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MANUAL DE CONTROL INTERNO

Estudiante:
JOHANA PATRICIA SUÁREZ SÁENZ C.C: 1051211567
CYNDI MARGOT CARO CRUZ C.C: 24199043
LEIDY CATHERINE RAMIREZ C.C: 1070959770

Grupo 106014_6

Tutora
FLOR MANUELA ARIZA

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Control Interno y Aseguramiento de la Información
Escuela de ciencias Administrativas, contables, económicas y de negocios
ECACEN
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Contenido
2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN................................................................................5
3. MISIÓN...............................................................................................................................................6
4. VISIÓN...............................................................................................................................................6
5. POLÍTICA DE CALIDAD................................................................................................................6
6. PRODUCTOS Y SERVICIOS..........................................................................................................6
7. VALORES..........................................................................................................................................7
8. CÓDIGO DE ÉTICA.........................................................................................................................7
9. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA EMPRESA CLIMATEC SERVICIOS
S.A.S............................................................................................................................................................8
9.1 CAPITULO I: PRINCIPIOS GENERALES............................................................................8
9.2 CAPITULO II: DISPOSICIONES GENERALES..................................................................9
9.3 CAPITULO III: INGRESO.......................................................................................................9
9.4 CAPITULO IV: JORNADA Y HORARIOS............................................................................9
9.5 CAPITULO V: DEL TRABAJO SUPLEMENTARIO O EXTRAORDINARIO...............10
9.6 CAPITULO VI: DE LA ASISTENCIA Y LA PUNTUALIDAD..........................................10
9.7 CAPITULO VIII: DE LAS VACACIONES Y DE LAS LICENCIAS CON SUELDO......11
9.8 CAPITULO X: DE LA ROPA DE TRABAJO Y LA APARIENCIA PERSONAL............12
9.9 CAPITULO XI: OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS:..............................................12
9.10 CAPITULO XIV: DE LAS SANCIONES..............................................................................12
9.11 CAPITULO XV: TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO..............................13
10. ORGANIGRAMA........................................................................................................................14
11. Objetivo general...........................................................................................................................14
12. QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO
(PROCEDIMIENTOS)............................................................................................................................14
13. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE
CONTROL INTERNO............................................................................................................................15
14. ÁREA DE VENTAS.....................................................................................................................15
14.1 Flujograma de venta de productos..........................................................................................17
14.2 Flujograma de venta de servicios............................................................................................18
15. Ambiente de Control:...................................................................................................................18
16. Evaluación del Riesgo:.................................................................................................................19
16.1 Componentes esenciales de la definición del riesgo:..............................................................19
16.2 La Clasificación de los riesgos:................................................................................................19
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16.2.1 Riesgos estáticos y dinámicos.............................................................................................19

16.2.2 Riesgos financieros y no-financieros...................................................................................19
17. ACTIVIDADES DE CONTROL.................................................................................................20
18. Componente de información........................................................................................................20
19. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO............................................................................................21
20. CONCLUSIONES........................................................................................................................21
21. RECOMENDACIONES..............................................................................................................22
22. Bibliografía.....................................................................................................................................26
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1. INTRODUCCIÓN

El control Interno es una política gerencial y exigencia constitucional que se utiliza herramienta
de gestión para promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía de las
operaciones de la entidad además de que es una parte esencial de una organización.
Las entidades al momento de diseñar el Sistema de Control Interno tienen que elaborar sus
procedimientos exhaustivos (Manuales de Control Interno), los cuales son fundamentales para el
desarrollo adecuado de sus operaciones o actividades, y establecer responsabilidades de los
funcionarios, brindar información, medidas de seguridad y objetivos que intervienen en el
cumplimiento con la misión institucional.

Por lo anteriormente mencionado se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos

actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios
que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y
economía en todos los procesos de la empresa CLIMATEC SERVICIOS SAS.

El presente manual de control interno (Procedimientos) es un documento detallado que contiene,

Instrucciones, responsabilidades, funciones y procedimientos de forma ordenada y sistemática de
las distintas actividades que realiza CLIMATEC SERVICIOS SAS, en todas sus áreas, secciones
y departamentos.
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2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

CLIMATEC SERVICIOS SAS cuenta con la experiencia y liderazgo de conocimientos de última

