Contabilidad 101

Unidad 3

Análisis y elaboración de transacciones.

Como en una empresa se suscitan gran variedad de transacciones, éstas tienen que ser
apropiadas en determinadas cuentas de acuerdo con su naturaleza Razón por la cual;
previamente se debe realizar el análisis de estas transacciones utilizando una metodología.
El primer paso en el ciclo contable es recopilar registros de tus transacciones comerciales.
Los recibos, facturas, extractos bancarios, y otros documentos procesados el período contable
actual deben ser revisados.
Luego debes realizar los asientos del libro diario. Esta es una lista cronológica de las
transacciones comerciales de tu empresa, asentadas siguiendo las normas contables
generalmente aceptadas.
Se describe las implicaciones de esta contabilidad de doble entrada. Esto significa que cada
transacción genera dos asientos de diario, afectando al menos dos cuentas: un débito y un
crédito. Si, por ejemplo, compras una impresora para tu negocio, aumentarás tu cuenta de
activos y tu cuenta bancos disminuirá.
Metodología para el análisis de transacciones
Para analizar las transacciones suscitadas en una empresa, es decir, para agruparlas en
determinadas cuentas de acuerde con su naturaleza utilizaremos la siguiente metodología:
1. Determinar que cuentas intervienen en la transacción
2. Clasificar las cuentas que intervienen
3. Analizar que cuentas aumentan y/o que cuentas disminuyen
4. Determinar que valores en términos de unidades monetarias corresponden a cada
cuenta
5. Aplicar la ley del movimiento de cuentas
6. Establecer la relación de igualdad numérica en términos de unidades monetarias entre
él Debe y el Haber.

Elaboración de transacciones:

Primeramente, recordemos qué es importante a la hora de realizar una transacción comercial,

como ya se analizó en el tema del Movimiento de las Cuentas:

1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarán por lo
menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito, las cuales al sumarse deben
tener la misma cantidad.
2. Clasificar la cuenta según su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)
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3. Determinar si la cuenta aumenta o disminuye y anotar en el lado correcto de la cuenta.

Libro Mayor:

Es el más importante de toda la contabilidad, debido a que en este se resumen las

transacciones de todas las cuentas contables de forma individual utilizadas durante un período
en específico. En el Mayor General se registran tanto los débitos y créditos de una cuenta, así
como el saldo de la misma.
El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una cuenta
determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los siguientes pasos del
ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control de Activo, Pasivo,
Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares se registrarán en lo que
se conoce como Mayor Auxiliar, como por ejemplo Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Tipos de Libros Mayor

Se reconoce que hay dos tipos:

 Libro Mayor principal. - Para las cuentas de control general
 Libro Mayor Auxiliar. - Para las sub. Cuentas y auxiliares.

Cuenta T
Cuando se habla de una cuenta T, se hace referencia a los registros financieros que se utilizan
en contabilidad con una doble entrada. Una cuenta T es una representación gráfica de una
cuenta contable general, en donde, el nombre de la cuenta es posicionada en la parte de arriba
de la T, las entradas de débito en la parte izquierda y los créditos se colocan en el lado
derecho, y el saldo total de esta cuenta T es ubicado en la parte inferior de la gráfica.
El uso principal de las cuentas T en contabilidad, es reflejar las entradas y salidas de la
compañía para que de esta manera lleves un registro seguro de estos débitos y créditos. Sin
embargo, pueden ayudarte en muchas cosas:
 Analizar las transacciones financieras por categorías de cuentas en lugar de
por fecha.
 Visualizar lo que está sucediendo en la empresa, lo cual es útil al ajustar
entradas.
 Encontrar el saldo de la cuenta.
Las cuentas de Activo:
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Tienen un carácter funcional bilateral, es decir, se pueden realizar cargos y abonos en ellas,
generalmente se cargan por:
 Su valor inicial.
 Aumentos de valor.
 Las entradas.
Generalmente se abonan por:
 Salidas.
 Disminuciones de valor.
Tienen un carácter inicial deudor, es decir, el primer apunte de cada cuenta se anota en él
debe de la misma.
Algunas de las cuentas de Activo son:
 Caja.
 Bancos.
 Clientes.
 Deudores.
 Clientes, Efectos Comerciales a Cobrar.
 Valores inmobiliarios.
 Mercaderías.
 Materias Primas.
 Productos Terminados.
 Subproductos.
 Terrenos y Bienes Naturales.
 Construcciones.
 Maquinaria.
 Mobiliario.
 Equipos de Procesos Informáticos.
 Elementos de Transportes.
 Amortización del Inmovilizado Material.
 Amortización del Inmovilizado Intangible.

