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ISOIN – Ingeniería y Soluciones Informáticas

Ingeniería y Soluciones Informáticas.


Portal del Empleado
ISOIN

Hoja de control del documento:

Documento: Portal del Empleado- Manual del Usuario

Descripción:

Fecha: 01/12/2019

Versión: 3

Modificado por : Maria Iglesias Rojas

Realizado por: ISOIN

Aprobado por: ISOIN

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Control de modificaciones:

Versión Fecha Comentarios Autor

2.0 24/12/2012 Creación del documento ISOIN


3.0 01/12/2019 Modificación MIR

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Contenido

Portal del Empleado ...................................................................................................................................................... 4


1. Login .................................................................................................................................................................. 4
2. Pantalla principal ............................................................................................................................................... 5
3. Noticias .............................................................................................................................................................. 6
4. Documentación ................................................................................................................................................. 7
5. Solicitudes .......................................................................................................................................................... 8
5.1 Alta de una solicitud .................................................................................................................................. 9
5.2. Categorías y Tipos de solicitudes .................................................................................................................. 10
5.3. Estados de una solicitud ............................................................................................................................... 22
6. Contacto .......................................................................................................................................................... 22
7. Mis datos ............................................................................................................................................................. 23
8. Desconexión .................................................................................................................................................... 23
Apéndice I: Cómo rellenar y entregar la Hoja de Gastos ............................................................................................. 24
Apéndice II: Cómo rellenar el Parte de Trabajo.......................................................................................................... 27

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Portal del Empleado


El Portal del Empleado es una herramienta que la empresa pone a disposición del empleado para una eficaz
y eficiente gestión de la relación laboral en su día a día. La finalidad de esta herramienta es, entre otras,
reducir los tiempos de gestión, la burocracia y permitir al empleado poder realizar todo tipo de peticiones
y solicitudes mediante esta vía telemática. Además, supone una mejora en atención y rapidez en la
respuesta a los emplead@s, proporcionando canales de comunicación formales, a la par que fiables.

A continuación se describirán cada una de las secciones de la aplicación.

1. Login
Para acceder a la aplicación se debe introducir la siguiente dirección en el navegador
http://www.isoin.es/portal_empleado, apareciendo la siguiente pantalla de login.

El usuario y password habrán sido proporcionados al empleado previamente a su incorporación en la


compañía mediante e-mail junto con los datos de acceso al e-mail corporativo:

1
Una vez introducidos los datos de acceso pulse en el botón “login” y se mostrará a
continuación la pantalla de bienvenida del Portal del Empleado.

1 si tiene problemas con el acceso pulse sobre la opción “¿ No recuerda su nombre de usuario o contraseña ? ”e introduzca su

email corporativo. Se le enviará un correo con las instrucciones para restablecer la misma.

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2. Pantalla principal

Desde esta pantalla principal se tiene acceso a las diferentes secciones del portal, ya sea mediante las
imágenes rotatorias en el centro de la pantalla o mediante los accesos directos ubicados en la parte superior
de la aplicación.

La aplicación consta de las siguientes secciones:

• Noticias

• Documentación

• Solicitudes

• Recursos Internos

• Contacto.

• Mis datos.

• Dossier

• Partes de Trabajo

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3. Noticias
En esta sección se irán publicando todas las noticias de interés relacionadas con la empresa,
notificaciones para toda la plantilla, avisos, etc..., por lo que se debe acceder periódicamente para
consultar si existen novedades.

Para acceder a la sección de Noticias se debe pulsar sobre la opción “NOTICIAS” desde el menú superior
o acceder a la url: https://www.isoin.es/portal_empleado/noticias?nr=1

Se puede filtrar las noticias para mostrar sólo las del último mes, últimos 3 meses, 6 meses, etc. Si

quieres acceder al detalle de la noticia debes pulsar sobre la noticia que te es de interés.

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4. Documentación
Desde esta sección se puede descargar toda la documentación necesaria para realizar todos los
trámites de solicitud e incidencias, así como descargar la normativa de la compañía y el manual de
usuario del Portal del Empleado.

Para acceder a esta sección, se debe seleccionar en las imágenes rotatorias de la pantalla principal
o en la tercera pestaña de la página de inicio la opción “Documentación y normativa interna” o
acceder a la url: http://www.isoin.es/portal_empleado/normativas.

