…INFORME DE AUDITORIA INTERNA

JCS 06/2019
DE: AUDITOR INTERNO
A.: GERENTE GENERAL
C.C.:
EMPRESA AUDITADA
Auditoria Operativa de las Adquisiciones y Pruebas de Control del Disponible, Inventario, Cuentas
TIPO DE AUDITORIA
por Cobrar, Activo Fijo, Intangibles y Control de los Equipos AVL en Alquiler.
ALCANCE 01.01.2018 al 30.11.2018.
FECHA DE INFORME 15 de Enero de 2019.
RESUMEN EJECUTIVO DE RESULTADOS Y RECOMENDACIONES
I ANTECEDENTES

Durante el periodo de auditoría específica realizada en la empresa XDXDX sobre la falsificación de firmas presentada en
octubre 2018, y entre tanto se recababa la documentación para dicho trabajo, adicionalmente se procedió a realizar una
auditoría operativa desde el 26.12.2018 al 06.01.2019 sobre el proceso de Adquisición de Activos Fijos y Almacenes, se
realizaron Pruebas de control de las disponibilidades en Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Inventario, Activo Fijo,
Intangibles y Control de Equipos AVL en alquiler, de los estados financieros C-200 de la EMPRESA "XDXDX" S.A. con
corte al 30.11.2018.

II RESULTADOS

A. OBSERVACIONES DEL PROCESO DE ADQUISICIONES:

1. Se carece de un Reglamento de Adquisición de Bienes y Servicios y de un Manual de Procedimientos de

compras, donde se normen los requisitos, procesos, autorizaciones, límites, flujogramas del proceso, etc. Para la
compra de bienes o contratación de servicios.

2. "XDXDX" S.A. no ha contratado la póliza de seguro de cobertura contra todo riesgo para las instalaciones propias
de la empresa.

3. Existen deficiencias en el procedimiento operativo de las adquisiciones de activos fijos y de materiales de

Almacén de la empresa, citamos:

a) No se reflejan las 3 cotizaciones mínimas, cuadro comparativo de las cotizaciones y la base o el criterio
en que se base para elegir la mejor opción para la empresa.

b) En el ANEXO I se adjunta el listado de transacciones analizadas que carecen de la firma del gerente
Administrativo y Finanzas y la de Gerencia General en señal de aprobación de estas operaciones y los
correspondientes comprobantes contables..

c) No se nos proporcionó 4 comprobantes contables de las adquisiciones de inventario y activos fijos (2 de

cada uno) situación que no nos permitió validar sus registros contables por un total de Bs40.241,15
(Inventario Bs26.677,50 y Activos Fijos Bs13.563,65).

d) Existe un vacío administrativo en los Manuales de Funciones de la “Gerencia General” y de la “Gerencia

de Administración y Finanzas”, al no establecer funciones sobre la aprobación de las adquisiciones de
bienes y servicios. Así como en el manual de Funciones del “Encargado del Almacén” que realiza las
tareas de Compras de equipos y materiales, las mismas que no están establecidas en su manual.
OBSERVACIONES DE PRUEBAS DE CONTROL:

4. Observaciones del disponible de la empresa.

a) No existe constancia de que se realicen Arqueos de caja diarios, por parte de la “Coordinadora de
Cobranzas”, así como la de la realización de arqueos sorpresivos por parte de Contador de la empresa.

b) Se evidenció que la empresa no ha contratado pólizas de seguro para la cobertura de riesgos

principalmente de robos y atracos en el transporte y remesas de dinero en tránsito al banco, ni de un
seguro de vida para la persona que realiza estos depósitos.

c) Se carece de “Conciliaciones Bancarias” de las cuentas corrientes que XDXDX mantiene en el Banco
Unión en moneda nacional y moneda extranjera desde el mes de septiembre hasta noviembre de 2018 y
no existe evidencia de las firmas de “Elaborado por” y del “Vo Bo” por parte de la Gerencia de
“Administración y Finanzas” en señal de revisión de las conciliaciones de enero hasta agosto de 2018.

4. Observaciones del “Exigible”

a) La empresa XDXDX S.A. carece de listados detallados de la composición de las cuentas por cobrar
comerciales, tanto las clasificadas como “Cuentas por Cobrar Clientes” como las “Cuentas por Cobrar por
Reclasificación”, tal como se detalla a continuación:

CUENTA Bs OBSERVACIÓN
Se desconoce su origen y
composición, posiblemente son
Cuentas por cobrar por Reclasificación 1.048.347
duplicidad de registros de
ingresos.
638.895
Cuentas por Cobrar Servicio XDXDX Se carece del estado detallado
66.037
Cuentas por Cobrar Servicio XDXDX debido a que el Software no
185.354
Ctas p/Cobrar Venta de Equipos XDXDX está emitiendo el reporte del
3.305
Ctas p/Cobrar Venta de Equipos XDXDX módulo de cuentas por cobrar
167.098
Cuentas por Cobrar Instalaciones XDXDX que permita realizar la
8.134
Cuentas por Cobrar Instalaciones XDXDX comparación
1.068.823
TOTAL CUENTAS POR COBRAR A
2.117.170
CLIENTES

La empresa cuenta con una Previsión para Incobrables contabilizada de Bs(576.872,78), existiendo un
riesgo de pérdida adicional por incobrabilidad de aproximadamente Bs500.000 solo por las cuentas por
cobrar por Reclasificación, de las cuales se desconoce su origen.