Las cuentas de Pasivo:

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Tienen un carácter funcional bilateral, es decir, se pueden realizar cargos y abonos en ellas,
Generalmente se cargan por:
 Salidas.
 Disminuciones de valor.
Generalmente se abonan por:
 Su valor inicial.
 Aumentos de valor o entradas.
Tienen un carácter inicial acreedor, es decir, el primer apunte de cada cuenta se anota en el
haber de la misma, Algunas de las cuentas de Pasivo son:
 Proveedores.
 Acreedores.
 Acreedores, Efectos Comerciales a Pagar.
 Impuestos a pagar.
 Intereses a pagar.
 Préstamos a pagar.

Las cuentas de Patrimonio Neto:

Tienen un carácter funcional bilateral, es decir, se pueden realizar cargos y abonos en ellas.
Nos indican las diferencias totales existentes entre los totales de las cuentas de Activo y
Pasivo de la empresa.
Generalmente se cargan por:
 Salidas.
 Disminuciones de valor.
Generalmente se abonan por:
 Su valor inicial.
 Aumentos de valor o entradas.
Tienen un carácter inicial acreedor, es decir, el primer apunte de cada cuenta se anota en el
haber de la misma.
 Las aportaciones realizadas por los empresarios a la empresa.
 Los beneficios no distribuidos.
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 Las subvenciones o reintegrables, donaciones y legados recibidos por la empresa.
 Algunas de las cuentas de Patrimonio Neto son:
 Capital Social.
 Reservas Legales.
 Prima de Emisión.
 Subvenciones oficiales de Capital…
 Recordemos que se trata de financiación no exigible por terceros.

Conceptos de débito y crédito

En el sistema contable, el crédito también es entendido como el “haber”. La función en las
transacciones financieras es la de reflejar aquella operación que implica una reducción en el
activo. Como consecuencia de ello existe un aumento en el pasivo, incidiendo en los saldos
contables.
En la contabilidad, es esencial el manejo adecuado de los términos “débito” y “crédito. Para
poder llevar las cuentas de una empresa o compañía, en el caso de los créditos es importante
tener claro que cuando hablamos de este tipo de cuenta hace referencia a los pasivos, las
utilidades, los ingresos y el capital, esto en cuanto al patrimonio. Por otra parte también en la
cuenta créditos se deben reflejar las cuentas por pagar, los documentos por pagar y los
ingresos no devengados.
Existe una forma correcta de ubicar el crédito contable en los sistemas de control y registro
de gastos e ingresos. Esta forma es asentándolo en lado derecho del formato utilizado por los
contadores denominado como “cuenta T”. Toda vez que los créditos representan un aumento
en cuentas de naturaleza pasiva o de un patrimonio y suponen también un registro de
aumento en la cuenta de ingreso de una compañía. Por otro lado un crédito implica una
disminución en cuentas de naturaleza activa.

