LM – P – 02

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Versión 00

1.OBJETIVO

Establecer un procedimiento para efectuar la selección y el control de proveedores que cumplan con
las especificaciones técnicas requeridas, que brinde garantías y responsabilidad, y así, obtener una
lista de proveedores de confianza para brindar los servicios óptimos a la Empresa AMERICA
ALIMENTOS S.R.L.

2. RESPONSABLES

a. Gerente: Responsable en tomar la decisión final en la aceptación de un proveedor.

b. Jefe de Logística y Marketing: Responsable en buscar, evaluar y seleccionar a los
proveedores, tanto para su control como para su incorporación como proveedores validados.
c. Jefe de Aseguramiento Calidad: Responsable en evaluar la parte técnica - documentaria de los
productos y establecimiento, con respecto al cumplimiento de los requisitos de inocuidad y
seguridad alimentaria.
d. Supervisor de Aseguramiento Calidad: Responsable en evaluar la parte técnica -
documentaria de los productos y establecimiento, con respecto al cumplimiento de los requisitos
de inocuidad y seguridad alimentaria.
e. Jefe de Transporte y Distribución: Responsable en la revisión y recopilación de la
documentación de los proveedores de transporte.

3. REGISTROS
 LM-F-06: Ficha de Evaluación de Proveedores
 LM-F-07: Lista de Proveedores evaluados
 LM-F-08: Programa anual de visitas a proveedores

4. ACTIVIDADES

4.1 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para la selección de proveedores, se tomará en cuenta lo siguiente:

A. Proveedores anteriores a la aprobación del procedimiento.

Todos los proveedores habituales, anteriores a la fecha de aprobación del procedimiento, que
no hayan presentado problemas relacionados con la calidad de los productos o servicios
suministrados durante el último año, se han considerado aceptados, pero se deberá cumplir el
presente procedimiento, para que su validación mediante el formato LM-F-06: Ficha de
Evaluación de proveedores.

B. Proveedores nuevos.
Para cada uno de los nuevos proveedores serán considerados como ACEPTADOS, siempre
y cuando cumplan los siguientes requisitos:

B.1 Para Productos:

 El proveedor de productos, presentará los siguientes documentos por cada producto
ofertado:
- Especificación o Ficha Técnica por producto
- Plan HACCP y/o Sistema de gestión
- Registro sanitario
- Autorización sanitaria
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- Muestra representativa
- Otros que sean requeridos para cumplir con los requisitos de los clientes.
 Los documentos arriba mencionados, será entregado en un plazo no mayor de 5
días, después de solicitados.
 El Jefe de Logística y Marketing o jefe de Aseguramiento de calidad o el supervisor
de Aseguramiento de calidad es el encargado de la revisión de la documentación y
realizar una revisión organoléptica a la muestra entregada por el proveedor.

B.2 Proveedores de Servicio de Laboratorio:

 El proveedor de análisis de microbiológicos, fisicoquímicos y/o sensoriales,
presentará los siguientes documentos:
- Acreditación ante el Instituto Nacional de la Calidad (INACAL) como
organismo de certificación.
- Detalles de los métodos de ensayo físico químicos que realiza.
- Otros que sean requeridos para cumplir con los requisitos de los clientes.
 El jefe de Aseguramiento de Calidad es quien evalúa, revisa y verifica la
documentación de los proveedores del servicio de Laboratorio.

B.3 Proveedores de Calibración:

 El proveedor de Calibración, presentará a los siguientes documentos:
- Acreditación ante el Instituto Nacional de la Calidad (INACAL) como organismo
de certificación.
 El jefe de Aseguramiento de Calidad es quien evalúa, revisa y verifica la
documentación de los proveedores del servicio de Calibración.

B.4 Proveedores de Servicio de Saneamiento Ambiental:

 El proveedor de servicios de saneamiento ambiental presentará los siguientes
documentos:
- Constancia de autorización como empresa de saneamiento otorgada por la
Gerencia Regional de Salud, en donde debe indicar los servicios que brinda.
- Otros que sean requeridos para cumplir con los requisitos de los clientes.
 El jefe de Aseguramiento de Calidad es quien evalúa, revisa y verifica la
documentación de los proveedores del servicio de Saneamiento Ambiental.

B.5 Proveedores de Servicio de Transporte:

 El proveedor de servicios de transporte, presentará los siguientes documentos por
vehículo:
- Tarjeta de propiedad
- Otros que sean requeridos para cumplir con los requisitos de los clientes.
 El Jefe de transporte y distribución es quien se encarga de la revisión y recopilación
de la documentación de los proveedores de servicio de transporte.

B.6 Proveedor de Servicios de Almacenamiento:

 El proveedor de servicios de almacenamiento o de alquiler de espacio físico para
almacenamiento, junto a la carta de presentación acompañará los siguientes
documentos:
- Licencia de funcionamiento vigente donde indique como Giro el
almacenamiento de productos (Área mínima: 1000 m2)

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- Certificación en Principios Generales de Higiene

- Certificado de saneamiento ambiental
- Protocolo Técnico para Habilitación Sanitaria de Almacén otorgado por
SANIPES.

B.7 Proveedores de Servicios Generales:

 El proveedor de servicios generales presentará documentos que le sean requeridos
para cumplir con los requisitos de la Empresa y/o clientes.

La adquisición de productos y la contratación de servicios se harán exclusivamente a

“proveedores aceptados” que estén en proceso de evaluación o que, una vez evaluados, adquieran
y mantengan la consideración de “proveedores validados”.

