PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DUVAN ESTEBAN BUSTOS LUGO

YULAIDI YULIANA RAMIREZ ROJAS

JERSON ANDRES CASTRO ALDANA

MARIA VICTORIA GARAY PENAGOS

SEPTIEMBRE 2019

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C
 TABLA DE CONTENIDO

Auditoria Aza Ingeniería Ltda.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3

Auditoria Aza Ingeniería Ltda…………………………………………………………………… 4

Objetivo ……………………………………………………………………………………………...8

Conocimiento del cliente

………………………………………………………………………………………………………… 8

Disposiciones legales ……………………………………………………………………………. 9

PROGRAMA DE TRABAJO ……………………………………………………………………. 10

RESPONSABLES
………………………………………………………………………………...10

AREAS DE INTERVENCION …………………………………………………………………....

10

PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO (actividades, procedimiento específico para captar y

examinar la información).
………………………………………………………………………..11

ORDEN SECUENCIAL (fases. pasos u orden secuencial para llevar a cabo el proceso)
…………………………………………………………………………………………………………1
1

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES …………………………………………………………... 12

DIAGRAMA DE PROCESO O FLUJO………………………………………………………….. 12

 INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa cumple un papel fundamental dentro de cualquier organización,

ella nos permite realizar un proceso evaluativo de la gestión administrativa, para el correcto

funcionamiento de sus áreas, corrigiendo posibles errores dentro de las mismas y lograr el

aprovechamiento de recursos

El presente trabajo es realizado con el fin de poner en práctica los conceptos vistos en los ejes

uno y dos de la materia Auditoria administrativa, dichos conceptos son aplicados a la empresa

Aza Ingeniería Ltda a la cual se le aplicará un proyecto de auditoría administrativa enfocado

a corregir posibles fallas que presente en sus áreas teniendo en cuenta los paso a paso que

debemos tener en cuenta para lograrlo de manera correcta y eficaz, logrando así los mejores

resultados a favor de la compañía.

 Auditoria Aza Ingeniería Ltda.

Aza Ingeniería Ltda es una pequeña empresa dedicada al mantenimiento de maquinaria

pesada y equipo como consta en su RUT, organización con domicilio en la ciudad de Mosquera

C/marca, en la Cra., 3 Este No. 15 – 63, constituida en el año 2007 y cuyas operaciones se

realizan en su mayoría en la ciudad de Bogotá D.C., para lo que la misma dispone de una

bodega donde realiza actividades de mantenimiento. Así mismo, la organización atiende sus

clientes a nivel nacional. Por su tamaño y estilo de dirección practicado por su propietario, Aza

Ingeniería, no cuenta con ningún tipo de plan estratégico o estructuras de trabajo que sean

acordes a las necesidades de las organizaciones y/o le permitan seguir unas directrices que

lleven a la misma a crecer dentro del mercado.

En la actualidad la mayoría de organizaciones estructuradas, diseñan un plan estratégico que

les permite crear una ruta hacia una meta global, propuesta por la dirección, esto hace que sea

más exigente con sus proveedores para que sus productos sean de mejor calidad, situación que

no ha sido ajena para Aza Ing., tecnificar sus procesos y procedimientos, capacitar al personal;

el concepto de la dirección acerca de la inversión en personal administrativo idóneo y calificado

a tenido que cambiar drásticamente por la naturaleza de los clientes externos de la empresa,

obligando a la misma a realizar dicha inversión,y, dar inicio a lo que se pretende en un futuro

cercano sea un plan estratégico debidamente estructurado.

La empresa se especializa en motores Diesel marca DEUTZ, equipos de procedencia alemana

que cuenta con gran posicionamiento en el mercado de la maquinaria y equipo por su eficiencia,

en especial por ser motores con versiones en refrigeración por aire y por aceite, esto no quiere

decir que no se atienden otro tipo de marcas y equipos, en general se atiende todo y se importan

las partes de los equipos con menos representación en el mercado, factor clave de la

organización, pues de dicha actividad se generan gran parte de las ventas de la misma.
Para esto se utilizan aliados estratégicos en maquinaria, equipo y transportes de mercancías.

