Carlos Tovar C.I.

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Sección: E3M1
1.- HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional del
trabajo; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo
con las necesidades de cada grupo social. Pero, el logro de la eficiencia
organizacional está sujeto en gran medida a la utilización de herramientas de
organización que sean aplicables y funcionales en el nivel de organizativo de cada
empresa.
 Las principales son las siguientes:
 Manuales
 Diagramas de procedimiento o de flujo
 Matriz FODA
 Organigramas
 Carta de distribución del trabajo o de actividades
 Análisis de puestos.
Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de
acuerdo con su contenido, pueden ser: de políticas, departamentales, bienvenida,
organización, procedimientos, técnicas, entre otros.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución
o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales
de comunicación, líneas de autoridad, supervisión.
Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación gráfica que
muestran las sucesiones de los pasos de que consta un procedimiento. Ofrece una
descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación
secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su
relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el
proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las
operaciones de interdepartamentales. En estos diagramas se emplean símbolos
gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso. También
permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.
Matriz FODA: es sin duda alguna una herramienta obligatoria que permita realizar
un diagnóstico en cualquier estructura y además de sencilla aplicación, está
conformada por cuatro cuadrantes; en el cuadrante de Fortalezas están las
características y habilidades favorables propias de la organización y  las actividades
que se realizan en este cuadrante son en forma eficiente, es señalada con la letra F.
Las debilidades son carencias y limitaciones desfavorables propias donde las
actividades no son realizadas en forma eficiente, las debilidades y fortalezas son

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factores internos o controlables; por otro lado tenemos los factoresSección: E3M1
externos o no
controlables; en este rubro se encuentran las amenazas que se refieren a elementos
del entorno desfavorables y que además inciden de forma negativa en la
organización. El otro componente de los factores del entorno son las oportunidades y
estas se definen como variables  que impactan de forma positiva.
Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del trabajo):
Se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una
división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para
analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince personas.
Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente
las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal
(puesto), así como las características, conocimientos y actitudes, que debe poseer el
personal que lo despeña. Como podemos observar, para organizar una empresa se
utilizan diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son básicos
para establecer la estructura organizacional de una empresa
Carta de distribución de actividades: A nivel empresarial el concepto de la
Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a
través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de
mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas. Desde un punto de vista
administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso
que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una
labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente
con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización.
Carta de distribución del trabajo o de actividades: La distribución de espacio
se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes
materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para
el personal, como para los clientes.
Análisis de Puesto: Es una herramienta en la que se clasifican labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal.

1. Explique 2 beneficios que aporta a la organización la utilización de la

herramienta en estudio.
Beneficios de las Herramientas de Organización:
 Identificar las funciones de cada nivel de la organización.
 Identificar las disposiciones técnicas y administrativas de la organización.
 Regular la estructura, funciones y procesos.
 Reglamentar las relaciones entre los empleados.
 Generar instructivos informativos.

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 Representación gráfica de procesos Sección: E3M1

Para este punto se toma como ejemplo de herramienta de organización al

organigrama este es considerado como una herramienta de gran utilidad para las
empresas, porque les permite representar su organización interna de manera gráfica y
visual.
Un organigrama aporta muchos beneficios a la empresa a la hora de mantener un
buen orden, esto se debe, a que una correcta estructura y reparto de funciones,
permite a la empresa elaborar un desarrollo de trabajo más eficaz.
Entre sus beneficios destacan los siguientes:
1. Facilitan el conocimiento de las organizaciones por medio de las relaciones
jerarquizadas: Poder consultar esta herramienta facilita la comunicación interna,
ya que cada empleado sabe exactamente quién es su supervisor directo, sus
compañeros de área, etc., además, evita malentendidos, confusiones en cuanto a
responsabilidades, discusiones que enturbien el buen ambiente laboral, entre
otros.
2. Proporcionan una fuente de consulta oficial: facilita la labor del departamento
de Recursos Humanos en cuanto a necesidades de contratación interna, externa,
entre otros, y también les ayuda a elaborar, tanto el necesario plan de recursos
humanos como el imprescindible plan de bienestar laboral. Además, permite a los
clientes dirigir sus peticiones, consultas o quejas al departamento que
corresponda. De esta forma se mejora la necesaria atención al cliente, un punto
fundamental para el éxito comercial de cualquier empresa grande, mediana o
pequeña.

3. Presentar un ejemplo por medio de una imagen sobre las herramientas

organizacionales.

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