PR-OYM-01 Creación, Actualización y Control de La Información Documentada

PROCEDIMIENTO: Codigo : PR-OYM-01
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL

DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA Versión : 01
PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 1 de 22
1. PROPÓSITO:
Establecer los parámetros generales para la elaboración, revisión, aprobación y actualización de
documentos; así como, definir las condiciones para realizar la identificación, almacenamiento,
protección, disposición, recuperación y acceso a los registros del Sistema Integrado de Gestión
de Textiles Camones.
2. ALCANCE:
El procedimiento aplica a todos los documentos y registros utilizados en los diferentes procesos
que se desarrollan en Textiles Camones.
3. GLOSARIO
3.1. SIGLAS:
• MOF: Manual de Organización y Funciones.
• OYM: Organización y Métodos.

• CAP: Cuadro de Asignación de Personal.
• SIG: Sistema Integrado de Gestión
3.2. DEFINICIONES:
• Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado y el medio en el que
está contenida (impresas en papel, medio magnético o sistematizado).
• Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través

de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
• Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o

personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o
electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo
de las actividades.
• Documento Obsoleto: Son aquellos documentos que han perdido vigencia, por
actualización de la información y se retira de circulación.
• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos de todos los eventos que
han sucedido o proporciona evidencia de actividades realizadas.
• Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan,
las cuales transforman entradas en resultados.
• Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
• Instructivo: Documento de mayor detalle y precisión que define la forma de llevar a
cabo las actividades o procesos. Este documento siempre será parte de un
Procedimiento.
CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

ELABORADO REVISADO APROBADO
ALEJANDRA ALFREDO CAMONES
KATHERINE DELGADO HERNAN LOAYZA
CORDOVA Responsable de la Alta
Asistente de OYM Responsable de OYM
Coordinador del SIG Dirección
Firma: Firma: Firma: Firma:
• Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

realización de un proceso o actividad.
• Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

• Listado maestro de documentos: Relación ordenada de los documentos, el cual
sirve para conocer la última revisión aprobada de un documento.
• Identificación: Nombre o código que se le da a un documento o registro para su fácil
recuperación.
• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la convivencia y la adecuación del

documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
• Versión: Señala el número de revisiones realizadas al documento que podrían
contener actualizaciones o mantener el documento actual.
• Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del
documento revisado previamente.
• Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la

información.
• Copia controlada: Es una copia del documento original autorizado que integra el
Sistema Integrado de Gestión, la cual es distribuida por el área responsable del SIG.
• Forma de Almacenamiento: Manera en la cual se conserva o archiva un documento,

puede ser físico o digital.
• Tiempo de Conservación: Es el tiempo de almacenaje que tiene cada documento de

acuerdo a lo establecido por la organización.
• Disposición final: Actividad que se le realiza al registro después de completar el

tiempo de retención de almacenamiento.
• ISOTools: Es un software informático especialmente desarrollado para la gestión de

Sistemas Integrados de Gestión y es la plataforma donde se encuentra alojado la
documentación de SIG de Textiles Camones.
4. RESPONSABILIDADES:
4.1. RESPONSABLE DE LA ALTA DIRECCIÓN: Es responsable por establecer políticas,
directrices y objetivos estratégicos para la organización.
4.2. COORDINADOR DEL SIG: Es responsable de coordinar, mantener y mejorar el SIG
contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y a la competitividad de la organización.
4.3. RESPONSABLE DE OYM: Es responsable de administrar y mantener la documentación
del SIG además de designar al personal de OyM que atenderá el requerimiento de algún
proceso.
4.4. ANALISTA Y/O ASISTENTE DE OYM: Son responsables del desarrollo, actualización,
implementación, difusión y resguardo de los procedimientos, políticas, instructivos,
formatos y MOF de la empresa, que sustentan la ejecución de las actividades realizadas
en cada proceso.

