Agn Historia

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ… LOS ÚLTIMOS 50 AÑOS
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN...........................................................................................................................3
I. HISTORIA INSTITUCIONAL DE LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ..................................................4
I.1. PRIMERA ETAPA: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN...................................................4
I.2. SEGUNDA ETAPA: ¿EL AGN SE INDEPENDIZA?...................................................................6
I.3. TERCERA ETAPA: EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS...................................................12
I.4. CUARTA ETAPA: EL AGN Y EL MGD..................................................................................21
II. LOS CENSOS NACIONALES DE ARCHIVOS DE 1994 Y 2014:..............................................32
III. CONCLUSIONES..............................................................................................................37
IV. BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................42
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INTRODUCCIÓN
El Archivo General de la Nación (AGN) fue fundado el 15 de mayo de 1861 en el

segundo gobierno de Ramón Castilla, siendo su primer director el doctor Santiago
Távara y Andrade, ex-presidente del Congreso del Perú y notable historiador. Hasta
fines del siglo XIX ocupo el local de la Biblioteca Nacional y, durante algún tiempo, el
director de ambas instituciones fue el mismo funcionario, especialmente durante la
conducción de don Ricardo Palma. Por ello, el AGN también puede considerarse
heredero de la ardua y loable labor ejercida por Palma, quien regentó la Biblioteca
desde 1884 hasta 1912.
El principal mandato de aquel Archivo Nacional era conservar la documentación del

pasado de una República que, si como Estado soberano recién empezaba a dar sus
primeros pasos en el mundo; tenía, en verdad, una muy larga historia, la cual sería el
principal instrumento para forjar una identidad nacional. En el presente esta misión no
ha cambiado pero si su forma de hacerlo y sus avatares y vicisitudes para que una
correcta legislación la ampare en su labor como cabeza del Sistema Nacional de
Archivos y custodio de los documentos del patrimonio del país.
Es así que el conocimiento de nuestra historia archivística contribuiría notablemente a

fortalecer nuestra identidad, ya que es importante conocer los antecedentes de
nuestra labor y conocer la evolución institucional para sentirnos parte de esa historia y
trabajar en mejorar el futuro de ellos.
Abordaremos el tema según los acontecimientos más importantes que se han

suscitado en el quehacer archivístico y las personas e instituciones que han contribuido
a su enriquecimiento en nuestro país en los últimos 50 años.
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I. HISTORIA INSTITUCIONAL DE LOS ARCHIVOS EN EL

PERÚ
Cuando se pretende realizar cualquier reseña sobre el Archivo General de la Nación del
Perú es imprescindible puntualizar cuatro momentos traducidos a etapas de particular
importancia:
 1972, cuando el Decreto Ley 19268 cambia de denominación al Archivo

Nacional, siendo en lo sucesivo Archivo General dela Nación;
 1981, fecha en la que el AGN se convierte en un organismo público
descentralizado, llamados también órganos ejecutores, según queda señalado
en la ley orgánica del Ministerio de Justicia;
 1991, pues mediante la Ley 25323 se crea el Sistema Nacional de Archivos
(SNA) instituyéndose al AGN como ente rector del mismo; y, finalmente,
 2010, cuando con la Ley de creación del Ministerio de Cultura, nuestra entidad
se adscribe al nuevo Sector, manteniendo sus atribuciones propias.
I.1. PRIMERA ETAPA: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Los cambios políticos, económicos y sociales que afectaron al país a finales de la

década del sesenta y todo el setenta beneficiaron al Archivo Nacional, no por el
cambio político mismo, sino por la presencia de personas con capacidad de lograr
estos cambios: el Director del Archivo y las nuevas autoridades que vieron la necesidad
de mejorar las condiciones del Patrimonio Documental de la Nación que en él se
guardaba. Hasta 1968, el Archivo Nacional fue un organismo casi local, integrante del
Ministerio de Justicia, que aparecía en el Presupuesto del Ministerio con asignaciones
irrisorias.
El gobierno militar creo un organismo integrador de toda la actividad cultural del país:
El Instituto Nacional de Cultura (INC) al que pasaron todos los organismos que de
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alguna manera estaban dentro del ámbito cultural, entre ellos el Archivo Nacional, al
que se consideraba únicamente como un repositorio de documentos antiguos,
históricos, mas no vislumbrando su importancia administrativa, económica y social.
Además acorde con las recomendaciones de la UNESCO y la práctica que se
generalizaba ya en varios países se realiza el cambio de nombre a ARCHIVO GENERAL
DE LA NACION (AGN) por decreto ley 19288 del 2 de enero de 1972; el protagonista de
este gran cambio y desarrollo es el Dr., Guillermo Durand Flores, quien después de
asumir el cargo hacer una labor inigualable en la modernización del Archivo que por tal
razón se le considera el “padre de la archivística peruana”
La visión por el progreso y sobre todo, por la vocación de trabajo de don Guillermo
planificara detalladamente cada acción por realizar, teniendo entre las principales:
a) La elevación del nivel jerárquico de la institución. Por la envergadura que

adquirió el INC, al Archivo le toco ocupar un tercer lugar en la jerarquía de los
organismos integrantes.
b) En mayo de 1972 logra la promulgación del D.L 19414, de defensa conservación
e incremento del patrimonio cultural de la nación y su decreto supremo No
022-75-ED, de octubre de 1975, que amplia y precisa sus articulados.
c) La creación de los archivos departamentales, esto debido a que los documentos
en el interior del país estaban a la deriva y las frecuentes denuncias que
llegaban sobre perdidas de los documentos por falta de protección, del saqueo
practicado por inescrupulosos negociantes del Patrimonio Cultural, de la
incineración por orden de autoridades ignorantes o el traslado a dominio
privado de los documentos públicos por autoridades inescrupulosas, etc. Había
que dotar a cada departamento de su respectivo archivo para que defiende,
conserve e incremente al patrimonio documental departamental. Se logra
instalar entre 1972 a 1976 un total de 7 archivos.
d) La tecnificación y reconocimiento del profesional archivero, sin una adecuada
capacitación de las personas responsables de los archivos no se podría asegurar
su total conservación de los documentos; por tal motivo se logró con ayuda de
instituciones extranjeras y países europeos a llevar curso y seminarios a los
responsables del AGN de la época.
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I.2. SEGUNDA ETAPA: ¿EL AGN SE INDEPENDIZA?
La restauración del gobierno civil, con el retorno del arquitecto Belaunde al gobierno,
significo para el AGN un nuevo salto. Su pase al restaurado ministerio de justicia, en
1981 se produce su transformación en organismo público descentralizado, cuya
estructura básica fue: jefatura institucional, organismos de línea (archivo intermedio y
archivo histórico), organismos descentralizados (archivos departamentales)
organismos de apoyo; para cuya oportunidad ya se contaba con archiveros
capacitados, los que justamente ocuparon los nuevos cargos: José Valdizan, Francisco
Samane, Vilma Fung, Roberto Matos entre otros.
Posteriormente con los nuevos órganos y las nuevas funciones fijadas en esta segunda
reestructuración, crearon a su vez la necesidad de captar nuevo personal para cubrir
todas las plazas creadas, es en esta nueva oleada ingresaron personajes importantes
como: María Luisa Vela Solsol, Beatriz Montoya Valenzuela, Nelly Guerrero, Marlitt
Rodríguez, Eleodoro Balboa, Norman Berrios, Dora Palomino entre otros.
De esta manera se doto al AGN de jóvenes profesionales especializados y entusiastas

en archivos, sin embargo, cuando la situación económica del país fue deteriorándose y
los salarios fueron perdiendo valor adquisitivo (primer gobierno del ex presidente Dr.
Alan García Pérez y del Ingeniero Alberto Fujimori Fujimori), muchos emigraron a
instituciones privadas pero su labor quedo inexorable en el tiempo para los archivos
nacionales.
Se creó el Centro de Capacitación para archiveros (CCA) por decreto ley 1020 en el año
de 1982, que estuvo a cargo de la archivera y profesora Nila Martínez Gutiérrez, quien
a través de su trabajo reflejaba sus proyecciones que consistían en que dicho centro
tendría que convertirse con posterioridad en un lugar donde el archivero pueda
obtener un título académico mayor al que podía conseguirse entonces.
La gigantesca tarea de transformar los archivos y la archivística peruana no hubiera

sido posible sin la participación determinante en los organismos internacionales y de
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algunos países amigos. Las condiciones del país y la mentalidad de los políticos y
funcionarios no lo hubieran permitido. Entre los organismos a los que debemos
gratitud son a la OEA y a la UNESCO.
La OEA ofreció una amplia colaboración y ayuda a nuestros activos, destacando la

