CAL – 002

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión 11
11-May-10 INTERNOS Y EXTERNOS

1. OBJETIVOS:

Establecer las directrices para el desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión de

Calidad de la organización respecto a su aprobación, emisión, identificación y distribución con
el fin de que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran disponibles para su
uso.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica para los documentos elaborados internamente y para aquellos de
origen externo que afectan el desarrollo de los procesos y de todos los proyectos de la
organización. Podrá ser usado para el control de documentos del Sistema de Gestión
Ambiental y el Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.

3. DEFINICIONES

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad.

Documento: Es toda información (datos que poseen significado) y su medio de soporte. El

medio de soporte de los documentos puede ser papel, diskette, CD, discos duros, memorias
USB, fotografías, muestras patrón o una combinación de éstos.

Documentos del sistema: Procedimientos, procesos, instructivos, perfiles de cargo, formatos,

planes de calidad, informes de gestión, registros de calidad, entre otros, correspondencia
interna.

Documentos Externos: Planos, especificaciones, estudios técnicos, memorias de diseños

externos, normas, decretos, leyes, resoluciones e informes

Formato: Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos; es un tipo de documento.

También recibe nombres como formulario, plantilla, forma, etc.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del

tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Aprobación: acción de verificar que indica que lo que ha sido documentado corresponde con
las políticas, objetivos y/o requisitos de calidad y constituye autorización para continuar o
iniciar su aplicación.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1 Ingeniero de Gestión de CALIDAD

Es el responsable de elaborar y controlar todos los documentos del sistema, este control
incluye:

 Mantener actualizado los listados maestros de documentos y de registros.

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 Proporcionar permanentemente una identificación única de los documentos del sistema,

según las directrices que se dan en este documento.

 Realizar toda la gestión de documentos del sistema, que incluye, entre otras, la distribución
de copias controladas, la recolección de documentos obsoletos y el apoyo a los dueños de
procesos para la gestión documentos

4.2 Responsabilidad General

La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todas las personas de la

organización que manejen documentos en todos los proyectos, procesos y áreas.

Los responsables de cada proceso o proyecto, deberán revisar si los documentos del Sistema,
son adecuados con sus necesidades y deberán comunicar al Ingeniero de Gestión de calidad
cualquier error o modificación necesaria.

La aprobación de la política de calidad, el manual de calidad, los procedimientos que son

requisito de la norma ISO 9001, los perfiles de cargo y las caracterizaciones de los procesos
se aprueban únicamente por el Gerente General, los planes de calidad, los procedimientos e
instructivos que son complemento de los procesos podrán ser aprobados por el Representante
de la Gerencia.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Documentos Legibles: Antes de archivar los documentos se deben verificar los
siguientes aspectos:

 Está completo y no tiene partes rotas o que se puedan desprender o deteriorar con su uso.
 No tenga perforaciones que impidan la lectura de la información que contiene.
 No se encuentre en papel químico de fax, en este caso deberá reproducirse en papel duro.
 Sea completamente legible, haciendo una inspección rápida y solicitando aclaración a la
persona que escribió el registro cuando la letra no sea de fácil interpretación.

Nota: No existe tamaño o tipo de letra obligatorio, en lo posible se sugiere usar letra tipo arial.

5.2 Clasificación de los Documentos.

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DOCUMENTOS EXTERNOS

 Manual de Gestión de Calidad  Normas y especificaciones del cliente

 Planes de Calidad  Leyes o decretos de entidades del
 Procedimientos del Sistema Estado.
 Procesos  Resoluciones.
 Instructivos  Informes técnicos o legales
 Formatos  Normas externas (Ej.: NTC, INVIAS)
 Roles y obligaciones (Perfiles de  Planos del Cliente
cargo)  Estudios técnicos, Memorias de
diseños

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5.3 Encabezado de Identificación de los Documentos del Sistema

Los documentos del sistema deben llevar el siguiente encabezado de identificación:

CODIGO DEL DOCUMENTO

VERSIÓN…. NOMBRE DEL DOCUMENTO O
FECHA DE ACTUALIZACIÓN FORMATO
DD-MM-AA

El código del documento se establece con los siguientes lineamientos:

 Dos, tres o cuatro caracteres alfabéticos que determinan el proceso o área al que
pertenece, definidos así:
o GER : Gerencial
o CONS: Construcción
o PROD: Producción de Agregados y mezcla Asfáltica.
o COM: Compras
o RH: Recursos Humanos
o LIC: Licitaciones y contratos.
o CAL: Calidad
o ADM: Administrativo
o AMB: Ambiental

 Tres caracteres numéricos finales para indicar la secuencia numérica del documento.
Para la asignación del código se consultará el listado maestro de documentos identificando el
proceso al que pertenece o donde se origina, se asignarán las iniciales del proceso y el
consecutivo siguiente que no se haya asignado a otro documento, el Ingeniero de Gestión de
calidad será la única persona que podrá asignar los códigos a los documentos.

La versión, da una referencia de la evolución del documento y será correspondiente con una
fecha de actualización. La versión de un documento cuando es creado es la 1 y en adelante
una vez se presente un cambio se colocara el número de versión siguiente y se modificará la
fecha de actualización.

La Fecha de Actualización corresponde a la fecha en la que se realiza la creación o

actualización y la aprobación del documento antes de su emisión y entrega al personal, es
asignada por el Ingeniero de Gestión de calidad y debe estar escrita de la siguiente manera

 DD - Día de creación con dos dígitos

 MMM - Abreviatura del mes de creación. ENE-FEB-MAR-ABR-MAY-JUN-JUL-AGO-SEPT-
OCT-NOV-DIC.
 AA – Dos dígitos del año de creación o modificación del documento.

El Nombre del documento corresponde al nombre que se le asignó al documento o formato, el

cual puede ser asignado por el responsable del proceso, por el Ingeniero de Gestión de Calidad
o por la Gerencia General.

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Nota: Teniendo en cuenta que en muchos de los formatos solo se cambiará la codificación, el
nuevo encabezado se ira cambiando en la medida que se hagan cambios a los documentos,
para proyectos nuevos o como mínimo al inicio del 2009.

5.4 Aprobación de Documentos del Sistema, antes de su Emisión

El representante de la gerencia revisa los documentos del sistema, antes de su emisión,

cuando considere necesario, sugerirá cambios, los verificará y finalmente aprobará el
documento mediante la aprobación del listado maestro de documentos, que se actualizará y
aprobará cuando sea necesario.

Según el tipo de documento, se establecen la autoridad y responsabilidad, así

TIPO DE DOCUMENTO ELABORA APRUEBA

Ingeniero de Gestión de
Manual de Calidad. Gerencia General
Calidad
Ingeniero de Gestión de
Procesos. Gerencia General
Calidad
Perfiles de cargo – Roles Ingeniero de Gestión de
Gerencia General
y Obligaciones Calidad
Ingeniero de Gestión de
Procedimientos. Representante de la Gerencia
Calidad
Ingeniero de Gestión de
Instructivos. Representante de la Gerencia
Calidad
Ingeniero de Gestión de
Formatos. Representante de la Gerencia
Calidad

5.5 Listado Maestro de Documentos.

Lista de formatos ordenada por procesos para que los usuarios del sistema verifiquen la
existencia del documento, la última fecha de actualización y una breve descripción del último
cambio.

Este listado se realiza con base en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que el
Gerente General aprueba para implementación, se actualiza con base en los documentos
nuevos y las modificaciones hechas desde la última fecha de actualización.

La elaboración, actualización y distribución del listado maestro de documentos está a cargo del
Ingeniero de Gestión de calidad, el cual lo debe distribuir a todas las áreas de la organización y
a todos los proyectos cada vez que cambie, los responsables deberán destruir o identificar
como obsoleta la versión anterior. (Ver lo indicado para “Control de Documentos Obsoletos”
en este documento).

5.6 Distribución de Documentos.

Los documentos originales del SGC se encuentran en custodia del Ingeniero de Gestión de
CALIDAD.

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Los documentos externos deben estar disponibles para la consulta de acuerdo con el listado
control de documentos externos, para el conocimiento y aplicación de las personas
responsables y autorizadas; el manejo y distribución será responsabilidad de líder de cada
proceso o centro de trabajo.

Cuando se requiera el uso o distribución de un documento del sistema, se deberá hacer a

través del Ingeniero de Gestión de Calidad, con el fin de controlar su distribución y evitar el
uso de documentos obsoletos.

