SISTEMAS GYG S.A.

MATRIZ PARA LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Objetivo: Establecer la información y los medios de comunicación requeridos para asegurar la correcta comunicación interna, y garantizar la comunicación externa y demás partes interesadas (Clientes, Proveedores, Entes gubernamentales, Visitantes y Comunidad en general); relativas al SIG.

A QUIEN SE RESPONS
PROCESO ASPECTO A COMUNICA CUANDO SE COMUNICA MEDIO DE DIVULGACIÓN REGIST
COMUNICAR ABLE DE ROS
EXTERNO
COMUNIC
AR
• Durante la implementación del sistema integrado
de gestión. Acta Reunión de Gerencia
Revisión Proveedores, Intranet, Reuniones, Manual SIG,
Plan Estratégico Gerente • Cuando se diseñe y modifique el sistema Plan Estratégico
Geren Clientes y Correo Corporativo.
integrado de gestión. Manual SIG
cial Comunidad

• Cuando se han definido los tiempos y/o costos

del desarrollo.
Propuesta Cliente Comercial • Cuando corresponda a un cliente nuevo.
Comercial • Cuando se esté realizando la generación de Correo Corporativo. Propuesta Comercial
nuevo producto o módulo a un cliente existente.

• Cuando se reciben solicitudes de información

sobre el servicio.
Dar a conocer los Reuniones, Eventos del Mercado,
Clientes Comercial • Cuando se detecte la necesidad. Brochure
Gestión servicios de la Medios Publicitarios, Página Web,
• Cuando es interno se comunica cuando haya
Come empresa Visitas a Clientes.
cambios en el producto.
rcial
• Cuando se tienen los resultados de las
Evaluación Satisfacción Clientes
evaluaciones de Satisfacción del Cliente
Evaluación y Acta de Reuniones
Clientes Comercial realizadas. Reuniones, Correo Corporativo.
seguimiento de la Plan de Acción
• Cuando se realiza la retroalimentación y
satisfacción del
socialización de los resultados de las evaluaciones
cliente
a los clientes.
• Cuando sea necesario por quejas y sugerencias.

Comer Factura
Gestión de Cliente cial, • Cuando se identifican los conceptos de Cobro. Factura, Correo Corporativo. Reporte de Facturación
Cobro Contab
ilidad
• Cuando se tenga por completo la normatividad
Identificación de Proveedores, Gerente vigente aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones,
▫ F-120 Acta de Reuniones
requisitos Clientes y de • Cuando haya modificaciones. Documentos específicos.
reglamentarios y Comunidad Proyect • Cada que se genere una nueva Normatividad.
legales os
Planeación,
realización y • Una vez se establece el equipo de trabajo, se
Inicio del Cliente Líder de revisa la estimación inicial del proyecto y se valida Correo Corporativo. ▫ F-129 Acta de Constitución de Proyectos (Interna y
liquidación del
Proyecto Proyectos el alcance del Externa)
proyecto proyecto.

• Semanalmente. ▫ Presentación por Proyecto.

Comités de Seguimiento, Reunión
Seguimiento al Clientes Líder de • En las reuniones Gerenciales. ▫ F-467 Acta Reunión de Gerencia
Gerencial, Presentaciones, Intranet.
Proyecto Proyectos • Cuando el Gerente General lo solicite. ▫ G-018 Monitoreo Proyectos

• Cuando se tenga por completo la normatividad

Identificación de Proveedores, Gerente vigente aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones,
▫ F-120 Acta de Reuniones
requisitos Clientes y de • Cuando haya modificaciones. Documentos específicos.
reglamentarios y Comunidad Desarro • Cada que se genere una nueva Normatividad.
legales llo