tarea de la misión Cortés además del financiamiento del seminario multinacional sobre
planificación y organización de archivos nacionales llevado a cabo en 1971. Sobre el
viaje de estudios del doctor Durán por Europa para que le permitiera conocer
directamente la organización y el manejo de los archivos de países de mayor tradición
y avance, cubrir los gastos de pasajes a los becarios a Madrid y a Córdoba; financio el
mejoramiento y modernización de equipos con proyectos al archivo general de la
nación y a los archivos departamentales.
La UNESCO contribuyó decididamente el desarrollo de los archivos a través de varios

programas, destacando la misión Perotin para evaluar los archivos peruanos y emitir
un informe esto en 1979. En 1980 envío la misión Evans para evaluar a los archivos
administrativos, esta misión aprobó la aplicación de un plan piloto de archivos
intermedios en el Perú.
Países como España y Argentina colaboraron estrechamente con el desarrollo de

nuestros archivos y archivistas en especial con una asistencia que se les brindó a los
becarios peruanos en sus respectivos países.
Destacamos el informe RAMP (National Archives System and Record Management) de

la UNESCO de 1981 en la cual la archivista española Vicenta Cortés Alonso a la cabeza
de la misión para saber sobre la situación de los archivos peruanos:
a) se recomienda que el AGN debía configurarse únicamente como archivo

histórico, mientras que la documentación más reciente, con menos de 30 años,
debía integrar el archivo intermedio, diferente al anterior.
b) Propone una estructura orgánica de la documentación conformada por tres
secciones, que permita simplificar la transferencia y la eliminación.
Físicamente, los archivos intermedios que debían funcionar en la capital y en
los departamentos no existen; recomienda la urgencia de dotar de un ambiente
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propio para el archivo intermedio en Lima. Los archivos departamentales para

1981 llegan a 18, hoy denominados archivos regionales, pero las limitaciones
financieras impiden continuar con la tarea de seguir implementando las
faltantes y de equipar apropiadamente a los existentes.
c) Otro aspecto cuestionado es la ubicación de los archivos en la estructura
orgánica de los diferentes ministerios. En la mayoría de los casos los archivos
están subordinados a la oficina de tramite documentario; o ésta y el Archivo,
dos áreas diferentes en tiempo y función, están bajo la autoridad un
funcionario de administración documental; lo cual afecta al archivo, por cuanto
la gestión e iniciativas de los archiveros encontrara trabas por la falta de
formación archivística de los funcionarios. La mayoría de los archivos centrales
de las instituciones del estado están considerados como depósitos de papeles
declarados innecesarios por los archivos periféricos o de gestión de donde
provienen sin mayor tratamiento archivístico, están ubicados en sótanos,
azoteas y pasadizos, carecen de equipo y mobiliario indispensables.
Lo descrito líneas arriba no dista mucho de la actual realidad de los archivos en el Perú
a pesar del tiempo transcurrido y el esfuerzo de muchas personas dedicadas y
empeñadas a que los archivos funcionen correctamente al servicio de los ciudadanos y
administrados. El colapso de los archivos centrales se debe al crecimiento irracional de
la Administración publica durante la década de los 80 e inicio de los 90 y a la
producción caótica de documentos y la tramitación engorrosa propias de una
administración pública que para fines de los 90 era bien denominado un “enorme
elefante” que estaba a punto de colapsar.
El primer censo de Archivos de la Administración Pública de Lima y Callao realizada en

mayo de 1983, mostraba realidades alarmantes con respecto a la producción
documental. De 150 entidades censadas, 89 contaban con archivos centrales. 29
tenían “depósitos” y 32 no contaban con ninguno.
En lo referente a la selección documental se tenía datos de que se producían

alarmantemente 77km de documento por año. Otro datos importantes que debemos
señalar es la eliminación sin autorización del AGN en un 39%, un 44% contesto no
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haber efectuado eliminaciones y un 17% no sabía de ese procedimiento archivístico,

estas cifras nos da idea precisa del gran volumen documental que tenían las
instituciones públicas a finales de 1987.
Ante esta problemática el AGN crea en 1982 la dirección General de Archivo

intermedio cuya finalidad, entre otras, es la de encargarse de la protección
documental de la gestión pública, descongestionar a los archivos de históricos de
documentación innecesaria y la dación de decretos que a la posterioridad, son hasta el
día de hoy, el marco legal que todo archivista en el Perú sabe y con esfuerzo lo aplica a
sus proceso y procedimientos técnicos archivísticos:
 RESOLUCIÓN JEFATURAL 073-85-AGN-J
El 31 de mayo de 1985 fue aprobada la Resolución Jefatural 073-85-AGN-J, que dicta

las normas generales del SNA. Estas fueron creadas con el objetivo de normalizar los
procesos técnicos archivísticos, a fin de que los archivistas cuenten con las
disposiciones básicas aplicables a los archivos. De esta manera, asegurar y regular la
organización y funcionamiento de los centros archivísticos que forman parte del
Sistema, dichas normas son las siguientes.
 NORMA GENERAL SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
La norma indica que la administración de archivos es el conjunto de principios,

métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de éstos. Los objetivos de esta norma son determinar los principios de
unidad racional y eficiencia en la administración de los archivos del sector público y
brindar servicios de información al Estado, a los ciudadanos y a la investigación. Este
último objetivo refleja muy bien la razón de ser de cualquier centro de información y,
en este caso particular, de los archivos.
 NORMA GENERAL SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
La normativa señala que la organización de documentos consiste en el proceso de

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de cada entidad. Sus objetivos son:
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 Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos

en los archivos del sector público.
 Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica

como producto de las actividades de la administración pública.
 Facilitar la localización de los documentos para la recuperación

inmediata de la información.
Establece que la clasificación de los documentos en los archivos de gestión será

orgánica funcional. Es decir, el cuadro de clasificación se realizará teniendo como base
la estructura orgánica de cada entidad y, a su vez, las funciones de cada unidad darán
origen a las series documentales.
La ordenación por aplicar será de acuerdo al método que mejor se adapte a la

documentación. Éste puede ser alfabético, numérico, cronológico y alfanumérico
 NORMA GENERAL SOBRE LA DESCRIPCIÓN
La norma establece que la descripción consiste en identificar, analizar y determinar las

características externas e internas de los documentos, con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos. Tiene como objetivos facilitar la localización de
los documentos, garantizar el control del PDN y brindar un eficaz y eficiente servicio de
información.
Los auxiliares o instrumentos descriptivos por utilizar son el inventario de transferencia

de documentos, inventario de eliminación de documentos, inventario general de
fondos documentales y la tarjeta de registro de documentos.
 NORMA GENERAL SOBRE LA SELECCIÓN
Considera la selección de documentos como el proceso archivístico que consiste en

identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada entidad para
determinar sus períodos de retención; con base en ello se formulará el Programa de
Control de Documentos1. Los objetivos son garantizar la conservación de los
1
El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la
transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad.
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documentos de valor permanente, permitir la eliminación periódica de los documentos

innecesarios y aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo,
material y personal de los archivos públicos.
Las series documentales serán analizadas y evaluadas teniendo en cuenta sus valores
administrativos, jurídicos, económicos, científicos, históricos, culturales e informativos,
para determinar sus períodos de retención. El AGN es el responsable de autorizar y
efectuar la eliminación de los documentos que no tienen valor secundario.
 NORMA GENERAL SOBRE LA CONSERVACIÓN
La conservación consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los
documentos de cada entidad, por medio de la implementación de medidas de
preservación y restauración. Tiene como objetivo garantizar la conservación del
Patrimonio Documental.
 NORMA GENERAL SOBRE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
Los servicios archivísticos consisten en poner a disposición de los usuarios la

documentación de cada entidad con fines de información. Su finalidad es satisfacer
oportunamente la demanda de información de la entidad productora y del público en
general.
El 09 de julio de 1986 fue emitida la Resolución Jefatural 117-86-AGN-J, establece las

disposiciones para la formulación, ejecución y evaluación del plan anual de los archivos
del sector público e integrantes del SNA. Su finalidad principal es la uniformidad de
criterios para realizar esta actividad en los diferentes archivos; de esta manera
armonizar e integrar los planes de trabajo institucionales de estos centros de
información archivística.
El 18 de noviembre de 1986 se aprobó la Resolución Jefatural 173-86-AGN-J; dispone

la normativa para la formulación de programa de control, transferencia, eliminación y
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conservación de documentos. Presenta sendos anexos con formularios para su