4.5. JEFES O RESPONSABLES DEL PROCESO: Son responsables de asegurar que se

establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema
Integrada de Gestión.
5. POLÍTICAS DE OPERACIONES:
5.1. ELABORACIÓN / ACTUALIZACIÓN

a) Las necesidades de elaboración, actualización o eliminación de un documento
pueden originarse a partir de las inquietudes de cualquier colaborador de Textiles
Camones.
b) En caso exista la necesidad de elaborar, actualización o eliminar un documento;
debe ser informado al jefe, encargado o responsable del área, quien se comunicará
con el personal del Dpto. de OyM para las acciones respectivas.
c) El personal del Dpto. de OyM evalúa el proceder del documento a realizar o
actualizar y autoriza la elaboración del documento.
d) La elaboración del nuevo documento puede estar a cargo del área solicitante o de
requerir apoyo para su elaboración se convocará al personal de OyM.
e) El Personal de OyM convocará a una reunión para la validación de la información, la
cual no podrá llevarse a cabo si no se cuenta con la presencia del líder del proceso.
f) La elaboración o actualización del documento se realizará mediante la plataforma
ISOTools de la siguiente manera:
• Redacción directa en la plataforma ISOTools a través de la herramienta

ONLYOFFICE.
• Redacción en Microsoft Office para luego ser subido a la plataforma

ISOTools.
g) La actualización de un documento estará a cargo del responsable de la revisión
pudiendo ser el jefe o responsable del área.
h) El responsable de la elaboración deberá enviar un correo mediante la plataforma
ISOTools notificando que se esta elaborando un nuevo documento.
i) El correo de notificación ira dirigido al personal de OyM y a los jefes o responsables
de los procesos involucrados.
5.2. SOBRE EL FORMATO, IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
a) La documentación elaborada en Microsoft Office o en ONLYOFFICE en la plataforma de

ISOTools deberá se realizará de acuerdo a lo especificado en el presente documento.
b) La estructura de los documentos en cuanto a la redacción y elaboración se establecerán
bajo los lineamientos expuestos:
b.1) Para la elaboración de los documentos del SIG, se desarrollan contemplando los
siguientes aspectos:
- El tipo de letra a usar será Arial y tamaño de fuente 10.

- Emplear un lenguaje claro y sobrio.

- Relatar actividades lo más claro posible.
- Considerar todos los aspectos que intervengan en el proceso.
- Omitir términos vagos o imprecisos.
b.2) La codificación de los documentos se establecerá de acuerdo a la siguiente
estructura:
XX – YY – SS
Donde:
XX: Siglas que representan el tipo de documento - Ver Anexo 11.9.

YY: Siglas que representan el área Ver Anexo 11.13.
SS: Número correlativo.
b.2.1) La codificación se generará automáticamente al momento de elaborar el
documento directamente en la plataforma ISOTools.
b.2.2) La codificación se realizará de manera manual en el caso de elaborar los
documentos en Microsoft Office y posteriormente subir a la plataforma ISOTools.
b.3) Estructura de la documentación:
La estructura de los documentos internos se compone de:
b.3.1) Todo documento interno tendrá en el encabezado Ver Anexo 11.1:
1° Logo de la empresa.
2° Título del Documento.
3° Código y versión
4° Numeración de páginas
5° Proceso
b.3.2) Versión
Sirve para identificar las revisiones realizadas al documento que podrían
contener actualizaciones o mantener el documento actual.
− Se indicará mediante un número la cantidad de veces que se ha
revisado el documento, ejemplo 01, 02, 03.
Nota: Considerar que la primera versión autorizada iniciará con 01.

Además, anualmente se realizará una revisión para determinar la
necesidad de actualización de los documentos.
b.3.3) Todo documento interno tendrá en el pie de página (Control de Emisión):

1° Puestos del Personal que elabora, revisa y autoriza.
2° Fecha de vigencia (Mes y Año), a partir de la cual comienza a regir el
documento.
3° Firmas.
La distribución se realiza según el Anexo 11.2:
b.4) Contenido: El contenido de los documentos se detalla en el Anexo 11.3:
b.4.1) Propósito: Expresa el objetivo del procedimiento o política en forma

genérica. Deberá ser lo más concreto posible, redacción clara y en párrafos
breves. Su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE y PARA QUÉ SE HACE.
b.4.2) Alcance: Establece las áreas y puestos involucrados, así como a quien
está dirigido el procedimiento o política.
b.4.3) Glosario: Son aquellos términos que se considera necesario definir para
una mayor compresión del procedimiento.
b.4.4) Responsabilidades: Se detallan las funciones y responsabilidades de los

