Proceso: Gestión Documental

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1. OBJETIVO

Establecer las acciones necesarias para llevar a cabo una gestión documental física, electrónica y digital
eficiente, oportuna, ágil y correcta en la Agencia Nacional Digital, a través del diseño e implementación
de metodologías técnicas, administrativas y operativas acordes con la normatividad emanada del Archivo
General de la Nación y que sea aplicable a la entidad.

2. ALCANCE

Esta política aplica para la gestión de todos los documentos físicos, electrónicos y digitales de la AND,
que generan los directivos, trabajadores y colaboradores de la entidad en el desarrollo de sus
actividades.

3. DEFINICIONES

Con el propósito de una mayor comprensión del documento, se presentan las siguientes definiciones
para crear un vocabulario común en la Agencia Nacional Digital. Estas han sido tomadas de la
normatividad emitida por el Archivo General de la Nación.

a)Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,

histórico o cultural.

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación,

dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano,
para el eficiente funcionamiento de los archivos.

b)Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en

espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

c)Archivista: persona con titulación superior o media dedicada a la organización y mantenimiento de un

archivo.

d)Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

e)Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o

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institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

f)Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de
gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando
su consulta es constante.

g)Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,

sometida a continua utilización y consulta administrativa.

h)Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los

principios y procesos archivísticos.

i)Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la

política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la
salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo
documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

j)Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del Archivo Central o del Archivo de Gestión. La
documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo
de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.

k)Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

l)Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

m)Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.

n)Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y

establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la
entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

o)Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el

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momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de

2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

p)Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para

asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

q)Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer

la información que contienen.

r)Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por
una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries
documentales.

s)Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una
persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.

t)Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la

conservación de los documentos de archivo.

u)Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material,
causada por envejecimiento natural u otros factores.

v)Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de

manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por computador.

w)Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del
ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema
de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

x)Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

y)Documento análogo: Un documento de archivo analógico o digital consistente en un mensaje

elaborado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al
efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o forma original por
medio de un equipo electrónico el cual es indispensable para poder hacer inteligible el documento
de nuevo.

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z)Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,
que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.

aa)Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

bb)Documento Digital: Un componente o grupo de componentes digitales que son salvados, tratados y
manejados como un documento. Puede servir como base para un “documento de archivo digital”.

cc)Documento Digitalizado: La digitalización de un documento en soporte físico que pueda ser

escaneado por medios Fotoeléctricos, se realiza a través de un procedimiento informático
automático. Se obtendrá como resultado un fichero con una imagen en la memoria del sistema,
entendida ésta en sentido amplio (Dispositivos de almacenamiento en disco duro HDD, memorias de
acceso aleatorio RAM, por ejemplo), al que está asociado el dispositivo (escáner). Este documento,
obtenido mediante el proceso de digitalización certificada, debe ser fiel al documento original, en el
sentido de representar la apariencia, forma y contenido de aquél, y minimizar en todo lo posible la
pérdida de contexto y estructura. La admisión de pérdidas, por ejemplo, la producida por la
compresión de archivos, depende de la aplicación, por parte de cada entidad, de los criterios
establecidos y documentadas previamente en la planeación, siempre teniendo en cuenta la
normatividad aplicable.

dd)Documento Electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada

por medios electrónicos, ópticos o similares.

ee)Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y

comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.

ff)Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.

gg)Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

hh)Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

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ii)Folio: Hoja.

jj)Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización

archivística.

kk)Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de sus funciones o actividades.

ll)Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que
comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

mm)Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

nn)Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento que

los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

oo)Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta

y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Se realiza en el formato único de Inventario
Documental (FUID). La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de activos.

pp)Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

qq)Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas

imágenes en película de alta resolución.

rr)Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la

práctica archivística.

ss)Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para

identificar las dependencias productoras de los documentos.

tt)Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

uu)Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la

descripción de los documentos de una institución.