4.2 FRECUENCIA:

 Cuando se trate de seleccionar a un nuevo proveedor de productos, la evaluación se realizará

semestral y/o en cada compra durante el periodo de un año.
 Con proveedores ya validados la evaluación se realizará anualmente.
 Para los proveedores de servicios (saneamiento ambiental, transporte, análisis fisicoquímicos,
microbiológicos y sensoriales), la frecuencia de evaluación es anual o cuando se requiera.

4.3 MODALIDAD DE EVALUACIÓN PARA PROVEEDORES ACEPTADOS:

Una vez aceptado el proveedor, es necesario asegurar que las expectativas apuntadas inicialmente
se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera, deberá efectuarse una evaluación continua
para asegurarse de que el proveedor cumpla los requisitos establecidos de forma permanente y así
pasar a ser proveedores validados.
El primer paso para realizar la evaluación de proveedores es definir los criterios que van a ser
tenidos en cuenta. La evaluación debe incluir los siguientes criterios:

A) Calidad de los suministros y/o servicio:

Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las
especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qué punto ha suministrado
exactamente lo que se le había solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se
tienen en cuenta los resultados de los controles de recepción y las posibles incidencias que el
producto suministrado haya podido generar en su proceso de producción.
Para el caso de productos alimenticios, tendrá que verificarse la entrega oportuna de los
documentos obligatorios.
El Jefe de Logística y Marketing y/o jefe de Aseguramiento de calidad y/o Supervisor de
Aseguramiento de la calidad es quien evalúa este criterio.

B) Fiabilidad del plazo de los suministros:

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Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega fijados.
Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una entrega de materia
prima o producto terminado puede hacer parar el proceso productivo.
El jefe de Logística y marketing es quien realiza la evaluación del presente criterio.

C) Flexibilidad del proveedor

Este criterio refleja el grado de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, la capacidad de reacción ante un pedido urgente que no estaba previsto.
El jefe de Logística y marketing es quien realiza la evaluación del presente criterio.

D) Fiabilidad de la información
Aquí se valora la relación administrativa con el proveedor: los documentos requeridos, la
calidad de sus ofertas, la fiabilidad de sus guías, boletas y/o facturas, el cumplimiento de
plazos en la facturación, documentación obligatoria, etc.
El jefe de logística y marketing junto con el Jefe de Aseguramiento de Calidad, son quienes
realizarán la evaluación del presente criterio.

E) Competitividad, Nivel de Precios

Este criterio tiene en cuenta la relación entre el precio de los productos suministrados por el
proveedor y su calidad, así como la comparación entre el precio del proveedor y los del resto
de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor más barato, sino a aquel que tenga
una mejor relación calidad-precio dentro del mercado.
El Gerente junto al Jefe de Logística y Marketing, son quienes realizan la evaluación del
presente criterio.

Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los
proveedores, es necesario darle un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios
tienen la misma importancia para la empresa.

La ponderación es la siguiente:

Criterio Ponderación
(%)
Calidad 50 %
suministros
Fiabilidad 20 %
suministros
Flexibilidad 20 %
información
Flexibilidad 5%
proveedor
Competitividad 5%

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El sistema de puntuación para los criterios de calificación es la siguiente:

Valoración Puntuación
Excelente 4
Bueno 3
Regular 2
Malo 1
Muy Malo 0

Las acciones a tomar en función al resultado obtenido:

Proveedores con puntuación < 1

Inmediatamente no son considerados o dejan de ser proveedores validados y, por tanto, no podrán
suministrar más productos a la empresa. Si desean volver a suministrar productos, deberán pasar de
nuevo el proceso de evaluación.

Proveedores con puntuación 1 o 2.99

Se notifica al proveedor que en un plazo de una semana deberá entregar a la empresa los documentos
requeridos y acciones para corregir sus incumplimientos. Si en la semana siguiente el proveedor no
puede demostrar que está realizando acciones para alcanzar un nivel satisfactorio, será
deshomologado y no podrá suministrar más productos o servicios.

Proveedores con puntuación ≥ 3

Proveedores con esta puntuación son considerados “proveedores validados”, se le hace mención que
en la próxima evaluación deberá mantener sus resultados.

La evaluación realizada a cada proveedor debe quedar registrada en una ficha de evaluación, en la
que figuren los resultados obtenidos para cada uno de los criterios.

- Se evalúa las características del proveedor según el Formato LM-F-06: Ficha de Evaluación
de Proveedores
- Si el proveedor cumple con los requerimientos, se le incluirá en la Lista de Proveedores
Validados en el formato LM-F-07: Lista de proveedores evaluados

4.3.1 Control de los Proveedores Validados:

El control de los proveedores, luego de ser evaluados con los criterios antes mencionados, el
Jefe de logística y marketing, recopila la información y realiza el llenado del formato LM-F-
06: Ficha de Evaluación de Proveedores.
Seguidamente, se le alcanzará las fichas de evaluación al Gerente para su aprobación.
Finalmente se incluirá a los proveedores dentro de la LM-F-07: Lista de proveedores
evaluados, y se archivará.

4.3.2 Visita a Proveedores validados y/o aceptados:

La Gerencia, área de Logística y Marketing y/o de Aseguramiento de la Calidad, realizarán
visitas a los proveedores aceptados y/o validados de manera semestral, anual, o cuando se

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requiera, según la programación de visitas a proveedores del formato LM-F-08: Programa

anual de visitas a proveedores.

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