PLANEACIÒN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PRYECTO DE AULA EJE 2 - GRUPO 711

INTEGRANTES:

YUDY GIRON OBREGON

YASIRA MANJARREZ MOLINA

TUTOR
WILLIAM MENDOZA GALVIS
 

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

AÑO 2020
 INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa cumple un papel fundamental dentro de cualquier

organización, ella nos permite realizar un proceso evaluativo de la gestión administrativa,
para el correcto funcionamiento de sus áreas, corrigiendo posibles errores dentro de las
mismas y lograr el aprovechamiento de recursos.

El presente trabajo es realizado con el fin de poner en práctica los conceptos vistos
en los ejes uno y dos de la materia Auditoria administrativa, dichos conceptos son aplicados
a la empresa Aza Ingeniería Ltda a la cual se le aplicará un proyecto de auditoría
administrativa enfocado a corregir posibles fallas que presente en sus áreas teniendo en
cuenta el paso a paso que debemos tener en cuenta para lograrlo de manera correcta y
eficaz, logrando así los mejores resultados a favor de la compañía.
 Auditoria Aza Ingeniería Ltda.

Aza Ingeniería Ltda es una pequeña empresa dedicada al mantenimiento de

maquinaria pesada y equipo como consta en su RUT, organización con domicilio en la
ciudad de Mosquera C/marca, en la Cra., 3 Este No. 15 – 63, constituida en el año 2007 y
cuyas operaciones se realizan en su mayoría en la ciudad de Bogotá D.C., para lo que la
misma dispone de una bodega donde realiza actividades de mantenimiento. Así mismo, la
organización atiende sus clientes a nivel nacional. Por su tamaño y estilo de dirección
practicado por su propietario, Aza Ingeniería, no cuenta con ningún tipo de plan estratégico
o estructuras de trabajo que sean acordes a las necesidades de las organizaciones y/o le
permitan seguir unas directrices que lleven a la misma a crecer dentro del mercado.

En la actualidad la mayoría de organizaciones estructuradas, diseñan un plan

estratégico que les permite crear una ruta hacia una meta global, propuesta por la dirección,
esto hace que sea más exigente con sus proveedores para que sus productos sean de mejor
calidad, situación que no ha sido ajena para Aza Ing., tecnificar sus procesos y
procedimientos, capacitar al personal; el concepto de la dirección acerca de la inversión en
personal administrativo idóneo y calificado a tenido que cambiar drásticamente por la
naturaleza de los clientes externos de la empresa, obligando a la misma a realizar dicha
inversión,y, dar inicio a lo que se pretende en un futuro cercano sea un plan estratégico
debidamente estructurado.

La empresa se especializa en motores Diesel marca DEUTZ, equipos de

procedencia alemana que cuenta con gran posicionamiento en el mercado de la maquinaria
y equipo por su eficiencia, en especial por ser motores con versiones en refrigeración por
aire y por aceite, esto no quiere decir que no se atienden otro tipo de marcas y equipos, en
general se atiende todo y se importan las partes de los equipos con menos representación en
el mercado, factor clave de la organización, pues de dicha actividad se generan gran parte
de las ventas de la misma.

Para esto se utilizan aliados estratégicos en maquinaria, equipo y transportes de mercancías.

Área Aspectos a considerar Descripción

● Posición ante la ● Este aspecto no es tenido en cuenta por la

Gestión competencia dirección de la compañía
global ● Estructura ● La organización está estructurada de
organizacional forma lineal y clásica con un único
● Balance social gerente general, un asistente
● Proceso de administrativo y contable y, el personal
dirección operativo Máx. 3 personas, un Staff que
estratégica es el contador, asesor SISO y los
● Cargos contratistas del área de taller
directivos ● El balance social es muy bajo, aunque en
los últimos dos periodos ha sido
necesarios capacitar al personal en SST
● No posee proceso de dirección
estratégica, está el lineal y clásico pero
sin metas u objetivos
● Un único cargo directivo desempeñado
por el gerente general las demás personas
se encuentran al mismo nivel
 ● Capital de trabajo ● La empresa cuenta con unos activos del
Lo ● Inversiones orden de $70.000.000 COP en bancos,
financiero ● Planeación Inventarios por $200.000.000 COP,
financiera Maquinaria y Equipo por $350.000.000
COP y Cartera por $150.000.000 COP,
para un total aproximado de $770.000.000
COP
● No realiza ningún tipo de inversiones
● No existe planeación financiera, la
dirección ejecuta sus presupuestos a su
criterio

