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DE LA GESTiÓN
C
UANDO EL NOVELISTA
OCTUBRE 2005 77
El lado duro de la gestión del cambio
tres iniciativas de transformación fracasan. Cuanto más la cantidad de personas requeridas para ejecutarla y los
cambian las cosas, más permanecen iguales. resultados financieros que se espera obtener con las ac-
La gestión del cambio es difícil, peto parte del pro- ciones planeadas. Nuestra investigación muestra que los
blema radica en que existe poco acuerdo sobre cuáles proyectos de cambio no consiguen despegar cuando las
son los factores que más influyen en las iniciativas de empresas descuidan los factores duros. Eso no significa
transformación. Pida a cinco ejecutivos que mencionen que los ejecutivos puedan ignorar los elementos blan-
el factor crucial para el éxito de estos programas, y pro- dos; hacerla sería un error grave. Pero, si las empresas
bablemente recibirá cinco respuestas distintas. Esto se no prestan atención en primer lugar a los temas duros,
debe a que cada ejecutivo ve una iniciativa desde su los programas de transformación fallarán antes de que
punto de vista y, basado en su experiencia personal, se los elementos blandos entren en juego.
enfoca en diferentes factores de éxito. Los expertos tam- Se trata de una lección que aprendimos al identifi-
bién ofrecen perspectivas distintas. Una investigación car los denominadores comunes del cambio. En 1992,
reciente en Amazon.com sobre libros relacionados con empezamos con la hipótesis contraria, esto es, que las
"cambio y gestión" generó 6.153 títulos, cada uno con organizaciones gestionan las transformaciones de ma-
una aproximación distinta al tema. Esas ideas tienen neras notablemente similares. Investigamos proyectos
mucho que ofrecer pero, tomadas en conjunto, obligan en una serie de industrias y países para identificar aque-
a las empresas a abordar simultáneamente muchas prio- llos elementos comunes. Nuestro estudio inicial de 225
ridades, lo que dispersa muchos recursos y habilidades. empresas reveló una correlación consistente entre los
Además, los ejecutivos usan diferentes enfoques en dis- resultados (éxito o fracaso) de los programas de cambio
tintas partes de la organización, lo que empeora la con- y cuatro factores objetivos: duración del proyecto, par-
fusión que usualmente acompaña al cambio. ticularmente el tiempo entre las revisiones de los pro-
En años recientes, muchos gurús de la gestión del yectos; integridad del desempeño, o las capacidades de
cambio se han enfocado en los aspectos blandos, como los equipos de proyecto; compromiso tanto de los altos
cultura,liderazgo y motivación. Tales elementos son im- ejecutivos como de los empleados a quienes más afec-
portantes para el éxito, pero la sola gestión de estos as- tará el cambio; y el esfuerzo adicional que los empleados
pectos no basta para implementar proyectos de transfor- deben hacer para arreglárselas con el cambio. Llamamos
mación. Los factores blandos no influyen directamente a estas variables los factores DICE (dados) porque po-
en los resultados de muchos programas de cambio. Por dríamos cargarlos a favor del éxito de los proyectos.
ejemplo, un liderazgo visionario es a menudo vital para Concluimos nuestro estudio en 1994 y, en los once
los proyectos de transformación, pero no siempre. Lo años transcurridos desde entonces, Bastan Consulting
mismo se puede decir de la comunicación con los em- Group ha usado esos cuatro factores para predecir los re-
pleados. Además, no es fácil cambiar las actitudes o las sultados y guiar la ejecución de más de 1.000 iniciativas
relaciones: éstas se encuentran profundamente arraiga- de gestión del cambio en todo el mundo. No sólo se ha
das en las organizaciones y en las personas. Y aunque mantenido la correlación, sino que ningún otro factor
los cambios, digamos, en la cultura o en los niveles de (o combinación de factores) ha predichoen forma tan
motivación se pueden medir indirectamente mediante apropiada los resultados.
encuestas y entrevistas, es difícil obtener datos confia-
bles sobre los factores blandos.
