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Obligaciones formales
8795 Se incluyen en esta parte de la obra los capítulos en los que se comentan algunas obligaciones
formales de carácter general.
Facturas 8800
Número de identificación fiscal (NIF) 8840
Declaración censal 8875
Declaración anual de operaciones con terceros 8910
CAPÍTULO I Facturas
8800 A. Obligación de expedir facturas 8804
Operaciones incluidas en el ámbito de aplicación del 8804
Rgto Fac
Obligados a expedir facturas 8805
Expedición de facturas simplificadas 8806
Expedición por el destinatario o por un tercero 8807
B. Operaciones objeto de facturación 8808
Operaciones que deben facturarse 8808
Excepciones a la obligación de expedir factura 8809
Operaciones justificables por otros documentos 8810
C. Requisitos de las facturas 8814
Contenido de las facturas completas 8815
Contenido de las facturas simplificadas 8817
Plazo de expedición 8818
Medios de expedición 8818.1
Moneda 8819
Idioma 8819.1
Factura recapitulativa 8819.2
Originales y duplicados 8820
Factura rectificativa 8821
D. Remisión 8823
E. Conservación 8826
Obligación de conservación 8826
Formas de conservación 8827
Lugar de conservación 8831
F. Otras cuestiones 8834
Resolución de controversias 8834
Infracciones y sanciones 8835
Regímenes especiales del IVA 8836
Aunque en la factura sí se desglosa la base imponible sin impuesto de cada uno de los
productos entregados, así como del total de los mismos, no se especifica qué tipo impositivo
resulta aplicable a cada uno de ellos, es decir, a cada porción de base imponible. La
consignación agrupada de las cuotas del IVA en la factura según el tipo impositivo
aplicable por dicho impuesto no resulta suficiente para dar cumplimiento a los requisitos
exigidos, pues obliga al destinatario de la factura a efectuar el correspondiente cálculo para
averiguar cuáles han sido los tipos aplicados a cada una de las categorías de productos
entregados ( DGT CV 15-12-06 ).
Plazo de expedición
(Rgto Fac art.11 , 13 y 15.3)
8818 La expedición de las facturas debe efectuarse según las siguientes reglas:
1. Regla general: en el momento de realizarse la operación. No obstante, si el destinatario de
la operación es un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición debe efectuarse
antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto
correspondiente a la citada operación.
2. Entregas intracomunitarias de bienes exentas de la LIVA art.25 (nº 5984 ) que no hayan
de considerarse operaciones de tracto sucesivo o continuado (nº 5930 ): antes del día 16 del
mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al
adquirente.
3. Régimen especial del criterio de caja: en las operaciones acogidas a este régimen (nº 7052 ),
la expedición de la factura debe efectuarse en el momento de la realización de tales operaciones.
Sin embargo, cuando el destinatario de la operación es un empresario o profesional que actúa
como tal, la expedición debe efectuarse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se
haya realizado la operación.
4. Facturas recapitulativas: como máximo el último día del mes natural en el que se hayan
efectuado las operaciones que se documenten en ellas (nº 8819.2 ). Cuando el destinatario de
éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición debe realizarse antes
del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Es
aplicable la regla recogida en el nº 2 anterior.
5. Facturas rectificativas: tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las
circunstancias que obligan a su expedición (nº 8821 ), siempre que no hubiesen transcurrido
cuatro años a partir del momento en que se devengó el Impuesto o, en su caso, se produjeron las
circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA (nº 6266 ).
La factura rectificativa que deben expedir los proveedores para documentar la modificación
de la base imponible, como consecuencia del otorgamiento de un rappel anual, debe
expedirse en el momento del otorgarse dichos rappels, con independencia de que la factura,
expedida en un año determinado, tenga por objeto documentar rappels concedidos en el año
precedente ( DGT CV 29-12-09 ).
Medios de expedición
(LIVA art.164.dos;
Rgto Fac art.8 a 10)
8818.1 Se establece la posibilidad de expedir las facturas por cualquier medio, en papel o en formato
electrónico. El medio de expedición de la factura utilizado debe permitir al obligado a su
expedición garantizar desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación
(nº 8826 ):
– la autenticidad de su origen: garantiza la identidad del obligado a su expedición y del
emisor de la factura;
– la integridad de su contenido: garantiza que el mismo no ha sido modificado;
– su legibilidad. Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido
de la factura, en papel o electrónica, es admisible cualquier medio de prueba admitido
en Derecho. En particular, los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o
profesional del sujeto pasivo, que deben permitir crear una pista de auditoría fiable que
establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de
servicios que la misma documenta. Se considera factura electrónica aquella factura que
se ajusta a lo establecido en el Rgto Fac y que ha sido expedida y recibida en formato
electrónico, exigiéndose que el destinatario haya dado su consentimiento. La autenticidad del
origen y la integridad del contenido de este tipo de facturas queda garantizada por cualquiera
de los siguientes medios: a) Una firma electrónica avanzada ( Dir 1999/93/CE art.2.2, 2.6
y 2.10 -norma derogada desde el 1-7-2016 por el Rgto UE/910/2014 -; L 59/2003 ; OM
HAP/800/2014 ). b) Un intercambio electrónico de datos (EDI) ( Recomendación 94/820/
CE Anexo I art.2 ). c) Otros medios comunicados a la AEAT por los interesados con carácter
previo a su utilización. Se exige que la AEAT los haya validado. Los requisitos exigibles para
garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de facturas electrónicas
recibidos de terceros países son los mismos que los que deben cumplir los expedidos y
remitidos en territorio español, independientemente del soporte y formato electrónico de los
mismos ( OM EHA/962/2007 art.4 ). Si el destinatario recibe los documentos en soporte
electrónico, acompañados de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida
u homologada por la AEAT, debe verificar la firma y disponer del procedimiento de control
interno apropiado para verificar la validez de los certificados utilizados ( OM EHA/962/2007
art.6 ).