tecnología bajo la dirección de ingenieros expertos en sistemas de aire acondicionados, el tamaño
de esta empresa es de 51 a 200 empleados, ofrece servicios infraestructurales, la sede principal
esta ubicada en Barranquilla con financiación privada, está constituida como una SOCIEDAD
POR ACCIONES SIMPLIFICADA.
Dentro de su trayectoria se cuenta el haber iniciado su experticia en la primera empresa de A.A.
de la costa y haber participado en la creación de la primera fábrica de aires acondicionados en
Colombia. Una década después de haber comenzado actividades profesionales en el campo del
aire acondicionado se constituye la sociedad CLIMATEC SERVICIOS LIMITADA en agosto de
1987, ampliándose la cobertura de los servicios como fabricantes-ensambladores y contratistas
electro-mecánicas en la especialidad de equipos de aire acondicionado, refrigeración, ventilación
mecánica y servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.
Con su recurso humano experto se aplican en la producción de sus equipos la última tecnología
mundial de fabricación, con componentes primarios de primera calidad y alta eficiencia, de las
mejores marcas del mercado, logrando en sus años como fabricantes ventas acumuladas de más
de 40.000 toneladas de refrigeración, en equipos de aire acondicionado del sector residencial,
comercial e industrial.
Climatec Servicios es líder en la industria HVAC con más de 40 años de experiencia en la
fabricación de sistemas de aire acondicionado y refrigeración, con los más altos estándares de
calidad. Nuestra misión es cumplir con las exigencias comerciales, industriales, hospitalarias,
institucionales, gubernamentales y residenciales, al implementar tecnologías de ahorro
energético.
Contamos con un inventario importante de equipos de aire acondicionado y chiller para arrendar.
Diseñamos, ejecutamos y mantenemos sistemas HVAC que van acordes a las necesidades de
nuestros clientes y cumplen con todas las normas nacionales e internacionales.
Información de Climatec Servicios SAS
Razón social Climatec Servicios SAS
Nit 800012797-5
Cámara de comercio Barranquilla
Número de matricula 0000100226
Fecha de matricula 27/agosto/1987
Tipo de organización Sociedades Por Acciones Simplificadas SAS
Tipo de sociedad Sociedad Comercial
Estado de la matricula Activa
Número de empleados 42
Dirección Cr 45 No 47 – 52, Barranquilla, Atlántico, Colombia
Teléfono 3794205
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3. MISIÓN

Satisfacer a nuestros clientes y usuarios sus necesidades, de acondicionamiento de aire con

equipos y componentes de calidad comprobada, garantizados por un personal altamente técnico y
experimentado, que usa tecnología con los últimos adelantos.

4. VISIÓN

Ser la empresa líder en la fabricación y suministro de equipos de acondicionamiento de aire bajo

pedido específico del cliente, entre 5 y 40 toneladas de refrigeración (TR), para el mercado
colombiano y del caribe, con base en la calidad y el cumplimiento.

5. POLÍTICA DE CALIDAD

Todos nuestros esfuerzos están dirigidos a generar satisfacción mediante la producción y

suministro de equipos de acondicionar aire, personalizados a las necesidades particulares de
nuestros clientes.

6. PRODUCTOS Y SERVICIOS

La empresa CLIMATEC SERVICIOS S.A.S ofrece servicios de:

 Diseño de sistemas de aire acondicionado con agua helada y expansión directa.
 Diseño de sistemas de ventilación y extracción.
 Diseño de sistemas de ahorro de energía en instalaciones de aire acondicionado y
refrigeración.
 Evaluación y corrección de instalaciones actuales en función de eficiencia y confort.
 Aislamiento térmico.
 Reacondicionamiento de sistema de aire acondicionado de agua fría y expansión directa.
 Diseño y fabricación de intercambiadores de calor.
 Selección por computador de intercambiadores de calor.
Los productos que ofrece son:
 Unidades condensadores enfriadas por aire de 1.5 a 80.0 TR.
 Unidades manejadoras de expansión directa de 1.0 a 40.0 TR
 Unidades manejadoras de agua helada de 1.5 a 40.0 TR
 Unidades Fan-Coil de 200 a 1.200 CFM.
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 Unidades enfriadoras de agua de 3.0 a 80.0 TR.

 Unidades tipo paquete enfriadas por aire de 3.0 a 80.0 TR.
 Unidades tipo paquete enfriadas por agua de 1.0 a 25.0 TR.
 Unidades tipo paquete para módulos de telefonía.
 Condensadores remotos de 3.0 a 80.0 TR.
 Serpentines de agua fría y expansión directa de 1.0 a 200 TR

7. VALORES.

Los valores para nuestra empresa son:

 Cliente: La razón de ser de nuestra empresa.
 Honestidad en cada una de nuestras actividades.
 Responsabilidad en las tareas diarias realizadas.
 Precios Justos: Nuestra entidad contara con precios justos dentro del mercado
 Cantidad Justa
 Producto de calidad
 Lealtad a nuestro trabajo desempeñado.
 Respeto a todas las personas que nos rodean.
 Excelente imagen a nuestro cliente, tanto de los trabajadores como de nuestras
 instalaciones.
 Mejora continua en nuestros servicios.
 Productividad
 Respeto al medio ambiente.
 Mentalidad Positiva.

8. CÓDIGO DE ÉTICA

CLIMATEC SERVICIOS S.A.S cuenta con el siguiente código de ética, el mismo que representa
un instrumento que ofrece comportamientos acordes al respeto de la dignidad humana y que
además produce un sentido de unidad en todos los colaboradores lo cual garantiza la permanencia
de la empresa en el tiempo.
Como parte de CLIMATEC SERVICIOS S.A.S Los trabajadores se comprometen a:
 Ser honrados y honestos
 Mantener las más altas normas de conducta personal y profesional.
 Ayudar a cumplir los objetivos y misión de la Empresa.
 Informarse y actuar bajo el Reglamento interno de Trabajo de la empresa.
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 Realizar el trabajo con eficacia y eficiencia.

