo aleatorio de la carga o
revisión total, el personal de entrega debe tener disponibilidad de tiempo para que se efectúe
esta actividad. Cualquier desviación encontrada sobre la muestra elegida, podrá ocasionar
el rechazo completo de la referencia, y el proveedor deberá solicitar una nueva fecha de
cita (siguiendo el proceso correspondiente), El proveedor deberá realizar la revisión detallada
del nuevo despacho antes que este llegue a la Cooperativa y tomar las medidas de
mejoramiento y control que sean necesarias.

9. CONDICIONES DE FACTURACIÓN
-Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado
con los documentos internos y minimizar los tiempos.

-En la factura se debe discriminar lote y fecha de vencimiento por producto, en los casos
donde se envíe más de un lote por producto se deben identificar cada uno en la factura y en
las cajas selladas. -En la misma caja solo debe existir mercancía de un mismo lote y fecha de
vencimiento y esta información debe coincidir con lo registrado en la factura de venta.

10. MOTIVOS DE RECHAZO EN RECIBO DE MERCANCIA

Se informan los principales motivos de rechazo al recibo que se han evidenciado, con el fin
de evaluar sus procesos internos y evitar que estos casos se presenten a futuro.
 POR MALA
POR PROBLEMAS POR INCUMPLIR POR PROBLEMAS IDENTIFICACION DE
LOGÍSTICOS NORMAS TECNICAS CON LOS LOTES PRODUCTO
Mal cargue en Fecha de
Nombre de
vehículo (personal vencimiento del
Producto sin producto no
insuficiente para producto no
registro sanitario coincide con orden
descargue y/o sin coincide en
de compra
documentación) factura
Acondicionamiento
(dimensiones de
corrugado original
Producto marcado Sin fecha de
Mercancía faltante en debe ser acorde a
con leyendas vencimiento o
corrugado original los productos
(muestra medica) no legible
embalados “no
dejar espacios
vacíos”).
Embalaje
(unidades de
Mercancía con empaques
Producto fuera de Lote no coincide
cantidad mayor a la diferentes a las
rango de frio en factura
pedida y facturada registradas en las
órdenes de
compra)
Producto sin
Mercancía trocada - Producto sin lote Código de barras
banda de
saldos o no legible no legible
seguridad
Fecha de
Código de barras
Sin aviso de despacho vencimiento
trocado
corta
Producto en mal estado

11. CONDICIONES DE DEVOLUCIÓN

-COOPIDROGAS posee una política estándar de devolución por vencimiento para todas las
droguerías, recibiendo todos los productos el mes anterior al que está consignado en los
empaques, y realiza las notas de estos artículos a los proveedores en el mes siguiente,
valorizados al precio de compra de lista vigente. También se realizan devoluciones por
depuración de inventarios y baja rotación (por temporadas previa comunicación al
proveedor para que realice campañas de activación), control y vigilancia, mal estado,
empaques defectuosos y control de calidad. El proveedor recibe información regular de estas
devoluciones para que recoja las mercancías.
-Cuando el tiempo de almacenaje supere los 30 días contados desde la fecha de elaboración
de las notas, se realiza el cobro por almacenaje de devoluciones a una tasa del 5% mensual
contado a partir de la fecha de la nota, independiente que al momento del cobro ya se haya
realizado la recolección de los productos. Para el caso de los productos vencidos que lleven
más de 3 meses almacenados en nuestras sedes, se procederá a realizar la destrucción
técnica por parte de la Cooperativa y realizar un cobro del 15% del valor de la nota por este
servicio.
-En los eventos en que se haga necesaria la recolección de productos por decisión o error del
proveedor, requisito del INVIMA, se debe informar al Departamento de Compras, autorizar el
cobro por la comunicación a las droguerías y la logística inversa que demanda.
12. CONTACTOS
-En GS1-LOGYCA para la inscripción al PRICAT (codificación de productos) el contacto es
Juan Sebastian Chunza y/o Adriana Melissa Torres al tel. (1) 4270999, móvil 3164700658 o los
mails operadorplataforma7@logyca.com y atorres@logyca.com
-En CARVAJAL para la inscripción al DESADV (aviso de despacho) el contacto es July Paola
Garzon Jimenez al tel. (1) 4106766 ext. 12631, móvil 317 6706636 o al mail
july.garzon@carvajal.com
-En COOPIDROGAS en el departamento de soporte tecnológico con las novedades que
existan sobre el portafolio de productos (artículos descontinuados, cambios de códigos de
barras, códigos de barras de 14 dígitos, códigos de barras que inician con cero, etc.) se deben
contactar con Angel Gutierrez y/o Mauricio Rodriguez en sede principal al tel. (1) 4375150
ext.1199 y 1372 o los mails h.rodriguez@coopidrogas.com.co y
a.gutierrez@coopidrogas.com.co

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN

Gerente Comercial