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vv)Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.

ww)Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución

debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o
jurídica.

xx)Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que
regulan la función archivística en una entidad.

yy)Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el
archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

zz)Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

aaa)Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

bbb)Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que

aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y
funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

ccc)Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

ddd)Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

eee)Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.

fff)Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

ggg)Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

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hhh)Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

iii)Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice
su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las
carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

jjj)Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Ley 594 de 2000
 Decreto 1080 de 2015.
 Acuerdo 039 de 2002
 Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo -
SGDEA- Archivo General de la Nación
 Directiva Presidencial 04 de 2012 y normas subsiguientes respecto a documentos electrónicos en
la Administración Pública.
 Decreto Ley 2106 de 2019
 ISO 27001 de 2013

5. POLÍTICA

La Agencia Nacional Digital, tomando como referencia el marco normativo colombiano en materia
archivística y de seguridad, tiene como compromiso institucional el diseño y aplicación de metodologías,
instrumentos y procesos que permitan la correcta generación, gestión, control, conservación y seguridad
de todos sus documentos físicos y electrónicos, logrando la disposición y optimización de recursos
destinados a las actividades propias de gestión documental que se desarrollan en la entidad.

5.1 Documentación Física

La AND desarrolla e implementa los siguientes instrumentos técnicos con el propósito de normalizar la
función archivística de la entidad respecto a los documentos que produce y tramita:

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5.1.2 Inventario Documental: Herramienta indispensable para identificar los expedientes creados en la
AND desde su inicio hasta su actualidad, determinando la denominación (nombre del expediente),
cantidad, fechas, soporte, ubicación, clasificación y observaciones especiales para cada uno de ellos. En
el mismo sentido, permite la descripción actualizada de los documentos creados por cada oficina de la
entidad, manteniendo el adecuado flujo y control de documentos.

5.1.3 Cuadro de Clasificación Documental: Con esta herramienta se denominan, específicamente, las
series y subseries documentales que compone la estructura de la AND para la creación y gestión de sus
documentos institucionales. Se realiza previamente a las Tablas de Retención Documental, sirviendo de
insumo para las mencionadas, con base en la Ley de 1712 de 2014 de transparencia y la 1581 de 2012 de
Protección de Datos Personales.

5.1.4 Tabla de Retención Documental: Es la herramienta que permite determinar los tiempos en los que
las series, subseries y tipos documentales que se generan en la AND deben transferirse a otra etapa de
su ciclo vital. Así mismo, plantea el procedimiento a realizar, para cada uno de ellos, en su disposición
final. Inicialmente, este instrumento se crea a partir de una recolección de información institucional y
posterior gestión y diligenciamiento de otros complementarios, como lo son los Cuadros de Clasificación
Documental y la Encuesta Estudio Unidad Documental.

5.2. Transición hacia documentos electrónicos

Reconociendo previamente la normalización del proceso de Gestión Documental física en la AND, en

donde se identifica, registra y se define una serie de procedimientos administrativos, técnicos y
operativos propios del mismo, tal como son, el Inventario Documental de los expedientes físicos de las
dependencias y la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental de la entidad, la AND
realiza acciones de transición hacia la gestión documental electrónica, con el compromiso permanente
de optimizar la disposición de información institucional, así como el cumplimiento de la normatividad
vigente en materia archivística acerca de la gestión de documentos electrónicos de archivo y la reducción
del uso del soporte papel en las actividades ejecutadas por la Entidad, se enuncian dos aspectos
importantes, en su orden:

5.2.1 Organización de documentos: Con base en la creación y aplicación de la Tabla de Retención

Documental y demás instrumentos archivísticos, la AND realiza las acciones pertinentes a la
organización física de documentos de todas las dependencias de la entidad, con el fin de garantizar la
correcta disposición, conformación, conservación y seguridad de los soportes correspondientes a los
trámites generados en la entidad. Operativamente, cada forma de organización documental depende del

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tipo de documentos a intervenir, dado su asunto, por ejemplo: Contratos, Historias Laborales,
Documentos Contables, etc.