puestos de trabajo involucrados en el documento.
b.4.5) Materiales: Son los elementos (materiales, instrumentos, consumibles,

entre otros) usados en el desarrollo de las actividades.
b.4.6) Políticas de Operaciones: Son normativas o guías básicas para la acción

de un proceso, describe los límites generales dentro de los cuales han de
realizarse las actividades.
b.5) Redacción del documento:
b.5.1) Se inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular y

tiempo presente (ejemplo: inicia, elabora, presenta, archiva, etc.), además,
contemplar todas las situaciones alternativas que puedan presentarse al operar
el procedimiento.
b.5.2) La descripción de las políticas será de manera secuencial y ordenada, es

decir desde que inicia el procedimiento hasta el fin del desarrollo.
b.5.3) Deberán de mencionarse las áreas responsables interactuantes en la

implementación de las mismas.
b.5.4) En caso que existan excepciones, se debe de mencionar el cargo y nivel

jerárquico que pueda autorizar la ejecución de la actividad.
b.5.5) No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno solo.

b.5.6) Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de documentos,
mencione de quién los recibe.
b.5.7) Numere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia
lógica del procedimiento. Las etapas deben comenzar con adverbios como
(Autorización, verificación, etc.).
b.5.8) Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola etapa, siempre y
cuando sea comprensible su redacción.
b.5.9) Se utiliza el formato (Anexo 11.4): 3 columnas que contiene los

siguientes datos Secuencia de Etapa, Actividad y Responsable.
b.5.10) Descripción del Procedimiento: Es la narración cronológica y secuencial

de cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un determinado
proceso, y se explica quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hace, a través de
las diferentes fases del procedimiento (Etapas).
b.5.10.1) Secuencia de Etapa: Indica la etapa en que se van a desarrollar

las diversas actividades del procedimiento.
b.5.10.2) Actividad: Descripción de la operación o actividad. Puntos a
considerar.
- Cuando sea necesario, entre cada actividad y/o operación se puede
anotar una leyenda con el fin de darle la secuencia requerida. Por
ejemplo: Cuando se presenta alguna toma de decisiones: “Si se
autoriza”, o “si está correcto”.
- Para darle mayor fluidez en el procedimiento, deberá de
presentarse primero la alternativa más corta, ejemplo: si la decisión
negativa implica 10 actividades y la afirmativa solo 2, represente
primero la afirmativa y posterior la negativa.
- Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga
referencia a ellas con la leyenda “Continua la actividad N°”.
- Cuando un mismo puesto sea responsable de realizar una serie de
actividades de manera continua, solo deberá ir nombre en las
primeras actividades, hasta en tanto no se efectué un cambio de
responsable.
b.5.10.3) Responsable: Se identificará el puesto responsable de ejecutar la
actividad.
b.5.11) Diagrama de Flujo: deberá de elaborarse en forma vertical y se dividirá

por columnas de acuerdo al número de responsables que intervienen en el
proceso o procedimiento, conforme al Anexo 11.5.
Se tendrá las siguientes consideraciones:
- Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo
“TERMINAL” y se registra la palabra “INICIO” (Punto de Partida) o
“FIN” (Punto final o Termino del Diagrama).
- La simbología a utilizar será la de American Nacional Standard

Institute (ANSI).

SIMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN
Indica el inicio o terminación

TERMINAL
del procedimiento
Representa el espacio para

OPERACIÓN
describir una actividad.
Indica un punto del

DECISIÓN O procedimiento donde se toma
ALTERNATIVA una decisión entre dos
opciones (SI o NO).
Representa cualquier tipo de
documento que se utilice o se
DOCUMENTO genere en el procedimiento.
El documento podrá tener
copias.
Representa un archivo común
y corriente de oficina donde
ARCHIVO se guarda un documento en
forma temporal o
permanente.
Representa una conexión o
CONECTOR enlace de una parte del
INTERPAGINA diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
Representa un enlace o
CONECTOR DE PAGINA conexión de una página a
otra
Conecta los símbolos

