1 Proyecto de Grado 9º

MI PROYECTO DE GRADO
GRADO 9º
AREAS COMERCIALES
PROYECTO DE GRADO 9º
ALVARO TEJOS ALZATE
COLEGIO SANTA JUANA DE ARCO

AREAS COMERCIALES
CALI VALLE
2019
GRADO 9º
AREAS COMERCIALES
ALVARO TEJOS ALZATE
AREAS COMERCIALES
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GRADO 9º
AREAS COMERCIALES
AREAS COMERCIALES
NOTA DE ACEPTACION
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GRADO 9º
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DEDICATORIA A MI MADRE
Dedico este trabajo principalmente a Dios por haberme dado la vida y permitirme
el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación académica.
A mi madre, Lady Yamid Álzate Cuartas por ser el Pilar más importante, Crecer
en un círculo familiar donde carece una figura paterna, es casi “normal” dentro de
lo que vemos a diario, pero no crea vacío en la formación de los hijos; mi madres,
en su “súper kit” saben y entienden todo aquello que yo como hijo necesito, todos
los requerimientos para que ser una persona admirable dentro de la sociedad, y
ella como madres, es en la mayoría de los casos el mejores padre, y por
demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar nuestras
diferencias de opiniones.
A tanto esfuerzo y dedicación mi gran respeto y admiración por ser mi todo te amo
madre de mi corazón.
GRADO 9º
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DEDICATORIA A LAS DIRECTIVOS
Si necesitaran ser evaluados los directivos del Colegio Santa Juana De Arco, mi
calificación será sobres 10 ya, que son personas comprometidas en formar una
sociedad más humana y justa, a quienes confiamos en que la educación es la
principal herramienta para lograrlo; concibiendo que una infancia felizmente sana,
determinará un futuro firme de los estudiantes, quien posterior mente se
enfrentaran a un mundo inhóspito, donde saldremos ben librados con la sabe de
formación educativa el refuerzo de valores que nos han dado.
A ellos mi eterna gratitud por su incansable labor de formar personas de bien,

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DEDICATORIA A LOS DOCENTES
A mis profesores quienes abren un mundo nuevo e interesante, despiertan la
creatividad, motivan el aprendizaje, estimulan la curiosidad y la investigación,
enseñan a valorar, a soñar a vivir.
Ellos no volaran por nosotros, ni soñaran por nosotros ni vivirán por nosotros, pero
nos dan la base que es la educación la que nos forma como persona está en
nosotros hacer de ella la herramienta propicia para logras nuestras metas,
A ellos por su labor incansable mis agradecimientos mi aprecio y admiración.

GRADO 9º
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DEDICATORIA A MIS COMPAÑEROS
A todos los compañeros y compañeras de grado 9º quisiera darles las gracias por
los buenos momentos que hemos compartido. Creo que todos hemos aprendido y
aprendemos continuamente de todos y de nosotros mismos, tanto educativamente
como personalmente. Y eso es enriquecedor en ambos ámbitos.
Son ustedes quienes hacen parte de mis aprendizajes, juegos, pilatunas, y sé que
a pesar del paso del tiempo nos recordaremos por todos los momentos vividos
En especial un cariñoso reconocimiento a los que me han demostrado su apoyo y
brindado sus ánimos y consejos durante estas últimas muy duras semanas:
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios ésta oportunidad de vida y la fuerza que a veces me faltaba
para seguir en éste proceso de superación personal y académica, porque con su
bendición he superado cada uno de los logros que en la sisa hay que ir dando.
A mi mamá por su apoyo incondicional, ejemplo de trabajo y humanidad..
Al personal directivo, docente y del Colegio “Santa Juana de Arco”, por la labor de
educar.
GRADO 9º
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Contenido
1. QUE SON TECNICAS DE OFICINA................................................................37
2. IMPORTANCIA DE LAS TECNICAS DE OFICINAS.......................................37
3. EQUIPO HUMANO O PERSONAS DE TRABAJO..........................................38
3.1. Mecanógrafo...............................................................................................38
..............................................................................................................................39
3.2 Recepcionista.............................................................................................40
3.3 Contadores Y Auxiliares de contabilidad...................................................41
3.4 Oficinistas de Archivo.................................................................................42
3.5 Operador de computadoras.......................................................................44
3.6 Secretario o secretaria...............................................................................46
3.6.1 Apariencia física...................................................................................47
3.6.2 Cualidades de la secretaria.................................................................47
3.6.3 Vestuario..............................................................................................49
3.6.4 La cortesía...........................................................................................50
3.6.5 Agenda personal de una secretaria.....................................................50
3.6.6 Voz. Vocabulario y lenguaje................................................................55
3.6.7 Responsabilidad..................................................................................57
3.6.8 Discreción............................................................................................57
3.6.9 Cooperación.........................................................................................57
GRADO 9º
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3.6.10 Puntualidad.......................................................................................58
3.6.11 Manejo de la correspondencia.........................................................58
3.6.12 ORDEN.............................................................................................59
3.6.13 INICIATIVA.......................................................................................60
3.6.14 Archivar documentos........................................................................60
3.6.15 Capacidad de trabajo simultaneo.....................................................62
3.7 Gerente, Director o administrador..............................................................62
3.7.1 Funciones del gerente, director o administrador.................................63
4. ¿Que es la oficina?...........................................................................................64
4.1 Funciones De Una Oficina.........................................................................65
4.2 Características De Una Oficina..................................................................68
4.3 Recursos materiales de la oficina..............................................................72
4.4 Tipos de oficina..........................................................................................73
4.4.1 Convencional.......................................................................................73
4.4.2 Panorámica..........................................................................................73
4.4.3 Cubículos.............................................................................................74
4.4.4 Abierta..................................................................................................74
4.5 Formas De Distribución De Una Oficina....................................................76
4.5.1 Individualidad o de colmena................................................................76
4.6.2 Funcional o forma de u........................................................................77
4.7.1 Escolares.............................................................................................78
4.8.1 Plano....................................................................................................78
4.8.1 En forma de L o T................................................................................79

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4.8.2 Organización de la oficina...................................................................80
4.8.3 Distribución de la oficina......................................................................81
4.8.4 Elementos de una oficina....................................................................82
4.8.5 Plan de organización de la oficina.......................................................93
4.8.6 Ambiente de una oficina......................................................................94
5. El jefe................................................................................................................95
4.1 Importancia del jefe....................................................................................96
4.2 Características de jefe................................................................................96
4.3 Vestuario del jefe........................................................................................98
4.4 La oficina del Jefe.....................................................................................100
4.5 La oficina sistematizada...........................................................................100
6. Elementos comunes de la técnica..................................................................101
4.1 Conocimiento............................................................................................102
4.2 Destreza...................................................................................................103
4.3 Producción................................................................................................103
7. Que son las clases de técnicas......................................................................104
4.1 Cuáles son las Clases de técnicas y Dibuja cada una de Ellas..............104
8. la técnica como PRÁCTICA sociocultural de la história y su interacción en la

naturaleza..............................................................................................................106
9. cuales son las Reglas de la ortografías y Describelas..................................107
10. Que es el vocabulario comercial y realizar el listado del vocabulario.........117

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TABLA DER ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Santa Juana De Arco..........................................................................16

