AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EJECUCION Y PRESENTACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR

JESICA JULIET GRISALES QUINTERO

SONIA LORENA AVENDAÑO MENESES
SONIA LUZ FONTECHA HERNANDEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD VIRTUAL

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

COLOMBIA

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2020

2
 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EJECUCION Y PRESENTACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

PRESENTADO A
MARIA DEL PILAR PULIDO RAMIREZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD VIRTUAL

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

COLOMBIA

2020

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 Contenido

Introducción.__________________________________________________________________3

Justificación___________________________________________________________________4

Objetivos______________________________________________________________________5

alcance y limitaciones___________________________________________________________6

INFORME FINAL_____________________________________________________________7

___________________________________________________________________________________8

Conclusiones_________________________________________________________________13

Referencias__________________________________________________________________14

Web grafía___________________________________________________________________14

anexos______________________________________________________________________15

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 I NTRODUCCIÓN .

EL presente es el informe de auditoría administrativa realizado a la empresa Colombiano

S.A, en especial de proceso de facturación para plantear soluciones y dar recomendaciones a la

junta directiva con la cual pueden iniciar un proceso de mejoramiento continuo.

Para llegar al éxito de este informe se seguirán los métodos de realización de la auditoria

expuesto en el eje 3. Este informe nos ayudara a presentar el estado actual de la empresa, para

dar las recomendaciones pertinentes y posibles soluciones, generando compromiso por todos los

agentes involucrados en el proceso de facturación.

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 J USTIFICACIÓN

La empresa colombina S.A busca conocer cuál es el estado actual del proceso de

facturación, ya que debido a errores en la facturación se han venido presentando un alza en el

índice de devoluciones lo cual afecta a los trasportadores con sus indicadores para concursos,

genera inconformidad por parte de los cliente y no les permite llegar al objetivo esperado a los

vendedores lo cual afecta directamente a la compañía y a sus indicadores de cumplimiento.

Conocer las condiciones del proceso de facturación será un factor importante para determinar

el estado en que desempeñan su labor, porque no se le puede exigir al personal si conocer

previamente que genera el inconveniente y en que radica el problema.

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 O BJETIVOS

1. Llevar a cabo el plan de auditoria que nos permita generar un informe final concreto y

claro.

2. Generar un análisis sistemático de los aspectos involucrados, haciendo posible el flujo de

la información, relevante, oportuna y veraz para disponer en el momento y lugar

adecuado para la toma de decisiones.

3. Plantear posibles soluciones para el mejoramiento de las fallas que este presentando en el
proceso de facturación.

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 ALCANCE Y LIMITACIONES

La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos

propuestos de acuerdo a los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de

la misma, y a la vez reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad.

La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa COLOMBINA

S.A. en la sede principal de Bogotá zona sur para apreciar el panorama y determinar de

manera correcta los problemas potenciales, áreas de oportunidad, así como las funciones

administrativas.

No hubo necesidad de trasladarse a otra ciudad, ya que se pudo hacer el proceso

en la oficina central que es precisamente donde prestan sus servicios diariamente por la

utilización de las nuevas tecnologías se reduce al mínimo los costó por papeleo.

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 INFORME FINAL

Anexo 1: informe final

Colombina s.a. PT No.: Plan AA 2/2

Hecho por: R.A.M

Informe auditoria administrativa Revisado por: A.M

Fecha: 25-03-19
Periodo año 2020
Auditoría realizada Colombina S.A
Va dirigida Gerente general Misiolary Pinillo Rebolledo
Periodo y alcance Marzo 2020
Se va a auditar el proceso de facturación donde se
identificaran cuáles son los aspectos que no se están
desarrollando de acuerdo a lo establecido previamente, y se
emitirán algunas sugerencias para la implementación.
Descripción de las condiciones En la parte inferior del presente cuadro encontraran un
contractuales ejemplo del contrato a implementar
Identificación de la parte El grupo auditor entregara a la gerencia unos hallazgos en
responsable cuanto a que el software de facturación utilizado por la
institución no tiene un funcionamiento óptimo, porque está
causando duplicidad de los pedidos, y en ocasiones arroja
un valor diferente al real generando pérdidas económicas
además falta capacitación para la realización de este
proceso. Se realizaron las respectivas conversaciones y se
le recomendó a los involucrados (Gerencia y personal de
ventas), estrategias que se deben implementar y tener en
cuenta para que mejore este proceso.
Los facturadores “vendedores” están colocando en práctica
todas las recomendaciones que hicimos como auditores,

