CAPÍTULO I

Organización

La organización, como función administrativa, define la distribución de funciones

y actividades inherentes al plan. Como etapa del proceso administrativo es consecuente a
la planeación. Y su importancia radica en establecer las relaciones funcionales de
dirección y los niveles de responsabilidad de sus recursos humanos. Es decir, Las
personas que trabajan en grupos para conseguir el cumplimiento de una meta deben
disponer de papeles que desempeñar, a la manera de actores de una obra de teatro, ya sea
que les correspondan en particular, sean accidentales o casuales o hayan sido definidos y
estructurados por otra parte interesada en cerciorarse de que los individuos contribuyan
en formas específicas al esfuerzo grupal. El concepto de "papel" implica que lo que los
individuos hacen persigue un propósito u objetivo definido, ellos deben conocer la
relación de su objetivo laboral con el esfuerzo grupal y deben poseer la autoridad,
instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea.

Esto puede percibirse en un esfuerzo grupal tan sencillo como la instalación de un

campamento en una excursión de pesca. Todos los miembros del grupo podrían hacer lo
que prefirieran, pero sin duda sus actividades serán más eficaces y será menos probable
que dejen de realizarse ciertas indispensables tareas si a una o dos personas se les asigna
la labor de recoger leña, a otras la de conseguir agua, a otras más la de encender una
fogata, a otras la de cocinar, etcétera.

Así pues, organización es la parte de la administración que supone el

establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán
desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que debe
garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas,
asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.

Desde este punto de vista y en búsqueda de un amplio concepto de lo qué es la

organización desarrollaremos a continuación el concepto y la naturaleza de la misma.
 Concepto y naturaleza de la organización.

El concepto y naturaleza de la organización es uno de los temas menos y peor

tratados por expertos y científicos en la materia. Se ha investigado sobre casi todo tipo de
organizaciones, se ha teorizado sobre casi todos los aspectos de las mismas, se ha
evaluado variables que se consideran relevantes, se han formulado diagnósticos más o
menos globales y específicos, se han diseñado y rediseñado proyectos de cambio y
desarrollo organizacional, se han dirigido y transformado, se han creado y se han
eliminado,... y, sin embargo, doscientos veinticinco años después de la aparición de la
riqueza de las naciones y cien desde la creación de las primeras organizaciones científicas,
todavía no sabemos formular con toda claridad y precisión lo que es una organización.

Cada año aparecen miles de publicaciones nuevas que incluyen la palabra

“organización” u “organizacional” en su título. Se habla de organización de empresas, de
ingeniero de organización, de psicólogos de la organización, de la organización social,...
en fin, la respuesta que buscamos seria derivada de preguntas como: ¿Qué queremos decir
cuando se utilizan el término de organización? ¿Se utiliza de un modo preciso o se hace
un uso impropio del mismo?

En este sentido, a lo largo de este capítulo intentaremos analizar qué significa en

forma estricta “organización”, qué usos se hacen de este término, qué es, qué ventajas y
desventajas tiene, qué tipos de organizaciones existen, cuáles son sus elementos y cuáles
son sus principios.

Significado de organización

Organizar y organización son palabras derivadas de órgano que, a su vez, proceden

del latín orgánum y éste del griego opyavov, lengua en la que ésta era un derivado de
Epyov.

Epyov significaba “acción”, “obra”, “trabajo”; opyavov significaba “instrumento”,

“herramienta”, “órgano fisiológico”; orgánum significó “instrumento” en general e
“instrumento musical” (de viento o de agua) en particular. En sentido figurado significó
también “resortes”, “medios”, “móviles”, “motivos para la acción” y “miras”.
 Durante la edad Media órgano se utilizo frecuentemente pero sólo para denominar
el instrumento musical. En la lengua castellana aparece registrada por primera vez bajo
la expresión “organizar” a principios del siglo XV en el Cancionero de Baena y
posteriormente, en 1580 la utilizó Fr. Luis de Granada. Organizar significaba “disponer
del instrumento (órgano) para que esté acorde у templado, y a su semejanza decimos
cuerpo bien organizado, naturalmente bien compuesto”.

Por tanto, y aun a sabiendas de que el significado principal era frecuentemente

matizado por acepciones restringidas como “hacer algo a muy alto ritmo” (al modo de un
organista), podemos concluir que “organización” significa instrumento o medio para
trabajar o hacer algo.

Otros significados actuales de organizar son:

Organizar es el proceso de establecer la utilización ordenada de los recursos de una

organización (Samuel C. Certo).

Organizar es el proceso de reunir dos o más personas para trabajar juntas de manera
estructurada, para alcanzar algún objetivo específico o un conjunto de objetivos (James
A. F. Stoner, R. Edward Freeman y Daniel R. Gilbert, Jr.).

Organizar es repartir los recursos organizacionales para alcanzar objetivos

estratégicos (Richard L Daft).

Organizar es el proceso de asumir tareas, asignar recursos y distribuir actividades

coordinadas para implementar planes; es el proceso de movilizar personas y otros
recursos para ejecutar tareas que sirvan a un propósito común (John R. Schermerhorn Jr.).