● Estrategia ● No cuenta con ningún tipo de estrategia

Lo comercial comercial, el gerente y propietario atiende
comercial ● Oferta directamente a todos los clientes
● Distribución ● Se realiza directamente con las empresas o
● Precios personas interesadas en los servicios, por
● Publicidad recomendaciones directas o referidos, por el
● Ventas reconocimiento que tiene el propietario de la
organización
● No cuenta con canales de distribución o
venta, todo lo realiza el gerente general
● No cuenta con ningún tipo de estrategia
publicitaria, se trabaja con el voz a voz,
referidos y tarjetería
● Ventas de forma directa con el gerente
general, por voz a voz o referidos, no cuenta
con fuerza de ventas

● Diseño ● En el último periodo se realizó una

La productivo considerable inversión para la construcción de
producción ● Programación un cuarto para armado de partes que evita
● Control de polución del ambiente y la organización de
calidad una línea de trabajo
● Inventarios ● Los servicios fuera de la ciudad son
● Productividad programados por el asistente administrativo,
as actividades en el taller o dentro de la ciudad
de Bogotá D.C., son programados y
 controladas por el gerente general
● Control de calidad a cargo del gerente general,
no existen procesos de control estándar
● Inventario controlados por el asistente
administrativo, no se cuenta con software, esto
se realiza mediante una base de datos en
Access
● Debido a su único organismo de control, no se
lleva a cabo registro de productividad alguno.

● Motivación ● No existe plan motivacional alguno, se

Talento ● Productividad coacciona al trabajador con el no pago
humano ● Ambiente oportuno de los salarios
laboral ● No se mide ni se promueve la productividad
● Incentivos ● Ambiente laboral negativo, en constante
● Políticas de conflicto
selección y ● Sin plan de incentivos
promoción ● Para la selección solo se tienen en cuenta
● Diseño de referidos, no existe plan de selección de
cargos y tareas personal, no existe promoción alguna a
ningún cargo pues todos los colaboradores
están al mismo nivel
● No hay diseño de cargos o tareas alguna por
parte de la dirección, las mejoras realizadas
han sido generada por iniciativa de los
colaboradores

● Proyectos y ● No existen ni proyectos ni programas

Gestión de lo programas dirigidos a la organización, las mejoras
administrativo ● Procesamiento son los estatutos obligatorios de las
de información normas colombianas y demás exigencias
● Procedimientos de macro entorno
de liderazgo y ● La información administrativa es
administración, procesada en su totalidad por el asistente
así como administrativo
esquemas de ● Dirección lineal y clásica, control único
control interno y directo por parte del gerente general
Objetivo

Evaluar el comportamiento organizacional en relación con los estándares

preestablecidos en lo que refiere a la organización, control, servicio, calidad y

productividad, generar un completo análisis de la información, entregar las propuestas de

mejoramiento y ayudar a la organización a entender su situación actual, sus metas y

objetivos a futuro.

Analizar y revisar los errores frecuentes del proceso. Desarrollando así habilidades

y destrezas para planear una auditoria con enfoque evaluativo, llevando a cabo una

auditoría de calidad pretendiendo conocer qué se está haciendo en la empresa y de qué

modo y compararlo con qué se tiene que hacer y de qué modo.

