FORMULARIO GOOGLE FORM:

Primeros Pasos

Para usar Formularios de Google tan sólo necesitamos una cuenta de Google, la

misma que empleamos en Gmail, YouTube o Google Drive.

Al acceder a Google Formularios con nuestra propia cuenta veremos formularios

anteriores, si ya hemos hecho, o directamente con una selección de
plantillas para crear formularios con ayuda. Las hay para uso profesional,
personal y educativo

La aplicación Formularios de Google que encontrarás dentro de Google Drive. Con ella,

podrás crear todo tipo de formularios y enviarlos después para que las personas que elijas
y a las que añadas en las opciones de compartirlo puedan responderlos.

Las opciones a la hora de darle forma a tu formulario son casi infinitas, pero nosotros te
vamos a explicar paso a paso las funciones básicas con las que puedes trabajar. Luego,
con estos conocimientos y tiempo para darle forma, sólo te quedará adaptarlo poco a
poco a tus necesidades y compartirlo.

Como crear tu formulario de google drive:

Trabajar con Formularios de Google no tiene secreto. Podemos crear las

preguntas que queramos, y sus correspondientes respuestas, todo ello
con descripciones de texto, imágenes e incluso vídeos de YouTube que
hayamos subido previamente.
Las respuestas pueden ser de selección múltiple, con casillas de verificación, con
un desplegable donde se indiquen las posibilidades o con respuesta libre, que
puede ser corta o todo un párrafo.
Elegir un tipo de respuesta u otro dependerá de si estamos creando una encuesta,
un examen tipo test o un formulario de atención al cliente, por citar tres
ejemplos habituales. También es posible marcar las preguntas para que
sea obligatorio responderlas o no.

Otro detalle práctico es la posibilidad de descargar las respuestas en forma de

hoja de cálculo CSV para facilitar la corrección posterior.
A nivel estético es posible elegir entre una paleta de colores, así como imágenes
propias a modo de fondo.
En cuanto a la configuración general de los formularios o encuestas, podemos
recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las
respuestas, que quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra
de progreso, etc.

Para tener tu formulario, lo primero que tienes que hacer es iniciar el

proceso para crear uno nuevo. Para ello, ve a Google Drive y pulsa
el botón Nuevo. En el menú que te aparecerá elige la opción Más, y
en el desplegable pulsa sobre Formularios de Google. A su derecha
hay una flecha por si quieres crearlo desde una página en blanco o
una plantilla.

Cuando elijas la opción de crear un formulario en blanco, tendrás la

plantilla que ves en esta captura. En ella, tienes que empezar
añadiéndole un título y descripción a la hoja de formularios, y luego
ya puedes empezar con las preguntas. Para esto último, en cada
una tienes que escribir un título a la pregunta y las opciones de
las respuestas que dependerán del formato.
Cuando estás escribiendo las respuestas, puedes añadir nuevas
respuestas siempre que quieras. Para ello, escribe las opciones que
ya tengas disponibles, y debajo de la última verás la opción de
añadir más. Sólo tienes que pulsar en ella y escribir una nueva
respuesta. Como ves en la captura, también puedes añadir
imágenes tanto en la pregunta como en las respuestas con el
icono de las fotos que aparecerá a la derecha.
Como buen formulario, tienes la opción de añadir más
preguntas siempre que quieras. Para hacerlo, selecciona la pregunta
debajo de la cuál quieres que se inserte la nueva, y en el menú que
aparece a su derecha selecciona la primera opción, llamada Añadir
pregunta. Como ves en la captura, al hacerlo aparecerá una nueva
pregunta en blanco justo debajo.

