GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENIZAJE 6

“CONTEXTUALIZACIÓN DE LOS PARÁMETROS GENERALES DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES Y
DEFINICIÓN DE LAS POLÍTICAS ORGANIZACIONALES”
 Denominación del Programa de Formación:
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA: 1862166
 Código del Programa de Formación: 122121 Versión 2
 Nombre del Proyecto: Apoyo asistencial en las actividades del área administrativa
de 15 microempresas comerciales e industriales o de servicios de la ciudad de
Ibagué vigencia 2019
 Fase del Proyecto:
Ejecución
 Actividad del Proyecto:
Manejo administrativo de la documentación que respalda las diferentes
operaciones de la organización.
 Competencia:
210601001 Producir los documentos que se originen de las funciones
administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje a Alcanzar:

210601001 - 2 Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el

asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas
gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes
para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad

210601001 – 3 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología

disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas
vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y
de la calidad

Duración de la Guía: 140 Horas.

Inicia: 11 de Mayo de 2019 6:00 Hrs
Hasta: 12 de Junio de 2019 14:00 Hrs

2. PRESENTACIÓN

¡Apreciado Aprendiz!

Conforme transcurre el tiempo tenemos cada vez más razones para estar agradecidos por
la facilidad, agilidad y eficiencia que los aparatos tecnológicos nos brindan para
desarrollar las actividades tanto laborales como personales en nuestra vida cotidiana. Sin
embargo, como seres humanos hemos permitido que estas herramientas reemplacen

GFPI-F-019 V3
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nuestra capacidad de aprender,

analizar, argumentar y muchas otras
funciones que día a día los equipos
están diseñados para realizar.

Es por ello que la presente guía pretende

orientarnos hacía el alcance de los
resultados de aprendizaje propuestos,
los cuales nos llevarán a aplicar reglas
ortográficas, normas de presentación de
documentos, redacción y enriquecimiento del vocabulario, digitación de textos de acuerdo
a la técnica adecuada dando uso oportuno de las herramientas con las cuales cuente la
empresa, y el valor agregado que podamos alcanzar durante las formaciones respecto a
nuestra titulación.

Cabe resaltar que el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA incluye en nuestra estructura
curricular el alcance de ésta competencia, debido a la importancia del rol que desempeña
un asistente administrativo dentro de un ente económico, siendo la mano derecha de los
directivos y teniendo en cuenta su relación con las funciones de organización, preparación
y presentación de distintos documentos necesarios para el alcance de los objetivos de la
empresa. Es así como el compromiso y responsabilidad de cada aprendiz al participar y
aprovechar cada uno de los escenarios y actividades propuestas, juegan un papel
primordial para el logro de la formación profesional integral.

“Comencé a escribir para vivir y ahora escribo para no morir.”

Carlos Fuentes

“El lenguaje nos ayuda a capturar el mundo, y cuanto menos lenguaje tengamos, menos mundo capturamos. O más
deficientemente. Una mayor capacidad expresiva supone una mayor capacidad de comprensión de las cosas”.
Fernando Lázaro Carreter
(Babelia, 13 de octubre de 2001).

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Actividad (es) de Aprendizaje:

Contextualización de los parámetros generales de gestión documental, elaboración de
documentos comerciales y definición de las políticas organizacionales.
Ambiente de formación: Instituto Técnico Comfenalco Aula 302 y Aula de Sistemas
Materiales de Formación:
Devolutivo: (Herramienta – Equipo) Equipos de cómputo, video beam.
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Consumible: (unidades empleadas durante el programa) Papel bond, Marcadores,

Fotocopias, Cartulina, Lapiceros, Bombas, Post-it, Papel
Periódico, Hojas cuadriculadas.

a. Pregunta problematizadora o situación a resolver:

¿Por qué es importante para un asistente
administrativo conocer las reglas ortográficas, las
técnicas de digitación y desarrollar una buena
capacidad de redacción?

b. Activación Cognitiva y Reflexión Inicial:

