LA VALORACIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Y DISPOSICION FINAL DE

LOS DOCUMENTOS:

VALOR DOCUMENTAL

Es el proceso por medio del cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. La
valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación parcial o total. Teniendo en cuenta que la valoración
documental, no puede ser manejada, como una actividad y/o acción intuitiva, sino que debe
responder a una acción sistemática y planificada, se requiere que el Administrador, Gestor
Documental o Comité Evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades y/o características que son
propias de los documentos; u otras herramientas que igualmente pueden servir a la hora de
valorar o de Conservar Totalmente, Seleccionar, Microfilmar y Eliminar. En este orden de ideas, se
deben establecer unas políticas y unos criterios técnicos que permitan una correcta Gestión de la
Información, desde el momento de su producción. Así mismo ejercer un control, más minucioso,
de todos y cada uno de los registros que de una manera indirecta impacta y afecta con la eficacia y
eficiencia de todos los procesos archivísticos. En relación con la valoración y basándonos en las
diversas corrientes de pensamiento, de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el
día de hoy se siguen utilizando. Las cuales nos pueden aportar un sinnúmero de estrategias a la
hora de aplicar Valoración a los documentos que conforman el patrimonio documental de una
empresa o institución.

-La edad de los documentos

-El contenido informativo

-El orden Jerárquico de las administraciones

VALOR ADMINISTRATIVO

Es que valor que posee para la administración que lo originó como soporte de sus actividades. Es
la que se relaciona con el documento producido y recibido que responde a los procesos
administrativos de la organización (correspondencia general, archivos y tareas especializadas).
Tendrá valor mientras sea de consulta; vigente para sustentar el derecho y la obligación de la
actividad administrativa hasta que se produzca un nuevo documento.

Ejemplo: El reporte trimestral de ventas es un documento comercial en el que el vendedor detalla

las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega,
forma de pago y demás condiciones de la operación, el cual es expuesto tanto a su jefe directo
como al departamento en general para su consideración y análisis.
VALOR LEGAL

Es el valor que tienen los documentos que sirven de testimonio o prueba ante la ley. Son aquellos
documentos que sustentan un derecho para el estado o la persona.

Ejemplo: La factura es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las
mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la
venta, donde se consta el buen y correcto actuar del vendedor en el que se refleja que lo
documentado corresponde fielmente a la realidad.

VALOR FISCAL

Es aquel documento donde se informa y se justifica el desarrollo de gastos y los de carácter

tributario. Dejan de tener vigencia legal luego de que las declaraciones tributarias cumplen los
términos de firmeza de acuerdo a la ley.

Ejemplo: Un pedido de compra es un documento mediante el cual una persona o empresa formula
un pedido de compra a otra. Este documento comercial no obliga a realizar la operación, y en caso
de que se realice, sí tiene unas implicaciones tributarias y fiscales para las partes por los costos en
que incurre la operación realizada.

VALOR HISTÓRICO

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser
fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Ejemplo: Un recibo de 1872 es una constancia de pago donde se pudo haber recibido o entregado
dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial
o total de la deuda. Esto tiene una repercusión histórica, porque en la actualidad un recibo tiene la
misma función que el recibo de esa época.

VALOR CULTURAL

Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias,
tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales,
políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
identidad.

Ejemplo: Un contrato verbal evidencia el principio de la buena fe de que la entrega o remisión de

un producto o servicio se dio de pleno y mutuo acuerdo entre las partes interesadas. Esto desde el
marco cultural es muy importante ya que se tienen en cuenta los principios de honestidad,
honradez y respeto por el otro.
VALOR CIENTÍFICO

Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de

conocimiento en cualquier área del saber.

Ejemplo: Un expediente de una investigación en curso, consta de una instancia dirigida al registro
de la propiedad industrial, así como la identificación y clasificación del componente documental de
la misma.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración Documental
(TVD), con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de
reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información. Se podría decir, que
de acuerdo a la anterior definición, suministrada por el Archivo General de la Nación, la
disposición final, resulta ser uno de los procesos técnico