Ilustración 2 Bandera del Colegio............................................................................19
Ilustración 3 Escudo del Colegio.............................................................................20
Ilustración 4 Bandera Nacional de Colombia..........................................................28
Ilustración 5 Escudo de Colombia...........................................................................29
Ilustración 6 Escudo de Santiago de Cali................................................................30
Ilustración 7 Bandera Del Santiago de Cali.............................................................31
Ilustración 8 Escudo Del Valle Del Cauca...............................................................32
Ilustración 9 Bandera Del Valle Del Cauca.............................................................33
Ilustración 10 Orquídea Nacional............................................................................34
Ilustración 11 Palma De Cera..................................................................................35
Ilustración 12 Mecanógrafo.....................................................................................39
Ilustración 13 Recepcionista....................................................................................41
Ilustración 14 Contador............................................................................................42
Ilustración 15 Oficinista de Archivo.........................................................................44
Ilustración 16 Operadores de computador..............................................................46
Ilustración 17 Secretaria..........................................................................................62
Ilustración 18 Gerente.............................................................................................64
Ilustración 19 Iluminación de la oficina....................................................................83
Ilustración 20 Decoración de una oficina.................................................................85
Ilustración 21 Escritorios de oficina.........................................................................86
Ilustración 22 Sillas..................................................................................................87
Ilustración 23 computadores u ordenadores...........................................................89
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Ilustración 24 impresoras.........................................................................................90
Ilustración 25 Teléfonos...........................................................................................91
Ilustración 26 Artículos de papelería.......................................................................92
Ilustración 27 Maquina de Café Y dispensador de agua........................................93
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SIMBOLOS PATRIOS
Historia de Juana de Arco
Juana de Arco se cree que nació el 6 de enero de 1412 en Domrémy (hoy
Domrémy-la-Pucelle).
Hija de Isabelle Romée y Jacques d'Arcn un campesino acomodado. Tuvo tres
hermanos y una hermana.
La ortografía de su nombre no es segura, se puede encontrar en los documentos
Darc, Tarc, Dare, Day, etc. La forma d'Arc (de Arco en español) aparecería un
siglo y medio después de su muerte.
A los trece años Juana de Arco dijo que había oído la llamada de Dios. Algún
tiempo después, confesó haber visto a San Miguel y a las primeras mártires Santa
Catalina de Alejandría y Santa Margarita, cuyas voces la acompañarían durante el
resto de su vida.
En los primeros meses de 1429, en el transcurso de la Guerra de los Cien Años y
cuando los ingleses estaban a punto de capturar Orleans, esas voces la
exhortaron a ayudar al Delfín, más tarde el rey de Francia Carlos VII, quien
15
todavía no había sido coronado debido a las luchas internas y a la pretensión
inglesa al trono de Francia.
Juana de Arco le explicó que ella tenía la misión divina de salvar a Francia. Un
grupo de teólogos aprobaron sus peticiones y se le concedieron tropas bajo su
mando con las que condujo al ejército francés a una victoria decisiva sobre los
ingleses en Patay al tiempo que liberaba Orleans.
El rey se opuso a realizar campaña militar contra Inglaterra y Juana de Arco, sin el
apoyo real, dirigió en el año 1430 una operación contra los ingleses en
Compiègne, cerca de París. Los soldados borgoñones la capturaron y fue vendida
a los ingleses por Jean de Luxembourg, Conde de Ligny, por la suma de diez mil
libras.
Conducida ante un tribunal eclesiástico en Ruán que la juzgó de herejía y brujería.
Pasó catorce meses de interrogatorio, tras lo que se le acusó de maldad por vestir
ropas masculinas y de herejía por su creencia de que era directamente
responsable ante Dios y no ante la Iglesia católica. El tribunal condenó a muerte a
Juana de Arco, pero al confesar y arrepentirse de sus errores, la sentencia fue
conmutada a cadena perpetua.
A su regreso a la prisión volvió a usar vestidos de hombre por lo que de nuevo fue
condenada, esta vez por un tribunal secular, y el 30 de mayo de 1431, es enviada
16
a la hoguera en la plaza del Mercado Viejo de Ruán por relapsa (herética
reincidente).
Juana de Arco grita varias veces "Jesús". Pasan cuatro horas antes de que se
reduzca a cenizas. Sus entrañas y corazón se dice que no se quemaron. El
cardenal inglés de Winchester ordenó que se los arrojase al río.
Veinticinco años después de su muerte, la Iglesia revisó su caso y la declaró
inocente. En 1920 el papa Benedicto XV la canonizó. Su fiesta se celebra el 30 de
mayo, día de su ejecución.
Dibujo De Juana De Arco
Ilustración 1 Santa Juana De Arco
Himno Del Colegio
17
Coro
Santa Juana de Arco inmolada
Es tu signo luchar y servir
El valor de la espada tú hiciste
Un emblema ideal de vivir (Bis)
La bandera que sigue tu cuerpo
Es de gris y del blanco Matiz
Ese blanco refleja el en el cielo
Tu inocencia y amor varonil
II
la bandera que en torno a tu cuerpo
Tu lealtad tu amor tu verdad
Y el ejemplo de vida que sigue
Los que quieren triunfar por la paz
III
En el colegio que vive a tu Amparo
Hoy te pide gentil protección
18
Y te ruego que no sigas guardando
A tus hijos por sendas de amor
IV
Lucharemos por nuestro colegio
Llenos de Orgullo y de fe sin igual
Nuestro himno en alto tendremos
Como escudo de triunfo real
Coro
Santa Juana de Arco inmolada
Es su signo luchar y servir
El valor de la espada tú hiciste
Un emblema ideal de vivir (Bis)
Bandera Del Colegio
19
Ilustración 2 Bandera del Colegio
Escudo del Colegio
20
Ilustración 3 Escudo del Colegio
Significado Del Escudo
Falta
Himno Nacional De La Republica De Colombia
21
CORO
¡Oh gloria inmarcesible!
¡Oh júbilo inmortal!
En surcos de dolores
El bien germina ya.
Cesó la horrible noche
La libertad sublime
Derrama las auroras
De su invencible luz.
La humanidad entera,
Que entre cadenas gime,
Comprende las palabras
Del que murió en la cruz.
II
"Independencia" grita
El mundo americano:
22
Se baña en sangre de héroes
La tierra de Colón.
Pero este gran principio:
"el rey no es soberano"
Resuena, Y los que sufren
Bendicen su pasión.
III
Del Orinoco el cauce
Se colma de despojos,
De sangre y llanto un río
Se mira allí correr.
En Bárbula no saben
Las almas ni los ojos
Si admiración o espanto
Sentir o padecer.
IV
A orillas del Caribe
23
Hambriento un pueblo lucha
Horrores prefiriendo
A pérfida salud.
!Oh, sí¡ de Cartagena
La abnegación es mucha,
Y escombros de la muerte
Desprecian su virtud.
De Boyacá en los campos
El genio de la gloria
Con cada espiga un héroe
Invicto coronó.
Soldados sin coraza
Ganaron la victoria;
Su varonil aliento
De escudo les sirvió.
VI
24
Bolívar cruza el Andes
Que riega dos océanos
Espadas cual centellas
Fulguran en Junín.
Centauros indomables
Descienden a los llanos
Y empieza a presentirse
De la epopeya el fin.
VII
La trompa victoriosa
Que en Ayacucho truena
En cada triunfo crece
Su formidable son.
En su expansivo empuje
La libertad se estrena,
Del cielo Americano
Formando un pabellón.
25
VIII
La Virgen sus cabellos
Arranca en agonía
Y de su amor viuda
Los cuelga del ciprés.
Lamenta su esperanza
Que cubre losa fría;
Pero glorioso orgullo
Circunda su alba tez.
IX
La Patria así se forma
Termópilas brotando;
Constelación de cíclopes
Su noche iluminó;
La flor estremecida
Mortal el viento hallando
Debajo los laureles
26
Seguridad buscó.
Más no es completa gloria
Vencer en la batalla,
Que al brazo que combate
Lo anima la verdad.
La independencia sola
El gran clamor no acalla:
Si el sol alumbra a todos
Justicia es libertad.
XI
Del hombre los derechos
Nariño predicando,
El alma de la lucha
Profético enseñó.
Ricaurte en San Mateo
En átomos volando
27
¡Deber antes que vida!,
Con llamas escribió.
Bandera Nacional De La República De Colombia
28
Ilustración 4 Bandera Nacional de Colombia
Escudo Nacional De La República De Colombia
29
Ilustración 5 Escudo de Colombia
Escudo De Santiago De Cali
30
Ilustración 6 Escudo de Santiago de Cali
Bandera Del Santiago de Cali
31
Ilustración 7 Bandera Del Santiago de Cali
Escudo Del Valle Del Cauca
32
Ilustración 8 Escudo Del Valle Del Cauca
Bandera Del Valle Del Cauca
33
Ilustración 9 Bandera Del Valle Del Cauca
Orquídea Nacional
34
Ilustración 10 Orquídea Nacional
Palma De Cera
35
Ilustración 11 Palma De Cera
36
Esta hoja está elaborada a mano
37
1. QUE SON TECNICAS DE OFICINA.
Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista
para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina. Se aplican en
todas y cada uno de los cargos de una Oficina, es decir, en las diferentes
ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. En el correcto
funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus
actividades se considera tres factores esenciales que son:
• Equipo humano o personal de trabajo
• Equipo material o elementos de trabajo
• Equipo mecánico o elementos de oficina
2. IMPORTANCIA DE LAS TECNICAS DE OFICINAS.
Podemos decir que las técnicas de oficinas son tan importantes e indispensable
para una empresa porque:
 las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la

información dela empresa
 facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas
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 agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de
eficiencia y organización ante su público.
3. EQUIPO HUMANO O PERSONAS DE TRABAJO.
Es el que está integrado por el grupo de personas que pone su talento, su

capacidad, sus conocimientos, su voluntad de trabajo al servicio de la
Empresa que lo ocupa para procurar el desarrollo normal de sus actividades y el
progreso y prosperidad de la misma.
El aporte humano en todos los cargos u ocupaciones de una Oficina, es el factor

principal en el buen funcionamiento de una Empresa.
Cualquiera que sea el cargo que desempeñe una persona, este debe dar todo lo
que humanamente pueda aportar en el cumplimiento de la labor que se le ha
encomendado.
3.1. Mecanógrafo
Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario

en toda Empresa por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de
personas en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de
carácter Comercial o Privado. La mecanografía es ahora una asignatura que se
orienta en la mayoría de los colegios, principalmente y con carácter obligatorio en
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el área comercial. Existen las academias de Comercio e Instituciones donde se
dictan cursos de manejo, dominio y velocidad mecanográfica.
Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos

como:
 Rapidez en el manejo de la máquina

 Dominio del Idioma
 Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía,
vocabulario.
 Manejo de las diferentes máquinas de Oficina
Ilustración 12 Mecanógrafo
40
3.2 Recepcionista
La Recepción es la función que desempeña una persona cuando esta es personal

o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre éste y los
funcionarios de la empresa.
Es una tarea muy interesante, en ocasiones difícil. Esta ocupación existe en casi
todas las oficinas, sin embargo, las mayores posibilidades se encuentran en las
oficinas de profesionales. Médicos, Abogados, Odontólogos, entre otros.
Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son:
 Los Modales y la Cortesía

