Asignatura:

Auditoria Administrativa

Autores:

Paula Andrea Camargo Guzmán

Bleidy Johana Neira Rojas

Jessica Liliana Güechá Torres

Diana Carolina Rivera Cotrina

grupo:

602

Instructor:

Samir Raduam Mendoza

Fundación Universitaria Área Andina

Nota del autor

Paula Andrea Camargo Guzmán, Jessica Liliana Güechá Torres, Diana Carolina
Rivera Cotrina,

Tecnología en Gestión de Calidad, Fundación Universitaria Área Andina

Bogotá D.C. Marzo de 2020

Introducción
Grupo Éxito es una de las más grandes compañías multilatinas en Colombia y un
retailer de alimentos relevante en Latinoamérica. . La Compañía cuenta con claras
ventajas competitivas derivadas de su fortaleza almacenes físicos, comercio
electrónico y negocios complementarios, y el valor de sus marcas, soportadas por la
calidad de su recurso humano. Grupo Éxito también lidera la estrategia de Comercio
electrónico y diversifica sus ingresos con un portafolio de negocios complementarios
para mejorar su oferta de retail.

Objetivo

Realizar una auditoría al área comercial que se divide en la estrategia, oferta,

distribución, precios, publicidad y ventas, con el fin de proporcionar un análisis,
recomendaciones e información concerniente a las actividades realizadas, con el fin
de detectar si se está ejecutado según lo planeado.

Actividad económica del grupo éxito:

Grupo éxito es una empresa colombiana que se dedica a la comercialización

minorista de productos y servicios. Ofrece a sus clientes alimentos, textiles,
electrodomésticos, artículos de entretenimiento, productos de aseo y
abarrotes. Además ofrece alternativas de crédito de consumo, tarjeta de
crédito y demás para que el cliente tenga la facilidad de adquirir los productos
que necesita, también el grupo éxito cuenta con agencia de viajes, industrias
textil y de alimentos, comercio electrónico, distribución de combustible y un
negocio inmobiliario.

Órganos de dirección, administración y representación legal:

los órganos sociales compuestos por el grupo éxito junta directiva es el

órgano de la administración, está compuesta por 9 miembros elegidos por la
asamblea general de accionistas.

comité de apoyo: son creados por la junta directiva para el apoyo en su

gestión.

comité de auditoría y riesgos: realiza la vigilancia de procesos de información

y reporte financiero entre otras auditorías y controles.

Comité de nombramientos,remuneraciones, gobierno corporativo: estará

conformado por mayoría de miembros independientes.

Comité de expansión: tiene como objetivo apoyar las inversiones de

expansión de la compañia y su crecimiento.

Comité financiero: su objetivo es analizar y aconsejar las diferentes las

diferentes alternativas de inversión.

Comité de sostenibilidad: tiene como objeto definir las estrategias y mejores

prácticas de desarrollo sostenible y responsabilidad social empresarial.

equipo directivo

Representante legal: Carlos Mario Giraldo Moreno

Composición del capital:

Hasta el año 2019, el grupo éxito informa a sus accionistas y al mercado

general la información publicada por parte de la compañía brasilera, que se
dio cumplimiento a la oferta pública de adquisición de emisión de acciones de
grupo éxito (OPA y éxito). La opa fue aceptada por accionistas que
representan el 96.57% del capital social del éxito. el monto total de OPA es
de 7.780.620.024.000 pesos colombianos, que es un valor equivalente a 9.5
billones de reales.
 En esta misma fecha previo a el cumplimiento de la Opa, subsidiarias de
casino adquirieron la totalidad de las acciones que poseía directa e
indirectamente éxito en GPA por un valor de $1.161 millones de dólares.

Con base en lo anterior se informa la composición accionaria del éxito.

