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Proyecto Integrador

Ana Y. Rojas Arcila

Juan D. Barbosa Guarín

Institución Universitaria Digital De Antioquia

Proceso Administrativo - PREDISC2202PC-TDS0071 - PREDISC2202PC-TDS0072

Nélida López Herrera

Octubre 2, 2022
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Introducción

En este documento, se busca dar a conocer y comprender los procesos y elementos que se

dan en una empresa en específico, en este caso, se estará brindando información de una pequeña

empresa de Segovia Antioquia, que se dedica al comercio de repuestos para motocicletas y al

servicio técnico para estas.

Toda esta información fue recolectada a través de una entrevista, que se hizo a principio

de año. Y que como tal La empresa ya tiene 4 años vigente, mejorando cada día la calidad de sus

productos y servicios.

Empresa Gumart S A S (Gumart S.A.S, 2022), (Informa Colombia S.A, 2022)

Elementos del Plan Estratégico

Misión

Somos una empresa con amplia experiencia, dedicada a la comercialización de repuestos

y accesorios para motocicletas. Nuestro objetivo principal es ofrecer una atención

personalizada y dar solución a cada necesidad con el apoyo de nuestro personal

capacitado y repuestos de la mejor calidad. Nuestra promesa de servicio, se basa en la

evolución de nuestros servicios y productos brindando así a nuestros clientes los mejores

precios y una excelente calidad. (Informa Colombia S.A, 2022), (Gumart S.A.S, 2022)

Visión

No existe una visión establecida, ya que dicho dueño piensa que lo más correcto son las

micro visiones ya que el mundo es muy cambiante, y un ejemplo de esto es lo ocurrido con la

pandemia. Entonces su micro visión actual es:

“Mejorar las negociaciones con todos los proveedores de productos para cumplir con

nuestra promesa de servicio” (Informa Colombia S.A, 2022), (Gumart S.A.S, 2022).
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Objetivos

 Corto Plazo: Lograr terminar el proceso de negociación con Honda de manera

satisfactoria, además de eso mejorar los conocimientos técnicos y tecnológicos de

los empleados frente a los productos manejados.

 Mediano Plazo: Mejorar la comunicación verbal y escrita de los empleados hacia

los clientes (es decir para ser más asertiva, que además está ligada a la misión).

 Largo Plazo: Lograr una mayor diversificación de inversiones.

Figura 1 Estructura (Organigrama elaborado por nosotros)

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Se habla de Unidades en vez de departamentos, ya que así lo prefiere el gerente, y

además de esto se eligió un organigrama Circular, ya que es fácil contactar con el

gerente; además de que este se ocupa de la unidad contable, y hay 1 empleado encargado

de 3 unidades.

Cultura organizacional o Políticas:

Como tal todo está regido por un Reglamento interno, siendo así que cada artículo va

dirigido a un grupo determinado de trabajo.

Ejemplos:

 A todos los empleados no se les permite fumar en el establecimiento.

 Las personas de la unidad de informática (en este caso una) deben firmar una

cláusula de privacidad para no compartir información no permitida.

Analizar y construir los factores de la matriz DOFA de la empresa u organización.

Matriz DOFA (elaborada por nosotros)

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
● Suficiente población a la
● Alta rotación de cual llegar.
empleados.
● Alta capacidad para llegar
● Falta de una a más público.
adecuada
inducción al ● Creación de más centros
personal nuevo. de servicios autorizados.
FORTALEZAS AMENAZAS
Describa y diferencie los
● Cuenta con un
software contable.
niveles organizacionales
● Comercio ● Alta competencia.
(institucional, electrónico. intermedio y
● Empresas grandes y
operativo) que ● Marketing digital. medianas de la región. tiene la empresa

en cuanto a los ● Capacitación ● Subida de precios de los cargos y las

continua. insumos.
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funciones que realizan. Analice y escriba la diferenciación entre lo encontrado en la empresa y lo

visto en el curso.