Por defecto, todas las preguntas que añadas se agruparán dentro de

una misma sección. Pero Google Forms también te da la opción de
crear nuevas secciones pulsando en el último icono que aparece en
el menú de la derecha. Al hacerlo, podrás separar grupos de
preguntas para poder abarcar diferentes temas en un mismo
cuestionario.
Si pulsas sobre el tipo de pregunta que te aparece a la derecha
de su título se abrirá un menú en el que vas a poder elegir todos
los tipos que puedes insertar. Hay desde huecos para escribir a mano
respuestas cortas o párrafos hasta la selección múltiple que viene por
defecto, casillas de verificación y otras cosas. También tienes
escalas lineales para poder respuestas que, por ejemplo, pueden ir
del 1 al 10 para calificar algo, e incluso la posibilidad de pedir que
se suba una imagen.
Y hablando de subir imágenes, también puedes insertar una foto o
vídeo en el lugar de una pregunta, en este caso con el menú que te
aparece a la derecha del todo. Al hacerlo no se les podrá responder,
pero puedes poner un título como "Atento a esta imagen" al
principio de una nueva sección y luego hacer preguntas
relacionadas.
Al principio de la lista de preguntas tienes una
sección Respuestas para ver qué han respondido las personas a
las que has enviado el formulario (1). Además, arriba a la derecha
también tienes opciones de personalización, vista previa y
configuración avanzada (2) para terminar de adaptar el formulario
a tus necesidades controlando siempre cómo lo van a ver los demás.
Para terminar, Formularios nos deja ver cómo quedará la encuesta antes de
enviarla a los destinatarios que nos interese.

Cuando termines de diseñar tu formulario, pulsa el botón Enviar que

tienes arriba a la derecha. Al hacerlo irás a una ventana en la
que tienes varias opciones para compartirlo. Puedes enviar una
invitación por correo electrónico, pero arriba verás que también hay
una segunda opción para generar un enlace que puedes compartir, y
una tercera que te genera un código HTML con el que añadirlo a una
página web

Cuando todo esté correcto, es posible mandar el formulario por correo

electrónico, integrarlo en nuestra página web o enviar el enlace vía redes
sociales o cualquier otro medio. y elegimos entre las opciones disponibles
(correo electrónico, insertar encuesta o compartir por link).
Complementos de Formularios

Si la herramienta se te queda pequeña, puedes aprovechar los Complementos de

Formularios (accesible desde Más > Complementos…).

Como ocurre con otros complementos que ya hemos visto, como los
de Presentaciones de Google, añaden nuevas funciones o mejoran las ya
existentes.

Entre otras cosas, podremos organizar mejor la información recibida,

exportarla, personalizar las encuestas o automatizar ciertas tareas.
Entre sus muchas ventajas, Formularios de Google guarda el feedback recibido
para que podamos analizarlo, en especial si estamos hablando de encuestas a
clientes o ayuda al usuario.
Además, se trata de una herramienta gratuita para realizar encuestas online y tan
fácil de usar como el resto de productos de Google.

Como configurar las reglas de un formulario

Puedes crear reglas que los usuarios deban seguir cuando completen el formulario. Por ejemplo, si les
pides su dirección de correo electrónico, puedes asegurarte de que solo envíen direcciones con el
formato válido.

Cómo configurar reglas para una pregunta

1. Abre un archivo en Formularios de Google.
2. Agrega uno de los siguientes tipos de preguntas:
 Respuesta breve
 Párrafo
 Casillas de verificación
3. Haz clic en Más  .
4. Haz clic en Validación de respuesta.
5. Elige el tipo de regla que quieras.
6. En la parte derecha, escribe el mensaje de error que los usuarios verán si su respuesta no cumple
las reglas.

Tipos de reglas
Cada tipo de pregunta en la que se admite la validación de respuestas tiene su propia configuración.

Respuesta breve

 Número
 Ejemplo: Debe ser un número entero entre 21 y 42.
 Texto
 Ejemplo: Asegúrate de que las respuestas contengan la palabra "dulce" o tengan el
formato de una URL o una dirección de correo electrónico.
 Longitud
 Ejemplo: Exige que las respuestas tengan un máximo de 500 caracteres o un mínimo de
200.
 Expresión regular: Exige que las respuestas de texto coincidan con determinadas fórmulas que
hayas elegido

Párrafo

 Longitud: Exige un número máximo o mínimo de caracteres.

 Ejemplo: Exige que las respuestas tengan un máximo de 500 caracteres o un mínimo de 200.
  Expresión regular: Exige que las respuestas de texto coincidan con determinadas fórmulas que
hayas elegido

Casillas de verificación

 Selecciona por lo menos: Establece la cantidad mínima de casillas que se pueden marcar. De
esta forma, puedes asegurarte de que se marque al menos una cantidad determinada de casillas.
 Selecciona como máximo: Establece la cantidad máxima de casillas que se pueden marcar.
 Selecciona exactamente: Especifica la cantidad de casillas que se deben marcar.

