SINCELEJO

Secretaria de EducaciOn y cultura

ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA

(Ley 80 de 2013, articulo 25, numeral 7 y 12, los articulos 20 y 83 del decreto 1510 de 2013)
Sincelejo, Enero 03 del 2014

De acuerdo al decreto 1510 de 2013, de los estudios previos y en desarrollo de lo

previsto en el numeral 7 y 12 del articulo 25 de las ley 80 de 1993, se deberan
realizar los estudios en los cuales se analiza Ia Conveniencia y Oportunidad de
realizar la contrataciOn que se trate, tendran lugar de manera previa a la
contrataci6n y busca contener criterios que permitan la informaciOn pertinente y
eficaz para desarrollar de acuerdo a la ley los procesos de contrataci6n, para lo
cual se han analizado los siguientes aspecto por parte de la Secretaria de
Educacion Municipal, para Ia realizaciOn de un contrato de: IMPLEMENTACION
DE UNA PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO.

LA DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL

PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION.

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD

La comunidad educativa del municipio de Sincelejo en cabeza de los rectores,

coordinadores y docentes, preocupados por la situaci6n que vienen atravesando
las Instituciones Educativas oficiales del municipio de Sincelejo al no contar con
una plataforma tecnolOgica WEB que integre la informacion relacionada con los
sistemas de evaluacion, promoci6n estudiantil, gesti6n administrativa y financiera
en dichas Instituciones y centros Educativos, han solicitado a la Administracion
Municipal el financiamiento para la implementacion de una plataforma tecnolOgica.

Por la razor' antes expuesta la Alcaldia de Sincelejo en cabeza de su alcalde

JAIRO FERNANDEZ QUESSEP, consciente de la debilidad tecnolOgica que en la
actualidad afecta a 28 Instituciones Educativas oficiales las cuales albergan un
total de 39.176 alumnos, con la finalidad de brindar una solucion a dicho problema,
ha priorizado la ejecucibn del proyecto IMPLEMENTACION DE UNA
PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO. Podemos decir que
la introducciOn de sistemas de informaciOn via Web, el use y la apropiacian de las
tecnologia de Ia informaciOn y la comunicacion en el contexto de la educaci6n y
gestion administrativa del servicio en los Establecimientos Educativo pasa
necesariamente por que los directivos, docentes y estudiantes tengan actitudes
favorables hacia las mismas, que permitan a traves de la formaciOn generar
cambios en Ia utilizaciOn de herramientas o sistemas de informaci6n. En la
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
actualidad nos encontramos con una fuerte paradoja, y es que por una parte,
existe una amplitud de tecnologias, algunas veces incluso presente en las
instituciones educativas, como no habia ocurrido en momentos hist6ricos
anteriores, y por otra nos encontramos que la practica de la ensenanza se sigue
apoyando en dos medios basicos: el libro de texto y otras variaciones impresas, y
el profesor como transmisor y estructurador de la informaciOn.

Desde nuestro punto de vista los motivos de esta situaciOn son diversos, y sin
animo de acotarlos los podemos sintetizar en los siguientes:
Falta de presencia de los medios en las instituciones educativas, tanto en lo
referido al hardware como al software e INTERNET.
Limitada formaciOn del profesorado para su utilizaciOn.
Actitudes de desconfianzas y recelo hacia ellos por parte de los directives y
docentes en la utilizaciOn de herramientas informaticas
El conocimiento limitado teOrico y practico que tenemos respecto a como los
medios funcionan en el contexto educativo.
El inmovilismo en el que tiende a desenvolverse la escuela.
Tendencia en as actividades de formaciOn del profesorado hacia una
capacitacion meramente instrumental.
Costo de adquisiciOn y mantenimiento de los equipos.
El trabajo adicional que conlleva para el docente, el diseno y la producciOn de
materiales de ensenanza.
Falta de tiempo del profesorado para dedicarlo a las tareas de diseno y
producciOn de materiales.
Tendencia en nuestra cultura a que los materiales de ensenanza sean
producidos por profesionales.
Estructura organizativa de los establecimientos educativos.
Limitadas investigaciones realizadas al respecto.

De todos ellos posiblemente uno de los mas significativos sea la formaciOn y el

perfeccionamiento que el profesorado tiene para su integraciOn en los contextos
de ensenanza-aprendizaje.