Organizar significa agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales,

definir la estructura de los órganos que los deberán administrar, establecer la división del
trabajo mediante la diferenciación, definir los niveles de autoridad y responsabilidad
(Idalberto Chiavenato).

"Organizar es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para el objetivo,

es una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a
su cargo la ejecución de las funciones respectivas". (Gonzalo, Armando, 1975).
 Definiciones usuales de organización

En la literatura especializada se han formulado miles de definiciones de

organización. Y cualquier autor que se inicia parece obligado a formular la suya propia.
Tal estado de cosas, lejos de ser fruto de la originalidad o de la creatividad y el progreso,
revela más bien ambigüedad e indefinición. Algo así como que organización puede ser
casi cualquier cosa. Por tanto, para poder entendernos, definimos ese concepto para cada
momento pero al cambiar de interlocutor o, incluso, siendo el mismo, al cambiar las cir-
cunstancias también cambia la definición. No obstante, veremos en este epígrafe diversas
definiciones de grandes pensadores a los que se les atribuye una indudable competencia
en la materia.

Cuadro nº 1

Diversas definiciones de organización

Autor y año Definición
La organización laboral es un “grupo corporativo”, siendo este
“una relación social que o bien está cerrada hacia afuera, o bien
limitada mediante reglas y disposiciones de admisión de personas
Weber (1922) ajenas. Este objetivo se logra gracias a que tales reglas y órdenes
se llevan a la práctica a través de la actuación de individuos
específicos por ejemplo de un director o de un jefe y de un grupo
administrativo”.
“… el término “organización” se refiere a algo más que a la
estructura del edificio. Se refiere a todo el cuerpo, con todas sus
funciones correlativas. Se refiere a las funciones que van
Mooney (1947) apareciendo en acción; al pulso y a los latidos mismos del corazón;
a la circulación y a la respiración; al movimiento vital, por así
decirlo, de la unidad organizada. Se refiere a la coordinación de
todos estos factores en cuanto colaboran para el fin común”
“... un sistema de actividades interdependientes que abarcan por
lo menos varios grupos primarios y generalmente caracterizados a
Simón (1952) nivel de la conciencia de los participantes por un alto grado de
dirección del comportamiento hacia fines que son objeto de
conocimiento común”
“Las organizaciones formales están basadas en determinados
Argyris (1957) principios, tales como la especialización de tareas, la cadena de
mando, la unidad de dirección y la racionalidad”
Barnard “... una organización esencial.... es un sistema de actividades o
(1959) fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas”
“las organizaciones están compuestas de individuos o grupos, en
Porter, Lawler vistas a conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones
& Hackman diferenciadas que se procura que estén racionalmente coordinadas
y dirigidas y con una cierta continuidad a través del tiempo”.
(1975)
 “Formaciones sociales complejas y plurales, compuestas por
individuos y grupos, con limites relativamente fijos e
identificables, que constituyen un sistema de roles, coordinado
mediante un sistema de autoridad y de comunicación y articulado
por un sistema de "significado compartidos" (que incluye
Díaz de interpretaciones de la realidad, normas y valores) en orden a la
Quijano (1993) integración del sistema y a la consecución de objetivos y fines.
Estos fines, o el modo de conseguirlos, no siempre son aceptados
por todos sus miembros, por lo que deben ser negociados o
impuestos, lo que permite entender las organizaciones como
coaliciones de poder en lucha, a veces por el cómo conseguir los
objetivos, y a veces por la fijación de los objetivos mismos. De
duración relativamente estable y continua, estas formaciones
sociales se hallan inmersas en un medio ambiente con el que
mantienen mutuas relaciones de influencia”.

Otras definiciones serian:

“Es el trabajo que realiza el administrador, para ordenar y relacionar entre sí las
tareas que deben realizarse y asegurar así una ejecución muy eficaz de las mismas¨
(Louis Allen).

¨La coordinación de las actividades de los individuos que integran una empresa,
con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los elementos, materiales,
técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue¨ (Isaac
Guzrnán Valdivia).

¨El arreglo de las funciones que se estiman necesarias, para lograr el objetivo y
es una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que
tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas¨ (George R Terry)

“El proceso de estructurar o arreglar las partes que componen un organismo¨

(Mano Sverdlick)

"La estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos en un organismo social"
(Reyes Ponce, 1981)

"La organización es el conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr

un objetivo, una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas
que tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivas" (George Terry, 1978).
 "Es un proceso y una estructura ideada para especializar y realizar un trabajo, por
medio de la asignación de autoridad y responsabilidad, así como el establecimiento de
canales de comunicación entre los grupos de trabajo, para asegurar la coordinación y
eficiencia en el desarrollo de las tareas asignadas" (Elmone Peterson)

¨El proceso de determinar las actividades y puestos necesarios de una empresa,

departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales,
definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno: asignarlos
a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una
manera sistemática y efectiva¨ (Centro Nacional de la Productividad en México).

"Un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar

objetivos". (Hicks)

"Organización simple o compleja, es siempre un sistema impersonal de coordinar

esfuerzos humanos; siempre con el propósito de unificar principios, con la indispensable
habilidad para comunicarse manteniendo al personal dispuesto y satisfecho, realizando
el trabajo con eficiencia y unido en la consecución del propósito institucional” (Barnard,
1994).

