SUSBSISTEMA DE COMPRAS

INTEGRANTES:
DE LA ROSA BARCELÓ MOISÉS
MESA PEREZ EILLYN
ORTIZ OROZCO LORENA
PELAEZ MARIN GERALDINE
ZABALETA FIGUEROA ARLEIDIS
SEPTIEMBRE DE 2019
 Subsistemas operativos del sistema de servicio de alimentación
Subsistema de compras
Introducción
La compra de alimentos es una de las funciones más importantes en un servicio de
alimentación. Generalmente representa un 50% o más del presupuesto de los
gastos. Para hacer una compra de manera efectiva y económica se requiere de
alguien que conozca muy bien la forma correcta de comprar, que incluye: 1) e
producto apropiado, 2) la cantidad correcta, 3) el momento oportuno, 4) el lugar
adecuado y 5) el precio justo.
Para que la compra sea exitosa y adecuada se hace, entonces necesario conocer:
▪ Los productos que se usan y las cantidades deseables de los mismos
▪ Las diversas facetas del mercado en el cual hay que operar y las
personalidades de los proveedores con los cuales se debe tratar.
▪ Los principios y procedimientos y escribir especificaciones.
▪ La mecánica de comprar, inspeccionar, recibir y almacenar.
▪ Como evaluar cotizaciones, hacer seguimiento y llevar registros adecuados
y cuentas correctas.
▪ Como calcular las mejores compras de entre un número de alternativas
posibles
▪ Como comunicarse sin malas interpretaciones.
Uno de los aspectos más en la compra es la necesidad de establecer y mantener
una reputación de honestidad e integridad en las transacciones con los proveedores
y vendedores. Así mismo como las compras ya casi nunca se hacen directamente
en el mercado, sino por teléfono fax, correo electrónico o por medio del
representante de ventas, la especificación se ha constituido en la base de la orden
de compra. Dicha especificación consiste en escribir escrito las características que
debe tener cada producto que se va a adquirir, de acuerdo con el uso que se le vaya
a dar, es decir que la tarea de compra consiste en obtener la calidad deseada al
menor costo posible, requiere considerable conocimiento y experiencia.
Concepto de compra
La compra es una función de la cual no se puede escapar el jefe de un servicio de
alimentación. Es un procedimiento complejo y detallado el cual debe organizarse
bien para producir buenos resultados y no es algo que se aprenda de la noche a la
mañana.
¿Qué es comprar?
Lenda Kotschevar, en su libro Management by menu, enumera cinco aspectos de
la compra, a saber:
 1. Determinación de la necesidad de un artículo, junto con los requisitos de
calidad y otros factores que son indispensables para satisfacer esa
necesidad.
2. Búsqueda del producto en el mercado.
3. Negociación entre el comprador y el vendedor que termina una transferencia
de propiedad.
4. Recibo e inspección para aceptar o rechazar el articulo comprado.
5. Evaluación de valor del artículo comprado.
El proceso de la compra lo constituyen entonces tres aspectos básicos: a) qué
comprar- estándares de compra, - b) dónde y a quién a comprar- políticas de
compra- y c) cuánto comprar- necesidades reales de productos.
Este proceso está dirigido a cumplir lo siguientes objetivos:
▪ Asegurarse que todos los productos que se necesiten estén disponibles en
el momento oportuno, en buenas condiciones y de acuerdo con las
necesidades de los usuarios.
▪ Obtener el mejor valor posible por la cantidad de dinero gastada. En unas
ocasiones esto puede significar que hay que comprar al menor costo posible,
en otras que lo apropiado es comprar un producto diferente, que sea más
económico y no afecte la calidad de la preparación; y en otros casos , que lo
mejor puede ser comprar el producto de más alta calidad.
▪ Mantener los costos en línea sin comprometer la calidad del producto.
A causa de la presión permanente del alza de los costos de inflación, en el proceso
de compras se hace cada vez más necesario:
Introducir cortes de carnes más económicos y extensores de soya, así como
vegetales, frutas y otros productos de estación que tienen menor precio.
Aprovechar los descuentos por pago de contado o pronto bajo
Monitorizar precios continuamente
Introducir sistemas computarizados para los órdenes de compra y el control de
inventarios.
Limitar el número de distribuidores o de pedidos
Compartir experiencias y conocimientos con colegas, para aprender diferentes
métodos de compras.
Comprar volúmenes grandes o establecer el sistema de compra en grupo, para
reducir costos.
Objetivos de la compra
▪ Productos disponibles a tiempo y de buena calidad.
▪ Mejor valor por dinero gastado.
▪ Costos en línea.

