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DE DIGITALIZACIN
MANUAL DE USUARIO
DIGITALIZACIN DE
DOCUMENTOS
PRIMERA ETAPA
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DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
C.A.C. SANTA MARA MAGDALENA
Acceso al Sistema
El acceso al sistema es realizado a travs del navegador web usando la URL
http://192.168.32.105:8080/OpenKM. En esta pantalla de acceso debers ingresar el nombre
de usuario (Login) y la contrasea que ha sido proporcionada por el administrador del
sistema.
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Barra de Men
La barra de men est formada por todos los mens desplegables con sus diferentes
opciones. Si una opcin del men aparece en gris, esta opcin no est disponible.
Detalle de las funciones de acuerdo con sus iconos:
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Exportar a ZIP
Administracin
Barra de Herramientas
La barra de herramientas se compone de botones con las principales funciones que el usuario
usar ms frecuentemente. Al igual que la barra de men, ocasionalmente los botones
aparecen en gris, lo que significa que estos no estn disponibles.
En el caso de detectar algunos usuarios con el rol AdminRole, el identificador aparecer con
otro color con el propsito de indicar que operaciones estn siendo llevadas a cabo por el
super-user sin ninguna restriccin de acceso a documentos.
Barra de Estado
En esta rea de la pantalla del escritorio el usuario accede a alguna informacin general como
el tamao del repositorio usado, el nmero de documentos bloqueados, nmero de
documentos en check-out (editados), carpetas y documentos subscritos, nmero de
notificaciones pendientes a ser ledos y nmero de tareas en el workflow pendientes de ser
asignados a los usuarios.
En la esquina derecha, existe una barra de mensajes de estado que OpenKM usa para
mostrar alguna informacin al usuario.
rea de Trabajo
Las reas de trabajo te permiten intercambiar entre la bsqueda y la lista de carpetas y
documentos.
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Escritorio: Modo para completar las tareas principales con carpetas y sus documentos
(crear, aadir, mover, descargar, etc.).
Ruta
La ruta permanentemente indica tu localizacin dentro del rbol (Taxonoma, Thesaurus,
Personal, etc. dependiendo de la vista en que ests habilitado en un momento dado)
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Haciendo clic con el botn derecho del ratn aparece un men pop-up. En este men
existen opciones para crear nuevas carpetas, eliminar, renombrar, etc.
Pop-up men
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Navegador de Documentos
En la seccin superior puede ser visto el navegador de documentos. El navegador de
documentos permite ver la lista de documentos y carpetas disponibles en un nodo del rbol
especfico (Taxonoma).
Men Pop-up
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Panel de Propiedades
En la parte inferior estn detallados las propiedades de documentos y carpetas con las
propiedades generales, de seguridad, histrico y propiedades especficas relativas a los
documentos definidas por el usuario (parametrizacin de documentos).
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Pestaa de Seguridad.
Pestaa de propiedades.
Pestaa de Seguridad.
Pestaa de Propiedades.
Notas.
Pestaa de Previsualizacin
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Correo Electrnico.Contiene los correos electrnicos importados personales, textos y documentos adjuntos
desde la cuenta de correo del usuario usando el servicio de correo electrnico IMAP.
Creacin de Carpetas
Icono para la Operacin:
Disponible en
Barra de Herramientas.
Bsqueda de Carpetas
Icono para la Operacin:
Disponible en
Barra de Herramientas.
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Insertando Documentos
Disponible en
Barra de Herramientas.
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Para finalizar, haz clic en "enviar". Una vez que la subida del nuevo documento ha finalizado,
puede subir ms documentos con la opcin "Aadir otro archivo".
Asistente
Puedes configurar el Perfil de usuario para permitir el asistente mientras subes un nuevo
documento. Las propiedades de grupos (metadata), palabras clave y categoras pueden ser
seleccionados como parte del asistente.
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Categoras
Palabras clave
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Renombrar
Icono de la operacin:
Disponible en
Renombrando un documento
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Mover
Icono de la Operacin:
Disponible en
Una caja de dialogo aparece para seleccionar la nueva ubicacin del documento o carpeta:
clic Mover. Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Mover aparecer
desactivado.