 Dominio Oral y escrito del Idioma
 Dominio de la Mecanografía
 Discreción y Buen Criterio
 Manejo e Conmutador o Central telefónica
 Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses
 Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia )
 Apropiada atención telefónica
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Ilustración 13 Recepcionista
3.3 Contadores Y Auxiliares de contabilidad
La sección de Contabilidad es una de las Oficinas más delicadas de toda Empresa

ya que es donde se organiza la parte Financiera o económica que es la que en sí,
le da vida y Razón de ser a la Empresa, cualquiera que sea su objeto. El número
de personas capacitadas para esta actividad depende del tamaño de la empresa.
Generalmente existe un jefe de contabilidad o contador quien debe ser una
persona íntegra en el cumplimiento de sus deberes y su preocupación permanente
debe ser el control del mecanismo interno dela Oficina y el correcto
funcionamiento de las secciones auxiliares como: Caja, Créditos, pagaduría entre
otros. Además el jefe de contabilidad, persona clave en toda Empresa
Principales condiciones:
 Conocimientos técnicos de la Ciencia contable

 Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia
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 Capacidad de control en las labores propias de su Cargo
El cargo de contador y auxiliar de contabilidad exige:
 Destreza en la Operación e Máquina de Oficina.

 Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables.
 Conocimientos de Contabilidad
 Conocimientos de Matemática Financiera
 Conocimientos e Técnicas de Oficina
Ilustración 14 Contador
3.4 Oficinistas de Archivo
En toda oficina se requiere de una Organización, siempre hay documentación,

comprobantes, correspondencia que archivar. Sin embargo este cargo es propio
43
de las Empresas grandes donde existe una oficina dedicada a esta actividad,
como: Hospitales, Colegios, Industrias, Oficinas contables con un gran número de
Documentos para archivar.
La Función básica del Oficinista de Archivo es la Organización de todos los

documentos, de acuerdo al sistema que requiere el objeto de la Empresa. Para
desempeñar este cargo se prefiere al personal egresado de una escuela o Colegio
Comercial, Academias e Comercio o haber aprobado un curso de Archivo.
Principales condiciones:
 Conocimientos bien cimentado de Técnicas de Oficina

 Manejo de Máquina de Oficina
 Dominio de los Métodos de archivo
 Conocimiento de las Diferentes áreas comerciales
Funciones del oficinista de archivo:
 Recibe, revisa, clasifica, archiva comunicaciones y demás documentos de

oficina consignados por usuarios de la unidad.
 Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros
documentos similares.
 Suministra información a las personas que la requieran.
 Opera una fotocopiadora.
 Lleva el control de ingresos y egresos de material.
 Realiza respaldos a la información procesada en el computador.
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 Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información
procesada.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Ilustración 15 Oficinista de Archivo
3.5 Operador de computadoras
El impacto de la tecnología con la aplicación de los computadores en la empresa

ha hecho necesario el surgimiento de otras disciplinas del conocimiento; así
mismo la demanda de personal especializado en estas áreas.
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Para el manejo de este equipo se requiere de Ingenieros de Sistemas, Técnicos
en ciencias de la Computación, Técnicos de programación, Personas que hayan
aprobado cursos de informática.
Funciones de los operadores de computador:
 Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se

utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e informes de
la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y
colocan las formas continuas para la impresión.
 También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y
cualquier condición anormal que se presente.
 El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad
de operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el
centro de cómputo.
 Un operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los que
existen programas de dos años de capacitación teórica, pero la práctica y la
experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.
46
Ilustración 16 Operadores de computador
3.6 Secretario o secretaria
Se considera profesión aquella capacidad que adquiere una persona para

desempeñarse en cualquiera de las ramas del saber humano.
La profesión de Secretaria(o) otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de

convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa.
Esta profesión permite al secretario(a) el desarrollo de sus propias cualidades y la

adquisición de nuevos valores, constituyéndose en un elemento necesario para la
Empresa y la Sociedad en general.
Cuando las Empresas son pequeñas el secretario debe cumplir una diversidad de
funciones como: Mecanógrafo, Archivista, auxiliar de Contabilidad, recepcionista
47
etc. Por lo tanto debe poseer una educación correspondiente a las obligaciones
que su cargo impone, educación que podemos clasificar en tres niveles:
 Básico: Mecanografía, Ortografía y Redacción

 Intelectual: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión:
Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc.
 valores humanos, Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas
3.6.1 Apariencia física
Vestimenta apropiada, maquillaje discreto y natural, un cabello bien arreglado,

una postura correcta, una dicción clara y pausada.
3.6.2 Cualidades de la secretaria
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente

con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera
más óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros
de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una
secretaria debe poseer son las siguientes:
 Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder

adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su
trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios
bruscos en su rutina de trabajo.
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 Iniciativa y capacidad de trabajo: Se entiende por iniciativa a la capacidad que
tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras
se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades
de su jefe con precaución y criterio.
 Paciencia: La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,
incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
 Buen criterio: Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar
información sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que
sea más apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
 Buena voluntad: Toda organización requiere en algunas oportunidades de un

esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la
voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
 Dedicación: Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe
mostrar dedicación en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no
se relacionen con sus quehaceres habituales.
 Previsión: Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran
suscitarse en la organización.
 Sinceridad: La relación jefe, secretaria tiene que sustentarse en la confianza.
Por lo tanto la secretaria debe transmitir información correcta y verdadera a su
jefe cuando este la solicite.
 Buena educación: Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe,
compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.
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3.6.3 Vestuario
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente

laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y
que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o
código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:
 Ropas de brillo.
 Sandalias demasiados altos.
 Faldas cortas y muy ajustadas.
 Ropas transparentes.
 Escotes.
 Zapatos dorados o plateados.
 Maquillaje recargado.
 Accesorios grandes y muy llamativos.
El éxito del buen vestir dependerá de los siguientes factores:
 Código de vestimenta corporativa.

 Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas,
pantalón, blusa y falda.
 Telas lavables, suaves y sin arrugas.
 Combinación de zapatos y carteras.
 Colores básicos.
 Coordinación de accesorios.
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3.6.4 La cortesía
La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina

pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una
secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.
Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible

con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades. Sabrá
decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las
llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la
agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los
compromisos pendientes.
3.6.5 Agenda personal de una secretaria
Sin duda, es de gran importancia que tiene una buena gestión de la agenda de tu
jefe. Pero gestionar correctamente tu propia agenda es también muy importante.
Dada la gran cantidad de herramientas y aplicaciones informáticas a nuestra

disposición en la actualidad, seguro que combinas tu agenda en papel tradicional
con la agenda electrónica, o utilizas sólo esta última. Quizás es mejor que
mantengas las dos opciones por si hay algún problema o algo falla, al menos para
las citas y eventos importantes.
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Un elemento imprescindible de una buena agenda es decidir lo que va primero,
priorizar. Distintos expertos señalan la necesidad de dividir el trabajo en tres
tipologías de prioridades, para lo que tienes que asumir que lo importante siempre
va antes que lo urgente, porque esto último es un factor temporal, mientras que lo
importante es un factor de objetivos empresariales.
Los tres criterios de prioridad son los siguientes:
 Establece los trabajos más importantes en la categoría A y dispón la mayoría

de tu tiempo en ellas.
 En la categoría B incluye las tareas que pueden aplazarse para más adelante o
que puedes delegar, aunque sea en parte.
 Incluye en la categoría C trabajos rutinarios a los que dedicas mucho tiempo y
que no sirven para alcanzar objetivos.
Gestiona tu tiempo de tal modo que puedas gestionar las tareas clasificadas como
prioritarias evitando, sobre todo, que otras personas o trabajos te distraigan. La
interrupción no sólo nos quita tiempo del que disponemos para realizar una tarea,
en muchas ocasiones nos hace retroceder y tener que volver a retomarla no desde
el punto en que lo dejamos sino casi desde el principio, pues hemos perdido el
hilo.
Los jefes suelen fijar sus propias citas a lo largo del día en sus reuniones de
negocios, entrevistas, encuentros o durante sus viajes. Por tanto, una buena
coordinación entre tu jefe y tú es imprescindible.
52
Lo ideal sería que cada tarde, antes de finalizar el trabajo, dedicarais un tiempo a
coordinar las citas y tareas del día siguiente. Si además también te encargas de
coordinar las citas de otros compañeros o departamentos, necesitarás que haya
una muy buena colaboración. Tienes que concienciarlos y establecer algún
sistema para que te avisen con tiempo suficiente de sus ausencias, viajes,
vacaciones, etc.
Si acuerdas fechas con colaboradores externos, como hoteles, organizaciones,…,

pide que te envíen confirmación por escrito. A veces también es necesario para
reuniones internas de la empresa; si no puede pasar que alguien no acuda a la
hora indicada o incluso que no se presente, por qué no entendió bien la hora o
simplemente como no se lo habían comunicado por escrito no se lo tomó en serio.
Y para que nada falle y no haya ninguna posibilidad de error, será imprescindible
que una vez programada:
 Revises constantemente la agenda, sobre todo repasar las reuniones

