ARCHIVAR DOCUMENTOS CONTABLES

Es muy importante mantener debidamente actualizado, ordenado y clasificado

el Archivo de la documentación

¿Qué son archivos?

Archivos, también denominados ficheros son el conjunto organizado de
informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento;
como soporte material de estas informaciones, es una colección de
información.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
 
Archivo Central: unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una
vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la
Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y
los particulares en general.
 
Archivo de Gestión:   aquel en el que se reúne la documentación en tramite en busca de
solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
dependencias u otras que lo soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras
 
Archivo Definitivo: Decisión con fuerza de cos decidida, a través de la cual se termina el
procedimiento disciplinario en cualquiera de sus etapas o al momento de evaluar la
investigación, como consecuencia de encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes
causales: que el hecho no existió, que la conducta no está prevista en la Ley como falta
disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión de
responsabilidad, que la actuación no podía iniciarse o proseguirse. (Arts. 73 y 164 del C.D.U.)
 

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ya que requieren del control de sus actividades y el registro de sus operaciones

diarias, para poder brindar un mejor servicio a sus clientes.
Comprobantes de retención
Son documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas
por los compradores de bienes o servicios a los proveedores de los mismos.
Lo emiten los
agentes de retención, esto es los compradores que sean sociedades o
personas naturales obligadas a llevar contabilidad.

llenar?}Podrán
ser llenados en forma manual, mecánica o a través de sistemas
computarizados. Los comprobantes de retención en
original y copia, deben ser llenados en forma simultánea
en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original; caso contrario no
serán
válidas