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INVERSIONES SÚPER CHEVERE S.A.S.

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Manual de Buenas Prácticas de Manufactura VERSIÓN: 1ª

PANADERÍA FRUTERÍA Y RESTAURANTE FECHA:


GALEÓN DE LA 24 ENERO DE 2018

PROGRAMA DE TRAZABILIDAD Y CONTROL DE PRODUCTOS

La finalidad del Programa de Trazabilidad y Control de Productos es garantizar el origen y la seguridad


alimentaria de los productos y servicios que suministran las empresas que abastecen a la empresa y que se
consideren como materias primas, insumos y alimentos listos para el consumo.

Al igual que otros prerrequisitos de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), este Programa está compuesto
por este como documento principal que nos indica cómo llevarlo a cabo, así como por los registros que se
deben cumplimentar para dejar registro escrito de los controles realizados.

Este Programa debe aplicarse tanto a proveedores de alimentos y bebidas como a proveedores de
materiales y utensilios (empaques), logística y otros servicios (laboratorios, empresas externas de limpieza,
control de plagas, etc., definiendo los criterios de evaluación y selección de proveedores, así como las
especificaciones de compra.

En ninguno de los dos casos los requisitos estarán por debajo de lo que exige la legislación. Son muchos los
factores que afectan a la hora de seleccionar un proveedor, a continuación mostramos algunos de los datos
que se pueden pedir:

Registro Sanitario y/o Autorización Sanitaria: Este documento es imprescindible para cualquier producto y
proveedor, por lo que se deberá contar con una fotocopia del documento completo par a comprobar que el
documento continúa en vigor.

Implantación de procesos de B.P.M. o similares, obligatoria para el caso del sector de las carnes y la empresa
debe exigirlos a todos aquellos proveedores que suministren materias primas o productos que vayan a estar
en contacto con ellos.

Fichas Técnicas de los Productos, para el caso de alimentos listos para el consumo o si cuentan con registro
sanitario, rotulado basado en la Resolución 5109 de 2005.

Certificados de Calidad; solamente en caso de que la empresa proveedora está certificada por algún sistema
de calidad y/o gestión (sea ISO 9001/2000, ISO 22000, BRC, IFS,…) se solicitara una copia del documento.

La implantación de estos sistemas ofrece más garantías de buen servicio y cumplimiento del marco legal por
parte del proveedor, con el objetivo de garantizarles condiciones de calidad e inocuidad a los consumidores
de los productos de la distribuidora.

OBJETIVO:

Asegurar la identificación y trazabilidad de los productos desde la recepción hasta la expedición, de forma
que se pueda reconstruir documentalmente el historial de un producto para comprobar las verificaciones a
que ha sido sometido.

ALCANCE:

Aplica a las Materias Primas; Productos en Proceso y Productos Finales (sin empacar y empacados).
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Barrio Quinta Mutis
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GLOSARIO:

Administración de la Calidad: Aspecto de la función general de la gestión que determina y aplica la Política
de la Calidad.

Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para
proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfará los requisitos de calidad dados.

Auditoría de calidad: Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y
los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar
que estas disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos
previstos.

Calibración: Conjunto de operaciones encaminadas a determinar el valor del error de medida de un


instrumento de medida.

Calidad: Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren su aptitud


para satisfacer unas necesidades expresadas o implícitas.

E.D.: Especificaciones de diseño

E.F.: Especificaciones de Producto Final

E.M.: Especificaciones de Materias Primas

Especificación: Documento que establece los requisitos con los que un producto debe estar conforme.

Formatos: Son los soportes sobre los que se asisten los cuatro tipos anteriores de documentos: MANUAL DE
CALIDAD, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO, REGISTROS.

Inspección: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de un producto y de
compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad.

Instrucciones de trabajo: Describen las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en cada puesto
de trabajo. Es un conjunto muy amplio de documentos que debe ser revisado cada vez que se modifica un
proceso o un método de trabajo.

Instrumento de Medida: Equipo empleado para indicar la magnitud que se quiere controlar.

Manual de Calidad: Manual de Calidad es un documento que, debidamente autorizado, formaliza la Política
de la empresa relativa a la Administración de la Calidad, definiendo las normas y los procedimientos
operativos de referencia, los objetivos de calidad, el sistema de responsabilidad y las normas internas. Se
trata de una recopilación estructurada de todas las normas, los criterios, las instrucciones y las
recomendaciones que aseguran la calidad del bien o servicio, teniendo como fin los objetivos fijados por la
Dirección.

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No conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

P.T.: Procedimientos Técnicos

Periodo de calibración: Es el plazo de tiempo definido para un equipo, durante el cual el instrumento se
encuentra en estado de uso.

Política de Calidad: Directrices y objetivos generales de una empresa, relativos a la calidad, expresados
formalmente por la Gerencia General.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad.

