Introducción:

La gestión por procesos consiste en un modelo de organización que puede contribuir a la mejora

de la calidad en todos los aspectos de una organización. Los procesos evolucionan y es parte de

la importancia de gestionarlo, hacerlos evolucionar y mejorar en el tiempo, quienes lo gestionan

va modificando sus componentes. La gestión por procesos permite identificar indicadores que

pueden aportar resultados de evaluación del rendimiento de las actividades de manera

interrelacionada. Se trata del primer paso hacia la mejora continua de la calidad.

Leer el documento Análisis metodológico de la gestión por procesos en la industria

automovilística y responder a las preguntas siguientes:

¿Cómo puede definirse la gestión por procesos?

Es un sistema para organizar el trabajo en función del mejoramiento de actividades dentro de la

empresa. La gestión por procesos aporta una visión y herramientas con las que se puede mejorar

y rediseñar el flujo de trabajo para hacerlo, más eficiente y adaptado a las necesidades de los

clientes, es decir es un enfoque disciplinario que tiene como objetivo aumentar los resultados de

la organización a través de conseguir niveles superiores de satisfacción de sus clientes.

¿Cuáles son sus principales diferencias con la gestión por funciones?

Gestión por procesos Gestión por funciones

La gestión se realiza de forma horizontal La gestión se realiza de forma vertical
El departamento es el centro de atención El cliente es el centro de atención
Cada persona hace su trabajo Cada persona ayuda a que se hagan las

cosas
Cada persona comprende solo su trabajo Cada persona sabe el lugar que ocupa en el

proceso
Existen rivalidades departamentales Todos trabajan conjuntamente
Responsabilidad funcional Responsabilidad por procesos
Cumplimiento desempeño Compromiso con resultados
Evalúan las funciones Evalúan el proceso
Individualismo Todos tienen el mismo objetivo

¿Cuáles son las principales ventajas de la gestión por procesos?

 Incrementa la productividad: La gestión por procesos permite trabajar de forma

enfocada lo que permite conseguir mayores resultados y mayor pro-actividad.

 Mejora la comunicación efectiva: La gestión por procesos re quiere de trabajo en

equipo constante por lo que todos los aspectos comunicativos se ven favorecidos
  Aporta flexibilidad: Este tipo de gestión es más flexible en caso de percibir si hay algo

que cambiar en un proceso, implementa las variaciones con rapidez.

 Facilita la toma de decisiones: evita la reiteración innecesaria de órdenes y por ende

puede tomar decisiones de forma clara.

 Favorece la calidad de los productos: la interconexión entre distintas áreas o

dependencias contribuye a mejorar las zonas improductivas de los procesos, ayuda a que

los productos sean cada vez mejores y que se ajusten a las necesidades de los clientes.

¿Es factible en un entorno como el guatemalteco utilizar el enfoque de gestión por procesos

para desarrollar a las empresas?

Si es factible.

Cuáles son los principales impulsadores:

 Fortalecer el enfoque hacia el cliente: El cliente es lo más importante, hacia lo cual deben

dirigirse todos los recursos de la organización, por ejemplo: Colaboradores, Recursos,

infraestructura, sistemas, de manera que las actividades de todos los departamentos cumplan

con el propósito de añadir valor a la satisfacción de los clientes. Esto no se puede realizar

bajo un enfoque funcional, ya que el cliente no es el centro de atención en este modelo, es

decir en el esquema funcional, los trabajadores están enfocados en las tareas y no visualiza la

relación con las necesidades del cliente final. En el esquema por procesos esto cambia

radicalmente, los trabajadores desarrollan un sentido más integral de las actividades, se

involucran en toda la cadena de valor, desde el requerimiento inicial del cliente, hasta la

satisfacción total del cliente.

 Mejorar la productividad de los colaboradores y la empresa: Productividad significa,

producir más y mejorar los resultados con los mismos recursos. Todo esto es factible si se

logra unir una coordinación entre las actividades de todos los departamentos, entendiendo

claramente que todo está relacionado a través de causa y efectos.

 Necesidad de alinear los procesos con la estrategia: Lograr alineamientos significa lograr

que todos los recursos de la empresa estén orientadas a una sola dirección y al cumplimiento

de los objetivos estratégicos. Por tanto una gestión por procesos, no solo ordena la empresa,

no solo integra actividades, hace también que todo colaborador mejore su capacidad y

análisis estratégico, logrando marcar la diferencia entre los aspectos que definen el

crecimiento.

 Mejorar los resultados: Una gestión por procesos, además de lograr mejorar el trabajo en

equipo, además de integrar a las áreas de la organización, además de fomentar el desarrollo y

creatividad de los colaboradores, debe lograr necesariamente incrementar los resultados

finales de la organización, el resultado puede estará asociado a la rentabilidad o enfocado en

maximizar los beneficios para sus grupos de interés. La gestión por procesos es importante

en el sistema de gestión de la calidad. Su implementación ayuda significativamente en la

mejora de la calidad, productividad y enfoque al cliente.

 Romper el esquema funcional: ya que el esquema funcional separa a la organización en

varios departamentos donde cada quien trata de cumplir a su manera sus objetivos, sin la

necesidad de la integración del resto de la organización, esto genera malos resultados,

tardanza en la respuesta hacia los clientes, decaimiento de los colaboradores, poca capacidad

para innovar y mejorar productos o servicios. Como es evidente en lo anterior, sería bueno
 salir del esquema funcional para trasladarse al esquema por procesos y pretender de esa

manera un crecimiento y fortalecimiento de la empresa.