Clasificación de Créditos Contables

Aquellos que determinan el patrimonio y reflejan un aumento del mismo son considerados
como crédito contable. En las distintas operaciones financieras realizadas como consecuencia
de la actividad comercial, a los que tienen derecho los dueños de las empresas, compañías o
titular, los cuales pueden ser:
– Reales: aquellos que representen bienes, derechos u obligaciones que determinen el
patrimonio. Esto corresponde con los activos controlados por los bienes materiales tangibles.
Un ejemplo de esto son mercancías, Edificios, Terrenos, Equipos, etc.. También los bienes
materiales intangibles tales como las patentes y concesiones. Asimismo se encuentra
representado por los créditos a favor como las cuentas a cobrar.
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– Nominales: que se corresponde a los ingresos y ganancias obtenidas por la prestación de
un servicio. También venta de un bien, a fin de incrementar el patrimonio.
Podemos concluir entonces que un crédito contable podrá ser positivo o negativo. Siempre
que incremente una cuenta de crédito o disminuyen una de débito. Serán considerados
positivos todos los patrimonios que aumenten los ingresos y disminuyan los gastos. Serán
considerados negativos de ser el caso contrario.
Reglas de débitos
Los débitos incrementan los activos y disminuyen los pasivos y las acciones del propietario.
Por ejemplo, si un negocio compra un auto, eso incrementa los activos del negocio en la
forma de un débito a la cuenta de Vehículos. Si el negocio compró el automóvil con un
préstamo y hace un pago a este préstamo, este es una disminución a la cuenta de pasivo, por
lo tanto es pagadero.
Reglas de créditos
Los créditos disminuyen los activos y aumentan los pasivos y el patrimonio del propietario.
Usando el ejemplo de la sección 1, la cuenta de Pasivo, cuentas por pagar, se incrementará
por la cantidad de préstamo del auto. Si el negocio empleó efectivo para hacer el pago del
préstamo del vehículo, la cuenta del activo en efectivo disminuye.
Usando débitos y créditos
Al registrar las entradas, los débitos siempre se mencionan primero. En un diario general
donde la contabilidad de dobles entradas se utiliza, los débitos se ingresan primero. La cuenta
de débito es anota en la primera línea con la cantidad del lado izquierdo del registro. La
cuenta acreditada se menciona en la segunda línea, por lo general, con sangría y la cantidad
acreditada se registra del lado derecho del registro.
Balance
Para todo débito, debe haber un crédito. Por ejemplo, si compras material de oficina con
US$500 en efectivo, la cuenta de Material de Oficina se adeuda por US$500 y la cuenta de
Efectivo tiene un crédito de US$500. Si un negocio hace un pago a un acreedor llamado
ABC, la cuenta de Cuentas por pagar para ABC es de débito y la de efectivo es de crédito.

MOVIMIENTOS Y SALDOS:
1. Movimiento deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una
cuenta.
2. Movimiento acreedor: Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una
cuenta.
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3. Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases
de saldos:
 Saldo deudor
 Saldo acreedor
1. Saldo deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor
que el acreedor.
2. Saldo acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es
mayor que el deudor.
3. Cuenta saldada o cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos
son iguales.
Contabilidad por Partida Doble:
Definición: La regla de la partida doble define que en cada asiento contable intervienen, al
menos, dos cuentas contables, una por él debe y otra por el haber. La suma de las partidas
registradas en él debe coincidir con la suma de las partidas registradas en el haber.
El método contable de la Partida Doble se basa en la idea de que no hay deudor sin acreedor.
Todo hecho económico tiene su origen en otro hecho del mismo valor, pero de naturaleza
contraria.
Por ejemplo, cuando realizamos una compra de mercaderías, se producen dos movimientos
en la contabilidad. Por un lado, hay una salida de dinero por el haber y, por otro, una entrada
de mercaderías por él debe.
Es posible que, en un mismo asiento contable, se registre más de una cuenta en él debe y más
de una cuenta en el haber. Aun así, siempre tendremos que comprobar que la suma de las
cuentas del debe es la misma que la suma de las cuentas del haber.
Para el registro de las cuentas según la regla de la partida doble, debemos tener en cuenta que
se anotará en:
 Debe: aumentos de activo, disminuciones de pasivo y disminuciones de patrimonio.
 Haber: disminuciones de activo, aumentos de pasivo y aumentos de patrimonio.
Cuentas Reales (Permanentes)
Son todas aquellas cuentas que permanecen con balance durante la vida de la empresa, y son
las cuentas que conforman el balance general o de situación. Estas son: Activos, Pasivos y
Capital.
A) Activos: Es el conjunto de todos los bienes y derechos valorables que una empresa posee.
Dichos bienes constituyen los recursos de la empresa. Luego el activo son las propiedades de
la empresa que tienen un valor monetario. Ejemplo: Efectivo, Cuentas por cobrar, Inventario,
Terreno, Edificio, Mobiliario, Maquinarias, Vehículos, Equipos, etc.
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B) Pasivo: Está constituido por las sumas que el negocio adeuda a los acreedores. Una
empresa puede tener deudas en forma de cuentas por pagar, hipotecas, documentos por pagar,
salarios acumulados, o impuestos pendientes de pago. El pasivo del balance refleja las
fuentes de financiación de la empresa.
C) Capital o Patrimonio: Está constituido por los recursos aportados por los propietarios o
accionistas, así como las ganancias o las perdidas, en operaciones de un negocio. El
patrimonio o capital se obtiene restando el total de los pasivos del total de los activos.
Ecuación básica de la contabilidad.
Activo= A
Pasivo= P
Capital= C