b) Se evidenció que la empresa carece de un reglamento que norme los “Fondos a Rendir”, esta situación
ha generado que existan fondos sin descargo desde el mes de abril de 2018 hasta a la fecha de nuestra
revisión, inclusive existen fondos con saldos negativos, tal como se expone a continuación:
 Mes
Codigo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 To tal general
1 0,00 -467,00 -467,00
2 0,00 0,00
4 0,00 8.160,00 -1.627,11 0,00 6.532,89
5 0,00 0,00 0,00 4.308,40 1.318,89 599,93 -0,02 3.734,40 18.411,80 0,00 28.373,40
6 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
9 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 7.198,50 7.198,50
13 0,00 0,00
18 0,00 0,00 0,00
26 0,00 0,00 0,00
29 1.392,00 1.392,00
42 680,00 880,00 1.560,00
66 3.000,00 -1.017,00 -2.218,50 2.715,50 -2.265,00 215,00
74 -321,64 12,00 722,72 -4.046,00 270,00 -3.362,92
To tal general 3.000,00 0,00 0,00 4.308,40 1.318,89 15.621,43 -4.634,27 2.727,50 2.192,12 14.365,80 2.542,00 41.441,87

c) No se nos proporcionaron los Mayores Contables de las cuentas “Crédito Fiscal IVA Transitorio”
(1.1.3.10.02) por Bs16.584,68, “Cuentas por Cobrar Personal por Deuda en Mora” (1.1.3.07.04) por
Bs45.996,28, desde su origen hasta la fecha de nuestra revisión, limitando nuestro trabajo.

5. Observaciones del “Inventarios de Mercadería”.

a) Al 30.11.2018, existe una diferencia en defecto de Bs237,10 entre el saldo de almacenes expuesto en el
módulo de contabilidad respecto al saldo según módulo de Inventarios (La Cuenta Contable de
“Inventario de Mercadería” 1.1.4.01.01).
: Bs
Saldo según módulo de contabilidad 292.689,07
Saldo según módulo Inventario 292.926,17
Diferencia 237,10

b) La empresa XDXDX S.A. no tiene establecidos por escrito, procedimientos, políticas o guías para
realizar la toma de inventarios físicos de las existencias en el Almacén ya sea de forma trimestral,
semestral o anual, u otra modalidad que pudiera establecerse acorde a la actividad y rotación de los
equipos.

c) Se carece de informes de los ítems sin movimiento de almacenes, que alcanzan a un total de 42 ítems
(ANEXO Nº2) con un valor estimado del sobrestockamiento de Bs40.000. Informes que deberían ser
elaborados por parte del “Encargado de Almacén, sin embargo no los realiza porque no está
contemplado dentro de sus funciones en el manual correspondiente.

Estos informes permitirían a la Administración de la empresa, realizar las gestiones necesarias para
vender estos equipos antes que queden obsoletos. Por otra parte, evidenciamos que existen baterías en
mal estado afuera del almacén que hasta la fecha no han sido realzados o vendidos por la carencia de un
reglamento operativo que establezca quienes son los responsables de las diferentes actividades a
realizar para la venta de estas baterías y otras existencias en mal estado, o en su caso el procedimiento
de baja y castigo de las mismas.

d) Evidenciamos un total de 25 equipos de propiedad de clientes que se trasladaron de casa y que no

trasladaron el servicio, que se encuentran en custodia en la empresa ocupando espacio en el almacén,,
sin realizar ningún cobro alguno por este servicio (ANEXO Nº3 Fotografías). Consideramos que estos
equipos deben ser devueltos a sus propietarios, o en su caso cobrar un canon de alquiler por el servicio
de almacenamiento, además que no existe un contrato que resguarde ni al propietario ni a la empresa
sobre las condiciones de almacenamiento ni el estado de los equipos en custodia.

e) La Gerencia de Administración y Finanzas nos informó que el “Encargado de Almacén” también realiza
las funciones de Encargado de Compras y de Auxiliar Administrativo actualmente (Realizando los
 depósitos al banco y trámites administrativos), tareas que no están contempladas en su manual de
funciones. (La de realizar principalmente los registros de ingresos y salidas de Equipos y Materiales del
inventario y manejo ordenado del inventario), vulnerando el principio de control de que una sola persona
realice casi todo el proceso de adquisiciones, ingresos y salidas de equipos y materiales.

6. Observaciones en Activos Fijos e Intangibles

a) La empresa ha registrado en defecto las Deprecaciones de Activos Fijos por Bs12.804,30 y

Amortizaciones de activos Intangibles por Bs3.102,72 quedando disminuidos los gastos de la empresa en
un total de Bs 15.907,02.

b) Se desconoce la composición detallada de los saldos iniciales de la gestión 2008 por Bs244.221,28
(Compuesto por Muebles y Enseres Bs 61.480,70, Equipos de Computación Bs 150.468,45, Equipos e
Instalaciones Bs 30.933,37 Intangibles Bs1.338,76), y la empresa no ha tomado medidas para la
reconstrucción de saldos o elaboración de un informe técnico que regularice esta observación.

c) Hasta la fecha no se realizado el inventario físico de los activos fijos y tampoco se ha contratado alguna
empresa Consultora para que realice un “Revaluó Técnico de Activo fijo”.

d) No se nos proporcionó la documentación de respaldo que permita validar los registros del alta del
“Tinglado” que fue registrado erróneamente en la cuenta contable “Edificios” y consecuentemente ha sido
depreciado erróneamente en base a 25 años y no a 10 años como lo establece el D.S. 24051.

7. Observaciones en el Control de Equipos AVL de Tele rastreo en alquiler de Clientes dados de baja en el Sistema
de BAYKON.

a) La empresa carece de un “Procedimiento de Recuperación” de los equipos AVL cedidos en alquiler de los
clientes que han dejado de pagar por este servicio, que actualmente están dados de baja del sistema, los
cuales ascienden a un total de 40 Clientes según lo informado verbalmente por la Gerencia de
Operaciones por un valor aproximado de Bs24.220.88 (Costo Unitario promedio de este equipo de
Bs605,52).