Copiar
Icono de Operacin:
Disponible en
Un dialogo aparece para seleccionar lo ubicacin para copiar el documento o carpeta: clic
Copiar. Si no tienes permiso en la nueva ubicacin el botn Copiar aparecer desactivado.
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Agregar a Favoritos
Icono de Operacin:
Disponible en
Una vez que el marcador ha sido creado puedes verificar que este aparece en el men
principal de "Marcadores". Los marcadores son grficamente distinguidos dependiendo del
momento que ellos son carpetas o documentos, y ordenados de acuerdo a su categora y
nombre.
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Definir Inicio
Icono de la operacin:
Disponible en
Puedes configurar una carpeta o un documento como inicio por defecto en el ambiente del
usuario.
De esta forma, en el acceso a la aplicacin la ruta a la carpeta o documento que ha sido
configurado como inicio se abrir automticamente.
La operacin para configurar un documento o carpeta como inicio siempre te pedir tu
confirmacin.
Eliminar
Icono de Operacin:
Disponible en
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Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Atajos de Teclado
Existen algunos atajos con teclado que puedes usar con OpenKM.
En carpetas, documentos y correos electrnicos
F2
para renombrar
SUPR
para eliminar
CTRL+C
para copiar
CTRL+X
para cortar
CTRL+V
para pegar
F1
F5
INSERT
CTRL+Q
CTRL+D
CTRL+Z
CTRL+N
CTRL+B
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Barra de Herramientas.
Para cerrarlo, simplemente haciendo clic con el botn derecho en el logo aparecer el men,
y debers seleccionar salir.
Edicin de Documentos
Icono de la operacin:
Disponible en
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Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Para comenzar a trabajar con un archivo debers de hacer un Check-out a este: el archivo
es descargado a la computadora local para permitir que sea modificado. Una vez que has
hecho las modificaciones pertinentes, subirlo nuevamente con un Check-in.
El bloqueo automtico de los documentos asegura que ningn otro usuario del sistema pueda
modificar su contenido mientras lo ests modificndolo.
Cancelar Edicin
Icono de Operacin:
Disponible en
Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Si quieres cancelar la edicin del documento, existe la opcin "Cancelar Check-out" por el
cual el archivo no sufre ningn tipo de modificacin y ser desbloqueado de modo que otros
usuarios (dependiendo de sus privilegios) podrn editarlo.
El Administrador fuerza la cancelacin de la edicin
Es posible cancelar la edicin del documento por algn usuario con privilegios de
administrador, aunque no sea el usuario quien edit el documento. En este caso se mostrar
una ventana de confirmacin para cancelar la edicin del documento.
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Actualizar un Archivo
Icono de la Operacin:
Disponible en
Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Una vez que los cambios han sido hechos sobre la computadora local, debers hacer un
Check-in para subir el archivo una vez ms al sistema y desbloquearlo para su uso
posterior.
El sistema preguntar por el archivo modificado para subirlo al repositorio y notificar que
reemplazar a la versin previa con este nuevo.
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El campo de comentario es para dejar informacin relacionada a la actualizacin del archivo por ejemplo, los cambios que se hicieron sobre el archivo.
Puedes enviar mensajes de notificacin a los usuarios o grupos. Adicionalmente pueden esta
habilitados los filtros avanzados, tiles cuando el sistema tiene un gran nmero de usuarios.
Los filtros avanzados se pueden habilitar - por parte de los administradores - en la gestin
[Profile/es-es|Perfiles] en la administracin.
Bloqueo
Icono de la Operacin:
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Disponible en
Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Si quieres proteger el archivo de modo que ningn otro usuario pueda hacer cambios sobre
este, pueden usar la funcin Bloquear. Esto significa que hasta que el archivo est
desbloqueado, ningn usuario podr modificarlo. Cuando est bloqueado, un icono de
bloqueado aparecer al costado del nombre del archivo seleccionado.
Desbloqueo
Icono de la Operacin:
Disponible en
Men Edicin.
Barra de Herramientas.
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Descargando un Documento
Icono de la Operacin:
Disponible en
Men Edicin.
Barra de Herramientas.
Si quieres guardar un archivo en la computadora local sin hacer algn cambio, puedes usar la
opcin "Descargar". Recuerda que si modificas el archivo descargado ya no puedes subirlo
otra vez al sistema sin tener primero que haber hecho "Check-out /Check-in" del archivo.