• Internamente el Diseñador Funcional presenta

Analista de la solución funcional para su aprobación y el ▫ F-491 Diseño de Desarrollo
Realiza Presentación de Diseño Analista de Casos de Verificación indica las ▫ F-057 Proceso Chequeo de Pruebas de Verificación
Foro, Correo Corporativo, Registros,
ción - Diseño Funcional y Cliente Funcion principales pruebas funcionales a aplicar. ▫ P-026 Procedimiento Primera Reunión Diseño Funcional
Reunión con el Cliente,
Desarr Casos de Verificación al • El Diseñador Funcional una vez aprobada la ▫ P-044 Proceso de Trabajo Casos de Validación y Diseño
Telefónicamente.
solución funcional internamente, la presenta al Funcional
ollo
Analistas cliente junto con los casos de verificación para su
Casos de aprobación.
Verificació
n
• Lista de Chequeo Actualizada
Instalación de Anali • Cuando se entrega el requerimiento o incidente
Cliente Correo Corporativo, Reunión con el • Manual de Instalación
Requerimient sta instalado en el ambiente del Cliente. • Hoja de Vida del Requerimiento
Cliente.
o o Incidente de
Insta
lació
n
• Cuando se tenga por completo la normatividad
Identificación de Proveedores, Gerente vigente aplicable a la organización. Correo Corporativo, Reuniones,
▫ F-120 Acta de Reuniones
requisitos Clientes y de • Cuando haya modificaciones. Documentos específicos.
reglamentarios y Comunidad Soport • Cada que se genere una nueva Normatividad.
legales e
• Cuando un cliente por medio de llamada
telefónica busca una orientación de cómo se
Realización - Proceso asociado a la realiza un determinado proceso en SIIF. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Soporte Gerente Correo Corporativo, Reuniones,
solicitud y atención de Clientes • Cuando un desarrollador necesita resolver ▫ P-009 Procedimiento Procesos de Realización - Soporte
de Intranet, Mapa de Procesos,
la Mesa de Ayuda dudas relacionadas con la codificación de los ▫ F-118 Bitácora Soporte 7x24 y Mesa de Ayuda
Soport Procedimientos.
programas de SIIF o dificultades técnicas que se
e
presenten durante el
proceso de pruebas.
• Cuando un cliente por medio de llamada
Proceso asociado Gerente telefónica solicita resolver los temas de cierres o Correo Corporativo, Reuniones, ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Clientes
a la atención de procesos que generan error durante el horario no Intranet, Mapa de Procesos, ▫ F-118 Bitácora Soporte 7x24 y Mesa de Ayuda
7x24 Soport laboral, y que no Procedimientos.
e permiten continuidad de las operaciones.
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de ▫ F-155 Inducción de Personal
Enfoque de procesos Servidor Zipa, Intranet, Reuniones con
Proveedores, Director de Calidad. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
del Sistema de el personal, Mapa de Procesos, Correo
Clientes y Control • Difusión del Sistema de Gestión de Calidad. ▫ P-003 Procedimiento Procesos de Realización - Desarrollo
Gestión de Calidad • Cuando se detecte la necesidad. Corporativo, Línea SGC, ▫ P-009 Procedimiento Procesos de Realización - Soporte
Comunidad Interno
Procedimientos.

▫ F-155 Inducción de Personal

• Modificación de contenido.
Misión, Visión, Reuniones con el personal, Servidor ▫ M-002 Manual de los Sistemas de Gestión
Proveedores, Director de • Cuando se realiza inducción y reinducción al
Valores Corporativos personal. Zipa, Intranet, Página Web, Correo ▫ M-037 Plan Estratégico de Sistemas GyG
Clientes y Control
y Objetivos de la • Durante la implementación del Sistema de Corporativo, Manual de Calidad. ▫ F-020 Despliegue de Objetivos
Comunidad Interno
Compañía Gestión de Calidad. ▫ M-029 Presentación Sistemas GYG S.A.