Área Aspectos a considerar Descripción

● Posición ante la ● Este aspecto no es tenido en cuenta por la

Gestión competencia dirección de la compañía
global ● Estructura ● La organización está estructurada de
organizacional forma lineal y clásica con un único
● Balance social gerente general, un asistente
● Proceso de administrativo y contable y, el personal
dirección operativo Máx. 3 personas, un Staff que
estratégica es el contador, asesor SISO y los
● Cargos contratistas del área de taller
directivos ● El balance social es muy bajo, aunque en
los últimos dos periodos ha sido
necesarios capacitar al personal en SST
● No posee proceso de dirección
estratégica, está el lineal y clásico pero
sin metas u objetivos
● Un único cargo directivo desempeñado
por el gerente general las demás personas
se encuentran al mismo nivel

● Capital de trabajo ● La empresa cuenta con unos activos del

Lo ● Inversiones orden de $70.000.000 COP en bancos,
financiero ● Planeación Inventarios por $200.000.000 COP,
financiera Maquinaria y Equipo por $350.000.000
COP y Cartera por $150.000.000 COP,
para un total aproximado de $770.000.000
COP
● No realiza ningún tipo de inversiones
● No existe planeación financiera, la
dirección ejecuta sus presupuestos a su
criterio
 ● Estrategia ● No cuenta con ningún tipo de estrategia
Lo comercial comercial, el gerente y propietario atiende
comercial ● Oferta directamente a todos los clientes
● Distribución ● Se realiza directamente con las empresas o
● Precios personas interesadas en los servicios, por
● Publicidad recomendaciones directas o referidos, por el
● Ventas reconocimiento que tiene el propietario de la
organización
● No cuenta con canales de distribución o
venta, todo lo realiza el gerente general
● No cuenta con ningún tipo de estrategia
publicitaria, se trabaja con el voz a voz,
referidos y tarjetería
● Ventas de forma directa con el gerente
general, por voz a voz o referidos, no cuenta
con fuerza de ventas

● Diseño ● En el último periodo se realizó una

La productivo considerable inversión para la construcción de
producción ● Programación un cuarto para armado de partes que evita
● Control de polución del ambiente y la organización de una
calidad línea de trabajo
● Inventarios ● Los servicios fuera de la ciudad son
● Productividad programados por el asistente administrativo, as
actividades en el taller o dentro de la ciudad de
Bogotá D.C., son programados y controladas
por el gerente general
● Control de calidad a cargo del gerente general,
no existen procesos de control estándar
● Inventario controlados por el asistente
administrativo, no se cuenta con software, esto
se realiza mediante una base de datos en Access
● Debido a su único organismo de control, no se
lleva a cabo registro de productividad alguno.
 ● Motivación ● No existe plan motivacional alguno, se
Talento ● Productividad coacciona al trabajador con el no pago
humano ● Ambiente oportuno de los salarios
laboral ● No se mide ni se promueve la productividad
● Incentivos ● Ambiente laboral negativo, en constante
● Políticas de conflicto
selección y ● Sin plan de incentivos
promoción ● Para la selección solo se tienen en cuenta
● Diseño de referidos, no existe plan de selección de
cargos y tareas personal, no existe promoción alguna a ningún
cargo pues todos los colaboradores están al
mismo nivel
● No hay diseño de cargos o tareas alguna por
parte de la dirección, las mejoras realizadas
han sido generada por iniciativa de los
colaboradores

● Proyectos y ● No existen ni proyectos ni programas

Gestión de lo programas dirigidos a la organización, las mejoras
administrativo ● Procesamiento son los estatutos obligatorios de las
de información normas colombianas y demás exigencias
● Procedimientos de macro entorno
de liderazgo y ● La información administrativa es
administración, procesada en su totalidad por el asistente
así como administrativo
esquemas de ● Dirección lineal y clásica, control único
control interno y directo por parte del gerente general

Objetivo

Evaluar el comportamiento organizacional en relación con los estándares preestablecidos en lo

que refiere a la organización, control, servicio, calidad y productividad, generar un completo

análisis de la información, entregar las propuestas de mejoramiento y ayudar a la organización

a entender su situación actual, sus metas y objetivos a futuro.