 Compares tu agenda con la de tu jefe
 Compruebes la información interna y externa
 Recuerdes a tu jefe con suficiente antelación las citas y prioridades.
Un gran ladrón de tiempo: las reuniones
Para minimizar el impacto de una reunión en nuestro ritmo de trabajo, el primer

paso es diferenciar y clasificar las reuniones o citas en dos tipos:
53
 Reuniones Flexibles: Entrarían en este grupo las reuniones o citas con plazos
que podemos cambiar y adaptar, por ejemplo las reuniones, entrevistas,
visitas, presentaciones, etc.
 Reuniones Fijas: Todas aquellas reuniones o citas con plazos fijos, tales como,
los cumpleaños, fechas de pago, ferias, exposiciones, etc.
A pesar de esta clasificación estándar será importante tener en cuenta que en

función de decisiones específicas o exigencias de la empresa un evento de tipo
flexible podemos pasar a considerarlo como de plazo fijo.
Una vez hayas determinado de qué tipo de reunión se trata será muy importante
que determines, en cualquiera de las citas, reuniones, etc. de la agenda, la
respuesta a las siguientes preguntas:
 ¿Cuándo?
 ¿Dónde?
 ¿Por qué?
 ¿Cuánto tiempo?
De esta manera, sabiendo objetivos, medios, fecha, y duración, podrás

planificarla, reservar sala, prever documentación etc. sin mayor problema y sin
constantes cambios.
Como bien sabes, la fijación de una fecha para una reunión y la coordinación de la
misma requieren una gran inversión de tiempo cuando son varios los asistentes.
54
Influyen muchos factores: intereses personales de cada participante, condiciones
del lugar, medios de transporte, disponibilidad de calendario, etc. Cuantas más
personas deban acudir a una reunión conjunta, más difícil es encontrar el día y la
hora que más convenga a todos. Trabajar con una agenda electrónica compartida
en la empresa ayuda mucho ya que en ellos quedan plasmados los días y horas
ocupados por las diferentes personas de la empresa y los días todavía libres.
Además la agenda te avisa si sobrepones alguna cita. Si por el contrario planificas

las con el sistema convencional te recomendamos la elaboración de una matriz de
coincidencias.
Matriz para la coordinación de reuniones
Apunta en la matriz el nombre de los participantes en la reunión. Anota las citas

que dichas personas ya tienen. Marca los días y horas en que debería celebrarse
la reunión, De esta forma con una simple y rápida ojeada verás el día y hora más
idóneo para celebrarla.
Muchos son los factores que influyen en la duración de una reunión:

interrupciones, problemas adicionales, retraso en el inicio de la reunión,… Por tal
motivo, es muy difícil establecer de forma exacta cuánto puede durar.
Sin embargo, existen varias reglas de oro que no debemos olvidar:
 Conocer el orden del día de la reunión será imprescindible para concretar de

forma aproximada su duración.
 Programar siempre un amplio margen entre reuniones, nos evitará que una
reunión se sobreponga a otra por alargarse una más de lo previsto.
55
 Seleccionar las fechas más adecuadas para los participantes, para tu empresa
y para ti.
Otros consejos:
 Evitar la acumulación de citas en un mismo día

 Dejar espacios en blanco en la Agenda
 Coordinar la Agenda permanentemente con tu jefe
 Establecer dentro de la Agenda prioridades
 Conocer de todos los actos programados su finalidad
 Disponer de información objetiva y completa de todos los colaboradores
implicados.
 Avisar con suficiente antelación a todos los participantes
 Confirmar por escrito las citas acordadas oralmente
3.6.6 Voz. Vocabulario y lenguaje
En 1967, Albert Mehrabian (padre del estudio de la comunicación no verbal), llegó

a la conclusión de que la capacidad de que nuestro mensaje sea completamente
entendido por nuestro interlocutor depende de:
 El mensaje en sí (7%),
 El tono de voz empleado (38%)
 El lenguaje no verbal que acompaña al mensaje (55%)
Parece obvio que el mensaje, lo que decimos, tiene una muy pequeña influencia
en la capacidad de llegar a nuestro interlocutor. Sin embargo, esto es así
56
solamente cuando podemos utilizar las otras dos herramientas, el tono y el
lenguaje no verbal, para complementar al mensaje. Es decir, en las
conversaciones.
Cuando nos encontramos “frente” a nuestros clientes, bien sea en el cara a cara
de nuestra empresa o establecimiento, o mediante una conversación telefónica o
videollamada, tenemos a nuestra disposición las tres herramientas y deberemos,
por tanto, trabajarlas conjuntamente.
Voz y tono no son lo mismo. Normalmente tenemos siempre la misma voz (salvo
ronqueras y/o afonías) pero podemos acomodar el tono de nuestras palabras
dependiendo de quién sea nuestro interlocutor. No hablamos, seguramente, del
mismo modo, con nuestros familiares o amigos que con nuestro jefe.
Los clientes son extremadamente sensibles a las actitudes que se transmiten a

través de una entonación correcta y adecuada a la situación concreta que están
planteando. No debemos utilizar el mismo tono en una conversación con un cliente
enfadado por un fallo en el producto o servicio que nos ha comprado, que ante un
potencial cliente que quiere informarse de nuestros servicios o quien nos está
haciendo una sugerencia de mejora.
Por otro lado, si el cliente está dispuesto a seguir el juego, no hay nada malo en
utilizar un poco de humor y simpatía. Solo podrá beneficiarnos y ayudar a que la
resolución de la conversación sea positiva para ambas partes.
Por desgracia, no siempre es posible saber qué tipo de tono preferirán nuestros
clientes y, aunque en general adoptar un tono “neutro” puede parecer lo más
adecuado, investigaciones en este campo revelan que el 65% de los clientes
encuestados prefieren un tono informal o casual. Obviamente desde la educación
y el respeto y siempre teniendo muy presente no traspasar la fina línea entre lo
57
casual y el “colegueo”. El estudio reveló, además, que esta preferencia se da en
cualquier rango de edad estudiada.
3.6.7 Responsabilidad
Implica cumplir con las normas establecidas por la compañía, llegar a la hora
señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en
conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores
asignadas.
3.6.8 Discreción
La palabra secretaria viene del Latín Secretum que significa secreto. Desde sus
puestos de confianza están en contacto con informaciones confidenciales que no
deben revelar bajo ningún punto de vista.
3.6.9 Cooperación
La base del funcionamiento empresarial es el trabajo en equipo.Una secretaria

nunca debe tener una actitud negativa; tampoco debe limitarse que le han
58
asignado, sino, que debe cooperar con los demás compañeros y departamentos
de acuerdo a las necesidades de cada uno.
3.6.10 Puntualidad
Teniendo en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y

formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar
un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a
cada tarea. La secretaria debe cumplir con cabalidad, ya que de eso depende que
se realice los pendientes de las agentas y la atención de los clientes etc,
3.6.11 Manejo de la correspondencia
El manejo de correspondencia debe realizarse con cuidado y discreción, toda

secretaria debe tener un conocimiento cabal del manejo de la correspondencia,
con un control absoluto de toda la comunicación.
Registro de correspondencia recibida
El registro de correspondencia recibida es importante por lo tanto es necesario,

colocar primero el sello de recepción en el documento recibido, donde se anotará
la fecha y la hora, además la firma de quien recibió. En algunos casos son sellos
59
de goma especiales con todas las características, de no contar con sello se apunta
la fecha y la hora.
Posteriormente se anota en el Registro de Correspondencia el número, la fecha, la

procedencia y el motivo del documento recibido, siendo estos los datos más
importantes pudiendo ampliar de acuerdo al tipo de oficina donde se trabaje.
Registro de correspondencia expedida
El registro de Correspondencia Expedida varía de acuerdo a la oficina y a su