DIRECCION DE FLUJO o señalando el orden en que se
LINEA DE UNION deben realizar las distintas
operaciones.
b.5.12) Documentos de Referencia: Son los documentos requeridos para poder

llevar a cabo el procedimiento, y que sirven para tener un mejor entendimiento
del mismo o completar su ejecución. Tal y como muestra en el Anexo 11.6.
b.5.13) Registros: Documentos o elementos que servirán de evidencia de la
relación de nuestras actividades. Se deben relacionar los formatos que sirven
de evidencia, describiendo brevemente su aplicación, interpretación y uso,
Anexo 11.7.
- Responsable de conservarlo: Área responsable de conservarlo.
- Código registro: Es el código asignado al documento utilizado.

b.5.14) Cambios realizados consecuencia de la revisión: Periódicamente se

deberá realizar la revisión de los documentos a fin de verificar si se generó
cambios en los procesos, esta revisión estará a cargo de los responsables de
los procesos.
En esta parte se debe describir en forma clara y breve las modificaciones que
se realicen en cualquier parte del documento. Si el documento no presenta
cambios se deberá registrar como “No registra actualizaciones”.
Si el documento es elaborado por primera vez, se deberá registrar como “No
Aplica”. Anexo 10.8.
- Fecha de Revisión: Es la fecha en la cual se concluyen la revisión y
aprobación del procedimiento.
- Descripción del cambio: Se mencionarán de forma específica los cambios
del procedimiento, así como la sección del cambio.
b.5.15) Anexos: Son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se
deberán tomar en cuenta para llevar a cabo una actividad o tramite dentro del
procedimiento. Por ejemplo: Reglamentos, Manuales, leyes, Formatos.
b.6) Para la elaboración del Manual de Operaciones y Funciones:
b.6.1) Identificación: Se detalla el nombre del puesto de acuerdo al
organigrama y CAP del área.
b.6.2) Relaciones de Trabajo: Se mencionan los puestos inmediatos, ya sea
jefe o personal bajo su mando.
b.6.3) Objetivo: Es el fin o el para qué el puesto.
b.6.4) Funciones Específicas: Se mencionarán las actividades y
responsabilidades del puesto de trabajo.
b.6.5) Canales de Coordinación: Especificar las áreas, puestos y temas que
coordina, además mencionar la frecuencia de la coordinación.
a) Todos los documentos de la empresa estarán identificados por un código único.
Ningún documento puede coexistir con el mismo código o título.
5.3. SOBRE LA REVISIÓN Y APROBACIÓN
a) La revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado de
acuerdo al Anexo 11.10. mediante la plataforma ISOTools.
b) En las instancias de elaborado, revisado y aprobado; cuya aprobación quedará
registrada por medio de la plataforma ISOTools.
c) En caso de cambio del personal encargado de la aprobación de los documentos, no
será necesario una actualización ni modificación.
5.4. SOBRE LA DISTRIBUCIÓN Y CAPACITACIÓN
a) Una vez aprobado el nuevo documento el personal de OyM será responsable de
publicar el documento a través de la plataforma ISOTools.

b) El personal de OyM enviará un correo de notificación al personal de los procesos

involucrados en el documento informando del nuevo documento vigente.
c) El personal de OyM gestionara la capacitación del documento vigente.
5.5. SOBRE LA DISPOSIÓN FINAL
a) El jefe o responsable del proceso realizará la revisión periódica de los documentos de
su proceso.
b) Al identificar que un documento a perdido vigencia y no aplica actualización informa al
personal de OyM vía correo para que retire el documento obsoleto.
c) Para los documentos en formato digital el personal de OyM dispondrá a ingresar a la
plataforma ISOTools y cambiar el estado del documento de vigente a obsoleto.
d) Para los documentos físicos se retira de circulación para su posterior trituración y
reciclaje.
e) El personal de OyM procede a retirar el documento de la lista maestra de
documentos.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapa
1. Identificación 1.1 Identifica la necesidad de implementar o actualizar un Colaborador

de necesidad documento que se utilice dentro del proceso, al cual se
de elaborar o encuentra vinculado
actualizar un
documento.
1.2 Comunica a su jefe o responsable la necesidad identificada.
1.3 Comunica vía correo electrónico1 al Dpto. de Organización Jefe / Responsable /

y Métodos, la necesidad de elaborar o modificar un Encargado del área
documento.
Es actualización del documento. Continúa actividad 1.5.