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5. Solicitudes
Para cualquier necesidad, petición y/o trámite a realizar se debe proceder a registrar una solicitud.
La autorización de ellas dependerá de la subida dentro de los períodos temporales establecidos,
rechazándose aquellas que supongan un incumplimiento de los mismos.
La naturaleza de la solicitud determinará el departamento encargado de su aprobación.

Para acceder a la sección solicitudes debes pulsar sobre la opción “SOLICITUDES” desde el menú
superior o acceder a la url: http://www.isoin.es/portal_empleado/solicitudes.

En esta sección se mostrará el listado de solicitudes que se han registrado y el estado actual en el que
se encuentran. Se puede filtrar el listado para mostrar sólo las solicitudes abiertas (aquellas que se
encuentran pendientes de resolver o están siendo atendidas) o sólo las finalizadas.

Para acceder al detalle de alguna, para consultar la evolución de la misma o descargar cualquier
documentación adjunta, se puede hacer pulsando en el título de dicha solicitud.

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5.1 Alta de una solicitud

Para dar de alta una solicitud se debe seleccionar la opción “Crear solicitud”, mostrándose así el
formulario de “Nueva solicitud” como se muestra en la siguiente imagen:

En categoría se debe seleccionar una opción entre las diferente disponibles y, a continuación, se
mostrarán los tipos asociados (consultar la sección “5.3 Categorías y Tipos de solicitudes” para
consultar en detalle las diferentes opciones).

En título se debe indicar un breve enunciado de la solicitud y en comentario se debe describir con
detalle el motivo de la solicitud, así como ofrecer cualquier dato que pueda ayudar en la resolución
de la misma. Os rogamos incluir el mayor número de detalles posible a fin de poder procesarla más
ágilmente.

Por último, se puede adjuntar un máximo de 10 ficheros adjuntos 2(fichero de texto, documentos
escaneados, capturas de pantalla, etc)

Una vez rellenados los campos del formulario (todos los campos son obligatorios a excepción del
fichero adjunto) se debe pulsar guardar. A continuación, se registrará la solicitud en el sistema,
mostrando la aplicación un mensaje informativo identificando si la operación se ha realizado
correctamente o un aviso informando de los errores encontrados.

2
Tener en cuenta que cuantos más documentos se carguen más tardará en procesar la solicitud.
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5.2. Categorías y Tipos de solicitudes

Se han organizado las diferentes solicitudes dependiendo de su categoría y el tipo asociado.


A continuación se enumeran y detallan cada una de ellas.

5.2.1. Incidencias generales

En esta categoría se agrupan los siguientes tipos:

• Problemas con el HW: Cualquier error con el hardware que ISOIN ha puesto a
disposición del empleado por necesidades del proyecto, deberá indicarse en esta
opción. En este caso, será el departamento de IT el encargado de gestionar la solicitud.
• Problemas con el móvil: Cualquier error con el terminal telefónico que ISOIN ha puesto
a disposición del empleado por necesidades del proyecto, deberá indicarse en esta
opción. En este caso, será el departamento de IT el encargado de gestionar la solicitud.
• Incidencia IT: para remitir cualquier incidencia técnica a resolver por el departamento
de IT (problemas con el acceso a internet, el correo corporativo, el Portal del Empleado,
, etc.).
• Problemas con el proyecto asignado: Cualquier error con el proyecto que aparece
asignado en el parte de trabajo deberá indicarse en esta opción. Será el People
Manager el encargado de gestionar la solicitud.
• Problemas con las aprobaciones: Cualquier duda respecto a la autorización o
desautorización en la aprobación de las solicitudes deberá indicarse en esta opción.
Será el People Manager el encargado de gestionar esta solicitud.
• Problemas con la imputación de horas: Cualquier error en la imputación de horas en el
parte de trabajo deberá indicarse en esta opción. Será el departamento de
Administración , el encargado de gestionar esta solicitud.
• Error con los permisos del portal: Cualquier error en el acceso a la plataforma del Portal
con los permisos expedidos deberá indicarse en esta opción. En este caso, será el
departamento de IT el encargado de gestionar la solicitud.
• Otras incidencias: Cualquier otro tipo de incidencia no recogida en los anteriores
apartados deberá indicarse en esta opción. En este caso, será el departamento de IT el
encargado de gestionar la solicitud.