Políticas de compra: ¿dónde, cómo y a quien comprar?

Para llegar a este punto se debe haber definido previamente cual es el estándar,
cuáles son las necesidades y usos del servicio de alimentación. Las compras se
dan en el mercado, que es donde se producen cambios por bienes o servicios, ya
sea del propietario, productor o proveedor, al comprador o consumidor.
Estos se clasifican en:
˗ Por el tipo de producto que expenden.
˗ El agente de mercadeo.
˗ La ubicación.

Dónde comprar: el mercado.

Las compras se dan en el mercado, que es donde se producen cambios por bienes
o servicios, ya sea del propietario, productor o proveedor, al comprador o
consumidor. Estos se clasifican en:
˗ Por el tipo de producto que expenden.
˗ El agente de mercadeo.
˗ La ubicación.
˗ Donde comprar: el mercado.
Que se necesita para comprar adecuadamente, conocimiento amplio del mercado
donde se va a desenvolver, por lo cual debe:
˗ Identificar fuentes de suministros.
˗ Determinar qué productos pueden obtenerse de proveedores.
˗ Comprender el flujo de suministros a través de los canales de mercadeo y el
efecto de las regulaciones de mercado sobre este flujo.

Principales aspectos a conocer del mercado.

▪ Fuentes de suministros.
˗ Qué ofrece cada proveedor.
▪ Épocas de cosechas.
˗ Buscar economía al momento de realizar la compra.
▪ Alimentos.
˗ Calidad: color, tamaño, forma, olor, firmeza, defectos, daños
mecánicos.
 ˗ Apariencia, textura, tamaño, color.
˗ Peso: indica calidad, frutas de mayor tamaño más jugosas que las
livianas.