Por una parte senalar, que para nosotros por muchos medios tecnolOgicos, y
nuevas y avanzadas tecnologias de la informaci6n y comunicaciOn que se
introduzcan en los establecimientos educativos, los directives y docentes sigue
siendo el elemento mas significative en el acto didactico. Frente a la clasica
problematica de si los medios Ilegaran a sustituir al profesor, nuestra creencia es
que no, que lo que haran es que el profesional de la ensenanza cambie de
funciones y roles. De manera que frente a la funciOn tradicional de transmisor y
estructurador de la informaciOn, Ilegara a desarrollar otras más novedosas e
interesantes, como la de disenador de situaciones mediadas de aprendizaje, el
diagnOstico de las habilidades y necesidades de los estudiantes, o la
reformulaciOn y adaptaciOn de proyectos.
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
Tambien nos gustaria senalar que no existe el "supernnedio", es decir, aquel que
evitara los problemas del fracaso escolar, hara que la ensenanza sea de mas
calidad, y podra ser utilizado en todos los contextos y situaciones de clase. Más
bien, podemos decir que no hay medios mejores que otros, sino que en funci6n de
una serie de variables (caracteristicas de los alumnos, estrategias didacticas que
apliquemos sobre el mismo, contexto de utilizacion, contenidos transmitidos) se
mostraran mas eficaces para el alcance de unos objetivos concreto o para crear
situaciones especificas de ensenanza. Los medios, cualquier tipo de medio, son
simplemente instrumentos de gestiones administrativas o curriculares que deberan
de ser movilizados por los directivos y docentes, cuando el alcance de los
objetivos y la situaciOn instruccional lo justifique.

Comentarios como los anteriores nos Ilevan tambien a insistir en que el

aprendizaje no se encuentra en funciOn del medio, sino que depende directamente
de la estrategia de gestiOn administrativa y didactica que Ileguemos aplicar sobre
el mismo, viendose tambien claramente influenciados por el contexto social,
cultural y organizativo en el cual se les utiliza. Debe de quedar claro que para
nosotros, los efectos que se consigan con los medios no dependeran directamente
de su potencialidad y carga tecnolOgica.

Hoy en dia se hace un llamado a vivir activa y creativamente en el contexto

tecnolOgico de la epoca, manteniendo y cultivando la fuerza de las comunidades
locales, nacionales, e internacionales. Si se tiene en cuenta que la informaciOn es
la base del desarrollo cultural, social, econ6mico y cientifico.

En la secretaria de educaciOn municipal se presenta una deficiencia en la calidad

del sistema de evaluaciOn y promocion ajustado al decreto 1290 de 2009, que
permita validar y verificar los conocimientos de los estudiantes, y mejorar los
resultados de las pruebas saber en los establecimientos educativos a traves del
fortalecimiento de los estandares curriculares en las areas obligatorias y
fundamentales (1. Ciencias naturales y educaciOn ambiental. 2. Ciencias sociales,
historia, geografia, constituciOn politica y democracia. 3. EducaciOn artistica. 4.
EducaciOn etica y en valores humanos. 5. EducaciOn fisica, recreaciOn y deportes.
6. EducaciOn religiosa. 7. Humanidades, lengua castellana e idiomas extranjeros.
8. Matematicas. 9. Tecnologia e informatica) y la transparencia en la GestiOn
Administrativa y Financiera de los recursos de los establecimientos educativos
dirigido por directivos docentes en el manejo de los Fondos de Servicios
Educativos.

La Comunidad Educativa en general no conoce los programas que ofrece la

InstituciOn en la formacion tecnica y a la vez las oportunidades que esta puede dar
a nivel educativo.

La educaciOn que se viene ofreciendo en el municipio todavia no alcanza los

niveles de calidad y pertinencia que garanticen el desarrollo de
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
competencias educativas y laborales generales y especificas para el desempeno
exitoso, existen muchas dificultades para asegurar que los estudiantes
alcancen un desempeno ciudadano y productivo , que les permitan mejorar la
empleabilidad, sus condiciones de vida y garantizar la competitividad de la
ciudad.

Es un prop6sito de la administraci6n municipal hacer enfasis en una

educaciOn pertinente y de calidad, convertirla en el vehiculo para alcanzar
una sociedad más equitativa y competitiva acorde con las demandas del
sector productivo en una economic globalizada. La Secretaria de EducaciOn
Municipal de Sincelejo para dar cumplimiento a lo establecido por el Ministerio de
EducaciOn Nacional en el Decreto 1290 de 2009, y Por el cual se reglamenta la
evaluacion del aprendizaje y promocibn de los estudiantes de los niveles de
educaciOn preescolar, basica y media, y el Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008,
donde establece el manejo de los Fondos de Servicios Educativos — FSE necesita
la implementaciOn de una plataforma tecnolOgica integral para la gestion operativa,
administrativa y financiera de los establecimientos educativos del municipio de
Sincelejo