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5.2.2. Peticiones

Mediante esta categoría, se puede realizar cualquier tipo de solicitud relacionado con lo siguiente:
• Certificado: En este apartado, el empleado puede solicitar los certificados de empresa
relacionados con su actividad laboral. La autorización de los mismos será responsabilidad
del departamento de laboral.
• Material de oficina: Mediante esta solicitud el empleado puede solicitar cualquier material
de oficina necesario para el desarrollo de su actividad laboral. La autorización será
competencia del People Manager.
• Material informático: Mediante esta solicitud el empleado puede solicitar de cualquier
material informático necesario para el desarrollo de su actividad laboral. La autorización
será competencia del departamento de IT, contando con la aprobación del responsable del
proyecto.
• Viaje: En caso de que el empleado necesite realizar cualquier tipo de desplazamiento
relacionado con su actividad laboral, deberá contactar con la compañía mediante esta vía,
con antelación suficiente para que el departamento correspondiente pueda gestionarlo. La
validación de este de solicitud será competencia del Manager.
• Otras licencias: Cualquier otro tipo de petición no recogida en los anteriores apartados
deberá indicarse en esta opción. En este caso, será el departamento de Laboral el
encargado de gestionar la solicitud.
• Otros: para cualquier otra petición que no se corresponda con ninguna de las anteriores.

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5.2.3. Envío de documentación

Debe seleccionar esta categoría para proceder al envío de cualquier informe o documentación que
necesite ser revisado, procesado y validado por la empresa.

• Certificados: En caso de que el empleado necesite enviar cualquier tipo de certificado


requerido por la empresa, debe ser mediante esta vía. Será el departamento de Laboral el
encargado de gestionar este tipo de solicitudes.
• Ticket: para adjuntar uno o más tickets que desees remitir a la empresa. La entrega de ticket conlleva
siempre la entrega de la hoja de gastos conjuntamente.

• Hoja de gastos: En el caso de que sea necesario remitir hojas de gastos sería a través de
esta vía. El procedimiento a seguir, se explica en EL APÉNDICE I. Será el departamento de
Administración el encargado de gestionar este tipo de solicitudes.
• Prev. Riesgos laborarles: Se debe seleccionar esta opción para enviar cualquier
documento relacionado con la prevención de riesgos laborales (cuestionario de
formación, documento informando que se ha recibido información de la materia, etc.). En
este caso es el departamento de Laboral el encargado de gestionar la solicitud.
• Otros documentos: Esta vía deberá de utilizarse para enviar cualquier tipo de
documentación no tipificada en los apartados anteriores. Será el departamento de Laboral
el encargado de gestionarlo.

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5.2 4. Ausencias

Mediante la categoría de ausencias, los empleados deben justificar cualquier tipo de falta de asistencia
a su puesto de trabajo.

• Accidentes:
Los empleados deben enviar mediante esta vía el parte de accidente de trabajo.
Para ello deben señalar en descripción, el/los día/s de ausencia, el motivo y adjuntar
el documento justificativo. Se tiene un plazo de 24hrs tras la jornada laboral en la
que se haya producido el accidente, salvo casos de fuerza mayor, para adjuntar al
Portal del Empleado la documentación justificativa. Los partes de IT por accidente
de trabajo siguientes se subirán también mediante este tipo. Será el departamento
de Laboral quien se encargue de gestionar este tipo de solicitudes.

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• Enfermedad o baja:
Es de carácter obligatorio presentar la baja médica expedida por el médico de la Seguridad
Social, así como los continuados partes de baja siguientes (dentro de las 24 horas siguientes
de su expedición salvo situaciones excepcionales) en el apartado Solicitudes /Ausencias/
Enfermedad o Incapacidad del Portal del Empleado.
En caso de alta laboral, el parte debe ser comunicado por el mismo procedimiento, dentro
de las veinticuatro horas siguientes a su expedición.
Será el departamento de Laboral quien se encargue de gestionar este tipo de solicitudes.