realización.
Todo esto son base para que años después se promulgue de la ley que crea el Sistema
Nacional de Archivos, un añorado sueño de Don Guillermo Durand , que colaboro con
la comisión del proyecto a pesar de que ya había dejado el cargo en el AGN, asistiendo
con asiduidad a las reuniones, proponiendo ideas, etc.
I.3. TERCERA ETAPA: EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Después de varios años de continuas gestiones, el 10 de junio de 1991 fue promulgada

la ley 25323 que dio origen al Sistema Nacional de Archivos de Perú (SNA).
Posteriormente, en 1992, se emitió el reglamento a la ley y otras normas generales al
SNA que a continuación por su importancia en el desarrollo de los archivos tanto
profesional como académico explicaremos a continuación:
 EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
La ley es muy atinada al iniciar sus disposiciones con la creación del SNA, deja muy
claro esa postura en el art. 1, que dice: “Créase el Sistema Nacional de Archivos con la
finalidad de integrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las
entidades públicas existentes en el ámbito nacional, mediante la aplicación de
principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa,
conservación, organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación”.
El Sistema es concebido bajo la perspectiva de dos vertientes. La primera, busca la

unión de todos los archivos del sector público del país y la normalización de los
procesos pendientes al desarrollo de sus actividades. En segundo lugar, el amparo y
conservación del Patrimonio Documental Nacional.
La importancia de que el SNA cuente con un ente rector que lo dirija y regule, y sobre
todo, que aparezca reflejado en el precepto legal que le da origen. Esta situación es
tenida en cuenta en la presente ley, mediante el art. 4, que señala lo siguiente: “El
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Archivo General de la Nación es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de

Archivos de carácter multisectorial; goza de autonomía técnica y administrativa y
depende del Ministerio de Justicia”.
Los archivos que constituyen el SNA son el Archivo General de la Nación, los Archivos
Regionales y los archivos públicos, a tenor de lo dispuesto en el art. 3. Es evidente que
la ley solo tiene en cuenta a las instituciones archivísticas del sector estatal. Su eje de
acción es muy reducido y parcial, pues no da cabida a la incorporación de los centros
archivísticos que pertenecen a los entes privados o particulares.
El AGN como cabeza del SNA es el encargado de planificar y dictar las políticas
archivísticas, las cuales serán de obligada aplicación y cumplimiento en todos los
archivos que forman parte del Sistema. Para tal efecto, la ley le confiere, mediante el
art. 5, inc. a, la finalidad de: “Proponer la política nacional en materia archivística y
supervisar y evaluar su cumplimiento”. Entonces, el AGN aparte de ser el encargado de
establecer los lineamientos en la materia, también le corresponde velar por su cabal
acatamiento y ejecución.
LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS: La ley es muy escueta respecto a los

procesos técnico archivísticos, no especifica cuáles requerirán aplicarse en los archivos
y de qué forma. Únicamente se señala en el art. 2, inc. e, que parte de las funciones
del SNA son: “Asegurar la uniformidad y eficiencia de los procesos técnicos
archivísticos de la República”.
LOS ARCHIVISTAS: La ley manifiesta el interés por la formación de sus archivistas y le

encarga al AGN, art. 5, inc. d, la tarea de: “Organizar, supervisar y evaluar a nivel
nacional la formación, capacitación y especialización científica y técnica del personal
de archivos”.
 DECRETO SUPREMO 008-92-JUS REGLAMENTO A LA LEY 25323
El 26 de junio de 1992 fue aprobado el decreto supremo 008-92-JUS, que regula la ley
del SNA de Perú. Está compuesta por 10 capítulos que son los siguientes:
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 Capítulo I Generalidades: Sobre los archivos públicos, documentos públicos, PDN y

documento archivístico.
 Capítulo II Del Sistema Nacional de Archivos: Fines, funciones e integración.
 Capítulo III Del Archivo General de la Nación: Sus funciones, estructura y el jefe del
AGN y sus funciones.
 Capítulo IV De los órganos consultivos: El Consejo Nacional de Archivos, la

Comisión Técnica Nacional de Archivos.
 Capítulo V De los archivos regionales: Objetivos y funciones.
 Capítulo VI De los archivos públicos: Integración.
 Capítulo VII De las obligaciones que establece el Sistema Nacional de Archivos: El

cumplimiento de las disposiciones que dicta la ley.
 Capítulo VIII De las faltas y sanciones: Los diferentes actos que atenta contra el
PDN.
 Capítulo IX De la accesibilidad a la información: Algunos criterios sobre el acceso a

la documentación.
 Capítulo X Disposiciones transitorias.
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: El reglamento le confiere al SNA, art. 6, inc. a, la

finalidad de: “Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los
archivos públicos integrados al Sistema Nacional de Archivos”.
Para hacer afectivo lo anterior, es preciso que cuente con un ente rector encargado de
llevar a cabo todo lo que el Sistema ordene. Esta misión recae en el AGN, al respecto
el art. 9 dice: “El Archivo General de la Nación es un Organismo Público
Descentralizado con personería jurídica de derecho público interno, con autonomía
técnica y administrativa comprendido en el Sector Justicia. Es el organismo central del
Sistema Nacional de Archivos y tiene rango de Sistema Administrativo Central”. Al
AGN -como cabeza del SNA- le corresponde impulsar el desarrollo archivístico del país;
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así como, guiar la planificación de sus actividades, según lo expuesto en el art. 10, inc.
b y 13, inc. b.
Los archivos que constituyen el SNA quedan registrados en el art. 1, señala que: “El
Sistema Nacional de Archivos integra a las Entidades e Instituciones de carácter
público, que realizan funciones de archivo en el ámbito nacional para alcanzar
objetivos en la defensa, conservación, organización y servicio del Patrimonio
Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de
archivos”.
Ahora bien, si existe un SNA y un ente que lo dirija, corresponde a éstos diseñar las
políticas archivísticas para todo el territorio nacional. El AGN es el encargado de
planificar y velar por su cumplimiento, como parte de sus funciones y como regente
del Sistema, a tenor de lo que dispone el art. 10, inc. a: “Establecer los lineamientos de
política nacional en materia de archivos”, y el inc. c: “Formular y emitir las normas
técnicas sobre organización y funcionamiento en los archivos públicos a nivel
nacional”.
Estas disposiciones se complementan con las funciones del jefe del AGN, al ser éste la
máxima autoridad de ese centro de información y, a su vez, la cabeza del Sistema. El
reglamento le confiere, art. 13, inc. a, la función de: “Dirigir la política archivística
nacional”. Además: “Conducir la planificación de la actividad del Sistema Nacional de
Archivos”, según el art. 13, inc. b. Todos los lineamientos que dicte el SNA son de
obligado cumplimiento por parte de los archivos integrantes. Así lo estipula el art. 29.
Otra de las funciones que debe cumplir el Sistema es brindar asesoría a todos aquellos
archivos que formen parte de él. El art. 10, inc. d, dispone que el AGN, como director
del SNA, tiene la función de: “Asesorar, supervisar y evaluar el funcionamiento de los
archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos”.
Las comisiones como grupo especializado y de soporte al Sistema, están presentes en

el reglamento; estas son el Consejo Nacional de Archivos y la Comisión Técnica
Nacional de Archivos. La primera tiene la facultad, según el art. 20, de: “...órgano
consultivo encargado de apoyar en lo relativo a la especialidad técnica archivística al
15 | P á g i n a
órgano rector del Sistema Nacional”. Por su parte, a la segunda le corresponde, art.
21, la misión de: “...órgano consultivo especializado que emite opinión técnica a nivel
nacional en materia de Archivos”.
LOS DOCUMENTOS: El reglamento dispone la definición de documento público,

mediante el art. 3, que dice: “Documento público es el otorgado o extendido por
instituciones o personas en el ejercicio de una actividad o función pública con el que se
afirma, prueba o justifica algún hecho y que sirva para la defensa de los derechos”.
Entonces, el documento público es aquel que se genera en las diferentes instituciones
del sector estatal y, por su condición, está a la disposición de todos los ciudadanos,
salvo cuando existan restricciones especiales.
También el reglamento hace alusión al documento archivístico, el art. 5 lo define de la

