SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

INSTRUCTORA:
YENNY RODRÍGUEZ

APRENDICES:
ALEJANDRA BARÓN BORDA
ANGELLY LIZETH HERNÁNDEZ GUTIERREZ
SANDRA MILENA MONROY RIVERA
JUAN SEBASTIAN RODRÍGUEZ CASTRO

FICHA: 1356127

TABLA DE CONTENIDO

Bogotá D.C., 3 de noviembre de 2017

1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO GENERAL
a. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3. NORMATIVIDAD
4. ORGANIGRAMA
5. PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
6. PROCESO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS (INTERNA, EXTERNA Y ENVIADOS)
7. PROCESOS DE PRODUCCION DOCUMENTAL
8. PROCESO DE TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS
9. PROCESO DE CONSULTA Y PRÉSTAMOS DE LOS DOCUMENTOS
10. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
11. PROCESO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS
10. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

1. INTRODUCCIÓN:
En el siguiente trabajo realizaremos todo lo que tiene que ver con la organización documentos a orientar y establecer los
ocho procesos de gestión documental para la microempresa la cual estamos asesorando con base en el proyecto de
Fortalecimiento a las microempresas de Bogotá en las Gestiones Administrativas y Financieras.

2. OBJETIVO GENERAL:

Diseñar una mini cartilla de gestión documental para la microempresa la cual se está indicando los parámetros para una
mejora en el archivo
OBJETIVOS ESPECIFICOS

 indicar los parámetros principales para una mejora en el archivo.

 Gestionar correctamente el archivo con una proyección futurista para que permanezca debidamente
organizado.

 Aplicar y organizar los diferentes sistemas de ordenación utilizando un método creativo.

3. NORMATIVIDAD

 Ley 594 del 2000: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental
 Acuerdo 060 del 2001: En el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 Acuerdo 002 del 2004: En el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados.

 Acuerdo 056 del 2000 : En el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados.

 Acuerdo 08 del 2014: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás
procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de
2000.

 Acuerdo 041 31 de Octubre: Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000.

 Acuerdo 042 del 2002: Establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Unico Documental

 Acuerdo 038 del 2002: Establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar
en caso de irregularidades.

 Acuerdo 048 del 2000: conservación de documentos, del reglamento general de archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración documental.
  Acuerdo 049 del 2000: Trata sobre la conservación de documentos el reglamento general de archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

 Acuerdo 050 del 2000: conservación de documento, del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

 Acuerdo 007 del 2014: Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes
y se dictan otras disposiciones.

4. ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL

SUBGERENTE SECRETARIA

DEPARTAMENTO DE
VENTA
 DEPARTMENTO DE DEPARTMENTO DE
PRODUCCIÓN FINANZAS

AREA DE CORTE CONTADOR VENDEDORES

AREA DE COSTURA
AUXILIAR CAJERO
CONTABLE

AREA DE MONTAJE

AREA
EMPLANTILLADORA
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Consiste en separar los documentos recibidos en
los siguientes grupos 3. Verificación:
1. Recepción de los
Documentos: Oficiales: Documento administrativo con objeto Consiste en verificar
Consiste en recibir las social de la entidad.
todos los documentos
comunicaciones provenientes de Personales: Documento de apoyo que viene que lleguen a la entidad
distintas fuentes que pueden ser dirigido a un funcionario. (Folletos, revistas, etc.)
internas o externas.
 PROCESO DE RECIBO 4. Apertura:

DE DOCUMENTOS Es el sobre de las comunicaciones

oficiales para la extracción del
documento y de sus anexos.