Creemos que lo que hace falta es un foco en los as- Los cuatro factores clave
pectos no tan de moda de la gestión del cambio: los Si usted piensa en ello, las distintas formas en que las
factores duros. Estos factores tienen tres característi- organizaciones combinan los cuatro factores crean un
cas distintivas. Primero, las empresas pueden medirlos flujo continuo, desde los proyectos establecidos para
directa o indirectamente. Segundo, pueden comunicar triunfar hasta los proyectos establecidos para fraca-
fácilmente su importancia, tanto dentro como fuera sar. En un extremo, un proyecto breve dirigido por un
de la organización. Tercero, y quizás más importante, equipo hábil, motivado y cohesionado, promovido por
pueden influir rápidamente en esos elementos. Algunos la alta dirección e implementado en un departamento
de los factores duros que afectan a una iniciativa de receptivo al cambio y que aporta esfuerzo adicional,
transformación son el tiempo necesario para realizarla, está destinado a tener éxito. En el otro extremo, un pro-
Harold L. Sirkin (hal.ops@bcg.com) es vicepresidente senior y líder de la práctica de operaciones globales de Boston Consul-
ting Group, con base en Chicago. Es coautor de Fix the Process, Not the Problem (HBR july-August 1990) y de "Innovar para
hacer dinero" (HBR Septiembre 2003). Perry Keenan (keenan.perry@bcg.com) es vicepresidente de BCG y el líder del tópico
global de gestión de programas rigurosos, con sede en Auckland, Nueva Zelandia. Alan jackson (jackson.alancfbcg.com) es
vicepresidente senior de BCG en Sydney, Australia. Más sobre gestión del cambio y una herramienta DICE interactiva están
disponibles en www.bcg.com/DICE.
el punto medio, donde la probabilidad de éxito o fracaso grama de cambio, si éste tiene una vida corta; de lo
es difícil de evaluar. Los ejecutivos deben estudiar con contrario, la cantidad de tiempo entre las revisiones
de hitos.
detención los cuatro factores DICE para estimar si sus
programas despegarán o morirán.
Duración. Las empresas usualmente cometen el O> La integridad del desempeño del equipo de proyecto;
error de preocuparse sobre todo por el tiempo que to- esto es.su capacidad para completar la iniciativa a tiempo.
mará implementar los programas de cambio. Suponen Eso depende de las habilidades y rasgos de los miembros
que cuanto más dure una iniciativa, más probabilidad en relación a los requerimientos del proyecto.
guna empresa tiene suficientes grandes personas para equipo apropiado. Pareciera ser algo razonable, pero los
garantizarlo. Además, los altos ejecutivos a menudo no ejecutivos eficaces según el estado actual de las cosas no
permiten que sus estrellas en desempeño se unan a los necesariamente son buenos para cambiar organizaciones.
esfuerzos de cambio, porque el trabajo regular puede Usualmente, los buenos líderes de equipo tienen habili-
verse perjudicado. Pero puesto que el éxito de los pro- dades para la resolución de problemas, están orientados
gramas de cambio depende de la calidad de los equipos, hacia los resultados, son metódicos en su enfoque pero
las empresas deben liberar a su mejor personal, mien- toleran la ambigüedad, son organizacionalmente saga-
tras se aseguran de que no se debiliten las operaciones ces, están dispuestos a aceptar su responsabilidad por las
del día a día. En las compañías que han tenido éxito en decisiones que toman y, aunque están bien motivados,
la implementación de programas de cambio, descubri- no anhelan estar en el primer plano. Un CEO que dirigió
mos que los empleados hacen un esfuerzo adicional exitosamente dos grandes proyectos de transformación
para cerciorarse de que se haga su trabajo diario. en los últimos diez años usó estos seis criterios para exa-
Dado que los equipos de proyecto manejan una am- minar a los altos ejecutivos respecto del calibre de los
plia gama de actividades, recursos, presiones, estímulos nominados para los equipos de proyecto. El equipo de
externos y obstáculos imprevistos, deben ser cohesivos y alta gerencia rechazaba, en promedio, a uno de cada tres
bien dirigidos. No basta que los altos ejecutivos les pre- candidatos, antes de tener listos los equipos.
