MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE

GASTOS Y VIATICOS
(T&E REPORT EXPENSES AND TRAVEL)

MARZO 2020

Elaboró Revisó Autorizó

Luis Alfonso García Acuña Angelly Lizeth Hernández Gutiérrez Norma Katherine Miranda
 Capera

Contenido
1. Propósito............................................................................................................................................................ 3

2. Alcance............................................................................................................................................................... 3

3. Acrónimos.......................................................................................................................................................... 3

4. Definiciones........................................................................................................................................................ 3

5. Roles and Responsabilidades.............................................................................................................................. 3

6. Sistemas y herramientas utilizadas...................................................................................................................... 4

7. Descripción del Proceso...................................................................................................................................... 4

7.1 Recepción de la legalización de gastos de viajes...................................................................................................4

7.2 Validación con la política de gastos de viaje Clúster Andino.................................................................................4

7.3 Elaboración plantilla de la relación de gastos y cargue masivo SAP.....................................................................7

7.4 Realización archivo plano transacción LSMW........................................................................................................8

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1. Propósito

El propósito del presente manual es explicar el paso a paso para la legalización de gastos de viaje de
empleados, desde la recepción por parte del empleado hasta su contabilización.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para Schneider Electric de Colombia SA

3. Acrónimos

Acronimos/ Abreviaturas Descripcion

Diminutivo empleado por Schneider Electric para identificar la sucursal de
COAE
Colombia
Consecutivo manejado para el reporte de gastos que corresponde al mes y
Mes A-Z letra designada del reporte

4. Definiciones

Termino Definicion
El propósito de éste es notificar al área responsable sobre los gastos
Reporte de gastos
hechos y así poder reembolsarlos o hacerlos deducibles.
Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona,
Viatico o Anticipo
especialmente a un funcionario, para realizar un viaje.

5. Roles and Responsabilidades

Rol Responsabilidad
Empleado Realizar el reporte de gasto
Auxiliar Revisar y contabilizar el reporte de gasto
Analista Revisión y análisis de la procedencia del gasto

6. Sistemas y herramientas utilizadas

System / Transaction in
Description / Transaction SAP
SAP
FBL1N SAP transaction to create assets / Transacción SAP para validar acreedor
ZSM35 SAP transaction to create assets / Transacción SAP para realizar la carga
masiva de archivos

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 LSMW SAP transaction to create assets / Transacción SAP para generar el archivo
masivo
F-44 SAP transaction to create assets / Transacción SAP para compensar
acreedores
FB03 SAP transaction to create assets / Transacción SAP para visulizar la
contabilización
Excel Sistema para realizar la plantilla para el cargue masivo
Documentación Facturas o soportes en físico correspondiente al reporte

7. Descripción del Proceso

7.1.1 Recepción de la legalización de gastos de viajes

El empleado legaliza de forma física, entregando los siguientes soportes:
 Aprobado del jefe directo (Correo impreso)

 Formato de la relación de gastos (esta debe estar completamente diligenciada)

 Soportes físicos de las facturas

NOTA: El formato de relación de gastos debe contener obligatoriamente el centro de costo

y/o elemento PEP y el mes de la legalización.

Se realiza una previa revisión junto con el empleado, se aclaran dudas y si es correcta la información se
procede a dejar el sello de recibido en el formato.

7.1.2 Validación con la política de gastos de viaje Clúster Andino

 Se relaciona enlace de la política de viajes del Clúster Andino que aplica desde septiembre 2019 en
adelante, que se utiliza para realizar la validación de los gastos autorizados por la compañía.

file:///C:/Users/SESA570537/Box/Dir%20financiera%20%20Contabilidad/Contabilidad/SCHNEIDER
%20ELECTRIC%20COLOMBIA/CONTB/2020/1.PTP/Politica%20de%20Viajes%20y%20gastos
%20%20Cluster%20Andino%20-Rev_2.pdf