tamaño, su registro es también importante para controlar la documentación que se
envía a otras secciones.
Para él envió de correspondencia es necesario tener una tarjeta auxiliar numeral

para ir tachando a medida que se envié las cartas. Posteriormente se anota en el
Registro de Correspondencia el número, la fecha, la destino, motivo del
documento expedido y la firma de quien la recibe, siendo estos los datos más
importantes pudiendo ampliar de acuerdo al tipo de oficina donde se trabaje.
3.6.12 ORDEN
La organización correcta del área de trabajo, evitará perdidas de tiempo en

localizar papeles y materiales necesarios. No hay nada que impresione más
negativamente a un jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda
encontrar,
60
3.6.13 INICIATIVA
La secretaria perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa de una

buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.
3.6.14 Archivar documentos
Una secretaria debe tener conocimiento de una serie de normas para que pueda
archivar de manera correcta todos los documentos, son pasos que te facilitaran el
trabajo al momento de archivar.
 Tener un archivador, clasificador o carpeta. Necesitarás un sistema para

archivar documentos que sea tan grande como para soportar la cantidad de
archivos que necesitas. Si no puedes comprar un fichero de última generación,
busca unos modelos usados en las tiendas de segunda mano o tiendas de
muebles.
 Codifica tu sistema para archivar documentos. Necesitarás un proceso
estandarizado para que todas las personas que archiven los documentos lo
 sigan. Escribe este conjunto de instrucciones para que los documentos puedan
ser accesibles a quien sea que lo necesite.
61
 Compra muchos fólderes. Separa tus documentos en proyectos o subconjuntos
de proyectos. Es posible que más adelante tengas que ajustar un poco este
sistema para acomodar los proyectos con grandes cantidades de datos.
 Utiliza un fichero diferente para proyectos en proceso y para proyectos
terminados. Si el fichero tiene muchos niveles, puedes utilizar la parte superior
para proyectos en proceso y la parte inferior para proyectos completados.
 Codifica los fólderes por color. Los fólderes están disponibles en una gran
variedad de colores. Compra un color diferente para cada tipo de proyecto en
el que trabajes. Por ejemplo, todos los archivos financieros pueden ser azules,
mientras que los archivos de diseño pueden ser rosados.
 Etiqueta los fólderes. Muchos fólderes para ficheros vienen con etiquetas de
plástico. Úsalas para asegurarte de que puedas abrir tu fichero y encontrar
inmediatamente lo que necesitas.
 Guarda los nuevos documentos en la parte delantera de la fila. Mantenlos en
orden cronológico al colocar los archivos más antiguos en la parte de atrás.
Esto te ahorrará tiempo cuando necesites encontrar un documento.
 Utiliza un sistema semanal para archivar documentos. Si tienes muchos
documentos, consigue por lo menos siete fólderes que puedas utilizar de
acuerdo a los días de la semana. Coloca los documentos que necesitas
terminar en el sistema de días para que puedas organizar lo que necesitas
cada día.
 No utilices tu escritorio como un sistema para archivar documentos. Debido a
que tienes fólderes para proyectos en proceso, debes guardar los documentos
importantes en estos. Perderás menos archivos si están en el lugar correcto.
 Deshazte de los archivos que no son necesarios. Una parte de un buen
sistema para archivar documentos es tirar o triturar aquellos que no son
esenciales. Esto reducirá el tamaño de tus archivos y te permitirá encontrar
otros documentos de forma más fácil.
62
3.6.15 Capacidad de trabajo simultaneo
Una buena secretaria debe desarrollar la capacidad de realizar diversos trabajos

simultáneamente y de aceptar las interrupciones constantes sin inmutarse y
siempre con la mejor de las sonrisas. La flexibilidad, la lealtad, la honestidad y su
carácter alegre son cualidades que complementan la imagen de la secretaria
perfecta.
Ilustración 17 Secretaria
3.7 Gerente, Director o administrador
63
La dirección, administración o gerencia de una Empresa está siempre al cuidado
de una persona que asume la responsabilidad integra del correcto funcionamiento
de la misma. Es al director a quien le corresponde tener la suficiente inteligencia
para escoger el equipo humano que ha de trabajar a sus órdenes. Esta
escogencia ha de hacerla en forma tal que le permita delegar su total
responsabilidad en sus inmediatos colaboradores, de acuerdo con el aporte
individual de capacitación para el trabajo que se le asigne.
El trabajo en línea directa que realizan los gerentes dependen del tamaño d la
Empresa y de los empleados de la misma. En Empresas pequeñas las labores
que desarrollan los gerentes, que en ocasiones es el mismo dueño son múltiples,
desde labores de recepción hasta la toma de decisiones en el quehacer u objeto
de su Empresa.
3.7.1 Funciones del gerente, director o administrador
 Suministrar los bienes y servicios que requieren las dependencias de la

Administración Central del Departamento para el desarrollo de sus
funciones y velar por su uso racional.
 Proveer a las diferentes dependencias de los programas y aplicaciones
tendientes a la sistematización y automatización de sus procesos y
procedimientos con el fin de que sean eficientes y eficaces en el
cumplimiento de sus funciones.
 Coordinar y asesorar a las dependencias de la Administración Central del
Departamento en su diseño y adecuación organizacional, que le permitan el
cumplimiento y el desarrollo de los procesos, procedimientos y funciones.
 Atender las relaciones a nivel Empresarial.
64
 Coordinar las actividades de la Empresa.
 Procurar que en las diferentes dependencias se establezcan y mantengan
actualizados los sistemas de información del personal que permitan
mantener
 comunicación con ellos y hacerles seguimiento.
Ilustración 18 Gerente
4. ¿QUE ES LA OFICINA?
Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener
distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la
cantidad de trabajadores y a su función.
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Del latín officīna, una oficina es el local destinado a algún trabajo. Puede tener
distintas formas de organización y de distribución del espacio de acuerdo a la
cantidad de trabajadores y a su función.
Existen oficinas o despachos ocupados por un único trabajador (por lo general, un

directivo, gerente o hasta el dueño de la empresa). Otras oficinas son compartidas
por muchas personas; si se trata de un espacio de gran tamaño, cada trabajador
tendrá su propio espacio. En cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es
probable que varios trabajadores compartan grandes mesas.
Cada organización espacial de la oficina tiene sus ventajas y desventajas. Cuando

cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y, por lo tanto, la
motivación y la productividad) y se reducen las conversaciones entre los
trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto negativo,
cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor
facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras
actividades ociosas.
En las oficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele
haber un clima más bullicioso y menor concentración. Sin embargo, los directivos
podrán controlar a los trabajadores con mayor facilidad sin necesidad de
desplazamientos.
Existen edificios de oficinas donde, en lugar de departamentos para vivienda,

todas las estructuras disponibles se destinan a la instalación de oficinas. Estos
edificios son muy usuales en los centros comerciales y administrativos de las
grandes ciudades.
66
4.1 Funciones De Una Oficina
Cada organización establece unos determinados objetivos que guiarán su rumbo,

y para lograr estos objetivos establece funciones generales a las oficinas que la
conforman. Dentro de estas funciones se encuentran las de tipo administrativas y
las vinculadas a dar apoyo a la gerencia y demás departamentos para alcanzar las
metas organizacionales.
Una oficina es el punto central de la organización. En ella se realiza una buena

parte de las actividades relacionadas con la dirección, planificación, ejecución y
control administrativo. En tal sentido, se llevan a cabo tanto funciones generales
como específicas de índole administrativas.
Entre estas funciones de oficina de tipo administrativa se encuentra la recopilación

de información, el análisis de registros, la distribución de información, además de
tareas que sirvan de apoyo a funciones ejecutivas como la planificación, la
formulación de políticas, la organización, la toma de decisiones, entre otras.
En una oficina se suelen llevar a cabo aquellas funciones relacionadas con la

gestión de la información, lo cual involucra recibir, registrar, organizar, analizar y
transmitir datos
De hecho, se podría decir que recibir y recopilar diferentes tipos de información y

de diversas fuentes es una de las funciones de oficina más importantes porque
representa el inicio de otras funciones.
Esta información que reciben y manejan proviene de dos fuentes: internas y

externas. El personal que labora en ella constituye la fuente interna mientras que
67
las externas están representadas por proveedores, clientes, bancos, gobierno,
entre otros.
En estas oficinas se realiza además el procesamiento y organización de

información, lo cual es igualmente importante porque sin ello la información
recopilada y registrada no se puede utilizar fácilmente para la toma de decisiones
y otros propósitos en la organización.
Este procesamiento de información implica preparar notas, clasificar o editar

datos, lo cual implica que toda esta información debe organizarse de manera
sistemática.
Asimismo, otra de las funciones de oficina es divulgar los resultados obtenidos,

por lo que después de organizar y analizar la información, está es suministrada a
los niveles gerenciales o a quien corresponda.
En este caso se procura proporcionar la información necesaria a cada miembro de