5.2.2 Digitalización: Posterior a la organización de documentos y al análisis de las Tablas de Retención

Documental de la entidad, la AND determinará las series o asuntos susceptibles de este proceso técnico,
el cual permitirá la disposición electrónica y/o digital de los documentos de archivo de la Agencia. Las
condiciones específicas para la ejecución de esta actividad se darán en el marco normativo brindado por
el Archivo General de la Nación, así como por las oficinas productoras y las asesorías que se otorguen en
materia archivística.

5.3 Documentos Electrónicos

Para lograr una transición responsable y adecuada para la gestión documental institucional a través de
diferentes soportes, la AND trabajará en el diseño e implementación de un SGDEA que, entre otros
aspectos, permita:

- Tecnificar procesos de negocio llevados actualmente en soporte papel

- Conservar digitalmente los documentos previamente creados en soportes análogos
- Crear y gestionar los documentos electrónicos de archivo
- Disponer de documentos digitales y electrónicos (incluye instrumentos de control archivístico).
- Integrar los aplicativos previamente existentes que permitan la gestión de información
electrónica de la entidad.

Lo anterior se debe lograr a partir de:

- Analizar los procesos institucionales llevados actualmente en soporte papel, estableciendo la

necesidad puntual en la optimización de recursos (inicio de toma de requerimientos).
- Establecer los impactos (operativos, técnicos, financieros, etc.) que pueden obtenerse en la
implementación de una solución tecnológica que involucre los procesos de la AND.
- Determinar la forma de implementación tecnológica del SGDEA (infraestructura, desarrollos
propios, seguridad, outsourcing, etc).
- Elaborar, gestionar y aprobar los documentos técnicos para la implementación de un SGDEA.
- Incluir todas las herramientas archivísticas necesarias para gestión documental electrónica.
- Determinar las personas involucradas en todo el proceso de implementación.

5.4 Protección de la información:

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Se deben aplicar los controles de seguridad establecidos en las políticas de Seguridad y Privacidad de la
Información, con el fin de garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información
física, electrónica y digital.

6. RESPONSABILIDADES

El Comité de Gestión y Desempeño, conformado por la Dirección de la AND y los procesos establecidos,
los cuales se encuentran en cabeza de sus Subdirecciones (Servicios Ciudadanos Digitales, de Desarrollo,
Administrativa y Financiera, Jurídica) deben definir, actualizar y realizar seguimiento a la implementación
de la presente Política. Así mismo, cualquier excepción con lo establecido en este documento, debe
contar con la aprobación formal del mencionado Comité.

Con relación a la implementación y mantenimiento de esta Política es responsabilidad del Líder del
Proceso de Gestión Documental brindar la asistencia técnica requerida para esta labor.

7. CUMPLIMIENTO

El incumplimiento de esta Política podrá dar lugar a faltas disciplinarias y sanciones internas, así como a
consecuencias legales, de acuerdo con la normatividad aplicable.

7.1.Revisiones de uso y apropiación

El delegado del Comité de Gestión y Desempeño Institucional o quien haga sus veces, debe verificar el
cumplimiento de la Política, apoyado del equipo de auditoria de Control Interno y los Líderes de Proceso
mediante revisiones a la implementación de los procesos y procedimientos, dentro del marco del
Modelo de Planeación y Gestión Institucional – MIPG.

8. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La política se debe revisar y actualizar mínimo una vez al año, cuando se presenten cambios
organizacionales, culturales, del entorno, operativos o normativos que afecten a la Entidad. Así mismo,
se revisará cuando ocurran cambios de alcance que obliguen a su fortalecimiento, o de acuerdo con los
resultados de las actividades de seguimiento y control definidos.

9. CONTROL DE CAMBIOS

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REVISIÓN No. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 06/12/2019 Emisión del Documento
16/06/2020 Actualización del documento de acuerdo con el contexto de
2
la Agencia.

_____________________________________
Directora

Revisó:
Elaboró:

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