Reclamación: Queja oral o escrita relativa a problemas de Calidad, realizada por un Cliente con base en una
No Conformidad detectada y que imputa a la responsabilidad a la empresa como Proveedor.

Registros: Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades realizadas o de resultados


obtenidos.

Revisión del Sistema de Calidad: Evaluación formal, realizada por la Gerencia general Dirección, del estado
en que se encuentra el Sistema de Calidad y de su adecuación a lo que establece la Política de Calidad y a los
nuevos objetivos que se deriven de la evolución de circunstancias cambiantes.

Sistema de Calidad: Conjunto de la estructura de organización, de responsabilidades, de procedimientos, de


procesos y de recursos que se establecen para llevar a cabo la Administración de la Calidad.

TRAZABILIDAD, DEFINICIÓN Y REPRESENTACIÓN

Se define trazabilidad como “la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de
producción, transformación y distribución de un alimento, pienso o animal destinado a la producción de
alimentos o una sustancia destinada a ser incorporada en alimentos o piensos, o con probabilidad de serlo".
 
Igualmente, son los procedimientos que permiten controlar el histórico, la situación física y la trayectoria de
un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro en un momento dado, a través de
unas herramientas determinadas.
 
Según El Codex Alimentarius; Trazabilidad es la capacidad para seguir el movimiento de un alimento a través
de etapa(s) especificada(s) de la producción, transformación y distribución. En tanto, se define la
trazabilidad conforme a norma técnica ISO 9001:2000 como la habilidad para trazar la historia, aplicación o
localización de lo que se esté considerando.

La finalidad intrínseca de la trazabilidad es conocer el Qué, Cuándo, Dónde y el Porqué de cualquier


producto o materia prima dentro de  la cadena de suministro en cualquier momento o punto en el que sea
necesario conocerlo.
 
Es decir:

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 El "QUÉ": identificar al producto en sí, conocer cómo se llama o cuál es el producto o ITEM a trazar.

 El "CUÁNDO": conocer el momento en que tiene lugar una acción o circunstancia sobre el producto
y dejar un registro.

 El "DÓNDE": conocer en qué lugar de la cadena  ocurre la acción o circunstancia sobre el producto.

 El "POR QUÉ": conocer el motivo, estado, acción o circunstancia que afecte el producto. 

El siguiente grafico permite identificar las diferentes etapas que se presentan en el proceso productivo
realizado en la DISTRIBUIDORA DE CARNES LAS PALMERAS.

TRAZABILIDAD INTERNA
 
La trazabilidad interna se refiere a los procedimientos dentro de la cadena de suministros necesarios para
obtener los datos o ITEMS trazables dentro de los procesos internos de producción, teniendo lugar cuando
se reciben todo tipo de mercancías o materia prima, y estas se procesan en la misma empresa para luego ser
entregadas en un nuevo producto al siguiente eslabón.
 
El objetivo de la trazabilidad interna es mantener el trace & track (seguimiento y ubicación) de los productos
que intervienen en la manufactura o manipulación desde el recibo de la materia prima hasta el final del
proceso de producción, suministrando la información necesaria para el cumplimiento de esta, es decir,
controlar todos y cada uno de los procesos de manufactura y subprocesos para la transformación o
fabricación de un producto o alimento, tales como:
 
 Recepción de mercancía o materia prima
 Almacenamiento
 Formulación
 Transformación y/o fabricación
 Flujo de operaciones y logística
 Identificación y etiquetado

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 Toma (Picking) de pedidos


 Expediciones

Control de Materias Primas: Una vez recibidas por el responsable asignado por la Gerencia, las materias
primas o insumos o productos listos para el consumo serán identificadas en el formato respectivo donde se
indicara si el Producto es Aceptado o No.

Es viable, a futuro disponer de un código en donde el color verde indica aceptación y el color rojo rechazo.

Los productos pendientes de verificación se colocarán o señalaran con color amarillo o identificado con un
cartel que indique: Pendiente de Verificación o en su defecto, Devoluciones o Averías, según se determine.

PRODUCTO EN PROCESO

El responsable asignado por la Gerencia programará la producción de acuerdo con las Órdenes de Proceso o
Manufactura recibida de la Gerencia Comercial. El Área de Calidad acompaña la fabricación de los productos
en todas sus etapas, identificando y verificando las materias primas. Si como consecuencia de una
inspección se detecta un producto no conforme, éste se separa del resto y se introduce en un contenedor
específico, identificado con la inscripción de: Producto Rechazado.

EI o los responsables de la inspección realizaran el Informe de No Conformidad.

 REGISTRO Y CONTROL DE PRODUCTOS TERMINADOS Y DESPACHADOS A CLIENTES


 REGISTRO Y CONTROL DE PRODUCTOS EN RETENCIÓN ÁREA DE EMPACADO Y EMBALAJE

CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES:

Es necesario
describir el sistema utilizado para asegurar que un producto detectado, identificado y segregado en
cualquier fase del proceso de fabricación, que requiere clasificarse como NO CONFORME no afecte la calidad
e inocuidad general de los restantes productos, aplicando los criterios de control, inspección y selección que
aplican a las Materias Primas, Productos en Proceso y Productos Finales que no cumplan los requisitos
establecidos en las especificaciones.