Sendas distribuidora S.A 96.57%

Otros 3.4

4.Planta física:

Grupo éxito cuenta con 264 almacenes, 7 centros comerciales y una red de
distribución compuesto por 17 instalaciones con sus diferentes marcas entre ellas,
Éxito, Carulla, surtimax y demás marcas que acompañan esta compañía. Sus
instalaciones día a día se están innovando como en el caso de éxito con su nuevo
formato éxito wow y carulla con su formato freshmarket, por ende son instalaciones
adecuadas para que se pueda cumplir con las labores a cabalidad y brindar un
excelente servicio a los clientes, operando también con sus adecuadas instalaciones
en la parte administrativa para llevar a cabo sus excelentes estrategias para tener
éxito en sus objetivos y estrategias propuestas.
 5.Comercialización

El Grupo Éxito consolida resultados de Colombia, Brasil, Argentina y Uruguay, los

cuatro países de la región en los que tiene operaciones como la multilatina lider del
retail. Dichos resultados ratifican los sólidos fundamentales de la Compañía. La
internacionalización de la empresa con la cual se adquiere el liderazgo del mercado
en 3 de los países más importantes de la región, se desarrolla en conjunto con el
crecimiento de la operación en Colombia, en el cual se tienen previstas importantes
inversiones para el desarrollo del retail, el comercio electrónico y los centros
comerciales. Las ventas consolidadas alcanzaron un total de $7.02 billones
durante el tercer trimestre de 2015 en comparación con los $2.31 billones
registrados en el mismo trimestre de 2014, con un crecimiento del 203.1%. La base
del 2015 incluye las ventas del Grupo Disco, no consolidadas en la base de 2014
según regulación de norma NIIF, así como el resultado de Argentina y Brasil las
cuales se consolidaron a partir del mes de septiembre de 2015. La mezcla de ventas
global en el trimestre mostró una participación de 22% en la categoría no alimentos
y del 78% en la categoría alimentos.

6. Inventario

El grupo Éxito para el negocio del retail cuenta a nivel nacional con cuatro centros
de distribución ubicados en Medellín, Bogotá, Cali y Barranquilla. En estos centros
de distribución se almacena la mercancía que posteriormente será distribuida a los
diferentes almacenes de la zona. La compañía tiene el país separado por zonas
(Zona centro, zona oriente, Zona norte, zona occidente)

La operación de almacenaje se realiza para aquellos proveedores que su modalidad

de entrega es almacenamiento, ésta labor se realiza con personal directo y
outsourcing

Apoyado con equipos eléctricos de elevación y desplazamiento que hacen más ágil
y eficiente esta función. Toda la mercancía es almacenada en estanterías adosadas
e identificadas. A nivel tecnológico el software que opera para realizar esta función
es el WMS (Warehouse management system). Este software ayuda a controlar los
inventarios almacenados, rotación y fechas de vencimientos en otros.
 7.Cartera

Para el control de las compras, siempre se está sujeto a unos presupuestos y a los
reportes estadísticos que arroja el programa o software que se tiene para tal fin.

Existen convenios para el pago a proveedores los mismos son pactados con los
proveedores y se trata de buscar beneficio para ambas partes. Se realizan compras
con pagos a un mes, dos meses y tres meses y las compras VMI que se pagan de
acuerdo con las unidades vendidas. El inventario en el almacén pertenece al
proveedor.

8-Procedimientos: Disposiciones Legales, Pronunciamientos

profesionales y normas que rigen el proceso.

Durante el año 2018, Grupo Éxito en Colombia desplegó una serie de actividades
con el propósito de avanzar en el mejoramiento continuo de sus estándares en
materia de gobierno corporativo y transparencia y, continuar construyendo
relaciones de valor con sus grupos de interés. En desarrollo de lo anterior, la
compañía actualizó los códigos, políticas y procedimientos, tomando en
consideración referentes nacionales e internacionales, entre ellos:

- La Circular Externa 028 de 2007 emitida por la Superintendencia Financiera, de

Colombia (conocida como medidas de Código país)

-Las directrices de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico

(OCDE)

-La evaluación realizada por el Colegio de Estudios Superiores de Administración

(CESA) en conjunto con la Bolsa de Valores de Colombia

-Las disposiciones de la Norma Internacional de Información Financiera (IFRS)

-El Pacto Global de Naciones Unidas

La ley colombiana contra el soborno (Ley 1778 de 2016)

-La ley francesa anticorrupción (SAPIN II)

- Los estándares evaluados en el Índice de Sostenibilidad Dow Jone

4. Equipo a cargo de su implementación:

● Jessica Güechá
● Paula Camargo
● Bleidy Neira
● Diana Rivera

Procesos de intervención en el área comercial.