"Grupo social en el cual los miembros se diferencian por las responsabilidades

individuales que tienen que cumplir para alcanzar el objetivo común" Stogdill (citado en
Koontz o’ Donnell, 1993).

"Son unidades sociales creadas deliberadamente a fin de alcanzar objetivos

específicos, para ello cuenta con tres tipos de recursos materiales (dinero, materia prima,
equipos, etc.) y humanos (habilidades, conocimientos y experiencias, motivación, salud,
etc., de los miembros de la organización" (Fernando Arias Galicia en su libro
"Administración de Recursos Humanos”, 1990).

"La organización es el ordenamiento de los distintos elementos que intervienen en

un proceso determinado". (Requeijo D. y Lugo A., 1995).

"Es una función pre ejecutiva de la administración que se complementa con la

dirección, pues solamente a través de ese proceso de complementación es factible lograr
el objetivo". (Melinkoff R., 1990).
 "El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar, con
los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se
ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y
coordinada de los esfuerzos disponibles" (Sheldon).

"Es un método de distribución de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para

establecer canales prácticos de comunicación entre los grupos." (Petersen y Plowman).

"Es una unidad social, dentro de la cual existe una relación estable (no
necesariamente personal) entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de una
serie de objetivos o metas" (Litterer).

Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de
la organización.

En la misma definición se advienen claramente las tres etapas:

Funciones. La determinación de cómo deben dividirse y asignarse las grandes

actividades especializadas, necesarias para lograr el fin general.

Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel

existente dentro de una organización.

Puestos. Las obligaciones y requisitos que tiene en concreto cada unidad de trabajo
susceptible de ser desempeñada por una persona.

Explicación

Aunque no siempre de una forma suficientemente explícita, a partir de las

definiciones del cuadro nº 1 y de otras, podemos concluir que los componentes más
frecuentemente considerados en las definiciones usuales de organización suelen ser los
siguientes:

a) Conjuntos de individuos y/o grupos interrelacionados.

b) Definición de objetivos que se persiguen de un modo intencionado.
c) Especialización y diferenciación funcional.
d) Coordinación racional e intencionada.
 e) Continuidad temporal.

Los autores dejan establecido que la organización se encarga de darle un orden

lógico a los distintos elementos y procesos.

En toda organización ha de existir un ambiente cónsono y propicio para el

desarrollo de las actividades, lo cual es de singular importancia para asegurar el logro de
los objetivos y metas preestablecidas.

La organización se refiere "a estructurar"; es quizás la parte más típica de los

elementos que corresponden a la mecánica administrativa Por lo mismo, se refiere a
"cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades".

Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "están
por estructurarse", más o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.

La organización constituye el dato final del aspecto estático o de mecánica. Nos

dice en concreto cómo y quién va a hacer cada cosa (esto último, en el sentido de qué
puesto; no precisamente de qué persona), y cómo lo va a hacer. Cuando la organización
está terminada, sólo resta "actuar", integrando, dirigiendo y controlando, todo lo cual
pertenece ya a la dinámica.

Se aprecia entonces, que la organización es definida como un conjunto de elementos

ordenados y relacionados entre sí, los cuales deben actuar en un todo coherente y
armónico, para la consecución de unos fines, por eso es vista como una estructura donde
existe interacción entre los elementos, especificando diferentes funciones definidas entre
ellas, pero que en conjunto permiten lograr objetivos.

Ahora bien, al igual que cualquier etapa de la administración, la organización posee

unos elementos, tipos, ventajas y desventajas, un objeto, una importancia y principios,
que procederemos a describir en este apartado por separado.

Tipos de organización

Con respecto a los tipos de organización, solo existen dos: la organización formal
y la organización informal. La primera considera a la organización de manera estricta. La
segunda toma como base la disposición y las relaciones informales de trabajo, es decir:
 La organización formal se refiere a la estructura planeada, y representa un intento
deliberado por establecer patrones de relación, entre los componentes encargados de
alcanzar los objetivos de manera efectiva. La estructura formal es el resultado de
decisiones explicitas y de naturaleza prescriptiva, una guía de la manera en que las
actividades deben ser realizadas. La organización formal se puede representar, mediante
un organigrama y se incluyen en los manuales de organización, en la descripción de
puestos, carta de actividades etc., esto determina los lineamientos generales para ciertas
funciones prescritas y las relaciones entre esas actividades.

Al respecto Idalberto Chiavenato expresa, la organización formal “es la

determinación de estándares, de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos
lógicamente a través de normas, directrices y reglamentos de la organización para el
logro de sus objetivos.”

En síntesis, la organización formal es la organización planeada, la que

sencillamente aparece oficialmente en papel, aprobada por la dirección y comunicada a
todos los participantes.

Vale decir, en este momento que según George Terry existen cuatro componentes
o elementos básicos en la organización formal: (1) el trabajo, el cual es divisionalizada,
(2) las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionalizado, (3) el ambiente
en el cual se ejecuta el trabajo, y (4) las relaciones entre las personas o las unidades trabajo
– personas.