.
 INFORME DESARROLLADO

I. ANTECEDENTES:

De acuerdo al cronograma de auditoría interna de la Empresa XYZ S.A. se procedió a realizar una auditoría operativa del
proceso de las Adquisiciones de Activos Fijos y Almacenes, Pruebas de Control del Disponible, Exigible, Realizable,
Activo Fijo, Intangibles y Control de Equipos AVL en alquiler, desde el 26.12.2018 al 06.01.2019, bajo el enfoque que
nos permita contestar estas preguntas:

1) ¿Qué medir?, se va medir el proceso de la Adquisiciones de compras de bienes (Activos fijos) y inventarios de
Equipos y Materiales dentro de la empresa y realizar pruebas de control del Disponible, Exigible, Inventario,
Activo Fijo, Intangibles y Control de equipo en alquiler de los AVL.
2) ¿Con qué medir? vamos a medir si se cumplen los procedimientos y con los manuales de funciones respectivos
de las personas intervinientes en el proceso de las adquisiciones o si en el mismo menciona algo al respecto y
los registros contables y controles del disponible, cuentas por cobrar, inventario, activo fijo, intangibles y Control
de Equipo en Alquiler (AVL).
3) ¿Cuándo? desde el 01.01.2018 al 30.11.2018
4) Y ¿dónde? en la Empresa de Servicio Monitoreo "XDXDX" S.A.

II. OBJETIVOS DEL TRABAJO.-

Los objetivos de este trabajo son:

1) Identificar las deficiencias del Proceso de adquisiciones que tiene la empresa actualmente
2) Analizar los objetivos de los controles determinando si están bien definidos y establecidos.
3) Si son lógicos y si son capaces de conseguir la finalidad del proceso.
4) Verificar que existen técnicas de control y si cumplen con los manuales funciones.
5) Y si éstas son adecuadas para cumplir con los objetivos de control.
6) Comprobar que se aplican las técnicas de control conforme a lo establecido.
7) Y comprobar mediante el análisis de resultados si se ha conseguido el objetivo de control que se está auditando.

III. ALCANCE:

El alcance comprende una revisión de las transacciones más significativas por muestreo desde el 01.01.2018 al
30.11.2018, de las adquisiciones de equipos y materiales de Almacenes y de bienes de Activo Fijo.

Limitación del Alcance del trabajo:

No se nos proporcionó la siguiente información:

 4 comprobantes contables de las adquisiciones por un total de Bs40.241,15 (2 de Inventario y 2 de Activos Fijos).
 La documentación de respaldo de una Alta del Edificio (Tinglado) que permita validar este registro y recalcular la
depreciación correcta de esta alta.
 Arqueos de Caja diarios debidamente firmados y cuadrados de la “Coordinadora de Cobranza” al 01.01.2018 al
30.11.2018.
 Conciliaciones Bancarias de las Cuentas Corrientes desde el mes de septiembre a noviembre del 2018 del
Banco Unión en moneda Nacional y Extranjera.
 Mayores Contables del origen (De anteriores gestiones) de sus transacciones de la Cuenta Contable “Crédito
Fiscal Transitorio” Bs 16.584,68 y Cuentas por Cobrar al Personal por Deudas en Mora” por Bs45.996,28.

IV. PROCEDIMIENTOS:

1) Analizar la estructura de la organización en el área del Almacén y el proceso de adquisiciones de activos fijos y
de equipos y materiales para el almacén.
2) Verificar si se tienen y se cumplen los procedimientos y mecanismos de control, para ver si presentan
deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen.
3) Comprobar si las funciones de las personas intervinientes en el proceso de adquisiciones y de la toma de
inventarios en el Almacén Central y si están claramente establecidas en los manuales de funciones respectivos
de la empresa.
4) Determinar si la compañía cuenta con reglamentos de estos procesos y si los cumple.
5) Verificar si el almacén y los activos fijos de la empresa están coberturados con pólizas de seguros.
6) Requerir el mayor contable de los Inventario y Activos fijo y tomar una muestra para el análisis de las
adquisiciones.
7) Requerir el mayor contable del efectivo de la Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Activo Fijo, Intangibles y Control
de los Equipos AVL en alquiler, con el correspondiente estado de cuenta detallado que reporta el Sistema o el
modulo o el que es elaborado en Excel y verificar si cuadran ambos importes a la misma fecha.
8) Requerir las Conciliaciones Bancarias de las Cuentas que se mantienen en el Banco Unión y Banco Nacional de
Bolivia debidamente firmadas por quien las elaboró y quien las revisó.
9) Pedir los arqueos de caja del efectivo así como el extracto de la caja de ahorro del Banco Unión a nombre del
Contador de las ventas sin factura o Caja 3 (Arnold Molina).

Adicionalmente se han realizado los siguientes procedimientos analíticos como ser:

1) Requerir fotocopia de todos los procesos o reglamentos que estableció el Gerente de Administración y Finanzas
de la empresa.
2) Verificar el cumplimiento de controles internos básicos en la adquisiciones significativas de Bienes (Activos Fijos
y del Almacén) y Servicios, como ser 3 cotizaciones, cuadro comparativo y el informe respectivo que sugiere la
mejor opción, los cuales deben ser Aprobados por los Niveles Autorizados.
3) Verificar si existe alguna guía para la realización de los inventarios periódicos o sorpresivos de almacenes, por
parte de contabilidad.
4) Elaborar un resumen del movimiento del efectivo en forma consolidada en moneda nacional y extranjera en la
empresa y Verificar que no se hubiera manejado fondos superiores a Bs50,000 en la cuenta caja dentro del
periodo de análisis y preguntar qué medidas de seguridad se toman para las remesas en tránsito.

V. HALLAZGOS

DEL PROCESO DE ADQUISICIONES:

1. Se carece de un Reglamento de Adquisición de Bienes y Servicios y de un Manual de Procedimientos de

compras, donde se normen los requisitos, procesos, autorizaciones, límites, flujogramas del proceso, etc. Para la
compra de bienes o contratación de servicios.

Criterio: Toda empresa debe contar con un Reglamento de Adquisición de Bienes y Servicios y de un Manual de
Procedimientos de compras que norme los requisitos, procesos, autorizaciones, límites, flujogramas del proceso,
etc. Para la compra de bienes o contratación de servicios

Condición: Actualmente se hacen 2 cotizaciones solo para la compras de activo fijo y son aprobadas por la
Gerencia de Administración y Finanzas, pero la emisión del cheque es aprobada por GAF y por la Gerencia
General. En el caso de las adquisiciones de almacén no se hacen cotizaciones porque se compra del mayorista
en Santa Cruz, otro en La Paz o se importa desde el exterior.