● Estrategia comercial: se basa en el servicio e innovación. Esta se centra en

promocionar además de “explotar” el producto y las marcas ya existentes
mediante publicidad, promociones y con un precio competitivo para obtener
como resultado ganancias provenientes de clientes regulares aparte de atraer
a nuevos consumidores, así se deben tener en cuenta los productos que se
tienen para sacar todo su potencial y que esté siendo usado al máximo en el
área de publicidad y promoción para tener como resultado una ganancia
mayor correspondiente al trabajo realizado.

Como una de sus estrategias de servicio al cliente, Grupo Éxito pone a

disposición de sus clientes el uso de la tarjeta puntos y la tarjeta Éxito para
dar una seguridad y mayor comodidad en las compras que realice dentro de
la cadena de almacenes, que además les brinda un beneficio adicional, al
poder redimir los puntos acumulados por una variedad de productos y
servicios previamente escogidos.

● Canales de distribución: son la diferentes rutas o vías que toman los

productos y su propiedad para acercarse cada vez más al consumidor o
usuario final de dichos productos.

Estos son los canales de distribución del grupo Éxito:

 1. Tiendas propias tienen diferentes formatos
a) HIPERMERCADO: Almacenes de áreas grandes con todas las líneas
de mercancías.
b) SUPERMERCADOS: Solo alimentos y artículos de aseo, personal y
uso del hogar

2. Exito Express: Tiendas de conveniencia en las grandes ciudades, atienden

el consumo prioritario de grandes clientes.
3. Exito.com: viene ganado participacion, primera tienda .com en el pais.
cabe recalcar que el mayor volumen de ventas lo logran en los
Hipermercados.

● Precios: Utiliza precios bajos, así lograr precios insuperables y muy

competitivos ya que pensaron en el alcance de todos lo estratos sociales.
● Publicidad: El grupo Éxito no abandona el terreno de la publicidad
tradicional, como comerciales para televisión, anuncios en revistas,
distribución de catálogos de manera semanal casa por casa, el grupo éxito a
asumido por tener presencia dentro de los espacios digitales. La empresa ha
puesto todo su empeño en ofrecer todos sus productos desde su portal web y
su aplicación para dispositivos móviles, logrando altos niveles de ventas por
estos medios.
● ventas: Grupo Éxito registró en 2018 una utilidad neta de 279 mil millones de
pesos con un incremento del 28,3% frente a 2017, y 55 billones de pesos de
ingresos operacionales consolidados, 8,9%1 más que el año anterior
● Las ventas netas en los cuatro países registraron crecimientos: en Brasil
10,7%, en Colombia 0,2%, en Uruguay 5% y en Argentina 27,9%.

En Colombia, propuestas innovadoras como Éxito wow y Carulla Fresh

Market, que crecieron a doble dígito, y los canales de comercio electrónico,
que incrementaron sus ventas en 33,4%, contribuyeron positivamente al
aumento en las ventas totales.
 Número progresivo de las actividades estimadas

Actividades, procedimientos específico para captar y examinar la información, área

comercial

En el área comercial podemos encontrar algunas actividades y

procedimientos relacionados con esta área,

1. Conocer los productos

El departamento de compras de una empresa ha de conocer perfectamente el

producto. Esto es fundamental. Pero también ha de saber cuáles son las tendencias

del mercado, los gustos y preferencias tanto de los clientes como los de los clientes

potenciales.

2. Fijar los objetivos

Todo comercial ha de conocer sus capacidades a la hora de vender. Esto es cuánto

son capaces de vender con el fin de adaptar esas cuotas a la producción.

3. Cuidar la calidad del producto o servicio

El departamento comercial ha de ser capaz de prever y adaptarse a cualquier

cambio que se pueda producir en el producto. Y contemplar la posibilidad de que

este pueda afectar a las futuras ventas.

4. Saber comunicarse con el cliente

No sólo hay que saber convencer al cliente de que te contrate o te compre. También

es informar al cliente de las novedades y ofrecer valores añadidos, como

asesoramiento, buena atención, etc.

5. Seguimiento del proceso de ventas

El proceso de ventas no se acaba cuando hemos conseguido vender un producto.