9
 pero falta compromiso por parte del área de gerencia en
cuanto al apoyo con recursos económica para mejorar las
condiciones de las máquinas, como también el
mejoramiento del software de facturación y material
informático que esta área requiere.
Al no contar con los materiales y/o herramientas se
dificulta el cumplimiento de las fechas establecidas en el
cronograma.

Restricción de información y los El presente informe no tiene restricciones de información

propósitos para el que fue ya que le compete a diferentes personas y a un que va
preparado el informe
Documentación base
dirigido a el gerente general quien es la persona encargada
de la toma de decisiones, pues servir de material de estudio
a quien interese.
 Estado actual del software de facturación.
 Archivo de mejoras que se deben hacer al software
de facturación.
 Estado actual de los equipos de facturación
 Cronograma de capacitaciones de la empresa y
avance hasta el momento.
 Cuestionarios y entrevistas realizadas al equipo de
venta y a los trasportadores

Detalles de los estándares bajo La auditoría se desarrolló después de haber realizado las
los cuales se llevó acabo el respectivas reuniones con el gerente y haber aprobado el
contrato plan de auditoria; como también con el personal que
interviene en los procesos de facturación, y haber realizado
la recolección de la información requerida, mediante
conversación con los facturadores, análisis y verificación
de los procesos y por observación directa, donde se
evidencian unos hallazgos en cuanto al software de
facturación utilizado por la institución no tiene un
funcionamiento óptimo, porque está causando duplicidad
de los pedidos, y en ocasiones arroja un valor diferente al
real generando pérdidas económicas además falta
capacitación para la realización de este proceso.

Criterios Verificación documental, encuestas, entrevistas de acuerdo

a la normatividad legal.

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Desarrollo de los puntos El grupo auditor realizo un análisis
centrales
Llevar a cabo las acciones procedentes para invertir el
a
índice de devolución.

Diagnosticar las condiciones de SST del talento humano

del área de facturación.

Conocer si el software utilizado para facturar cumple con

lo exigido por la Institución.

Identificar si el proceso de auditoria se está llevando acabo

de acuerdo a como se planeó.

Buscar el material requerido para la presentación del

informe.

Conclusiones

El análisis de las áreas intervenidas, por parte del grupo

auditor nos permitió precisar los procesos y métodos que

lleva la organización. Con Esta información se logró

establecer, planear y proyectar estrategias y objetivos

dirigidos a la búsqueda del buen funcionamiento de dichas

área, desarrollando las acciones propuestas por la auditoria.

Permitiendo conocer más allá la organización, detectar los

problemas internos de esta y ofrecer un paso a paso para

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 solucionar y promover la mejoría en la organización.

Recomendaciones  Exigirle a la empresa prestadora del software que

haga más acompañamiento al sistema.

 Capacitaciones periódicas al personal de

facturación y gerencia.

 Sugerir a la gerencia la implementación del Comité

Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o que

cumplan con sus funciones.

 Indicar a la gerencia la importancia del buen

funcionamiento del área de facturación, porque

gracias a ella ingresan las ventas diarias a la

compañía.

Nombre de los integrantes  Jesica Juliet Grisales Quintero

 Sonia luz fontecha
 Sonia Lorena Avendaño
Anexos
procedimiento Resultado
especifico para recolectar diagnostico.pdf
informacion.pdf

recoleccion de
informacion.pdf

Fuente: propia

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 Ejemplos de contrato a utilizar

Anexo 2: contrato por obra labor

Contrato por obra labor

Entre los suscritos a saber: Carlos Eduardo plata Ortegón, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.