Dependencia
5. Radicación:
7. Distribución 6. Registro
Procedimiento que asigna un número
consecutivo, dejando constancia de la fecha y
Una vez registradas las hora a la que recibió o envió, con el propósito
Consiste en la anotación de las
comunicaciones, se procede al de oficializar su trámite y cumplir con los
comunicaciones en una planilla de
reparto y distribución de las mismas, términos de vencimiento que establece la ley.
registro para su control y tramite
a las diferentes dependencias. NOTA: Solo se radican los documentos oficiales
dentro de la entidad.
y contables.
 Identificación de
dependencias

Registro de control

DISTRIBUCIÓN
EXTERNA Clasificación de las
comunicaciones

Verificación de
la entrega

Organizaciones en buzones
Reasignación de documentos mal Enrutamiento de y casilleros
direccionados documentos
DISTRIBUCIÓN
INTERNA

Identificación de
dependencias

Registro de control

Enrutamiento de
documentos

Verificación de
la entrega
 Distribución personal, fax, Empaque y Embalaje
correo, etc.

Registro de control

Control del cumplimiento

Externo: se espera la
rectificación y el soporte
del documento para el
archivo
 Interno: se verifica la
entrega del documento y se
dan los tiempos de
respuesta

Porteo de Documentos

Mensajería
externa

Firmar planillas de entrega

Correo tradicional,
certificado especial
Control de evoluciones
7. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

TAMAÑO DEL PAPEL

Tamaño carta 21,59cm*27,94cm

GRAMAJE DEL PAPEL

 Se recomienda utilizar un gramaje entre 75 y 90 gramos (g/m).
NÚMERO DE COPIAS Y ORIGINALES QUE DEBE MANEJAR
1 original
2 copia pero en lo posible sacar solamente 1 copia para la conservación del medio ambiente
TIPO DE LETRA Y FUENTE
El tipo de letra más recomendada para las comunicaciones es Arial entre 10 y 12.

ZONAS DE LOS DOCUMENTOS

ZONA 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo, NIT. Se
recomienda utilizar las siguientes medidas: 14cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3cm y 4cm
verticales desde el borde superior.

ZONA 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se
recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5cm y 2cm desde el borde inferior.
ZONA 3
Espacio destinado para el registro y radicación del documento, es complementaria de la zona 1
MÁRGENES
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Lateral Izquierdo entre 3cm y 4cm
Lateral Derecho entre 2cm y 3cm
ESTILOS DE PRESENTACIÓN
BLOQUE EXTREMO
Todas las líneas parten del margen izquierdo.
BLOQUE
Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro hacia el margen
derecho.

SEMIBLOQUE
Conservado la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 a 10 espacios.
DEFINICIONES
CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente en las
relaciones entre organizaciones y sus empleados.
TIPOS DE CARTAS
OFICIALES: Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
ORGANIZACIONALES: Se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
PERSONALES: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje formal.
ESQUEMAS
CARTA

Estilo bloque extremo Estilo Bloque Estilo Semibloque

CARTAS
 Bloque Extremo Bloque Semibloque

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
TIPOS DE MEMORANDOS
MEMORANDO DE FELICITACIÓN: Desean expresar un agradecimiento por un buen servicio recibido ya sea en el ámbito
personal como profesional.
MEMORANDO DE INVITACIÓN: Se hacen con la finalidad de que alguien acuda a un evento.
MEMORANDO LLAMADO DE ATENCIÓN: Son documentos formales de la empresa y de tipo interno realizado cuando
algún empleado está cometiendo fallas en su puesto de trabajo.

MEMORANDO

Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque

MEMORANDOS
 Bloque Extremo Bloque Semibloque

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de
personas tanto interna como externamente.
TIPOS DE CIRCULARES
CIRCULAR GENERAL: Se dirige a un grupo específico de personas.
CARTA CIRCULAR: Es dirigida en forma personalizada.

CIRCULAR
Bloque Extremo

Bloque

CIRCULAR
 Bloque Extremo Semibloque Bloque

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad

TIPOS DE CONSTANCIAS
CONSTANCIA DE PAGO: Sirve para constatar que se ha pagado un servicio o producto.
CONSTANCIA DE EMPLEO: Suele ser elaborada por una institución y sirve para constar que la persona ha estado
trabajando o trabajo en esa institución y por un tiempo específico.
CONSTANCIA DE VACACIONES LABORALES: se utiliza para trámites relativos a obtener una visa para viajar al extranjero,
y en el cual se hace constar que la persona trabaja en la empresa o institución que emite el documento, y que se está o
estará de vacaciones durante cierto periodo,
CONSTANCIAS