A=P+C
A-P=C
A-C=P
Cuentas Nominales (Temporales)
Son aquellas que desaparecen al final de cada periodo comercial a través de cierre. Sirven,
para medir los resultados (ganancias o pérdidas). Estas cuentas conforman el estado de
ganancias o pérdidas, o estado de resultado. Estas son: Ingresos, Costos y Gastos.
A) Ingresos: Los ingresos están formados por todas las entradas de fondos que una empresa
obtiene por la venta de sus productos, de sus servicios, o del trabajo que ha realizado, así
como por otras causas, como puede ser por intereses recibidos, comisiones, etc.
B) Costos: El costo de algo, es lo que una persona paga cuando lo compra. también se llama
precio o precio de costo.
C) Gastos: Las erogaciones que hace la empresa para generar un beneficio. O sea, se entiende
por gasto al costo que origina el uso de las cosas o servicios con la finalidad de generar
ingresos.
también representan los valores monetarios de los bienes que la empresa ha consumido para
obtener los ingresos del mismo periodo.
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Las cuentas de activos tienen naturaleza de débito y las cuentas de pasivo y capital tienen
naturaleza de crédito. Las ecuaciones fundamentales de la contabilidad resumen el contenido
de cualquier estado de situación.

Flujo de Información Financiera:

El flujo de la información contable consiste en la comunicación de todos los sucesos
relacionados con obtener y aplicar los recursos económicos mediante su expresión en
unidades monetarias.
Dentro de la información contable será el departamento de finanzas el encargado del
funcionamiento completo del departamento de contabilidad. Éste procesa día a día todas las
operaciones de la empresa generando información en cada periodo contable con las cuentas
por pagar, las cuentas por cobrar, las disponibilidades de efectivo en caja y en el banco, los
niveles de inventariado y demás.
El ciclo contable es el proceso mediante el cual la contabilidad genera la información
económica de la empresa. Para ello se generan actividades que pasan por las etapas de
recolectar la información documentada, registrar esa información, clasificarla y resumirla.
Es en el proceso de recolección de información donde se documentan en los diarios de
ventas, de compras, de cobros y de pagos toda la información contable para su posterior
registro, clasificación y síntesis.
Al término del ciclo contable y gracias a una hoja de trabajo podrán plasmarse los estados
financieros.
La recolección de toda información contable debe ser sustentada en: facturas, recibos de
transferencia de fondos, cheques, etc.
Mediante el registro de datos, se obtiene información económica de las actividades realizadas
y de los resultados obtenidos por la empresa. Que esta información sea fiable e íntegra resulta
crucial. Para dichos fines la auditoria viene a jugar un papel importante. Podría decirse que la
contabilidad y la auditoría cumplen dos funciones básicas y complementarias a la vez. La
primera realiza la medida y el registro de la información económica y la segunda verifica la
fiabilidad de los datos.
Por último, el estado de resultados resume los ingresos y gastos de las operaciones para medir
la rentabilidad de la organización. El balance general resume los activos y la forma en cómo
éstos son financiados por los propietarios. El estado de flujo de efectivo expresa los cambios
habidos en la suma de efectivo de la empresa. Estos tres estados serían la mejor expresión del
resumen de la información contable.
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La información financiera son datos tales como calificaciones crediticias, saldos de cuentas y
otros datos monetarios sobre una persona u organización, que se utilizan para la facturación,
evaluación de crédito, transacciones de préstamos y otras actividades financieras.
La información financiera debe ser procesada para poder realizar negocios, pero también
debe ser manejada cuidadosamente por las empresas a fin de garantizar la seguridad de los
clientes y evitar un litigio y la mala publicidad que pueden derivarse de un uso negligente o
inapropiado.
La información financiera es diversa y puede tener varias facetas, según el revisor y el
objetivo del estudio. Incluye también información que se conserva con el objeto de adquirir
un crédito o préstamo, acceder a las cuentas o iniciar una transacción.
Muchos resúmenes de datos corporativos proporcionan información financiera en la que la
gerencia se basa para tomar decisiones y dirigir las actividades operativas hacia el éxito
financiero.
Aplicación del Diario general
En este se registran de forma cronológica todas las operaciones económicas que se realizan
en un negocio para su posterior pase al mayor.
Al momento de registrar un asiento contable en este libro es necesario entender qué es lo que
vamos a registrar y siempre recordar que la suma de todos los débitos debe ser igual a la
suma de todos los créditos para cumplir con el principio de partida doble.
Esto quiere decir que cada vez que demos un débito a una cuenta, también hay que darle un
crédito por el mismo valor a la otra cuenta afectada.
Registro de las Transacciones
Todas las transacciones económicas que realiza una empresa, deben ser clasificadas y
registradas en la contabilidad de una empresa. Para esto se utilizan los asientos contables que
los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el
ente económico. Es de vital importancia tener claro el proceso de registro de las
transacciones económicas, para lo cual es necesario el análisis de dicha transacción a través
de preguntas que nos debemos hacer y que nos indicaran que clase de cuenta podemos
utilizar, y si la debemos debitar o acreditar, aplicando además el principio de la partida doble.
Todas las operaciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un
valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe tener como mínimo dos
anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza por igual valor
para que no exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida
doble.
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Las transacciones son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios en la
ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en uno o varios de sus componentes
activo, pasivo o patrimonio.
Los asientos contables pueden ser simples o compuestos. Los simples son aquellos en los
cuales la columna del debe es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la
columna del haber. Es decir, se afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.
Los asientos compuestos son aquellos en los que las columnas del debe y del haber son
afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan
una o varias cuentas en el debe y una o varias cuentas en el haber.
La Ecuación Contable permite determinar el equilibrio que debe existir entre las cuentas , el
pasivo y patrimonio.
Partes del Diario General
Encabezamiento, compuesto del nombre del documento "Diario General", y en la misma
altura, hacia la derecha, el número de la página.
 La fecha, compuesta de dos columnas, sirve para registrar el año, mes y el día.
 Descripción. -Se registran los nombres de las cuentas y el resumen de la transacción.
 Referencia. - Sirve para registrar el número o código de la cuenta del mayor general.
 Débito. -Registra el valor de la parte del débito de cada una de las transacciones.
 Crédito. - Registra el valor de la parte del crédito de cada una de las transacciones.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario.
Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de
información para conformar los estados financieros.
Mayor general. Traslado de los registros al mayor general.
La motorización de las cuentas es uno de los procesos que se realiza al final de cada periodo
contable, su objetivo principal es dar a conocer cuáles son los saldos de cada cuenta que se
usó en ese periodo, estos saldos que servirán para conocer el comportamiento de la empresa
en esas operaciones.
Mayo rizar es trasladar de forma sistemática y de manera clasificada (por códigos y cuentas)
los valores que se encuentran en el libro diario. Ubicando las cifras de tal manera que si un
valor está en él Debe, pasará al mayor en el mismo lado (Debe) de la cuenta correspondiente;
así como también las cuentas en el haber.
Existen dos tipos de libro mayor:
 Mayor principal. Para las cuentas de control general; ejemplos: Caja, bancos,
clientes... y más.
 Mayor auxiliar. Para las sub cuentas y auxiliares; ejemplos:
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Caja: Caja Chica, Caja N.º 1
Banco: Banco Pichincha, Banco Guayaquil...
PROCEDIMIENTO PARA MAYORIZAR
 A cada cuenta que usamos en el libro diario se le asignara una tarjeta (o archivo
magnético). Se le asignara el número del código que le corresponda según el plan de
cuentas.
 Pasar los valores de las cuentas según estas se vallan registrando en el libro diario, y
según su ubicación, del Debe, al DEBE; y si están en el haber, al HABER de la
respectiva cuenta.
 Al Ingresar cada valor procedemos a obtener los saldos de la siguiente manera: Los
valores en él Debe (Cuentas Deudoras) tendrán el signo (+), y si están en el Haber
(Cuentas Acreedoras) tendrán el signo (-), se obtendrá la diferencia matemática; si el
resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el contrario, si el valor es
negativo, se trata de un saldo acreedor.
 Al terminar presentamos en un solo balance todas las cuentas con sus respectivos
saldos, sean estos Deudoras o Acreedoras según los resultados de cada Mayor.