Observemos más de cerca estos cuatro componentes básicos. Las actividades

necesarias están derivadas de la búsqueda de los objetivos. El trabajo se divide en
“paquetes de trabajo” por estas razones: (1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute
una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, (2) la distribución del
trabajo requiere que este sea dividido, y (3) el deseo de lograr las ventajas de la
especialización del trabajo necesita que las tareas asignadas solo necesiten las habilidades
especializadas del personal. Sin embargo, el especializado no puede aplicarse a cada
situación, pues si se extiende demasiado, se malogra el interés del empleado, la
satisfacción en el trabajo y la “voluntad de hacer”. Pero al organizar, también se practica
la combinación de trabajo, contraparte de la división del mismo. Implica el
reagrupamiento de las actividades divididas en unidades que se crean más adecuadas para
un desempeño efectivo, desde el punto de vista de las instalaciones y del personal
disponible. Los agrupamientos por lo general se intentan sobre alguna base lógica.

Con referencia a las personas que desempeñaran el trabajo, su experiencia, su

competencia y su comportamiento deben tenerse en cuenta al determinar quien debe
desempeñar cada trabajo específico. Este debe dividirse de tal manera que las actividades
de trabajo asignadas a cada persona constituya el trabajo que esa persona pueda
desempeñar con éxito, es decir, los tipos de trabajo adecuado de acuerdo con la habilidad
de la persona y la cantidad de trabajo apropiada de acuerdo con una diligencia razonable
y equitativa y empeño en logro por la persona. La organización que no hace estas
consideraciones es deficiente.

Ahora, el ambiente bajo el cual se ejecuta el trabajo incluye cosas tales como la
ubicación del desempeño del trabajo, los materiales y las maquinas. También se incluye
el clima general del área de trabajo, la utilidad de los superiores, la influencia de las
fuerzas competitivas, las actividades de los sindicatos de trabajadores y los reglamentos
y acciones gubernamentales.

Por último, el cuarto componente está formado por las relaciones entre las personas
o entre las unidades de trabajo - personas. Estas relaciones son de mucha importancia, ya
que dan origen a la autoridad.

Dicho esto, es importante resaltar que existen otros autores como Balderas María
que en vez de exponer cuatro elementos expresa seis, los cuales son:

• División del trabajo.

• Definición de funciones y actividades.
• Establecimiento de jerarquías.
• Determinación del sistema de organización.
• Establecimiento de la comunicación. Y,
• Determinación de normas y reglamentos.

Asimismo, de estos elementos se desprenden los principios de la organización

formal, también considerados en líneas generales como los principios de la organización,
de los cuales se puede mencionar:
 Principio de la especialización

"Cuanto más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más
limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza".

Este principio es, junto con el siguiente, quizás el fundamental en la organización.

Debe advertirse que la división del trabajo no es sino el medio para obtener una
mayor especialización y, con ella, mayor precisión, profundidad de conocimientos,
destreza y perfección en cada una de las personas dedicadas a cada función.

Lo anterior es resultado natural de la limitación humana: es imposible, aun a mentes

y capacidades privilegiadas, abarcarlo todo; por ello, cuanto menor sea el campo al que
se dediquen, obtienen, de suyo, más eficiencia en su trabajo.

Deben hacerse, no obstante, algunas observaciones:

1. La especialización sólo es útil cuando se tiene un conocimiento general del

campo del que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones
de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia. Así, v.gr.: una persona
especializada en selección de personal, pero que ignora los principios generales de las
relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores.
2. La especialización tiene como límites los que impone la naturaleza humana del
trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una superespecialización, que
produce monotonía, o lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciéndolo a una mera
máquina o parte mecánica de un sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista
sepa cada vez más, de un campo menor, llega a hacérsele especialista en actividades que
prácticamente carecen de importancia.

Principio de La unidad de mando

"Para cada función debe existir un solo jefe."

Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes

sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto es esencial para el orden y la
eficiencia que exige la organización: "nadie puede servir a dos señores."
 "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo,
como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico."

La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por

funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su
coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.

Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad

"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel

jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella."

La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma línea,

pero de abajo hacia arriba.

Como elemento esencial en la jerarquía de una empresa (y consiguientemente, en

su organización) cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado de
responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe. Esa
responsabilidad es, a su vez, el fundamento de la autoridad que debe concedérsele.

La autoridad sin responsabilidad es, no sólo odiosa, sino que trastorna gravemente
la organización, Pero es quizás peor la responsabilidad conferida, sin dar la autoridad
respectiva a los jefes de ese nivel; un jefe que recibe la responsabilidad de realizar ciertas
funciones, debe estar dotado de la autoridad para poder decidir en aquello que le ha sido
encomendado como responsabilidad suya.

Principio del equilibrio de dirección-control

"A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles

adecuados, para asegurar la unidad de mando."

La administración no puede existir "sin alguna delegación", ya que aquella consiste

en "hacer a través de otros". Se delega la autoridad correlativamente a la responsabilidad
comunicada, según el principio anterior.