Barra de Herramientas
Los grupos de propiedades son grupos de parmetros configurables que pueden ser
establecidos cada vez que la aplicacin es instalada, los cuales permiten la categorizacin de
los documentos. Estas propiedades de grupos, pueden ser de Inputs, Listas Simples, Listas
de Seleccin Mltiple, Text Areas, Fechas, Enlaces o rutas de carpetas de OpenKM.
Para aadir un grupo de propiedades (estos deben ser registrados primero por el
administrador).
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Una vez que un grupo de propiedades ha sido aadido, una nueva pestaa aparecer con el
nombre del grupo correspondiente y con los campos de propiedades de este.
Una vez que un grupo de propiedades ha sido asignado a un documento, puedes modificar
sus valores seleccionando la opcin "Modificar".
Disponible en
Barra de Herramientas.
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tesauro.
Aadiendo Categoras
En el panel de propiedades de la pestaa de propiedades del documento, pueden aadir o
remover categoras.
Para optimizar el indexado y futuras bsquedas de informacin en el sistema de
administracin de documentos, es necesario aadir categoras que describan o identifiquen a
los archivos almacenados.
Aunque el sistema de parametrizacin de documentos por grupo de metadatos (propiedades
de grupo) es superior con respecto a las categoras, estas son un buen sustituto,
complemento a las mismas.
El aadir o eliminar categoras no modifica la versin del documento.
Las categoras son una estructura jerrquica de carpetas y subcarpetas.
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Aadiendo categoras
Las categoras pueden ser seleccionadas de la estructura jerrquica de carpetas de
categoras.
Con un clic en el icono de categoras
Eliminando categoras
Con un clic en el icono de eliminar categoras y relacionadas
documento.
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Categoras
Las Categoras son una estructura de rbol jerrquica de carpetas y sub carpetas. La idea es
que esas carpetas y sub carpetas representan una estructura de conceptos en un rbol
conceptual.
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Algn documento puede ser enlazado con muchas carpetas de categoras al mismo tiempo.
Cada vez que alguna carpeta de categora esta seleccionada, todos los documentos
relacionados sern mostrados en el panel de explorador de documentos. Las principales
funcionalidades estn disponibles desde esta vista.
Vista de Tesauro
Un tesauro es un libro que lista palabras agrupadas de acuerdo a la similitud de su
significado (conteniendo, sinnimos y a veces antnimos). En contraste a un diccionario, el
cual contiene definiciones y pronunciaciones.
La vista de tesauro es una estructura de rbol jerrquico de carpetas SKOS (Sistema simple
de Organizacin del Conocimiento). Los conceptos SKOS son enlazados de muchos a
muchos, pero son representados como una estructura de rbol jerrquico.
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Algunos documentos son enlazados con muchos carpetas SKOS al mismo tiempo. Cada vez
que alguna carpeta SKOS es seleccionado, todos los documentos relacionados sern
mostrados en el panel del explorador de documentos. Las principales funcionalidades estn
disponibles desde esta vista.
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Mis Documentos
Mis documentos es una estructura de rbol para organizar los documentos personales del
usuario. Los documentos solo estn disponibles para el usuario propietario.
Plantillas
Plantillas es una estructura de rbol de carpetas para organizar la principal fuente de
documentos. La idea es que esa organizacin crea nuevos documentos (por ejemplo fax,
nuevo documentos de plantilla de proyecto, facturas, etc.) a partir de documentos dentro del
panel de plantillas.
Si el documento seleccionado es PDF y tiene algn grupo de propiedades - metadatos asociados, estos aparecern en una ventana asistente de creacin. El campo de grupo de
propiedades sern solicitadas para ser combinadas con la generacin de nuevos PDF.
Puedes crear varios formularios con varias aplicaciones:
Acrobat Pro
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El asistente
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OpenKM 5 y superiores
Primero selecciona un documento, y ejecuta la opcin "crear desde plantilla". Luego
aparecer una ventana que solicita la carpeta destino.
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Correo electrnico
Importar correos electrnicos del usuario desde alguna cuenta de correo de este por
IMAP. La importacin es hecha automticamente por OpenKM cada 60 minutos,
dependiendo de la configuracin del ancho de banda de la red y otros parmetros, el
tiempo de refresco podra ser ms grande que este.