Un estándar son medidas de calidad, peso, extensión y valor, que establecen

niveles para las características que constituyen la calidad de los productos.
Los grados son clasificaciones del mercado para la calidad. Reflejan la relación
entre la calidad del producto y el estándar establecido para el mismo, e indican un
rango de variación a partir de dicho estándar.
Cómo comprar
Existen diferentes métodos de compra, como lo son:
▪ Compra informal: cotizaciones, por teléfono o con un vendedor, también
puede ser directa en el mercado, Cantidades pequeñas que no se justifica
una compra formal, el articulo lo posee únicamente el vendedor, la
necesidad del producto es urgente, la estabilidad de los precios es
incierta, el tamaño del servicio de alimentación no amerita una compra
formal, el servicio de alimentación tiene una línea de crédito con uno o
con varios proveedores.
▪ Compra formal: licitación pública o privada, cotización o a las dos según
los productos; las licitaciones se analizan de acuerdo a costo-efectividad,
análisis realizado por un comité ad hoc o el comité de compras, publicas:
exigidas por la ley a instituciones públicas, para comprar determinados
productos cuando su precio excede un monto de dinero. Privadas: el
monto de lo que se va a comprar no excede lo exigido por la ley o cuando
se quiere limitar los proveedores.
▪ Otros sistemas formales de compras: Compra por sistemas: se ofrecen
servicios adicionales, descuentos, almacenamiento, seguridad y
despacho, compra por orden cubierta: compromiso general de comprar,
alguna cantidad fija de productos a precio fijo.
A quien comprar: evaluación y selección de proveedores
Consiste en 5 pasos:
1. Determinación de lo que espera el servicio de alimentación.
Facilidades de crédito, despacho de pedidos pequeños, prioridad en los despachos,
almacenamiento de productos, procesamiento de algunos productos, empaques
diferentes a los corrientes del mercado, reserva del producto.
Algunos significan costos adicionales, hay que analizar su necesidad y utilidad real
y la relación costo- beneficio de estos servicios.
 2. Identificación de proveedores potenciales.
Nombre y dirección de la compañía, número telefónico, fax y dirección
electrónica, nombre y dirección del contacto usual, incluyendo teléfono, nombre
del presidente, vicepresidente de ventas y producción, incluyendo en lo posible,
direcciones y teléfonos particulares, nombres y cargos de otro personal clave
que visite, líneas y productos principales, lista de plantas distintas a la visitada,
tamaño de la planta, capacidad diaria o semanal, mecanización de la planta,
cuantos empleados manejan los productos que me interesan, numero de línea
de producción, licencias de funcionamiento sanitarias, cuantos turnos, diarios o
semanales, flujo de material, eficiencia de operación, capacidad de expansión,
numero de empelados clasificados por tipo, existencia de sindicato, registro de
huelgas, presentación general y actitud de los trabajadores, eficacia del control
de calidad, volumen de almacenamiento de la materia prima, promedio de días
de uso, área de recibo, despacho y producción: adecuación y presentación,
recursos para investigación y desarrollo.
3. selección de los proveedores.
Factores que se deben tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor:
precio, seguridad en el despacho exacto y oportuno, suministro de los servicios
requeridos, ayuda técnica, adherencia a las especificaciones o calidad propia,
facilidad de relaciones personales, importancia del servicio de alimentación
como cuenta para el proveedor.
4. Establecimiento de relaciones de trabajo con los proveedores.
después de un periodo de prueba, donde se evalúan relaciones. hay que ser
sinceros y honestos, diplomáticos, ya que podrían ser útiles en un futuro, mostrar el
interés en los productos, preguntando cosas claves: que, donde, como y cuanto,
mantener las puertas abiertas a los vendedores que ofrezcan productos
potencialmente útiles.
para asegurar la relación con el proveedor es necesario, consolidar los pedidos para
limitar el costo, informar con anticipación cambios en los pedidos, ser honesto,
franco y cordial con los proveedores, procesar rápidamente facturas, reunirse para
debatir problemas actuales o futuros, no abusar de los proveedores.
5. Establecimiento de un sistema de registro de proveedores.
Hay que tener información básica de los proveedores como, por ejemplo;
información acerca del negocio; productos: categoría, calidad y marca; servicios
ofrecidos, referencias, horarios de despachos, evaluación de proveedor,
desempeño: notas sobre su comportamiento, información sobre facturación,
información sobre el crédito, registro de compras: por productos y dinero,
comentarios y recomendaciones.
Determinación de las necesidades reales de productos: cuánto comprar
Junto con el conocimiento de qué comprar –estándares de compra- y del cómo,
adónde y a quién comprar- políticas de compra-, se debe determinar cuánto hay
que comprar, antes de elaborar las órdenes o pedidos de compra.
Los servicios de alimentación que tienen un número estable de usuarios no
requieren mucho trabajo para establecer la cantidad de productos que se deben
comprar; no ocurre lo mismo con aquellos servicios en los que el volumen de la
clientela fluctúa continuamente
Para los productos que requieren determinación de necesidades reales, el
procedimiento que se debe seguir consiste en realizar el menú y hacer proyecciones
del volumen, para extender las recetas y convertir las cantidades en unidades de
mercado.
Análisis del menú
El menú que se vaya a brindar durante el periodo para el cuál se va a hacer la
compra, es el que determina el tipo de productos que se necesita durante el mismo.
Esto no quiere decir que necesariamente el proceso de compra de todos los
productos se deba hacer al mismo tiempo y para el mismo periodo.
Cuando el menú es no selectivo, su análisis es muy sencillo. En cambio, cuando se
tiene menú selectivo, dicho análisis se complica más, pues es necesario estimar
cuántas personas consumirán cada una de las preparaciones del mismo. Este tipo
de menú requiere, por tanto, que se lleve un recuento del consumo de los diferentes
productos con el fin de calcular, con relativa exactitud, el porcentaje de usuarios que
pedirá determinada preparación. El registro estadístico adquiere, entonces, una
gran importancia.
Proyecciones del volumen
Proyectar es el arte y la ciencia de estimar eventos futuros mediante la combinación
de la interpretación intuitiva de datos con el uso de modelos matemáticos. Por tanto,
una vez que el menú ha señalado lo que hay que comprar, queda la pregunta:
¿cuántas personas hay que atender hoy, mañana, esta semana, esta quincena, este
mes, durante un trimestre?
En los servicios de alimentación que tienen clientela fija, no es necesario hacer
proyecciones –por ejemplo, restaurantes escolares, asilos de ancianos, empresas,
etc. Basta con saber el número de usuarios. Hay otros, en cambio –especialmente
hospitales y establecimientos comerciales- donde el número de personas varía de
acuerdo con el día de la semana, la comida, los eventos especiales y fiestas, e
incluso el estado del tiempo. Este tipo de servicios sí requieren proyecciones. El
periodo para el cual se va a hacer la proyección, es el del ciclo de compra, el cual
está determinado por diversos factores, tales como: capacidad de producción y de
almacenamiento, perecibilidad de los productos, tiempo requerido para que lleguen
los pedidos, dinero disponible para las compras políticas de inventarios.
Formas de proyecciones
Existen dos formas básicas de hacer proyecciones: los registros históricos y los
modelos de proyección.
▪ Registros históricos: Bien llevados, constituyen la base para hacer
proyecciones. Es indispensable que sean exactos y completos porque de lo
contrario, no tendrían ninguna confiabilidad. Estos registros tienen la limitante
de que no se sabe con exactitud si el comportamiento futuro será igual al del
pasado. Teniendo en cuenta que el comportamiento de los usuarios puede
variar según el día, la hora, el estado del tiempo y muchos otros factores.
Pero a pesar de estas limitaciones, unos buenos registros serán siempre muy
valiosos como elementos para la proyección.
Para más facilidad de análisis de los mismos, se deben graficar diversas
formas, por ejemplo, por día de la semana, por comida, por mes, y hacer
comparaciones gráficas de los mismos días de un año y de un mismo mes,
a lo largo de los años. Así mismo, se deben hacer observaciones cuando
ocurran hechos que afecten los registros, por ejemplo: desastres, estado del
tiempo, fiestas, huelgas.