Balance de Comprobación
balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista
del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya
sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado
financiero.
Objetivos
El objetivo final del balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la
contabilidad.
El balance de comprobación requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado
del periodo, y del cierre de la contabilidad para su elaboración.

Funciones
Verificar que los saldos deudores de las cuentas sumen exactamente lo mismo que los saldos
acreedores, de modo que se produzca un equilibrio.
Verificar o comprobar que las sumas de los movimientos de las cuentas en él Debe sea igual
a la suma de los movimientos en el Haber
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Resumir o sintetizar el proceso analítico que han tenido las cuentas en el libro Diario y en el
libro Mayor. por lo que sus saldos acreedores y deudores produzcan un mismo balance al
igual que él debe y haber

Localización de errores

Cuando las columnas del balance de comprobación (debe y haber) no totalizan iguales se
considera que existe uno o varios errores. No obstante, la diferencia detectada entre las dos
columnas (debe y haber) se tiene que analizar, para determinar si procede un ajuste o sólo es
error de suma.
Procedimiento para localizar errores en el balance de comprobación:
Verificar que todas las cuentas que están registradas en el libro diario se encuentren
registradas en el libro mayor.
Verificar que todos los valores estén correctamente registrados; es decir, verificar que no
exista error por transposición de números (números diferentes).
Verificar que todas las transacciones estén registradas.

Los errores pueden suceder por diferentes causas, entre ellas:

Cuando se ha registrado en el libro diario o en el libro mayor un asiento incompleto, en sus
cuentas o en sus valores.
Cuando se ha registrado (pasado) en el libro mayor un asiento con cifras incompletas o
incorrectas.
Cuando se ha pasado al libro mayor un asiento con transposición de cifras (números
cambiados).
Entre otros errores. Corrección de errores Al momento de localizar los errores, los mismos se
deben analizar, para asegurarse si amerizan ajustes o sólo es error de suma. Para tal efecto, el
artículo 37 del Código de Comercio (1955), expresa: los errores y omisiones que se comentan
al elaborar un asiento, se corregirá con otro asiento distinto, en la fecha en que se detecte la
falta.