PRESUPUESTO BASE CERO

El presupuesto base cero es una metodología de planeación y presupuesto que

trata de reevaluar cada año todos los programas y gastos de una organización
El Presupuesto, como parte integral de la Planificación estratégica de una
empresa, es un punto crítico más del proceso de gestión. Esto nos dice que la
gestión de una empresa debe venir guiada por el Presupuesto. Cuando deseamos
llevar a cabo una reducción de Costos, debemos pensar en:

 No reducir los gastos que son claves para el futuro de la empresa.

 No reducir aquellos gastos que generan VALOR, la formación o el
Marketing

Diferencias entre el presupuesto Tradicional y el Presupuesto Base Cero:

El hecho de presupuestar, nos permite imputar recursos de manera eficiente, a

los fines más eficaces para alcanzar los objetivos de la empresa en función
de: Necesidades, Amenazas, Riesgos y Oportunidades.

1- Las Áreas de Aplicación en el sector privado, (según Peter A. Pyhr

(EEUU))   serían:

 Logística
 Recursos Humanos
 Relaciones Públicas
 Control de Producción
 Área financiera
 
Pero no es aconsejable en:

 Dpto. de Ventas
 Fabricación
 Presupuesto de Capital

La implantación en el área de los Gastos Generales es muy compleja. Por que son
difíciles de medir, por un lado y por el otro por su impacto a largo plazo.

2- Pasos para elaborar un Presupuesto de Base Cero:

 1. Elaborar Paquetes de Decisión

 2. Clasificar dichos Paquetes
 3. Asignación de Recursos

¿Cómo se elabora un Paquete de Decisión?

Un Paquete de Decisión:

                – Debe estar bien identificado

                – Responder a un propósito

                – Definir las actividades que necesitamos para alcanzar los objetivos

                – Alternativas (y sus costes) para alcanzar los mismos objetivos

                – Ventajas /inconvenientes de continuar con esa actividad.

                – Pérdidas si se abandonase

                – Presentación del Presupuesto (Para cada paquete)

                – Reuniones para evaluar los costes frente a los beneficios

Las Reuniones son la base para la Elaboración de Paquetes de decisión:

                – ¿Cuánto gastamos ahora?

                – ¿Qué conseguimos con ese gasto?

                – Previsión de gastos para el próximo ejercicio

                – ¿Qué obtendremos a cambio?

                – ¿Podríamos hacerlo mejor, más económico, más fácil y más rápido?

                – ¿Debemos incrementar o reducir los gastos en esta unidad?

                – ¿Podemos abandonar alguna unidad sin perder Valor?

                – ¿Hay algo más que se pueda hacer?

                ¿Qué es?

                ¿Cuánto nos costará?
                ¿Qué rentabilidad nos aportará?

Ejemplo de un paquete de Decisión:

¿Cómo se clasifican los Paquetes de Decisión?

           1. – El responsable se encarga de clasificar todas sus unidades

               2. – El responsable superior recurre a dirección participativa para

clasificarlas

            3. – Se pueden fijar criterios y que sea un comité el que clasifique

En todo caso, los criterios siempre estarán alineados en función de los Objetivos
estratégicos de la empresa.

Asignación de los Recursos

Una vez clasificados los paquetes de decisión, se procede a asignar los Recursos.

En conclusión el presupuesto base cero está dirigido a definir unidades decisorias

y asignar el presupuesto correspondiente. Este presupuesto exige la búsqueda de
diferentes alternativas para realizar las mismas actividades, no basta haber
decidido un objetivo, una meta y haber listado las actividades para realizarlas, sino
que es necesario buscar y descubrir diversas proposiciones para alcanzar esa
misma meta, de manera que se tenga un conjunto de presupuestos para un
mismo objetivo, de los cuales tomar partido por aquel que resulte más benéfico a
los objetivos financieros de la organización.

EJEMPLO DE PRESUPUESTO BASE CERO 

      Para realizar un Presupuesto de Base Cero ya sea de toda la Organización o de área

especifica el primer paso que se debe hacer es un Paquete de Decisión el cual es un
documento que identifica y describe una función o una actividad específica en tal forma
que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades que
compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias
de no ejecutar esa función, a continuación se muestra un formato para la estructuración
de los paquetes de decisión. 

La información que debe contener el formato para la estructuración de los paquetes de

decisión es: 

    • Nombre del paquete.- Nombre descriptivo de la función o actividad. Si hay varios
niveles de esfuerzo que se recomiendan el nombre debe aparecer así: (1 de n) (2 de n), (3
de n) para identificar el nivel de esfuerzo que representa el paquete.