siguiente manera: “Documento archivístico es aquel que contiene una información de
cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por una persona natural o
jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades y cualquiera otro
que se genere como resultado del avance tecnológico”. El documento de archivo, a
diferencia de otras acepciones genéricas, tiene la particularidad de ser el producto de
todo un entramado estructural y de una gestión específica, en el cumplimiento de una
serie de objetivos y finalidades que le han sido encomendadas a una institución física o
jurídica.
Por su parte, el PDN como componente del acervo cultural del país lo define el
reglamento, art. 4, como: “El Patrimonio Documental de la Nación es el conjunto de
documentos de valor permanente y forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación
conservados en los archivos públicos y privados del ámbito nacional que sirven como
fuente de información para la investigación en los aspectos históricos, sociales,
económicos, políticos y legales. No es materia de transferencia a ningún título sin
conocimiento y autorización expresa del Archivo General de la Nación a excepción del
heredero”.
Para poder perpetuar esa riqueza cultural que proporciona el PDN, es preciso plantear
estrategias de protección. Corresponde al SNA esa función, lo cual queda recogida en
el art. 7, inc. a, que dice: “Definir políticas y emitir normas sobre protección y defensa
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del Patrimonio Documental de la Nación”. No especifica en que consisten, pero deja

patente la necesidad de establecerlas para conseguir ese cometido.
La seguridad del PDN no solo se limita a su conservación física. También existen una
serie de elementos que atentan contra su permanencia y custodia en sus respectivos
archivos; tales como, la salida ilegal del país, la sustracción no autorizada de sus
dependencias, la apropiación ilícita, la eliminación arbitraria y la transferencia a
terceros sin la aprobación respectiva. Los cuales son considerados por el art. 32 como
faltas graves y de posibles sanciones.
Por otra parte, en reiteradas ocasiones hemos señalado el derecho que tienen los
ciudadanos al acceso a la información. El art. 34 define este concepto de la siguiente
manera: “Entiéndase por accesibilidad a la disponibilidad de los documentos para la
consulta mediante la función de servicios que realiza todo archivo”.
El acceso corresponde a toda la documentación que forma parte del PDN, art. 35, y la
que custodian los archivos que forman parte del SNA. Salvo aquella que atenta contra
los intereses y la seguridad nacional y la vida privada e intimidad de las personas, art.
36. Por su parte, el art. 37 señala que los documentos confidenciales, secretos y
estrictamente secretos son aquellos que tienen que ver con la defensa y seguridad
nacional.
LAS CLASES DE ARCHIVO: El art. 2, define los archivos públicos como: “Entiéndase por
archivos públicos los pertenecientes a las Entidades del Estado, cualquiera fuere su
naturaleza, régimen legal y dependencia, sean regionales o locales, y archivos
notariales”.
La relación que éstos tendrán con el SNA es de carácter técnico normativo, de

asesoramiento, de supervisión y de control, según lo expone el art. 28.
LOS ARCHIVISTAS: El reglamento nuevamente deja patente la trascendencia de que

los archivos del Sistema sean dirigidos por recursos humanos capacitados para tal fin,
es decir, un profesional en el área. Al respecto la disposición transitoria 1º señala que:
“Los cargos de archiveros serán ocupados por especialistas y técnicos que cumplan los
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requisitos aprobados por el organismo competente, a propuesta del Archivo General de

la Nación”.
Corresponde al AGN, como ente supremo del Sistema, velar por la formación de los
profesionales de los archivos, pues parte de sus funciones son: “Promover, apoyar y
realizar la formación profesional y capacitación especializada en archivística”; según lo
estipulado en el art. 10, inc. h.
Un aspecto significativo del reglamento es que da origen a la Escuela Nacional de

Archiveros, mediante el art.18, que funciona como órgano desconcentrado del AGN.
Corresponde a ésta la enseñanza académica y formal de los archivistas. Además, la
formación continuada, por medio de la capacitación en el área, a todos aquellos
profesionales del ámbito nacional que así lo requieran.
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS: El SNA peruano contempla la previsión para evitar la

apropiación de documentos por parte de los funcionarios. Advierte -art. 30- que ellos,
independientemente de su cargo, no podrá conservar documentos generados en el
ejercicio de sus funciones, tienen el deber de remitirlos al archivo respectivo.
Por último, el reglamento también contempla, aunque de forma sucinta, lo atinente a

la investigación, a razón de que el art. 17 menciona que a la Dirección Nacional de
Archivos le corresponde promover y conducir esta actividad.
El 19 de agosto de 1992, fue promulgada la Resolución Jefatural 153-93-AGN-J, que

regula las normas complementarias que orienta la transferencia del acervo
documental en aquellos organismos públicos en proceso de desactivación, fusión y
privatización.
El 06 de setiembre de 1993, se estableció la Resolución Jefatural 112-93-AGN-J.

Estipula las normas para la supervisión y asesoramiento de los archivos integrantes del
SNA. Su finalidad es establecer criterios uniformes para la ejecución de dicha
actividad, en aras de contribuir a su mejor organización y funcionamiento.
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El 13 de octubre de 1997, fue emitida la Resolución Jefatural 159-97-AGN-J, que

dispone el plan de prevención y recuperación por siniestros como las inundaciones. A
razón, de la necesidad de instruir al personal que labora en los archivos, para que
puedan prevenir y hacer frente a posibles catástrofes provocadas por la naturaleza.
A lo que respecta a la capacitación de los archiveros se puede decir que después de

lidiar con muchos problemas se crea la Escuela Nacional de Archiveros mediante
decreto supremo 008-92-JUS de 1992 unido al reglamento de la ley 25323 del Sistema
Nacional de Archivos. Su estatuto es de órgano desconcentrado del AGN. Pero fue
recién que el 5 de octubre de 1995 que marca el inicio de sus actividades en beneficio
de los archivos del Perú.
Ya para inicios del nuevo milenio se tiene una nueva realidad de las instituciones del
estado pues con los cambios políticos estructurales de fines de 1992 con el gobierno
del ingeniero Alberto Fujimori se expiden diferentes dispositivos legales para iniciar el
proceso de modernización en el Perú, destacándose la participación de la mayoría de
las instituciones en forma comprometida han ido modificando y agilizando sus
procedimientos a través de sus funcionarios lo cual es vital para lograr el cambio e ir
consiguiendo nuevos modelos qué conduzca a conseguir satisfactoriamente en forma
integral los fines y objetivos de la modernización del estado en sus diferentes sectores
de actividad. En este gran cambio son los archivos, una vez más, los que se adaptan a
los cambios a pesar una vez más del poco apoyo logístico y económico.
Un primer avance que implicaba a la generación de documentos en el sector público es

el decreto legislativo 757 ley marco para el crecimiento de la inversión privada de
1992, se dispuso que cada organismo público aprobará su Texto Único de
Procedimientos Administrativos (TUPA) con la finalidad de establecer una especie de
inventario de los procedimientos que se dan en cada organismo público para el
otorgamiento de un determinado servicio. Las entidades de año en año aprueban su
TUPA fijando además el costo para cada servicio, esto permite garantizar el
cumplimiento de plazos, reduciendo o racionalizando el trámite; por consiguiente se
agilizan los procedimientos, incidiendo también en la reducción de documentos al
19 | P á g i n a
abreviados de cada paso seguir en la obtención de un resultado o servicio. Este

dispositivo forma parte del proceso de modernización integral del estado dispuesto
por el decreto legislativo 834 en el cual se inicia el programa de modernización de la
Administración Pública (AP).
Los archivos públicos forman parte sustancial de la AP y como tales están encaminados
más a lo social que lo económico porque los archivos cumplen básicamente con un
servicio dirigido a testimoniar los derechos y obligaciones de la comunidad,
contribuyendo a garantizar la seguridad jurídica y ciudadana, es uno de los principales
compromisos de todos los gobiernos del mundo.
Como es natural, los archivos como espacio funcional dentro de una organización y
cuando se trata de un Sistema Nacional de archivos se organizan a partir de una
entidad central que los conduce bajo directrices técnicas en un determinado ámbito
territorial. Es en esta época que se evidencia una mayor demanda de la población en lo
que se refiere a más necesidad de información se llega al usuario a través de diferentes
medios, y participación de la opinión pública en la toma de decisiones, empieza a darse
un nuevo cambio en lo concerniente al servicio de los archivos, se empieza a hablar en
el mundo moderno de acceso a la información y de protección de los derechos
humanos del ciudadano con la documentación guardada en ellos.
Para cumplir el nuevo rol se necesita contar con una AP moderna, insistir con una
mentalidad de innovación y de cambio. Esto podemos hacerlo en los archivos
mediante luz a nuevas tecnologías, la política información mediante los archivos y la
preferencia de atención de los ciudadanos habidos de información y transparencia de
sus instituciones.
Con la caída del gobierno dictatorial del ingeniero Alberto Fujimori (1990-2001) hay un
enorme ansias por saber que paso en esos años oscuros donde se cometieron
innumerables crímenes de lesa humanidad y corrupción de funcionarios, fueron los
archivos los lugares en que el ciudadano de la época recurren.
20 | P á g i n a
I.4. CUARTA ETAPA: EL AGN Y EL MGD
El AGN hoy es un organismo público ejecutor y, en su condición de ente rector del

