TÍTULO

 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PRESENTADO A:

GOGO LOGISTIC S.A.S.

ELABORADO POR:

SONIA LORENA AVENDAÑO MENESES

BOGOTÁ, 28 DE FEBRERO DE 2020

  PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA Fecha : 28 de febrero de 2020
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Página 0 de 34

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................1
2. JUSTIFICACIÓN..........................................................................................................................3
3. OBJETIVO...................................................................................................................................4
Objetivo general...........................................................................................................................4
Objetivo específico.......................................................................................................................4
4. PRESENTACIÓN DE LA PYME.....................................................................................................5
NATURALEZA................................................................................................................................5
MISIÓN:........................................................................................................................................5
VISIÓN...........................................................................................................................................5
5. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS...................................................................................6
6. OBJETIVOS INSTITUCIONALES...................................................................................................7
7. FUNCIONES................................................................................................................................8
POLÍTICAS INSTITUCIONALES...........................................................................................................8
DEFINICIONES CLAVES......................................................................................................................8
8. MAPA DE PROCESOS.................................................................................................................0
9. PRESELECCIÓN...........................................................................................................................0
10. PRESELECCIÓN.......................................................................................................................1
12. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO..............................................................................................6
ANEXOS...........................................................................................................................................14
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1. INTRODUCCIÓN
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2. JUSTIFICACIÓN
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OBJETIVO

Objetivo general.

Identificar, documentar y controlar la información todos los procedimientos que se realiza al

personal de GOGO LOGISTIC SAS.

Objetivo específico.

 Establecer los parámetros acordes a los procesos.

 Aplicar los procesos como están establecidos.
 Evaluar la gestión realizada y aplicar medidas correctivas en caso de ser requerido en
algunos procesos.
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3. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
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Razón social: GOGO

NIT: 123456789

Domicilio social: Cll 1 n 2-3

Domicilio productivo:Cll 1 n 2-3

Fecha Constitución: Noviembre 1 de 2019

Fecha inicio actividad: Noviembre 2 de 2019

Actividad 9700 Actividades logísticas, servicios de mensajería y trasporte

Sector: Servicios

Tipo Sociedad por acciones

simplificadas

Régimen Común
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NATURALEZA

Empresa, del sector comercial, prestador de servicios como operador logístico, denominación
Sociedad Anónima S.A.

MISIÓN:

Brindar un servicio integral a nuestros clientes, ofreciendo asistencia logística de primera

calidad con el apoyo de la tecnología, la innovación y el potencial humano de nuestros
trabajadores, mostrando de esta manera un mejoramiento continuo y una gran calidad en
nuestros métodos.

VISIÓN:

En el 2021 liderar a nivel Nacional los procesos logísticos de carga y mensajería, en donde
nuestros clientes, trabajadores y externos, nos identifiquen por ser una excelente opción que
ofrece servicios de calidad, innovación y bienestar logrando de esa manera una preferencia
absoluta.
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4. PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

Principios corporativos.

 Innovación: Creemos en el mejoramiento continuo, es por ello que nos capacitamos de

manera permanente, perseverantes en nuestro quehacer diario, buscando alternativas
que satisfagan mejor las necesidades de nuestros clientes.

 Confiabilidad: Generar un sentimiento de seguridad en nuestras relaciones comerciales.

 Trabajo en equipo: Mantener un ambiente de trabajo basado en el respeto,

fortaleciendo la identidad colectiva que nos permita el logro de los objetivos resultado
del aporte y el esfuerzo de todos los integrantes de la organización.

 Mística por el cliente: Tenemos el compromiso de satisfacer las necesidades de nuestros

clientes, ratificando así el porqué de su preferencia.

Valores corporativos.

 Equidad: Para nosotros no existe diferencia entre unos y otros a partir de la condición
social o de género. Buscamos la justicia social asegurando a todos nuestros funcionarios
condiciones de vida y de trabajo digno e igualitario.

 Honestidad: Ofrecemos lo que podemos cumplir, obrando siempre con el criterio del
justo y lo recto.

 Lealtad: Somos fieles a nosotros mismo, a nuestras políticas, principios y valores.

 Respeto: Apreciamos a todos los que nos rodean, esforzándonos por comprender de
manera empática sus puntos de vista y situaciones particulares, tratamos a las personas
con dignidad.

 Solidaridad: Nos sentimos comprometidos con el sobrevenir de nuestra organización,

entendemos que nuestras acciones afectan a los demás
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5. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

General:

Garantizar a nuestros clientes, la efectividad y calidad de nuestros servicios de acuerdo con sus
necesidades, obteniendo así una rentabilidad que nos permita competir eficientemente.