la información cada vez que lo solicite y se encuentre autorizado para ello. Esta
información ayuda en el proceso de toma de decisiones.
Otra de las funciones generales que cumplen las oficinas es la retención de

registros. Esta retención consiste en la preservación de los registros para
referencia futura.
La retención de información implica además la recopilación, preservación,

clasificación y protección de registros para futuras referencias. Esta información se
mantiene en archivos, computadoras, etc.
La eficiencia de la oficina respecto a esta función general depende de la forma en

que se conserven los registros, pues cada uno de ellos tiene un determinado
tiempo de vida útil, y mientras éste transcurra debe estar protegido de acuerdo a
68
su importancia. Esta retención de registro depende de la naturaleza de la
organización.
4.2 Características De Una Oficina
Sin más preámbulos, veamos cuáles son las características de una buena oficina,
repasando 11 de las claves más importantes.
 Ubicación
Ya lo hemos comentado en numerosas ocasiones, ¡pero es muy cierto! La buena

ubicación de una oficina supone multitud de ventajas.
La principal de ellas es la facilidad para el cliente de poder acudir a tu oficina para

las pertinentes reuniones, puesto que tiene diferentes medios de transporte para
ello.
 Ambiente profesional
Sí, los tiempos están cambiando. La imagen de seriedad ya no es la misma que

antaño, pero eso no significa perder la imagen profesional de un negocio. No tiene
nada que ver.
69
Ser recibido por una recepcionista e ir posteriormente a una oficina impoluta sigue
dando una imagen de profesionalidad que no se consigue en otras oficinas, por lo
que un centro de negocios siempre es una excelente opción.
 Limpieza y orden
Un a máxima que tiene que cumplir toda oficina es la limpieza, lo cual parece una
obviedad. Un sitio limpio da la imagen de profesionalidad que hemos comentado
anteriormente, por lo que es mucho más agradable para el cliente.
 Decoración
Sí, está muy bien tener una foto de nuestra familia en la mesa del despacho.
Nadie dice que no, al igual que tener algún elemento decorativo, como cuadros o
plantas, ¡pero todo tiene un límite!
Trabajar en un ambiente sobrecargado con muchos elementos decorativos puede

ser un grave problema. Podemos perder la concentración con gran facilidad, lo
que hará que nuestra productividad sea mucho menor.
Por eso, lo mejor es contar con algunos elementos decorativos, ¡pero no

demasiados!
 Espacio y distribución
La distribución de los espacios dentro de la oficina tiene que permitir no solo tener
un puesto de trabajo físico, sino la capacidad de poder moverse perfectamente
entorno a él. Tener pasillos amplios y accesibles nos da sensación de amplitud.
70
Estar sentado todo el tiempo puede llevar diferentes inconvenientes. Cada cierto
tiempo hay que levantarse para estirar los músculos. No solo es beneficioso para
que tu cerebro descanse y pueda volver al trabajo con más ganas, es que además
es realmente positivo para tu salud.
 Color de la oficina
Tal y como sucede con la decoración de la oficina, el color también es un

componente fundamental para mejorar nuestro rendimiento en nuestro puesto de
trabajo.
Los colores claros nos permiten tener un temperamento más calmado, por lo que
es mejor para estar concentrados, mientras que los colores más vivos y
emocionales pueden ser positivos para las personas más creativas.
 Iluminación
La falta de una iluminación adecuada hace que podamos tener problemas

oculares o incluso dolor de cabeza. Por eso, se deben de seguir las
recomendaciones de iluminación que se aconsejan, según los parámetros de
prevención en riesgos laborales.
De igual manera, si la iluminación es natural, mucho mejor, puesto que da una

mayor sensación de amplitud y de libertad que con la luz artificial.
 Mobiliario
71
Quizás no se le da demasiada importancia al mobiliario, pero la realidad es que los
muebles de nuestra oficina tienen que estar perfectamente habilitados para el uso
que les vamos a dar.
En este sentido, la mesa, así como la altura de los ordenadores con los que
trabajamos, deben de ser la adecuada para no tener problemas de espalda.
Especial hincapié hay que hacer, en este sentido, con las sillas, que tienen que ser
ergonómicas y que favorezcan una correcta postura de nuestra columna vertebral.
 Ruido
El ruido es una de las principales causas de improductividad para un trabajador,

ya que sus niveles suelen ser demasiado elevados para ejercer su trabajo. Por
ello, lo mejor es que la oficina esté perfectamente aislada.
 Ventilación
La oficina tiene que estar ventilada o, al menos, que tenga la posibilidad de

ventilarse con frecuencia.
Un ambiente más fresco permite trabajar de forma más cómoda. Ni que decir tiene
que, cuando hablamos de una oficina con muchas personas, donde se pueden
concentrar diversos olores que no son nada ventajosos para trabar
adecuadamente.
72
¡Ah!, y aunque esté regulado por la ley y parezca obvio, no se debe permitir fumar
dentro de la oficina.
 Temperatura
Una temperatura entre los 20 y los 25º en la oficina es la mejor manera de

trabajar. Trabajar con mucho frío es evidentemente un problema, pero hacerlo con
calor también lo es, puesto que nos hace trabajar a un ritmo mucho más lento.
4.3 Recursos materiales de la oficina
 Artículos de papelería
Sacapuntas y estuches para lápices, clips, pin, grapas, sujeta documentos
Ligas de hule y porta gafetes, calculadora
 Cuadernos y blocks
Cuadernos, block, tarjeta multiusos, hojas de repuesto, cubiertas
 Accesorios de escritorio
Portadocumentos, engrapadoras y desengrapadoras, despachador de notas

adhesivas, organizador de escritorio, base para calendario, perforadoras y
repuestos, portalápices, portaclips, revistero, notas adhesivas, cuenta fácil,
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carpetas folders, tintas y tóner, cintas, cartuchos, cabezales, películas,
consumibles de cómputo, monitores, computadoras de escritorio, laptops y
tabletas, impresoras multifuncional, escáner, copiadoras, pantallas y tv,
señalización digital, cargadores, estaciones de carga, reguladores, supresores,
regletas y multicontactos, cables y adaptadores, herramientas de red, teléfonos,
accesorios para telefonía, conmutadores, frentes de portero, dvd y blu ray,
pantallas de proyección, pizarrones interactivos, proyectores, kits de
credencialización,
 Artículos y productos de limpieza
4.4 Tipos de oficina
La oficina es el lugar donde un grupo de trabajadores realiza una actividad

concreta. Son muchos los departamentos en los que se puede dividir una
compañía y las tareas a realizar. Para ello, se precisa de un equipamiento
determinado: desde ordenadores, mobiliario, hasta máquinas de producción, por
ejemplo. De ahí que, en función de la actividad de la compañía, el sector al que
pertenezca y su target, tendrá un tipo de oficina determinado.
4.4.1 Convencional
Es el típico edificio con pequeños cuartos alineados a lo largo de un muro de

ventanas con un corredor de acceso para todo el edificio.
El diseño de oficinas consistió en un área central abierta de escritorios en filas

regulares con oficinas privadas a lo largo de los muros perimetrales con ventanas.
74
Debido que se ha reconocido los efectos de la distracción y el deseo de los
trabajadores de tener cierta privacidad, ahora el área central está con frecuencia,
divida por tableros.
4.4.2 Panorámica
Luego de abolirse la oficina privada, se asignaron a los ejecutivos en otro tipo de

mobiliario, donde el espacio adicional tenia que ser en función de una necesidad,
no de jerarquía. No había muros interiores permanentes cuando la tarea exigía
completa privacía, las personas tenían que desplazarse a un área privada
especial.
La privacía visual en la estación de trabajo normal se lograba mediante divisiones

curvas que obstruían las líneas de visión; la privacía de una conversación se logró
mediante tratamientos acústicos y era independiente del murmullo de la oficina. Se
tuvo el criterio de que los requerimientos de privacía realmente incurrían en el
deseo de esconderse de los contactos y el trabajo. . (Artículo enviado por: Tomas
Morel, Universidad de Zulia)
4.4.3 Cubículos
Un cubículo es una pequeña oficina compacta con un mobiliario mínimo. Los

cubículos se utilizan en una oficina donde hay un espacio limitado de oficina. Un
75
cubículo le ofrece a un empleado un espacio de trabajo para completar las tareas
laborales.
Los cubículos son unidades seccionales que contienen un escritorio, una silla y un
armario debajo de la mesa de trabajo. Hay cubículos diseñados para incluir un
mueble o una estantería. La mayoría de los cubículos tienen una partición para
tener una privacidad parcial.
4.4.4 Abierta
El concepto de Oficina Abierta fue originalmente concebido por un equipo de