 Promover un excelente ambiente laboral
 Ser noble a su empleador.
 No usar bajo ningún motivo el puesto de trabajo para conseguir privilegios o beneficios
personales.
 Reconocer completa responsabilidad por el trabajo que realiza.
 Moderar los intereses de cada uno de los colaboradores, clientes y proveedores con los del
bienestar público.
 Distinguirse por una conducta tal que las palabras y las acciones sean congruentes,
honestas, dignas y creíbles, fomentando una cultura pedagógica de calidad y de justicia.
 Respetar el compromiso irrenunciable de servir a la comunidad, con la finalidad de
motivarlos en el quehacer diario, orientándolos al uso de las tecnologías de la información
y de la comunicación.
 Superación Académica: Adoptar una clara voluntad de participar con ahínco, con
entusiasmo y responsabilidad en la empresa, sin menoscabo de la libertad de los futuros
usuarios, respetando su entorno próximo, su idiosincrasia, etc., pero siempre buscando la
superación, fortaleciendo sus habilidades y sus destrezas.
 Sin distingo de género, credo, etnia, nivel social, económico o rasgos políticos, etc., se
actuará siempre sin otorgar preferencias o privilegios.
 Tratar a los colegas y al público de manera profesional y con cortesía.
 Debe ser honesto en las críticas que se realicen y no difamar ni denigrar el trabajo de sus
colegas.
 Mantener la confidencialidad de la información privilegiada.

9. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA EMPRESA CLIMATEC

SERVICIOS S.A.S

La empresa CLIMATEC SERVICIOS S.A.S, se encuentra localizada al norte de Colombia en la

Ciudad de Barranquilla: dirección Carrera 45 No. 47 - 52 "Puerto Marítimo y Fluvial", lo cual
permite un despacho oportuno y de bajo costo. Barranquilla es una ciudad industrial la cual
cuenta con fabricas que producen las materias primas para la fabricación de los equipos de Aire
Acondicionado como son: el aluminio, la mina galvanizada, cables eléctricos y otros accesorios y
equipo de uso general.
Con el propósito de que los funcionarios, trabajadores y empleados que prestan sus servicios y
con el objeto de cumplir con las normas que el código de Trabajo señala, La empresa LIMATEC
SERVICIOS S.A.S expide el presente reglamento interno:

9.1 CAPITULO I: PRINCIPIOS GENERALES.

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Art.1.- Todo funcionario y empleado debe tener conciencia que el correcto desempeño de sus
funciones, cualquiera que sea su nivel, es parte fundamental del buen prestigio de esta Empresa.
Art.2.- El trabajo de la Empresa está basado en una mutua confianza; por esta razón es
indispensable sea discreto y confiabilidad sobre las operaciones que realiza CLIMATEC
SERVICIOS S.A.S dentro de sus funciones.
Art.3.- Los Trabajadores deberán realizar sus actividades en medio de un ambiente de
cordialidad, seguridad, confianza, cooperación y comunicación.

9.2 CAPITULO II: DISPOSICIONES GENERALES

art.4.- la representación le corresponde al gerente de la Empresa que haya sido legalmente

nombrado.
art.5. Son empleados de todas aquellas personas que presten servicios personales, bajo relación
de dependencia, de conformidad con lo dispuesto en el código de trabajo, a fin de garantizar y
regular el normal y armónico desenvolvimiento de las relaciones laborales.

9.3 CAPITULO III: INGRESO

Art.6.- Los trabajadores para prestar sus servicios dentro de la Empresa previo su ingreso debe
entregar los siguientes documentos:
 Cedula de Identidad (copia).
 Dos fotos tamaño carné.
 Antecedentes Judiciales.
 Certificados de estudios (títulos o actas de grado, certificados y diplomas adicionales).
 Certificado del trabajo inmediatamente anterior que de fe de valores retenidos para el
pago del impuesto a la renta.
 En caso de que el empleado fuere menor de edad se requerirá autorización por escrito del
padre o representante, y autorización de la Dirección del Trabajo. En caso de falsedad en
cualquiera de los datos o documentos proporcionados, la Empresa procederá a dar por
terminado el contrato de trabajo, previo Visto Bueno concedido por el Inspector del
Trabajo, si el empleado ha superado el periodo de prueba.

9.4 CAPITULO IV: JORNADA Y HORARIOS.

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Art.7.- Constituye una obligación del personal concurrir diaria y puntualmente al desempeño de
sus labores, en los días hábiles y de acuerdo con el horario asignado por la Empresa, y a lo
dispuesto en el Código de Trabajo.
Son días hábiles todos los del año, excepto los considerados como feriados, los de celebración
cívica nacional o de descanso obligatorio, legalmente establecidos.
Art.8.- La Empresa se encuentra facultada para establecer horarios especiales, cuando las
necesidades de trabajo lo exijan, sin que esto signifique alteración a las normas legales vigentes.

9.5 CAPITULO V: DEL TRABAJO SUPLEMENTARIO O EXTRAORDINARIO.

Art.9.- El trabajo suplementario o extraordinario remunerado solo podrá ser autorizado por el
Administrador cuando ser requiera satisfacer necesidades especiales de trabajo.
Art.10.- El trabajo realizado por quienes desempeñen funciones de confianza o dirección, esto es
de quienes en cualquier forma representan al empleador o hagan sus veces, no tendrá limitaciones
de jornada, debiendo trabajar el tiempo necesario para cumplir sus deberes, sin que esto implique
remuneración adicional alguna.
Art.11.- No se considerará trabajo extraordinario o suplementario el que tuviere que realizarse
como consecuencia de error del empleado, negligencia o abandono de sus labores.