8818.2 La necesidad de que el destinatario disponga de los conocimientos y equipos necesarios
para la recepción de la factura electrónica precisa que la aceptación de la factura electrónica,
expresa o tácita, constituya un consentimiento informado, pues necesariamente aquel que
estuviera recibiendo las facturas en papel debe haber tenido que ser previamente informado
por ese mismo medio por parte del expedidor de, que a partir de la fecha en que quede
constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico
( AEAT Informe 16-1-13 ). Para un análisis más exhaustivo, ver nº 7333.1 Memento IVA 2014.
Para el supuesto en que existan lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas
simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas pueden
mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de
la información.
Mediante la OM EHA/962/2007 , se efectúa el desarrollo de determinadas disposiciones
sobre facturación telemática contenidas en el Rgto Fac/2003 , y en concreto, las relativas a
la remisión de las facturas por medios electrónicos. Esta disposición mantiene su vigencia en
cuanto no se oponga a las disposiciones contenidas en el Rgto Fac ( AEAT Informe 16-1-13 ).
Moneda
(Rgto Fac art.12.1)
8819 Los importes que figuran en las facturas pueden expresarse en cualquier moneda, siempre que
se exprese en euros el importe del impuesto que, en su caso, se repercuta.
Debe utilizarse el tipo de cambio vendedor fijado por el Banco de España, vigente en el
momento del devengo ( LIVA art.79.once ).
Nada impide, si se pacta entre las partes, que se puedan expresar los precios unitarios en
euros con más de dos decimales y operar con ellos para el cálculo de las cuotas del IVA,
o bien expresar dichos precios unitarios con dos decimales y posteriormente efectuar los
correspondientes cálculos. En todo caso, en los importes totales a pagar o cobrar se debe
redondear por exceso o por defecto al segundo decimal que corresponda al céntimo de euro
más próximo. Las cuotas impositivas así calculadas son las que deben consignarse en la
correspondiente factura ( DGT CV 28-9-09 ).
Idioma
(LIVA art.164.cuatro;
Rgto Fac art.12.2)
8819.1 Las facturas pueden expedirse en cualquier lengua. A efectos de la comprobación de la situación
tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, cuando la Administración tributaria lo
considere necesario, puede exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España,
cuando se trate de las facturas expedidas en una lengua no oficial relativas a operaciones
realizadas en el TIVA o de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos
establecidos en el citado territorio.
Originales y duplicados
(Rgto Fac art.14)
8820 Los empresarios y profesionales sólo pueden expedir un original de cada factura.
Es admisible la expedición de duplicados de los originales, con la misma eficacia que éstos y
siempre que conste en ellos la expresión «duplicado», cuando:
– en una misma entrega de bienes o prestación de servicio concurren varios destinatarios,
de forma que debe consignarse en el original y en cada duplicado la parte de base imponible
y de cuota repercutida a cada uno de ellos;
– se ha perdido el original por cualquier causa.
Factura rectificativa
(LIVA art.89 redacc L 28/2014;
Rgto Fac art.15)
8821 Con carácter general, se debe expedir una factura rectificativa en los siguientes supuestos:
- omisión de algún dato o incumplimiento de alguno de los requisitos exigidos en relación a su
contenido (factura completa, nº 8815 s. ; factura simplificada, nº 8817 );
- incorrecta fijación de las cuotas repercutidas; no obstante no procede la rectificación de las cuotas
impositivas en los supuestos en que no procede la rectificación de la repercusión recogidos en
el nº 5915 ;
- concurrencia de circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA (nº
6266 s. ).
Respecto a la posibilidad de no expedir la factura rectificativa en los supuestos de devolución de
mercancías o de envases y embalajes, nos remitimos a lo expuesto en el nº 8822 .
No es admisible que una entidad que cumple con la obligación de entregar las facturas a
sus destinatarios mediante correo tradicional, no se las remita tras la renuncia de éstos a la
recepción física de las facturas, sin perjuicio de la posibilidad de cumplir con esta obligación
por otros medios y de la existencia de ciertas excepciones a la obligación de expedir factura
( DGT CV 28-1-08 ).
Para que la remisión de los documentos bancarios de cobro sustituyan a la obligación de
remisión de facturas, es necesario que aquéllos contengan todos los datos y reúnan todos
los requisitos exigidos por el Rgto Fac art.6 ( DGT 14-6-04 ; CV 23-2-05 ).
Formas de conservación
(Rgto Fac art.20 , 21 y 23;
LIVA art.165.uno)
Lugar de conservación
(Rgto Fac art.22)
8831 Puede ser determinado por el empresario o profesional o el sujeto pasivo obligado a la
conservación de las facturas. Para ello, se exige que aquél ponga toda la documentación o
información así conservada a disposición del órgano de la Administración tributaria que realice
una actuación dirigida a la comprobación de su situación tributaria, ante cualquier solicitud de
dicho órgano y sin demora injustificada.
Si la conservación se efectúa fuera de España se exige el cumplimiento de los siguientes
requisitos:
- comunicación previa de esta circunstancia a la AEAT;
- utilización de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea y la carga remota y utilización
por la Administración tributaria de la documentación e información así conservada.
Infracciones y sanciones
(LGT art.201;
RD 2063/2004 art.17)
8835 Entre las infracciones reguladas por la LGT se incluyen las relacionadas con el incumplimiento
de las obligaciones de facturación. En el nº 8574 s. se analiza la tipificación de este tipo de
infracciones y el cálculo de la sanción.