Los mecanismos de importacin crea una estructura de carpetas basada en ao, mes
y da para organizar automticamente los correos electrnicos importados.
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Desde la versin 5.x los usuarios con privilegios de administracin tiene acceso a
todos los correos electrnicos de los usuarios.
Papelera
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Los archivos y carpetas eliminados son almacenados en la Papelera a fin de que estn
disponibles para recuperarlos si su eliminacin fue accidental. La Papelera, tanto como los
archivos localizados en este, son personales a cada usuario del sistema.
Los usuarios con privilegios de administrador pueden acceder a todas las Papeleras de
usuario.
Usando Informacin
En el panel de propiedades existe la informacin detallada sobre los documentos y carpetas a
las cuales el usuario tiene acceso.
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Informacin de Documentos
Los documentos tienen pestaas adicionales a las pestaas relacionadas al grupo de
propiedades.
En la pestaa de propiedades, se detallada la informacin relacionada a cuando fue creado,
el creador, el tipo de documento, fecha de la ltima actualizacin, tamao de la actual versin
y la historia, el estado y si el usuario est o no subscrito a ste (notificacin por servicio de
correo electrnico) y si alguien estara editando el archivo o lo tiene bloqueado, el nombre del
usuario responsable para dicha operacin.
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Compactar la historia. Esta opcin elimina el resto de las versiones del documento y
solo deja la versin actual de la misma.
Seguridad
La opcin de seguridad te permite mostrar y definir que usuarios y grupos tienen permiso a
documentos o carpetas especficas.
Modificar la seguridad
Para cambiar estos permisos haz clic en el botn "actualizar". Esto mostrar que usuarios
tienen permisos de lectura, escritura, eliminacin y de seguridad sobre el documento o la
carpeta; pudindose cambiar estos permisos.
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De forma similar, puedes aadir usuarios con permisos de lectura, escritura, eliminacin o de
seguridad de los archivos seleccionados o eliminarlos de la lista.
Bsqueda
La opcin de bsqueda se puede localizar en el lado derecho de la ventana de la herramienta.
Las bsquedas pueden hacerse por palabras contenidas en los archivos, por el nombre
(ttulo) del documento, o por el tipo de archivo (tipo MIME).
Del mismo modo, si asigna palabras claves a un documento, estas le servirn como campo
de bsqueda del mismo. Tambin puede hacer bsquedas por los valores del grupo de
propiedad si se han definido.
Se muestra entre 10, 20 y 30 resultados por pgina.
Las estrellas indican la importancia del documento encontrado. Este valor se establece por el
motor de bsqueda de acuerdo con el campo de bsqueda y los resultados. La lista de
documentos encontrados se ordena de mayor a menor segn su relevancia.
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Por usuario.
Por carpeta.
Por categora.
Es posible utilizar comodines (wildcards) para realizar bsquedas, por ejemplo los siguientes
casos:
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En el campo Nombre, escriba "?ocu*". La bsqueda devolver todos los archivos cuyo
primer carcter del nombre es indiferente, pero es seguido por las siguientes letras:
"ocu".
Una vez realizada la bsqueda esta puede ser almacenada para futuros perodos de sesiones
mediante la introduccin de un nombre que lo identifique. Las bsquedas guardadas se
muestran en el panel lateral.
Esta opcin ejecuta una consulta, previamente almacenada, mostrando en los campos de
bsqueda todos los valores incluidos anteriormente para ejecutar la exploracin de archivos.
Noticias
Las noticias es un servicio de OpenKM que cada 30 minutos refresca las bsquedas
realizadas y almacenadas como noticias por un usuario conectado. Los resultados son
observados en la tabla de mando / panel de noticias, donde solo aparecern los resultados de
la ultima bsqueda ejecutada o registrada
Para habilitar una consulta como una noticia, simplemente marque la casilla de verificacin
opcin "Guardar como noticias" antes de guardar la consulta. Puede ejecutar la consulta del
usuario de noticias como una consulta normal.
