TEST DE PREGUNTAS

1) ¿Definición de archivista?

Es la disciplina que se encarga de estudiar y desarrollar las distintas técnicas y métodos, que
deben aplicarse a la producción, recepción, conservación, almacenamiento y consulta
de un Archivo, tomando en cuenta la naturaleza y propósito de éste, el Archivista es el
profesional formado en esta Ciencia, y quien tiene sobre sus hombros la tarea de
diseñar, estudiar e incluso aplicar dicha metodología, en pro de velar siempre por la
preservación del material contenido en el archivo.

2) ¿Cuáles son los ciclos de vida de los documentos?

Todo documento pasa por tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes,
aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo
hayan producido o recibido.
Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden
destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos
pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se
confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento
donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por
obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un
servicio de archivos históricos.

3) La permanencia del documento en el archivo de gestión tiene como límite temporal

de: (Respuesta A)

a) Cinco año
b) Ocho años
c) Diez años
d) Doce años

4)  Los documentos que han perdido todo su valor administrativo se conservan en el

archivo: (Respuesta C)
a) Intermedio
b) Semiactivo
c) Histórico
d) De gestión
5)  El responsable directo del archivo de gestión es: (Respuesta C)
a) La unidad administrativa
b) El órgano
c) La administración
d) El funcionario
6)  Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o
jurídica. Esto hace referencia a: (Respuesta D)
a) Distribución de documentos
b) Tramite de documentos
c) Archivo de documentos
d) Recepción de documentos

7) El Archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que
éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado, este articulo corresponde a:
(Respuesta B)
a) Ley 80 de 1989, Ley de archivos
b) Código de Ética del archivista
c) Acuerdo 060 del 2018
d) Ley General del Archivo general de la Nación

8) Los sistemas de ordenamiento del archivista son: (Respuesta A)

a) Alfabético y numérico
b) Alfabético y grupal
c) Numérico y central
d) Central y descentralizado

9) ¿Cuál es la acción que determina un documento a lo largo de su vida útil?

(Respuesta B)
a) Fondo documental
b) Ciclo vital del documento
c) Gestión documental
d) Archivo de documento

10) Producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y

disposición final de documentos son los pasos de: (Respuesta D)
a) Administración documental
b) Correspondencia
c) Archivo
d) Plan de Gestión documental
11) ¿Cuáles son las Etapas del Ciclo Vital de los Documentos? (Respuesta C)
a) Foliar, archivar y organizar los documentos
b) La recolección, restauración y conservación del documento
c) Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico
d) Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, distribución

12) ¿Qué es un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental es el conjunto de operaciones y de técnicas,
integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción,
la tramitación y los valores de los documentos, y dirigidas a la planificación, el control,
el uso, la conservación y la eliminación de los documentos.
13) ¿Qué tipos de agrupaciones documentales encontramos en un archivo de oficina?
● Expedientes: Son unidades organizadas de documentos reunidos bien por el
productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es una unidad documental compuesta que es la unidad básica de
la serie.
● Libros de Registro: Reunión de documentos que no tienen relación uno con
otro, sino que han sido agrupados sólo por su función de control.
● Carpetas de asuntos: No se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la
más simple, bajo la forma de "solicitud-respuesta". Puede considerarse un
expediente breve si entendemos que cualquier solicitud dirigida a un órgano
de la Administración inicia un expediente.

14) ¿Cuáles son las funciones del tratamiento archivístico?

Comprende 4 funciones primordiales, los cuales son: la identificación, la valoración de
los documentos, la descripción y la difusión
15) ¿Puedo eliminar mis documentos sin la aprobación del Archivo General de la Nación?
No. El Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales, en el ámbito de sus
competencias, son los únicos facultados para autorizar la eliminación de documentos
por las entidades del sector público.
16) ¿Qué instrumentos de descripción y control se tiene en el archivo? (Respuesta B)
a) Cuadro de clasificación
b) Catálogo de disposición documental
c) Inventario de transferencia primaria o secundaria
d) Inventario general
17) ¿Qué es la hoja de transferencia?
Este documento cumple una doble función: Es el elemento que aprueba el traspaso de
documentación que se va a efectuar y facilita el control y la localización de los
documentos, tanto para el Archivo General como para la Unidad Administrativa
remitente.
18) ¿Qué significa expurgo referido a la gestión documental? (Respuesta D)
a) Retirada de documentos que ya han perdido su vigencia
b) Destruccion de documentos que ya no hacen falta
c) Cambio de archivo de los documentos que han perdido su vigencia
d) A y b son correctas
e) Ninguna es correcta
19) Métodos para la conservación de los archivos digitales (Respuesta B)
a) Migración documental
b) Migración documental y copias de seguridad
c) Backup
20) La archivística tradicional plantea 3 principios básicos y universales para la
clasificación de los archivos: (Respuesta B)
a) Principio de clasificación, principio de respeto al orden original y principio del
orden natural
b) Principio de procedencia, principio de respeto al orden original y principio del
orden natural
c) Principio de procedencia, principio de clasificación y principio de distribución.