• Ausencias: En este apartado se debe justificar todo tipo de ausencias al puesto de trabajo
que no supongan baja médica o accidente, bien sea por el total de la jornada o solo por unas
horas, y que no se encuentre tipificado en ninguno de los apartados anteriores. Se debe
indicar en descripción, el /los días de ausencia, el número de horas así como el tramo horario
en el que se ha producido la ausencia (en el caso de día/s completo/s, indicar “jornada
completa”), el motivo de la ausencia, y adjuntar el documento que justifique tal ausencia.
Las ausencias previstas deberán comunicarse con al menos 10 dias de antelación. En caso
de fuerza mayor Se tiene un plazo de 24hrs tras la jornada laboral en la que se haya
producido la ausencia, salvo casos de fuerza mayor, para adjuntar al Portal del Empleado la
documentación justificativa. Es el departamento de laboral el encargado de gestionar tal
ausencia.

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Método de imputación de las mismas:

Es muy importante que después de subir al Portal del Empleado la solicitud de ausencia dentro de los
plazos anteriormente indicados, este/estos días de ausencias, indistintamente de la razón de la que se
trate, queden bien reflejados en el parte de horas mediante la siguiente forma:

- En el caso de que se trate de una incapacidad temporal (IT), entendiendo ésta tanto la derivada
de Accidente de Trabajo como de Enfermedad o Accidente por contingencias comunes, en la cual
el empleado se ausente el día completo, se marcarán aquellos días que corresponda mediante
un “check” en la línea denominada “IT (incapacidad temporal)”. Esta acción inhabilitará
cualquier otro campo del Parte de trabajo de forma que no se podrá imputar horas en dichos
días.

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- En el caso de tratarse de una ausencia al puesto de trabajo que no suponga baja médica o
accidente, bien sea por el total de la jornada o solo por unas horas, debe señalarse en el parte
imputando en la línea de “otros” el número de horas que el empleado se ausenta, y en
“actividad” la cantidad de horas restantes que el empleado ha trabajado.

En la ilustración 14 se observa el supuesto de cómo imputar una ausencia de 2 horas por cita
médica el día 3 de octubre, tomando como ejemplo una jornada de trabajo de 8 horas al día.

5.2.5. Vacaciones

Mediante esta categoría, el empleado debe solicitar los períodos de vacaciones. Esta solicitud
debe subirse al Portal del Empleado siempre antes de la fecha solicitada, para que pueda ser
autorizada por el PM con carácter previo a su disfrute.

El procedimiento sería el siguiente:


Acceder a Solicitudes /Vacaciones/ Solicitud de Vacaciones, indicando la fecha de inicio y de fin y el
número de días laborales que abarca dicha solicitud.

Casos especiales:
- Trabajo 24x7, donde el turno implica trabajar en un festivo y el empleado desea solicitar ese
día como vacaciones, deberá indicarlo de forma expresa en la solicitud.
- Trabajo 24x7, donde el trabajador dispone de X días de descanso que desea unir con Y días de
vacaciones. Sólo deberá subir los Y día de vacaciones, pues los X corresponden al descanso
legal establecido.

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La siguiente imagen muestra de forma explícita el modo a seguir para solicitar vacaciones que
abarquen tanto días laborales como días festivos.

La solicitud se imputa directamente en el parte de trabajo esos días de vacaciones, en la siguiente imagen se
recoge como se visualizaría en el parte de trabajo.

Finalizaremos la solicitud dándole a guardar, siendo competencia del Dto de Administración su


validación.

Las vacaciones del periodo estival de verano deberán ser solicitadas con la máxima antelación posible
y como mínimo y atendiendo a los dispuesta en la Normativa de empresa con mínimo de 10 días
laborables.

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5.2.7. Permisos retribuidos

Dentro de esta categoría, los empleados pueden encontrarse con las siguientes solicitudes:

• Matrimonio: Antes del disfrute del permiso por matrimonio, el empleado debe
notificar y poner en conocimiento de la empresa tal ausencia mediante esta
solicitud. Para ello, únicamente debemos señalar la fecha de inicio y de forma
automática se calcula la fecha de fin. Será competencia de Administración la
validación de este tipo de solicitud.