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Para realizar una bsqueda con el comodn de uso mltiple del smbolo "*". Los
comodines de mltiples bsquedas muestrn 0 o ms caracteres. Por ejemplo, para
buscar pruebas, tests o tester, puede utilizar la bsqueda:
test*
Bsquedas Fuzzy
OpenKM soporta bsquedas fuzzy basadas en la distancia de Levenshtein, o la
edicin de un algoritmo de distancia. Las bsquedas fuzzy usan el tilde "~", este
smbolo debe estar al final de una palabra o trmino simple. Por ejemplo para buscar
un trmino similar a "roam" se uso una bsqueda fuzzy:
roam~
Operadores Boleanos
Los operadores booleanos permiten que los trminos se combinen mediante
operadores lgicos. Soporta los siguientes operadores boleanos AND, "+", OR, NOT y
"-" (Nota: Los operadores boleanos debe ir TODOS EN MAYUSCULAS).
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OR
El operador OR es el operador de conjuncin por defecto. Esto significa que si no hay
operador booleano entre dos trminos, el operador OR se utiliza. El operador OR
enlaza dos trminos y encuentra un documento correspondiente si alguna de las
condiciones existentes se cumplen. Esto es equivalente a la unin de conjuntos. El
smbolo | | se puede utilizar en lugar de la palabra OR.
Para la bsqueda de documentos que contengan los trminos "jakarta apache" o solo
"jakarta" usamos el siguiente comando:
"jakarta apache" jakarta
or
"jakarta apache" OR jakarta
AND
El operador AND parte de los documentos donde existen los trminos en alguna parte
del un documento. Esto equivale a una interseccin de conjuntos. El simbolo &&
puede ser utilizado en lugar de la palabra AND.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" y "Apache Lucene"
use el siguiente comando:
"jakarta apache" AND "Apache Lucene"
+
El operador "+" se utiliza cuando se requiere trminos que se encuentren luego del
smbolo "+" en alguna parte del documento.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta" y puede contener "lucene"
usar el siguiente comando:
+jakarta lucene
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NOT
El operador NOT excluye todos los documentos que no contengan los terminos que
se encuentren luego del NOT. Esto es equivalente a la diferencia de conjuntos. El
smbolo ! puede ser utilizado por la palabra NOT.
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" pero no "Apache
Lucene" usar el siguiente comando:
"jakarta apache" NOT "Apache Lucene"
Note: El operador NOT no puede ser utilizado para un solo termino. Por ejemplo, la
siguiente bsqueda no enviara ningn resultado:
NOT "jakarta apache"
El operador "-" (Prohibicin) excluye todos los documentos que contengan el termino
que se encuentre luego del simbolo "-".
Para la bsqueda de documentos que contengan "jakarta apache" pero no "Apache
Lucene" usar el siguiente comando:
"jakarta apache" -"Apache Lucene"
Agrupamiento
Se podra utilizar el parntesis para agrupar clusulas para formar subconsultas. Esto
puede ser muy til si desea controlar la lgica Boolena para una consulta.
Para la bsqueda ya sea "jakarta" o "apache" y "website" use la siguiente consulta:
(jakarta OR apache) AND website
Esto elimina cualquier confusin y se asegura de que ese sitio debe existir y cualquier
trmino jakarta o apache puede existir.
Caracteres especiales
Se pueden utilizar caracteres especiales para formar parte de la sintaxis de la
consulta. La lista actual de los caracteres especiales
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Para saltar los caracteres se utiliza el simbolo "\" antes del caracter. Por ejemplo la
busqueda siguiente (1+1):2 use esta consulta:
\(1\+1\)\:2
Tablero de Mando
La tablero de Mando, localizada en la parte superior derecha de la pantalla, cambia
los paneles del escritorio por los del tablero de mando.
El tablero de mando es un servicio que ofrece informacin importante y de gran
utilidad al usuario, documentos generales y correos, documentos vistos en consultas
especificas, un servicio de busquedas actualizadas (noticias), flujos de trabajo, y la
nube de palabras claves (ver nube de etiquetas).
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Vista de Usuario
En la vista de informacin de usuarios, los usuarios pueden accesar a consultas de su
interes sobre las ltimas operaciones con OpenKM.
Informacin Disponible
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Cada cuadro indica el nmero de elementos nuevos en espera de ser vistos por el
usuario.
Vista General
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En la vista General, los usuarios pueden acceder a consultas interesantes sobre las
ltimas operaciones del repositorio de OpeKM (todos los usuarios).
Informacin disponible:
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