 Se debe realizar la validación de cada uno de los soportes entregados en físico en su totalidad contra
la relación de gastos para determinar que si cumplan con la correspondiente política de gastos de
viaje

NOTA: Es importante que los soportes no presenten enmendaduras ni tachones que pongan
en duda su legitimidad, al igual que estos soportes sean 100% legibles.
 Aprobado del jefe directo

4
 Formato de relación de gastos de viaje FI-FO-020

5
 Factura que se adjunta en la relación

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7.1.3 Elaboración plantilla de la relación de gastos y cargue masivo SAP
Se procede a realizar la plantilla de la relacion de los gastos de viaje, esta se diligencia con la información
que se en via en el formato de relacion de gastos de viaje.

Nota: Regularmente se genera una plantilla por cada 50 legalizaciones para realizar una carga masiva
y no generar tanto reproceso.

Se realiza la plantilla de relación de gastos debe contener los siguientes campos obligatorios
 Consecutivo: Numero y letra de refencia del mes en que se regitra el gasto
 Eco:Codigo designado del empleado en SAP
 C.C/KOST: Centro de costo (CECO)
 PPP:Proyecto asignado a la ejecución del servicio
 Importe: El valor total por el tipo de gasto aceptado en la politica de gastos de viaje
 Texto:Nombre del empleado junto con el consecutivo asignado
 Mes/Zuonr:Mes en que se registra el gasto
 Concepto:Tipo de gasto que se relaciona

Se procede hacer la plantilla para el cargue masivo en SAP

1.El archivo se guarda el formato texto (delimitado por tabulaciones)

2.Se da click en

7
7.1.4 Realización archivo plano transacción LSMW.

1. Proceder a realizar la carga del archivo plano en SAP, para esto ingresar a la transacción LSMW

2. En la siguiente pantalla seleccionar

8
3. Validar que la siguiente información este igual y ejecutar

4. Seleccionar Asignacion de ficheros y ejecutar

9
5. Luego seleccionar el icono de lapiz presionar doble clic sobre el texto en azul que inicia en BOX y
seleccionar la plantilla a cargar en el capo fil de la siguiente ventana.

10
6. Luego de escoger la plantilla, seleccionar nuevamente el icono lápiz y disquete para guardar.

7. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Relación ficheros –

estructuras

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8. seleccionar nuevamente el icono lápiz y disquete para guardar

9. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Leer datos ficheros, ejecutar

12
10. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Mostrar datos leidos,
ejecutar

11. Seleccionar

13
12. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Convertir datos leidos,
ejecutar

14
13. Ejecutar

14. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Mostrar datos convertidos,
ejecutar

15
15. Seleccionar

16. Aparecen los datos ahora en real.

16
17. Retroceder con el icono aparecerá seleccionado el siguiente titulo Start Direct, ejecutar.

18. Ejecutar , seleccionar Program RFBIBL00

17
 19. En la siguiente pantalla completar:
En el campo clase de transf de datos ingresar la letra B (Mayusc) y en el campo mensaje Info seleccionar
Log

20. Luego, Ejecutar

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21. Aparecerá los mensajes informando que el juego de datos ha sido creado, si aparece de la siguiente
manera esta bien, en caso de aparecer un listado largo o de forma distinta significa que hay algún
error.

22. Ingresar a la transacción SM35

23. Aparecerá el log que ha sido creado, seleccionarlo

19
24. Cic en ejecutar

25. En la siguiente pantalla activar los campos Visual solo errores, log ampliado y modo experto

26. Clic en Ejecutar

20
27. Aparecerá el documento contable (Si hay algún error, por ejemplo que no de sumas iguales) si la
plantilla está correcta aparecerá un mensaje informando la finalización del proceso.

 Plantilla con error en saldos

 Plantilla sin error

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28. Ingresar a la transacción FB03, en el campo No. De documento aparecerá el último número de
documento creado, presionar Enter.

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