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2 ORGANIZACIÓN DE LOS RECURSOS DOCUMENTALES

La gestión documental es la operación de cualquier empresa que consiste en
establecer categorías o grupos que reflejen orden y estructura jerárquica en la
documentación y así evidenciar el desarrollo de cualquier trámite.
Es una actividad tan antigua como la escritura que nació con la necesidad de
documentar actos administrativos, transacciones legales y comerciales para dar fe
de los hechos.
El archivo es un conjunto de documentos sea cual fuere se fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso por una persona o entidad publica o privada
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que la produce y a los
ciudadanos como fuente histórica.

Principio De Procedencia
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se
establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias
no deben mezclarse con los de otras.
Tener en cuenta:
 Identificar el nombre de la entidad
 Tener clara la organización jerárquica de la entidad
 Precisar funciones a cada dependencia o área

Principio De Orden Original

Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura; mantener
la unidad y la dependencia del fondo, su integridad y carácter seriado de los
documentos

Sistemas De Ordenación
 Numérico: ordinal y el cronológico
Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos
se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico
se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un
documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro
numérico, para determinar el número que le corresponde.
Sistema Ordinal
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental)
un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades
de conservación que conforman una serie documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas,
órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos,
Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de
conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

Sistema Cronológico
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico
tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto
abarca todos los sistemas de ordenamiento.
Métodos
Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se
destacan los siguientes:
Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenación
por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma
secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,
teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
 Mixtos: alfanumérico, ordinal, cronológico
Alfanuméricos
este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en
la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con
las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos
de series y subseries.
Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el
cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son
numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los
cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y después
por la fecha de expedición.
 Alfabéticos: temático, onomástico y toponímico
Sistema Alfabético Por Asuntos O Temático
A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el
sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o
razón social no se considera al organizar los documentos. En conclusión, el
archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y
decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el tema central y
del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer
e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
Usos
 Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y
proyectos que están adelantando.
 Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de
instituciones docentes, para su material didáctico.
 Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la
identificación archivística por grupos.
 Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés
se enfoca en el conjunto.
Clases
 Estilo diccionario
 Estilo enciclopedia
Sistema Toponímico O Geográfico.
como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de
los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los
corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al
alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la
clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.
Usos
Su utilización es recomendable en los siguientes casos:
 Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y
agencias, distribuidores, concesionarios, etc.
 En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.
 En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.
 En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de
transporte, etc.

Organizaciones De Los Archivos Geográficos

En primera instancia iría:
  Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al
alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina,
Alemania, Angola).
 Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser
Argentina, Argelia, Alemania, Angola.
 Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada
país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden
alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas
ciudades de Argentina.
 Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su
vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.

Procesos De Un Programa De Gestión Documental

 Producción documental: generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones
 Recepción de documentos: conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona jurídica o natural.
 Distribución de documentos: actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
 Tramite de documentos: curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
 Organización de los documentos: conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
 Consulta de documentos: acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
 Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
 Disposición final de los documentos: selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,
permanente, o a su eliminación conforme al dispuesto en las tablas de
retención documental y/o tablas de valoración documental.

Agrupaciones Documentales
Fondo Documental
Total, de documentación producida o recibida por una institución o persona en
desarrollo de sus funciones o actividades.
Ejemplo:
Fondo abierto: documentación de entidades vigentes
Fondo cerrado: documentación de entidades desaparecidas

Sección Documental: unidad administrativa productora de documentos

Organización Documental
Clasificación: es la labor intelectual y física que consiste en separar la
documentación según los criterios establecidos por el comité de archivo.
La ordenación: operación archivística realizada dentro del proceso de
organización; se debe establecer si es cronológico, alfabético, alfanumérico.
La instalación: es el conjunto de actividades de tipo físico orientadas a dotar
empaques adecuados y ubicar físicamente los documentos
Subsección Documental: es una división de la sección documental
Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Subserie Documental: está conformado por un conjunto de unidades
documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
Tipo Documental: unidad documental simple, que reúne todas las características
necesarias para ser considerada como documento.