El control de la distribución de los documentos asegura que cuando se genere una

actualización de un documento externo o del sistema, se identifican las personas que
poseen las copias anteriores (obsoletas) y se les entrega las nuevas versiones,
teniendo en cuenta la identificación de las versiones anteriores como documentos
obsoletos.

Nota: Cuando el Ingeniero de Gestión de Calidad no pueda recoger todas las versiones
obsoletas de un documento, el responsable de cada proceso debe destruirlas o identificarlas
como obsoletas, ver lo indicado para el “Control de Documentos Obsoletos” en este
documento. Las versiones actualizadas de los documentos externos se encuentran en el listado
control de documentos externos de cada proyecto o de la oficina.

5.6.1 Listado de distribución de documentos

El control de la distribución de documentos del sistema, (Formatos, procesos, procedimientos,

instructivo, perfiles. etc.) se realiza por medio del CAL-011 listado de distribución de
documentos, en el que se registra la entrega de una o varias copias de un documento. En
este listado se relacionan los nombres, cargos y firmas de las personas a quienes se les hace
entrega de las copias del documento y la fecha en que lo reciben.

Cuando se envíen documentos a los responsables de cada uno de los procesos, de las obras
o proyectos de la organización, estos se remiten por correspondencia o por correo electrónico,
en el primer caso la carta remisoria reemplaza la firma al colocar en ese espacio el numero del
consecutivo con el cual fue enviada la comunicación; en el caso del correo electrónico la firma
se reemplaza con la impresión del correo enviado y en la casilla de firma se registra el asunto
y fecha de envío del correo.

En caso que en obra o algún proceso requiera realizar una distribución de un documento del
Sistema, el Ingeniero Director / Residente / Responsable del proceso, genera una nueva lista
de distribución interna de la obra registra sus datos en la parte superior del documento y lo
distribuye a los funcionarios a su cargo que deban tener copia del mismo; en ese momento
debe tener en cuenta todo lo indicado en el numeral correspondiente a “Distribución de
Documentos”.

5.6.2 Sello de distribución e identificación de Documentos Externos

Para el caso de distribución de documentos de origen externo, el sello de distribución,

reemplaza el Listado de Distribución de Documentos, se aplican los mismos principios
indicados para el “Listado de distribución de documentos”, los documentos externos se
identificarán con el sello y en varias de sus hojas se indicará el número del radicado con el que
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se recibió el documento. El responsable del proceso debe revisar si el documento es

adecuado o no, registrarlo dentro del sello de distribución y con su firma dejar evidencia de la
revisión en el espacio correspondiente..

El sello de radicación se coloca por detrás de la hoja o plano.

5.7 En general la identificación de los documentos externos y el control de correspondencia

se describen en el numeral de “Control de Documentos Externos”.

5.8 Revisión y Actualización de Documentos.

El responsable de cada proceso verifica anualmente o según los requerimientos del sistema
(auditorias internas, no conformidades, entre otros), que los documentos utilizados sigan
siendo adecuados a los procesos y a las actividades que desarrolla la organización, buscando
su mejora continua, de esta manera, pueden surgir nuevas versiones de los procedimientos,
formatos, etc., que garanticen una mejor realización del producto de cada proceso.

Cada vez que esto suceda se deben seguir las mismas pautas descritas a lo largo de este
procedimiento en cuanto a su aprobación y distribución.

5.9 Modificación de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

En caso de ser necesario realizar cualquier tipo de modificación a algún documento del
sistema, el responsable del proceso puede hacer la solicitud directa al Ingeniero de Gestión de
Calidad por cualquier medio, indicando el cambio y el motivo.

El Ingeniero de Gestión de Calidad evalúa el cambio y si no afecta el sistema se aprueba la

modificación, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos anteriormente en este
documento. Cuando un documento se elimina, se notifica a los usuarios en el listado maestro
de documentos y en la siguiente actualización del listado se elimina.

5.10 Control de Documentos Obsoletos

Una vez se distribuye la nueva versión de un documento, la versión anterior se vuelve obsoleta
y se debe destruir.

