Manual de Correspondencia Punto Aparte

Código: A-MC-01
MANUAL DE UNIDAD DE
CORREPONDENCIA Versión: 001
PUNTO APARTE PUBLICIDAD SAS
Fecha: 6 Agosto 2021
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................2
1. OBJETIVO................................................................................................................................3
2. ALCANCE................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES.......................................................................................................................3
4. NORMATIVIDAD...................................................................................................................4
5. CONTENIDO...........................................................................................................................5
5.1 DEFINICIÓN DE CORRESPONDENCIA...............................................................................5
5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS...........................................................................................5
5.2.1 RECEPCION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA.........................................................5
5.2.2 RADICACIÓN........................................................................................................................6
5.2.3 RECEPCION DE CORRESPONDENCIA INTERNA..........................................................6
5.2.4 RECEPCION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA.........................................................6
5.2.5 RECEPCION DE DOCUMENTOS POR FAX O CORREO ELECTRONICO....................6
5.2.7 DISTRIBUCION INTERNA DE CORRESPONDENCIA....................................................7
5.2.8 CONTROL Y SEGUIMIENTO DOCUMENTAL.................................................................7
5.3 COMUNICACIÓN INTERNA..................................................................................................7
5.3.1 PARTES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA..................................................................7
Tocancipa Cra 9 N°15-45 / Cel.:133609621 / punto.aparte@pap.com.co

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MANUAL DE UNIDAD DE
INTRODUCCIÓN
Para el cumplimiento de la normatividad vigente y referente al programa de Gestión documental,

PUNTO APARTE PUBLICIDAD SAS alinea sus procedimientos con base en el Acuerdo 060
del 2001 “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas”; Es por ello que se elabora
este manual con el objetivo de garantizar la aplicación de la normatividad archivística expedida
por el Archivo General de la Nación y ejecutar procedimientos de calidad dentro de la
organización.
El manual es una guía sencilla con los pasos que deben seguirse en la unidad de correspondencia
y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico), que permitan la adecuada recepción, distribución, tramite, organización y
conservación, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración, el servicio al ciudadano y como fuente de consulta e historia de la entidad, de
conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” y las normas
complementarias establecidas por el Archivo General de la Nación.

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MANUAL DE UNIDAD DE
OBJETIVO
Establecer los lineamientos, responsabilidades y las formas de acceso al servicio de

administración de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas físicas y electrónicas para la
organización, centralización y normalización de los procesos establecidos en el programa de
gestión documental como lo son: Producción, Gestión y Trámite y Organización por medio de los
formatos establecidos para cada actividad, garantizando que la información cumpla con su
trazabilidad en el menor tiempo posible para los usuarios externos e internos de PUNTO
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ALCANCE
El Manual de unidad de correspondencia está dirigido a la unidad administrativa del archivo de

DEFINICIONES
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Distribución de comunicaciones oficiales: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su
ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Trámite de comunicaciones oficiales: Curso del documento desde su producción o recepción
hasta el cumplimiento de su función administrativa.

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MANUAL DE UNIDAD DE
NORMATIVIDAD
 Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”
 La Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos”, tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nación”
 El Acuerdo 060 de 2001. Expedida por el Archivo General de la Nación establece las
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas.
 La Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo

y de lo Contencioso Administrativo”.

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MANUAL DE UNIDAD DE
CONTENIDO
5.1 Tramite De Correspondencia

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Es toda comunicación escrita dirigida desde y hacia a la Institución o a sus funcionarios, tales
como, cartas, memorandos, circulares, facturas, material promocional, cotizaciones, entre otros.
Igualmente es todo correo electrónico que se envíe y se reciba, interna o externamente.
La correspondencia está relacionada con el manejo y control de los documentos que entran y
salen de la entidad, su distribución interna y la administración del sistema de correo que se utiliza
para la entrega de correspondencia hacia el medio externo
5.2 Recepción de Documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
5.2.1 Recepción de Correspondencia Externa

La recepción de todas las comunicaciones y documentos oficiales por correo, a la mano
personalizada, correo electrónico, fax o cualquier otro medio, será únicamente a través de la
Ventanilla Única de la Unidad de Correspondencia, el horario de atención para recepción y
radicación de correspondencia interna y externa es de lunes a viernes en la mañana de 8:00 a.m. a
12:00 a.m. y en la tarde de 1:00 a 4:00 p.m.
Ningún funcionario o contratista está autorizado para recibir ningún tipo de comunicación oficial,
todos deben ingresar exclusivamente por la Ventanilla Única de la unidad de Correspondencia.
La correspondencia será recibida de acuerdo al siguiente procedimiento: El funcionario
encargado de la ventanilla única de la Unidad de correspondencia, debe controlar la admisión de
todas las comunicaciones externas con el fin de determinar si son competencia de la Unidad para
efectos de su registro y radicación con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Una vez revisadas las comunicaciones y documentos oficiales recibidos, se procederá a
diligenciar el formato GD-C-002, se radica el documento asignado a la dependencia a la cual se
dirige y registrando su información básica, como los siguientes datos obligatorios del remitente:

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 Cedula o Nit.
 Nombre completo de la persona o empresa
 Dirección
 Teléfono
 Municipio
 Correo electrónico
5.2.2 Radicación
En el diligenciamiento del formato se asigna un número consecutivo de radicación en estricto
orden de llegada, fecha y hora por vigencia anual. Cada año se iniciará una nueva numeración
partiendo del 000001 por lo que éste número será el único que identificará el documento.
Cuando la información básica del documento lo permita se tipifica según los tipos documentales
definidos, dando prioridad a aquellos que tienen términos legales para emitir respuesta.
Los documentos que sean recibidos por medio del fax o correos electrónicos en las distintas áreas
de PUNTO APARTE PUBLICIDAD SAS, se radicaran y registraran en la ventanilla única, para
su respectivo trámite.
No se radica la correspondencia personal, revistas, folletos, publicaciones ni paquetes. Solo se
recibe y se entrega al destinatario.
5.2.3 Recepción De Correspondencia Interna

Todos los documentos que se generan al interior de cada área PUNTO APARTE PUBLICIDAD
SAS se consideran evidencia de la gestión realizada en desarrollo de las funciones asignadas. Por
lo tanto, es responsabilidad de los funcionarios entregarlos para su control y radicarlos en la
ventanilla única de La Unidad de Correspondencia.
El número de radicación de entrada seguirá la secuencia de la radicación de salida.
5.2.4 Recepción de Correspondencia Externa
Todos los documentos que ingrese a PUNTO APARTE PUBLICIDAD SAS, con destino a los
funcionarios de las diversas dependencias será responsabilidad única y exclusiva de la ventanilla
única de La Unidad de Correspondencia, recibirlos y radicarlos
5.2.5 Recepción de Documentos por Fax o Correo Electrónico
En lo que respecta a la recepción de documentos por fax se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
 Verificar si los documentos que han sido remitidos repetidamente son idénticos, si el
documento está cortado o si diferentes consecutivos pertenecen a un mismo radicado.
 El personal de radicación debe unir las imágenes cuando pertenezcan a un mismo
documento verificando si este ya ha sido remitido por otro medio a la entidad, si esto

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ocurre se eliminará el fax o correo electrónico del sistema y se anotará el radicado que le
fue asignado anteriormente al documento.
 El funcionario radicará el fax o el correo electrónico nuevos incluyendo a la imagen el
radicado generado por el sistema y el identificador correspondiente, para remitirla a la
 dependencia respectiva de acuerdo a la directriz de distribución, mientras que su registro
se realizará de la misma forma que las comunicaciones recibidas de manera personal.
 Para la impresión del fax, en papel químico, se debe reproducir el documento, sobre papel
que garantice su permanencia y durabilidad
La ventanilla única de la Unidad de Correspondencia estará al servicio de público en el siguiente

horario: lunes a viernes de 7:00 am -11:00 am y de 2:00 pm – 4:30 pm
5.2.6 Distribución De Documentos
El proceso de distribución documental corresponde a las actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario, para lo cual se establecen las siguientes tareas con el fin
de controlar y verificar el envío y recepción de los mismos. Cada dependencia y La Unidad de
Correspondencia será responsable del proceso de distribución de las comunicaciones oficiales
internas y externas que produce y deberá establecer el control que permita su adecuado
seguimiento.
5.2.7 Distribución Interna De Correspondencia
Una vez recibida y radicada la correspondencia interna y externa por el funcionario encargado en
la ventanilla única de la Unidad de Correspondencia, se clasifica de acuerdo al área de
competencia en los casilleros, para una vez terminada esta labor proceder a hacer entrega
diariamente en las oficinas correspondientes en los siguientes horarios: lunes a viernes de 7:00
am -8:00 am y de 4:00 pm – 5:00 pm
Cuando la dependencia destinataria verifica que la documentación no es de su competencia la
devuelve inmediatamente al encargado de la Ventanilla Única de la Unidad de Correspondencia y
este reasignada la comunicación a la dependencia que pertenece, para continuar con el trámite
correspondiente.
5.2.8 Control y Seguimiento Documental
El funcionario responsable de la Administración de la Gestión Documental que opera el
seguimiento y control de PQRST debe monitorear diariamente la correspondencia, teniendo en
cuenta los plazos y avisos de alerta establecidos para la respuesta de comunicaciones oficiales, en
caso de necesitarse envíe una alerta por medio de un correo electrónico.
El Auxiliar encargado de recibir la documentación externa, al momento de radicar asignará el
tipo documental y observaciones necesarias para el trámite oportuno del documento.
5.3 Comunicación Interna
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Este tipo de comunicación Interna, debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio
sencillo, tipo de letra Arial y Fuente No.12, debe ser utilizada para la correspondencia que se
dirijan entre sí las dependencias de PUNTO APARTE PUBLICIDAD SAS, para todos los
niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres.
5.3.1 Partes De La Comunicación Interna