gunten a los empleados en el dispensador de agua fría Compromiso. Las empresas deben fomentar el com-
si un equipo de proyecto se está desempeñando bien; promiso de dos grupos de personas distintos si quieren
deben aclarar los papeles, compromisos y la responsa- que los proyectos de cambio se arraiguen. Deben obtener
bilización de los miembros. Deben escoger al líder del un respaldo visible de los ejecutivos más influyentes (lo
equipo y, más importante aún, resolver la composición que denominamos C1), que no son necesariamente los
del equipo. que tienen los títulos más altos. Además, deben tomar en
Hemos descubierto que los patrocinadores ejecutivos cuenta el entusiasmo -o, a menudo, la falta de éste- de
inteligentes son muy inclusivo s cuando seleccionan equi- las personas que deben lidiar con los nuevos sistemas,
pos. Identifican el talento solicitando nombres a colegas procesos o modos de trabajar (C2).
clave, incluyendo ejecutivos de recursos humanos; ha- El compromiso del nivel más alto es vital para generar
ciendo circular criterios que han elaborado; y buscando el compromiso de los que están abajo. Si los empleados
alas personas de alto desempeño en todas las funciones. no ven que los líderes de una empresa respaldan un pro-
Aunque aceptan voluntarios, evitan escoger sólo a par- yecto, es poco probable que cambien. Ningún grado de
tidarios de la iniciativa de cambio. Los altos ejecutivos apoyo del nivel más alto es demasiado. En 1999, cuando
entrevistan personalmente a la gente, para así poder estábamos trabajando con el CEO de una empresa de
elaborar la cartera adecuada de destrezas, conocimiento productos de consumo, él nos dijo que estaba haciendo
y redes sociales. También deciden si los miembros po- mucho más de lo necesario para mostrar apoyo a un pro-
tenciales del equipo deberían dedicar todo su tiempo yecto molesto. Cuando hablamos con sus ejecutivos de
al proyecto. De no ser así, deben pedirles que le asignen línea, dijeron que el CEO había dado muy poco apoyo al
días o momentos del día específicos a la iniciativa. La alta proyecto. Ellos pensaban que si él quería que el proyecto
gerencia hace públicos los parámetros para juzgar el des- tuviera éxito, ¡debía apoyarlo más visiblemente! Regla
empeño del equipo y cómo ese proceso se ajusta a los pro- empírica: cuando usted sienta que está ensalzando una
cedimientos de evaluación regulares de la empresa. Una iniciativa de cambio al menos tres veces más de lo de-
vez que el proyecto arranca, los patrocinadores deben bido, sus ejecutivos sentirán que usted está apoyando la
medir la cohesión de los equipos, mediante la realización transformación.
de encuestas confidenciales para solicitar las opiniones A veces los altos ejecutivos se muestran renuente s a
de los miembros. respaldar iniciativas. Eso es comprensible, a menudo éstas
Debido a que alguien es un buen ejecutivo que le traen cambios que pueden perjudicar las vidas y los tra-
agrada a la gente, los ejecutivos cometen a menudo el bajos de los empleados. Sin embargo, si los altos ejecuti-
error de suponer que él o ella también será un líder de vos no comunican la necesidad del cambio y lo que éste
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Calcule
los ejecutivos pueden usar para evaluar la probabilidad para explicar el proyecto a la gente de todos los niveles de
de éxito para un determinado proyecto o un conjunto la organización. En conjunto, los planes y las acciones del
de proyectos. Considere el caso de un gran banco austra- banco llevaron el proyecto a la Zona de Triunfo. Catorce
liano que, en 1994, quiso reestructurar sus operaciones de meses más tarde, el banco concluyó el proyecto, a tiempo
respaldo. Los altos ejecutivos concordaban en la justifica- y con un presupuesto menor.
ción para el cambio, pero diferían respecto de si el banco
podía lograr sus objetivos, dado que la transformación
requería de grandes cambios en procesos y estructuras Aplicar el modelo DICE
organizacionales. Reunir al equipo y a los altos ejecutivos La simplicidad del modelo DICE resulta ser a menudo
el tiempo suficiente para que aclararan sus diferencias su mayor problema; los ejecutivos parecen desear res-
resultó ser imposible; simplemente, estaban demasiado puestas más complejas. Sin embargo, al pasar por alto
ocupados. Fue entonces cuando el equipo de proyecto lo obvio, con frecuencia terminan haciendo concesiones
decidió analizar la iniciativa utilizando el modelo DICE. que no funcionan. Las empresas inteligentes tratan de
Hacerla así condensó lo que pudo haber sido un libre cerciorarse de no caer en esa trampa, mediante el uso del
debate de dos días en una discusión-aguda de dos horas. modelo DICE en una de tres formas.