Sobre esa plataforma, lo pedagogic° aflorara y mostrara todas sus bondades, con
curriculos que respondan a las expectativas de desarrollo local, regional y
nacional; estrategias didacticas que potencien el desarrollo humano hacia la
investigaciOn, la inventiva y la producci6n; con docentes comprometidos y
estudiantes disciplinados, en el marco de un paradigma que contribuya al
fortalecimiento de los sectores sociales claves: el gran contingente de tecnicos,
tecnologos, lideres empresariales, dirigentes politicos, investigadores, docentes,
ingenieros y dernas profesionales de alto nivel, que se precisan para dar el gran
salto adelante.

En este contexto, La Secretaria de EducaciOn y Cultura del Municipio de Sincelejo

— Sucre, es la entidad encargada de planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar
el sistema educativo y cultural; para garantizar un servicio en condiciones de
cobertura, calidad, pertinencia y eficiencia, y que propenda por el mejoramiento
continuo y permanente de la educacion, asi como promover el desarrollo y la
preservacion de la memoria cultural de la poblaciOn a nivel local

No es posible el desarrollo, sin una educaciOn de calidad; y una educaciOn de

calidad es cuando todos los estudiantes pueden entrar oportunamente a las
instituciones, permanecer en ella por lo menos hasta graduarse de
bachilleres y aprender lo que tienen que aprender en el momento oportuno;
supone maestros calificados que impartan formaciOn integral; y formaci6n integral
supone a su vez una educaciOn humanista, cientifica, tecnica, tecnolOgica y
pertinente, todo lo cual impone actuar sobre los Ilamados factores asociados a la
calidad, como lo son:
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
• Secretaria de EducaciOn, con capacidad de gestiOn y liderazgo.
• Instituciones educativas orientando sus acciones hacia las necesidades de
los estudiantes en todos los niveles de ensehanza , desde la primera
infancia hasta la formaci6n superior, con el fin de ofrecerles
oportunidades de aprendizajes relevantes, pertinentes, activos y
relacionados con la realidad
• Ambientes escolares adecuados, que satisfagan la necesidad de estatus de
los educandos, con las instalaciones fisicas necesarias y suficientes, para
resolver cobertura sin hacinamiento; espacios para las actividades
formativas, plataforma tecnolOgica con base en las Tecnologias de la
InformaciOn y la Comunicacion TIC.
• Programas de actualizaciOn permanente de docentes, directivos y
administrativos, para el desemperio eficiente de sus respectivas
competencias.
• Racionalizacion del gasto y asignaciOn de los recursos con criterio tecnico,
ajustado a la equidad y con transparencia.
• Condiciones de trabajo dignas y decorosas para docentes, directivos y
administrativos.

Con la ejecuciOn de las actividades que comprende el proyecto se generara los

siguientes beneficios, que podran medirse mediante acumulativos de indicadores
de gestiOn y/o producto, que aportan a indicadores de impacto social y de
desarrollo humano.

Se proyectan que los establecimientos educativos que reciban el sistema de

informaci6n logren contribuir que la comunidad educativa realice tramites en linea
que permita conocer a traves del acceso a Internet el estado el proceso de
evaluaciOn del estudiante que permita que los padres tomen decisiones
inmediatas.

Los docentes seran capacitados y/o actualizados en los tipos de evaluaciOn

emanados del Ministerio de EducaciOn Nacional y formulaciOn de preguotas
utilizadas para las pruebas externas e internas, esto permitira a los estudiantes
mejorar las competencias que conlleven a mejorar los desempenos y proceso de
ensehanza — aprendizaje. Por lo anterior los estudiantes estaran entrenados para
articular el sistema de evaluacion institucional con as pruebas SABER e ICFES

2.0 Es por ello que el siguiente proyecto de IMPLEMENTACION DE UNA

PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO, va con el animo
de promover y difundir el desarrollo y la participacibn de docentes, alumnos,
padres de familia y sector productivo en el Sitio Web institucional que les facilite el
hacer conciencia de sus practicas y el reconocer las experiencias significativas
propias y ajenas.
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
Dado que en Ia actualidad no existe una oferta tecnolOgica que integre toda la
informaciOn operativa, administrativa y financiera de las instituciones educativas
oficiales y que los servicios no se prestan con criterios de calidad, referidos a la
disponibilidad de informaci6n, por tal razon se considera que la oferta actual de los
servicios de la plataforma WEB es igual a cero.

Cabe resaltar que cuantitativamente los servicios de la plataforma estudiados se

tienen un nivel de oferta actual como sigue:

ANO
DEMANDA
2008 2009 2010 2011 2012
Docentes 1.821 1.821 1.821 1.821 1.821
Rectores 29 29 29 29 29
Coordinadores 96 96 96 96 96
Tecnicos
19 19 19 19 19
administrativos
Auxiliares
86 86 86 86 86
administrativos
Estudiantes 57.017 55.400 53.675 51.717 50.208
OFERTA 0 0 0 0 0
BALANCE
OFERTA - 59.068 57.451 55.726 53.768 52.259
EMANADA
Fuente: Secretaria de Educacion y Cultura Municipal.

DESCRIPCION DE LA ALTERNATIVA.
La alternativa contempla la implementaciOn de una Plataforma Tecnologica WEB
que administre los procesos Academicos, Administrativos y financieros En las
Instituciones y Centros Educativos Oficiales, en un portal WEB de diserio atractivo
donde los estudiantes, padres de familia, rectores, Coordinadores, Tecnicos
administrativos y Auxiliares administrativos participan e interactuan a traves de las
tic.

Esta plataforma ofrecera tramites y servicios en linea, publicar informacion, para

dar Ia mejor referencia a todos sus usuarios.

ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LA PLATAFORMA

La Plataforma requerida debe garantizar la interaccion de los diferentes actores de
la comunidad educativa, disenada con una interfaz amigable y soportar los
estandares actuales definidos para este fin por el Ministerio de Educaci6n
Nacional, adoptando entre otros el sistema institucional de evaluacion de los
diferentes niveles de educaci6n reglamentado por el decreto 1290 de 2009; asi
como la administraci6n de los fondos de servicios educativos reglamentadas por el
decreto 4791 de 2008.
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
Se requiere de una plataforma y los servicios necesarios para su alojamiento,
acceso, soporte y funcionamiento, 24(horas) x7(semana) x365(dias del ano)
durante 3 aflos. Terminado este periodo se debe dejar abierta la posibilidad de
trasladarla a servidores propios de la Secretaria de EducaciOn de Sincelejo y
garantizar la migraci6n y la puesta en funcionamiento de la misma.

A continuaciOn se detallan las diferentes necesidades tecnicas especificadas para

garantizar la prestaci6n del servicio deseado:

NECESIDADES SEGUN PERFILES 0 ROLES INSTITUCIONALES

Secretaria de EducaciOn:
Se debe garantizar desde la secretaria de educacian los siguientes
requerimientos:
• Parametrizacion y Administracibn
Configuraci6n y personalizaciOn de los datos basicos necesarios para la Optima
operaciOn del sistema en general; como son entre otros: CreaciOn de
Instituciones y Sedes, definici6n de roles
• ConsolidaciOn de informaci6n.
• Acceso a informaci6n consolidada sobre la infraestructura fisica de la
instituciOn educativa, a informaci6n sobre la infraestructura tecnologica.
• Resultados estadisticos

Consulta y generaci6n de reportes de la siguiente informaci6n:

Instituciones Educativas:
Se debe garantizar que las instituciones educativas puedan satisfacer las
siguientes necesidades:
• Actualizar la informaci6n de la comunidad educativa
Actualizar los datos de personal Directivo, Administrativo, Docentes,
Estudiantes, Acudientes y toda la informacion basica para operacion de la
plataforma.
• Administrar Procesos Acadernicos Peri6dicos
Procesos que van desde abrir convocatorias para inscripciones, Admisiones,
matriculas, toma de calificaciones con la generaci6n de sus respectivos
reportes como son: Carnets, Boletines, Certificados, Constancias, asignaciOn
de cargas acadernicas y actualizacian de horarios de docentes, entre otros.
• Administrar Procesos Administrativos y Financieros
Garantizar el registro y gestiOn de as actividades asociadas al Fondo de
Servicios Educativos y la respectiva generaci6n de informes estandares a los
entes de control en medio magnetico.
Debe facilitar la gesti6n de los procesos de presupuesto, tesoreria y
contabilidad y a partir de ellos permitir la generaci6n de informes financieros y
tributarios tales como: Balance, estados de perdidas y ganancias, estado de
 SINCELEJO
Secretaria de Educacion y cultura
resultados, libros auxiliares, libros diarios, ejecuciones presupuestales,
conciliaciones bancarias, entre otras.
• Garantizar la divulgaciOn de informacion a la comunidad educativa
Debe facilitar mantener informado a la comunidad educativa en general de
manera asincrbnica a traves de noticias, cartelera virtual, encuestas,
notificaciones y foros de discusion.

Docentes:
Se debe garantizar que las instituciones educativas puedan satisfacer las
siguientes necesidades:
• Debe facilitar la administraciOn de las bases de datos de: Indicadores de
Logros Academicos, Registro de Actividades Acadernicas, Calificaciones,
Nivelaciones.
• Debe facilitarle el control de Asistencia de estudiantes, registro de excusas
acadernicas.
• Debe facilitar la administraciOn de los planes curriculares por area, los planes
de clase por docente y asignatura, administracibn de guias de aprendizaje,
administraci6n de evaluaciones y actividades de aprendizaje.
• Debe facilitar la consulta e Impresion de Listas de Alumnos, para apoyar la
toma de asistencia, registro de notas y publicacion de listados de
calificaciones.
• Debe facilitar la administraci6n de bancos de preguntas para la realizaciOn de
simulacros de las pruebas ICFES SABER.
• Debe facilitar Ia sistematizacion de experiencias acadernicas significativas que
posibiliten Ia dinamizacibn de los procesos de aprendizaje y el crecimiento
profesional de la comunidad educativa.

Acudientes:
Se debe garantizar que los acudientes puedan satisfacer las siguientes
necesidades:
• Acceso a la informacibn relacionada con el avance y desemperio academic° de
los estudiantes de manera permanente.
• RetroalimentaciOn directa con el personal docente y administrativo, lo cual le
permitira hacer seguimiento al comportarniento de estudiante todo el tiempo en
linea.
• NotificaciOn de comportamiento de inasistencias, faltas disciplinarias,
observaciones
• Facilitar la solicitud de certificaciones, paz y salvo y constancias academicas
para agilizar los tramites institucionales.

Estudiantes:
Se debe garantizar que los estudiantes puedan satisfacer las siguientes
necesidades:
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
• Debe facilitar mantener informado a I estudiante a traves de notificaciones o
cualquier tipo de servicio asincr6nico, asi como el acceso a servicios de
noticias digitales, carteleras digitales entre otras.
• Debe facilitar su interacci6n y participaciOn en actividades academicas, foros
de discusi6n, evaluaciones en linea, acceso a contenidos en linea.
• Debe facilitar la participaci6n en procesos de elecciOn, de encuestas en linea,
entre otros.
• Debe facilitar la consulta de informaci6n academica, sus avances, las
dificultades y el estado academic° actual, los horarios de clases, entre otros.
• Debe facilitar su participaci6n en simulacros de pruebas estilo ICFES para
afianzar sus competencias y dirimir sus conflictos al participar en este tipo de
pruebas.

Financiero:
Se debe garantizar que los directivos y administrativos puedan satisfacer las
siguientes necesidades:
• Debe garantizar la administraciOn de certificados de disponibilidad
presupuestal, administrar los registros presupuestales, generaci6n de 6rdenes
de pago, seguimiento a la ejecuci6n presupuestal y administraciOn de las
adiciones, reducciones, creditos y contracreditos presupuestales.
• Debe garantizar la administraciOn de comprobantes de ingresos, de egresos,
administraciOn de las cuentas por pagar, facilitar la conciliacion bancaria
• Debe garantizar la administraciOn del plan Onico de cuentas, registro de
terceros, administraciOn de centros de costos, el registro de las transacciones
financieras relacionadas con el egreso e ingreso, notas debitos y creditos,
ajustes a las partidas, entre otros.
• Consulta y generacion de reportes en torso a la ejecuci6n presupuestal, a los
pagos y cobros realizados, asi como del balance general, estados financieros y
aquellos estandarizados por los entes de control

Teniendo en cuenta lo anterior, esta secretaria hizo la respectiva investigaciOn

entre las plataformas existentes en el mercado y basado en esta Ilego a la
conclusiOn que la Unica que cumple con los requisitos minimos exigidos para Ilevar
a cabo la implementaciOn de este proyecto es la Plataforma EXDUCERE, la cual
es la Unica que cumple cabalmente con lo planteado en el proyecto:
IMPLEMENTACION DE UNA PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE
SINCELEJO.

2.1 El objeto a contratar en el siguiente proceso es la IMPLEMENTACION DE

UNA PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO.
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cuitura
2.2 LA PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB PARA ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SINCELEJO se utilizara bajo la
modalidad de licenciamiento de use a la Secretaria de EducaciOn y todos los
establecimientos educativos oficiales del ente territorial como soluciOn institucional
que atiende las necesidades que se tiene de organizar los procesos de gesti6n
escolar; a Ia entrega del producto se incluye una capacitacion al grupo funcional
de Sistemas de la Secretaria de EducaciOn, la entrega de manuales de use y, por
supuesto, la entrega de licencias contratadas. lncluye, ademas, la administraciOn
de los aplicativos y de las bases de datos.

• El sistema de informaci6n debera estar desarrollado utilizando aplicaciones WEB,

la plataforma debera cubrir las necesidades de los Establecimientos Educativos
oficiales y de la Secretaria de EducaciOn del ente territorial en materia de
parametrizaciOn, supervision y consolidaciOn de datos; proceso de matricula;
proceso de evaluaciOn academica; obtenciOn de informes, simuladores de
evaluaciOn dirigidos a la aplicaciOn de las pruebas saber, y Gesti6n Administrativa
y Financiera y demas requerimientos exigidos por el Ministerio de Educacion a
traves de leyes, decretos y normas que permitan que la plataforma satisfagan las
necesidades y se ajuste a cada una de las instituciones y centros educativos de la
Secretaria de EducaciOn.

El sistema debera estar desarrollado con la tecnologia Java Server Pages (JSP),
implementada en el Lenguaje de Programaci6n JAVA, la cual permite generar
contenido dinamico para la web. El sistema es independiente de Ia plataforma y
cuenta con la version 1.7 del JDK (Java Development Kit). Ya que permite que el
acceso a la informaciOn se de a traves de clases, lo cual brinda seguridad en
cuanto al acceso ilegal a la base de datos.

La Base de Datos debera estar disehada en MySQL version 5.5, o superior el cual
1110 es un sistema gestor de bases de datos relacional, multihilo y multiusuario.

La arquitectura relacional de la Base de Datos garantiza la integridad de la

informaciOn. Su diseho debera estar totalmente normalizado.

MySQL funciona sobre multiples plataformas, incluyendo GNU/Linux, Mac OS X,

Solaris, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP,
Windows Vista, Windows 7 y Windows Server (2000, 2003 y 2008).

El sistema debera contar con un manejo de Sesiones de Usuario bajo diferentes

perfiles, cada uno con opciones de consulta, creaciOn, modificaciOn y eliminaciOn
de registros diferentes. Cada usuario posee debera poseer una contrasefia
encriptada en la base de datos y un sistema de notificaciones via mail que informa
o alerta cualquier modificaci6n que se realice sobre las cuentas a fin de garantizar
seguridad y fiabilidad al servicio.
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
E sistema debera permitir usuarios por jerarquia desde la estructura que maneja
el Ministerio de Educaci6n, ya sea a nivel departamental o municipal, de la
siguiente forma:
• Secretaria de EducaciOn.
• Institucion Educativa. (Puede depender o no de una Secretaria de
EducaciOn)

El software de gestiOn escolar lo componen Aplicativos o Modulos. Cada uno de

los cuales este orientado a brindar servicio a diferentes tipos usuarios,
identificados en la plataforma como perfiles que por la jerarquia de seguridad que
posean le permitira acceder a la informaciOn correspondiente de acuerdo al rol
que desempene en la comunidad educativa.

ESPECIFICACIONES TECNICAS PLATAFORMA TECNOLOGICA WEB

APLICATIVOS — PERFILES.

Aplicativos 1 Perfil Admin. Parametrizacion, Supervision y ConsolidaciOn de la informaci6n

Secretaria de Educaci6n
Aplicativos 2 Perfil Admin.
Institucion Educative.
Aplicativos 3 Perfil Docente.
Aplicativos 4 Perfil Docente.
Aplicativos 5 Perfil Alumnos.
Aplicativos 6 Perfil Financiero.
Aplicativos 7 Perfil AdmOn.
Institucion Educative.
Aplicativo 8 Perfil Docente.
Aplicativos 9 Perfiles, Admin
Secretaria e Instituciones,
Docentes, Estudiantes,
Acudientes y Financiero.
(Matricula; Docente; Carga Docente ; Evaluaciones )
Administrativo Vinculacion Alumnos. Matriculas
Aplicativo Academico: Plan de Estudios. Logros. Evaluaciones.
Recuperaciones. Ajustado al decreto 1290 de 2009
Aplicativo para registro Evaluaciones al servicio de los Docentes
(ajustando a leyes, decretos y normas vigentes)
Consulta Informacion al servicio de los Estudiantes
Aplicativo contable para registrar la inversion de los recursos en
los procesos de presupuesto, tesoreria y contabilidad.
Aplicativo para registrar la infraestructura fisica, tecnologica y
servicios pbblicos, etc. de los establecimientos educativos
(aplicando leyes, decretos y normas vigentes)
Aplicativo de evaluacion para estudiantes online ajustado a los
estandares de competencias y metodologia aplicada en las
pruebas censales.
Aplicativos Comunidad Academica mediante herramientas de
Comunicaci6n Online: Actualidad, Notificaciones, Cartelera,
Foros, Encuestas y Votaciones.
 SINCELEJO
Secretaria de Educaciem y cultura

NOMERO DE USUARIOS A BENEFICIARSE DIRECTA E INDIRECTAMENTE

Beneficiarios Di rectos

La alternativa se ejecutara en 28 Instituciones Educativas Oficiales del Municipio

de Sincelejo, de las cuales 19 se localizan en el area urbana y 09 en el area rural
tal como se muestra en el si uiente cuadro.
AREA AREA
N INSTITUCION EDUCATIVA OFICIAL URBANA RURAL
CENTRO EDUCATIVO RURAL SAN JACINTO

2 CENTRO EDUCATIVO RURAL SAN MIGUEL

3 INSTITUCION EDUCATIVA ALTOS DEL ROSARIO

4 INSTITUCION EDUCATIVA DULCE NOMBRE DE JESUS

5 INSTITUCION EDUCATIVA JUANITA GARCIA MANJARRES

6 INSTITUCION EDUCATIVA LA UNION

7 INSTITUCION EDUCATIVA MADRE AMALIA

8 INSTITUCION EDUCATIVA NORMAL SUPERIOR DE SINCELEJO

9 INSTITUCION EDUCATIVA NUESTRA SENORA DEL CARMEN

10 INSTITUCION EDUCATIVA NUEVA ESPERANZA

11 INSTITUCION EDUCATIVA POLICARPA SALAVARRIETA

12 INSTITUCION EDUCATIVA RAFAEL NUNEZ

13 INSTITUCION EDUCATIVA ROGELIO RODRIGUEZ SEVERICHE

14 INSTITUCION EDUCATIVA RURAL BUENAVISTA

15 INSTITUCION EDUCATIVA RURAL LA PENATA

16 INSTITUCION EDUCATIVA RURAL SAN RAFAEL

17 INSTITUCION EDUCATIVA SAN ANTONIO CLUB DE LEONES

18 INSTITUCION EDUCATIVA SAN ISIDRO DE CHOCHO

19 INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOSE

20 INSTITUCION EDUCATIVA SAN JOSE C.I.P

21 INSTITUCION EDUCATIVA SAN MARTIN

22 INSTITUCION EDUCATIVA SAN VICENTE DE PAUL

23 INSTITUCION EDUCATIVA SANTA ROSA DE LIMA

24 INSTITUCION EDUCATIVA SIMON ARAUJO

25 INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO AGROPECUARIO CERRITO DE LA PALMA

26 INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO AGROPECUARIO LA GALLERA

27 INSTITUCION EDUCATIVA TECNICO INDUSTRIAL ANTONIO PRIETO

28 INSTITUCION EDUCATIVA VEINTE DE EN ERO

TOTAL 19 9
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura

Aplicativosl,6 Secretaria de Educacion

Aplicativos 2,3,6,7 28 Instituciones y sedes educativas oficiales

Beneficiarios Indirectos

Aplicativo 4 Todos los docentes del sector oficial

Aplicativo 9 Todos la Comunidad educativa del sector oficial
Aplicativos 5,8 Todos los estudiantes del sector oficial

• Para la realizacion de los objetivos descritos anteriormente, el Municipio de

Sincelejo, tiene previsto, contratar lo siguiente:

SOFTWARE CANTIDAD I PERFIL

EXDUCERE PLATAFORMA WEB

I

•
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
2.3 CLASIFICACION:
El presente contrato se encuentra ubicado de conformidad a lo consagrado en el
Decreto 1510 de 2013, dentro de la siguiente clasificaciOn de bienes y servicios:
✓ SEGMENTO: 81 — Servicios basados en ingenieria, investigaciOn y
tecnologia
✓ FAMILIA: 8111 — SERVICIOS INFORMATICOS

3. MODALIDAD DE SELECCION DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION,

INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS.
En virtud del objeto contractual y del valor expresado en el presupuesto oficial de
la contrataci6n a que hace referencia el presente estudio, la modalidad de
selecciOn a utilizar para la escogencia del contratista sera la CONTRATACION
DIRECTA, Articulo 80 del Decreto 1510 de 2013.

Contrataci6n directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que

no existe pluralidad de oferentes cuando existe solamente una persona que puede
proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial
o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la
contrataciOn.

4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACION DEL MISMO

El presupuesto disponible para esta contrataciOn es de SEISCIENTOS
CUARENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS OCHO MIL OCHOCIENTOS
OCHENTA Y TRES MIL M.CTE ($ 646.408.883,00) Mcte., a razor) de DOS (2)
pagos por valor de TRESCIENTOS VEINTE UN MIL NOVECIENTOS SETENTA
Y SEIS MIL CUATROCIENTOS MILLONES DE PESOS Mcte ($321.976.400)
Mcte, pagaderos un primer Cincuenta por Ciento (50%) como anticipo y el saldo
una vez ejecutado el proyecto.

5. LOS CRITERIOS PARA SELECCION DE LA OFERTA MAS FAVORABLE.

Por tratarse de un contrato intuito persone, y por ser una de las causales de
contrataciOn directa, no es necesario establecer factores de seleccion, mas sin
embargo para proceder a la contrataci6n se tendran en cuenta las calidades
acadernicas y experiencia del contratista.

6. EL ANALISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO

TIPIFICACION DEL RIESGO IDENTIFICACION r ESTIMACION ASIGNACION DEL

DEL RIESGO DEL RIESGO RIESGO
Incumplimiento del objeto previsible media Contratista
contractual
Mal manejo del anticipo previsible media Contratista
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
7. SUJECION Y ACUERDOS INTERNACIONALES 0 DE LIBRE
COMERCIO:

La presente contratacibn no esta sujeta o cobijada por un acuerdo internacional o

un tratado de libre comercio vigente para el Estado Colombiano.

8. SUPERVISOR DEL CONTRATO:

La supervisiOn del contrato sera ejercida por el Secretario de Educaci6n y Cultura
del Municipio de Sincelejo, el cual velars por el cumplimiento de los objetivos
contractuales

9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

Se obliga con el Municipio a: 1.- cumplir de buena fe el objeto del contrato. 2.-
Asumir los gastos y riesgos que implica el desarrollo del contrato bajo su propia
responsabilidad. 3.- Llevar a cabo todas las labores necesarias para alcanzar el
objeto de este proyecto, cinendose a las normas tecnicas vigentes. 4.- El
CONTRATISTA asumira el pago de todos los impuestos, gravamenes, aportes y
servicios de cualquier genero que establezcan las leyes colombianas. 5.- Otorgar
una garantia minima de un (1) ano sobre el funcionamiento. 6.-EL CONTRATISTA
debera hacer el acompanamiento durante la ejecuciOn del contrato. 7.- A cumplir
con las obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales
(Cajas de Compensaci6n Familiar, Sena e ICBF). Se le advierte que de
conformidad con la Ley el incumplimiento de esta obligaciOn sera causal para la
imposici6n de multas sucesivas hasta tanto se le de cumplimiento, previa
verificaciOn de la mora efectuada por la entidad administradora (Art. 50 Ley 789
2002 y 1 Ley 828 de 2003). 9.- Las demas que se desprendan de la naturaleza del
contrato.

10. CLAUSULA DE INDEMNIDAD.

El contratista se obliga a mantener al Municipio indemne de cualquier reclamacion

proveniente de terceros cuyas causales sean actuaciones del contratista
enmarcadas dentro de la ejecuci6n del presente contrato.

11. PLAZO Y LUGAR:

De acuerdo a la proyecci6n presupuestal el contrato tendra una duraci6n de Dos

(2) Meses, contados a partir de su perfeccionamiento, y se ejecutara en la Ciudad
de Sincelejo.

12. El CONTRATISTA se compromete a otorgar por su cuenta garantia Unica para

afianzar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, contra los
siguientes riesgos: a) De Cumplimiento del contrato, por un monto equivalente
al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el termino de su duraciOn y
cuatro (4) meses más. b) De buen manejo y correcta inversion del anticipo,
 SINCELEJO
Secretaria de EducaciOn y cultura
este amparo debe exigirse para garantizar el buen manejo e inversion del anticipo
que la entidad entrega al contratista, en los contratos en que se pacte, para
financiar el cumplimiento de las obligaciones generadas por el contrato, por un
valor equivalente al cien por ciento (100%) del monto recibido y con una vigencia
del contrato y cuatro meses mas. Garantia sin la cual no se ejecutara dicho
contrato. (Articulo 25 numeral 19 y Articulo 41, inciso 2° Ley 80 de 1.993).

Atentamente,

i
ILA PAOLA RUIZ LVAREZ
Secretaria de Edu acian

Elaboro: Kevin Diaz

Revisado: Ana Merino