Específicos:

 Establecer políticas de control de nuestro sistema de transporte terrestre basados en el

código de comercio y la ley de tránsito y transporte terrestre que nos permite cumplir a
cabalidad con los diferentes servicios que ofrece nuestra empresa.
 Prestar atención telefónica y personalizada al cliente, brindándole respuestas oportunas
y precisas acerca de las posibles eventualidades y adversos que se puedan presentar en
la distribución de su mercancía.
 Brindar al cliente y a sus colaboradores herramientas necesarias de motivación,
capacitación, asesoría y reforzamiento de acuerdo a sus necesidades.
 Recibir, recolectar, enviar y/o distribuir las encomiendas (mercancías y
correspondencias) a nivel nacional, ejecutando procedimientos de lícito comercio,
regidos por las leyes nacionales.
 Diseñar un plan estratégico que nos permita obtener una mayor fidelización de clientes
asegurando la permanencia y el desarrollo de la organización.
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6. FUNCIONES

Operador Logístico Outsourcing enfocado en mensajería y transporte. Entre nuestros servicios

están la administración de centros de correspondencia, mensajería urbana y nacional, procesos
logísticos a nivel de transporte además de contar con una plataforma tecnológica
multidisciplinaria para mayor seguridad y trazabilidad de la logística en las empresas.

CONTROL DE CUMPLIMIENTO

 Cumplimiento: Acatar la reglamentación y normatividad establecida para el tránsito y el

transporte terrestre, teniendo en cuenta las regulaciones y/o especificaciones técnicas
que se adhieran a la organización.

 Calidad: Optimizar los procesos para garantizar el mejoramiento continuo de la

organización, utilizando de manera eficiente los recursos en beneficio de la satisfacción
de nuestros clientes, elevando el nivel de oportunidades.
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 Seguridad y salud ocupacional: Contar con una infraestructura acorde a las necesidades
de la organización, minimizando el riesgo de accidentes laborales, garantizando la salud
integral de los trabajadores por medio de la implementación de un programa de
autocuidado y cuidado del otro, promoviendo ambientes de trabajo saludables que
mejoren el desempeño y la productividad laboral.

 Ambiental: Promover planes y programas encaminados en minimizar el impacto socio-

ambiental tanto en las instalaciones como en las rutas transitables; evitando en todo
momento la emisión de sustancias que dañen el ecosistema.
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CONTROL FINANCIERO

 Financiera: Obtener un incrementó en el porcentaje de ventas, que se manifesté en la

rentabilidad de los accionistas y el bienestar de sus colabores y/o trabajadores
obteniendo una autosuficiencia financiera.
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GOGO CONSTA DE:

 Empleados de servicio en jornada flexible (semana, días, horas)

 Sin Contratos ( Registrarse en la app con un medio de pago electrónico)
 Sin responsabilidades Contractuales( temas legales laborales)
 Seguro( Estricta selección de personal y validación de antecedentes)
 Rápido( no requiere trámites engorrosos)
 Precio competitivo( similar a nuestra competencia)
 Optativo( el cliente selecciona el perfil de la persona que más le agrade)
 Suministramos personal para diferentes compañías
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Análisis Del Mercado

Para el desarrollo de este análisis utilizamos información de fuentes secundarias,

principalmente de internet, puesto que nos resulta económico, ágil y actual.

Debido a la tendencia actual del mercado de comercializar gran cantidad de

productos a través de aplicaciones móviles, encontramos mayor viabilidad para
introducir nuestro servicio.

En los últimos años el número aplicaciones y empresas que distribuyen servicios a

través de internet ha aumentado exponencialmente.

Mercado Objetivo

Inicialmente nuestro servicio solo se comercializara en la ciudad de Bogotá, que por

ser la capital nos proporciona un número mayor de prospectos que otras ciudades,
además que los problemas de movilidad potencializan el deseo de tener más tiempo
libre, claro está que no se descarta la posibilidad de incursionar en otras ciudades.

Variables de segmentación del mercado.

Geográficos: Bogotá, Colombia.

Demográfico: personas entre los 25 y los 45 años, de los estratos 3,4 y 5.

Psicográficos: Cliente de todas las clases sociales

Conductuales: Por ocasión, orientada al uso, a la lealtad y a los beneficios buscados de
los clientes.
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DEFINICIONES CLAVES

PROCESO: Serie de actividades con una secuencia que a partir de recursos físicos humanos,
tecnológicos y financieros buscan producir un resultado.

PROCEDIMIENTO: Forma en que se desarrolla cada actividad de un proceso y responde las

siguientes preguntas.

