GUIA O MANUAL DE USUARIO

ÚLTIMA REVISIÓN
Miércoles, 11 de septiembre de 2014

MANUAL MODULO REPORTES SES

Medellín - Colombia
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MANUAL MODULO REPORTES SES VERSION 01
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Contenido
REPORTES S.E.S .................................................................................................................... 3
1. MANTENIMIENTO FORMATO INDIVIDUAL DIRECTIVOS ............................................ 3
2. FORMATO DE LISTADO INDIVIDUAL DE DIRECTIVOS ............................................... 4
3. FORMATO PLAN DE CUENTAS ..................................................................................... 4
4. MANTENIMIENTO APLICACIÓN DE EXCEDENTES ..................................................... 4
5. FORMATO DISTRIBUCIÓN DE EXCEDENTES .............................................................. 5
6. MANTENIMIENTO RELACIÓN DE SOLVENCIA ............................................................ 6
7. FORMATO RELACIÓN DE SOLVENCIA ........................................................................ 6
8. CARGAR INFORMACIÓN ESTADÍSTICA ...................................................................... 7
9. MANTENIMIENTO DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA .................................................. 7
10. INFORME ESTADÍSTICO ................................................................................................ 8
11. MANTENIMIENTO DE BIENES EN DACIÓN DE PAGO ................................................. 9
12. FORMATO DE BIENES EN DACIÓN DE PAGO ........................................................... 10
13. IMPORTAR DATOS DE ACTIVOS FIJOS A PLANTA Y EQUIPOS ............................. 10
14. MANTENIMIENTO RELACIÓN PROPIEDADES Y EQUIPOS ...................................... 11
15. INFORME FORMATO RELACIÓN PROPIEDADES Y EQUIPOS ................................. 12
16. MATRICULA DE LÍNEAS PARA NO CAPTAR CONFECOOP ..................................... 12
17. FORMATO INDIVIDUAL DE CAPTACIONES ............................................................... 13
18. FORMATO INDIVIDUAL CARTERA CRÉDITOS .......................................................... 13
19. FORMATO INDIVIDUAL DE APORTES ........................................................................ 14
20. FORMATO INDIVIDUAL DE CUENTAS POR COBRAR .............................................. 14
21. LISTADO DE CUENTAS POR COBRAR ...................................................................... 15
22. FORMATO PARIENTES ................................................................................................ 15
23. PLANO DE PARIENTES ................................................................................................ 16
24. FORMATO DE CLIENTES (USUARIOS) ....................................................................... 16
25. CUENTA GASTOS RED DE OFICINAS ........................................................................ 17
26. FORMATO RED DE OFICINAS ..................................................................................... 17
27. PLANO RED DE OFICINAS .......................................................................................... 19
28. PLANO DE INVERSIONES ............................................................................................ 19
29. PLANO OPERACIONES POR PRODUCTO ................................................................. 19
30. FORMATO ACTIVOS CASTIGADOS ............................................................................ 20
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REPORTES S.E.S
Este módulo permite configurar y generar los archivos planos con la información requerida
por la Superintendencia de Economía Solidaria, de acuerdo con las especificaciones técnicas
requeridas por CONFECOOP, para importar la información en el software SIGCOOP.

1. Mantenimiento Formato Individual Directivos

Este formulario permite matricular los datos generales de los asociados que conforman la
junta directiva de la entidad, para ser reportados a la S.E.S.

 Identificación se digita el número de identificación del asociado que pertenece a la

junta directiva.
 Tipo se activa una vez se digita el número de identificación y asigna el tipo a que
pertenece el número de identificación, si es cédula, nit, etc.
 Calidad se selecciona si el directivo es principal o suplente en la junta directiva.
 Estado se selecciona el estado en que se encuentra el directivo, si fue nombrado o
se encuentra retirado.
 Tipo de directivo se selecciona el cargo que desempeña el directivo en la junta.
 Fecha de corte se asigna la fecha del día de matrícula del directivo, no se permite
modificar.
 Periodo vigencia (años) se digita la cantidad de años que será directivo el
asociado.
 Fecha nombramiento se digita la fecha y la hora en que fue nombrado el directivo.
 Fecha de retiro se digita la fecha de retiro de un directivo, cuando el estado es
retirado.
 Revisor fiscal se digita el nombre del revisor fiscal cuando el tipo de directivo esta
marcado como revisor fiscal.
 Tarjeta Profesional No. se digita el número de la tarjeta profesional del revisor
fiscal.
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2. Formato de listado individual de directivos

Este formulario permite generar el archivo plano de directivos de la entidad, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.

3. Formato plan de cuentas

Este formulario permite generar el archivo plano de plan de cuentas, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
software de CONFECOOP.

El programa valida de acuerdo con la naturaleza de las cuentas que los saldos no presenten
valores negativos. Si existen cuentas con saldos negativos el programa muestra las
inconsistencias.

4. Mantenimiento aplicación de excedentes

Este formulario permite seleccionar las cuentas contables donde se encuentran registrados
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los valores que se tomaran en la distribución de excedentes.