Unidades Operativas y obligaciones

Las unidades operativas que esta maneja son 5:

 Contable o de Inventario: Esta se encarga del control y es manejada por el

gerente, por lo tanto, es Estratégica ya que viene siendo manejada por el dueño, si

no esta podría ser vista táctica también.

 Ventas: Como su nombre lo indica, se encarga de ofrecer los productos y dar

información sobre estos, es Operativa.

 Informática: Esta se encarga de respaldar la información de la compañía.

 Comercio Digital: Administrada por una persona que se encarga de las redes

sociales, publicidad e información técnica, es operativa.

 Servicio Técnico: Está conformado por una persona que realiza el mantenimiento

y arreglos a las motocicletas, es Operativa.

Factores Sociales en la Empresa

La autoridad no está muy marcada, ya que, en esta no se ve positivismo a los puestos

rígidos, por lo que la comunicación se fortalece, el trabajo en equipo resalta y siempre se toma en

cuenta la opinión de los demás; ya sea en próximos proyectos u otras actividades que se

planteen.

La manera en la que él motiva a los empleados es supliendo sus necesidades particulares

(por ejemplo, el tiempo que se necesita para recoger a sus hijos, tiempo de clases virtuales y así),

además de dar el cargo de facilitador. Cómo él siempre está monitoreando las cámaras

constantemente, se da cuenta de las horas extras no registradas y agrega bonificación por ello
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(sin que ellos se den cuenta) y por ultimo los motiva también con instalaciones, herramientas y

dotaciones adecuadas.

Relatando esto, se ve una gran similitud con una de las teorías antes estudiadas, pues el

factor de aumento de salarios no tiende a mejorar la productividad, si no más bien el entorno

social y la calidad de las herramientas con las que se trabaja.

Ahora bien, con la Unidad de comercio digital, podemos darnos cuenta de que toman la

importancia de comunicarse con los clientes, pues no solo muestran sus productos en dicha

interfaz, sino que también se dedican a resolver dudas y a vender de forma llamativa sus

productos.

Etapa de control

Con el fin de llevar a cabo un control de las distintas funciones de la empresa, se realiza

una contabilidad general (y diaria) por medio de un software, realizar seguimiento a nuestros

indicadores de gestión y seguir nuestro sistema de gestión de calidad definido por nuestras

estrategias, procesos, recursos, estructura y documentos.

Indicadores de gestión (elaborado por nosotros)

Tiempo de realización de una tarea.

Costo del proceso de un mantenimiento correctivo y preventivo.

Costo del proceso de mercadeo (dinero destinado al marketing digital)

Costos del proceso de impulso de un producto o servicio.

Auditorías (elaborado por nosotros)

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Procedimientos de evaluación del software contable

Evaluación de cumplimiento de los manuales de funciones de los empleados.

Medición de la administración de los recursos.

Auditoría del sistema contable.

Auditoría de inventario (faltantes, sobrantes).

Inspección de la adecuada documentación.

Evaluación del manejo del sistema de PQRS y servicio al cliente.

Conclusiones

1. Con respecto a las funciones administrativas todo me parece de uno u otro modo bien,

ya que como está enfocado al servicio para motocicletas.

2. La producción no se ve afectada en nada, si no hay una motivación por pago extra,

pues lo más importante es el ambiente laboral que se tiene.

3. El software Contable me parece perfecto, el único problema es, si se cuenta con una

velocidad de red más baja podría atrasar procesos, y más si en algún momento hay

fallas con la red; pero siempre se tiene en cuenta el registro manual.

Referencias

Gumart S.A.S. (23 de Abril de 2022). Moto Bolivar. Obtenido de Facebook:

https://www.facebook.com/motobolivar1/?ref=page_internal
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Informa Colombia S.A. (23 de Abril de 2022). Gumart S A S. Obtenido de Informa Colombia

S.A: https://www.informacolombia.com/directorio-empresas/informacion-empresa/

gumart-sas