9.6 CAPITULO VI: DE LA ASISTENCIA Y LA PUNTUALIDAD.

Art.12.- Todos los funcionarios y empleados deben cumplir con el requisito de registrar su
asistencia y puntualidad, utilizando para el efecto los respectivos controles.
Art.13.- La Empresa llevara un control de asistencia y puntualidad.
Art.14.- Los empleados una vez que hayan registrado su ingreso deben incorporarse en forma
inmediata a sus labores.
Art.15.- Todos los funcionarios de la Empresa, están obligados a registrar su ingreso.
Art.16.- Los empleados deberán ingresar a sus labores de manera puntual. El tiempo que
inmediatamente después del ingreso sea empleado en actividades ajenas a sus funciones podrá
considerarse como retraso o falta de puntualidad a la asistencia, esto siempre y cuando sea
comprobado por el empleador.
Art.17.- Cuando se produzca una falta por problemas de salud, esta deberá ser justificada por el
medico señalado por la Empresa o con el certificado médico conferido por el IESS.
Los permisos para ausencias motivadas por tratamientos médicos y ocupaciones varias se
solicitarán, siempre que sea posible, por lo menos con un día de anticipación.
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Art.18.- Si un empleado por razones personales no pudiera concurrir a su trabajo deberá notificar
este particular al Administrador dentro de los treinta primeros minutos de la jornada
correspondiente, para que se proceda a remplazarlo en sus funciones.
Art.19.- Los empleados a cuyo cargo se hallen valores o dinero, cuando por cualquier
circunstancia deban abandonar su puesto, aun cuando sea por pocos minutos, deberán dejar con
las debidas seguridades los valores o dinero a su cargo, prohibiéndose el encargo de valores y
dinero sin autorización del jefe inmediato.
Art.20.- Aquellos empleados que dada la naturaleza de sus labores tuvieran a su cargo valores o
dinero en efectivo, no podrán retirarse de su lugar de trabajo, sin haber concluido a satisfacción
sus labores diarias.
La constatación de que el trabajo está concluido corresponde al jefe inmediato, quien autorizara
al empleado a que se retire de su trabajo.
Art.21.- Toda solicitud para la obtención de licencias y permisos tendrá que ser comunicada al
Administrador o a quien haga sus veces.
Art.22.- Se considerará como falta repetida a la puntualidad, para efectos de lo determinado en el
art.172 del Código de Trabajo, si un empleado dentro de un periodo mensual de labor en forma
injustificada incurriere en atrasos en un número igual o mayor a tres veces.
Cuando las faltas fueren superiores a tres en un periodo mensual, las mismas se consideran como
causales para que la Empresa pueda solicitar el Visto Bueno de acuerdo con lo establecido en el
Art. 172 del Código del Trabajo.

9.7 CAPITULO VIII: DE LAS VACACIONES Y DE LAS LICENCIAS CON

SUELDO.

Para hacer uso de sus vacaciones anuales conforme lo dispone el Código del Trabajo, los
empleados deberán presentar la solicitud respectiva en la Oficina Administrativa ocho días antes
de la fecha señalada en el calendario de vacaciones. Esta solicitud deberá contar con el visto
bueno del jefe inmediato.
Art.25 CLIMATEC SERVICIOS S.A.S, está facultada para modificar o postergar los periodos de
vacaciones de su Personal cuando existan razones que justifiquen este particular.
Art.26.- Como norma general se evitará que los empleados acumulen vacaciones.
Art.27.- Tendrá derecho a licencia con sueldo los empleados que deban concurrir a conferencias,
seminarios, visitas de observación y cualquier otro evento que a juicio de la empresa convenga
para un mejor entrenamiento y capacitación los empleados y funcionarios que hayan asistido
deberán presentar un informe y un plan de entrenamiento teórico practico que beneficie a los
empleados de las diferentes áreas de la Empresa.
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9.8 CAPITULO X: DE LA ROPA DE TRABAJO Y LA APARIENCIA PERSONAL.

Art.29.- Los empleados y funcionarios de la Empresa deberán siempre presentarse correctamente

vestidos.
Dentro de las oficinas de la Empresa la vestimenta apariencia deben ser llevadas con sobriedad y
elegancia; los funcionarios y empleados que atienden al público deberán laborar con el uniforme
entregado por la Empresa.