Si por motivos legales, administrativos o de reciclaje los documentos no son destruidos se

deben identificar como obsoletos a mano trazando una línea transversal desde la esquina
superior a inferior sobre cada hoja obsoleta o por medio de sellos indicando la palabra
obsoleto.
Para los planos, será necesario colocar las letras OBS en el rótulo.

5.11 Control de Cambios

Al final de cada documento del sistema de gestión de calidad, se podrán registrar la versión y
las descripciones resumidas de los cambios pero como mínimo se deberán registrar en el
listado maestro de documentos cada vez que se presenten.

5.12 Control de Documentos Externos

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5.12.1 Para las obras:

Luego de ser recibidos en correspondencia, (ver instructivo para el Control de
Correspondencia), todos los documentos externos a controlar definidos en el Plan de Calidad
tales como: planos, especificaciones, estudios técnicos, memorias de diseños externos,
normas, decretos, leyes, resoluciones e informes, deben ser entregados al ingeniero Director/
Residente/Auxiliar o responsable de calidad en el proyecto, para que controle su distribución a
través del sello de distribución, las personas que reciben la copia del documento deben firmar
en el sello del documento original como constancia de recibido.

El ingeniero Director debe revisar los documentos externos y verifica si la información

contenida es adecuada para su uso en obra, cuando sean varios documentos externos
recibidos en una misma entrega, a cada documento se le deberá colocar el sello y el VoBo de
adecuado o No.
Si la información no es adecuada, el ingeniero Director o Residente debe dirigir una
comunicación al cliente o a la entidad correspondiente, explicando esta situación.

Si el documento externo recibido es una versión posterior al documento que se tiene en Obra,
al ingeniero Director/ Residente/Auxiliar o responsable de calidad en el proyecto, deberá:

1. Identificar como obsoleto, el documento con la versión anterior. (Ver lo indicado para
“Control de Documentos Obsoletos” en este documento).

2. Verificar en el sello de distribución del documento obsoleto, las personas que tienen esta
versión y entregarles la nueva versión, estas personas deberán entregar la versión
obsoleta, destruirla o identificarla como obsoleta y firmar en el sello de distribución del
nuevo documento, colocando su nombre y nueva fecha de recibido.

3. Adicionalmente el Ingeniero Director/Residente/Auxiliar o responsable de calidad en el

proyecto que recibe el documento, debe actualizar el listado control de documentos
externos del proyecto.

5.12.2 Para la oficina central:

Luego de ser recibidos por correspondencia, (ver instructivo para el Control de

Correspondencia), todos los documentos externos a controlar como: planos, especificaciones,
estudios técnicos, memorias de diseños externos, normas, decretos, leyes, resoluciones e
informes, deben ser entregados al responsable del proceso al que correspondan para que
controle su distribución a través del sello de distribución.

La carta remisoria debe permanecer anexa al documento recibido, en la carta remisoria se

colocará el sello de distribución, adicionalmente en la primera página de cada uno de los
documentos se encontrará relacionado el número de radicado de dicha comunicación. Cada
responsable del proceso que tenga en su poder un documento externo, deberá colocar en el
sello a quien le fue distribuido total o parcialmente, relacionando el número del oficio con el
que fue remisionado.

Cada vez que se tenga conocimiento de una nueva edición o se reciba una versión nueva del
documento externo controlado se identifica como obsoleto (Ver lo indicado para “Control de
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Documentos Obsoletos” en este documento) y se notifica a los puntos donde fue distribuido y
se envía nuevamente el siguiendo lo descrito en este mismo numeral.

5.13 Back-Up

Los documentos externos o internos, del sistema y registros, que se encuentren en

dispositivos de almacenamiento magnéticos (discos duros, memorias USB, servidores,
servidores de correo, entre otros) se les debe hacer una copia o back up mínimo cada 15 días,
la cual se debe salvaguardar y proteger de los agentes externos que pueden deteriorar esta
clase de documentos y medios de almacenamiento, esta actividad deber ser registrada en el
formato de registro de back-up.

En el caso de las obras, cada funcionario es responsable de realizar su Back up mínimo cada
15 días y llevar su registro. En el caso de la oficina central, el Departamento de sistemas es el
responsable de realizar el back up a los archivos del servidor.

