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Introduccin
Concepto y definicin
Esta tcnica es de aplicacin inmediata, sobre todo en las empresas en las que la
proporcin de costos indirectos al producto es mayor que la de los costos directos
con respecto al total de costos. Se basa en varias tcnicas de la administracin y
de la contabilidad administrativa modernas, como la administracin por objetivos,
Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para
instrumentar los programas, se selecciona la opcin que permite obtener los
resultados deseados.
Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin de que cada
gerente evale y analice la necesidad de cada funcin, as como los mtodos
alternativos para desempear esa funcin.
Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las
operaciones para valorar las alternativas y comunicar su anlisis y
recomendaciones a la alta direccin, a fin de que las revisen y examinen al
determinar las asignaciones del presupuesto.
Etapas
El proceso de elaboracin del Presupuesto Base Cero, consta de las
siguientes cinco etapas:
1
Identificacin de objetivos
El primer paso en la elaboracin del Presupuesto Base Cero, es el establecimiento
de los objetivos que los gestores de todos los niveles debern alcanzar, siendo
stos declaraciones explcitas de resultados a lograr. En este sentido, es
necesaria la definicin tanto de objetivos a largo como a corto plazo.
Adicionalmente, se deben establecer indicadores clave para medir la consecucin
de resultados.
Identificacin de unidades de decisin
Se deben establecer unidades de decisin a un nivel que no sea excesivamente
bajo, como para no ocultar informacin a los gestores de ms alto nivel, ni un nivel
excesivamente alto, que genere una carga excesiva de trabajo burocrtico.
Preparacin de paquetes de decisin
Los paquetes de decisin quedan definidos como aquellos documentos
justificativos que incluyen la informacin necesaria para que los gestores puedan
emitir juicios sobre los niveles de programas o actividades y los recursos
necesarios. Esta informacin incluye los objetivos que se pretender conseguir, los
medios alternativos para alcanzarlos, la identificacin de diferentes niveles de
financiacin, actividad o gestin, las ventajas que presenta cada programa y las
consecuencias en caso de no llevarlos a cabo. Asimismo, los paquetes de
decisin, tambin pueden ser definidos como documento que identifica una
actividad o una operacin de forma concreta, de modo tal que permita una
evaluacin y comparacin con otras actividades por parte de sus responsables.
Paquetes de decisin
a) Metas y objetivos
b) Consecuencias de no aprobar la actividad
c) Medida de rendimiento
d) Otros posibles recursos de accin
e) Costos y beneficios
Propsito:
Descripcin de las Actividades:
Logros y Beneficios:
Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete):
Recursos requeridos:
Alternativas y consecuencias de no aprobar el
paquete:
Decisin:
Fecha de preparacin:
A quines se presentan?
Segn lo especifiquen los niveles superiores de la gerencia, incluyendo al superior
inmediato dela organizacin y al director de la divisin.
Integracin de los paquetes de decisin
Los Paquetes de Decisin son formados a nivel bsico por los gerentes
departamentales, puesto que ellos son los que estn en contacto directo con las
actividades, lo cual estimula su inters y participacin en el estudio y seleccin de
alternativas, siendo ellos los responsables del presupuesto aprobado.
El proceso de formulacin de los paquetes, se inicia con la identificacin que
realiza cada gerente departamental de las actividades vigentes de su rea,
calculando su costo, abstenindose de involucrar alternativas o incrementos.
Tomando como base las operaciones de este paquete de decisin, preliminares, el
gerente departamental analiza sus planes para el ao siguiente, ayudado de las
suposiciones formales que ha emitido su alta gerencia (Administrador en Jefe)
relativas a niveles de actividad, aumentos de sueldos y salarios, prestaciones al
personal, polticas de desarrollo y otros aspectos semejantes. Estas suposiciones
formales son necesarias para los gerentes departamentales en virtud de que les
permite:
Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el
presupuesto siguiente.
Planear y establecer las actividades para el siguiente perodo.
gastos. Esto es
Sin embargo, s puede adaptarse a todos los dems gastos en que se incurre por
los servicios que se proporcionan para ayudar a la produccin tales como:
mantenimiento, supervisin, planeacin de la produccin, ingeniera industrial,
control de calidad, etctera, y adems de otras actividades de servicio que
representan gastos generales a niveles departamental, de divisin, o corporativo y
todas
las
unidades
participan
en
el
proceso
de
elaboracin
Desventajas
La dificultad de implementarlo, debido a que su plano terico es brillante,
mientras que su realizacin emprica requiere de un desarrollo ms profundo
Indicios financieros
El indicio ms evidente sobre la necesidad de poner en prctica un sistema nuevo
de presupuestacin es de carcter financiero, como puede ser la cualidad cclica
de un negocio. Las necesidades financieras pueden ponerse de manifiesto
simplemente en las presiones de utilidades en cambios y combinaciones de
negocios o en costos que no son comparables con los de unidades similares de la
compaa. Cabe sealar, en este punto, que el sistema de base cero puede dar
buenos resultados cuando se le emplea en el tratamiento de crisis financieras
pero es por lo menos igualmente efectivo para prevenir problemas de esta
naturaleza.
Por ltimo, en los indicios a nivel de gerencia general, pueden generar asuntos de
control y asignacin de costos cuestiones sobre los procesos de toma de
decisiones, y la posibilidad de que la gerencia general no dedique la atencin
suficiente a la buena planeacin, aparte de que no asignen eficientemente los
recursos, y que no ubiquen bien las actividades de mayor prioridad.
Segn
Paul
J.
Stonich,
hay ciertas
condiciones,
en
situaciones tanto
Tradicional
Principia en la base existente
Base Cero
Principia con el programa en
blanco
Examina los beneficios-costos Examina
de nuevas
Actividades
Principia
con
los
beneficios-
monetarias
objetivos
No examina nuevas formas de Examina
operar como
explcitamente
enfoques nuevos
varios niveles de
dejar
servicio y costo
Conclusiones
-
decisiones de gasto.
Cada vez que se presupuesta se trata de partir desde cero cada ao, para
poder justificar todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el
cada objetivo.
La aplicacin estricta y sin planificacin absorbe una enorme cantidad de
recursos (tiempo y dinero).
Bibliografa
base-cero.htm
http://portal.uned.es/pls/portal/docs/PAGE/UNED_MAIN/LAUNIVERSIDAD/
UBICACIONES/05/DOCENTE/JOSE_ANTONIO_MARTINEZ_ALVAREZ/PR
ESUPUESTO%20BASE%20CERO%20DE%20BAREA%20Y%20MART
%C3%8DNEZ.PDF
http://www.cefp.gob.mx/intr/edocumentos/pdf/cefp/cefp0232005.pdf
http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec9.htm
http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/base_cero.html
http://biblio3.url.edu.gt/Libros/tec_pre/9.pdf
http://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto_base_cero