9.9 CAPITULO XI: OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS:

Art.30.- A más de las obligaciones del Art. 45 del Código del Trabajo, las que se entienden
debidamente incorporadas a este reglamento interno, todo empleado deberá cumplir con las
siguientes obligaciones:
Proporcionar los datos necesarios que forman el registro de empleados e informar a la Oficina
Administrativa sobre los cambios que se produjeran en el estado civil, número de hijos, aumento
o disminución de cargas familiares (nacimientos, defunciones u otros), educativos, (escuelas,
colegios, universidades, etc.) comprobando tales datos con las respectivas partidas o certificación
de orden legal.
Ejecutar el trabajo conforme a las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, a los
manuales e instructivos de funciones y procesos, y a las instrucciones impartidas por sus
superiores, realizando el mismo con iniciativa y eficiencia.
Asistir puntualmente a sus labores. Cualquier retraso deberá justificarse de acuerdo con lo
establecido en este Reglamento.
Mantener limpio y ordenado su puesto de trabajo.
Respetar el horario y turnos asignados.
Acatar las normas de Seguridad e Higiene vigentes en la Empresa.
Utilizar adecuadamente el material, útiles o enseres, así como computadoras, copiadoras,
impresoras, internet, mail, fax y demás bienes de CLIMATEC SERVICIOS S.A.S, únicamente
para el desempeño de las funciones asignadas.
Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre las claves asignadas para el desempeño de sus
funciones.

9.10 CAPITULO XIV: DE LAS SANCIONES.

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Art.33.- El empleado que incumpliere con las disposiciones de este reglamento podrá ser
sancionado teniendo en cuenta el tipo de falta que hubiese incurrido, leve o grave, de acuerdo con
la clasificación del presente reglamento interno.
Faltas leves: Se podrán sancionar con amonestación verbal o escrita, y/o con sanción pecuniaria
que será el 5% de la remuneración mensual del empleado. Tres faltas leves concurrentes
constituyen falta grave a este Reglamento.
En caso de que existan faltas leves reiteradas, en ningún caso estas podrán exceder de la sanción
pecuniaria del 10% de la remuneración mensual del empleado.
Faltas graves: La Empresa podrá sancionar al empleado con amonestación verbal o escrita y con
multas que será del 10% de su remuneración mensual, o con la terminación del contrato de
trabajo, previo el visto bueno respectivo del Inspector del Trabajo.
Cualquier empleado que cometa errores en las ventas, tales como recibir billetes falsos, cheques
sin autorización de la Gerencia, permita por su negligencia robos o hurtos de mercadería, cambie
cheques o altere documentos de cualquier clase, especialmente los Boucher de tarjetas de
créditos, será responsable de tales valores, los que se le descontaran de su respectivo rol de pagos,
sin perjuicio de las responsabilidades penales a que hubiere lugar.
Art.34.- Si la violación de cualquiera de las normas de este Reglamento por parte de los
empleados de la Empresa causare perjuicios de cualquier índole a esta, o alarma en la sociedad, la
Empresa poda solicitar de inmediato el Visto bueno para dar por terminadas las relaciones
laborales.
Art.35.- Cuando un empleado hubiere cometido una infracción fuera del trabajo y hubiere recaído
sobre la sentencia judicial confirmando su culpabilidad, previo el trámite legal correspondiente,
la Empresa podrá dar por terminadas las relaciones de trabajo.

9.11 CAPITULO XV: TERMINACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO.

At.36.- Al momento de ser notificado el empleado de su separación o de la aceptación de su

renuncia y antes de recibir su liquidación de conformidad con las normas legales, el empleado
deberá entregar por inventario todo el material, equipo, vehículos, uniformes, valores, manuales,
documentos, etc., que mantenga bajo su responsabilidad.
Art.37.- Antes de recibir su liquidación de haberes de conformidad con las normas legales
vigentes, el empleado deberá no tener ningún asunto o problema pendiente de solucionar con la
Empresa.
Art.38.- Si un empleado que hubiese recibido capacitación o entrenamiento especial o técnico,
con el compromiso escrito de laborar un tiempo posterior previamente determinado, en caso de
incumplir con esta obligación, deberá restituir su costo a la Empresa. En caso de cumplimiento
parcial, deberá restituir la parte proporcional correspondiente.
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10. ORGANIGRAMA

11. Objetivo general

Brindar a la empresa realiza CLIMATEC SERVICIOS S.A.S una herramienta que fortalezca el
desempeño de la oficina de control interno, así mismo lograr el cumplimiento de las funciones,
actividades y administración d ellos recursos de manera eficiente.

12. QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO

(PROCEDIMIENTOS)

Todos los funcionarios de la entidad deberán consultar este Manual para conocer sus actividades
y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además
de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.
Los jefes de las diferentes dependencias porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de
sus colaboradores y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que
conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en
las distintas operaciones.
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Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel
de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir
pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el
logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión
en cada una de sus áreas y operaciones.

13. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL

DE CONTROL INTERNO

Corresponderá a los jefes de áreas funcionales, frente a los Manuales de Control Interno:
Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.
Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos.
Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo con nuevas
normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.
Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración
de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.

14. ÁREA DE VENTAS

ÁREA RESPONSABLE: ADMINISTRACIÓN GENERAL

PROPÓSITO:
Desarrollar un método para planear de manera exhaustiva y metódicamente todas las actividades
de ventas de CLIMATEC SERVICIOS S.A.S, en un período determinado.
Conocer el procedimiento de manera exacta evitando cometer errores que afecten los objetivos de
la empresa.
Controlar y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la CLIMATEC SERVICIOS
S.A.S

ALCANCE:
Este procedimiento arranca con la verificación del inventario físico por parte de la
Administración hasta la cancelación al proveedor de la empresa, para el periodo determinado.
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POLÍTICAS:
 Se revisa el inventario físico de los productos y servicios de manera mensual.
 La venta se realizará en el periodo de 1 día después de la revisión del inventario.
 Se ingresa de manera inmediata la factura por concepto de compra de los productos al
Sistema Contable utilizado por la empresa.
 Se revisará que los productos se encuentren en buen estado para la venta.
 Debe existir una correcta distribución de funciones con el personal involucrado en el
proceso de acuerdo con el respectivo manual, es decir no podrán realizar todas las
actividades una sola persona sin el debido control y supervisión de sus superiores.