5.14 Documentos Recibidos Internet, en Medios Magnéticos o Electrónicos

5.14.1 Uso del correo electrónico CONCAYSA

Concay S.A. cuenta con un servidor de correo propio como medio oficial de comunicación
virtual con funcionarios internos y con personal externo a la Organización, para el cual se
han diseñado una serie de políticas que se definen a continuación:

Políticas:
 El correo es para uso exclusivo de información de la compañía. No debe manejar a
través de éste, correos de índole personal o cadenas de mensajes. En caso de recibir un
mensaje o cadena de información, esta prohibido abrirlo, reenviarlo y debe eliminarlo
inmediatamente.
 Todos los archivos que sean enviados como adjuntos a funcionarios externos a la
organización deben ser enviados escaneados o en formato (.pdf) protegido contra sobre
escritura o copia.
 Al tener usted un usuario concaysa, esta obligado a revisar los correos por lo menos
una vez al día (en días hábiles laborales).
 Como regla para el envío de mensajes de su correo asignado, debe usted identificarse
con su nombre completo, cargo y correo oficial.
 Cuando envíe un correo electrónico a funcionarios internos o externos a la
organización, debe enviar siempre una copia a su jefe inmediato
 Los responsables de cada uno de los procesos o áreas de la organización deben
solicitar al Departamento de Sistemas la creación de las cuentas de los funcionarios que
tengan a su cargo. Así mismo tienen la responsabilidad de notificar a sistemas cuando se
retire de manera temporal o definitiva algún funcionario que tenga a su cargo.
 Toda información que llegue o salga de su correo electrónico de dominio concaysa por
ser el medio oficial de comunicación de la organización, es propiedad de Concay S.A.
 El usuario y contraseña que le sean asignados son personales. Esta prohibido que
usted comparta esta información con otras personas dentro y fuera de la organización.
Cualquier correo que salga de su usuario será su entera responsabilidad.
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 Esta absolutamente prohibido utilizar el correo concaysa en sitios de venta de Internet

por tiempo (Café Internet) o en computadores públicos.
 Esta prohibido usar su e-mail de concaysa como contacto para operaciones personales
como: Inscripciones en páginas web, fórmularios, claves de cuentas personales.
 Esta prohibido manejar información de la organización a su correo personal. Si se
reciben correos en cuentas personales de otros servidores (gmail,yahoo,Hotmail, entre
otros) deben ser reenviados por el dueño del correo receptor a su correo concaysa.

Cualquier inconveniente con el correo que le fue asignado, debe notificarlo

inmediatamente al Departamento de Sistemas, quien tendrá la responsabilidad de atender
y solucionar a la menor brevedad estos inconvenientes.

5.14.2 Manejo de este tipo de documentos.

Alcance: Registros únicos no físicos, Documentos externos no físicos, correspondencia

interna y del cliente, cambios de requisitos técnicos.

Toda comunicación vía e-mail se debe hacer por el correo cuya extensión es concaysa.com,
teniendo en cuenta lo siguiente:

Si No tienen archivos adjuntos.

 Este tipo de comunicaciones tienen carácter de memorandos y pueden archivarse en el
Historial de Outlook o Imprimirlos para control y archivo interno del Departamento que
corresponda.

Si tienen archivos adjuntos:

 Si el archivo adjunto es una carta con consecutivo, enviada por obras u otros entes,
escaneada, debe ser reenviada al correo de la persona que realiza la radicación de
correspondencia para darle el trámite correspondiente.
 Si el archivo adjunto es un documento externo se debe tener en cuenta lo indicado para el
manejo de este tipo de documentos.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS

NTC-ISO 9001 Vigente.

7. FORMATOS ANEXOS

CAL-011 Listado de Distribución de Documentos

CAL-009 Listado Maestro de Documentos
CAL-010 Control de documentos externos
CAL-014 Registro de Back up
Sello de distribución de documentos
Sello de radicación de correspondencia.

8. CAMBIOS

Versión 10. Se establece que la responsabilidad de la revisión de los documentos externos,

para verificar si son adecuados o no es del responsable de cada proceso. Se establecen
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políticas para el uso de correo de dominio concaysa y se dan lineamientos para el manejo de
archivos. Se amplia el alcance para hacerlo aplicable a otros sistemas de Gestión.
Versión 11. Se actualiza versión de la norma NTC ISO 9001.

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