Tal y como se muestra en la siguiente imagen, el permiso por matrimonio se carga de forma
automática en el Parte de horas de color verde. Esto significa que no existe necesidad de señalar
el permiso por matrimonio solicitado en el Parte de horas de forma manual. Quedaría reflejado
del siguiente modo:

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• Paternidad: Mediante esta vía, se debe solicitar el permiso por paternidad. Para ello,
únicamente debemos señalar la fecha de inicio y de forma automática se calcula la
fecha de fin. Será competencia de Administración la validación de este tipo de
solicitud.

• Maternidad: Mediante esta vía se debe solicitar el permiso por maternidad. Para
ello, únicamente debemos señalar la fecha de inicio y de forma automática se
calcula la fecha de fin. Será competencia de Administración la validación de este
tipo de solicitud.

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Tal y como se muestra en la siguiente imagen, el permiso por maternidad/paternidad se cargan


de forma automática en el Parte de horas de color verde. Esto significa que no existe necesidad
de señalar el permiso por maternidad solicitado en el Parte de horas de forma manual. Quedaría
reflejado del siguiente modo:

• Otros permisos: Mediante esta opción se debe incluir cualquier otro permiso
retribuido recogido legalmente en el Convenio Colectivo o Normativa Interna y no
tipificado en los anteriores tipos, entre los que se incluyen los días de compensación
de aquellos Proyectos en los que se realizan jornadas irregulares de cómputo anual.
Será responsabilidad del departamento de Administración la gestión de este tipo de
solicitudes.

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5.2.8. Dudas y consultas

Esta categoría se utiliza para formular todas las dudas que puedan surgir relacionadas con cualquier
tema de la empresa, uso de la aplicación, trámites burocráticos, etc. Se puede adjuntar
cualquier fichero que nos pueda servir para ayudarnos en la resolución de la misma. La consulta
se registrará en el sistema y será procesada como el resto de solicitudes. Es el Dto de
Administración el encargado de gestionar este tipo de solicitudes.

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5.3. Estados de una solicitud

Para revisar el estado en el que se encuentra una solicitud, se debe acceder a la pestaña de solicitudes,
donde se encuentra el histórico de todas las solicitudes que han sido registradas correctamente en el
Portal del Empleado. Las solicitudes se pueden encontrar en los siguientes estados:

• Abierta: Es el estado inicial cuando se registra una solicitud en el sistema. En este estado la
solicitud está en curso a la espera de ser asignada al departamento correspondiente para
que éste proceda a su validación.
• Finalizada: Es el estado final que aparece en una solicitud que ha sido, o bien cerrada
correctamente, o bien descartada porque contiene errores.

Una vez que la solicitud sea cerrada bien de forma correcta o bien descartada porque tiene errores, el
empleado recibirá una notificación a su cuenta de correo corporativo indicando la resolución de la
solicitud.

6. Contacto
En Contacto aparecerán los datos del Account Manager y People Manager pertinentes. Además del
contacto de las oficinas y sedes de la compañía en aras de facilitar al empleado los contactos necesarios
para una rápida solución a sus problemas, dudas o adversidades en la actividad diaria laboral.

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7. Mis datos
Desde esta sección podrá modificar su contraseña de acceso así como el resto de datos personales.

Por favor, cumplimente y mantenga actualizado estos datos ante cualquier cambio en el domicilio,
teléfono, etc.

Ilustración 28 Formulario datos personales

8. Desconexión
Antes de abandonar la aplicación debe pulsar sobre la opción “Desconectar”, ubicada en la esquina
superior derecha, para cerrar la sesión actual.

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Apéndice I: Cómo rellenar y entregar la Hoja de Gastos


Los gastos de dietas o desplazamientos que se comuniquen a la empresa deben de recogerse siempre en
una hoja de gastos. Esta hoja se puede descargar directamente del Portal del Empleado dentro del apartado
“Documentación y normativa interna”. Nos descargamos la hoja de liquidación de gastos (Figura 1).

Figura 1 – Documentación y normativa interna.

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Esta hoja de gastos debemos de cumplimentarla correctamente indicando, por días, la cuantía y descripción
del gasto.

Figura 2– Rellenar la hoja de gastos.

En las figuras 4 y 5 se representa un ejemplo de tickets correspondientes a Agosto de 2011:

Figura 3 – Enumeración de los tickets.

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Figura 4 – Enumeración de los tickets en la hoja de gastos.