Hamburgo, Alemania, en la década de los años cincuenta, con el ánimo de facilitar
la comunicación y el flujo de ideas en los espacios de trabajo además de estimular
la interacción entre los trabajadores. Sin embargo, la idea no fue tan contundente,
debido a que en diferentes estudios realizados por psicólogos y ergónomos se
encontró evidencia sugiere que la oficina abierta genera el efecto contrario, ya que
la imposición de este tipo de segmentación de espacio va en contra de esos
principios para los que ha sido diseñado.
El ejemplo más claro de este fenómeno se demostró en un estudio que se realizo

en junio de 1997, una gran compañía de petróleo y gas canadiense pidió a un
grupo de psicólogos de la Universidad de Calgary para monitorear los
trabajadores, debido a que habían realizado la transición de una distribución de
oficina tradicional a una implementación del concepto de oficina abierta. Los
psicólogos evaluaron indicadores tales como: la satisfacción de los empleados con
su entorno, así como su nivel de estrés, el desempeño laboral y las relaciones
interpersonales antes de la transición, cuatro semanas después de la transición y
finalmente, seis meses más tarde los resultados demostraron que los empleados
76
presentaban alteraciones en todos los indicadores evaluados: el nuevo espacio
fue perjudicial, estresante y complicado, además, en lugar de sentirse más cerca,
los compañeros de trabajo sentían distantes, insatisfechos y resentidos. En
conclusión la productividad cayó.
4.5 Formas De Distribución De Una Oficina
La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente

relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe en ella.
Aunque en un principio, a la hora de montar o decorar una oficina puede imperar
el criterio estético frente al funcional, el caso es que es un error que debemos
evitar si no queremos vernos cada día lastrados por una incorrecta configuración.
4.5.1 Individualidad o de colmena
Esta forma de distribución hace que cada individuo tenga su propia oficina
4.5.1.1 Ventajas
Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotándolas de una oficina propia
con espacio disponible para desarrollar sus labores.
77
4.5.1.2 Ventajas
 No estimula las relaciones humanas entre los funcionarios: como cada uno
está en su oficina no se fortalecen las relaciones entre compañeros y jefe y
trabajadores
 se pierde espacio-, debido a su estructura de construcción el espacio no se
puede aprovechar ya que por lo general los espacios son cuadrados o
rectangulares.
 Los procedimientos laborales se alargan: al encontrarte solo en una oficina los
se hace más monótono en tiempo, y menos productivo el trabajo,
 Evita el compartir la vida laboral
 Aumenta los costos: yaqué se necesita materiales de oficina para cada una,
mientras si fueran varias en una se compartiría, ejemplo; la luz de la bombilla,
el compartir un conector etc.
4.6.2 Funcional o forma de u
En esta forma de distribución las oficinas están ubicadas frente a otras y son
vigiladas por el jefe
4.6.1.1 Ventajas
 Acorta el flujo de comunicación
78
 Ayuda a las buenas relaciones humanas
 Estimula la cooperación en el trabajo
 El trabajo es rentable
4.6.1.2 Desventajas
 Se pierde espacio
 Aumenta los Costos
4.7.1 Escolares
Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefe,
4.7.1.1 Ventajas
 Acorta los procesos de Operación

 Se aprovecha en alto grado el espacio disponible
 Se estimula las relaciones humanas
4.7.1.2 Desventajas
 El Funcionamiento se siente cohibido por la constante vigilancia del jefe

 Afecta la individualidad de la persona
79
4.8.1 Plano
Se utiliza en grandes áreas y donde es necesario ubicar una gran cantidad de

escritorios
4.8.1.1 Ventajas
 Se aprovecha bien el espacio disponible

 Acorta los procesos operacionales
 Estimula las relaciones humanas
 Fomenta la libertad de acción
 Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia
4.8.1.2 Desventajas
 El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.
4.9.1 En forma de L o T
80
En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido
contrario.
4.9.1.1 Ventajas
 Se aprovecha al máximo el espacio disponible

 Acorta los procesos de operación
 Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en común ( para dos
funcionarios)
 Favorece las relaciones Humanas
 Estimula la cooperación en el trabajo
4.9.1.2 Desventajas
4.9.2 Organización de la oficina
Las oficinas se caracterizan por tratarse de esos lugares que están especialmente
dirigidos al trabajo, e independientemente de si la labor realizada en ellas es de
tipo técnica o creativa, siempre debe proporcionar a los trabajadores las
condiciones adecuadas con el fin de que puedan llevar a cabo sus tareas de forma
81
cómoda y con mayor facilidad, permitiendo así que expresen plenamente la c
Además, contar con una oficina que se encuentre limpia y relativamente ordenada,
ofrece a los empleados la posibilidad de tener un mayor nivel de productividad y
permite que pierdan menos tiempo.
Y dependiendo de cuáles sean las características con las que cuenta cada trabajo
o labor a realizar, resulta posible que sea necesario pasar unas cuantas horas
dentro de espacio al que denominamos oficina.
Esa es la razón por la cual es de gran importancia que durante dicho tiempo, la
oficina pueda ofrecer la comodidad a la hora de desempeñar alguna labor.
Asumiendo que estos espacios cuenten con las reglas ergonómicas pertinentes,
ofreceremos algunos consejos para organizar una oficina administrativa.
Limpiar la oficina
Es fundamental tirar, vaciar y/o deshacerse de todo aquello que realmente no es

necesario dentro de la oficina; resulta esencial echar un vistazo alrededor y
preguntarse, ¿qué artículo tengo y no uso desde hace mucho?
En caso de que algo no funcione debe ser reparado o directamente echarlo a la

papelera de la oficina, bien sea material de oficina, adornos, equipos, plantas,
muebles, decoraciones, etc., ya que acumular todo esto solo hace que la oficina
tenga un mal aspecto y por consiguiente, lo mejor es deshacerse de ellos.
82
De igual manera recoger todos aquellos objetos que se encuentren fuera de su
lugar y ubicarlos en el espacio que les corresponde permitirá lograr que la oficina
este mucho más organizada y en especial, servirá para poder conseguir las cosas
con mayor facilidad y en menor tiempo. Capacidad de gestión y creativa que
poseen.
4.9.3 Distribución de la oficina
La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente

relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe en ella.
Aunque en un principio, a la hora de montar o decorar una oficina puede imperar
el criterio estético frente al funcional, el caso es que es un error que debemos
evitar si no queremos vernos cada día lastrados por una incorrecta configuración.
En este caso, al haber una amplia variedad de mobiliario de oficina y muchas

combinaciones posibles, es importante estudiar detenidamente las necesidades de
la empresa u organización para determinar la distribución tanto de los muebles
como de la fuerza de trabajo.
Mesas de ordenador, sillas de oficina y todo lo necesario para llevar a cabo

nuestra actividad supondrán la columna vertebral del espacio de trabajo, por lo
que lo más recomendable es empezar por este tipo de elementos como punto de
partida.
4.9.4 Elementos de una oficina
83
En una empresa el medio físico y humano durante la jornada de trabajo conforman
el conocido ambiente laboral, si este es efectivo la empresa tendrá productividad,
creatividad, competitividad y cumplirá las metas definidas; para que esto sea así el
espacio de trabajo tiene que ser agradable y satisfactorio. En este artículo os
presento los 10 elementos básicos que no pueden faltar en una oficina.
Iluminación.
La iluminación es un elemento muy importante para rendir al máximo en nuestro

puesto de trabajo. Si no cuidamos minuciosamente este apartado conseguiremos
cansancio, dolor de cabeza, fatiga ocular, una mala postura por no poder ver bien
la pantalla, etc…
Nuestro espacio de trabajo debe estar cerca de una ventana o cualquier otra
fuente de luz natural, además de tener una lámpara de sobremesa en el escritorio.
Si esto no fuera suficiente debemos poner tantas fuentes de luz como sea
necesario.
Actualmente tener varias lámparas encendidas no supone un problema si utilizas

iluminación LED, porque: su consumo eléctrico es muchísimo menor, en
condiciones normales duran mínimo 50.000 horas, las bombillas son mucho más
resistentes a golpes y su composición está libre de mercurio y otros tóxicos.
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Ilustración 19 Iluminación de la oficina
Decoración.
El siguiente paso es decorar la oficina de tal manera que nos estimule y motive
todos los días a la hora de trabajar, además, los clientes o cualquier otra persona
que nos visite verán una filosofía de trabajo en nuestra decoración.
Lo primero es elegir el color o los colores para las paredes, todos sabemos que los
colores pueden afectar a nuestro estado de ánimo u otros sentimientos. A partir de
este concepto es aconsejable utilizar:
85
El blanco porque es un color que produce armonía en el ambiente; si en caso llega
a aburrir ver toda la oficina en esta tonalidad también se puede pintar una de las
paredes de otro color, consiguiendo así un toque moderno y equilibrado a la vez.
El azul porque es un color que produce relajación y al mismo tiempo ayuda a la