Expresiones regulares
Puedes exigir que las respuestas coincidan con un conjunto determinado de criterios llamados
expresiones regulares. Estas expresiones buscan patrones en las respuestas.

En la siguiente tabla, encontrarás algunas de las expresiones que admite

Documentos de Google. No obstante, los usuarios pueden utilizar muchas otras
expresiones admitidas.
No
Expresión Descripción Ejemplo Coincide coincide
. Un punto hace referencia a cualquier carácter en d. de, día, tos, hoy
la posición indicada. dt, oda
* Un asterisco después de un carácter hace od*a oda, oa, oDa, odia
referencia a una búsqueda de ese carácter oddda
anterior repetido 0 o más veces.
+ Un signo más después de un carácter hace od+a oda, oa, oDa,
referencia a una búsqueda de ese carácter que oddda odia
aparece una o más veces.
? La expresión anterior es opcional. od?a oa, oda oDa, odia
^ El signo de intercalación se agrega al principio de ^[oi]da oda, ida Una oda,
una expresión regular y significa que la string su ida
empieza con los caracteres o la secuencia que hay
detrás del signo.
$ Se debe colocar un signo de dólar al final de una [oi]da$ oda, ida, odas,
expresión regular. Esto significa que la string dolida idas,
termina con los caracteres o la secuencia que está dolidas
colocada antes del signo de dólar.
{A, B} La expresión anterior se repite entre A y B veces, o(d{1,2}) oda, oa,
donde A y B son números. a odda oddda,
oDa
[x], [xa], Un conjunto de caracteres indica que solo uno de o[dl]a oda, ola oa, oDA,
[xa5] los caracteres especificados debe aparecer en la oddda
posición actual. Por lo general, todos los
caracteres son válidos entre corchetes, incluidos
los caracteres mencionados anteriormente en las
expresiones: [xa,$5Gg].
[a-z] Un rango de conjunto de caracteres indica la o[d-s]a oda, osa, oa, oDa,
búsqueda de un carácter dentro de un rango olda, ona oca
determinado de caracteres. Los rangos comunes
incluyen a-z, A-Z y 0-9. Varios rangos se pueden
combinar en uno solo: [a-zA-Z0-9]. Los rangos
también se pueden combinar con conjuntos de
caracteres (mencionados anteriormente): [a-zA-
Z,&*].
[^a-fDEF] Un conjunto de caracteres que comienza con ^ o[^cnr]a oda, oDa, oa, oca,
significa que se busca un carácter que no esté ola, o$a ona, ora
dentro del conjunto especificado.
\s Cualquier carácter de espacio en blanco. o\sa o a, oa, oda,
o[TAB]a odia

NOTA: Si necesitas buscar alguno de los caracteres que tiene un significado específico en
las expresiones regulares, como ^ o $, es necesario que "marques" el carácter en la
búsqueda colocando una barra invertida delante. Por ejemplo, si quieres buscar el
carácter $, escribe \$.

A continuación, encontrarás algunos ejemplos de cómo usar expresiones regulares para

buscar en una hoja de cálculo:

Cómo buscar celdas que contengan importes en dólares

Ingresa lo siguiente en la barra de búsqueda: ^\$([0-9,]+)?[.][0-9]+

Esto hace referencia a un importe en dólares en el que el primer carácter es un número

entre 0 y 9 o una coma repetida cero o más veces, seguido de [.], y luego de cualquier
número entre 0 y 9 repetido una o más veces. Esta búsqueda encontraría cualquiera de las
siguientes cifras: $4.666, $17.86, $7.76, $.54, $900,001.00, $523,877,231.56.

Cómo buscar celdas que contengan códigos postales de EE.UU.

Ingresa lo siguiente en la barra de búsqueda: [0-9]{5}(-[0-9]{4})?

Esto hace referencia a un código postal de EE.UU. que consta de cinco números con un
guion opcional y cuatro dígitos complementarios.
Cómo buscar celdas con nombres que empiecen en minúscula

Ingresa lo siguiente en la barra de búsqueda: ^[az].*

Esto hace referencia a una celda que contiene una letra minúscula seguida de otro
carácter repetido 0 o más veces. Esta búsqueda encontraría cualquiera de los siguientes
nombres: roberto, jaime, jORGE, marTín.

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