Alguien ha dicho que "la autoridad se delega, mientras que la responsabilidad se

comparte"; esto es cierto en el sentido de que la autoridad delegada no debe seguirse
ejerciendo, más que en casos extraordinarios, en tanto que la responsabilidad señalada se
sigue teniendo, porque el delegante debe conocer, a través de los nuevos controles fijados,
la forma en que está actuando el delegado, para corregir sus errores, orientar su acción y,
en último término, limitar la responsabilidad comunicada, o remover a dicho jefe inferior.

Aun cuando el grado de delegación depende de una serie de consideraciones

concretas, tales como capacidad de la persona en quien se delega, naturaleza de la función
delegada, etc., puede decirse, como principio básico, que los planes generales y el control
final y concentrado de los resultados, deben reservarse siempre al delegante, en tanto que
al delegado corresponde formular, dentro de esos planes básicos, los secundarios, y operar
los controles hasta su concentración. Las funciones de los elementos de organización,
integración y dirección, se delegan más o menos, según las circunstancias.

Por otro lado, los autores neoclásicos señalaron los principios de la organización
formal de la siguiente manera:

1. División del trabajo

2. Especialización
3. Jerarquía
4. Amplitud administrativa

A continuación se estudiará cada uno de estos principios básicos.

División del trabajo. El objetivo inmediato y fundamental de cualquier tipo de

organización es producir bienes o servicios. Para ser eficiente, la producción debe basarse
en la división del trabajo, que consiste en descomponer un proceso complejo en una serie
de pequeñas tareas. El proceso de división del trabajo comenzó a aplicarse con mayor
intensidad con la llegada de la Revolución Industrial, lo cual provocó un cambio radical
en el concepto de producción, al elaborar grandes cantidades de productos gracias al
empleo de la máquina (que sustituyó al artesano) y a la aplicación de la especialización
del trabajador en la línea de montaje. Lo importante era que cada persona pudiera producir
la mayor cantidad posible de unidades dentro de un estándar aceptable de calidad. Este
objetivo sólo podía lograrse mediante la automatización relativa de la actividad humana,
basada en la repetición constante de la misma tarea.

A corto plazo, las consecuencias de la división del trabajo fueron:

 a. Mayor productividad y rendimiento del personal involucrado.
b. Mayor eficiencia de la organización, gracias al elemento anterior. Y,
c. Reducción de los costos de producción, en especial los de materias primas
y fuerza laboral.

Igualmente, la división del trabajo llevó a que la empresa se desdoblara en tres

niveles administrativos que conforman el aparato administrativo necesario para dirigir la
ejecución de tareas y operaciones. De estos se señalar:

a. El nivel institucional, compuesto por los dirigentes y directores de la

organización.
b. El nivel intermedio, conformado por los gerentes. Y,
c. El nivel operacional, formado por los supervisores que administran la
ejecución de las tareas y operaciones de la empresa.

Especialización. La especialización es consecuencia de la división del trabajo; cada

órgano o cargo tiene funciones y tareas específicas y especializadas.

Los autores neoclásicos adoptan estos criterios y pasan a preocuparse por la

especialización de los órganos que conforman la estructura organizacional.

Jerarquía. Este concepto es otra consecuencia del principio de división del trabajo
y de la diversificación funcional en la organización. La pluralidad de funciones impuesta
por la especialización requiere el desdoblamiento de la función de mando, cuya misión
es dirigir las actividades para que cumplan en armonía sus respectivas misiones. Esto
significa que la organización necesita una estructura jerárquica, además de una estructura
de funciones especializadas, para dirigir las operaciones de los niveles subordinados. De
ahí surge el principió de jerarquía, también denominado principio escalar. En toda
organización formal existe una jerarquía por escalas, estratos o niveles de autoridad. A
medida que se asciende en la escala jerárquica, aumenta la autoridad del administrador.

Amplitud administrativa o tramo de control. Como consecuencia del principio de

la distribución de autoridad y responsabilidad, los autores neoclásicos analizan la
amplitud administrativa (amplitud de mando o amplitud de control), que indica el número
de subordinados que un administrador puede supervisar.
 Cuando un administrador tiene muchos subordinados, su amplitud de mando es
amplia. En la práctica, la amplitud de mando promedio establecida por una organización
determina la configuración general de su estructura organizacional. Una amplitud
promedio pequeña y muchos niveles jerárquicos, produce una estructura organizacional
alta y alargada; por el contrario, una amplitud promedio larga y pocos niveles jerárquicos
produce una estructura organizacional aplanada y dispersa horizontalmente.

En la actualidad las organizaciones tienden a aplanar y comprimir la estructura

organizacional para acercar la base a la cúpula y mejorar las comunicaciones.

Ahora bien, para una mayor precisión en lo que se desea explicar es necesario para
las autoras de este trabajo dividir la información en secciones, es decir, abarcaremos la
información exponiendo cada parte del tema (organización formal) por puntos, así pues
en una parte trataremos de las características, en otra de sus herramientas y de sus tipos.

