Formularios de Google

Ya hemos mencionado anteriormente que Google Drive incluye aplicaciones para crear documentos, hojas de
cálculos, presentaciones, formularios, etc. En esta oportunidad nos centraremos en los formularios.

Para crearla, es recomendable primero estar ubicados en la carpeta deseada, ir al botón ​Nuevo y elegir ​Más​,
para luego seleccionar ​Formularios de Google​, ​pudiendo optar por un formulario en blanco o utilizar una
plantilla:

Se abrirá una nueva pestaña / ventana con el editor de formularios para poder diseñar el mismo.

Este editor trabaja en línea, con conexión a Internet, y guarda automáticamente los cambios, incluso si no se
indica un nombre para la misma. No obstante, es importante colocarlo para identificarla fácilmente. Lo
hacemos desde el recuadro ​Formulario sin título​.

Tomaremos como ejemplo el diseño de un formulario para generar una lista con información sobre los
docentes de la institución.

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Paleta de colores

Con la paleta de colores podremos cambiar los colores del formulario o aplicar una imagen como diseño.

Podemos seleccionar alguno de los colores indicados:

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O también podemos elegir un tema que aplicará una imagen al formulario.

Y luego podemos seleccionar un tema de las categorías o crear uno propio.

Una vez definido el diseño vamos a pasar a ver los elementos (preguntas) que componen un formulario.
Tengamos en cuenta que el diseño se puede cambiar en cualquier momento.

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Preguntas

Los Formularios de Google presentan una lista importante de tipos de preguntas:

Respuesta breve

Se utiliza para preguntas cuyas respuestas serán textos cortos, como el apellido, el teléfono, etc.

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Las preguntas del formulario pueden ser obligatorias u optativas, debiendo indicarlo con el botón de
desplazamiento.

Obligatoria Optativa

También podemos agregarle una descripción como ayuda a la pregunta

Otra opción interesante es la validación de respuesta que nos permite indicar rangos o valores permitidos

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Por ejemplo para validar una edad entre 5 y 18 años podríamos configurar la validación de la siguiente forma:

Otro ejemplo muy útil es cuando solicitamos ingresar el mail y validar si el mismo responde a un formato de
mail

Hay demasiadas opciones para validación pero todas son de simple entendimiento.

Párrafo

Es un tipo de pregunta que permite a quien complete el formulario desarrollar el tema Muy útil para
respuestas abiertas.

Opción múltiple

Se utiliza cuando la respuesta a la pregunta puede ser solo una dentro de un rango de valores. El mismo
puede ser SI o NO, pero también indicar una lista larga de opciones de las que solo se podrá seleccionar una.

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 Casillas de verificación

Se utilizan cuando se puede indicar como respuesta todas, una o algunas de las posibles presentadas.

En este ejemplo podría marcar los 4 niveles, uno, o algunos.

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 Lista desplegables

Funcionan de manera similar a las preguntas del tipo opción múltiple pero generalmente se utilizan cuando
hay una cantidad extensa de opciones que se despliegan al presionar la flecha de la lista

Al cargar el formulario se vería de la siguiente forma:

Pudiendo elegir una de las opciones desplegadas al tocar el triángulo:

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 Carga de archivos

Permite que la persona que completa el formulario pueda subir un archivo a la carpeta en la que se guarda el
mismo. Para que esta opción funcione la persona que carga el formulario debe ser usuario de Google, debe
tener abierto su usuario.

Escala lineal

Se utiliza para seleccionar un valor en el rango 0 a 10 (se puede modificar el intervalo, por ejemplo 2 a 5)

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Al responder el formulario se ve de la siguiente forma:

Cuadrícula de opción múltiple

Permite seleccionar una única opción por fila

Al cargarlo mostraría:

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 Cuadrícula de casillas de verificación

Permite seleccionar varias opciones por fila

Al completar mostraría:

Fecha

En muchos formularios es necesario solicitar una fecha y en general los usuarios utilizan distintos formatos
para escribirla. Con este tipo de preguntas nos aseguramos que todas las fechas respondan el mismo
formato.