5. Formato distribución de excedentes

Este formulario permite generar el archivo de distribución de excedentes de la entidad, con

las especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.
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6. Mantenimiento Relación de solvencia

Este formulario permite seleccionar las cuentas contables donde se encuentran registrados
los valores que se tomaran para el cálculo de la relación de solvencia.

7. Formato relación de solvencia

Este formulario permite generar el archivo de relación de solvencia de la entidad, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.
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8. Cargar información estadística

Este formulario permite recorrer las bases de datos para recopilar la información estadística
solicitada por la S.E.S. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del último día del mes
y el programa genera datos estadísticos del periodo que se va a reportar a la S.E.S.

9. Mantenimiento de información estadística

Este formulario presenta la información estadística del periodo, recopilada en la opción

“Cargar información estadística”, en éste se pueden hacer cambios a los datos generados o
complementar la información.
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10. Informe Estadístico

Este formulario permite generar el archivo de información estadística de la entidad, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.
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11. Mantenimiento de bienes en dación de pago

Este formulario permite matricular los bienes recibidos en parte de pago por los deudores de
la entidad.

 Código Bien se digita el código que se le asignará al bien recibido en pago.

 Código Cuenta se digita o se selecciona la cuenta contable donde se registrará el
valor del bien.
 Detalle se digita una descripción del bien recibido en pago.
 Clase del Bien se selecciona el tipo de bien inmueble-vivienda, inmueble no
vivienda, mueble.
 Fecha Recibido se digita la fecha en que la entidad recibió el bien.
 Nombre Deudor se digita el nombre de deudor.
 Valor Obligación se digita el valor adeudado por parte del asociado.
 Valor Recibido se digita el valor del bien recibido del deudor.
 Adiciones se digita el valor de las adiciones que se le realicen al bien recibido.
 Valor Total el programa muestra el valor del bien recibido más las adiciones.
 Fecha Avaluó se digita la fecha en que se realizó el avaluó del bien.
 Valor Avaluó se digita el valor el valor comercial del bien que se recibió del deudor.
 Provisión se digita el valor de la provisión del bien si la tiene.
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12. Formato de bienes en dación de pago

Este formulario permite generar el archivo de bienes recibidos en dación de pago, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.

13. Importar datos de activos fijos a planta y equipos

Este formulario permite importar la información existente en el módulo de activos fijos de la

entidad, al formulario de propiedad y equipos para reportes a la S.E.S, solamente si la
entidad posee el módulo de activos fijos.
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14. Mantenimiento relación propiedades y equipos

Este formulario permite matricular los activos fijos que posee la entidad (en el caso de que no
se tenga el módulo de activos fijos) para ser reportados en el formato de CONFECOOP a la
S.E.S.

 Agencia el programa muestra la agencia desde donde se está trabajando.

 Código activo se digita el código que la entidad le ha asignado al activo fijo para su
respectiva identificación.
 Código cuenta se digita la cuenta contable, de acuerdo con el plan de cuentas,
donde se registrará el valor del activo fijo.
 Detalle se registra una descripción de las características específicas del activo fijo.
 Clase del bien se marca una de las opciones para determinar que uso se le está
dando al activo fijo (Arriendo, uso de la entidad, desocupado, para la venta,
recreación).
 Fecha adquisición se registra la fecha de adquisición del activo fijo.
 Adiciones se digita el valor de las adiciones realizadas al activo fijo.
 Valor en libros se digita el valor en libros que tiene el activo fijo.
 Valor avaluó se digita el valor del avalúo del activo fijo.
 Valorización se digita el valor de la valorización del activo, si la tiene.
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 Vida útil se digita el tiempo de vida útil del activo fijo.

 Costo Histórico se digita el costo inicial del activo fijo.
 Depreciación acumulada se registra el valor de la depreciación acumulada que
tiene el activo fijo a la fecha, en caso de tenerla, de lo contrario se registra cero.
 Fecha avalúo se digita la fecha del avalúo del activo fijo.
 Provisión se digita el valor de la provisión, en el caso de tener el activo
provisionado.
 Fecha último pago de impuestos se digita la fecha del último pago de impuestos.
 Amortización o agotamiento se digita el valor de la amortización que lleva el bien a
la fecha.
 Gravamen jurídico se marca una de las opciones para determinar que tipo de
gravamen jurídico tiene el activo hipoteca primer grado, hipoteca compartida,
prendas, otros gravámenes.
 Descripción jurídico se digita un descripción del gravamen jurídico.
 Reporta en grupo se marca “si” o “no” el reporte de los activos fijos a la S.E.S lo
realiza en grupo.

15. Informe formato relación propiedades y equipos

Este formulario permite generar el archivo de propiedad, planta y equipo, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.

16. Matricula de líneas para no captar CONFECOOP

Este formulario permite matricular las líneas de ahorro que la entidad no reportará en el
formato de captaciones.
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 Marcar se marca la línea de ahorro que no será incluida en el formato de

captaciones que se reportará a la S.E.S.