¿Cuáles podrían ser los factores que aseguren el éxito de un enfoque en gestión por

procesos?

El éxito dependerá del liderazgo, el compromiso y la participación de todos los trabajadores

de la empresa.

 El liderazgo, el compromiso, las responsabilidades y la rendición de cuentas de la alta

dirección

 La alta gerencia establezca, lidere y promueva la cultura en la empresa que apoya los

resultados previstos del sistema de gestión

 La comunicación

 La consulta y participación de los empleados, y cuando existan, de los representantes de los

empleados.

 La asignación de los recursos necesarios para mantenerlo

 Los procesos eficientes para identificar los peligros, controlas los riesgos para seguridad y

salud, además de aprovechar las oportunidades para la seguridad y salud en el trabajo

 Evaluar de forma continua el desempeño y el seguimiento del sistema de gestión para

mejorar el desempeño.

 Los objetivos del sistema de gestión se deben alinear con la política y tienen en cuenta los

peligros, los riesgos y las oportunidades.

 El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.

¿Cuáles debería de ser el papel de la alta gerencia en un enfoque en procesos?

La alta gerencia es la persona que dirige y controla una organización al más alto nivel. No

obstante, puede delegar funciones y proporcionar los recursos necesarios para alcanzar los

objetivos de calidad, sin olvidar que el éxito o el fracaso de sus decisiones recaen bajo su

responsabilidad.

La alta gerencia debe ser el encargado de revisar el sistema de gestión por procesos de la

organización, a intervalos planificados, para asegurar su convivencia, educación y eficacia. La

revisión debe ser planificada y ejecutada teniendo en cuenta el cambiante entorno de los

negocios y la dirección estratégica de la organización.

¿Cuál es la importancia de los tres tipos de procesos involucrados en un sistema de gestión

por procesos?

Procesos estratégicos: estudian las necesidades y son importantes para definir y controlar las

metas, políticas y estrategias de la empresa. Permiten llevar a delante la organización. Son

importantes también porque están en relación con la misión/visión de la empresa y están

involucrados con el personal de primer nivel de la organización.

Afecta a la organización en su totalidad.

Procesos clave u operativos: son los encargados de añadir un valor para satisfacer los objetivos

y son importantes porque permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente, por lo

que incurren directamente en la satisfacción del cliente final. Es decir son importantes porque

son procesos que valoran a los clientes y los accionistas.

Proceso de soporte o apoyo: son proveedores de recursos para la compañía y son importantes

para obtener los procesos necesarios para el control y la mejora del sistema de gestión que no
puedan considerarse estratégicos. Estos procesos están relacionados con las normas que

establecen el modelo de gestión. También son importantes porque apoyan los procesos

operativos.

Cada proceso es importante porque con ellos se puede determinan el consumo de recursos, el

cumplimiento de cada actividad y son necesarios porque permiten revisar la eficacia y la

eficiencia del proceso. La calidad y productividad requieren atención en cada detalle del proceso,

ya que no se puede mejorar un proceso sin datos.

¿Cuáles serían sus recomendaciones para implementar Gestión por Procesos en su

organización?

 Seguir la cultura de la empresa: la empresa tiene sus características y dependiendo del

estilo de trabajo, los procesos van a funcionar de forma diferente.

 Comprometer al equipo de trabajo: Todos sin excepción, deben estar implicados en el

tema.

 Dividir el proceso por etapas para la implementación: adaptarlo a la rutina de trabajo

de los trabajadores para que entiendan el proceso y facilitar la absorción de la gestión.

 Entrenamiento y canales de comunicación: Antes de colocarse en la práctica, las

personas necesitan conocer el sistema y cuáles son los objetivos del proceso que será

implementado.

¿Qué es el valor agregado en un sistema de gestión por procesos?

El valor agregado es fundado por los trabajadores por medio de su intervención en los procesos,

el valor se agrega al proceso y este debe ir creciendo en el tiempo. En el valor agregado la

intervención de todos afectara la calidad del resultado.

¿Cuáles son los principios sobre los que descansa un sistema de gestión por procesos?

 La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes

 El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana

 Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existe grupos multidisciplinarios

trabajando sobre el proceso.

 Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores.

 Los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y menos en los

estándares establecidos por su jefe.

 Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor.

¿Podría ser factible implementar gestión por procesos hoy? Explique su respuesta.

Si, sería factible, porque actualmente estamos inmersos en una ola de cambio y de avances

tecnológicos en el entorno y este es el procedimiento organizacional que se ha adaptado a los

cambios tecnológicos acelerados y al entorno económico dinámico actual, funciona en todas

aquellas organizaciones que se tenga como valor fundamental la satisfacción al cliente, la gestión

de los recursos y la eficiencia. La implementación de la gestión por procesos aceleraría las

actividades de la empresa.
 Conclusión:

La gestión por procesos lo que busca es hacer las cosas de manera distinta, incorporando

prácticas que permitan, monitorear, estabilizar y optimizar el proceso, para mejorar la calidad,

eficiencia y lo más importante es que permite que la organización reconozca y ponga al centro al

cliente final. Las empresas que han implementado la gestión por procesos han tomado conciencia

sobre la eficiencia de sus actividades y plantean como mejorarlos y evitar los males habituales

como: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, barreras departamentales, etc.