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Al cargar los datos aparece como la siguiente captura

Algo similar ocurre con la pregunta Hora.

“Agregar” para enriquecer el formulario

Como podrán ver al crear el formulario en el costado derecho de las preguntas aparece una lista con
opciones que permiten agregar preguntas y otros elementos en la posición actual del diseño del formulario:

Se podría insertar un video para luego hacer preguntas sobre el mismo

Las secciones permiten dividir el formulario en varias partes (secciones) cada sección se completa al finalizar
la anterior. Es una opción avanzada que excede lo trabajado en nuestro tutorial. 12
¿Dónde obtenemos las respuestas?

Cada vez que se realice una carga en el formulario, las respuestas se almacenan automáticamente, y al ir a la
opción ​Respuestas​, podremos verlas en forma individual o el resumen de las mismas con gráficos que se
generan automáticamente. No obstante, es conveniente indicar que las mismas a su vez se guarden en una
hoja de cálculos de Drive. De este modo, podremos gestionar esas respuestas libremente o descargarlas, por
ejemplo, como archivo de Microsoft Excel.

Para indicar que las respuestas se almacenen en la hoja de cálculos hay que tocar el icono que las simboliza:

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Y si bien se pueden agregar a una hoja de cálculos existente, puede ser menos confuso indicar que se cree
una nueva hoja de cálculos:

A medida que se vayan cargando datos los mismo irán apareciendo en orden secuencial en la hoja de
cálculos. Además de la información que completa el usuario que envía el formulario, Google registra la marca
termporal que indica fecha y hora del envío.
Si se creó una nueva hoja, la misma tendrá como nombre el del formulario, agregando entre paréntesis la
palabra Respuestas:

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En la misma carpeta en la que creamos el formulario se crea la hoja de cálculo para las respuestas:

¿Cómo enviamos el formulario?

Cuando terminamos de configurar el diseño y crear la hoja de respuestas, nos resta enviar el formulario para
que sea completado.

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Desde el botón ​ENVIAR​ podremos optar por 3 opciones:

(1) Enviarlo por correo electrónico

A cada mail indicado en ​para​ le llegará un correo con el mensaje indicado y el acceso al formulario.

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 (2) Compartir la URL (link) por redes sociales o como texto del cuerpo de un mensaje

Es la opción más utilizada porque nos permite copiar la URL y pegarla en dónde necesitamos

(3) Insertar el formulario en una página web, blog o clase de un aula virtual

Es una opción que devuelve un código de insersión (código html) que permitirá insertar el formulario en el
mismo espacio en que se indica. Por ejemplo, que quede visible dentro de un blog (sin que se abra en
ventana/pestaña aparte como hace la opción 2).

No es una opción para enviar el formulario directamente a los usuarios, sino que en este caso se necesita de
un medio (blog, página web, foro, etc.) que permita incluir este tipo de código.
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Siguiendo con el ejemplo presentado en este documento, si nuestra finalidad es enviarlo a los docentes de la
institución para que lo completen, entonces deberemos usar las opciones 1 o 2.

Dejar de recibir respuestas

Por defecto cuando activamos el formulario se recibirán respuestas. Si queremos cerrarlo para evitar que lo
sigan completando podemos hacerlo desde la pestaña respuestas.

Trabajar con formularios agiliza el relevamiento de datos y permite

procesar de manera más rápida y efectiva la información recuperada.

En próximo tutorial trabajaremos las hojas de cálculo para analizar

formas de filtrar información, calcular totales, porcentajes, graficar la
información, etc.

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Los formularios por el momento no se pueden diseñar desde
dispositivos móviles, pero sí se pueden completar.

Autor(es): Almada, Gabriel - García, Valeria

Cómo citar este texto:
Almada, G. y García, V. (2018). ​Formularios de Google Drive.​ Dirección de Formación Continua -
DGCyE.

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