_00000000000____ expedida en la ciudad de Bogotá D.C, en su calidad de Representante Legal

de la compañía PLATA ORTEGON ASOCIADOS S.A.S con domicilio principal en el municipio de Bogotá D.C del

departamento de Bogotá y NIT 900.685.145 , legalmente constituida mediante Escritura Pública No. ______ del ____ de

________ del _____, de la Notaría _______ de la ciudad de ____________, por una parte quien en adelante se denominará el

Contratante; y por la otra parte Mariellis Lorena Martinez Rodelo , igualmente mayor de edad, identificado con la cédula de

ciudadanía No. 0.000.000.000.en su calidad de Representante Legal de la compañía XXX, con domicilio principal en la

ciudad de Bogota y NIT 0.000.000.000 , legalmente constituida mediante Escritura Pública No. ______ del ____ de

________ del _____, de la Notaría _______ de la ciudad de ____________, quien en adelante se denominará el Contratista

Independiente; hemos celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría Externa que se regirá por las

siguientes cláusulas:

PRIMERA - OBJETO: El Contratista Independiente se obliga a cumplir la labor de Auditoría Externa en la compañía Plata

Ortegón asociados S.A.S, por el año calendario de 2018, de acuerdo con lo establecido por la ley y de conformidad con la

propuesta que presentó al Contratante de fecha 12 de Septiembre del 2018, la que para el efecto de descripción de funciones se

considera incorporada al presente contrato.

SEGUNDA - DURACIÓN: El presente contrato tendrá una vigencia de tres meses, comprendido entre el 12 de septiembre

del 2018 y el 12 de Diciembre del 2018 , entendiéndose que el período sobre el cual se ejercerá el trabajo es el año calendario

comprendido entre el 14 de Septiembre de 2018 y el 10 de Diciembre del 2018 , el cual fue elegido por el órgano directivo

según consta en el Acta No. 01 correspondiente a la reunión celebrada el 10 de Septiembre del 2018.

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TERCERA. - VALOR Y FORMA DE PAGO: El Contratante reconocerá al Contratista Independiente, como precio de este

contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en la propuesta de que trata la Cláusula Primera de este documento,

honorarios por la suma de 8.000.0000 (Ocho millones de pesos mcte) , los que pagará en 6 cuotas iguales cada una por la

suma de 1.330.000 ( Millón trecientos tresinta mil pesos mcte ), en los meses de septiembre , octubre y Noviembre del año

2018 . PARÁGRAFO: Los anteriores pagos los efectuará el Contratante directamente al Contratista Independiente, en las

oficinas de aquel dentro de los 10 días siguientes a la presentación de las correspondientes factura

CUARTA. - DESIGNACIONES: Para el correcto cumplimiento de sus funciones, el Contratista Independiente designará las

personas que habrán de cumplir con las obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que

para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter

laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del Contratista

Independiente. PARÁGRAFO: Además del citado personal, el Contratante designará de su nómina los funcionarios que se

requieran para que presten su colaboración a la Auditoría Externa. Estos empleados trabajarán de tiempo completo con el

Contratista Independiente, pero sin que exista ninguna relación laboral con éste y, por ende, el pago de sus salarios,

prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del Contratante

QUINTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales derivadas del presente

Contrato, el Contratante se compromete a: a) Prestarle toda la colaboración que solicite el Contratista Independiente,

facilitándole todos los documentos o informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones; b) Asumir

todos los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como fotocopias, gastos de viaje fuera de la

ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas locales y de larga distancia, servicio de fax, etc.; c) En caso de

documentos que deban ser revisados y/o certificados por el Contratista Independiente para su posterior presentación a

entidades oficiales o particulares, el Contratante se obliga a entregar dichos documentos al Contratista Independiente con no

menos de 7 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación.

SEXTA. - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: El Contratista Independiente se obliga única y

exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al Contratante el día 12 del mes de

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Septiembre del año 2018 y que son las que corresponden a la Auditoría Externa, de acuerdo con las normas legales vigentes

en Colombia.