No es actualización (Implementación):
1.4 Autoriza la elaboración del documento. Continúa actividad Personal de OyM

2.1.
1.5 Revisa el documento anterior que contenga el tema a Personal de OyM

documentar y determina si es necesario modificarlos.
1
La solicitud se enviará al correo oym@textilescamones.com .
Secuencia de
Etapa
2. Elaboración 2.1 Identifica la relación con otros procesos. Responsable de

Elaboración
2.2 Ingresa a la plataforma ISOTools modulo “Gestor
Documental”
Es actualización del documento. Continúa actividad 3.1.

No es actualización:
2.3 Elabora documento borrador de acuerdo a la nomenclatura

y estructura señalada en el procedimiento.
2.4 Envía el documento borrador vía ISOTools al responsable

de la revisión.
3. Revisión 3.1. Revisa el documento. Responsable de

Revisión
Es conforme. Continúa actividad 3.4.
No es conforme:
3.2. Realiza las observaciones y envía el documento a fase

elaboración vía ISOTools.
Responsable de
3.3. Corrige el documento según observaciones. Elaboración
3.4. Aprueba el documento y envía a fase revisión de OyM. Responsable de

Revisión
4. Revisión de 4.1. Revisa el documento. Responsable de

OyM OyM
Es conforme. Continúa actividad 4.3.
No es conforme:
4.2. Realiza las observaciones y envía el documento a fase Responsable de

elaboración vía ISOTools. Continúa actividad 3.4. OyM
4.3. Aprueba el documento y envía a fase de aprobación.
5. Aprobación 5.1. Revisa el documento. Responsable de

Es conforme. Continúa actividad 5.3. Aprobación
No es conforme:
5.2. Realiza las observaciones y enviar el documento a fase

elaboración vía ISOTools. Continúa actividad 3.4.
5.3. Aprueba el documento y envía a la fase distribución.

Secuencia de
Etapa
6. Distribución 6.1. Edita la fase distribución para notifica a los involucrados Personal de OyM
mediante correo.
6.2. Aprueba la distribución.
6.3. Actualiza la lista maestra de documentos.
7. Capacitación 7.1. Capacita al personal involucrado Personal de OyM
7.2. Firma la constancia de capacitación. Colaborador
8.1. Identifica el tipo de documentación

8. Disposición Personal de OyM
final Es digital
No es digital Continúa actividad 8.4.
8.2. Ingresa a la plataforma ISOTools.
8.3. Pasa el documento de estado vigente a obsoleto.
8.4. Retira los documentos físicos para su destrucción.
8.5. Retira documento de la Lista de documentos Maestro
FO-OYM-01

7. DIAGRAMA DE FLUJO:
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
JEFE /RESPONSABLE /ENCARGADO

COLABORADOR PERSONAL DE OYM
DE PROCESO
IDENTIFICACIÓN DE NECESIDAD DE ELABORAR O ACTUALIZAR UN DOCUMENTO
INICIO
1.1 Identifica la necesidad

de elaborar o actualizar un
documento
1.2 Comunica al Jefe o

1.3 Comunica vía correo al
Responsable la necesidad ¿Es actualización?
Dpto. de OyM
identificada
NO
SI
1.4 Autoriza la elaboración
del documento
1.5 Revisa el documento

anterior y autorizar su
actualización

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN RESPONSABLE DE REVISIÓN
2.1 Identifica la relación

con otros procesos
2.2 Ingresa a la
plataforma ISOTools
ELABORACIÓN
modulo Gestor
Documental
Es Actualización? SI
NO
2.3 Elabora el borrador

del documento
2.4 Envía el documento

para revisión
3.1 Revisa el
documento
Es Conforme?
NO
REVISIÓN
3.3 Corrige el 3.2 Realiza SI

documento según observaciones y enviar
observaciones a fase de elaboración
3.4 Aprueba el
documento y enviar a
fase de revisión OYM