▪ Modelos de proyección: Existen diferentes modelos matemáticos de

proyección que se han ido sofisticando con la aparición de los computadores.
˗ Modelo de series de tiempos: Supone que las ocurrencias actuales siguen
un patrón identificable a lo largo del tiempo. Como pueden existir
desviaciones en los datos con el transcurso del tiempo, la curva de datos se
suaviza, bien sea con el método de los promedios móviles (la proyección se
calcula como el promedio de un número seleccionado de observaciones) o
con la suavización exponencial (técnica específica para promediar,
disponible en programas de computador).
˗ Modelo casual: Se basa en la suposición de que existe una interrelación entre
el ítem que se va a proyectar y otros factores tales como el precio de venta,
el número de empleados y todo lo que pueda influenciar a dicho ítem. Este
modelo es muy costoso, por lo cual solo se emplea para proyecciones a largo
plazo.
˗ Modelo subjetivo: Se emplea cuando hay una interrelación entre el pasado y
el futuro a largo plazo, o cuando los datos pasados son escasos. Por tanto,
hay que confiar en un conjunto de opiniones o en información cualitativa que
pueda relacionarse con el ítem que se va a proyectar.
Una vez que se ha proyectado el volumen de usuarios para el periodo de compras,
es relativamente sencillo saber cuánto se requiere de cada producto que se va a
servir. Para ello, se recurre a las recetas estandarizadas y se hace una extensión
de las mismas, de tal manera que satisfagan las necesidades durante el periodo
mencionado.
Por ejemplo, si la receta para un estofado de carne está estandarizada para 50
porciones y se sabe por la proyección que durante el periodo de compras se servirán
500 porciones, se aumentan 10 veces la cantidad de cada ingrediente. Así, si la
receta original pide 10 kg de carne, se necesitarán 100 kg. Como la receta presenta
esta cantidad en peso neto, hay que multiplicar por el factor de conversión para
saber la cantidad que se debe comprar. Si dicho factor fuera 1.5, tal cantidad en
unidades de mercadeo sería de: 100 x 1,5= 150 kg.
Sólo queda pendiente un último paso que consiste en consolidar las cantidades de
cada ingrediente, en diferentes preparaciones, durante el periodo de compra. Por
ejemplo, el corte de carne que se emplea en un estofado, puede que se vaya a usar
también en un estofado goulash y en un picadillo de carne. Se tendrán que sumar,
entonces, las cantidades que se utilizarán en cada una de éstas preparaciones –
corregidas con el factor de conversión-, para obtener la cantidad en unidades de
mercadeo; pero otras veces no es así. Por ejemplo, si los tomates se manejan en
kilogramos, puede ser que la unidad de mercadeo sea la caja. En este caso, es
necesario saber la capacidad promedio de la caja, para hacer el pedido. Si la
cantidad total de tomates por comprar fuera de 59 kg y la caja tuviera una capacidad
promedio de 15 kg, habría que pedir tres cajas de tomates más 5 kg –en caso de
que el proveedor acepte estas condiciones; de lo contrario, sería necesario pedir
cuatro cajas.