• Modificación de contenido. Reuniones con el personal, Servidor

▫ F-155 Inducción de Personal
Política de Proveedores, Director de • Cuando se realiza inducción y reinducción al Zipa, Intranet, Página Web, Correo
personal. ▫ M-002 Manual de los Sistemas de Gestión
Calidad y Clientes y Control Corporativo, Manual de Calidad,
Gestion de • Durante la implementación del Sistema de ▫ F-020 Despliegue de Objetivos
Objetivos de Comunidad Interno escritorio de los equipos de cómputo.
Calida Calidad Gestión de Calidad.
d GCA • Cuando se requiera implementar el Sistema de
Gestión de Calidad.
Certificación y
Director de • Cuando se termina el proceso de Certificación de Correo Corporativo, Telefónicamente,
Renovación del Entes Certificadores ▫ Plan de Acción
Control la compañía. Registros.
Sistema de Gestión
Interno • Cada que se genere una nueva Normatividad.
de Calidad • Cuando se detecte la necesidad.
• Cuando se detecte la necesidad.
• Cuando se diseñen e implementen programas
de autocapacitación para el personal de la
Matriz para las Clientes, compañía.
Director de Reuniones, Correo Corporativo,
Comunicaciones Proveedores, • Durante la implementación del Sistema de ▫ Matriz de Comunicaciones Sistemas GyG
Control Intranet, Página Web, Servidor Zipa.
Internas y Externas Comunidad y demás Gestión de Calidad.
Interno
en el SGC partes interesadas • Cuando se diseñe y modifique el Sistema de
Gestión de Calidad.
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de
Calidad.
Servicio Nacional
de
Aprendizaje
SENA
Ingreso a los
▫ Planilla Integral de Liquidación de Aportes, PILA
sistemas de ARL Director • Cada vez que ingrese, ascienda o se retire un Correo Corporativo, Registros, Sistema
▫ Cartas de Notificación
información de los de Gestión funcionario de Gestión Virtual de Aprendices
nuevos Fondos de Pensiones Humana
funcionarios,
ascensos y retiros
Gestion del Entidades de Salud
Recurso
• Inducción al personal en Sistema de Gestión de
Humano
la Seguridad y Salud en el Trabajo
GRH Vis
• Difusión del Sistema de Gestión de la Seguridad
Sistema de Gestión Coordinado Reunión con el personal, ▫ F-156 Control de Asistencia
y Salud en el Trabajo.
de la Seguridad y ita r de Capacitaciones, Correo Corporativo, ▫ F-155 Inducción de Personal
• Durante la implementación del Sistema de
Salud en el Trabajo Seguridad y Servidor Zipa, Simulacros. ▫ Certificado de Capacitación
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
nte Salud en el
• Cuando se planifican e implementan cambios en
Trabajo
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
s
Trabajo.
AR

Ministerio de Trabajo
Gerent
e ▫ F-047 Listado Maestro de Proveedores
Adminis Órden de Compra, Registros, Correo ▫ Órden de Compra
Requisitos de Proveedor • Cada vez que se realice un pedido a la
 Compra trativo organización. Corporativo, Servidor Zipa. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
▫ P-008 Procedimiento de Compras
Co Gerente
m de
p Innovac
r ión e
a Infraestr
s uctura
C Gerent
▫ F-062 Registro de Proveedores
O e • Cada vez que se necesite conseguir un
proveedor. ▫ F-048 Evaluación de Proveedores
M Selección, Evaluación Adminis
Proveedor Registros, Correo Electronico, Servidor ▫ F-049 Reevaluación de Proveedores
y Re- Evaluación de trativo • La evaluación se realiza para hacer la selección
Zipa. ▫ M-001 Caracterización de Procesos
Proveedores del proveedor.
• La re-evaluación se realiza anual. ▫ P-008 Procedimiento de Compras
Gerente
de
Innovac
ión e
Infraestr
uctura
Analista
Fechas y Horarios de • Cuando se tienen establecidos días y horarios ▫ F-411 Días y Horarios de Seguimiento por Cliente
Seguimientos Cliente Correo Corporativo, Reuniones,
de Seguimiento con Seguimi de seguimiento con los clientes ▫ F-413 Días para envío de informe a GT
Registros.
los clientes ento y
Estadí
sticas

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