Una vez cumplimentada la hoja de gastos, debemos seguir siempre el mismo procedimiento:
Subir una solicitud tipo “Envío de documentación” al Portal del Empleado como muy tarde, el día 2 del mes
siguiente al que se refiera el gasto (para poder hacer efectivo el pago de los gastos en la nómina del mes
siguiente a su devengo). Para ello, entramos dentro del apartado “Solicitudes” del portal del empleado
(Figura 6).

Figura 5 – “Solicitudes” en el Portal del empleado.

Por último, se adjunta la hoja de gastos que hemos rellenado previamente junto a los tickets/facturas
escaneados.
Los tickets/facturas originales deben entregarse o enviarse por correo postal a la oficina de Sevilla (A/A
Departamento de Administración: C/Astronomía 1, torre 4, planta 3, 41015 Sevilla).
Todos los conceptos de gastos recibidos en este resumen os serán abonados en el mes siguiente a su
devengo (debido a la complejidad administrativa que supone acumular y comprobar todos los justificantes).
En la nómina, irán incluidos en el concepto correspondiente.

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Apéndice II: Cómo rellenar el Parte de Trabajo

Para subir al Portal del Empleado la imputación de horas mediante este método, debemos acceder a la
pestaña “Parte de Trabajo” y clicar en la opción “Crear parte de trabajo”:

Figura 6-Creación de Parte de trabajo

Una vez creado el Parte de trabajo, éste se encontrará en las siguientes fases:

• En proceso: El parte de horas está creado, pero aún pendiente de firmar, por lo que permite
realizar cuantas modificaciones sean necesarias. Incluso podemos cambiar el rango de
fechas.
• Por validar: Una vez el empleado complete su parte, lo firmará, quedando éste a la espera
de ser validado por Administración . Sobre este estado no podemos realizar modificación
alguna, únicamente podemos acceder a él para visualizar la imputación de horas.
• Por modificar: El parte ha sido rechazado por el PM consecuentemente por alguna cuestión
(la cual se indica en la parte superior izquierda del Parte) y está pendiente de ser revisado
y, nuevamente, modificado por el empleado.
• Confirmados: Se trata del estado final del Parte de horas, una vez que el People Manager
ha procedido a la aprobación de la imputación de horas.

Es muy importante puntualizar que un empleado únicamente puede tener en “proceso”, “por validar” o
“por modificar” un solo parte de horas. Hasta que ese parte no sea validado no podrá crear otro nuevo
parte de horas.
No será posible la creación de Partes de trabajo que abarquen las mismas fechas que partes ya confirmados,
tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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Figura 7-Horizonte temporal solapado

Deberá existir concordancia entre los partes de horas firmados y el horizonte temporal en el que nos
encontremos. De esta forma, no serán validados aquellos partes de horas que abarquen períodos
temporales futuros, ya que generan incertidumbre e información no fiable.

Para acceder al detalle de todos los Partes de trabajo, debemos clicar en “Todos”. Aquí tenderemos el
histórico de Partes de trabajo (mostrando el horizonte temporal que abarca y su estado),
independientemente del estado en el que se encuentren y clicando sobre el rótulo “Parte de trabajo” se
puede acceder al detalle de los mismos, tal y como muestra la siguiente imagen:

Figura 8-Histórico de Partes de trabajo

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Pasemos a continuación a explicar los conceptos que aparecen en el Parte de trabajo :

• Horizonte temporal: el parte de trabajo digital permite al empleado elegir la fecha de inicio
y fin. De esta forma el empleado puede elegir entre imputar sus horas trabajadas del período
correspondiente día a día accediendo al sistema y rellenando el parte que se encuentra en
proceso o hacerlo de la manera habitual accediendo al Portal los últimos días del período y
rellenando de forma completa el Parte de una sola vez. ¡Cuidado! Mientras que el parte de
horas se encuentre en proceso se pueden realizar cuantas modificaciones sean necesarias,
pero una vez que se firme no se puede realizar ninguna modificación sobre el mismo.
Además, debes tener en cuenta que, si modificas el horizonte temporal de un parte ya
cumplimentado con las horas de trabajo, perderás los datos imputados que estén fuera del
nuevo rango de fechas, saltando el siguiente mensaje de confirmación:

Figura 9- Pantallazo

• Actividad: Se trata de la primera línea que conforma el Parte de trabajo y donde debemos
imputar las horas de trabajo efectivo realizadas. Para aquellos empleados que trabajen para
varios proyectos, deben imputar las horas de trabajo efectivo en el Proyecto y turno
correspondiente. Cuando se realice la imputación de horas, se recomienda realizar la
imputación de horas con la tecla tabulador para conseguir una mayor agilidad en la
imputación.
En esta línea también se incluirán las horas de actividad recuperadas por ausencias,
indicando en la ventana emergente “Comentarios” antes de la firma del parte el motivo de
dichas horas.