SNA, con atribución para establecer políticas en, por ejemplo, la conservación del
patrimonio documental de la Nación. Es una entidad adscrita al Ministerio de Cultura,
a partir del 15 de julio del 2010 a través de la Ley N° 29565, Ley de Creación del
Ministerio de Cultura (Según el art. 11°, el AGN se considera como organismo adscrito
al Ministerio de Cultura, anteriormente pertenecía al Ministerio de Justicia), pero de
carácter multisectorial. En el organigrama del Estado peruano, el AGN tiene rango de
Sistema Administrativo Central y su máxima autoridad se nombra a través de una
Resolución Suprema. Además, en materias administrativas tiene personería jurídica de
derecho público interno, goza de autonomía técnica y administrativa, y constituye un
pliego presupuestal propio. El AGN tiene dos órganos de línea: la Dirección Nacional de
Archivo Histórico (DNAH) y la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo
Intermedio (DNDAAI); además de un órgano desconcentrado que es la Escuela
Nacional de Archiveros (ENA). Lo dicho, entonces, significa que el AGN es la Institución
del Estado peruano encargada de defender y conservar el patrimonio documental de
la Nación; de normar su correcta organización y custodia; además de formar a los
profesionales encargados de tal tarea.
Con respecto a la actualidad, el Perú se encuentra inmerso en un proceso de

digitalización que le permite sentar las bases de un Gobierno Digital como lo propugna
la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), organización a la
que nuestro país aspira ser parte, y, siendo que todas las organizaciones,
independientemente de su tamaño o de su naturaleza, generan información como
resultado de sus procesos de trabajo, de lo cual el ámbito público no queda excepto,
los documentos como un tipo de información son activos que forma parte del capital
intelectual de una organización. Este proceso de digitalización inicia con la Ley Nº
27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, de 30.ENE.2002, por la
cual se declaró al Estado Peruano en proceso de modernización en sus diferentes
instancias, dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, teniendo como
21 | P á g i n a
principal propósito el “…mejorar la gestión pública y contribuir en el fortalecimiento de

un Estado democrático, descentralizado y al servicio del ciudadano.
Actualmente, se cuenta con Políticas Nacionales que respaldan este proceso, como la
Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, que constituye el principal
instrumento orientador de la modernización de la gestión pública en el Perú. Establece
la visión, los principios y lineamientos para una actuación coherente y eficaz del sector
público al servicio de los ciudadanos y el desarrollo del país, y la Política Nacional de
Gobierno Electrónico 2013-2017. En tal contexto, y en armonía con las señaladas
Políticas Nacionales, se emitió el “Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 -
2016” cuyo Objetivo Estratégico 2º establecía como una de sus acciones la 2.2.
Incorporar los procedimientos administrativos más demandados en la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado Peruano – PIDE, disponiendo como responsable de tal
acción a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del
Consejo de Ministros - ONGEIPCM, hoy a cargo de la Secretaría de Gobierno Digital -
SEGDI6
En este punto, no debemos perder de vista la Ley Nº 29158 - Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo, que establece, entre otros, el Principio de servicio al ciudadano por el cual
las “…entidades del Poder Ejecutivo están al servicio de las personas y de la sociedad;
actúan en función de sus necesidades, así como del interés general de la nación.
En esta nueva etapa el AGN siendo la cabeza del SNA en el Perú, deja de tener el
protagonismo ante estos nuevos cambios y es la Presidencia de Consejos de Ministros
(PCM) perteneciente al Poder Ejecutivo el que toma la batuta sobre legislación del
tratamiento de los archivos de gestión de las instituciones públicas, dejando al AGN
solo como un supervisor de los cumplimientos de dichas normas y queda relegado a un
segundo plano en lo concerniente a la administración documental de la nación.
El gobierno electrónico permite optimizar la protección de los documentos de los

archivos de las entidades públicas obligadas a informar, la información debe estar
respaldada en los documentos de archivo. La administración pública tiene que
garantizar la autenticidad de los documentos que sirve on-line para ofrecer el servicio,
su valor probatorio no debe afectarse mientras se transmite a través de la Internet. La
22 | P á g i n a
SGDEA debe permitir capturar, procesar y servir los documentos, además de

interactuar con el administrado para la presentación de sus requerimientos como en la
respuesta inmediata que el llamado gobierno electrónico se propone, deberá
comprender todos los procesos archivísticos incluyendo la transferencia y eliminación
según la normativa del país. Controlar las eliminaciones no autorizadas que pongan en
peligro los derechos y obligaciones de las entidades y de los ciudadanos sustentados
en los documentos de archivo. Planificar y sobre todo, contar previamente con
políticas y normas técnicas, que de alguna manera, aseguren la protección de los
documentos más valiosos y necesarios para el normal funcionamiento de las
organizaciones
Todo esto se refleja en la Gestión documental moderna que favorece la puesta en

servicio de los documentos a los administrados. Los documentos electrónicos,
integrantes del acervo documental de las organizaciones que optan por este tipo de
soporte, no son atendidos por los archiveros en la mayoría de los casos y son
relegados a ser guardianes de documentos de papel, contraviniendo un principio
básico de la archivística que no importa el soporte de la documentación, el archivero
es el profesional adecuado para la manipulación y custodio de los documentos y la
información contenida en ella.
El Modelo de Gestión Documental (MGD), recoge la amplia experiencia que algunas

entidades públicas tienen en la implementación de una gestión documental exitosa,
tales como el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), el Ministerio
de Cultura, el Servicio Nacional de Capacitación para la Industria de la Construcción
(SENCICO), la Agencia de Compras de las Fuerzas Armadas del Ministerio de Defensa
(ACFFAA), entre otras; quienes tomaron como base para su implementación la Ley N°
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General – LPAG.
Con fecha 09 de agosto de 2017 se publicó en el diario oficial El Peruano la aprobación

del Modelo de Gestión Documental (MGD) para su implementación obligatoria en
todas las entidades del Poder Ejecutivo y voluntaria u opcional en el resto del sector
público, de conformidad con el artículo 8º del Decreto Legislativo Nº 1310 con
23 | P á g i n a
respecto a la interconexión de sistemas de tramite documentario o similares entre

entidades.
El Modelo de Gestión Documental (MGD) se basa en estándares y buenas prácticas.

Define la política, objetivos y procesos que permitirán implementar y mantener flujos
documentales óptimos en una entidad, facilitando la trazabilidad e interoperabilidad
con sistemas o aplicaciones de gestión documental de otras entidades.
Se soporta en documentos digitalizados, técnica y jurídicamente válidos por medio de

la firma digital, por lo que hace obligatorio el uso de la Ley de Firmas y Certificados
Digitales y por ende, en el marco de los documentos electrónicos, el uso de la
microforma, lo que la coloca en una posición relevante para efectos de la
modernización del Estado y la Simplificación Administrativa.
El Modelo de Gestión Documental fue publicado en el Portal del Estado Peruano

(www.peru.gob.pe), en el portal de la Secretaría de Gobierno Digital – SEGDI de la
Presidencia del Consejo de Ministros (www. gobiernodigital.gob.pe), y en el portal
institucional de la Presidencia del Consejo de Ministros (www.pcm.gob.pe).
IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las entidades que implementen el Modelo de Gestión Documental deben incorporar

en sus Planes Operativos Institucionales las acciones necesarias definidas según el
modelo. El Titular de cada entidad designa al Responsable Directivo de la Gestión
Documental Institucional quien se encargará de coordinar la implementación.
Seguimiento de la implementación
Las entidades que implementen el MGD deben informar trimestralmente a la

Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI antes ONGEI) el avance en la implementación del
Modelo de Gestión Documental. La SEGDI elaborará semestralmente un informe de
evaluación que dé cuenta del cumplimiento de la implementación del referido Modelo
por parte de las entidades comprendidas en el alcance.
La SEGDI también emite las directivas o lineamientos necesarios para la efectiva
24 | P á g i n a
implementación y mantenimiento del Modelo de Gestión Documental. Conjuntamente

con las entidades que han participado en su elaboración brindará el asesoramiento
metodológico y técnico, así como también desarrollará capacitaciones a las entidades
que lo requieran.
Esquema de componentes del Modelo de Gestión Documental MGD
La implementación del MGD debe incluir como mínimo el desarrollo de todos sus
componentes, los cuales comprenden 02 ejes transversales, 10 requisitos y 04
procesos, el modelo es flexible en el sentido que permite definir e incorporar
componentes adicionales como mejoras.
Los documentos electrónicos que las entidades intercambien comprenderán:

información básica sobre el documento, representación de la firma digital,
documentos anexos y metadatos asociados.
Principios del Modelo de Gestión Documental – MG
1. Liderazgo – La máxima autoridad de la entidad debe mostrar liderazgo y

compromiso respecto a la implementación y mantenimiento del MGD
dirigiendo este proceso mediante políticas, objetivos y acciones que aseguren
la disponibilidad de los recursos necesarios para su implementación, operación,
mantenimiento y mejora continua.
2. Transparencia y apertura de datos – La implementación de un MGD, contribuye

a que las entidades cuenten con documentos fiables que evidencien el
desarrollo de sus actividades en forma clara, abierta y precisa.
3. Integración – La entidad integra el MGD a su gestión estratégica desde una

perspectiva sistémica, satisfaciendo los requisitos de gestión de documentos de
los diferentes procesos y sistemas de gestión implementados en la entidad.
4. Seguridad – Los documentos contienen información relevante por lo que deben

ser gestionados como un activo valioso, asegurando su integridad,
disponibilidad y confidencialidad, los principios de una microforma.
25 | P á g i n a
5. Eco eficiencia – minimiza el consumo de recursos y el impacto negativo en el

ambiente, sin afectar la calidad de los procesos y servicios.
6. Digitalización – Promueve la transición de los procesos de creación y

administración de documentos en un entorno digital, facilitando la
interoperabilidad entre las entidades de la Administración Pública, dentro del
marco del MGD en el marco de Ley de Firmas y Certificados Digitales
7. Mejora Continua – La supervisión, revisión y mejora continua del desempeño

del MGD, permite identificar oportunidades que contribuyan a aumentar la
eficacia y eficiencia de los procesos de la entidad.
Beneficios del MGD
 Facilitar el intercambio de documentos y comunicaciones entre las entidades

públicas.
 Asegurar que los procesos de acceso a la información y transparencia

establecidos por la entidad se gestionen de forma adecuada, y de acuerdo a la
normatividad vigente en dicho ámbito.
 Contar con información fiable, útil y accesible, generando confianza en los

ciudadanos.
 Reducir costos y tiempos en la gestión de documentos de las entidades.
 Promover la coordinación y articulación de políticas sobre gestión documental

en las entidades públicas.
 Promover una cultura de buenas prácticas sobre política de gestión de los

documentos dentro de la organización.
 Ayudar en la toma de decisiones y en la asignación óptima de los recursos.
 Facilitar la búsqueda de documentos necesarios para dar respuesta a una

solicitud de acceso a la información en el menor plazo posible.
26 | P á g i n a
Podemos afirmar que los avances archivísticos en los últimos años son sorprendentes
en lo que se refiere a la aplicación de las tecnologías de la información y comunicación
(TIC) Si bien, los archivos peruanos de la administración pública aun trabajan con papel
en gran porcentaje, poco a poco se van incorporando los documentos electrónicos de
origen en la gestión documental. En la actividad privada, igualmente, se van
modificando las formas de gestionar los documentos en cuanto al soporte, prefiriendo
los digitales. En ambos sectores se consideran las ventajas de acceso y reducción de
espacios en la conservación.
Se visualiza con mayor claridad el avance de la Archivística en el servicio de la

información al ciudadano a través del e-gobierno, facilitando una series de trámites
administrativos que es posible realizar desde un puesto de computadora sin tener que
desplazarse a las oficinas públicas, pero los documentos previamente tienen que ser
trabajados archivísticamente para su organización a fin que se permita ponerlos al
servicio en un SGDEA y en Internet, que goce de las condiciones necesarias de
seguridad para gestionar documentos auténticos, fiables e íntegros a fin de evidenciar
el acto administrativo realizado. Existen normas técnicas internacionales para este
objetivo y vienen siendo aprovechadas satisfactoriamente. Podemos aplicar ISO 30300
y 30301 de gestión documental, ISO 27001 de seguridad de la información, ISO 19011
de gestión de auditoria, etc., los sistemas híbridos serán el resultado del manejo de
documentos en soporte de papel y digital.
Por el momento, no auguramos una situación cero papel, siempre habrá necesidad de
considerar los documentos esenciales o de valor permanente en el soporte de papel, lo
que no significa negarse a la aplicación de las TIC en la gestión documental, todo lo
contrario considerando las múltiples ventajas que nos brindan.
Actualmente la Archivística y los archiveros manejan conceptos como la transparencia

de la función pública y la rendición de cuentas, el gobierno abierto, los datos abiertos,
etc. donde los documentos de los archivos son los actores principales porque sin los
documentos estos conceptos no serían viables. El Perú como otros países asume
compromisos con organismos internacionales como la Alianza para el Gobierno
Abierto y viene haciendo grandes esfuerzos para su incorporación a la OCDE. Para
27 | P á g i n a
estos propósitos la información de la gestión de gobierno es vital, en tanto todo acto

administrativo queda registrado en los documentos de los archivos que se conservan
en las organizaciones públicas y son evidencias para la transparencia, la rendición de
cuentas y la lucha contra la corrupción. Por lo tanto, los archivos requieren de las
mejores seguridades de custodia para la permanencia de la información.
El censo que realiza la Red de Transparencia y Acceso de la información de américa

latina, la que el Perú es integrante, nos muestra la realidad actual de los archivos
peruanos con la implementación del MGD (año 2010) en su informe de diagnóstico.
Presentamos algunos resultados:
28 | P á g i n a
29 | P á g i n a
Respecto a la situación actual del local actual del Archivo General de la Nación (AGN)
cuya sede central está en Lima, y con el que se articulan los archivos regionales o
departamentales del país. A continuación reproducimos la opinión del historiador
Carlos Contreras Carranza[ CITATION car09 \l 10250 ] a propósito de la situación actual
del local del AGN:
“La sede central está en este momento repartida en tres locales. Uno de ellos
es el sótano del Palacio de Justicia, sobre el que pende, una orden de desalojo.
Tal es el estado del más importante repositorio documental del país ad portas
de conmemorar el bicentenario de la república. Reúne en total treinta
kilómetros lineales de documentos puestos de pie. Solo cien metros de ese
total; es decir, la tercera parte del 1%, está digitalizada, que es la forma
moderna como hoy los archivos del mundo procuran resguardar su
documentación y facilitar su uso.”
Debemos considerar como una tarea prioritaria garantizar el cuidado del patrimonio

documental que guarda el AGN. Se conservan ahí valiosos documentos, cuya
antigüedad se remonta a quinientos años, como el Protocolo Ambulante de los
Conquistadores, donde constan las operaciones del reparto del rescate de Atahualpa,
o el testamento de Gonzalo Taulichusco, el último curaca de Lima. Ahí reposa nuestro
pasado, a la espera de su reconstrucción.
Con ocasión del bicentenario de la independencia, el mejor reconocimiento que podría

hacerse a la comunidad de historiadores y, en el fondo, a la ciudadanía del Perú
entero, es dotar de un local propio y adecuado al AGN. Uno que esté al mismo nivel de
los de Santiago de Chile o Santa Fe de Bogotá (por citar países vecinos) que, ni por
asomo, contienen la riqueza del nuestro. De la comisión para el bicentenario formada
por el gobierno hemos escuchado hablar de parques conmemorativos, cinematecas y
ediciones de libros, pero nada del archivo.
Se cuenta ya con un terreno sobre la avenida Paso de los Andes en Pueblo Libre, muy
cerca del actual Museo Nacional de Historia y Arqueología. Una ubicación
relativamente céntrica y bien comunicada, que consolidaría esta bonita zona del
distrito de los libertadores como el rincón de la historicidad. Sin embargo hay
30 | P á g i n a
funcionarios que tienen la idea que este se haga en un lugar con menos humedad,
como Arequipa, Ayacucho o Moquegua.
La idea del archivo nacional fuera de Lima no es mala, pero los repositorios

