EL CICLO PHVA PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR

La utilización continua del PHVA nos brinda una solución que realmente nos permite
mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, mejorar la calidad, reduce
los costos, mejora la productividad, reduce los precios, aumenta la participación de
mercado, supervivencia de la empresa, provee nuevos puestos de trabajo, aumenta la
rentabilidad de la empresa.

PLANEAR: La planificación de los objetivos o actividades

Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo PHVA
requiere tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema.

Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se

puede definir un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema.
Si hablamos de un problema, podemos usar herramientas como Espina de
pescado o 5 por qué.

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Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones
grupales, grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se
debe hacer de cara a la etapa de «hacer».

Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la estrategia
o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la
oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia entre más
específica, mejor.

Si no hay una buena planificación, los resultados no serán los deseados. No

obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma.

Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y
responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros
aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos de
éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el

diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre
las actividades del plan de acción que les conciernen. Para esto es importante:

1. Identificar servicios
2. Identificar clientes
3. Identificar requerimientos de los clientes
4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones
5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo)
6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición
7. Determinar la capacidad del proceso
8. Identificar con quien compararse (benchmarks)

HACER: La ejecución de lo planificado

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los

parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el
plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre cada
actividad y responsable.

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A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en
función del resultado de la ejecución de la actividad planeada.

Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento
y análisis de los datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada.
Según el tipo de alternativa habrá diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se
ejecute el levantamiento y análisis de los datos y se obtenga la alternativa a elegir,
se crearán giros importantes dentro de ese plan de acción. Eso se planea según el
resultado de la ejecución.

Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad del
plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o prueba
piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas actividades a
gran escala.

• Implementación de los procesos.

• Identificar oportunidades de mejora
• Desarrollo del plan piloto
• Implementar las mejoras

VERIFICAR: Lo ejecutado VS lo planificado

En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió

lo planificado.

Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio
esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos
formas:

• Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de

la actividad realizada, esto es que genere el resultado esperado en los
términos dispuestos (tiempo, costo, etc)
• Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente
mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis, podemos emplear
herramientas de la calidad como pareto, diagrama de correlación y hojas de
comprobación.

Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar

genera una lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión
incluyan este punto.

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ACTUAR: Con base en los resultados

La última etapa del círculo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias
para cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen
surgir planes futuros o recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva
hacia la mejora continua.

La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre

procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.

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EJEMPLOS DE PHVA:

Ejemplo PHVA en una organización

Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no
ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que
ocasionó 4 parones en producción durante el último semestre.

La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no

conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

Antes que nada, debemos analizar la situación, caractericemos el problema:

• ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?

• ¿Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento?
• ¿Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de
producción?
• ¿Determinamos que el costo fue de $US 3200?

¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado,
ya sabemos qué actividades se van a plantear:

• Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que
realice el mantenimiento de los equipos.
• Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a
maquinarias.
• Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
• Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y
contractuales que esto conlleva.
• Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los
mantenimientos.

Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:

• El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240

el día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto
riesgo de accidente laboral con la maquinaria, además no le podemos exigir a la
persona devolución en caso de falla de maquinaria.
• Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el
mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo
de tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle, hasta que la

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 reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del personal que ellos
envían.
• Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más
económica por lo que representa en términos de costos y cesión de
responsabilidad.
• Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.

Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:

• ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria
en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo
tanto, la solución fue efectiva.

Actuar, en caso de ser necesario:

• En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo.

• La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas,
conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo
acuerdo.

Ejemplo PHVA en la vida de una persona:

Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la
psicóloga y para él es muy importante quedar contratado. Para eso él:

Planifica:
• Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista laboral de ese
tipo y prepara una respuesta.
• Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus oportunidades,
debilidades, amenazas y fortalezas.
• Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y Google Street
para saber cómo llegar y mitigar el riesgo de llegar tarde.
• Busca información de la empresa.
Hacer:
• Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación.
• Estudia su análisis DOFA.
• Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que le hacen,
corresponden a las preguntas que él ya había estudiado o son sobre su
personalidad, por lo que responde a partir de su análisis FODA.
Verificar:
• Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en unas pocas su
respuesta pudo ser mejor. Para la próxima entrevista deberá saber, por ejemplo,
cómo a partir de la información de la empresa, del cargo y del profesional que es
él, puede aportar a la compañía.

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Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su
jefe inmediato.

Fuentes:

https://ingenioempresa.com/ciclo-pdca/

http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar/

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