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Figura 10-Actividad Parte de trabajo

Figura 11-Comentarios antes de la firma del parte

• Compensación: Para aquellos empleados asociados a proyectos que permitan horas de compensación para
gestionar el descanso en Horas Anuales, será en esta fila donde deberán imputarlas, dentro del Proyecto y
turno correspondiente. Cuando se imputen horas de compensación en un día concreto, aparecerá una
ventana emergente donde debemos explicar la razón de la realización de horas de compensación.

• Intervención: Para aquellos empleados asociados a proyectos que permitan la realización de horas de
intervención previamente planificadas y conocidas por el PM correspondiente será en esta fila donde
deberán imputarlas, dentro del Proyecto yturno correspondiente. Cuando se imputen horas de intervención
en un día concreto, aparecerá una ventana emergente donde debemos explicar la razón de la realización de
horas de intervención.

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Figura 12-Horas de intervención Parte de trabajo

Como explicábamos en el párrafo anterior en la imputación de horas de intervención debemos dejar


constancia en comentario de la justificación de la intervención.
En determinadas ocasiones y si existe una nomenclatura especifica según el Proyecto para las horas
de intervención, debemos dejar constancia de ello.

De tal forma que deberían reflejarlo de la siguiente manera:

Figura-13 Horas de intervención en Proyecto de Accenture

• Otros:
Por norma general, es la línea utilizada para comunicar las horas totales o parciales de ausencias al puesto
de trabajo que no son motivadas por baja médica o accidente de trabajo. En el apartado ¿Cómo aparece o
señalamos en el parte de horas las ausencias, vacaciones o permisos retribuidos? explicamos cómo imputar
dichas ausencias.
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Figura 14-Otros Parte de trabajo

Guardias: Para aquellos empleados asociados a proyectos que permitan la realización guardias, será en esta
fila donde deberán imputarlas, dentro del Proyecto correspondiente. La imputación se marcará a través de
un “Check” y es aconsejable ir cambiando de día con el tabulador para conseguir una eficiente gestión en la
imputación. Quedaría reflejado tal y como se muestra en la imagen siguiente:

Figura 15-Guardias Parte de trabajo

Es importante puntualizar que el primer día de guardia debe imputarse cuando han transcurrido 24hrs
desde su comienzo.

• Disp. Horaria: Previa autorización del AM/PM, indica la disponibilidad en horas, en caso de que el proyecto
lo considere necesario.

• ¿Cómo aparece o señalamos en el parte ausencias o permisos retribuidos?

a. Vacaciones y permisos retribuidos: Como explicamos en el apartado 5.2.5 Vacaciones y 5.2.7


Permisos retribuidos (maternidad, paternidad y matrimonio), estos períodos solicitados se cargan
de manera automática en el Parte de trabajo. Veamos a continuación un ejemplo de cómo quedaría
reflejado una solicitud de vacaciones, que sería igualmente válido y similar en el caso de los permisos
retribuidos. El resto de permisos recogidos en el Estatuto de los trabajadores de
En la siguiente imagen se muestra cómo quedaría en el Parte de trabajo un período de vacaciones
solicitado:

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Figura 16-Imputación vacaciones solicitadas en Parte


de trabajo

Como se puede observar en la imagen, en el parte de trabajo aparece coloreado en verde una
solicitud de vacaciones para los días 21, 22, 23 y 24 que se encuentra en trámites de gestión
(finalizará una vez se apruebe o rechace la solicitud para dichos días).