Analizar y revisar los errores frecuentes del proceso. Desarrollando así habilidades y destrezas

para planear una auditoria con enfoque evaluativo, llevando a cabo una auditoría de calidad
pretendiendo conocer qué se está haciendo en la empresa y de qué modo y compararlo con qué

se tiene que hacer y de qué modo.

Conocimiento del cliente

● Actividad económica principal 3312 Mantenimiento y reparación especializado de

maquinaria y equipo

● Actividades económicas secundarias 4530 Comercio de partes, piezas (autopartes) y

accesorios (lujos) para vehículos automotores y 4520 Mantenimiento y reparación de

vehículos automotores

● Única Gerencia General como órgano de dirección y control, representación legal a

cargo del mismo

● Capital compuesto por de $70.000.000 COP en bancos, Inventarios por $200.000.000

COP, Maquinaria y Equipo por $350.000.000 COP, para un total aproximado de

$620.000.000 COP

● Bodega ubicada en la ciudad de Bogotá D.C., en la avenida calle 13 No. 72 – 35, barrio

Visión Colombia, con un área de 432 metros cuadrados con una área de bodega ubicada

en un contenedor adaptado para el servicio de 24 metros cuadrados, área de

parqueaderos de 35 metros cuadrados, cuarto de herramientas de 12 metros cuadrados,

cuarto de armado de piezas de 32 metros cuadrados oficina única de 24 metros

cuadrados con baño, área de almacenaje de partes de 16 metros cuadrados, el resto de

espacio libre es usado para la recepción de la maquinaria y equipo a intervenir.

● La empresa no cuenta con canales de distribución, la comercialización de los servicios

o partes está a cargo del gerente general quien atiende directa y personalmente a todos

los clientes (reales y potenciales), encargándose este mismo de la entrega y distribución

 de partes e insumos y de la ejecución de la mayoría de las labores de mantenimiento

contratadas.

● El inventario está compuesto en su mayoría de partes sobrantes, reman facturadas o

sobrantes de las actividades de mantenimiento realizadas en la organización a través

del tiempo. Otra porción del inventario está compuesta por refacciones de alta rotación

que deben ser importados desde Alemania para los motores de la especialidad, en esta

área se encuentran todos los componentes como, pistones, anillos, camisas bielas,

empaquetaduras, válvulas, etc., y accesorios como arranques, alternadores, turbos

cargadores, etc. En este inventario también se encuentran insumos para la ejecución de

labores como kit de derrames, Wypall, aceites, valvulinas, refrigerantes, cintas,

elementos de protección personal entre otros.

● Aunque la cartera asciende al orden de los $ 150.000.000 COP, eta está compuesta en

un 85% de un contrato con una empresa ficticia interestatal de la cual la organización

fue víctima por el delito de estafa, el 15% restante corresponde a ventas a clientes en

mala situación económica actual.

Disposiciones legales

Estos son algunas de las disposiciones legales que debe tener en cuenta Aza Ingeniería Ltda.,

para el cumplimiento de los estándares establecidos en Colombia para este tipo de actividad

económica.

● Decreto 1443 de 2014

● NTC 5771 Gestión de Servicio para Talleres de mecánica Automotriz.

● Ministerio de Trabajo, Resolución 02400 de 1979 expedida por el Ministerio de Trabajo

y Seguridad Social, por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda,

higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

 ● Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Resolución 1362 de 2007,

por la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para el Registro de

Generadores de Residuos o Desechos Peligrosos.