(bibliotecas, museos, archivos) deben estar cerca de sus usuarios. Ninguna otra ciudad
del país concentra el número de historiadores que tiene Lima, donde existen tres
facultades de Historia (en Arequipa y Ayacucho existe solo una, y ninguna en
Moquegua). Un reciente artículo del archivero César Gutiérrez alerta, además, del
difícil estado en el que se encuentran los archivos regionales. El de Huancavelica, por
ejemplo, cuenta con una importante documentación, que se remonta al mismo siglo
XVI, pero es muy poco consultada por su difícil accesibilidad. Al AGN de Lima acuden,
en cambio, unos 300 investigadores por mes, incluyendo a un 10% de extranjeros.
Sería una contradicción tremenda celebrar el bicentenario con inauguraciones de

parques, monumentos y museos, al lado de una documentación histórica dispersa y en
peligro de perderse por la incuria y la desidia de las autoridades.”
La situación a este año no ha cambiado a solo falta de 2 años de las celebraciones del
bicentenario nacional ¿se tendrá que esperar el tricentenario? Nos preguntamos
irónicamente.
31 | P á g i n a
II. LOS CENSOS NACIONALES DE ARCHIVOS DE 1994 Y

2014:
Su aplicación y resultados de los censos que se realizaron en esos años, era analizar y
saber la situación de los archivos en todo el territorio nacional, a continuación
resaltamos algunas cifras: Las características comparativas entre los dos censos se
visualizan en el siguiente cuadro:
32 | P á g i n a
a) El número de archivos censados en el I Censo Nacional de Archivos 1997,

ascendió a 2 407, mientras que en el II Censo Nacional de Archivos 2014, las
unidades censadas fueron 3 262; es decir 35,5% más. El número de archivos
censados públicos y notariales en el II Censo Nacional de Archivos 2014,
representan el 34,8% y 38,0%, más que los archivos censados del mismo tipo
en el I Censo Nacional de Archivos 1997, respectivamente. Mientras que en el
caso de Arzobispados/obispados el porcentaje es mayor en 66,7%.
b) Los archivos que fueron censados en 1997, en el sector Ejecutivo,

representaron el 76,4% del total; mientras que los que fueron censados en el
2014, representan el 35,9%; la diferencia de 40,5 puntos porcentuales se
explica por los cambios estructurales y funcionales que ha registrado el Estado
en los últimos años, por ejemplo se fusionaron instituciones públicas o se
transfirieron responsabilidades a los gobiernos regionales y locales. Lo
comentado anteriormente, se refleja en el incremento que se ha registrado en
el número de archivos de los gobiernos regionales y locales. Así, en 1997 los
archivos censados fueron 46 y 322, respectivamente, lo que representa el 2,3%
y 15,9% del total de archivos censados. Mientras que en el 2014, estas cifras
ascienden a 889 y 367 archivos, en cada caso, es decir, el 35,3% y 14,6%,
respectivamente.
33 | P á g i n a
c) En relación a la ubicación del local del archivo de la entidad pública, respecto a

la estructura orgánica de la entidad, el 62,1%, de los archivos informantes,
contestó de manera afirmativa; en tanto que el 37,9% manifestó que no se
encontraban dentro la estructura orgánica de la entidad a la que pertenece.
Respecto a si el archivo tiene presupuesto asignado se observa que el 81,5%, de
los archivos respondieron que No. Mientras que el 18,5%, manifestó que
contaban con presupuesto asignado. En relación a la disponibilidad de personal
permanente en el archivo, el 59,9% de los archivos informantes respondieron
que Sí. El 40,1% complementario respondió negativamente.
34 | P á g i n a
d) En relación al conocimiento de las leyes y dispositivos legales del Sistema

Nacional de Archivos. Se preguntó sobre el conocimiento de los dispositivos
legales vigentes: la ley Nº 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos, el
Decreto Legislativo Nº 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nación y la Resolución Jefatural Nº 076
Reglamento de Aplicaciones y Sanciones. Respecto al conocimiento de la ley Nº
25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos, el 60,8% de los archivos de
entidades públicas manifestó desconocer la ley. De manera similar el 64,4%
manifestaron que desconocían el Decreto Legislativo Nº19414 Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Mientras
que, el 65,9%, desconocía la Resolución Jefatural Nº 076 Reglamento de
Aplicaciones y Sanciones.
e) El 62,4%, de los archivos de entidades públicas indicaron que el local en el que

se encuentran es Propio. El 23,9%, manifestó que el local del archivo era
Alquilado. Mientras que en el régimen de tenencia, Cedido y Prestado,
representan el 9,1% y 4,4%, del total de los archivos censados,
respectivamente. Solo el 0,3% manifestó estar en Otro régimen de tenencia
(Incautado, Litigio, Compartido, entre otros).
35 | P á g i n a
36 | P á g i n a
III. CONCLUSIONES
Respecto a la mayor protección desde su gestión a la documentación de origen

gubernamental y privado podemos decir que:
a) La protección de los archivos públicos en la lucha contra la corrupción exigen

un real y efectivo compromiso de las autoridades gubernamentales para
contribuir a la eliminación de la impunidad.
b) Es necesario terminar con la cultura del secretismo en el acceso a los

documentos de interés público, para que no se convierten en una barrera para
la verificación de hechos de corrupción de la gestión gubernamental.
c) Mejorar los sistemas de auditoría incluyendo las acciones inopinadas, deberán

iniciarse con la verificación de los documentos producidos en la gestión
administrativa y las decisiones de la función pública, técnicamente organizadas
de acuerdo con las normas archivísticas para lo cual es necesario un trabajo
coordinado entre la Contraloría General de la República y el Archivo General de
la Nación.
d) Se debe trabajar medularmente las actividades del Estado entre los

funcionarios públicos y la sociedad a partir de la enseñanza escolar, a fin de
reforzar los valores familiares para que contribuyan a redimensionar el
componente ético desde la edad temprana. En estos planes la protección de
documentos públicos de ver hace un tema esencial.
e) La ética es un asunto de suma importancia para la eficacia del sistema

gubernamental, donde el cuidado y protección de los documentos públicos
sean incluidos en los códigos de ética como la observancia obligatoria para
todos los funcionarios públicos.
37 | P á g i n a
f) Será necesario mejorar los sistemas de incorporación de funcionarios, temas de

la transparencia de los actos y actividades administrativas enfatizar en la
obligación de ponerlo por escrito, lo que conducirá una efectiva rendición de
cuentas debidamente documentada. Acumular una gran cantidad de
documentos consume tiempo y recursos pero será la mejor manera de llevar a
juicio exitosamente los casos de corrupción si se tienen los documentos
sustentatorios – evidencia – que visualicen las responsabilidades en la etapa de
investigación administrativa, judicial y política.
Respecto a la estructuración de los archivos a nivel nacional:
a) Para la mejor función del SNA es preciso realizar algunos ajustes al manejo de
la normativa descentralizada puesto que el país cuenta con un archivo general
de carácter nacional que ejecuta su normativa en los documentos producidos
en los organismos de jurisdicción nacional, ministerios y otras entidades
públicas, así como de entidades locales de la capital; por otro lado en cada
capital de región se cuenta con los archivos regionales con los mismos atributos
y funciones que el nacional, pero circunscritos a su jurisdicción sin perjuicio de
la jerarquía del AGN.
b) El AGN deberá mantener sus funciones supervisor de los activos estatales a

nivel nacional y de coordinación con los archivos de carácter privado que
funcionan en la capital de la república. La misma función tendrá los archivos
regionales pero en su jurisdicción.
c) Todos los archivos del sistema deben estar conectados mediante redes, a
través cuáles todos ponen a disposición sus auxiliares descriptivos, algo que ya
el CONCYTEC intentó hacerlo pero por factores económicos no le permitieron
lograr su integración. Esperemos que la digitalización y la descripción en línea
facilitara en un futuro su consulta directa de los documentos.
38 | P á g i n a
Respecto a la infraestructura:
a) Uno de los grandes problemas de la archivística en casi todos los países

latinoamericanos es la generalizada faltas de locales apropiados, salvo pocas
excepciones como Costa Rica Colombia México Bolivia qué tiene locales
construidos expresamente para archivos han sido adecuados viejos locales pero
de acuerdo a los requerimientos de la moderna archivística.
b) Nuestro país venimos clamando por un nuevo local que reúna las condiciones
propias de la función. Es cierto que se tiene un local propio pero en un lugar no
adecuado. En los departamentos las cosas más complejas la mayoría de los
archivos funciona en locales alquilados y no aptos para la documentación
almacenada. En cierta ocasión en la ciudad departamental del cusco ocupó el
local de un hotel. De manera general la necesidad de un local adecuado se hace
más ostensibles por la falta de espacios para realizar los volúmenes de
documentos que se tienen, aunque es posible considerar que debido a la
transición de soportes digitales esta se reducirá, sin embargo esto implicaría
además la imposición de un archivo virtual adecuado.
c) Naturalmente no basta con disponer de un local adecuado equipado