Causa: Falta de un manual de procedimiento y de un reglamento donde establezca los procedimientos a seguir
en las adquisiciones de bienes y servicios.

Efecto: El riesgo de que la empresa adquiera estos bienes con sobreprecios o que no se elija la mejor opción en
términos, económicos o técnicos.

Recomendación: Elaborar e Implementar el Reglamento de Adquisición de Bienes y Servicios y el Manual de

Procedimientos de compras, que establezca el proceso operativo que debe cumplirse, (plazo de regularización
28.02.2019).
2. "XDXDX" S.A. no ha contratado la póliza de seguro de cobertura contra todo riesgo para las instalaciones propias
de la empresa

Criterio: Toda empresa como medida preventiva de seguridad, debe contar con Seguros que cubran riesgos de
pérdidas y robos de sus activos fijos u otros riesgos como incendios, motines, desastres naturales, etc.

Condición: Se carece de pólizas de seguros contra todo riesgo para los activos fijos de la empresa.

Causa: Falta y vacio que existe en los manuales de funciones de las diferentes gerencias l.

Efecto: El riesgo de que se susciten hechos que puedan dañar o afectar de alguna forma a nuestros activos y
dichos hechos resulten en una perdida por la falta de dicho seguro.

Recomendación: Se recomienda elaborar manuales de funciones detallados para las diferentes gerencias que
forman la empresa para el correcto registro de nuestros bienes y activos. De igual forma de recomienda adquirir
los seguros que este tipo de empresas requieren para una sana actividad comercial.

3. Existen deficiencias en el procedimiento operativo de las adquisiciones de activos fijos y de materiales de

Almacén de la empresa, citamos.

a) Fallas procedimentales en el procedimiento operativo en las adquisiciones de los Activos Fijos donde no se
reflejan las 3 cotizaciones mínimas, cuadro comparativos con el resumen de las cotizaciones y el criterio en que
se basa para elegir la mejor opción para la empresa.

Criterio: Todas las compras que la empresa considere significativas en función al reglamento de adquisiciones,
deben tener mínimamente 3 cotizaciones, el cuadro comparativo resumen de las cotizaciones y el criterio en
base al cual se eligió la mejor opción para la empresa por parte de la Gerencia de Administración y Finanzas y la
Gerencia General.. Asimismo las provisiones de las cuentas por pagar deben estar aprobadas por esta el
Gerente de Administración y Finanzas en señal de aprobación.

Condición: Al carecerse de un reglamento que norme estos procedimientos, la empresa no adjunta las 3
cotizaciones mínimas, ni el cuadro resumen de estas cotizaciones, ni está dejando evidencia el criterio en función
al cual se eligió la mejor opción para la empresa en la mayoría de las adquisiciones de la muestra analizada.
Además la “Gerencia de Administración y Finanzas” de la empresa no está dejando evidencia de supervisión en
los provisiones de las cuentas por pagar de la empresa, solo en los pagos con cheques.

Causa: Carencia de Reglamento de Adquisicion de Bienes y Servicios y un Manual de Procedimientos de

Compras que norme y vigile las adquisiciones.

Efecto: La posibilidad de no conocer la variedad de precios que existen en el mercado sobre un mismo bien y/o
producto lo cual podría representar que se considere una opción con sobreprecio al no conocer los precios de
por lo menos 3 cotizaciones distintas.

Recomendación: Elaborar un Reglamento de Adquisicion de Bienes y Servicios al igual que un Manual de

Procedimientos de Compras donde se refleje todos los requisitos necesarios para considerar realizar una
compra.

b) Que no se nos proporcionó 4 comprobantes contables de las adquisiciones de inventario de mercadería y equipo
de computación (2 de cada uno) situación que no nos permitió validar sus registros contables por un total de
Bs40.241,15 (Inventario Bs26.677,50 y Equipo de Computación Bs13.563,65).

Criterio: Toda empresa debe tener un archivo ordenado cronológicamente con todos los comprobantes contables
de las operaciones que genera, los mismos que deben encontrarse debidamente custodiados.

Condición: Se evidencio que la empresa carece de un archivo ordenado del archivo de sus transacciones.
 Causa: Carencia de un Reglamento de Adquisicion y un manual de Procedimientos de Compras.

Efecto: La falta de un archivo ordenado nos produjo que no podamos valuar algunos activos o por lo menos nos
impidió determinar el valor exacto de dichos bienes.

Recomendación: Se recomienda contar con archivos debidamente ordenados, cronológicamente y cuando las
transacciones se realizan.

d) Existe un vacío administrativo en los Manuales de Funciones de la “Gerencia General” y de la “Gerencia de

Administración y Finanzas”, al no establecer funciones sobre la aprobación de las adquisiciones de bienes y
servicios. Así como en el manual de Funciones del “Encargado del Almacén” que realiza las tareas de Compras
de equipos y materiales, las mismas que no están establecidas en su manual..

Criterio: Las funciones de aprobación de compras de bienes y servicios deben estar claramente establecidas en
el reglamento respectivo y en el manual de funciones del Gerente General y del Gerente Administrativo
Financiero de la empresa.

Condición: . Se evidencia la falta de firma del Gerente de Administración y Finanzas y del Gerente General en
señal de aprobación de estas operaciones. Así como la carencia de firma del Gerente de Administración y
Finanzas en los comprobantes de la provisión de las Cuentas por Pagar en señal de aprobación de los mismos
(ANEXO Nº1)

Causa: El vacio que existe en los Manuales de Funciones de la Gerencia General y de la Gerencia de
Administracion y Finanzas, y la no designación de funciones sobre la aprobación de las adquisiciones de bienes
y servicios.

Efecto: Se evidencio la falta de firmas que autoricen la adquisición de bienes, lo cual vulnera todo procedimiento
mercantil dirigido a una empresa.