● Secretaria Distrital de Ambiente, Resolución 3956 del 19 de junio de 2009 Por la cual

se establece la norma técnica, para el control y manejo de los vertimientos realizados al

recurso hídrico en el Distrito Capital.

● Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501

PROGRAMA DE TRABAJO

RESPONSABLES

El equipo a cargo de la implementación del proceso está conformado por:

el Auditor interno encargado Duvan Esteban Bustos Lugo seguido por personal externo

compuesto por tres personas, el Coordinador de auditoría Jerson Andres Castro Aldana

también en el equipo estará la Lider de area de proyecto Maria Victoria Garay Penago y la

Analista del área Yulaidi Ramirez Rojas.

Quienes realizarán su labor de forma profesional y evaluativa en pro de la empresa Aza

Ingeniería Ltda. de la ciudad de Mosquera C/marca.

El auditor interno es un empleado antiguo de la empresa Aza Ingeniería Ltda, el cual consta

de suma confianza por parte de su superior, haciéndolo presentar su gran conocimiento acerca

de la empresa el cual estará presente durante el tiempo de implementación de este proceso. En

cuanto a el personal externo contratado por la empresa será el encargado de llevar a cabo cada

una de las actividades de la auditoria administrativa y al ser externos contamos con un criterio

subjetivo el cual nos permitirá tener una visión imparcial sobre la información de la empresa

entregando resultados oportunos y concretos.

AREAS DE INTERVENCION

Se realizará auditoria en todas las áreas de la empresa, ya que todas son de mucha importancia

para un completo análisis de ella, sin embargo, hay áreas donde queremos profundizar y darle

prioridad, las cuales en el análisis del previo conocimiento de la empresa evidenciamos que

hay falencias, y estas áreas son el departamento comercial, departamento financiero,

departamento de producción, departamento administrativo y departamento de talento humano.

Ya que se puede observar que en los anteriores puntos de la actividad que cumplen ciertas

falencias las cuales como auditores queremos evaluar y analizar el por qué y el trasfondo por

el cual son ausentes y no tenidas en cuenta por la empresa o más exactamente por su área

encargada.

- NÚMERO DE ACTIVIDADES ESTIMADAS (número progresivo de las actividades

estimadas).

1. Estudio conocimiento previo de la empresa

2. Visita a la empresa para conocer procesos y actividades de la misma y comprobarlos

3. Notificación del inicio de la auditoría

4. Reunión con el representante de la empresa para coordinar detalles

5. Arranque de la auditoría

6. Recolección de los datos de la empresa y entrega del formulario al representante

7. Revisión y verificación de los datos, formularios, documentos y registros

8. Análisis de emisiones de todos los procesos

9. Revisión de los procedimientos inconformes o no detallados en la documentación

10. Análisis de los procesos preventivos y correctivos del proceso

11. Elaboración del informe final

12. Presentación del informe ante las autoridades competentes de la empresa

13. identificación de falencias y plan de mejora

14. seguimiento

- PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO (actividades, procedimiento específico para

captar y examinar la información).

Son el conjunto de técnicas de investigación aplicado a una partida o grupo de hechos

y circunstancias relativas, el auditor desarrolla varios procedimientos que en su

conjunto lo llevan a conocer en forma objetiva las operaciones bajo examen, para

cumplir con los procedimientos, el auditor utiliza las técnicas de auditoría.

1. Indagación: entrevistas directas con el personal de la empresa Aza Ingenieria

LTDA, y terceros que tengan relación con las operaciones de esta (evidencias

testimoniales)

2. Encuestas y cuestionarios: Aplicación de preguntas relacionadas con las

operaciones, para conocer situaciones u operaciones, deben estar intervenidas

por los involucrados, (evidencias documentales y testimoniales)

3. Observación: verificación visual de operaciones y procedimientos durante la

ejecución de las actividades de Aza Ingeniera LTDA.

4. Comparación: análisis entre las operaciones realizadas y las definidas para

determinar sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas (evidencias

analíticas).