El foco en sólo cuatro elementos generó un cuadro claro Rastrear proyectos. Algunas empresas capacitan a
de las fortalezas y debilidades del proyecto. Por ejemplo, los ejecutivos sobre la forma de usar el modelo DICE
los ejecutivos se enteraron de que la reestructuración to- antes de empezar los programas de transformación. Los
maría ocho meses, pero que tenía hitos y revisiones defi- ejecutivos usan versiones de la herramienta basadas en
nidos de forma deficiente. Aunque el equipo del proyecto planillas de cálculo para estimar los puntajes DICE de los
era capaz y la alta gerencia mostraba un compromiso diversos componentes del programa y para comparar los
razonable con el esfuerzo, existía espacio para mejoras con puntajes pasados. Con el tiempo, todos los puntajes
en ambas áreas. La fuerza de trabajo del área de respaldo deben estar en equilibrio con la trayectoria de los pun-
era hostil a los cambios propuestos ya que más de 20% tajes y, como veremos a continuación, con la cartera de
de estas personas perdería sus trabajos. Los ejecutivos y puntajes.
empleados acordaron que el personal de respaldo tendría Los altos ejecutivos usan a menudo las evaluaciones
que generar, durante la implementación, entre 10% a 20% DICE como alertas tempranas de que las iniciativas de
de esfuerzo por encima de sus compromisos actuales. En transformación están experimentando problemas. Ésa
la escala DICE, el proyecto se hallaba profundamente en fue la manera en que Amgen, empresa de biotecnología
la Zona de Desgracia. de US$ 10.600 millones, usó el modelo DICE. En 2001,
Sin embargo, la evaluación también llevó a los ejecuti- la empresa realineó sus operaciones en torno a ciertos
vos a adoptar pasos para aumentar la posibilidad de éxito, procesos claves, amplió su oferta de productos, relanzó
antes de que iniciaran el proyecto. Elbanco decidió dividir algunos productos maduros, se alió con algunas compa-
el cronograma del proyecto en dos: uno de corto y otro de ñías y adquirió otras, y lanzó una serie innovaciones. Para
largo plazo. Hacerla le permitió al banco programar pun- evitar problemas de implementación, el equipo de alta
tos de revisión con más frecuencia y maximizar la capa- gerencia de Arngen usó el modelo DICE para medir cuán
F raneo &.Aera
la empresa citó a una reunión con todos los responsables
del proyecto y los altos ejecutivos. El grupo examinó cada
proyecto, debatiendo su puntaje DICE e identificando las
áreas en problemas. Después de listar todos los puntajes Teeniseguros
y problemas, el director general se acercó a una piza-
rra blanca y encerró en un círculo los cinco proyectos SABEMOS. SEGURO
más importantes. "Estoy dispuesto a aceptar que algunos Corredores de Seguros' CORRESPONSALES DE MARSH INC'
OCTUBRE 2005
Corredores de Seguros' CORRESPONSALES DE MARSH INC
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El lado duro de la gestión del cambio
proyectos partirán en la Zona de Preocupación, pero no soluciones innovadoras. Considere, por ejemplo, la forma
aceptaré nada fuera del centro de esta zona por más de en que los talleres DICE ayudaron a un proveedor de
algunas semanas. Para los cinco proyectos más importan- servicios de telecomunicaciones que había planificado un
tes, no vamos a empezar hasta que éstos se encuentren gran esfuerzo de transformación. Elprograma, que consis-
plenamente dentro de la Zona de Triunfo. ¿Qué tenemos tía en cinco iniciativas estratégicas y 50 subproyectos que
que hacer para lograrlo?", preguntó. debían estar pronto en funcionamiento, enfrentó algunos
De inmediato, el grupo comenzó a pensar y a actuar. serios obstáculos. Las metas, cronogramas y objetivos de
Transfirió personas a equipos, reconfiguró algunos pro- ingresos del proyecto no estaban claros. Se produjeron
yectos e identificó aquellos a los que los altos ejecutivos retrasos en aprobar argumentos de negocios, una falta
debían prestarIe más atención, todo lo cual ayudó a elevar de rigor y de foco en la planificación e identificación de
los puntajes DICE antes de que se iniciara la implementa- hitos, y una escasez de recursos. También hubo problemas
ción. Los proyectos más importantes fueron establecidos de liderazgo. Por ejemplo, las deficiencias en el nivel eje-
de manera que alcanzaran un resonante éxito, mientras cutivo habían producido una defectuosa coordinación de
que la mayoría de los proyectos restantes consiguió llegar proyectos y una mala evaluación de los riesgos.