Bloque Extremo Bloque

CONSTANCIAS
 Bloque Extremo Semibloque Bloque

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o
acto solemne.
TIPOS DE CERTIFICADOS
CERTIFICADO LABORAL: Es un documento usado como un soporte en el que hace constar el tiempo por el que estuvo
inscrito un empleado en una empresa, el tipo de labor que desempeñaba en ella, tipo de contratación y el salario devengado.
CERTIFICADO JORNADA LABORAL: Es el documento donde indica que acuerdan las partes para la ejecución de
actividades laborales.
CERTIFICADO COMPORTAMIENTO DEL TRABAJADOR: Es un documento que se elabora para expresar que una
persona ha tenido un buen o mal comportamiento en un plazo de tiempo específico.
CERTIFICADOS

Bloque Extremo Bloque

CERTIFICADOS
 Bloque Extremo Bloque Semibloque

INFORMES: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o
proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

TIPOS DE INFORMES
RESUMEN EJECUTIVO: Contienen de 1 a 3 páginas Se utiliza para reportar eventos extraordinarios.
INFROME CORTO: Que consta de 1 a 10 páginas es utilizado para informes técnicos.
INFORME EXTENSO: De 11 páginas en adelante se utiliza para hacer tesis o trabajos finales.
INFORMES

Resumen Ejecutivo
 Informe Corto

INFORMES

Resumen Ejecutivo

ACTAS: Documento escrito que

contiene lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión o situación específica.
TIPOS DE ACTAS
ACTA DE REUNIÓN: Este tipo de acta es el más común y se aplica en múltiples contextos, siempre para dejar constancia
de todo lo acontecido durante una reunión, por ejemplo, un acta de reunión de trabajo o un acta de reunión de socios, en un
ambiente más empresarial.
ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Esta clase de acta constatara porque se procederá a dicha eliminación del
documento.
ACTA ADMINISTRATIVA: Equivalen a una diligencia de comparecencia del presunto responsable y los correspondientes
testigos de cargo y de descargo en presencia de la representación sindical.

ACTAS

ACTAS
TARJETAS PROTOCOLARIAS: Forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las
relaciones publicas y de negocios.
TIPOS DE TARJETAS PROTOCOLARIAS
TARJETAS DE PRESENTACIÓN: Buscan facilitar a quien las recibe, tener la información para contactar al directivo o
funcionario requerido.
TARJETAS DE INVITACIÓN: Tarjeta utilizada para convocar o estimular a un individuo para que asista a alguna clase de
evento o reunión.
TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Y FELICITACIÓN: Las tarjetas de agradecimiento incluyen mensajes de gratitud.
Las de felicitación sirven para expresar sentimientos corporativos y personales.
TARJETAS PROTOCOLARIAS

Tarjeta de Invitación Tarjeta Felicitación

TARJETAS PROTOCOLARIAS

TARJETA DE INVITACIÓN TARJETA DE AGRADECIMIENTO

TARJETA DE PRESENTACIÓN TARJETA DE FELICITACIÓN

SOBRES COMERCIALES: Tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega y su envío.
TIPOS DE SOBRES
MODELO 1: Para efectos de la impresión de los datos, se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del
remitente y la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos.
MODELO 2: Tiene 2 zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de
correos

SOBRES COMERCIALES

MODELO UNO

MODELO DOS
8.PROCESO DE TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS

9.

REGLAMENTO DE CONSULTA Y POLÍTICAS DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Horario de atención en los archivos. El horario de atención para consulta, acceso,
préstamo y uso de la información y documentación, será de lunes a viernes desde las 9:00
a las 16:00 horas.

Uso de elementos de protección personal en el Archivo Central. El usuario de

información deberá hacer uso de guantes y tapabocas para manipular los documentos.

Prohibición de consumo de alimentos. Se prohíbe el consumo

de bebidas y alimentos en los depósitos de archivo.