5. Revisión selectiva: examinar las características importantes que debe cumplir

una actividad, seleccionaremos así parte de las operaciones que serán evaluadas

en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas).

6. Relevamiento: Documentar la forma en la que se ejecuta un procedimiento

(evidencias documentales, testimoniales).

7. Rastreo: seguimiento de una operación, a través de la documentación respectiva,

a fin de conocer y evaluar su ejecución (evidencias analíticas).

8. Revisión de cálculos matemáticos: verificación de la exactitud aritmética de las

operaciones contenidas en documentos (evidencias analíticas y documentales).

9. Confrontación: cotejo de información contenida en registros contra el soporte

documental para confirmar la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y

legitimidad de las operaciones realizadas (evidencias analíticas y

documentales).

10. Métodos estadísticos: selección sistemática o casual o combinación de ambas.

Estos métodos aseguran que todas las operaciones tengan la misma posibilidad

de ser seleccionadas y que la selección represente significativamente la

población o universo (evidencias analíticas).

11. Confirmación: corroboración de la verdad, certeza o probabilidad de los hechos,

situaciones, sucesos u operaciones mediante datos o información, obtenidos de

manera directa y por escrito de los funcionarios que participan o ejecutan las

tareas sujetas a verificación (evidencias documentales).

12. Comprobación: confirmación de la veracidad, exactitud, existencia, legalidad y

legitimidad de las operaciones realizadas por la organización auditada, mediante

el examen de los documentos que las justifican (evidencias documentales)

13. Conciliaciones: examen de la información obtenidas de diferentes fuentes con

respecto a una misma operación (evidencias analíticas).

14. Tabulación: agrupación de resultados obtenidos en las áreas auditadas, sustentar

conclusiones (evidencias analíticas).

15. Comunicación: obtención de información directa y por escrito de un sujeto

externo a la entidad auditada (evidencias testimoniales).

16. Análisis: separación de los elementos que conforman la actividad, con el

propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios de orden

normativo y técnico (evidencias analíticas).

17. Análisis de tendencias y comparación con los indicadores: Nos permite medir

la eficiencia y economía en el manejo de los recursos, la eficacia y efectividad

de los bienes producidos o de los servicios prestados y la satisfacción de los

clientes (evidencias analíticas).

18. Análisis de soportes informáticos: evaluación de los elementos lógicos,

programas y aplicaciones utilizados por el auditado (evidencias informáticas).

19. Inspección: examen físico y ocular de activos tangibles o de hechos, situaciones,

operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación,

comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación (evidencias físicas).

Adicionalmente podemos utilizar otros métodos

que complemente los procedimientos anteriores:

 1. Pruebas selectivas a criterio del auditor: se seleccionará una muestra

representativa del universo a analizar con el objeto de simplificar las

labores de medición, verificación o examen. La cantidad y

características de las unidades elegidas estarán vinculadas con el

conocimiento que pueda tener el auditor del control interno vigente.

2. Pruebas selectivas por muestreo estadístico: se aplicarán métodos

matemáticos para determinar el tamaño mínimo de la muestra que

permita cuantificar el grado de riesgo que resulta de examinar sólo una

parte del universo.

- ORDEN SECUENCIAL (fases. pasos u orden secuencial para llevar a cabo el

proceso)
PLAN DE AUDITORÍA
- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
- DIAGRAMA DE PROCESO O FLUJO.
 - REPORTES Y SEGUIMIENTO (reportes y clases de informes a presentar,

seguimiento de las acciones)

Después de realizar todo el proceso de auditoría empresarial en todas las áreas de intervención

y presentar el informe; se estudia la manera de solucionar cada una de las falencias de la

empresa realizando un plan estratégico de seguimiento para la corrección de las dichas áreas

identificadas en el momento del análisis de los resultados, este plan estratégico es diferente

para cada cargo o labor del empleado encargado de ciertas tareas a desempeñar

primero se realiza un diálogo de corrección con el funcionario a mejorar posteriormente la

manera de trabajo será mediante el informe prolongado que periódicamente se estará

modificando por medio de una calificación a la falencia evaluada, haciéndole seguimiento para

ver su evolución y comprobar que si se está mejorando de esta manera cuando todas las áreas

están en total funcionamiento se le hará entrega de un reporte final al presidente de dicha

empresa informando que ya todo marcha de manera correcta y ligada a la norma o política que

corresponda.

