Regional Tolima:

Centro de Industria y Construcción   

Programa de Formación Virtual:

Legislación Documental en el Entorno Laboral

Ficha de Caracterización: 2000674

Instructora:
Adiela Ortiz Jiménez

Aprendiz:
Jeison Noguera Franco

Actividad:
Informe: La importancia de la Conservación de los archivos.

Bogotá D.C., jueves 10 de octubre de 2019

Informe: de la importancia de la conservación de los archivos
El ejercicio se basa en el Artículo 5 del decreto 2609 de 2012 que trata de los principios
del proceso de gestión documental. Se debe elegir uno de estos principios y realizar una
presentación que explique su importancia y como debe aplicarse en la empresa privada.

Desarrollo:
Aplicar y desarrollar los principios de Gestión Documental son de suma importancia ya
que nos permite la regulación, control y sobre todo la planeación en los diferentes
procesos administrativos de la empresa.
Dentro de los procesos de Gestión Documental se establecen los principios y estrategias
para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a fin de garantizar
su acceso y conservación.
Debido a la ley 594 de 2000 podemos concluir que el concepto de archivo es el conjunto
de documentos que produce una empresa. Estos documentos deben ser debidamente
clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones acertadas.

Artículo 5°. Principios del Proceso de Gestión Documental Son de suma importancia para
que la empresa tenga un óptimo acceso a la información y brindar los lineamientos para la Gestión
Documental de acuerdo a la normatividad vigente.

A. La Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a
facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un
documento.

La Planeación es implementación de los protocolos, normas y objetivos de gestión, como

las bases que se han de tener en cuenta en la producción, categorización y
almacenamientos de los documentos.
D) Control y Seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la
totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo
largo de todo el ciclo de vida.

E) Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos
están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y
utilizarlos.
F) Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto
respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
G) Los documentos deben de estar disponibles cuando se requieran independientemente
del medio de creación.
M) Cultura Archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en
la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos
de la institución.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante

todo su ciclo vital, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se
convierte así, en un factor clave para la optimización de los procesos y el desarrollo de las
actividades.

Teniendo en cuenta el Concepto de Archivo Total definido por la ley 594 de 2000 en el
Articulo 22 y el Decreto 2609 de 2012 en el Articulo 5 Con base en lo anterior, se debe
elaborar e implementar un Programa de Gestión Documental, fundamentado en los
principios y procesos archivísticos, teniendo en cuenta la normatividad y legislación
vigente ; así como las prácticas operativas, que se puedan optimizar y organizar con el
apoyo por parte de los empleados de la entidad y soluciones informáticas, las cuales
permitirán reducir problemas y facilitar el óptimo desempeño de las actividades propias
de cada dependencia o área, resaltando la importancia de los documentos y archivos
como el conocimiento y lenguaje natural por parte de los funcionarios. Además, permite
estandarizar el proceso de Gestión Documental, de manera que las actividades técnicas o
procedimientos aplicados desde la planeación, hasta la preservación de los documentos,
siempre se desarrolle de la misma manera.

La eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información, gracias a la

correcta ubicación de los documentos, unas de sus bondades, es de permitir a la persona
consultante el comprender la información, gracias a la correcta secuencia en la ubicación
física e interna de los documentos.