RESPONSABLE DE OYM RESPONSABLE DE APROBACIÓN
4.1 Revisa el
documento
REVISIÓN DE OYM
Es Conforme?
NO
4.2 Realiza SI
3.4 observaciones y enviar
a fase de elaboración
4.3 Aprueba el
fase de aprobación
5.1 Revisa el
documento
Es Conforme?
APROBACIÓN
SI
NO
5.2 Realiza
3.4 observaciones y enviar
a fase de elaboración
5.3 Aprueba el
fase de distribución

PERSONAL DE OYM COLABORADOR
6.1 Edita la fase distribución

DISTRIBUCIÓN
para notificar a los

involucrados mediante correo
6.2 Aprueba la distribución
6.3 Actualiza la lista maestra

de documentos
CAPACITACIÓN
7.1 Capacita al personal 7.2 Firma la constancia de

involucrado capacitación
8.1 Identifica el tipo de

documentación
8.3 Ingresar a la Plataforma

Digital? SI
ISOTools
DISPOSICIÓN FINAL
NO
8.2 Retirar los

8.4 Pasa el documento de
documentos físicos para
estado vigente a obsoleto
su destrucción
8.5 Retira documento de la

Lista de documentos Maestro
FIN

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
IT Documento Código
1 Manual del SIG MA-PLA-01
2 NTP ISO 9001:2015 -
9. REGISTROS:
Tiempo de Responsable de
IT Documento Código de Registro
Conservación Conservarlo
1 Lista Maestra de Documentos - Dpto. de OyM FO-OYM-01
2 Entrega de documentos 2 años Dpto. de OyM FO-OYM-02
10. CAMBIOS A ESTA REVISIÓN:
Número de Fecha de Descripción del

Versión Revisión cambio
01 13/10/21 No Aplica.

11. ANEXOS
11.1. ENCABEZADO
1 2 3
PROCEDIMIENTO: Codigo : PR-CEX-03

EXPORTACIÒN DE PRENDA Versión: 01
4
PROCESO: COMERCIO EXTERIOR - SIG Página : 01 de 10
5
11.2. PIE DE PAGINA 2
CONTROL DE EMISIÓN JUNIO 2021

ELABORADO REVISADO AUTORIZADO
José Luis Rivera
1 Josselyn Soto Rosario Bravo Hernán Loayza
Gerencia de Administración
Asistente de OyM Jefe de Comercio Responsable de OyM
y Finanzas
Firma: Firma: Firma: Firma: 3
11.3. CONTENIDO
DOCUMENTO
Procedimiento Instructivo MOF Cartilla
CONTENIDO
Propósito X X X
Alcance X X
Siglas X X
Glosario
Definiciones X X
Responsabilidades X X*
Materiales X* X**
Políticas de Operaciones X
Consideraciones X
Desarrollo de Actividades X
Descripción del Procedimiento X
Expresión de Resultados X* X**

DOCUMENTO
Procedimiento Instructivo MOF Cartilla
CONTENIDO
Diagrama de Flujo X
Documentos de Referencia X X
Registros X X
Cambios a esta Revisión X X
Anexos X X
Identificación X
Relaciones de Trabajo X
Jerarquía X
Objetivo X
Funciones específicas X
Canales de Coordinación X
(*) Considerar para Instructivos que describan el desarrollo de métodos de ensayo.

(**) Opcional
11.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Secuencia de
Etapa
11.5. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE 1 RESPONSABLE 2 RESPONSABLE 3

1. Etapa 01.
2. Etapa 01.

11.6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1
2
11.7. REGISTROS
Responsable de
Conservarlo
1
11.8. CAMBIOS REALIZADOS A LA REVISIÓN
Número de Versión Fecha de Revisión Descripción del cambio
11.9. IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTOS GENERALES CÓDIGO

Manual MA
Procedimiento PR
Instructivo IN
Formato FO
Cartilla CR
TIPO DE DOCUMENTOS ESPECÍFICOS

SIGLA PROCESO
TIPO DE DOCUMENTO
ASIGNADA
Código de Conducta COD Gestión de Competencias
Perfil de Competencias PF Gestión de Competencias
Manual de Organización y
MOF Gestión de Competencias
Funciones
Organigrama OR Gestión de Competencias
Política PO Planeamiento Estratégico
Reglamento Interno RI Gestión de Competencias