Características de la organización formal

La teoría de la organización formal enfatiza la razón, la eficiencia, el arreglo lógico

de las funciones, las órdenes por escrito, el comportamiento orientado al trabajo, la
atención al número de subordinados que se asigna a un superior, y a una definida cadena
de mando o canal de comunicación desde el nivel superior hasta el inferior. Las personas
son colocadas en distintas unidades organizaciones (unidades trabajo-personas) después
de un estudio y de una cuidadosa consideración. Por lo general se espera que logren
ciertos resultados prescritos y se les infunde un sentido de obligación en el cual el
autointerés y el autoenriquecimiento son los principales motivadores.

La creencia es que, para que sea efectiva la organización, el gerente debe conocer
específicamente cuáles son las actividades que va a administrar, quién va a ayudarlo, a
quién informa y quién se reporta a él. Además, a cada gerente se le proporcionan los
objetivos a lograr, y necesita estar informado de la forma en que se integra todo su grupo,
y de cada uno de los miembros que lo componen, su lugar en el grupo, y dé los canales
formales de comunicación. En igual forma, al no gerente se le proporciona un claro
entendimiento de los requisitos de su puesto, sus limitaciones y sus relaciones no sólo con
el gerente de su grupo, sino también con todo el grupo de trabajo y con los miembros del
grupo de trabajo inmediato.
 Además, se hace el esfuerzo de mantener el equilibrio entre los varios tipos de
trabajo que se hace, dándole a cada uno la importancia que amerita su verdadero valor.
Se incluyen todas las actividades que se creen necesarias y se da atención a cada una de
acuerdo con su importancia relativa. En esta forma se minimiza la creación de imperios
y, además, se amplía la colocación de las personas en los puestos más adecuados para
ellas.

Herramientas escritas de la organización formal

Un organigrama y un manual, además de los requisitos o descripciones del puesto

y las especificaciones del ocupante, son herramientas comunes de la organización formal.
Estas indican con cierto detalle cómo se considera, qué deben ser las relaciones formales,
así como los requisitos y condiciones de trabajo. Esta información sirve como guía oficial
en el desempeño del trabajo de organizar.

Tipos de organización formal

En la práctica se puede apreciar, diversos sistemas de organización formal, cada

uno con ciertas circunstancias que favorecen su aplicación. Para ser más claras a
continuación se describirán las diferentes estructuras organizacionales o tipos de acuerdo
a diferentes puntos de vistas:

Los tipos de organización formal definidos en la teoría clásica y redefinida por la

teoría neoclásica son:

• Organización lineal.
• Organización funcional.
• Organización lineo-funcional.
• Organización por comités.

Laris Casillas menciona como tipos básicos: lineal, funcional, lineo-funcional,

comités y formas combinadas de los mismos.

Fajardo (1983) expresa que la organización formal se manifiesta de tres maneras:

lineal, funcional o staff y lineo-funcional.
 Por su parte, Marriner considera como formas básicas: la jerárquica o modelo
burocrático, y la adaptable o modelo orgánico.

En este sentido, las autoras de trabajo basadas en la primera perspectiva procederán

a explicar cada uno de estos tipos, esto sin dejar de tener en cuenta que existen muchos
más tipos; sin embargo, para este caso trataremos con los más relevantes:

Organización lineal

Como consecuencia del principio de unidad de mando, la organización lineal se

estructura por líneas directas de mando. La organización lineal es simple, ideal para
organizaciones pequeñas, con centralización del mando y controles rígidos. Su gráfico es
piramidal (la autoridad fluye de arriba hacia abajo). Es decir, este tipo se caracteriza,
porque la autoridad se concentra en una sola persona, ya sea propietario, director o
gerente. En pocas palabras, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad
básica de mando es una sola persona. Asimismo, esta se fundamenta en que la autoridad
y la responsabilidad son correlativas y se trasmiten íntegramente por una sola línea para
cada persona o grupo.

Dentro de este orden de ideas, la organización lineal se considera aplicable cuando:

• Se inicia una organización.

• Son pocos los miembros de la organización y sin grandes
necesidades de especialización.
• Cuando sus funciones y actividades son rutinarias.
• Cuando el objetivo es cantidad y no calidad.

En relación a sus ventajas y desventajas se pude decir, que como ventajas la

organización lineal es sencilla y clara, establece una disciplina laboral, facilita la rapidez
de acción, no permite conflicto de autoridad, ni fuga de responsabilidad y es más fácil y
útil en los pequeños organismos; como desventajas se pueden indicar que carece de
especialización, poca flexibilidad para futuras expresiones, es difícil capacitar a un jefe
en todos los aspectos que debe coordinar y la organización descansa en hombres, y al
perderse uno de estos se produce trastornos administrativos.
 Organización funcional

La organización funcional acepta la premisa de romper el principio de unidad de

mando (un solo jefe); es una autoridad dividida según la especialización. Introducida
inicialmente por Taylor, la organización funcional da al subordinado varios jefes, a la vez
que ninguno tiene autoridad total sobre el subordinado.