     • División, Departamento.- Nombre de la División y/ o Departamento (abreviado de ser

posible). 

    • Clasificación.- En orden descendente de importancia ( el paquete clasificado con el No.

1 es más importante que el paquete No. 2) 

    • Propósito.- Describir la finalidad de este paquete con respecto al problema que se
quiere prestar con el mismo (metas, objetivos). 

    • Descripción de las actividades (operaciones).- Describir los métodos, acciones u

operaciones necesarios para elaborar el paquete (qué se hará, cómo se hará) 

    • Logros y beneficios.- Identificar los resultados tangibles que se lograrán mediante la
elaboración del paquete, haciendo énfasis en los resultados cuantitativos. En los logros
debe determinarse la forma en que se cumplen parcial o totalmente las finalidades o se
resuelve al problema y debe destacar cualquier aumento en la eficacia o la efectividad.
 

    • Medición (evaluación cuantitativa del paquete).- Proporcionar medidas cuantitativas

significativas para ayudar a los gerentes a evaluar el paquete y la efectividad de su
desarrollo. Incluir efectividad de costos, razones, costo unitario, tendencias en los
problemas, medidas de la carga de trabajo que conforme a su diseño el paquete ayudará a
lograr o efectuar. 

    • Recursos requeridos, costo del paquete ( en miles de pesos). 

         • Gastos Brutos.- Costo total para dicha actividad 

         • Gastos netos.- Gastos netos menos cargos 

         • Personal.- Número de empleados asalariados o por hora que se requieran. 

         • Gastos y personal año anterior/año en curso.- gastos reales del año anterior y
personal remunerado a finales del año; gastos proyectados para este año y personal
remunerado a finales del año. 

         • % Próximo año/año en curso.- Porcentaje de gastos y personal para el próximo año
en comparación con los gastos y personal para este; se calcula dividiendo las cantidades
para el próximo año entre las cantidades para este año. 

    • Alternativas y consecuencias de no aprobar un paquete. 

    • Decisión. 

    • Fecha de preparación. 

Pasos para elaboración del presupuesto base cero 

    • 1.-Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de
la empresa en paquetes de decisión 

    • Medición: Se hará una inversión en mejoramiento de las técnicas de selección que
tendrá un costo de $230,000 para obtener un beneficio que será el incremento en las
ventas del producto A ya que previamente se hizo un análisis del déficit de ventas de este
y se llegó a la conclusión de que el problema era la MDO del producto afectada por la falta
de capacidad de los obreros, se espera tener un incremento de ventas del 8%.
    • Recursos Requeridos: 

      Gastos Brutos.- $230,000

      Gastos netos.- $230,000 – 21,000= $209,000

     Personal.- 2 empleados para dicha actividad con un sueldo de $10,000 mas bono de
productividad por año 

    • Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete: 

En caso que el paquete requerido no sea aceptado existe la alternativa de contratar un

outsourcing que se encargue del reclutamiento del personal así como de las técnicas, las
consecuencias de la no aprobación son continuar con la disminución de la venta del
producto A y el aumento en los costos de servicio al cliente por fallas en el producto así
como perder el prestigio de la empresa y por consecuencia de los clientes. 

    • Decisión 

Se acepta el paquete de mejoramiento de Técnicas de reclutamiento tomando en cuenta

que es una inversión para mejoramiento de la empresa y así obtener mejores resultados
como ganancias y disminución de costos de producto. Se toma en cuenta que este gasto
no altera el precio del producto de A ya que el presupuesto para este paquete se obtuvo
de la reserva para contingencias.

 Paso 2 para la elaboración del Presupuesto Base Cero 

Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio de costo-
beneficios o en forma subjetiva. En este punto se toman todos los paquetes de decisión de
las diferentes áreas de la empresa se evalúa que sean realmente los costos para no tener
gastos de más y se les da una categoría dependiendo su importancia dentro de la
organización. 

      Paso 3 para la elaboración del Presupuesto Base Cero 

Asignación de los recursos conforme a los dos puntos anteriores: Ya que se identificaron,
analizaron, evaluaron, categorizaron los paquetes de decisión para las diferentes aéreas
de la empresa y se analizaron los costos que se requieren para este se le asignan los
recursos a cada departamento y se esperan analizaran los resultados obtenidos durante el
ciclo.

PRESUPUESTO BASE CERO

Realizado Por:

Largacha Elizabeth (0550760)

Mendoza Mosquera Sandra Mileisy (0851089)

Ortiz Aragón Martha Lucia (0450681)

Entregado a:

LUIS AUGUSTO QUIÑONEZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE, SEDE PACÍFICO

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

BUENAVENTURA – VALLE DEL CAUCA

2016.