11.10. CONTROL DE APROBACIONES
TIPO DE
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBADO
DOCUMENTO
Responsable Organización
y Métodos
o Gerente de Área/Representante de
Política Gerente General
la Alta Dirección (*)
Responsable /Jefe de Área
Gerente de Área /
Responsable Organización Coordinador Representante de
Manual Gerente General
y Métodos del SIG (*) la Alta Dirección
(*)
Jefatura de Seguridad,
Jefatura de Seguridad, Higiene
Higiene Industrial y Medio
Industrial y Medio Ambiente
Ambiente
Reglamento o o Gerente General
Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos
Código de Conducta Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos Gerente General
Analista de Recursos
Organigrama Responsable o Jefe de Área Gerente de Área
Humanos
Perfil de Analista de Recursos Jefe de Recursos

Responsable o Jefe de Área
competencias Humanos Humanos
Manual de
Asistente de Organización
Organización de Responsable o Jefe de Área Gerente de Área
y Métodos
Funciones
Procedimiento
Responsable de
Instructivo Organización y Gerente de Área
Responsable de la Responsable o
Métodos / /Responsable de la
elaboración Jefe de Área
Formato Coordinador del Alta Dirección (*)
SIG (*)
Cartilla
(*) Aplica para los documentos del proceso de Mejora Continua que evidencien
cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001.2015.

A B
11.11. ESTRUCTURA DE UN FORMATO:
Código : FO-CEX-03
Versión: 01
Nota:
A = Nombre del Formato.
B = Código del Formato. (Según nomenclatura indicada).
C = Cuerpo del Formato de acuerdo a lo que se requiera en el procedimiento
11.12. TABLA DE SIGLAS DE IDENTIFICACIÓN POR ÁREA/PROCESO:
N.º ÁREAS O SECCIONES SIGLAS PROCESO

1 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PLA Planeamiento Estratégico
2 MARKETING MKT Planeamiento Estratégico
3 AUDITORÍA INTERNA AUI Mejora Continua
4 ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS OYM Mejora Continua
5 PRENDAS DE EXPORTACIÓN PEX Gestión Comercial
6 VENTA DE PRENDAS LOCAL PLO Gestión Comercial
7 TELA EXPORTACIÓN TEX Gestión Comercial
8 VENTA DE TELA LOCAL TLO Gestión Comercial
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE LA Planeamiento y Control de la
9 PCP
PRODUCCIÓN Producción
10 PCPT
PRODUCCIÓN TEXTIL Producción Textil
11 PCPM
PRODUCCIÓN MANUFACTURA producción Manufactura
12 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD TEXTIL ACT Aseguramiento de Calidad Textil
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Aseguramiento de Calidad
13 ACM
MANUFACTURA Manufactura
14 TESTING TTG Testing
15 TEJEDURÍA TEJ Producción textil
16 TINTORERÍA DE TELA TINT Producción textil
17 ACABADOS DE TELA TAC Producción textil
18 TINTORERIA HILOS TINH Producción textil
19 ESTAMPADO DE TELA EST Producción textil
20 LAVANDERIA LAV Producción Manufactura
21 CORTE COR Producción Manufactura
22 COSTURA COS Producción Manufactura
23 ACABADO DE PRENDA ACA Producción Manufactura