Recomendación: Se recomienda elaborar manuales detallados con especificaciones sobre la autorización para la
obtención de bienes y servicios.

OBSERVACIONES DE PRUEBAS DE CONTROL:

4. Observaciones del disponible de la empresa.

a) No existe constancia de que se realicen Arqueos de caja diarios, por parte de la “Coordinadora de Cobranzas”,
así como la de la realización de arqueos sorpresivos por parte de Contador de la empresa.

Criterio: En toda empresa que maneje efectivo en sus instalaciones se debe realizar arqueos de caja diariamente
detallando los cortes del dinero custodiado por el responsable, además deberá existir un control cruzado por
parte del Contador de la empresa a través de arqueos sorpresivos de los Fondos de “Caja Chica” y “Caja”.

Condición: Actualmente no se imprime de forma diaria el reporte de caja, y no se realiza un arqueo documentado
detallando los cortes de moneda que se están custodiando en la empresa por parte de la responsable
(Coordinadora de Cobranzas).

Causa: Falta de detalle en las actividades que se especifican en el Manual de Funciones de la Coordinadora de
Cobranzas.

Efecto: No se realizan arqueos evidenciados por parte de la Coordinadora de Cobranzas lo cual no permite la
constancia de efectivo que tiene en custodia la empresa, esto también puede reflejarse en hechos de hurto o
dolo por parte del área de cajas.
 Recomendación: Se recomienda detallar mas las funciones y alcances de la Coordinadora de Cobranzas en las
diversas actividades que realiza asi como las que no y asi verlas reflejadas como una labor cotidiana y rigurosa.

b) Se evidenció que la empresa no ha contratado pólizas de seguro para la cobertura de riesgos principalmente de
robos y atracos en el transporte y remesas de dinero en tránsito al banco, ni de un seguro de vida para la
persona que realiza estos depósitos.

Criterio: La empresa debe contar con mecanismos de mitigación de riesgos por manejo de efectivo y remesas al
banco.

Condición: Se carece de una póliza para las remesas en tránsito, así como de la póliza de Seguro de Vida para
el responsable de estos depósitos.

Causa: Los vacios que existen entre las funciones de las diferentes gerencias

Efecto: existe el riesgo de robo u atraco a los bienes como dinero en efectivo que se transporta y custodia.

Recomendación: Se recomienda observar las falencias en los manuales y adquirir los seguros que hacen falta
para continuar con actividades y bienes resguardados.

c) Se carece de “Conciliaciones Bancarias” de las cuentas corrientes que XDXDX mantiene en el Banco Unión en
moneda nacional y moneda extranjera desde el mes de septiembre hasta noviembre de 2018 y no existe
evidencia de las firmas de “Elaborado por” y del “Vo Bo” por parte de la Gerencia de “Administración y Finanzas”
en señal de revisión de las conciliaciones de enero hasta agosto de 2018.

Criterio: Por procedimientos contables y de control, los saldos de las cuentas bancarias que maneja la empresa
deben ser conciliados de forma mensual y revisados por la “Gerencia de Administración y Finanzas” dejando
constancia mediante las firmas de quien elaboró las conciliaciones y quien las revisó.

Condición: No se realizaron las conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas en el Banco Unión desde el
mes de septiembre 2018

Causa: La no designación de actividades especificas en los diferentes cargos.

Efecto: No se realizo una conciliación la cual permita tener mayor control en las cuentas tanto de moneda
nacional como extranjera.

Recomendación: Se recomienda designar la realización de las conciliaciones bancarias a un funcionario o

funcionarios para mayor control de ingresos y salidas hechas mediante el banco y las cuentas de la empresa.

4. Observaciones del “Exigible”

a) Se carece de los listados Detallados de la composición de las “Cuentas por Cobrar por Reclasificación”
(Antiguas) por Bs1.048.346,56 dentro del grupo “CUENTAS POR COBRAR CLIENTES” y de la Previsión para
Incobrable Bs(576.872,78) dentro del Grupo “DEUDAS INCOBRABLES”.

Criterio: Las cuentas por cobrar presentan el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los clientes el
pago de su adeudo (documentado), derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación
de servicios. Consecuentemente deben encontrarse debidamente respaldadas con los documentos que
sustentan el
soporte suficiente que permita realizar el cobro de las mismas, además debe estar claramente identificado el
nombre de la persona, fecha de origen de la deuda e importe.

Condición: Se carece de un estado detallado desde gestiones anteriores, porque se manejada todo en Hojas
Electrónicas (Excel) sin control de Kardex, no se tenía registrado en un sistema computarizado de forma
individual y mensualmente se realizaban los devengamientos contables de las cuentas por cobrar de manera
 global sin considerar si las cuentas de monitoreo se encontraban activas o no, es decir que no existiendo el
soporte suficiente que permita validar los importes registrados en estas cuentas y consecuentemente existe alto
riesgo de incobrabilidad de las mismas.

Causa: La falta de detalle en cuanto a la Contabilidad de la empresa y las personas encargadas de la misma.

Efecto: este hecho nos lleva a desconocer el origen y concepto de las cuetnas por cobrar incluso desconociendo
el tiempo que llevan en esta condición, al igual que las incobrables desconociendo los motivos por las cuales
llevaron a realizar esta consideración.

Recomendación: Se recomienda un buen archivo de documetnacion que respalde las cuentas por cobrar asi
como la información de respaldo.

b) No se pudo verificar que los registros contables de las “Cuentas por Cobrar de Clientes” cuadren con el reporte
del módulo de Cuentas por Cobrar (Sin Contar las Reclasificadas o Antiguas) por Bs1.068.822,86 ya que el
sistema no está generando este reporte, la clasificación contable es la siguiente:

Código Cuenta Im porte BS

1.1.3.01.01 Cuentas Por Cobrar Serv Telemergencia 638.894,94
1.1.3.01.02 Cuentas Por Cobrar Serv Telerastreo 66.037,07
1.1.3.01.03 Cuentas Por Cobrar Vtas Equipo 185.353,67
1.1.3.01.04 Cuentas Por Cobrar Vtas Equipo 3.304,60
1.1.3.01.05 Cuentas Por Cobrar Instalaciones 167.098,44
1.1.3.01.06 Cuentas Por Cobrar Instalaciones 8.134,14
To tales 1.068.822,86

Criterio: Todo sistema modular debe tener reporte detallado de la composición de los saldos del módulo, que
permita conciliar los mismos con los registros contables.