Determinación de la cantidad bruta por compra

Consolidación de cantidades de ingredientes

Conversión a unidades de mercadeo

Figura 1. Pasos para definir cuánto se debe comprar de un producto

Rutina de compra: Se le denomina rutina al conjunto de acciones que se realizan
de forma constante o sistematizada por un periodo exacto de tiempo.
Cada empresa posee su propia rutina de compra debido a la necesidad de consumo
de las mismas, pero por lo general todas conllevan un mismo patrón que es:

Reconocimiento de una necesidad

Descripción del articulo que se requiere

Autorización de la solicitud de compra

Negociación con los proveedores potenciales

Evaluación de propuestas y elaboración del pedido

Seguimiebto de los pedidos

Verificación de la factura

Cierre del pedido y pago del producto

Ética de compra: En un servicio de alimentación se hace imprescindible el uso de

la ética para el buen funcionamiento del mismo, además del uso de normas y
valores que rijan al mismo, la realización de la compra no es la excepción.
Cabe destacar la diferencia que hay entre moral y ética, siendo la moral el conjunto
de normas y leyes a nivel social que están bien vistas por una comunidad, y la ética
es la reflexión personal de cada una de ellas.
Las normas utilizadas en un servicio de alimentación son:
• Prohibido el recibo de regalos o favores de los proveedores.
• Prohibido la aceptación de comidas de los proveedores
• No cumplimiento de la palabra empeñada
• Presencia de intereses en conflictos
• Influencia de perjuicios ante determinados proeedores
• Compras personales a los proveedores
• Recibo de donaciones por parte de los proveedores
• Suministro de información confidencial
• Uso inadecuado del poder de compra en los servicios de alimentación
• Variación del contenido nutricional
Conclusión
El subsistema de compra es uno de los más fundamentales debido a que en el se
obtiene de la materia prima, la cual se puede ver afectada por distintos factores
antes mencionados; el objetivo de un servicio de alimentación es ofrecer un
producto de calidad el cual se verá afectado enormemente según las características
de la materia prima; además de ser un subsistema donde se maneja un alto
porcentaje del capital monetario lo que conlleva un factor de riesgo para el éxito de
la empresa.
Llevar un estricto seguimiento del papeleo de compra, recibos, proveedores y
productos es fundamental para garantizar el éxito del servicio de alimentación,
además de la proyección de ventas y alternativas en caso de contratiempos.
Bibliografías
Dolly, B. Administración de servicios de alimentación. Editorial universidad de
Antioquia. 2° edición. Salud/Nutrición y dietética.