a la Zona de Triunfo. El grupo dejó algunos proyectos en Para encarrilar el programa de transformación, la em-
la Zona de Preocupación, pero acordó vigilarIos de cerca presa de telecomunicaciones incorporó el modelo DICE
para cerciorarse de que mejoraran sus puntajes. Según a las herramientas de los ejecutivos del proyecto. La Ofi-
nuestra experiencia, eso es lo correcto. Cuando las empre- cina de Gestión del Proyecto organizó una serie de talle-
sas están tratando de reacondicionarse, no deberían tener res para analizar problemas y decidir pasos futuros. Por
todos sus proyectos en la Zona de Triunfo; si lo hacen, no ejemplo, un taller se dedicó a tres proyectos de desarrollo
son lo suficientemente ambiciosas. Las transformaciones de nuevos productos, dos de los cuales habían aterrizado
deberían implicar cambios fundamentales que lleven al en la Zona de Desgracia y uno en la Zona de Preocupa-
extremo a una organización. ción. Los participantes rastrearon los problemas hasta
Forzar la conversación. Cuando diferentes ejecutivos llegar a la tensión entre los ejecutivos y los expertos en
calculan los puntajes DICE para el mismo proyecto, los tecnología, la insuficiencia en el financiamiento, la falta
resultados pueden variar ampliamente. La diferencia en de personal y una deficiente definición de los alcances
los puntajes es particularmente importante en términos de los proyectos. Finalmente, concordaron en tres me-
del diálogo que gatilla. Estimula a los participantes y didas correctivas: realizar una reunión de resolución de
los hace debatir preguntas como, "¿por qué vemos al conflictos entre los directores a cargo de tecnología y los
proyecto 'de distintas formas ?",y" ¿qué podemos acordar responsables de los negocios centrales; cerciorarse de que
hacer para cercioramos de que el proyecto tenga éxito?" los altos líderes prestaran atención inmediata a los pro-
Esto es crucial, porque incluso la gente dentro de la blemas de recursos; y reunir al equipo del proyecto y al
misma organización carece de un marco común para encargado de la línea de negocios para formalizar los ob-
abordar los problemas en las iniciativas de cambio. Los jetivos de proyecto. Con el respaldo del patrocinador del
prejuicios, las diferencias de perspectiva y la renuencia proyecto para estas medidas, los tres proyectos mejoraron
o incapacidad para hablar pueden bloquear la discusión sus puntajes DICE y de esa forma aumentaron sus posi-
eficaz. Al usar el modelo DICE, las empresas pueden bilidades de éxito para el momento en que este artículo
crear un lenguaje común y forzar la realización de las se iba a imprimir.
discusiones correctas. Las conversaciones sobre puntajes DICE son particu-
En ocasiones, las empresas realizan talleres para revisar larmente útiles para transformaciones a gran escala que
proyectos que están en dificultades. En esas sesiones de atraviesan unidades de negocios, funciones y lugares. En
dos a cuatro horas, grupos de ocho a 15 altos ejecutivos esos esfuerzos de cambio, es crucial encontrar el equi-
y de nivel medio, junto con el equipo de proyecto y sus librio correcto entre una supervisión centralizada, que
patrocinadores, sostienen un diálogo sincero. El debate garantiza que todos los miembros de la organización se
usualmente trasciende los puntajes del proyecto y va a tomen en serio el esfuerzo y comprendan las metas, y la
las causas subyacentes de los problemas y a las posibles autonomía que requieren diversas iniciativas. Los equi-
soluciones. Los talleres ponen de manifiesto diferentes pos deben tener la flexibilidad y el incentivo para produ-
opiniones, las cuales a menudo se pueden combinar en cir soluciones a la medida para sus mercados, funciones y
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