 ¿Qué se hace?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Como lo hace?
 ¿Para qué lo hace?
 ¿Dónde lo hace?

CONTROL: Acción que busca minimizar riesgos, analizando el desempeño de las operaciones y
sus posibles desviaciones frente al resultado esperando para la ejecución de medidas
preventivas

EFICIENCIA: Resultados iguales o constantes que se ejecuten con menores recursos.

EFICACIA: Análisis de la oportunidad para el logro de los resultados.

¿CÓMO SE REPRESENTA LOS PROCESOS?

La representación de los procesos se da por medio de una guía grafica para así guiar si ejecución
de forma ordenada y entendible, permitiendo dar un entendimiento dinámico y más
interesante en donde los procesos se describan por medio de las figuras ilustrativas las
actividades a ejecutar.
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FLUJOGRAMA

Es un método para describir gráficamente un proceso, mediante la utilización de los símbolo,

líneas y palabras similares, permite conocer y comprender los procesos a traves de los
diferentes pasos, documentos.
7. MAPA DE PROCESOS
8. PRESELECCIÓN
 9. PRESELECCIÓN

APLICACIÓN

Dentro del proceso se analizan las hojas de vida de los candidatos teniendo como referente el
perfil del cargo requerido, para preseleccionar los candidatos que se ajustan al perfil requerido.

ALCANCE

Inicia con la recepción de hojas de vida de los candidatos hasta su respectiva verificación de
datos a cada una.

FLUJOGRAMA
 MATRIZ

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Recepción de las hojas de Se reciben la hojas de vida de las Director de Talento

vida personas que creen Humano
Aprobación y Realizar una selección de hojas de Director de Talento
desaprobación de las hojas vida que cumplen con el perfil para el Humano
de vida cargo y se informan que continúan
con el proceso
Entrevistas Se cita a la entrevista al personal Director de Talento
cuyas hojas de vida fueron Humano
seleccionadas y se informa si
continua con el proceso
Aplicación de Pruebas Se realiza la aplicación de pruebas Director de Talento
para identificar el perfil del candidato Humano
requerido para el cargo
Estudio de datos de los Se realiza un estudio y un análisis Director de Talento
candidatos para cada perfil Humano
Verificación de los datos Se realiza la validación de los datos Director de Talento
suministrados por el candidato Humano
 10. VINCULACIÓN
APLICACIÓN

Este procedimiento se utilizará con el fin de realizar la vinculación y contratación del personal, el
cual será remitido al departamento de Recursos Humanos, que evaluará la pertinencia de la
solicitud, fijará las condiciones salariales, y en su caso iniciará el proceso de selección y
contratación teniendo en cuenta las necesidades de la organización tales como:

ALCANCE

El procedimiento inicia con el análisis de las vacantes de personal dentro de la organización y

termina con el archivo de la historia laboral. Este procedimiento aplica para todos los
empleados sin importar el tipo de contratación que se realice.
FLUJOGRAMA VINCULACIÓN

MATRIZ DE VINCULACIÓN.
 ACTIVIDAD OBJETIVOS RESPONSABLE FORMA DE
DOCUMENTO

Se contrata a
Conocer el estado de terceros para Certificación si es
Exámenes
salud del nuevo realizar los apto o no para el
Médicos
trabajador al ingresar exámenes cargo
médicos

Garantizar a los Preguntar ¿qué?

trabajadores las EPS y pensiones
El Asistente de
Afiliaciones prestaciones sociales está afiliado para
talento Humano
según sea el contrato hacer la entrega de
que se realice formularios.

Contrato a término
Fijo
Documentar las
Gerente y
condiciones que se Contrato a Término
Firma de Asistente de
pactan entre las partes Indefinido
contrato Talento
según el objeto
Humanos Contrato por
contractual.
prestación de
servicio

Lograr la adaptación de
personal para el Jefe Directo del
ejercicio de cargo Manual de
Capacitación determinada función o capacitación
Asistente de
ejecución de una tarea Talento
específica, en una Humano
organización

Carta de
Realizar la Terminación de
Jefe Directo
Finalización de terminación según contrato se expide
contrato como se establezca la Asistente de antes de 30 días de
ley vigente talento Humano la terminación.
 Gerente y
Asistente de
Realizar el debido Desprendibles de
Talento
proceso según pagos
Liquidación Humano.
establezca la ley Carta de la
vigente Nomina.
liquidación.
Revisión del
contador

Gerente y
Asistente de
Realizar el debido Desprendibles de
Talento
proceso según pagos
Indemnización Humano.
establezca la ley Carta de
vigente Nomina.
indemnización
Revisión del
contador

11. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

APLICACIÓN

A todos los colaboradores de la empresa Gogologistic

ALCANCE

Este proceso inicia en los lineamientos para la implementación de un proceso de seguimiento y

evaluación del personal y finaliza en el aseguramiento y cumplimiento de las expectativas
establecidas durante la contratación pero también que anime al desarrollo de las capacidades,
competencias y crecimiento del personal.
FLUJOGRAMA
 PROCESOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

Direccionamiento Del direccionamiento Gerente de Talento Direccionamiento

estratégico Institucional. estratégico Humano estratégico.
identificamos la misión
de la empresa.
Criterios de evaluación. Identificar por medio Gerente de Talento Modelo de criterios de
de la misión los Humano evaluación
criterios de evaluación.
Niveles de evaluación. Establecer los niveles Gerente de Talento Organigrama
de evaluación de Humano
acuerdo al
organigrama.
Diseño del instrumento Elaborar el Gerente de Talento
de evaluación. instrumento de Humano
evaluación de acuerdo
a los niveles
establecidos.
Prueba piloto. Ejercicio de simulación Asistente de Talento Instructivo
con un grupo de la Humano
organización.
Definir evaluadores. Seleccionar los Gerente de Talento Acta de autorización
evaluadores de Humano
acuerdo a las
necesidades
requeridas.
Entrenamiento de Presentar el sistema Gerente de Talento Instructivo
evaluadores. de evaluación Humano
mediante una
capacitación a los
evaluadores
seleccionados.

