¿Qué es presupuesto base cero?

Es una metodología de planeación que consiste en revaluar cada uno de los programas

y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se elabora como si fuera la primera operación de

la empresa. Se emplea el término de planeación ya que en su elaboración se establecen

programas, se fijan metas, objetivos, y se toman decisiones relativas a la política básica de la

organización, se analizan en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para

implantar un programa, se seleccionan las alternativas que permiten obtener los resultados

deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes.

Historia del presupuesto base cero

Su nacimiento se da en 1970, cuando su creador Peter Pyhrr lo introdujo en la

empresa norteamericana Texas Instruments Inc. Ante el éxito del sistema, se extendió a otras

grandes empresas como Westinhouse, Boeing o AT&T. En 1971, el entonces gobernador de

Estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este

sistema presupuestario en la Administración del Estado. En 1977 cuando Carter fue elegido

presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la

Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979.

El germen del presupuesto base cero fue según el presidente Carter, el denominado

síndrome presupuestario, un sistema de elaboración de presupuestos que en el ambiente

inflacionista de los años setenta, conllevaba una presión de los presupuestos de las empresas

que generaba decisiones de recortes, de gastos poco motivados y que incurría en graves

errores de gestión.
 Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios

denominados de planificación por programas, conocido por sus iniciales en inglés PPBS

(Planning Programing Budgeting System), introducido en la Administración norteamericana

en los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.

Características del presupuesto base cero

 Enfoca la atención hacia el capital necesario para los programas en lugar de enfocarse

hacia el porcentaje de aumento o reducción del año anterior.

 Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar los

procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos financieros

de manera eficiente y eficaz.

 El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado totalmente y

en detalle, comprobar porqué se debe gastar, ayuda a la toma de decisiones, y a la

asignación de recursos.

 Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar sus

actividades y alternativas a los niveles superiores.

 Cada gerente debe preparar un “paquete de decisión” de cada actividad u operación, el

cual debe incluir un análisis de costos, propósitos, alternativas, evaluación de

resultados, consecuencias de la no adopción del paquete y beneficios obtenidos.

 Se analizan a detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para

instrumentar los programas, se selecciona la opción que permite obtener los resultados

deseados.

 Se realiza un estudio comparativo de costo-beneficio entre las diferentes alternativas

existentes, para cumplir con las actividades.

 Este método se puede adaptar a cualquier organización, tanto para la industria como

para el gobierno.
Elementos del presupuesto base cero

Los elementos principales del presupuesto base cero son:

 Identificación de los objetivos. El punto de partida lo constituye la definición de los

objetivos que se quieren alcanzar, tanto en el corto como en el largo plazo.

 Identificación de las unidades de decisión. Están constituidas por las unidades

operativas de las actividades consideradas en los presupuestos y que solicitan recursos

para el desempeño de sus funciones.

 Preparación de paquetes de decisiones. Son aquellos documentos justificativos en los

que se expone la necesidad de abordar una determinada actividad, explicitando los

objetivos a alcanzar con el desarrollo de la misma, las ventajas que presenta, así como

los recursos personales y económicos necesarios.

 Ordenación de los paquetes de decisión. Los paquetes de decisión han de ser

ordenados y clasificados a fin de que el gestor superior pueda revisar y validarlos.

Este proceso se integra verticalmente a niveles directivos superiores, que

seleccionarán los programas prioritarios.

 Revisión final por la alta dirección. El nivel directivo de mayor rango decidirá sobre

la idoneidad de su implantación y su correspondiente inclusión en los presupuestos.

Paquetes de decisión

Es un documento que identifica y describe una función o una actividad específica de

tal forma que la dirección pueda evaluarlo y clasificarlo en comparación con otras actividades

que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no, incluyendo las consecuencias

de no ejecutar esa función.

 Requiere de un análisis detallado de las funciones incluyendo alternativas, tendencias

de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad del trabajo para decidir

sobre su aprobación o rechazo.

Ejemplo

 Nombre del paquete:

Paquete para el mejoramiento de las técnicas y reclutamiento para selección de personal

 División, Departamento:

Recursos humanos

 Propósito:

Garantizar personal capacitado para la producción de los productos de la empresa,

alcanzando las metas establecidas para satisfacer la demanda de los clientes.

 Descripción de las actividades (operaciones):

Se desarrollará un proceso de investigación y capacitación de los reclutadores, para la

aplicación de métodos modernos que garanticen una contratación basada en competencias

laborales, para la reducción de costos dentro de la organización, así como la obtención de

mejores resultados en las labores que los colaboradores realizan en su jornada laboral.

 Logros y beneficios:

Se espera obtener productos con una mejor calidad, así como el aumento de la producción

debido a la experiencia y competencias laborales que el nuevo personal introduzca a la

empresa, aumentando las ganancias por medio de un mayor volumen de venta.

  Medición:

Se hará una inversión en mejoramiento de las técnicas de selección que tendrá un costo de

Q.240.000.00 para obtener un beneficio que será el incremento en las ventas del producto A,

ya que previamente se hizo un análisis del déficit de ventas de este y se llegó a la conclusión

de que el problema era el pedido permanente del producto afectado por la falta de capacidad

de los obreros, se espera tener un incremento de ventas del 8%.

 Recursos requeridos:

Gastos Brutos: Q.24.000

Gastos Netos: Q.230.000 – Q.210.000 = Q.240.000

Personal: 2 empleados para dicha actividad con un sueldo de Q.2.500 más bono de

productividad por año.

 Alternativa y consecuencias de no aprobar el paquete:

En caso de que el paquete requerido no sea aceptado existe la alternativa de contratar un

outsourcing que se encargue del reclutamiento de personal, así como de las técnicas, las

consecuencias de la no aprobación son continuar con la disminución de la venta del producto

A y el aumento de los costos de servicio al cliente por fallas en el producto, así como perder

el prestigio de la empresa y por consecuencia de los clientes.

 Decisión:

Se acepta el paquete de mejoramiento de técnicas de reclutamiento tomando en cuenta que es

una inversión para el mejoramiento de la empresa y así obtener mejores resultados como

ganancias y disminución de costos del producto. Se toma en cuenta que este gasto no altera el

precio del producto ya que el presupuesto para ese paquete se obtuvo de la reserva para

contingencias.
 Bibliografía

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