Conocimiento del cliente

● Actividad económica principal 3312 Mantenimiento y reparación especializado de

maquinaria y equipo

● Actividades económicas secundarias 4530 Comercio de partes, piezas (autopartes)

y accesorios (lujos) para vehículos automotores y 4520 Mantenimiento y reparación

de vehículos automotores

● Única Gerencia General como órgano de dirección y control, representación legal a

cargo del mismo

● Capital compuesto por de $70.000.000 COP en bancos, Inventarios por

$200.000.000 COP, Maquinaria y Equipo por $350.000.000 COP, para un total

aproximado de $620.000.000 COP

● Bodega ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., en la avenida calle 13 No. 72 – 35,

barrio Visión Colombia, con un área de 432 metros cuadrados con una área de

bodega ubicada en un contenedor adaptado para el servicio de 24 metros cuadrados,

área de parqueaderos de 35 metros cuadrados, cuarto de herramientas de 12 metros

cuadrados, cuarto de armado de piezas de 32 metros cuadrados oficina única de 24

metros cuadrados con baño, área de almacenaje de partes de 16 metros cuadrados, el

resto de espacio libre es usado para la recepción de la maquinaria y equipo a

intervenir.

● La empresa no cuenta con canales de distribución, la comercialización de los

servicios o partes está a cargo del gerente general quien atiende directa y

personalmente a todos los clientes (reales y potenciales), encargándose este mismo

de la entrega y distribución de partes e insumos y de la ejecución de la mayoría de

las labores de mantenimiento contratadas.

● El inventario está compuesto en su mayoría de partes sobrantes, reman facturadas o

sobrantes de las actividades de mantenimiento realizadas en la organización a través

del tiempo. Otra porción del inventario está compuesta por refacciones de alta

rotación que deben ser importados desde Alemania para los motores de la

especialidad, en esta área se encuentran todos los componentes como, pistones,

anillos, camisas bielas, empaquetaduras, válvulas, etc., y accesorios como

arranques, alternadores, turbos cargadores, etc. En este inventario también se

encuentran insumos para la ejecución de labores como kit de derrames, Wypall,

aceites, valvulinas, refrigerantes, cintas, elementos de protección personal entre

otros.
 ● Aunque la cartera asciende al orden de los $ 150.000.000 COP, eta está compuesta

en un 85% de un contrato con una empresa ficticia interestatal de la cual la

organización fue víctima por el delito de estafa, el 15% restante corresponde a

ventas a clientes en mala situación económica actual.

Disposiciones legales

Estos son algunas de las disposiciones legales que debe tener en cuenta Aza Ingeniería

Ltda., para el cumplimiento de los estándares establecidos en Colombia para este tipo de

actividad económica.

● Decreto 1443 de 2014

● NTC 5771 Gestión de Servicio para Talleres de mecánica Automotriz.

● Ministerio de Trabajo, Resolución 02400 de 1979 expedida por el Ministerio de

Trabajo y Seguridad Social, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre

vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

● Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Resolución 1362 de

2007, por la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para el Registro de

Generadores de Residuos o Desechos Peligrosos.

● Secretaria Distrital de Ambiente, Resolución 3956 del 19 de junio de 2009 Por la

cual se establece la norma técnica, para el control y manejo de los vertimientos

realizados al recurso hídrico en el Distrito Capital.

● Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501

PROCESO DE AUDITORIA
 Grupo responsable
Yasira Manjarrez Molina

Áreas a intervenir

Estrategia comercial
financiera

● Fases del proceso de auditor

1.Inicio de la auditoria
2.Revisión de la documentación
3.Preparación de las actividades de la auditoria en sitio
4.realizacion de las actividades
5.preparacion, aprobación y distribución del informe de auditoria
6.finalizacion de la auditoria
7.realizacion de las actividades de seguimiento de auditoria

Diagrama de proceso

INICIO DE LA AUDITORIA
Confirmar el acuerdo de todos los participantes sobre el plan de
auditoria.
documentos
Presentar al equipo auditor y sus roles.
Asegurar la planeación.

Revisión de la documentación
Revisión de la documentación, los registros de la gestión del
área.
Determinar la conformidad del sistema con los criterios de
auditoria, sobre la base de la documentación que esté disponible.
Preparación de las actividades de la auditoria en sito
Preparación del plan de auditoria
Preparación de las tareas del equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo