¿Es importante realizar un diagnóstico a los archivos de las

empresas?

El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender

desde los cimientos de la información, las prácticas de gestión
desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los
procesos administrativos y archivísticos. En sí, el diagnóstico
documental de una empresa, parte desde la revisión desde los
siguientes puntos:

 Aspectos administrativos.
 Procesos archivísticos.
 Pautas de conservación.
 Infraestructura de archivo.
 Tecnología de gestión.
 Cumplimiento normativo.
 Identificación de puntos de control desde las bases de la
estructura DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas).

¿Por qué el Estado interviene para el estricto cumplimiento de las

normatividades, relacionadas con la organización documental?

En nuestro país, existe un marco normativo que busca regular el

rastreo, almacenamiento y organización de documentos en todas las
empresas e instituciones. En el año 2000, entra en vigencia la Ley
594, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, y se
establecen las políticas que reglamentan la función archivística del
Estado y de las entidades de carácter privado que cumplen funciones
públicas.
En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero
realmente no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden
hacer implementando un Sistema de Gestión Documental.
El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es
tener control, organización y tener todos los documentos debidamente
centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas
tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones
eficientes de la información.

La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental,

es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es
volver los documentos físicos a digital.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones

podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo
costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener
una mayor productividad.