GLOSARIO
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son compañías de seguros, oficiales o privadas
cuyo objeto es la protección, prevención y atención de los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del
trabajo que desarrollan.
Afiliación: Es el documento mediante el cual los servidores públicos, quedan incorporados al
sistema general de seguridad social.
Cajas de Compensación Familiar: Entidades encargadas de la administración de prestaciones de
seguridad social las cuales propenden por el desarrollo y bienestar del trabajador y su familia en
áreas como: vivienda, cultura, salud, capacitación, recreación, desarrollo personal etc.
Cesantía: Las cesantías son, en Colombia, una prestación social que todo empleador debe
reconocer a sus trabajadores con el fin de que éstos puedan atender sus necesidades primarias
en caso de quedar cesante
Competencias: Conjunto de características de la conducta que se exigen como estándares
básicos para el desempeño del empleo, atendiendo a la motivación, las aptitudes, las actitudes,
las habilidades y los rasgos de personalidad.
Competencias Laborales: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos
y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las
funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos,
destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado
público.
Contrato de trabajo: Es aquel celebrado entre un trabajador y un empleador.
Declaración de no afiliación: Es una declaración que realiza el beneficiario donde manifiesta no
estar afiliado al sistema general de pensiones ni al sistema de riesgos profesionales.
(Reclamaciones de personas naturales por víctimas de accidentes de tránsito y eventos
catastróficos)
Derecho Laboral: Es el conjunto de principios y normas jurídicas que regulan las relaciones
entre empleador(es), trabajador(es), las asociaciones sindicales del Estado. El Derecho del
trabajo se encarga de normar la actividad humana lícita y prestada por un trabajador en
relación de dependencia a un empleador a cambio de una contraprestación.
Despido laboral: Es la acción a través de la cual un empleador da por finalizado unilateralmente
un contrato laboral con su empleado.
Empleador: Es, en un contrato de trabajo, la parte que provee un puesto de trabajo a una
persona física para que preste un servicio personal bajo su dependencia, a cambio del pago de
una remuneración o salario. La otra parte del contrato se denomina «trabajador» o empleado.
Explotación Laboral: Se define, en pocas palabras, como recibir un pago inferior al trabajo que
se realiza.
Jornada de trabajo: La jornada de trabajo o jornada laboral es el tiempo que cada trabajador
dedica a la ejecución del trabajo por el cual ha sido contratado. Se contabiliza por el número de
horas en las que el empleado desarrolla su actividad laboral, en principio en el día o jornada
laboral, si bien, por extensión, también repercute en el cómputo de la semana.
Jubilación: Es el nombre que recibe el acto administrativo por el que un trabajador en activo, ya
sea por cuenta propia o ajena, pasa a una situación pasiva o de inactividad laboral, luego de
alcanzar una determinada edad máxima legal para trabajar o edad a partir de la cual se le
permite abandonar la vida laboral y obtener una retribución por el resto de su vida
Incapacidad permanente: Se entiende por incapacidad permanente la pérdida no recuperable
mediante actividades de rehabilitación, de la función de una parte del cuerpo que disminuya la
potencialidad del individuo para desempeñarse laboralmente
Indemnización por muerte. Las personas señaladas en el artículo 1142 del Código de Comercio.
A falta de cónyuge, en los casos que corresponda a este la indemnización, se tendrá como tal el
compañero o compañera permanente que acredite dicha calidad. A falta de cónyuge,
compañero o compañera permanente, la totalidad de la indemnización se distribuirá entre los
herederos;
Obligación presupuestal: Es el acto por el cual se causa el pago de los compromisos previo
cumplimiento de los requisitos legales.
Planilla integrada de liquidación de aportes pila: Planilla establecida por el Ministerio de la
Protección Social mediante Resolución 634 de 2006 para permitir que los aportantes realicen el
pago integrado de aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencia
electrónica de fondos
Pensión: es un pago, temporal o de por vida, que recibe una persona cuando se encuentra en
una situación, establecida por ley en cada país, que la hace acreedora de hecho de una cantidad
económica, ya sea de los sistemas públicos de previsión nacionales o de entidades privadas.
Protección para la Vejez: Propuesta del Gobierno Nacional para la creación de un sistema
estructural que proteja a todos los trabajadores, basado en tres ejes: más cobertura, más
igualdad y que no quiebre el sistema. El propósito es que todos los trabajadores formales e
informales, puedan contar con un ingreso al llegar a la edad de jubilación o retiro, bien sea
mediante una pensión, o un apoyo del Estado.
Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida (RPM): Es aquel mediante el cual
los afiliados o sus beneficiarios obtienen una pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes
o una indemnización previamente definidas, de acuerdo con lo establecido en dicha ley.
Riesgos Laborales: Esta Ley apunta a un sistema de protección universal, incluyendo a nuevos
sectores de la población que hasta ahora no estaban protegidos ante las enfermedades o
accidentes propios de su actividad Laboral. Establece, por ejemplo, la afiliación obligatoria para
todos los trabajadores independientes vinculados a través de un contrato formal de prestación
de servicios con duración superior a un mes.
Resolución: Decisión o fallo de una autoridad gubernativa o judicial, que para este caso es el
Ministerio de la Protección Social, donde se dan disposiciones legales de asignación de recursos
y lineamientos para la contratación y afiliación.
Salario: Es el pago que recibe de forma periódica un trabajador de mano de su empleador a
cambio de cierta actividad productiva. El empleado recibe un salario a cambio de poner su
trabajo a disposición del empleador, siendo éstas las obligaciones principales de su relación
contractual.
Salario mínimo: El salario mínimo en Colombia es el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente
(SMMLV) el cual se reajusta antes de iniciar un nuevo año por un valor porcentual que en
ningún caso puede ser inferior al Índice de Precios al Consumidor (IPC) o inflación causada el
año inmediatamente anterior.
Seguridad laboral: Lo relacionado a la salud ocupacional es de interés público. La salud
ocupacional tiene como objetivo la seguridad física y mental del trabajador, así como protegerlo
contra riesgos. Los empleadores tienen las siguientes obligaciones: Asegurar contra riesgos del
trabajo. Investigar los accidentes y enfermedades profesionales que ocurran y eliminar o
controlar sus causas. Denunciar los accidentes y enfermedades ante la autoridad administrativa
designada.
Subempleo: Ocurre cuando una persona capacitada para una determinada ocupación, cargo o
puesto de trabajo no está ocupado plenamente, por lo que opta por tomar trabajos menores en
los que generalmente se gana poco. También ocurre en algunas empresas donde la persona
comienza con un cargo menor y después se capacita y se titula. Uno de los "trabajos del
subempleo" es la venta de cosas en la calle.
Trabajo decente: Es un concepto propuesto por la Organización Internacional del Trabajo para
establecer las características que debe reunir una relación laboral para considerar que cumple
los estándares laborales internacionales, de manera que el trabajo se realice en condiciones de
libertad, igualdad, seguridad y dignidad humana.
Trabajador: Un trabajador o trabajadora es una persona que con la edad legal suficiente presta
sus servicios retribuidos. Cuando no tiene la edad suficiente, se considera trabajo infantil. Si no
presta los servicios de forma voluntaria, se considera esclavitud o servidumbre
Vacaciones: Las vacaciones corresponden a una determinada cantidad de tiempo que el
trabajador puede ausentarse de su trabajo, sin dejar de percibir su remuneración, por un
acumulado de horas laboradas. Por ejemplo, en el ordenamiento costarricense, el trabajador
puede disfrutar de dos semanas de vacaciones por cada 50 semanas de trabajo.