24 APLICACIONES APL Producción Manufactura

25 LOGÍSTICA ALMACENES ALM Gestión de Almacenes
26 ALMACÉN DE HILADO ADH Gestión de Almacenes
27 ALMACÉN DE FIBRA ADF Gestión de Almacenes
28 ALMACÉN DE PRENDAS EN PROCESO APP Gestión de Almacenes
29 ALMACÉN DE PRENDAS TERMINADAS APT Gestión de Almacenes
30 ALMACÉN DE TELA ACABADA 1 ATA1 Gestión de Almacenes
31 ALMACÉN DE TELA ACABADA 2 ATA2 Gestión de Almacenes
32 ALMACÉN DE TELA CRUDA ATC Gestión de Almacenes
33 ALMACÉN DE AVÍOS AVI Gestión de Almacenes
34 ALMACÉN DE REPUESTOS REP Gestión de Almacenes
35 ALMACÉN DE QUÍMICOS AIQ Gestión de Almacenes
36 LOGÍSTICA TRANSPORTES LGT Distribución
37 COMERCIO EXTERIOR CEX Distribución
38 LOGÍSTICA COMPRAS LOG Logística Compras
39 DISEÑO DIS Diseño
40 DESARROLLO DE TELA DDT Diseño y Desarrollo de Tela
41 DESARROLLO DE PRENDA DPP Diseño y Desarrollo de Prenda
42 LOGÍSTICA COMPRAS LOG Logística Compras
43 LABORATORIO LIQ Laboratorio Textil
44 RECURSOS HUMANOS RRHH Gestión de Competencias
45 SISTEMAS & TI SIS Sistemas & TI
46 MANTENIMIENTO GENERAL MTTO Mantenimiento General
SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL Y MEDIO Seguridad e Higiene Industrial y
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PR-OYM-01 Creación, Actualización y Control de La Información Documentada

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PROCEDIMIENTO: Codigo : PR-OYM-01

CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 1 de 22

• OYM: Organización y Métodos.

• SIG: Sistema Integrado de Gestión

• Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través

• Documento Externo: Información o datos que poseen y elaboran organismos o

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 2 de 22

• Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la

• Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar la convivencia y la adecuación del

• Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la

• Forma de Almacenamiento: Manera en la cual se conserva o archiva un documento,

• Tiempo de Conservación: Es el tiempo de almacenaje que tiene cada documento de

• Disposición final: Actividad que se le realiza al registro después de completar el

• ISOTools: Es un software informático especialmente desarrollado para la gestión de

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 3 de 22

4.5. JEFES O RESPONSABLES DEL PROCESO: Son responsables de asegurar que se

5.1. ELABORACIÓN / ACTUALIZACIÓN

• Redacción directa en la plataforma ISOTools a través de la herramienta

• Redacción en Microsoft Office para luego ser subido a la plataforma

5.2. SOBRE EL FORMATO, IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

a) La documentación elaborada en Microsoft Office o en ONLYOFFICE en la plataforma de

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 4 de 22

- Emplear un lenguaje claro y sobrio.

XX: Siglas que representan el tipo de documento - Ver Anexo 11.9.

b.3.1) Todo documento interno tendrá en el encabezado Ver Anexo 11.1:

Nota: Considerar que la primera versión autorizada iniciará con 01.

b.3.3) Todo documento interno tendrá en el pie de página (Control de Emisión):

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 5 de 22

La distribución se realiza según el Anexo 11.2:

b.4) Contenido: El contenido de los documentos se detalla en el Anexo 11.3:

b.4.1) Propósito: Expresa el objetivo del procedimiento o política en forma

b.4.4) Responsabilidades: Se detallan las funciones y responsabilidades de los

b.4.5) Materiales: Son los elementos (materiales, instrumentos, consumibles,

b.4.6) Políticas de Operaciones: Son normativas o guías básicas para la acción

b.5) Redacción del documento:

b.5.1) Se inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular y

b.5.2) La descripción de las políticas será de manera secuencial y ordenada, es

b.5.3) Deberán de mencionarse las áreas responsables interactuantes en la

b.5.4) En caso que existan excepciones, se debe de mencionar el cargo y nivel

b.5.5) No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno solo.

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 6 de 22

b.5.9) Se utiliza el formato (Anexo 11.4): 3 columnas que contiene los

b.5.10) Descripción del Procedimiento: Es la narración cronológica y secuencial

b.5.10.1) Secuencia de Etapa: Indica la etapa en que se van a desarrollar

b.5.11) Diagrama de Flujo: deberá de elaborarse en forma vertical y se dividirá

- La simbología a utilizar será la de American Nacional Standard

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 7 de 22

SIMBOLO SIGNIFICADO APLICACIÓN

Indica el inicio o terminación

Representa el espacio para

Indica un punto del

Conecta los símbolos

b.5.12) Documentos de Referencia: Son los documentos requeridos para poder

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021

PROCESO: MEJORA CONTINUA - SIG Página : 8 de 22

b.5.14) Cambios realizados consecuencia de la revisión: Periódicamente se

CONTROL DE EMISIÓN OCTUBRE 2021