Condición: No se pudo validar que el reporte del módulo de Cuentas por Cobrar cuadre con los registros
contables de las cuentas observadas porque el sistema no genero este reporte a la fecha de corte.

Causa: El sistema contable que maneja la empresa no detalla los saldos de las cuentas por cobrar por un error
en la programación en cuanto al harware.

Efecto: No se hace posible conciliar y conocer la información pertinente de cada cuetna asi como a que cliente
pertenece la misma.

Recomendación: Se recomienda acudir a los especialistas en sistemas para renovar el programa contable.

c) Se evidenció que la empresa carece de un reglamento que norme los “Fondos a Rendir”, esta situación ha
generado que existen fondos sin rendir desde el mes abril de 2018 hasta la fecha de nuestra revisión, inclusive
existen fondos con saldos negativos, tal como se expone a continuación:
 Mes
Codigo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 To tal general
1 0,00 -467,00 -467,00
2 0,00 0,00
4 0,00 8.160,00 -1.627,11 0,00 6.532,89
5 0,00 0,00 0,00 4.308,40 1.318,89 599,93 -0,02 3.734,40 18.411,80 0,00 28.373,40
6 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
9 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 7.198,50 7.198,50
13 0,00 0,00
18 0,00 0,00 0,00
26 0,00 0,00 0,00
29 1.392,00 1.392,00
42 680,00 880,00 1.560,00
66 3.000,00 -1.017,00 -2.218,50 2.715,50 -2.265,00 215,00
74 -321,64 12,00 722,72 -4.046,00 270,00 -3.362,92
To tal general 3.000,00 0,00 0,00 4.308,40 1.318,89 15.621,43 -4.634,27 2.727,50 2.192,12 14.365,80 2.542,00 41.441,87

Criterio: Toda empresa que otorgue fondos a rendir a sus empleados debe implementar un reglamento para el
manejado adecuado del mismo, estableciendo las personas que deben autorizar, los límites a entregar, plazos
para las rendiciones y las sanciones para quienes no rinden en su debido momento.

Condición: Se evidencio saldo de fondos a rendir desde el mes de abril a la fecha de revisión, así como saldos
negativos que están distorsionados el saldo de esta cuenta.

Causa: El desconocimiento del personal en cuanto al procedimiento de los fondos a rendir, y los plazos que se
establece para la presentación de descargos de los mismos.

Efecto: Este hecho hizo que la empresa no pueda calcular y consolidar la información sobre los fondos que se
otorga al personal para las distintas actividades generando asi un saldo en contra al no haber presentado dichos
descargos dentro de los plazos establecidos.

Recomendación: Se recomienda capacitar e informar al personal al que se le otorgan fondos para la realización
de actividades, asi como los plazos y los distintos comprobantes a presentar.

d) No se nos proporcionaron los Mayores Contables de las cuentas “Crédito Fiscal IVA Transitorio” (1.1.3.10.02) por
Bs16.584,68, “Cuentas por Cobrar Personal por Deuda en Mora” (1.1.3.07.04) por Bs45.996,28, desde su origen
hasta la fecha de nuestra revisión, limitando nuestro trabajo.

Criterio: La empresa debe contar con los libros contables de todas las cuentas, ya sea en medios magnéticos o
impresos, los mismos que deben encontrarse a disposición ante su requerimiento por parte de auditoría o de los
accionistas. Todos los registros contables de anteriores gestiones deben tener un backup de respaldo al cual se
pueda tener acceso previa autorización gerencial..

Condición: No se pudo proporcionar los mayores contables porque el contador estaba de vacaciones dentro del
periodo de análisis y porque la computadora de la “Gerencia de Administración y Finanzas” hasta la fecha de
corte de este informe no le había instalado un backup del sistema contable antiguo (BAS) que le permita
consultar y obtener información del mismo.

Causa: El ersonal a cargo de la documetnacion requerida no se encontraba en su puesto por motivo de

vacaciones y fue imposible acceder a un backup ya que el mismo no existía.

Efecto: No se pudo concertar el origen de las cuentas y el motivo de su creación asi como ningún documento de
respaldo para la apertura de estas cuentas.

Recomendación: Se recomienda tener un archivo de los diferentes documentos contables que se realizan de
manera impresa asi como digital para un fácil acceso a estas en caso de requerir de las mismas.
5. Observaciones del “Inventarios de Mercadería”.

a) Al 30.11.2018, existe una diferencia en defecto de Bs237,10 entre el saldo de almacenes expuesto en el módulo
de contabilidad respecto al saldo según módulo de Inventarios (La Cuenta Contable de “Inventario de
Mercadería” 1.1.4.01.01:
Bs
Saldo según módulo de contabilidad 292.689,07
Saldo según módulo Inventario 292.926,17
Diferencia 237,10

Criterio: Todo empresa que utilice sistemas integrados de información, deberán cuadrar en forma diaria sus
registros contables con los módulo respectivos, en este caso con el Módulo de Inventarios.

Condición: El saldo de Inventarios registrado contablemente al 30.11.2018 presenta una diferencia en defecto de
Bs237,10 respecto al saldo del Módulo de inventarios a la misma fecha.

Causa: Al momento del registro el personal a cargo debe tener cuidado al momento de calcular e ingresar los
datos en sus registros, el descuido de estos causo este hecho el cual evidencia una diferencia en el modulo con
los registros de inventario

Efecto: la no integración de los modulos causo una diferencia al momento de cuadrar los diferentes modulos que
componen el sistema contable y operativo de la empresa.