La organización funcional busca simplificar el trabajo, establecer líneas directas de

comunicación, eliminar la centralización en la toma de decisiones y apoyar la
especialización. De igual forma, se caracteriza por una dispersión de autoridad,
subordinación múltiple, aumento de la especialización y requisitos de mayor control. Es
decir, la organización funcional se basa en la naturaleza de las actividades a realizar, se
dividen las unidades a manera que cada una de ellas, contenga un conjunto de
obligaciones y responsabilidades que no son similares, basándose en el principio de la
división del trabajo de las labores de un organismo y aprovecha la preparación y las
aptitudes profesionales del personal colocándolos en donde puedan desarrollarse mejor.
Dicho esto, se puede deducir las siguientes ventajas y desventajas:

Como ventajas se tiene: este tipo de organización se aplica particularmente en los

medianos y grandes centros de trabajo, aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes por
especialización, permite separar las actividades en sus elementos más simples, la división
del trabajo es planeada y no accidental y existe la posibilidad de rápida adaptación, en
cambios de proceso.

Como desventajas se pueden señalar: dificulta el definir la autoridad y

responsabilidad de cada jefe, en los aspectos que son comunes, dando lugar a roces entre
los jefes, se duplica el mando y genera fugas de responsabilidad, se reduce la iniciativa
para acciones comunes y se viola el principio de unidad de mando, originado confusión
y conflicto.

Organización lineo-funcional

Este tipo de organización es la resultante de combinar los dos modelos anteriores y

reducir sus desventajas. Se producen jerarquías lineales (autoridad) y funcionales
(asesoría). Es el modelo quizá más empleado en la actualidad.
 La autoridad de línea establece relaciones de comunicación y coordinación con la
autoridad funcional. Es frecuente que la posición lineal absorba la autoridad funcional.
De hecho, el organismo ejecutor es quien realmente administra.

La organización lineo-funcional, dio margen al staff. La posición del staff es

funcional; es decir, no posee autoridad, y su papel es aportar a la autoridad asesoría,
información y orientación para la toma de decisiones.

La organización línea-staff, es útil en organizaciones complejas y extensas. Es

posible que con dicha organización se presenten desequilibrios en los niveles de
autoridad.

Organización por comités

Para algunos autores, los comités son formas administrativas excelentes; para otros,
representan una organización funcional sin autoridad lineal.

Como características de esta forma de organización están que: son organismos

temporales, en tanto cumplen su misión, pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo
definido y metas específicas por lograr.

Es decir, este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos

administrativos (dirección, administración, vigilancia, etc.) a un grupo de personas que
se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común, la resolución de problemas
que se les encomienda. En este sentido, de esto se puede deducir que la organización por
comités tiene como ventajas el que puede producir y aclarar muchos puntos de vista
valiosos, bajo la dirección de una persona enérgica; el que permite delegar varias fases de
algunos asuntos, en diferentes miembros del comité; el que el director está libre de criticas
personales y el que se estimula la participación y cooperación. Ahora, como desventajas
se describen que: puede hacer demasiados miembros, con riesgo de falta de decisiones
constructivas; con frecuencia hay lentitud para poner en práctica las resoluciones; los
ejecutivos pueden pasarse el mayor tiempo asistiendo a reuniones; los miembros más
enérgicos o con más simpatía, pueden dominar el comité e influir en las decisiones y la
acciones pueden ser superficiales por falta de tiempo.

Por otro lado y finalizando con el tema de los tipos de organización tenemos a la
organización informal.

La organización informal se refiere a las interacciones del personal, que no están

prescritas por la organización formal, es decir, señala los aspectos del sistema de
organización, que no están formalmente planeados, sino que surgen de manera
espontanea a las actividades e interacciones de los participantes.

En pocas palabras, la organización informal es la que radica en las relaciones

personales (amistad) y sociales que no aparecen en el organigrama. Pueden consistir en
un grupo que suele trabajar conjuntamente en las tareas que se realizan en una unidad
concreta o en las personas que asisten. La organización se basa más en las relaciones
personales que en el respeto de autoridad a un mando, por lo que ayudara a satisfacer sus
objetivos personales y les proporciona satisfacción social. Asimismo, mediante la
estructura informal de la organización, puede aumentarse el grado de reconocimiento de
las personas que integran un orden jerárquico bajo.

Esto quiere decir, que la autoridad informal no está sometida a una línea jerárquica
basada en un cargo. Procede del respeto natural que se tiene a los conocimientos y la
capacidad de su colega.

Por otra parte, la organización informal proporciona un control social de conducta.

El control puede ser interno o bien externo. Cuando se ejerce presión para que un
miembro se ajuste a las expectativas del grupo, el control es interno. Cuando lo que se
hace para intentar ajustar la conducta de una persona es desde afuera del grupo se habla
de control externo.

Por último, la organización informal tiene sus propios canales de comunicación,

capaces de difundir la información de una manera más amplia y más rápida que el sistema
de comunicación formal.

En resumen y atendiendo estas consideraciones se puede decir que la organización

informal trasciende y sobrepasa a la organización formal en tres aspectos:

En la duración: mientras la organización formal está confinada al horario de

trabajo, la organización informal se puede prolongar a los periodos de descanso o tiempo
libre de las personas.
 En la localización: mientras la organización formal se circunscribe a un local físico
determinado, la organización informal se puede dar en cualquier lugar.