Responsable Actividad
Vendedor Verificar existencias
Vendedor Empaque del producto solicitado por el Cliente
Vendedor Consultar al Cliente sobre la facturación (Cliente
Normal)
Cliente Informa que es un Cliente a Crédito
Vendedor Anular la Factura a Consumidor Final
Asesor Contable y Auditoría Verificar que la factura otorgada por el Sistema sea la
correcta
Vendedor Generar Factura con datos al Cliente
Vendedor Cobro del producto en Efectivo o Tarjeta
Jefe de Comercialización Comprobar que la cantidad vendida es igual a la que
registra el inventario.
Vendedor Generar una Nota de Despacho por el consumo
solicitado
Vendedor Entrega de la Copia de Nota de Despacho al Cliente
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14.1 Flujograma de venta de productos.

Responsable Actividad
Cliente Solicitar el servicio
Vendedor Verifica disponibilidad del técnico encargado.
Vendedor Agenda visita
Técnico Verifica o instala el producto
Técnico Corrige el inconveniente
vendedor Realiza factura por servicio
Vendedor Cobro del producto en Efectivo o Tarjeta
Vendedor Generar una Nota de Despacho por el consumo
solicitado
Vendedor Entrega de la Copia de Nota de Despacho al Cliente
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14.2 Flujograma de venta de servicios.

15. Ambiente de Control:

El ambiente de control es la base para el diseño del sistema de Control Interno; en él queda
reflejada la importancia o no que da la dirección al Control Interno y la incidencia de esta actitud
sobre las actividades y los resultados de la entidad. Es ilógico pensar que si los directivos de la
organización no tienen en primer nivel de importancia el Control Interno los trabajadores lo
asuman.
Es de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto y se basa en elementos claves,
tales como:
 La filosofía y estilo de dirección.
 La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimientos.
 La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los
componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos
establecidos.
 Las formas de asignación de responsabilidades, de administración y desarrollo del
personal.
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 El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que

contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
 En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditoría Interna
con suficiente grado de independencia y calificación profesional.

16. Evaluación del Riesgo:

Valoración del riesgo: El Decreto 1599 de 2005 establece: el elemento de control, que determina
el nivel o grado de exposición de la entidad al impacto del riesgo, permitiendo estimar las
prioridades para su tratamiento
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo
deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.

16.1 Componentes esenciales de la definición del riesgo:

Incertidumbre: El primer componente de la definición de riesgo es la incertidumbre, la cual puede

ser entendida como la imposibilidad de predecir o pronosticar el resultado de una situación en un
momento dado
Probabilidad: Es la proporción de veces que un evento en particular ocurre en un tiempo
determinado, asumiendo que las condiciones fundamentales permanecen constantes. Es decir,
estimado de que un suceso ocurra o no.

16.2 La Clasificación de los riesgos:

Para poder estudiar el riesgo, es necesario establecer la clasificación de éste, entre los cuales
están

16.2.1 Riesgos estáticos y dinámicos.

 Riesgos Estáticos: Están conectados con pérdidas causadas por la acción irregular de las
fuerzas de la naturaleza o los errores y delitos del comportamiento humano y que resultan una
pérdida para la sociedad.
 Riesgos Dinámicos: Están asociados con cambios de los requerimientos humanos y
mejoramientos en la maquinaria y la organización.
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16.2.2 Riesgos financieros y no-financieros.

 Riesgos Financieros: El riesgo es clasificado como financiero cuando es susceptible de

valoración económica en términos monetarios. Por ejemplo, la pérdida de una casa, un automóvil,
las pérdidas consecuenciales y hasta la responsabilidad civil pueden ser medidas en términos
monetarios.
 Riesgos No-Financieros: Aquellos riesgos que no pueden ser medidos estrictamente en
términos monetarios son considerados riesgos no-financieros. Buenos ejemplos de esta última
clasificación son los riesgos que se corren al contraer matrimonio, o tener niños, o escoger una
carrera. En todos los casos pueden existir implicaciones financieras, pero el resultado final y real
sólo puede ser valorado a través de las implicaciones humanas que conllevan estas decisiones.

17. ACTIVIDADES DE CONTROL

Este componente garantiza el control a la ejecución de las funciones, planes y programas de la

entidad, haciendo las acciones efectivas en el manejo de los riesgos y orientando las actividades a
la consecución de los objetivos o metas planteadas.
De esta manera para asegurar la obtención de resultados de los bienes o servicios de la entidad
según sus procesos, y esforzándose por el cumplimiento de las directrices estratégicas,
establecidas por la administración en los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento
Estratégico y Administración de Riesgos, se deben diseñar e implementar acciones de prevención
frente a los posibles riesgos que pueden afectar la operación y la gestión, esto es, según el decreto
1599 de 2005, Actividades de Control que incidan en la eficiencia, eficacia, efectividad y
transparencia; esto definido por la entidad.
Según el Manual de Implementación 2005; las Actividades de Control permiten mantener una
seguridad en las operaciones de la entidad, esta se da en todos los procesos en los cuales
interviene todas las funciones comprometiendo todos los niveles de responsabilidad.