Prohibición de manipulación indebida de información. Se prohíbe la

manipulación de documentos e información, que pueda alterar, mutilar o rasgar los soportes
materiales en que se conserva la documentación.

Uso de información y documento contenido en medios. La información contenida en

medios electrónicos deberá ser reproducida en los dispositivos de la microempresa y no se
debe copiar sin autorización del personal de la entidad.
Obligatoriedad de registro de entrada y salida de usuario. El usuario interno o externo de información, deberá registrar la
entrada y salida de los documentos de archivo

Revisión previa y posterior de documentos. El administrador de archivo, deberá realizar la revisión

previa y posterior de los documentos, verificando estado de conservación de los documentos y la
foliación.

Término máximo para préstamo de documentos. El término máximo de

préstamo de documentos para los usuarios internos y externos es de tres
(3) días hábiles.
Restricciones por razones de conservación. La microempresa
deberá informar al usuario de información, sobre aquellos documentos
de acceso restringido por razones de conservación, y deberá garantizar el acceso a la
información mediante otros medios
9. PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
10. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

a) Qué tipo de archivador le recomienda utilizar para el archivo de gestión y central y cuáles son sus ventajas.

ARCHIVO DE GESTIÓN
Se recomienda utilizar un tipo de archivador de gavetas ya que estos vienen en dos, tres y cuatro gavetas fabricadas en
láminas metálicas, los que lo hace resistente a la actividad biológica, es elegante segura y muy funcional.

VENTAJAS
 Almacenamiento organizado de los documentos
 Fácil ubicación de ser necesitado un documento
 Conservación de los archivos
 Se deslizan con facilidad permitiendo visualizar el contenido

ARCHIVO CENTRAL
Se recomienda utilizar estantes ya que están construidos en láminas metálicas solidas resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo.

VENTAJAS
 Se adaptan al espacio disponible y son movibles
  Tienen una buena accesibilidad para los archivos
 Permite tener una distribución lógica del espacio
 Ahorro de tiempo e incremento de eficiencia

b) Tipo de unidad de conservación es decir carpeta para el archivo de gestión y caja de que referencias para el central.

ARCHIVO DE GESTIÓN

MATERIALES: Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se
aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar
acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos.
CARPETAS PLEGADAS POR LA MITAD:
DIMENSIONES
Ancho de la cartulina: 45,5 cm
Largo de la cartulina: 35 cm
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm para la identificación
DISEÑO: Se puede igualmente utilizar cartulina bond blanca para los casos de almacenamiento de archivos de gestión al
usar guías o celuguias en los archivadores horizontales. Las carpetas en cartulina bond blanca sirven de barrera entre los
documentos y las carpetas de soporte que se usan en la oficina y que son comúnmente elaboradas en papel kraft, el cual es
un material ácido. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones. Se
recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 color amarillo o de propalcote de 300 g/m2 – 320 g/m2

CARPETAS CON SOLAPAS LATERALES

(Carpeta Cuatro Aletas)

Dimensiones:
Total: Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.
De la base central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.
Ancho: 25.5 cm. X largo: 35 cm.
De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. X largo: 17cm.
RESERVA ALCALINA: Si la cartulina tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5 %, expresada como carbonato de
calcio.

COLOR: Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles cuando se sumerja la cartulina en agua
por 48 horas. El material en almacenamiento no debe decolorarse más de 5 puntos de brillo, cuando se expone en el equipo

RESISTENCIA AL DOBLEZ: La cartulina debe tener una resistencia al doblez de por lo menos 2,55 en cualquier. Las
muestras deben estar acondicionadas a 23°C y 50% de humedad relativa, como se describe en la norma.
DISEÑO: Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4
pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de
almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios.