 Se proyectará videoclip sobre la importancia del
uso del lenguaje y se realizará una mesa redonda
en la cual cada aprendiz tendrá asignada una frase
de reflexión alusiva al tema para analizar entre
todos.
 Cada aprendiz deberá consultar una regla ortográfica (uso de las letras, signos de
puntuación, tildes, entre otros) la cual deberán compartir con los demás
aprendices e instructor en el ambiente de formación.

c. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje:

Realizar consulta escrita a mano en la cual se investiguen los siguientes temas:

1. Gramática: Normas, concepto, uso, categorías, reglas ortográficas, conceptos de

sigla, acrónimo y abreviatura.
2. Sintaxis: concepto.
- La oración. Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de
oraciones gramaticales: simple y compuesta. Conjunciones. Pronombres.
- El párrafo. Concepto, estructura del
párrafo, clases de párrafos, método de
redacción de párrafos.
3. Redacción: concepto, técnicas,
normas generales, errores, formas, el
texto escrito.
4. Semántica: concepto, estructura
semántica del texto, coherencia
(conectores), macroestructura,
microestructura, análisis y síntesis de
textos.
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5. Documentos: concepto, clases, tipos de documentos, diplomática, objetivo de la

comunicación escrita, comunicaciones oficiales o empresariales.
6. Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboraci ón y presentación de
documentos organizacionales: concepto, aplicación, origen, creación del
documento y alcance.
7. Protocolo. Concepto y clases para la presentación de documentos organizacionales.
8. Normas de Gestión de la Calidad vigentes: control y criterios para valoración de
documentos.
9. Vocabulario técnico: concepto, uso y aplicaciones.
- Puesto de trabajo: Concepto y componentes
- Papelería. Concepto y clasificación.
- Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción: concepto,
características y uso.
- Equipos de digitación y de transcripción: Administración, operación,
mantenimiento preventivo.
10. Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación:
interpretación y uso.
11. Aplicativos para: procesadores de texto, compresores, descompresores, bases de
datos, hojas de cálculo, presentaciones electrónicas, seguridad de archivos.
Concepto, uso y manejo de tutoriales.
12. Soportes documentales:
- Concepto, clases, recursos: Internet, correo electrónico
- Intranet - Software de voz
- Lectores digitales
- Audífonos, Grabadora
- Video Beam.
13. Postura corporal: pausas activas, manejo
videoterminales, ubicación del puesto de
trabajo, ergonomía.
14. Técnicas de digitación: concepto, teclado
guía, alcances (superiores, inferiores,
horizontales), habilidad y destreza;
velocidad y precisión.
15. Transcripción: Concepto, Textos (en
soporte físico y digital), metodologías,
normas Técnicas Colombianas vigentes
para: transcripción textual, citas
textuales, notas y pie de página. Cotejo:
Concepto y aplicación.
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d. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización):
 Elaborar y presentar documentos organizacionales: Cartas, sobres comerciales,
circulares, memorandos, actas, informes, mensajes electrónicos; certificados y
constancias; hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias aplicados a la
empresa del proyecto formativo.
 Se realizarán actividades de revisión de noticias en escritos de periódicos y otros
documentos a los cuales se les revisará: Redacción, construcción de párrafos, ideas
principales y secundarias, ortografía, títulos, uso de tildes, mayúsculas y
minúsculas, sinónimos, antónimos, signos de puntuación, entre otros.
 Prácticas de técnicas de digitación y dictados entre compañeros y por parte del
instructor para practicar el uso correcto de las mismas.
 Se realizarán ejercicios en formación en los cuales la instructora asigne un caso y
cada aprendiz redacte el documento que corresponda a la situación como cartas,
oficios, memorandos, actas, informes, entre otros.

e. Actividades de transferencia de conocimiento:

Por equipos de proyecto formativo
se realizará el Manual de Gestión
Documental basado en los
conocimientos adquiridos en las
formaciones anteriores, teniendo
en cuenta todas las reglas de
redacción, ortografía y digitación
aprendidas durante las
formaciones de la presente guía.
Lo anterior debido a que NO se
debe realizar la copia de un
manual ya elaborado por otra
organización, sino que cada equipo de trabajo deberá realizar su propio documento
exponiendo en él la forma con la cual desean que se lleve a cabo la Gestión
documental en su empresa.
Este manual deberá ser expuesto frente a sus compañeros de manera física y usando
las herramientas virtuales y didácticas que consideren necesarias para dar a conocer
su trabajo y el esfuerzo impregnado en su elaboración.
Para la presentación del documento se deben tener en cuenta las Normas Actuales
para la presentación de trabajos escritos.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento:
1. Socialización de la regla
ortográfica en el ambiente
de formación
2. Consulta de temas
relacionados en la guía.
3. Glosario de términos
4. Pregunta problematizadora
5. Ejercicios prácticos en
formación.
Evidencias de Desempeño
1. Participación en las
actividades didácticas de las
formaciones.
2. Revisión de documentos
y escritos periodísticos durante
la formación
3. Avances durante la
formación respecto al Manual
de Gestión Documental
Evidencias de Producto:
1. Redacta documentos
organizacionales aplicando las Lista de chequeo
normas gramaticales, de en entrega de
sintaxis y las de redacción. evidencias y
2. Elabora documentos participación en
organizacionales, aplicando actividades de
las técnicas de digitación; las aprendizaje
Normas Técnicas
Colombianas vigentes. Presentación
3. Identifica la papelería en Oral de las
cuanto a tamaño y calidad actividades
realizadas y
para el proceso de digitación
y/o transcripción, de acuerdo sustentación de
con los estándares los
internacionales. conocimientos
4. Digita con precisión y adquiridos
velocidad documentos
aplicando las técnicas de Digitación de
digitación. texto de manera
5. Opera los equipos de presencial a la
digitación de acuerdo con los instructora
manuales de usuario y las aplicando
normas de seguridad. técnicas vistas.

Presentación y sustentación 6. Realiza la limpieza de los

equipos para su conservación Sustentación
del Manual de Gestión escrita mediante
Documental de la empresa del de acuerdo con el manual.
7. Adopta la postura actividad
proyecto formativo aplicando evaluativa
los conocimientos adquiridos corporal requerida, durante el
proceso de digitación, para el aplicando reglas
en las guías 4, 5 y 6. ortográficas y de
desarrollo de habilidades y
destrezas, de acuerdo con las redacción.
normas de salud ocupacional.
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8. Auto-revisa y corrige los

ejercicios digitados de acuerdo
con la guía suministrada.
9. Reproduce los
documentos solicitados
teniendo en cuenta las
políticas de la organización.
 PLAN DE MEJORAMIENTO: Entregar evidencias pendientes según acta de compromiso
acordada entre instructor y aprendiz, junto con llamado de atención explicando las
razones por las cuales no se cumplió con lo requerido en la formación.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS (Investigar conceptos y entregarlos escritos de forma

manual el último día de ejecución de la guía de aprendizaje )

a. Gramática s. Habilidad x. Unidades

b. Ortografía t. Destreza y. Información
c. Sintaxis u. Velocidad z. Manual
d. redacción v. Precisión.
e. Semántica w. citas textuales
f. Norma
g. Vigente
h. Presentación
i. Organizacional
j. Gestión
k. Calidad
l. Vocabulario
m. Digitación
n. Transcripción
o. Aplicativos
p. Tutoriales
q. Soportes
r. Ergonomía

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
https://directorioblogspersonalesynegocios.blogspot.com/2015/06/reglas-basicas-de-ortografia-
para.html
https://okdiario.com/curiosidades/reglas-ortograficas-recordar-751451
http://bioinfo.uib.es/~joemiro/escherrdoc/manual.pdf
https://educacion.uncomo.com/articulo/como-aprender-a-redactar-4276.html
https://www.utadeo.edu.co/es/link/leer-y-escribir-mejor/2791/uso-de-la-tilde
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http://www.auladiez.com/gramatica-basica/01-acento-tilde.php
https://tecnologia-crito-rey.webnode.es/products/tecnicas-de-digitacion/
https://normasapa.com/formato-apa-presentacion-trabajos-escritos/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor Loren Viviana Soto Instructor Asistencia 10 de mayo de

(es) Sánchez Administrativa 2019

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor
(es)