18. Componente de información

Este es la unión de elementos que permite procesos efectivos de toma de decisiones y de

rendición de cuentas, también conformando datos que al ser ordenados y procesados, adquieren
significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido.
Según él decreto 1599 de 2005 este componente hace parte primordial de la operación de la
entidad al servir como insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de estos.
Garantiza la base de la transparencia de la actuación, la Rendición de Cuentas a la comunidad y
el cumplimiento de obligaciones de información.
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Comunicación Organizacional: orienta la difusión de políticas y la información generada al

interior de la Entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los
programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la
misma organización.
Comunicación Informativa: garantiza la difusión de información de la Entidad sobre su
funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos
de interés y externos.
Medios de Comunicación: se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e
instrumentos utilizados por la entidad, para garantizar la divulgación, circulación amplia y
focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

19. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

El objetivo de este componente según el decreto 1599 de 2005; es de verificar la existencia

niveles de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los
objetivos de la entidad. Ya que,
Auditoría interna: permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los
procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad. Así mismo, permite emitir juicios
basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos
y la satisfacción de los diferentes grupos de interés (Departamento Administrativo de la Función
Pública, Decreto número 1599 de 2005, 121).
Por último, como componente planes de mejora, el cual es un elemento de control por el medio
del cual se consolidad las acciones de mejora para corregir las desviaciones encontradas en el
Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de
los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales
provenientes de los Órganos de Control (camara de comercio dos crebradas).

20. CONCLUSIONES

 La eficiencia en la gestión de personal se incrementa mediante la práctica de un ambiente

de control, al permitir el desarrollo de una buena actitud entre todas las jerarquías del
personal, cuya labor se orienta a un adecuado manejo y cuidado del patrimonio de la
empresa.

 El control de las rendiciones de fondos fijos de las sucursales de las empresas

tercerizadoras del sector de la construcción de la región caribe del país mejora con la
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utilización de los sistemas de información y capacitación en tiempo real; además que, se

integran todas las operaciones ahorrando tiempo y trabajo.

 La eficiencia en la gestión de fondos fijos se incrementa a través de la supervisión del

cumplimiento de los procedimientos de control interno y de las actividades que realiza el
personal de la organización.

 Adicionalmente, se realizó un estudio de las actividades de control establecidas, el cual

permitió identificar las políticas, procedimientos, manuales, e instructivos de control que
están implementados en la organización en cada uno de los procesos y actividades que se
desarrollan.