ARCHIVO CENTRAL
CAJAS
MATERIALES: Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro y si no se dispone de este material, se
aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
La resistencia del material y el diseño adoptado para la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar
acordes con el peso y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos

DISEÑO: Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su apertura. El ensamble debe hacerse
a partir de lengüetas que encajen por presión (similar al sistema de caja y espigo), sin utilizar ningún adhesivo. Las cajas no
deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo, insectos y roedores.
MATERIAL: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

DIMENSIONES
Dimensiones internas: ancho: 13 cm. x alto: 24.8 cm. X largo: 35.8 cm.
Dimensiones externas: ancho: 13.3 cm. x alto: 25 cm. X largo: 36 cm.
Medidas que sé que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
RESISTENCIA: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X200

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.
DISEÑO: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación. Las cajas no
deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.
MATERIAL: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla. Las especificaciones que deben cumplir los
materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda el cartón corrugado
RESISTENCIA: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.

ACABADO: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X300

Dimensiones internas: ancho: 44.5 cm. x alto: 25.5 cm. X largo: 32.5 cm.
Dimensiones externas: ancho: 45 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 33 cm.
Diseño: Incluye base y tapa suelta; la base con agarraderas laterales para
MANIPULACIÓN: Lleva pestañas de ensamble, doble cartón en el fondo, en los cuatro costados de la base y en dos
costados de la tapa. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.
MATERIAL: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla. En caso de utilizar estantería industrial, realice
la tapa con kraft de pared doble. Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas.

RESISTENCIA: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m y
una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.
RECUBRIMIENTO INTERNO: Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7,
para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido En ningún
caso se deben usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina.

c) Indíquele cuantos folios debe ubicar en cada carpeta.

En cada carpeta debe ubicar de a 200 folios ya que el material de las carpetas lo permite.
d) Rotulo para carpeta y caja

FONDO: Ginna´s Boots

SECCIÓN: Producción
SUBSECCIÓN: Área de Corte
SERIE: Actas
SUBSERIE: Actas de Reunión
NÚMERO DE FOLIOS:RÓTULO
9 PARA CAJA
NÚMERO DE CARPETAS: 1 de 1
FECHAS EXTREMAS: 2017, 10,24 y
e) Ilustración de archivadores
ONOMASTICO
TOPONIMICO
TEMATICO
NUMERICO
MIXTO POR CONTRATOS
 PROCESO DE FOLIACION

A,B, C O BIS

2.No se debe foliar 3.Escribir en la esquina 4.Escribir el número 5.No se debe foliar las 6.Los planos, mapas, dibujos, 7.Los anexos impresos se
1.Foliar consecutivamente usando complementos superior derecha de la de manera legible y pastas ni las hojas que etc., tendrán el número de enumeraran como un solo
A,B ,C o Bis cara recta del folio enn el sin enmendaduras en están en blanco folio consecutivo y se debe folio y se debe dejar
mismo sentido del texto un espacio en dejar constancia del constancia de ello
blanco. documento foliado
13.Si existen errores de 12.En el caso de unidades 11.En caso de los documentos
foliación se anulara con documentales foliadas en que ya están empastados, 10.No foliar
una línea oblicua impresoras se dejara esta foliación foliados o paginados de fábrica documentos en
evitando tachones siempre y cuando no este repetida puede aceptarse sin necesidad soportes distintos al
de refoliar a mano. papel.

11. PROCESO DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

 De forma didáctica digámosle al empresario que aspectos debe
tener en cuenta
15.No se para ubicar el área16.No
debe foliar de archivo.
se deben foliar ni retirar
14.Los documentos sueltos y los folios sueltos ni blancos
documentos en blanco.
en blanco de los archivos cuando estos cumplen una
históricos se retiraran. función de conservación
 Los documentos no deben estra expuesto a la humedad ya que se pueden deteriorar

 Los documentos no pueden estar cerca a batallones, centros de partidos políticos o zonas de ataques terroristas

 El lugar de almacenamiento debe ser amplio ya que con el tiempo el archivo se ira expandiendo
 Los documentos deben estar situados lejos de industrias contaminantes
DIMENSIONES ÁREA DE ARCHIVO
ILUMINACIÓN RECOMENDADA

Cuando se hace referencia a la iluminación se debe considerar tanto la iluminación natural como la iluminación artificial. A la
hora de diseñar un área de trabajo siempre se deben considerar ambas.
La luz natural causa menor fatiga visual que la iluminación artificial. Por eso se recomienda desarrollar técnicas que
maximizan el aprovechamiento de la luz natural. Muchos proyectos de centros de trabajo tienen en consideración tragaluces,
ventanales, etc.