Recomendación: Se recomienda acceder a un sistema que mantenga los modulos integrados y los caules
dependan uno del otro para asi evitar el tener que ingresar la información de forma independiente.

b) La empresa XDXDX S.A. no tiene establecidos por escrito, procedimientos, políticas o guías para realizar la
toma de inventarios físicos de las existencias en el Almacén ya sea de forma trimestral, semestral o anual, u otra
modalidad que pudiera establecerse acorde a la actividad y rotación de los equipos.

Criterio: Toda empresa tenga bienes o mercadería clasificada como “Inventario” debe establecer normas,
criterios, procedimientos y responsabilidades para la operación de los almacenes, y contar con una guía para
realizar inventarios físicos mensuales, trimestrales, semestrales y anuales según corresponda.

Condición: No se realizan inventarios físicos periódicos de las existencias en almacenes de la empresa XDXDX
S.A.

Causa: En cuanto a almacenes no se tiene un procedimiento por escrito el cual norme el control de los
inventarios de la empresa.

Efecto: genera una desconfianza en cuanto a la información obtenida con el sistema con el conteo en físico ya
que no se realiza un control físico de los inventarios.

Recomendación: Se recomienda que se establezca un procedimiento de control de los inventarios y determinar

también un periodo establecido para dicho control.

c) Se carece de informes de los ítems sin movimiento de almacenes, que alcanzan a un total de 42 ítems (ANEXO
Nº2) con un valor estimado del sobrestockamiento de Bs40.000. Informes que deberían ser elaborados por parte
del “Encargado de Almacén, sin embargo no los realiza porque no está contemplado dentro de sus funciones en
el manual correspondiente.

Estos informes permitirían a la Administración de la empresa realizar las gestiones necesarias para vender estos
equipos antes que queden obsoletos. Por otra parte, evidenciamos que existen baterías en mal estado afuera
del almacén que hasta la fecha no han sido realzados o vendidos por la carencia de un reglamento operativo que
 establezca quienes son los responsables de las diferentes actividades a realizar para la venta de estas baterías y
otras existencias en mal estado, o en su caso el procedimiento de baja y castigo de las mismas

Criterio: El Manual de Funciones del “Encargado de Almacén” debe establecer la obligación de elaborar un
informe de forma trimestral de los equipos y materiales que están sin movimiento durante más de un año dirigido
a la Gerencia de Administración y Finanzas. Asimismo todo equipo obsoleto o mal estado debe ser reportado en
forma mensual a esta gerencia para tome las medidas necesarias para darle de baja o venderlo como chatarra.

Condición: El “Encargado de Almacenes” no elabora informes periódicos sobre los ítems sin movimiento por más
de un año, tampoco reporta los ítems obsoletos, dañados, viejos u obsoletos.

Causa: La falta de asignación especifica de elaboración de informe de productos que no presentan movimiento
hacia el encargado de los almacenes.

Efecto: Esto genero que algunos ítems que posee la empresa presenten estancamiento en cuanto a salida por
venta lo cual genero una baja en los precios de los mismos llegando incluso a afectar totalmente en perdida para
la empresa.

Recomendación: Se recomienda adicionar al manual de funciones del encargado de almacen la elaboración

periodica de estos informes.

d) Evidenciamos un total de 25 equipos de propiedad de clientes que se trasladaron de casa y que no trasladaron el
servicio, que se encuentran en custodia en la empresa ocupando espacio en el almacén,, sin realizar ningún
cobro alguno por este servicio (ANEXO Nº3 Fotografías). Consideramos que estos equipos deben ser devueltos
a sus propietarios, o en su caso cobrar un canon de alquiler por el servicio de almacenamiento, además que no
existe un contrato que resguarde ni al propietario ni a la empresa sobre las condiciones de almacenamiento ni el
estado de los equipos en custodia.

Criterio: Los bienes en custodia que no son de la empresa deben tener un acta de recepción firmada por ambas
partes, contar con un registro cronológico de su ingreso como de su salida y deben registrarse en Cuentas de
Orden (Control por unidad ingresada) y la empresa debe tener una política de cobro por este servicio.

Condición: En la visita del depósito del Encargado del Almacén le evidencio una serie de equipos que están en
custodia en la empresa que están ocupando espacio en este depósito y la empresa no está cobrando nada por
este servicio, tampoco se nos proporcionó un reporte de la fecha de ingreso y salidas de estos equipos ni en
almacenes ni en la contabilidad, ni en el departamento de operaciones.

Causa: Al brindar servicio técnico los clientes dejaron sus bienes sin ningún documento de entrega y/o recepción
por parte del dueño como la empresa.

Efecto: Este hecho causo que el encargado de almacen tenga que otorgar un espacio para resguardar dichos
bienes al encontrarse en nuestro poder son responsabilidad nuestra lo que pueda pasar con los mismos.

Recomendación:

e) La Gerencia de Administración y Finanzas nos informó que el “Encargado de Almacén” también realiza las
funciones de Encargado de Compras y de Auxiliar Administrativo actualmente (Realizando los depósitos al banco
y trámites administrativos), tareas que no están contempladas en su manual de funciones. (La de realizar
principalmente los registros de ingresos y salidas de Equipos y Materiales del inventario y manejo ordenado del
inventario), vulnerando el principio de control de que una sola persona realice casi todo el proceso de
adquisiciones, ingresos y salidas de equipos y materiales.

Criterio: Todo proceso en una empresa no debe ser realizado por una sola persona y en especial el proceso de
compra e ingreso del almacén de los equipos y materiales.
 Condición: En una reunión con la Gerencia de Administración y Finanzas se nos informó que por tiempo y
espacio se le asigno las funciones administrativas de depósitos al banco y gestiones Administrativas de la
empresa al “Encargado del Almacén”.

Causa: La no asignación y no existencia de el cargo en especifico se designo al encargado del almacen la

realización de las compras.

Efecto: Las actividades dentro de la empresa deben estar perfectamente separadas y designadas para que las
actividades no se vean interrumpidas o demoradas afectando asi al desarrollo normal de la emrpesa

Recomendación: Se recomienda crear un cargo en especifico para la realización de las compras de la empresa y
asi alivianar las actividades del personal que tiene otras actividades a cargo.