- PERIODICIDAD

Como lo expusimos en el ítem de las áreas a intervenir tenemos unas en específico las cuales

tendremos un punto de atención más alto referente a las demás, porque reflejan unas falencias

a simple vista que se tendrán que corregir de forma inmediata ya que hay procedimientos que

se pueden estar realizando de una forma inadecuada, esto puede reflejarse en el gasto de recurso

económicos y del talento humano el cual afecta directamente a la compañía esto evidenciado

en pérdidas de personal o conflictos entre los mismos colaboradores o bajones financieros que

son percibidos y sentidos por su representante legal a cargo de Aza Ingeniería, con la puesta en
marcha de nuestro plan de auditoría tendremos un tiempo estimado de 1 mes para evidenciar y

recolectar toda la información necesaria de todas las áreas para empezar a planificar las

estrategias a aplicar para corregir fallas encontradas.

Pasado este tiempo y ya en marcha el plan de auditoría empezaremos con el área comercial

con una reunión a los primeros quince (15) días, en la cual se presentaran las fallas encontradas

y su plan de acción para corregirlas, este plan de corrección se entiende que tendrá tiempo

prudente para poder implementar y corregir lo expuesto en la reunión, pasados 30 días

nuevamente se reunirá al personal interesado para evidenciar la corrección de las fallas ya con

un porcentaje de acogimiento de las nuevas disposiciones puestas en marcha por todo el

personal en mención y de interés, y por último pasados los 50 días se tendrá una última reunión

final donde se solicitaron y expondrán resultados cuantificados y sus respectivos gráficos y

porcentaje de acogimiento o nivel de satisfacción de las personas interesadas, esto será

intervenido de la misma forma en cada área.

ÁREA 1RA REUNIÓN 15 2DA REUNIÓN 30 REUNIÓN FINAL

INTERVENIDA días días Y RESULTADOS
50 días

COMERCIAL X X X

FINANCIERO X X X

PRODUCCIÓN X X X

ADMINISTRATIVO X X X

TALENTO X X X
HUMANO
 CONCLUSIÓN

Para concluir este trabajo se logró evidenciar la importancia que ejerce la auditoria

administrativa dentro de una organización, esta va de la mano con el administrador de empresas

ya que esta es una herramienta que permite evidenciar posibles y errores dentro de un área o

proceso de la organización además puede evidenciar un área de oportunidad, es de gran

importancia poner en práctica estos conceptos estudiados en el eje ya que se afianzan y se

respaldan con la práctica temas que han quedado incompletos o difíciles de entender, estos

conceptos se aplicaron a la compañía Aza Ingeniería logrando brindar una opción de corregir

errores que se presentan actualmente en ella, logrando así aprovechar los recursos tanto

económicos como del talento humano y conllevando a la misma al éxito.

 BIBLIOGRAFÍA

Jimenez Yolanda, 5 noviembre 2017. Auditoria administrativa. Gerencie.com. recuperado de

https://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html

Raffino Maria Estela, 22 noviembre 2018. Auditoria Administrativa. Concepto.de. recuperado

de https://concepto.de/auditoria-administrativa/

23 marzo 2017. Auditoria administrativa. Significados. Recuperado de

https://www.significados.com/auditoria-administrativa/

27 febrero 2017. Auditoria Administrativa. Conexionesan. Recuperado de

https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2017/02/la-auditoria-administrativa-una-
accion-indispensable/

https://www.informacolombia.com/directorio-empresas/informacion-empresa/mti-ltda-
montajes-mantenimiento-tecnicos-industriales