 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las
fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas
condiciones.
 Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.

 Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la
radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación
artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad.

TIPOS DE EXTINTORES RECOMENDADOS

El extintor multipropósito: el cual está compuesto por polvo químico seco y sirve para todo tipo de incendios (A, B, C) para
extinguir fuego de

Tipo A, solidos, madera telas, papel.

Tipo B: líquidos inflamables y combustibles, grasas, pinturas.
Tipo C: equipos eléctricos.
TIPS PARA ELABORAR UN PLAN DE EMERENCIAS

 Analizar amenazas y riesgos

Se debe observar y estudiar la edificación interno y externamente para así determinar que riesgo se puede generar en
una emergencia.

 Se mira donde se encuentra ubicada la microempresa, si hay postes eléctricos, u otros elementos estos
podrían caer sobre los trabajadores en caso de evacuación.
 Examinar la distribución de los espacios de trabajo.
 Evaluar el estado de las instalaciones de gas, electricidad y agua.
 Identificar las zonas seguras de la microempresa y lugares de refugio a su alrededor.
 Determinar la accesibilidad a equipos de protección contra incendios.

 Evaluar recursos

 Realizar un inventario de aquellos elementos de seguridad con los que cuenta la organización (extintores, red
seca, botiquín de primeros auxilios, etc.)

 Definir acciones y grupos de apoyo

 Establecer vías de evacuación

 Establecer señalizaciones
 Determinar zonas seguras
 Establecer el tipo de señal que activará el plan (alarma)
 Determinar tiempos de evacuación y organización de salidas
 Hacer simulacros de evacuación
Capacitar a los trabajadores que sirvan como apoyo a la a la prevención de riesgos

 Diseño del Plan de Emergencia

 La microempresa debe contar con un croquis o plano el cual debe ser idéntico a la misma, se debe plasmar
todas las áreas con las que cuenta, indicando pasillos, salidas de emergencia, vías de evacuación, zonas
seguras, etc.

GLOSARIO

 Ensamble: Unión de las piezas que conforman un producto.

 Celuguías: Carpeta legajadora diseñada para archivar de manera ordenada documentos e información

 Propacolte: Es un papel que en su exterior es recubierto por una o varias capas (Couches).

 Solapas: Es la parte superior o inferior de un embalaje que sirve para cerrar

 Embalaje: Caja o cubierta con que se resguardan los objetos que han de transportarse

 Foliación: Enumeración consecutiva a un documento sin repetición.

 Radicación: Asignar un número consecutivo, a las comunicaciones que llegan y se envían.

 Abrasión: Acción de quitar o arrancar algo mediante fricción

  Cartón Corrugado: Es una estructura formada por un nervio central de papel ondulado (Papel Onda).

 Comunicaciones Oficiales: Documento administrativo con objeto social de la entidad.

 Folio: Es una hoja de papel o de pergamino en un códice, cuaderno o libro.

 Anexos: Es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información
relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo.

 Rotulo: Parte impreso o manuscrito que se pone en un lugar visible para anunciar o indicar algo.

 Baldas: Tabla puesta horizontalmente en un armario o una alacena que se usa para colocar cosas

 GTC: Guía Técnica Colombiana. Esta guía representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos de
documentos en las organizaciones.

Sistemas de Ordenación:

 Onomástico: Sistema que se lleva únicamente cuando el archivo es constituido por expedientes cuyos
encabezamientos corresponden a nombres de personas.

 Toponímico: Es la ordenación alfabéticamente por nombres de lugares.

 Temático: Es la ordenación alfabética, por el asunto o tema de su contenido.

 Numérico: Sistema que representa el ordenamiento a base de números. Para aplicar este sistema, se requiere de un
índice alfabético.

 Mixto: Sistema que combina el principio alfabético con el numérico.

GINNA´S BOOTS