21. RECOMENDACIONES

 Hacer auditorias en cada uno de los procesos que involucren manejo de dinero
Según el portal Economía de la Universidad Peruana de Ciencias aplicadas (2019) y el Portal
Nuestro Blog. Rodríguez I (2019), Hoy en día toda empresa desea conocer cada uno de Los
movimientos financieros de una empresa, por eso es recomendable realizar auditorías
periódicamente para evitar cualquier tipo de fraude, al hacer seguimiento de cada transacción,
cada movimiento y cada intercambio financiero, la organización obtiene una visión general de
cómo funciona la administración de los gastos. Así, en caso de que sea necesario, usted sabrá
cómo analizar los puntos fallidos que pueden ser manipulados y evitar los eventos fraudulentos,
conociendo a su vez cada uno de los movimientos que se manejan en la Empresa.
 Hacer seguimiento a los miembros de la empresa que tengan acceso al dinero:
Pues es muy importante conocer a los integrantes del equipo financiero y a su vez cada uno de los
procedimientos que realizan en su función, pues muchas veces los fraudes comienzan por
personas que se deslumbran muy fácil y llegan a cometer errores muy grandes por eso es
recomendable conocer a fondo el perfil de estos integrantes y seguir de cerca cada uno de sus
movimientos. (Portal Economía de la Universidad Peruana de Ciencias aplicadas 2019 y Portal
Nuestro Blog. Rodríguez I (2019))
 Estar al tanto del sistema financiero y entenderlo
El fraude financiero sucede cuando el registro está mal hecho o no cuenta con una supervisión
rigurosa.
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Por esa razón, es importante que conozca el sistema de control financiero utilizado por su
empresa para que le permita al gestor acceder a los registros cuando sea necesario y verificar las
posibles irregularidades, los socios de cada Empresa deben estar a nivel para poder revisar la
contabilidad de la empresa y no dejarse engañar por inconsistencias (Portal Nuestro Blog.
Rodríguez I 2019)
 Solicitar informes de gestión periódicamente
Para disminuir la posibilidad de fraude o desvío, es fundamental solicitar con frecuencia informes
de costos, gastos e ingresos de un periodo específico.
Es ideal que esa auditoría se haga cada mes y que siempre usted reserve un día para revisar los
informes cuidadosamente con el ojo crítico de un gestor en busca de fallas latentes.
En caso de que el área financiera y contable no sea su fuerte, lo más adecuado será contratar a un
profesional de cumplimiento que realice este análisis. Recuerde que incluso la pérdida de poco
dinero puede hacer una gran diferencia al momento de cerrar las cuentas. (Portal Nuestro Blog.
Rodríguez I 2019)
 Use la tecnología como una aliada
En la actualidad existen sistemas tecnológicos, que facilitan la auditoria y diferentes procesos de
gestión, posibilitando reportes precisos y detallados del sector financiero
 Dar a conocer y poner en práctica el código de conducta entre los colaboradores.
Cada Empresa necesita un código de conducta escrito que refleje su ética y valores que la rigen.
De esta manera, la alta dirección deberá acoger e impulsar su adopción en todos los niveles de la
empresa manifestando su compromiso y demostrando la cero tolerancia a la corrupción y a las
malas prácticas, cumpliendo (Portal Nuestro Blog. Rodríguez I 2019)
Este aspecto de la cultura organizacional está asociado al establecimiento de una comunicación
clara con el personal, proveedores y clientes; asegurándose que comprendan, acepten y apliquen
los principios aceptados en términos de ética, conducta adecuada, políticas de comportamiento,
entre otros.
 Conocer a los empleados:
La gerencia debe involucrarse con sus empleados y se tome su tiempo de conocerlos ya que un
cambio de actitud lo puede poner en riesgo.
Conocer políticas antifraude:
Todo el personal que labore dentro de una organización debe conocer la política, tipos y
consecuencias de riesgo y fraude que estas generen.
 Implementar controles internos:
Son planes o programas que se utilizan para salvaguardar los activos de la empresa garantizando
la integridad de sus registros contables, para conocer y detectar fraudes y robos.
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La documentación este también ayuda a controlar el fraude, debe estar pre numerados,
consecutivamente, deben ser revisados de manera consistente y actualizados con los avances
tecnológicos actuales.
 Monitorear salida a vacaciones:
Si un empleado no toma vacaciones, puede ser señal que algo oculta y teme a que lo descubran,
es por eso por lo que los jefes deben tener control de todo lo que haga el empleado.
 Consultar a expertos
Personal Capacitado en Auditorias como examinadores de fraude, contadores públicos, pueden
ayudar a establecer políticas y procedimiento antifraude. Estos servicios se pueden proporcionar a
un costo bajo o hasta sin costo alguno como parte de sus servicios regulares de auditoría e
impuestos.
 Establecer el tono correcto en la parte superior
Se debe mantener un tono de voz firme y clara, sin dar tanta confianza ya que se pueden sentir
justificados para jugar rápido con dinero y activos de la Empresa.
 Incluya procedimientos de revisión anual en la política de prevención y detección de
fraude.
Es importante tener el acompañamiento de expertos en fraude que revisen, diagnostiquen y
recomienden medidas proactivas, eficientes y eficaces para prevenirlo. Los expertos en fraude
son una herramienta valiosa que ayudan no solo a desalentar de manera efectiva los intentos de
cometer fraude, sino que también refuerzan el sistema de control interno de las Empresas
respecto a la prevención, detección y respuesta a los riesgos de fraude. Las organizaciones
deberían evaluar anualmente la administración de riesgos de fraude y evitar o reducir focos que la
alienten.
 Capacite a su personal.
La permanente educación al personal acerca de las características del riesgo de fraude les permite
estar alertas a sus diversas manifestaciones y variaciones. Asimismo, enseñe a sus colaboradores
cómo reportar actividades sospechosas, teniendo un experto que coadyuve al logro de este
objetivo.
 Dar a conocer y poner en práctica el código de conducta entre los colaboradores.
Cada Empresa necesita un código de conducta escrito que refleje su ética y valores que la rigen.
De esta manera, la alta dirección deberá acoger e impulsar su adopción en todos los niveles de la
empresa manifestando su compromiso y demostrando la cero tolerancia a la corrupción y a las
malas prácticas.
Este aspecto de la cultura organizacional está asociado al establecimiento de una comunicación
clara con el personal, proveedores y clientes; asegurándose que comprendan, acepten y apliquen
 25

los principios aceptados en términos de ética, conducta adecuada, políticas de comportamiento,

entre otros.
Valide permanente los procedimientos de vinculación de personal crítico, proveedores y clientes
con quienes se establezcan relaciones.
Uno de los momentos clave para evitar relacionarse con perfiles de riesgo o presuntos
delincuentes en la etapa de selección de personal, proveedores o clientes, es la de revisar
periódicamente los procedimientos de debida diligencia, pero sobre todo que cuente con las
validaciones mínimas requeridas para asegurar una adecuada vinculación.
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22. Bibliografía

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crebradas. Recuperado de
http://www.camado.org.co/web/wp-content/uploads/2016/02/manualcontrol.pdf

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http://climatecservicios.com/empresa.htm

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de abril de 2021, de Revista Economía website: https://www.revistaeconomia.com/8-recomendaciones-
para-evitar-actos-de-corrupcion-y-fraude-en-las-organizaciones/

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https://www.lasempresas.com.co/barranquilla/climatec-servicios-sas/

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https://repository.ucc.edu.co/bitstream/20.500.12494/13337/1/2019_control_compras_inventario.pdf