Estandarización de

Procesos

Juan Camilo Marenco

Galvis
 ¿Cuál es el
objetivo de la
estandarización?
 • Unificar los procesos de una organización a fin
cumplir con los requisitos de productos y/o
servicios que necesita el cliente.
Objetivo de la • Control de los costos;
Estandarización • Creación de parámetros de control;
• Procesos replicables y transparentes;
• Cultura empresarial.

Fuente: Alzate, F. (2020). ISO9001 Calidad Total. [online] Available at: https://iso9001-calidad-total.com/2015/03/03/como-estandarizar-los-procesos-bajo-la-norma-iso-9001/ [Accessed 24 Feb. 2020].
¿Qué es estandarizar?
• Establecer un estándar a fin de cumplir
con las especificaciones del producto y/o
servicio.
• Marco de referencia: Norma ISO 9001
• 7 Pasos generales:
1. Definir el método a estandarizar;
2. Analizar del método y el estándar;
3. Diferenciar y ajustar método;
4. Probar cambios;
5. Comunicar método;
6. Aplicar;
7. Controlar.

Fuente: Alzate, F. (2020). ISO9001 Calidad Total. [online] Available at: https://iso9001-calidad-total.com/2015/03/03/como-estandarizar-los-procesos-bajo-la-norma-iso-9001/ [Accessed 24 Feb. 2020].
Paso 1. Método a • Identificar los métodos (procesos, actividades)

Estandarizar • Características del método.

 • Un método, diferentes procesos.
Paso 2. Análisis y • Análisis y ajuste.
Estandarización • Documentación.
• ¿Oportunidades de mejora?
 6 componentes esenciales de los procesos:
• Objetivo del proceso;
2.1. • Las entradas del proceso;
Documentación: • Actividades del proceso;
Procesos
• Resultado;
• Indicadores de gestión;
• Control.
2.2. Antes de empezar
Importante considerar que:
• El levantamiento del proceso se debe
realizar con el personal a cargo del
mismo;
• Se deben usar hojas en blanco, no
plantillas;
• El éxito de un proceso documentado, es
la síntesis de las actividades que se
realizan;

Fuente: Alzate, F. (2020). ISO9001 Calidad Total. [online] Available at: https://iso9001-calidad-total.com/2015/03/03/como-estandarizar-los-procesos-bajo-la-norma-iso-9001/ [Accessed 24 Feb. 2020].
Paso 1. Objetivo

• Responde la pregunta, ¿Para qué?

• No confundir la misión y la visión.
Paso 2. Producto

• Responde:
• ¿Cuál es el resultado del proceso?
• ¿Cuáles son las características de dichos resultados?
Paso 3. Entradas

• Responde:
• ¿Qué es transformado durante el proceso?
Paso 4. Planificar

• Responde:
• Requerimientos (personas, máquinas, materiales, tiempo).
Pasos 5 y 6. Digrama y
excepciones

• Resultado:
• Representación gráfica del proceso.
• Relaciones y secuencias entre pasos. Cada paso debe aportar al objetivo.
• Posteriormente:
• Excepciones y posibles soluciones.
Paso 7. Valor de cada paso

• Tarea:
• Mirar que los pasos cumplan con las siguientes condiciones: ¿Es necesario? ¿Transforma
las entradas? ¿Está enfocado a satisfacer al cliente?
• De lo contrario hay que minimizar o eliminar.
Paso 8. Agrupar

• Tarea:
• Agrupar en afinidad, fases o etapas.
• Simplificar procesos. Si son muy largos se divide.
Paso 9. Actividades de
verificación

• Tarea:
• Implemetar PHVA;
• Generar parámetros de control.
Ciclo PHVA
• Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
• Planear:
• Objetivos;
• Procesos;
• Parámetros de medición.
Ciclo PHVA
• Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
• Hacer:
• Implementar cambios o acciones
necesarias;
• Pruba piloto
Ciclo PHVA
• Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
• Verificar:
• Periodo de prueba para hacer mediciones.
Ciclo PHVA
• Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
• Actuar:
• Correciones necesarias.
Pasos finales:
Documentación

Analizar si:
• ¿Se cumple con el nuevo proceso las
características requeridas del producto?
• ¿Existen salidas secundarias? –
procesos clientes
• ¿Cómo se medirán los resultados?
Paso 3. Ajustar

• Definir los encargados del proceso en

las futuras pruebas piloto.
• Si no hay buenos resultados repetir el
paso 3.
 Pasos 4 y 5.
Documentación y entrega
Paso 6. Lanzamiento
Entrenamiento y solución de dudas del
personal encargado.

Paso 7. Seguimiento
Implementación de los indicadores de
desempeño.