17. Formato individual de captaciones

Este formulario permite generar el archivo de captaciones, con las especificaciones técnicas
requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del último día
del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el archivo, el
nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El archivo plano
generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el software de
CONFECOOP.

18. Formato individual cartera créditos

Este formulario permite generar el archivo individual de cartera, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
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software de CONFECOOP.

19. Formato individual de aportes

Este formulario permite generar el archivo de aportes sociales, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
software de CONFECOOP.

20. Formato individual de cuentas por cobrar

En este formulario se matriculan las ventas de bienes y servicios que presenta la entidad,
para ser reportadas a la S.E.S si las ventas son inferiores a 4 S.M.LV se reportan en grupo,
si son mayores se reportan una a una.
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21. Listado de cuentas por cobrar

Este formulario permite generar el archivo de cuentas por cobrar, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
software de CONFECOOP.

22. Formato parientes

Este formulario permite matricular los asociados que son parientes de los directivos de la
entidad.
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 Id. privilegiado se digita o se selecciona con la tecla F5, el número de identificación

del directivo que tiene parientes asociados a la entidad.
 Nit pariente se digita o se selecciona con la tecla F5, el número de identificación del
pariente del directivo, que es asociado a la entidad.
 Nombre pariente el programa muestra el nombre del pariente.
 Parentesco se selecciona el parentesco que tiene el asociado con el directivo.
 Eliminar se marca cuando el pariente se va a retirar del reporte porque ya no es
asociado de la entidad.

23. Plano de parientes

Este formulario permite generar el archivo de parientes, con las especificaciones técnicas
requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del último día
del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el archivo, el
nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El archivo plano
generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el software de
CONFECOOP.

24. Formato de clientes (usuarios)

Este formulario permite generar el archivo de usuarios, con las especificaciones técnicas
requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del último día
del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el archivo, el
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nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El archivo plano
generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el software de
CONFECOOP.

25. Cuenta gastos red de oficinas

Este formulario permite matricular las cuentas de gastos que se requieren para la información
solicitada en el formato Red de oficina.

 Cuenta Gastos se digita la cuenta contable del gasto, que se requiere en el formato
red de oficinas.
 Tipo Gasto se selecciona que tipo de gasto es la cuenta.

26. Formato red de oficinas

Este formulario permite registrar los datos solicitados en el formato red de oficinas del
software de CONFECOOP, para reportar a la S.E.S.
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 Consecutivo se digita o se secciona con la tecla F5, el código de la agencia que

tiene la entidad.
 País se digita o se selecciona con la tecla F5, el código del país donde se encuentra
la agencia.
 Departamento se digita o se selecciona con la tecla F5, el código del departamento
donde se encuentra la agencia.
 Ciudad se digita o se selecciona con la tecla F5, el código de la ciudades donde se
encuentra la agencia.
 Habitantes se digita el número de habitantes de la ciudad donde se encuentra
ubicada la entidad.
 Sede Propia se selecciona “si” o “no”, la sede donde funciona la entidad es propia.
 Total Cartera se digita el total de la cartera de la entidad.
 Total Asociados se digita el total de asociados a la entidad.
 Gastos personales se digita el total de gastos de personal, según el balance de
prueba.
 Entidades Financieras se digita el número de entidades financieras que existen en
la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad.
 Cooperativas se digita el número de cooperativas que existen en la ciudad donde
está ubicada la entidad.
 Ingresos se digita el total de ingresos, según el balance de prueba.
 Fecha de Apertura se digita la fecha de apertura de la oficina.
 Fecha de Cierre se digita la fecha de cierre en el caso de que la entidad este en
proceso de liquidación.
 Total Aportes se digita el total de los aportes sociales según el balance de prueba.
 Total Depósitos se digita el total de los ahorros según el balance de prueba.
 Gastos Generales se digita el total de gastos generales, según el balance de
prueba.
 Total empleados se digita el número de empleados que tiene la entidad.
 Última Actualización el programa asigna la fecha del día, en el que se ingresa o se
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modifica la información.
 Costos se digita el total de costos, según el balance de prueba.

27. Plano red de oficinas

Este formulario permite generar el archivo de red de oficinas, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
software de CONFECOOP.

28. Plano de inversiones

Este formulario permite generar el archivo de inversiones, con las especificaciones técnicas
requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del último día
del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el archivo, el
nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El archivo plano
generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el software de
CONFECOOP.

29. Plano operaciones por producto

Este formulario permite generar el archivo de operaciones por producto, con las
especificaciones técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se
selecciona, la fecha del último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la
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ruta donde almacenó el archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en
el archivo plano. El archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el
que se importa en el software de CONFECOOP.

30. Formato activos castigados

Este formulario permite generar el archivo de los activos castigados, con las especificaciones
técnicas requeridas por CONFECOOP. En éste solo se digita o se selecciona, la fecha del
último día del mes y el programa genera el archivo plano e indica la ruta donde almacenó el
archivo, el nombre del archivo y el total de registros almacenados en el archivo plano. El
archivo plano generado es tipo CSV (separador punto y coma), y es el que se importa en el
software de CONFECOOP.