El departamento comercial ha de realizar un seguimiento y contrastar con el cliente

el nivel de satisfacción de este último.

6. Solventar problemas

El departamento comercial ha de ser capaz de dar respuesta a todas las dudas y

problemas que le puedan surgir con el producto antes y después de su adquisición.

7. Conocer las técnicas de comunicación

Que el departamento de compras conozca las técnicas de comunicación, hace

referencia al hecho de saber escuchar a clientes, a los compañeros departamento y,

por supuesto, a sus superiores.

8. Ser organizado y persuasivo

Al departamento de compras de una empresa se le exigen muchas funciones en

base a su importancia. Una de ellas es ser organizado, esto implica mantener

actualizada su cartera de clientes. Del mismo modo, ha de conocer los beneficios

que le pueden aportar al cliente nuestro producto. Pero para ello también ha de

establecer un sentimiento de empatía entre ambos y en todo momento ser

respetuoso.

Paso secuencial para llevar a cabo el proceso

Teniendo en cuenta que tenemos que lanzar un producto al mercado debemos estar

preparados con los conocimientos previos al producto para ello debemos tener en

cuenta las siguientes recomendaciones las cuales son muy importantes a la hora de

la elaboración y distribución de un producto.

Establecer las tareas que debe desempeñar

Definir competencias

Tener un buen equipo comercial

Conocer muy bien el producto

Estrategias de marketing de la empresa,

Elaboración de producto

Costos del producto

Cronograma de actividades

Actividades ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

Fabricación de
producto
x

Recolección de
datos
x

Análisis de
ventas
x

Conclusiones y x
recomendacion
es

Elaboración de
informe
x

Presentación
de metas
x
Diagrama de proceso
Reportes y clases de informes, seguimiento de las acciones

Las clases de informes son, oral, escrito, Los informes escritos tiene una estructura
similar a la de los informes orales, si bien en estos la abundancia y precisión de los
datos y de la información es mayor. En definitiva, la estructura se adapta a las
especificidades del soporte. Así, tenemos una introducción en la que se exponen la
temática del informe, sus objetivos y motivaciones además de los elementos más
importantes. La fase de desarrollo es aquella en la que se exponen todos los datos,
siempre de forma ordenada y volviendo a recuperar los puntos más destacados.
Finalmente, las conclusiones nos presentan la evaluación final y las acciones a
tomar a partir de los datos analizados. Los informes comerciales se apoyan en
información escrita además de información visual como gráficos e infografías.
De esta manera vamos a presentar un informe completo, teniendo en cuenta los
movimientos del área comercial, desde la producción hasta la venta del producto
tangible debemos tener en cuenta que todo hace parte de una cadena donde
explicamos paso a paso.

Hacemos un seguimiento de acciones donde todos nuestros colaboradores hacen

parte de este proceso desde la fabricación inicial, el área de logística los asesores
de ventas, los distribuidores a su entrega final.

Tiempo dispuesto para informar avances

En el área comercial Una auditoria administrativa forma parte de una estrategia y de

un proceso de cambio que requiere una clara decisión del más alto nivel, destinado
a que una organización tenga capacidad para transformarse y crecer de manera
efectiva. Es necesario para desarrollar cualquier proceso una infraestructura que
haga posible el flujo de información suficiente, relevante, oportuna y veraz, para
disponer en el momento y el lugar adecuado como elemento de decisión y calidad
idóneo. La información de permitir articular el concepto con los hechos, las
intenciones de los objetivos, la visión con las posibilidades y los escenarios con las
áreas de influencia La auditoría administrativa ha sido, es y será un fértil campo
para la administración; suceso lógico pues está ubicada en sus raíces mismas, es la
herramienta más versátil y consecuente con la realidad de una organización.

Actividades, procedimientos específico para captar y examinar la información,

área comercial

.
 Bibliografía

https://www.grupoexito.com.co/es/politica-manejo-de-informacion-y-datos-
personales.pdf

https://repository.udem.edu.co/bitstream/handle/11407/313/Modelo%20de
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https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-960193

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https://www.grupoexito.com.co/es

https://www.monografias.com/trabajos67/estructura-organizacional-
almacenes-exito/estructura-organizacional-almacenes-exito.shtml