SÉPTIMA. - LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO: El servicio contratado por el contratante se prestará en la

ciudad de Bogotá y Cali y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se presenten circunstancias

que lo requieran.

OCTAVA. - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan como domicilio contractual el

municipio de Bogotá ubicado en el departamento de Bogotá.

NOVENA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento,

el Contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las siguientes previsiones:

a) Antes del cumplimiento del plazo inicial pactado, en cualquier momento, pagando al Contratista Independiente el precio

total acordado en la cláusula tercera de este documento; b) El aviso de terminación del contrato debe ser dado al Contratista

Independiente con no menos de 30 días calendario de anticipación a la fecha efectiva de dicha terminación.

DECIMA. - DOTACIONES Y RECURSOS: El Contratante facilitará al Contratista Independiente el espacio físico, así

como los elementos necesarios requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipo de cálculo, mesas, sillas, etc.

DECIMOPRIMERA. - AUTONOMÍA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En desarrollo del presente contrato de

Prestación de Servicios Profesionales de Auditoría Externa, el Contratista Independiente actúa como tal, realizando la labor

encomendada con libertad y autonomía técnica y directiva.

DECIMOSEGUNDA. - GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato,

serán sufragados por el Contratante.

DECIMOTERCERA. - CLAUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre las partes con ocasión del

desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres (3) árbitros, quienes seguirán el procedimiento fijado por la

Ley 1563 de 2012 y cuyo fallo será en derecho. En este evento, las notificaciones se recibirán en las siguientes direcciones: El

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Contratante, en el domicilio ubicado en la …………..del municipio de Bogotá en el departamento de Bogotá y el Contratista

Independiente, en el domicilio ubicado en la Calle 42 No 8 c 11, del municipio de Bogotá en el departamento de Bogotá.

Para constancia se firma en la ciudad de ___Bogotá _____ a los ___05___ días del mes de __Agosto____ del año

__2018____, ante testigos, en dos (2) ejemplares del mismo valor y contenido.

EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA INDEPENDIENTE

______________________ ______________________

C.C. ____________ C.C. ____________

TESTIGO TESTIGO

______________________ ______________________

C.C. ____________ C.C. ____________

Fuente: modelo de contrato individual. https://www.notinet.com.co/serverfiles/load_file_mintnt.php?archivo=2662

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 C ONCLUSIONES

La auditoría administrativa es una herramienta o producto de la necesidad de la administración

de eliminar o evaluar el desempeño de la organización. Y vislumbrar oportunidades de mejora

para convertirlas en una ventaja competitiva

La correcta aplicación de la auditoria administrativa con lleva a mejores oportunidades para la

empresa, como una ventaja competitiva para la misma

Es de vital importancia poner en práctica las recomendaciones dadas por el auditor del proceso

de facturación y el cumplimiento de las metas en las fechas establecidas, porque de ello depende

que los dineros invertiditos en la contratación no sean un detrimento del patrimonio.

Las recomendaciones hechas por el auditor deben ser tenidas en cuenta para evitar sanciones

de los entes de control como son la Contraloría General de la Republica, la Procuraduría General

de la Nación, ministerio de trabajo y la UGPP.

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 R EFERENCIAS

- Programa de saneamiento fiscal y financiero, que reposa en el archivo del HSCJ

- Manual de funciones - archivo del HSCJ

- Auditoria administrativa diagnostico

W EB GRAFÍA

- https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/DE/OT/FAQ-

RIPS.pdf.

- file:///C:/Users/equipo/Desktop/HEILER/AREANDINA/AUDITORIA

%20ADMINISTRATIVA/EJE%203/PASOS%20AUDITORIA%20EJE%203.pdf

- http://sgpwe.izt.uam.mx/files/users/uami/jrmc/Control_y_Gestion_Estrategicos_II/Presen

taciones/lect

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 ANEXOS

- Anexo 1: resultado del diagnóstico. Fuente propia

- Anexo 2: contrato por obra labor Fuente: modelo de contrato individual.

https://www.notinet.com.co/serverfiles/load_file_mintnt.php?archivo=2662

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