convenientemente con elementos de las nuevas tecnologías del sistema
informático pues debido a que aunque la tendencia y política creciente es el
“Cero papel” la realidad de esta generación con dicta que el soporte papel por
su inherentes características por lo pronto no desaparecerá, y siempre será
necesario custodiarlo.
En lo concerniente a las entidades gremiales de archivos:
a) Los gremios profesionales tengan la designación que tengan siempre deben

tener la función de fortalecer la profesión, escrutar perfeccionamiento y
aportar al conocimiento de la importancia de esta excelentísima profesión, tal
39 | P á g i n a
como ocurre con las organizaciones de otras profesiones: los colegios de

abogados de médicos e ingenieros, etc.
b) Los archiveros peruanos en la actualidad están confederados a una variedad de

organizaciones pero estás están debilitadas o han perdido su dinamismo inicial
inclusive una de las instituciones más representativas como la asociación
peruana de archiveros ha desaparecido por la irresponsabilidad de algunos de
sus integrantes. Es preciso unificar para construir, fortalecer nuestra profesión
plasmada en una organización para ser pronto interlocutores en los temas que
nos atañe y como fuerza proponer los proyectos de ley tan necesarios ante el
ejecutivo.
c) En coordinación con las universidades de formación profesional universitario

debemos emprender la creación del Colegio de Archiveros y la recaudación de
recursos necesarios para su permanencia que no dependa únicamente de la
contribución voluntaria de sus Asociados, no pensar que el colegio pueda ser
algo más que un gremio de lucha por los derechos laborales sino más bien es
una forma de entender una voz única de todos los asideros ante la realidad de
los archivos en el Perú.
En lo que respecta a la legislación archivística:
a) Se legisle sobre las limitaciones al plazo en el que los documentos oficiales

deben permanecer al margen de la consulta a fin de que en el tiempo
establecido puedan ser consultados. Las limitaciones no pueden ser indefinidas,
a menos que impliquen datos de índole de propiedad personal o de seguridad
nacional y tal como lo señala la ley.
b) Se regule la clasificación de documentos como secretos confidenciales, etc.,

suelen aplicar los funcionarios gubernamentales a veces de manera arbitraria
para evadir el control posterior de sus malos actos. En todo caso se aplique con
conocimiento del AGN y archivos regionales.
40 | P á g i n a
c) Se sancione la destrucción de documentos al margen de la ley con el mismo

rigor que el peculado y la malversación de fondos. para esto al AGN se le debe
dar facultades sancionadoras efectivas como le corresponde por ser cabeza del
SNA.
d) Se debe sancionar a los funcionarios de todos los niveles que al dejar sus cargos
llevan consigo muchos documentos generados bajo su administración puesto
que pertenecen al estado. Además sancionar drásticamente a las personas que
no cumplan las normas y decretos relativos a los archivos, porque están yendo
contra la integridad cultural de una nación tal y como lo plasma la ley.
e) Obligar los archivos de gestión de los organismos públicos que cada fin de
mandato presidencial transfiera los documentos correspondientes de este
periodo. El respeto a la integridad en los documentos es garantía de una
honesta administración y también de eficiencia.
Respecto a la formación profesional:
a) Se debe aprovechar la coyuntura actual puesto que la archivística, los

archiveros y los archivos se encuentran sumamente vinculados a conceptos de
mucha relevancia para nuestro estilo de vida democrático, los conceptos de
transparencia, rendición de cuentas, el gobierno abierto, lucha contra la
corrupción, etc. Los documentos de los archivos son los actores principales,
porque sin los documentos estos conceptos no serían factibles ergo resulta
indiscutible que los archivos requieren de las mejores atenciones de custodia,
manejo y tratamiento con el fin de garantizar la permanencia de la información.
b) Es una necesidad apremiante incluir en la malla curricular de la formación

profesional la aplicación y uso de las TIC, a fin de facilitar su aplicación en las
diversas modalidades y resultados de acuerdo con el desarrollo tecnológico.
41 | P á g i n a
IV. BIBLIOGRAFÍA
ALVA, J. D. (2010). revista de la pontificia universidad catolica del peru. Obtenido de

Conservando el pasado desde el presente: El Archivo:
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de la Nacion, p. 41-48.
43 | P á g i n a

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HISTORIA DE LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ… LOS ÚLTIMOS 50 AÑOS

I. HISTORIA INSTITUCIONAL DE LOS ARCHIVOS EN EL PERÚ..................................................4

I.1. PRIMERA ETAPA: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN...................................................4

I.2. SEGUNDA ETAPA: ¿EL AGN SE INDEPENDIZA?...................................................................6

I.3. TERCERA ETAPA: EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS...................................................12

I.4. CUARTA ETAPA: EL AGN Y EL MGD..................................................................................21

II. LOS CENSOS NACIONALES DE ARCHIVOS DE 1994 Y 2014:..............................................32

El Archivo General de la Nación (AGN) fue fundado el 15 de mayo de 1861 en el

El principal mandato de aquel Archivo Nacional era conservar la documentación del

Es así que el conocimiento de nuestra historia archivística contribuiría notablemente a

Abordaremos el tema según los acontecimientos más importantes que se han

I. HISTORIA INSTITUCIONAL DE LOS ARCHIVOS EN EL

 1972, cuando el Decreto Ley 19268 cambia de denominación al Archivo

I.1. PRIMERA ETAPA: EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Los cambios políticos, económicos y sociales que afectaron al país a finales de la

a) La elevación del nivel jerárquico de la institución. Por la envergadura que

I.2. SEGUNDA ETAPA: ¿EL AGN SE INDEPENDIZA?

De esta manera se doto al AGN de jóvenes profesionales especializados y entusiastas

La gigantesca tarea de transformar los archivos y la archivística peruana no hubiera

La OEA ofreció una amplia colaboración y ayuda a nuestros activos, destacando la

La UNESCO contribuyó decididamente el desarrollo de los archivos a través de varios

Países como España y Argentina colaboraron estrechamente con el desarrollo de

Destacamos el informe RAMP (National Archives System and Record Management) de

a) se recomienda que el AGN debía configurarse únicamente como archivo

propio para el archivo intermedio en Lima. Los archivos departamentales para

El primer censo de Archivos de la Administración Pública de Lima y Callao realizada en

En lo referente a la selección documental se tenía datos de que se producían

haber efectuado eliminaciones y un 17% no sabía de ese procedimiento archivístico,

Ante esta problemática el AGN crea en 1982 la dirección General de Archivo

 RESOLUCIÓN JEFATURAL 073-85-AGN-J

El 31 de mayo de 1985 fue aprobada la Resolución Jefatural 073-85-AGN-J, que dicta

 NORMA GENERAL SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

La norma indica que la administración de archivos es el conjunto de principios,

 NORMA GENERAL SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La normativa señala que la organización de documentos consiste en el proceso de

 Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos

 Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica

 Facilitar la localización de los documentos para la recuperación

Establece que la clasificación de los documentos en los archivos de gestión será

La ordenación por aplicar será de acuerdo al método que mejor se adapte a la

 NORMA GENERAL SOBRE LA DESCRIPCIÓN

La norma establece que la descripción consiste en identificar, analizar y determinar las

Los auxiliares o instrumentos descriptivos por utilizar son el inventario de transferencia

 NORMA GENERAL SOBRE LA SELECCIÓN

Considera la selección de documentos como el proceso archivístico que consiste en

documentos de valor permanente, permitir la eliminación periódica de los documentos

 NORMA GENERAL SOBRE LA CONSERVACIÓN

 NORMA GENERAL SOBRE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

Los servicios archivísticos consisten en poner a disposición de los usuarios la

 RESOLUCIÓN JEFATURAL 117-86-AGN-J

El 09 de julio de 1986 fue emitida la Resolución Jefatural 117-86-AGN-J, establece las

 RESOLUCIÓN JEFATURAL 173-86-AGN-J

El 18 de noviembre de 1986 se aprobó la Resolución Jefatural 173-86-AGN-J; dispone

conservación de documentos. Presenta sendos anexos con formularios para su

I.3. TERCERA ETAPA: EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Después de varios años de continuas gestiones, el 10 de junio de 1991 fue promulgada

 EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El Sistema es concebido bajo la perspectiva de dos vertientes. La primera, busca la

Archivo General de la Nación es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de

LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS: La ley es muy escueta respecto a los

LOS ARCHIVISTAS: La ley manifiesta el interés por la formación de sus archivistas y le

 DECRETO SUPREMO 008-92-JUS REGLAMENTO A LA LEY 25323

 Capítulo I Generalidades: Sobre los archivos públicos, documentos públicos, PDN y