Y en los asuntos: la organización formal se limita a los asuntos exclusivos de los

negocios de la organización, mientras la informal se amplía a los intereses comunes de
las personas involucradas.

En fin, las relaciones informales, son vitales para el funcionamiento efectivo de la

empresa. Con frecuencia los grupos desarrollan medios espontáneos e informales, para
manejar actividades importantes que contribuyen al desempeño total. Usualmente, la
organización formal es lenta en responder a las fuerzas externas, así como a los cambios
tecnológicos, por lo que se desarrollan relaciones informales, para manejar estos
problemas. De esta manera, la organización informal puede ser adoptable y sirve para
realizar funciones nuevas, que no están prescritas de manera adecuada por la organización
formal. Relaciones que por lo común, no tienen un vinculo estrecho con el trabajo que
desempeña el individuo, pero que, sin embargo, influyen en su comportamiento y en sus
relaciones de trabajo. Estas relaciones: de amistad, de respeto, de compartir ciertos
valores morales y culturales, surgen en forma espontánea entre los individuos, a la manera
cómo surge la organización social en un grupo.

Desde el punto de vista del administrador, nos dicen Rodil y Mendoza, el

conocimiento de la forma cómo surge la organización informal, tiene un gran valor para
la toma de decisiones, relacionadas con la administración de los recursos humanos.

Elementos esenciales de la organización

De acuerdo a Joaquín Rodríguez para llegar a una estructura lógica en la

organización, hay que considerar dos componentes fundamentales de la organización. Las
partes y las relaciones.

Las partes, pueden considerarse como unidades, trabajo - persona, cada una de las
cuales, se forma por las tareas que es necesario realizar y por las personas designadas para
hacerlo.

Las relaciones tienen lugar como el resultado de la importancia comparativa que se

da a cada unidad orgánica, y la operación de la persona que ejecuta estas tareas
respectivas.

Ventajas y desventajas de la organización

Ventajas de organizar

Mediante una organización adecuada, un gerente espera obtener más que la suma
de los esfuerzos individuales. Esto es, espera que se dé un sinergismo, el cual es la acción
simultánea de unidades individuales separadas que juntas proporcionan un efecto mayor
a la suma de los componentes individuales. Organizar es un caso en el cual, contrario a
las matemáticas básicas, la suma es mayor que la suma de sus partes individuales. Nos
interesamos más en la potencia de la mezcla que en la fuerza de sus ingredientes.

La organización puede tener un efecto muy favorable sobre la actuación y el control

gerenciales. Por ejemplo, los esfuerzos de ejecución están condicionados en gran parte
por la calidad de los esfuerzos organizacionales desarrollados. Una persona, colocada en
el puesto equivocado para ella, o que depende de un jefe de grupo con quien no simpatiza,
o que tiene compañeros con los cuales no le interesa estar asociado, será muy difícil de
motivar. Aquí entra a plena luz el efecto de la organización sobre el comportamiento del
individuo.

Se ha puesto cada vez más énfasis sobre las acciones de los individuos y grupos
según influyen unos a los otros dentro del marco de trabajo organizacional. Se destacan
las relaciones interpersonales. Se busca la maximización de la satisfacción humana así
como la productividad del trabajo. Las restricciones puestas a un empleado por la
organización y el ambiente total de la organización en el cual trabaja, son facetas de
importancia en la organización moderna. De la misma manera, la organización tiene un
efecto considerable sobre el control, porque la organización establece restricciones
conocidas y expectativas sobre lo que se va a lograr. Es decir, las ventajas de la
organización radica en que la organización:

Es un medio a través del cual, se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.

Suministra la descripción de funciones, para que el personal pueda desempeñar las

actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.

Y reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar claramente: las

funciones, las obligaciones, las responsabilidades, la autoridad.

Desventajas de organizar

Las desventajas de organizar están en relación con la decisión del tipo de

organización que se aplique.

Objeto de la organización

El objeto de la organización es hacer, que cada uno de los miembros conozca qué
actividades son las que va a ejecutar. Cuando la asignación es definida, el logro del
objetivo puede concentrarse en él, y existe el mínimo de malas interpretaciones y de
confusión respecto a quien es el que va a hacer que. Es más, pueden fijarse las relaciones
de trabajo dentro de un organismo social. Cada persona obtiene información respecto al
lugar en donde encaja, dentro de la estructura organizacional, conoce sus relaciones, a
quien debe recurrir para supervisión, y también con sus subordinados de quienes puede
depender para la ejecución de las actividades.

Importancia de la organización

La acción de la organización es de gran importancia para todo organismo, dado que

es la función por la cual los administradores, darán un uso metódico a los recursos del
sistema administrativo. Al respecto Samuel Certo dice:

¨La organización crea y mantiene relaciones entre todos los recursos, indicando
que recursos serán usados para actividades específicas. Y cuando, donde y como se
usaran estos recursos¨.

Un esfuerzo de organización real, ayuda a los administradores a minimizar costos,

tales como: la duplicación de esfuerzos y la ociosidad de los recursos de operación.
Algunos autores consideran que la función de organización es tan importante, que abogan
por la creación y el uso de un departamento de organización dentro del organismo social.