 Encabezado: encabezado institucional.
 Código: asignado por la unidad de correspondencia.
 Comunicación Interna: a tres o cuatro interlineas del borde, se coloca con mayúscula
sostenida, centrado y sin negrilla
 Para: después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre
del funcionario a quien va dirigida la comunicación y en la línea siguiente escribir el
cargo.
 De: seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia
productora.
 Asunto: a continuación de una tabulación, constituye la síntesis del tema de la
comunicación debe expresarse en máximo 4 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
 Fecha: seguido de dos tabulaciones se coloca la fecha.
 Texto: se escribe a una línea entre renglones y a dos espacios entre párrafos. se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y amable; omitiendo temas
personales y puede tratarse más de un asunto por comunicado.
 Despedida: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (atentamente,)
o frase de cortesía terminada en punto (.) (ejemplo: agradezco su gentil colaboración).
 Datos del Remitente: nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. a cinco
tabulaciones, no utilizar negrilla, subrayar o centrar. el cargo se anota en la línea siguiente
a cinco tabulaciones con mayúscula inicial. el remitente es el jefe de dependencia (oficina,
división, grupo de trabajo, unidad, presidente o secretario de comité) según lo autorizado
en manuales de procedimientos de la respectiva dependencia.
 Anexos: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
 Datos del Transcriptor, Proyecto, Reviso: consignar el primer nombre y la primera letra
del apellido si es mujer (ejemplo: elaboro clara u.), en el caso de ser hombre de
consignará el primer apellido y la letra del primer nombre (ejemplo: elaboro Manrique
o.); el tipo de letra será arial fuente 9.
 Pie De Página: institucional.
 Nota: la firma o autógrafo debe hacerse únicamente con esfero o bolígrafo de tinta negra.

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Aspectos generales
Crear y adoptar el Manual de Archivo y Correspondencia de PUNTO APARTE PUBLICIDAD,
para precisar los lineamientos archivísticos que se deben desarrollar por parte de las personas de
toda la organización, con el fin de garantizar la eficacia y la eficiencia en la gestión documental
Objetivo de gestión documental: Garantizar la conservación y custodia de los documentos de

PUNTO APARTE PUBLICIDAD por medio de la planeación, organización, dirección y control
del programa de gestión documental de la organización así sea del tipo de soporte ya sea análogo
o digital, que involucre las etapas del ciclo vital de los documentos en el Archivo de Gestión,
Central e Histórico.
Funciones: Las funciones del Grupo Gestión Documental y correspondencia son las siguientes:
1. Recibir y radicar la correspondencia entrante y saliente dirigida al instituto y direccionarla
a las dependencias de acuerdo con su competencia. El grupo de correspondencia recibe,
radica y direcciona la correspondencia entrante y la correspondencia saliente recibimos y
enviamos a su destino.
2. Realizar el reparto de las correspondencias a las dependencias de acuerdo a su
competencia y enviar los documentos y radicar las comunicaciones oficiales entrantes,
para su posterior reparto a las dependencias de acuerdo a su competencia.
3. Mantener actualizado el consecutivo general de correspondencia y de los actos
administrativos de la organización
4. Velar porque el aplicativo de correspondencia del instituto se encuentre en orden.
5. Proponer las normas técnicas y de procedimientos para mejorar la recepción,
conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura en
el sistema correspondencia de la organización y dirigir su aplicación en las diferentes
dependencias.
6. Coordinar, supervisar y controlar el diseño y organización de las políticas de archivo,
acorde con las normas establecidas y con las necesidades del instituto, con el fin de
salvaguardar su patrimonio documental y responder por la administración del sistema de
archivo documental de la organización
7. Diseñar el plan anual de selección, transparencia y eliminación de documentos y facilitar
los mecanismos para que sea efectivo de la tabla de retención documental. acuerdo con
los criterios
8. Proponer los procedimientos e instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento de
los archivos
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MANUAL DE UNIDAD DE
9. Gestionar los procesos de actualización de tablas de retención documental de la entidad.