6. Observaciones en los Activos Fijos e Intangibles

La empresa ha registrado en defecto las Deprecaciones de Activos Fijos por Bs12.804,30 y Amortizaciones de
activos Intangibles por Bs3.102,72 quedando disminuidos los gastos de la empresa en un total de Bs 15.907,02:

Ajustes a Gastos Ajsute de la Depreciacion de la

To tal
Cuenta de Gestiones Instrucción de la Gestión o
general
Anteriores Corporacion Amortización

Edficio 0,00 0,00

Equipo de
1.232,41 0,00 30.392,58 31.624,99
Computación
Equipos e
-8.226,25 748,31 -5.542,15 -13.020,08
Instalaciones
Herramienta -10.417,19 -10.417,19
Terrenos
Vehiculo 4.616,59 4.616,59
Sub To tal Activos -6.993,84 748,31 19.049,83 12.804,30
Intangibles -1.019,48 0,00 4.122,20 3.102,72
Sub To tal
-1.019,48 0,00 4.122,20 3.102,72
Intangibles
To tal General -8.013,32 748,31 23.172,03 15.907,02

Criterio: Las depreciaciones de Activos Fijos y la Amortización de Intangibles deben calcularse bajo los criterios y
porcentajes establecidos en el Artículo 18 y Anexo A del D.S. 24051.

Condición: Se realizó un recalculo de las depreciaciones de los Activos Fijos y la Amortización de los Intangibles
de acuerdo a la normativa legal vigente, evidenciándose errores de cálculo.

Causa: Mal calculo en la realización de los cálculos en cuanto a las depreciaciones y amortizaciones por aprte
del personal a cargo en el área contable.

Efecto: Se evidencio que los cálculos reflejaban un menor gasto en cuanto a las depreciaciones y amortizaciones
por un mal calculo.

Recomendación: Se recomeienda capacitar constantemente al personal que tiene a cargo la realización de estos
cálculos respecto a alguna ley o decreto .
 a) Se desconoce la composición detallada de los saldos iniciales de la gestión 2008 por Bs244.221,28 (Compuesto
por Muebles y Enseres Bs 61.480,70, Equipos de Computación Bs 150.468,45, Equipos e Instalaciones Bs
30.933,37 Intangibles Bs1.338,76), y la empresa no ha tomado medidas para la reconstrucción de saldos o
elaboración de un informe técnico que regularice esta observación.

Hasta la fecha no se realizado el inventario físico de los activos fijos y tampoco se ha contratado alguna empresa
Consultora para que realice un “Revaluó Técnico de Activo fijo
Criterio: Los activos Fijos deben ser inventario por lo menos una vez al año, y contar con el Estado detallado de
su composición, con el objetivo de tener un control de ubicación y del estado de los mismos.

Condición: Desde la gestión 2008 hacia atrás no se tiene la composición detallada de los activos fijos y tampoco
se ha realizado ninguna gestión para regularizar esta deficiencia.

Causa: La no asignación de de esta actividad hizo que se desconozca la composición del activo en cada inicio de
gestión por lo cual se hizo de manera empírica sin base legal o documento con base lógica y razonable.

Efecto: Causo un mal calculo de los activos al inicio de cada gestión afectando asi en el estado de resultados
como en el balance general al momento de obtener ganancias o perdidas.

Recomendación: Se recomienda evaluar los activos de gestiones anteriores para determinar el verdadero de los
activos.

b) No se nos proporcionó la documentación de respaldo que permita validar los registros del alta del “Tinglado”
que fue registrado erróneamente en la cuenta contable “Edificios” y consecuentemente ha sido depreciado
erróneamente en base a 25 años y no a 10 años como lo establece el D.S. 24051.

Criterio: Toda alta de activo fijo debe estar respalda con el soporte correspondiente que permita validar la
transacción contable.

Condición: En una reunión la Gerencia de Administración y Finanzas se nos informó que se tiene contabilizado el
“Tinglado” en la cuenta contable de “Edificios” de forma incorrecta, situación que no corresponde, sin embargo
hasta la fecha no se nos ha proporcionado el contrato y la factura que respalde esta alta.

Causa: El personal a cargo no se dedico a la obtención del contrato y la factura que indiquen el alta de esta
cuenta.

Efecto: Esto afecta ya que son dos activos que se tienen de forma individual lo cual genera obligaciones y
derechos de forma distinta e individual.

Recomendación: Se recomienda al personal a cargo obtener todos los respaldos necesarios que aseveren que
este bien es dado de alta.

7. Observaciones en el Control de Equipos AVL en alquiler de Clientes dados de baja en el Sistema de BAYKON.

a) La empresa carece de un “Procedimiento de Recuperación” de los equipos AVL cedidos en alquiler de los
clientes que han dejado de pagar por este servicio, que actualmente están dados de baja del sistema, los cuales
ascienden a un total de 40 Clientes según lo informado verbalmente por la Gerencia de Operaciones por un valor
aproximado de Bs24.220.88 (Costo Unitario promedio de este equipo de Bs605,52).

Criterio: Todo Equipo de AVL alquilado por la empresa a sus Clientes, una vez que se suspende el servicio y se
da de baja del sistema de BAYKON, debe realizar la recuperación de este equipo en un plazo máximo de un
mes.
Condición: En una reunión con la Gerencia de Operaciones nos informó que existen aproximadamente unos 40
clientes que han sido dados de baja del sistema BAYKON de Argentina, de los cuales no se ha realizo las
gestiones para recuperar estos equipos.

Causa: La carencia de un Procedimiento de Recuperacion de los equipos AVL que se dieron en alquiler

Efecto: Este hecho hizo que muchos de nuestros equipos se consideren perdidos lo cual implica mayor gastos en
este concepto para la empresa.

Recomendación: Se recomienda realizar con prontitud un Procedimiento de recuperación de los equipos AVL
cedidos en alquiler.