SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

CALIDAD-SEGURIDAD-AMBIENTE
Código: SF-PR-CL-06
Versión: 01 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LLAVES
Fecha: 30-11-2015

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO AUTOR
REVISIÓN (D-M-A)
30-11-2015 1 Creación del documento Coordinador SIG

Elaboró Aprobó
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1. OBJETIVO.

Establecer las actividades para el inventario, control y custodia de llaves de acceso a instalaciones y
encendido de vehículos, previniendo la materialización de riesgos que impacten la salud del personal,
integridad del producto, vehículos e instalaciones, con el ingreso de personal no autorizado.

2. ALCANCE.

Aplica a todo el personal propio y contratistas y subcontratista, con asignación de llaves de acceso a
instalaciones y encendido de vehículos, para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades
asignadas para TRANSDEPET & CARGA LTDA.

3. RESPONSABILIDAD.

3.1. GERENTE
.
 Es el responsable de asignar los recursos requeridos para el desarrollo del presente
procedimiento, para asegurar la custodia de las llaves de acceso a instalaciones y encendido de
vehículos.

3.2. DIRECTOR DE SEGURIDAD FÍSICA

 Velar y garantizar el cumplimiento del presente procedimiento, para prevenir la materialización de
los factores de riesgo físico.

3.3. DIRECTOR (A) ADMINISTRATIVO

 Realizar el inventario, control y custodia de la llaves originales y las copias de acceso a las
instalaciones
 Almacenar en una caja de seguridad las llaves de acceso a instalaciones.
 Entregar las llaves requeridas al personal, conforme al cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades asignadas
 Verificar el estado físico y su funcionalidad de acceso a puertas de las llaves, al ser devueltas por
el personal.

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3.4. DIRECTOR (A) DE MANTENIMIENTO

 Realizar el inventario, control y custodia de las llaves originales y las copias de encendido de
vehículos.
 Almacenar en una caja de seguridad las llaves de encendido de vehículos.
 Entregar las llaves requeridas al personal, conforme al cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades asignadas
 Verificar el estado físico y su funcionalidad de encendido de vehículos de las llaves, al ser
devueltas por el personal.

3.5. JEFE DE TALENTO HUMANO

 Notificar mediante correo electrónico corporativo a Direccion Administrativa o Direccion de

Mantenimiento, la desvinculación laboral del personal o cambio de cargo, para la entrega de las
llaves requeridas conforme a sus funciones y responsabilidades.

3.5. COORDINADOR SIG

 Es el responsable de realizar el control del cambio y maestro del documento.

 Apoyar en la actualización del documento como mínimo una (1) vez al año, para su actualización
conforme a las normas legales vigentes aplicables o cambios organizacionales en la empresa.

3.6. TODO EL PERSONAL

 Es el responsable del cumplimiento del presente procedimiento, para la entrega y devolucion de

llaves de acceso a instalaciones y encendido de vehiculosr.

4. DEFINICION.

4.1. SEGURIDAD FISICA: Protección de instalaciones en base a barreras que permiten disuadir,
detectar, denegar y defenderse de ataques, a fin de evitar o minimizar daños a personas y bienes.
Mediante barreras físicas y controles de acceso para proteger instalaciones y lo que contengan.

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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DRIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO

N/A N/A
INICIO
1

Custodia de llaves

Custodia de llaves  Las llaves originales y las copias de acceso a las

2
instalaciones, estarán almacenadas en una cajilla de Gerencia,
seguridad en la oficina de Gerencia, con acceso Director (a)
autorizado del Director (a) Administrativo.
Administrativo, N/A
Director (a) de
 Las llaves originales y las copias de encendido de Mantenimiento
Vehículos, estarán almacenadas en una cajilla de
seguridad en la oficina de Mantenimiento, con acceso
autorizado del Director (a) de Mantenimiento.

Codificación de llaves
Director (a)
3
Codificación de llaves  Las llaves serán marcadas con un número consecutivo Administrativo,
N/A
de número entero del 1…..n. Director (a) de
 Se marcaran mediante una placa en acrílico adherida Mantenimiento
con silicona a cada llave.
Notificación de vinculación laboral

El jefe de Talento Humano, notificara mediante correo

Notificación de vinculación electrónico corporativo a Direccion Administrativa o
Direccion de Mantenimiento, la vinculación laboral del Correo electrónico
laboral
4 personal, para la entrega de las llaves requeridas conforme Jefe de Talento corporativo
a sus funciones y responsabilidades. Humano rcursoshumanos@
transdepet.com

Entrega de llaves Formato:

Director (a) Inventario de
Entrega de llaves Se realiza la entrega de llaves al personal, registrando
Administrativo, llaves de acceso a
 Nombre
Director (a) de instalaciones y
 Cargo
Mantenimiento vehículos:
5  Fecha de entrega (d-m-a)
 Firma de recibido SF-RE-LA-12

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Notificación de desvinculación laboral o cambio de

cargo

Notificación de desvinculación El jefe de Talento Humano, notificara mediante correo

laboral o cambio de cargo electrónico corporativo a Direccion Administrativa o
6 Direccion de Mantenimiento, con:
Correo electrónico
 Desvinculación laboral del personal Jefe de Talento corporativo
 O cambio de cargo Humano rcursoshumanos@
transdepet.com
Para la entrega de las llaves requeridas conforme a sus
7 funciones y responsabilidades.

Verificación de llaves
7 5
Se realiza la devolución de las llaves por parte del personal Formato:
con desvinculación laboral o cambio de cargo, realizándose: Director (a) Inventario de
Verificación de llaves Administrativo, llaves de acceso a
 Verificación de las condiciones físicas (fisuras) de las Director (a) de instalaciones y
llaves Mantenimiento vehículos:
 Verificación de funcionalidad en el acceso a instalación SF-RE-LA-12
o encendido de vehículo.

Llaves cumplen verificación

 Cuando SI, cumplen con la verificación, se procede a

8 registrar: Fecha de devolución y firma del personal
Llaves NO
cumplen Formato:
 Cuando NO, cumplen con los requisitos de la
verificación Director (a) Inventario de
verificación, se procede a realizar la devolución de la
? llaves de acceso a
llave, asumiendo su costo el personal desvinculado o Administrativo,
con cambio de puesto de trabajo. Director (a) de instalaciones y
SI Devolución de Mantenimiento vehículos:
llaves
Nota: Las llaves al cumplir su vida útil o desgaste por uso, SF-RE-LA-12
no se realizara la devolución de las llaves, con costos
asumidos por el personal desvinculado o con cambio de
puesto de trabajo.

Devolución de llaves Formato:

Director (a) Inventario de
Se realiza el registro de la fecha y firma de la devolución de Administrativo, llaves de acceso a
9 Devolución de las llaves. Director (a) de instalaciones y
llaves Mantenimiento vehículos:
SF-RE-LA-12
Formato:
Director (a) Inventario de
10 Se procede a realizar archivo de los documentos en AZ
Administrativo, llaves de acceso a
correspondientes.
Director (a) de instalaciones y
FIN Mantenimiento vehículos:
SF-RE-LA-12

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Formato: Inventario de llaves de acceso a instalaciones y vehículos: SF-RE-LA-12

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