10. Responder y garantizar la confiabilidad y objetividad de la información, soportes actos
administrativos y demás actos de naturaleza contractual elaborados y/o proyectados por el
grupo para la firma del director general, secretario general o a quien se delegue la
ordenación del gasto y en general por los actos administrativos de su competencia.
Unidad De Correspondencia
Firmas autorizadas: Las comunicaciones oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios
externos o internos que sean de competencia de la dependencia, sólo podrán ser firmadas por los
funcionarios titulares. En ausencia de los funcionarios titulares de las dependencias o
coordinadores de los grupos de trabajo por situaciones administrativas, podrán firmar las
comunicaciones oficiales internas o externas, los funcionarios que a través de acto administrativo
de encargo se asigne temporalmente la titularidad de la dependencia o grupo de trabajo.
Ingreso Y Salida De Los Documentos
Ingreso de Documentos de Archivo. Precisar en qué eventos se realizará el ingreso de

documentos en el archivo de la repostería, con base a lo establecido en el artículo 30 del acuerdo
07 de 1994 “Reglamento General de Archivos”, donde se menciona lo siguiente:
1. Por las transferencias regulares de fondos.

2. Por donación o legado aceptados por el archivo respectivo.
3. Por depósito voluntario.
4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pública o de interés social en los
términos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artículo 58 de la
Constitución Política.
Instrumentos registro de ingreso de documentos: Para el ingreso de documentos en los

archivos de la organización se deberá realizar mediante acta de entrega del archivo de la entidad
remitente correspondiente anexando el respectivo inventario documental. A su vez es preciso
señalar que la organización, llevara un registro en formato de Ingreso de los Fondos y/o series de
los documentos.
Faltas Y Sanciones

Código: A-MC-01
MANUAL DE UNIDAD DE
Faltas y Sanciones: Al funcionario, contratista o interesado que se les compruebe pérdida, daño
o mutilación de los documentos y materiales, será notificado ante el Superior inmediato del área
respectiva a efectos de que se realice la investigación que el caso amerite.
Los usuarios Externos: Serán responsables de los daños o pérdidas ocasionadas a los
documentos, por lo tanto, asumirán el costo de la reparación o reposición según sea el caso.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 233 de la Ley 599 de 2000, (Código Penal) el
usuario que altere o modifique, la calidad, cantidad, peso y demás aspectos propios de los
diferentes folios que conformen los fondos de los archivos incurrirá en las sanciones penales
previstas en la citada norma, para lo cual la organización procederá de manera inmediata a
formular la correspondiente denuncia penal.
Conclusión
Un manual de correspondencia es muy importante para cualquier empresa y/o entidad ya que
ayuda a mantener en orden todos los documentos, el manual de correspondencia como su nombre
lo dice es un manual con reglas que se deben cumplir obligatoriamente ya que si no se cumplen
podemos llegar a tener problemas legales, no solo por las reglas incumplidas si no por los daños
de algún documento.
Elaborado por: Aprobado por:

Diarlis Yasitd Seña Orozco Sandra Yaneth Urquijo Cubillos
María Luz Rodríguez Morales
Heidy Dayanna Lote Parra
Brigite Ximena Velasquez Moyano
Heidy Roció Zambrano Cárdenas

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Para el cumplimiento de la normatividad vigente y referente al programa de Gestión documental,

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Establecer los lineamientos, responsabilidades y las formas de acceso al servicio de

El Manual de unidad de correspondencia está dirigido a la unidad administrativa del archivo de

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

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 La Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo

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5.1 Tramite De Correspondencia

5.2 Recepción de Documentos

5.2.1 Recepción de Correspondencia Externa

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5.2.3 Recepción De Correspondencia Interna

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La ventanilla única de la Unidad de Correspondencia estará al servicio de público en el siguiente

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Objetivo de gestión documental: Garantizar la conservación y custodia de los documentos de

9. Gestionar los procesos de actualización de tablas de retención documental de la entidad.

Ingreso Y Salida De Los Documentos

Ingreso de Documentos de Archivo. Precisar en qué eventos se realizará el ingreso de

1. Por las transferencias regulares de fondos.

Instrumentos registro de ingreso de documentos: Para el ingreso de documentos en los

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