Control de Detección y Evaluación de la No Conformidad: La detección de Producto No Conforme surge


como consecuencia de la realización de controles bien en recepción, proceso o producto final.
El o los operarios encargados de la inspección comunicarán al responsable de producción la desviación
detectada, registrando el formato correspondiente según sea el caso. El responsable de producción evaluará
la no conformidad, adoptando alguna de las siguientes decisiones:

 Rechazar.
 Reparar
 Dejar como está.
 Nueva afectación.

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De esta evaluación quedará constancia en el anterior formato, informando de inmediato (si así procede) a
los responsables de las Áreas de Calidad y de Compras y Adquisiciones.

Identificación del Producto No Conforme: La identificación del Producto No Conforme se realizará de forma
tal que se identifique visiblemente el o los productos catalogados como No Aceptables.

Tratamiento del Producto No Conforme: El Área de Calidad, conjuntamente con los responsables de
Producción y de Compras-Adquisiciones de la empresa comprobará que la decisión adoptada ha sido
ejecutada y registrada en los formatos de registro y control que se señalan para el Programa de Trazabilidad.

Anexos: En lo posible, se realizará el reporte de Informe de No Conformidad, identificando el nombre del


producto o materia prima, presentación, nombre del proveedor, número de lote y fecha de vencimiento (si
fuere necesario) y disposición final del producto así señalado.

CONTROL DE TRAZABILIDAD EXTERNA

La trazabilidad externa son los procedimientos y elementos necesarios para obtener información y dejar un
rastro de cada una de las empresas que componen la cadena de suministro.
La trazabilidad externa se divide en tres procesos generales: 
 
 Recepción y/o captura de datos provenientes del proveedor.
 Trazabilidad Interna: utilizar los datos iniciales provenientes de la recepción y añadir los generados
en los procesos internos.
 Expedición  y  compartición de la información con los clientes o el siguiente eslabón en la cadena de
suministros.

La siguiente figura muestra, de manera concreta, los diferentes momentos o etapas de proceso surtido en la
DISTRIBUIDORA DE CARNES LAS PALMERAS para el control de los productos identificados como materias
primas, insumos o alimentos listos para el consumo, conforme los señala la Resolución 5109 de 2005:

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A continuación se señalan los principales aspectos que deben identificarse por parte de los Proveedores de
estos productos:

CUMPLIMIENTO
ASPECTO EVALUADO TIPO DE PRODUCTOS
SI NO NO APLICA
Indicación del nombre genérico del
Lácteos, cárnicos, listos para el
alimento.
consumo: envueltos, arepas, X
Por Ejemplo: Queso Fresco Semiduro,
patacones, yucas, papas francesas
Semigraso
Indicación del contenido neto en peso
o volumen. Solo se puede indicar así:
TODOS X
gramos con una g; kilogramos con Kg;
mililitros (ml), Litros (L)
Nombre del fabricante o empacador o
importador, donde se indique:
TODOS X
Dirección completa. Ciudad y
Teléfonos
N° de lote de fabricación. Puede TODOS X

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indicarse con LOTE o solo L. Algunos


productos permiten indicar
LOTE/FECHA DE VENCIMIENTO
Fecha de Vencimiento. Tener en
cuenta por tipo de productos y nivel
TODOS X
de riesgo (alto, medio o bajo) con DIA
MES AÑO o solamente MES AÑO
Condiciones de almacenamiento
(ambiente, refrigeración entre 0°C a
4°C), congelación -18°C), lugar TODOS X
protegido e indicación de uso y
preparación
Registro Sanitario Alimentos (RSA)
para alimentos de Alto Riesgo;
Permiso Sanitario Alimentos (PSA)
TODOS X
para alimentos de Mediano Riesgo;
Notificación Sanitaria Alimentos (NSA)
para alimentos de Bajo Riesgo

En caso de incumplimiento, las autoridades sanitarias (Secretaría de Salud e INVIMA) podrán proceder a
aplicar medidas sanitarias de seguridad consistentes en el Decomiso y posterior Destrucción de los
alimentos, productos e insumos que obvie la anterior información, así sea uno solo de los aspectos
detallados, conforme a lo dispuesto en la Ley 9 de 1979 y lo reglamentado en las normas sanitarias que
regulan el funcionamiento de establecimientos y el expendio de alimentos, bebidas e insumos alimentarios,
principalmente las resoluciones 5109 de 2005 y 719 de 2015.

Por lo tanto, es de mutua responsabilidad comprobar estos requisitos tanto por el Distribuidora como por
sus proveedores.

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