En la siguiente imagen se muestra cómo quedaría en el Parte de trabajo un período de vacaciones


aprobado por el People Manager, marcándose con un “Check” la línea de Vacaciones, siendo
imposible imputar horas en este período:

Figura 17-Imputación vacaciones aprobadas en Parte de trabajo

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b. Ausencias: Para reflejar en el parte de trabajo las ausencias debemos tener en cuenta tanto el
motivo que la causa como si se trata de una ausencia del día completo o parcial.

i. IT (Incapacidad temporal): Como explicamos en el apartado 5.2.4 Ausencias, en esta línea del
Parte de trabajo debemos imputar las ausencias derivadas de una incapacidad temporal, ya sea
por una baja médica por contingencias comunes (baja emitida por la Seguridad Social) o por
accidente de trabajo. Se debe marcar con un “check” aquellos días de ausencia tal y como se
muestra en la figura 22.
En este caso concreto, tras subir la solicitud de ausencia (enfermedad, baja o accidente) al Portal
debidamente cumplimentada, debemos imputar los días de ausencia mediante un “Check” en
el Parte de horas correspondiente, obteniendo la siguiente imagen:

Figura 18-Imputación IT en Parte de trabajo

ii. Otros: En esta opción debe señalarse todo tipo de ausencias al puesto de trabajo que no
supongan baja médica, bien sea por el total de la jornada o solo por unas horas, y que no se
encuentre tipificado en ninguno de los apartados anteriores.
Explicamos la forma de registrar estas ausencias mediante el supuesto de una ausencia de 2 horas
el día 3 de octubre, tomando como ejemplo una jornada de trabajo de 8 horas al día.

➢ Actividad: en esta línea se imputarán las horas efectivas de trabajo, que en el ejemplo
planteado serían 6 h de trabajo (8h/día – 2h de ausencia).
➢ Otros: en esta línea se imputarán las 2 horas de ausencia. Automáticamente, saltará una
ventana emergente como la mostrada en la figura 24 donde se deberá especificar el tramo
horario en el que se ha producido la ausencia, así como el motivo de la misma (Ej.: 2 h de
ausencia de 11:00 a 13:00 por cita médica).

De esta forma, el cómputo total de horas del día 3 de octubre será de 8 h (6h de trabajo
efectivo + 2h de ausencia).

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Figura 19-Imputación IT en Parte de trabajo

b. Otros permisos: Debe señalarse en esta opción, los permisos no contemplados como matrimonio,
paternidad y matrimonio así como las ausencias por horas que supongan un permiso retribuido, tras
subir la solicitud de la ausencia, tal y como comentamos en el apartado 5.2.4 Ausencias, imputando
en “actividad” la cantidad de horas restantes que el empleado ha trabajado. Se mostrará una ventana
emergente para que se justifique el motivo de la ausencia.

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FECHAS DE ENTREGA DE LOS PARTES DIGITALES:

El reporte de horas se debe entregar mensualmente de forma obligatoria. La fecha o plazo de entrega exacta
del reporte será comunicado por el departamento de Administración o RRHH, ya que ésta depende del
proyecto donde se realice la actividad, pero por norma general, existirán dos fechas fundamentales:
• Los partes de trabajo del 2019 deben ser entregados (cumplimentados y firmados) entre el 19 y 22 del
mes efectivo.
• Los partes de trabajo del período 1 al 30/31 deben ser entregados (cumplimentados y firmados) entre el
30/31 y el 3 del mes siguiente a su vencimiento, es decir, lo antes posible una vez finalice el período de
imputación

PREVISION DE PARTES

Aquellos empleados que por necesidades del Proyecto deban enviar una previsión de las horas de trabajo del
mes en curso, continuarán realizándolo en el Parte de Horas Digital. Para la entrega de esta previsión, se
deberá:
- Completar el parte con las horas de trabajo a realizar hasta final de mes/período de la previsión.
- No firmar el reporte, de esta forma el parte creado se guardará con los datos introducidos y se
mantendrá en estado “En Proceso” y se podrá modificar cuantas veces sea necesario antes de su
firma a final de mes/período.
- Entregar la previsión en la fecha comunicada o solicitada por el departamento de Administración
o RRHH, aunque de forma general deberá estar completada entre los días 5 y 10 del mes en curso.
- La previsión culmina cuando a final de mes, se revisan las horas imputadas y se firma el parte para
que los datos sean validados.

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