concentración, obteniendo así una mayor productividad.
El verde o gris, si se trata de una oficina con un ritmo estresante, porque son
colores suaves que ayudan a nuestro cuerpo a tranquilizarse y seguir trabajando.
El morado porque es una tonalidad que ayuda a nuestro cerebro a ser mucho más
creativos.
El naranja porque es un color que produce sensación de alegría y vida lo que nos
facilita las horas de trabajo.
La segunda parte de este apartado son los accesorios de decoración que

escojamos para completar nuestra oficina. Podemos elegir jarrones, plantas,
cuadros o cualquier otro elemento pero siempre que tenga un mensaje motivador.
Ilustración 20 Decoración de una oficina
86
Escritorio.
Una vez tenemos los dos apartados anteriores es el momento de profundizar en el

mobiliario que vamos a utilizar todos los días: el escritorio, la silla, el reposapiés,
etc… Como bien dice el título, en esta sección nos centraremos, principalmente,
en el escritorio.
El desarrollo de la actividad empresarial se traduce en una gran cantidad de

papeleo, bolígrafos, carpetas, grapadora y otros materiales de papelería que
terminan ocupando sitio en la mesa de trabajo. Por eso, esta debe ser muy
espaciosa para que quepa todo lo anterior y aun así sobre espacio.
Otra característica muy importante es el color que escojamos para el escritorio,

este debe ser una tonalidad mate para evitar reflejos que nos puedan molestar.
Y por último, y no menos importante, es la altura del escritorio. Sería ideal tener
una mesa de trabajo regulable para establecerla según la altura de la silla y la
persona usuaria, pero, si no pudiera ser así, tendremos la silla ajustable.
87
Ilustración 21 Escritorios de oficina
Silla.
La silla es un mueble que incide directamente sobre el cuerpo de la persona que la

ocupa, por eso es tan importante que cumpla una serie de particularidades
evitando así lesiones en la espalda, en las articulaciones, problemas de circulación
sanguínea, etc…
Lo principal es que debe ser regulable en altura para así adaptarse al resto del
mobiliario y al factor humano, en el caso de que sea más baja sufrirá nuestra zona
lumbar y sí al contrario, es más alta, forzaremos las vértebras y músculos.
Otras características que debe tener una silla son: el respaldo ajustable a la
espalda, los apoyabrazos formando 90º con el cuerpo y que sea lo
suficientemente ancha para sentarnos cómodamente y aun así, que sobre
espacio.
88
En conjunto, un escritorio y una silla que cumplan todas estas características
nombradas, consiguen una buena postura corporal y salud física al usuario, y por
lo tanto, que este se pueda centrar y desarrollar su trabajo de forma efectiva.
Ilustración 22 Sillas
Otro mobiliario.
A parte de lo anterior, también es esencial tener en la oficina otros muebles como

un paragüero, un perchero y un reposapiés que se complemente con la silla.
Ordenador.
Es el momento de completar nuestro escritorio con todos los aparatos

tecnológicos y demás artículos necesarios para desarrollar nuestro puesto de
89
trabajo. Actualmente es necesario tener un ordenador en la mesa para buscar
información relevante, mantener relación con los clientes, procesos
administrativos, marketing online, etc…
Hoy en día existe una gran variedad de marcas (ASUS, HP, TOSHIBA…),
modelos, colores, etc…
Pero, ¿Qué es mejor para trabajar en la oficina, un ordenador portátil o de mesa?

Nosotros aconsejamos utilizar un ordenador de mesa, y si puede tener dos
pantallas mejor porque es más cómodo y se trabaja más rápido.
Las ventajas que tiene estos frente a los portátiles son: versatilidad, más potencia,
no se calientan tanto, mayor vida útil, mejor precio en el mercado, se puede
ampliar la memoria de almacenamiento y menor coste de mantenimiento. Por otro
lado, la gran desventaja es la imposibilidad de movilidad.
Ilustración 23 computadores u ordenadores
Impresora.
Tan necesario como tener un ordenador en la mesa es tener impresora en la

oficina. Al igual que los ordenadores, hoy en día existen distintas marcas
90
(BROTHER, EPSON, CANON…), modelos, precios, funcionalidades y tecnologías
de impresoras.
Según el tipo de empresa, el volumen de impresión y la forma de imprimir

podemos elegir entre impresoras de tinta, láser o multifunción.
Las tradicionales impresoras de tinta son las que llevan 4 cartuchos (negro, cian,
magenta y amarillo) y su mantenimiento es muy barato pero la principal desventaja
es que desperdician mucha tinta durante su funcionamiento.
Por otro lado, el mantenimiento de las impresoras láser es más costoso pero no
desperdician ninguna tinta, imprimen más cantidad de hojas, la calidad de
impresión es superior y a una mayor velocidad.
Aunque en este artículo nosotros os aconsejamos comprar una impresora

multifunción, esta sirve para imprimir, escanear, fotocopiar y enviar fax.
Ilustración 24 impresoras
Teléfono.
91
Para mantener toda la empresa conectada y ofrecer un buen servicio a los clientes
es necesario tener un teléfono a nuestro lado. Existen una serie de modelos en el
mercado, perfectos para la oficina, en los cuales puedes observar que compañero
está ocupado con una llamada y así coger la otra llamada entrante o simplemente,
transferirla a otra persona.
Ilustración 25 Teléfonos
Papelería.
Por último, en nuestra mesa de trabajo no pueden faltar artículos de papelería

como lápices, bolígrafos, subrayadores, sacapuntas, tipex, post-it, tijeras, cinta
adhesiva, clips…
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Ilustración 26 Artículos de papelería
Máquina de café y dispensador de agua.
Cuando el trabajo en la oficina es de muchas horas es necesario tener una serie

de descansos para seguir el labor productivamente, estos descansos se pueden
hacer tomando un café o agua en la oficina. En el caso de que no haya máquina
de café ni agua el trabajador tendrá que acercarse al bar más cercano, perdiendo
así un tiempo muy valioso.
Por otro lado, los empleados al reunirse en ese espacio mantendrán relación y
conversaciones con otros compañeros, lo que ayudará al ambiente laboral de la
empresa.
93
En definitiva, el espacio donde pasamos la mayor parte del tiempo debe ser limpio
y ordenado, consiguiendo así un lugar agradable y cómodo donde desempeñar
nuestro trabajo de forma efectiva.
Ilustración 27 Máquina de Café Y dispensador de agua
4.9.5 Plan de organización de la oficina
El objetivo del Plan de Organización es doble. Externamente, se trata primero de

como adecuadas la oficina como estrategias para la atención de lo0s clientes,
luego organizar, los horarios para la atención, saber que del éxito de tu oficina es
lo proyecta la empresa para sacar adelante la nueva empresa. Internamente, se
trata de asignar las distintas responsabilidades a las distintas personas que van a
trabajar en la empresa.
94
Muchos proyectos han fracasado por el hecho de no haber establecido claramente
las responsabilidades de cada miembro y por no haber adoptado una organización
profesional desde el primer momento. Este aspecto de la empresa puede generar
muchas tensiones entre el equipo emprendedor. Sin embargo, es bueno discutirlo
antes sobre el papel pues siempre será mejor que discutirlo con la empresa en
marcha y con problemas apremiantes que hagan aumentar la tensión.
4.9.6 Ambiente de una oficina
Es de vital importancia crear un buen ambiente en la oficina ya que de este

depende el buen desarrollo de las tareas asignadas el amor, la pasión y la
responsabilidad que le pongas, esto lo podemos lograr con unos pasos muy
sencillos que te mostrare a continuación:
 Siempre dar el ejemplo. El comportamiento de los directivos determinará en

gran medida la actitud de los demás. Si tu discurso no se condice con tus
acciones, pierde total validez. Reconocer errores, y tratar a los empleados
como iguales es básico en cualquier organización.
 Jefes accesibles. No confundas seriedad con solemnidad. Si bien es correcto
que pongas una cierta distancia jerárquica, tampoco es apropiado que tus
empleados te perciban como un robot. Mostrar tu lado humano permitirá que
recurran a ti con franqueza y no hablen a tus espaldas.
 Medición de la felicidad. El rendimiento no es lo único que debes evaluar del
staff. Acércate a tus empleados y pregúntales si disfrutan de su trabajo, si se
sienten satisfechos con las tareas asignadas o con los colegas con los que
comparten la oficina.
95
 Hacer uso del sentido del humor. Las reuniones de trabajo pueden resultar
sumamente tediosas, pero si les agregas una pizca de humor verás buenos
resultados. No tengas miedo de parecer menos serio porque de vez en cuando
te hagas el chistoso. Recuerda que la risa es un excelente remedio para la
salud.
 Celebrar los logros. Reconoce los logros de tu equipo sin importar que tan
pequeños o grandes sean. Todos necesitamos ser reconocidos, y qué mejor
forma que a través de una celebración en la que todos puedan participar e
intercambiar buenas energías. Los festejos no tienen que ser elegantes,
planeados o excesivamente caros. Basta con un brindis en la cocina para
animar el ambiente.
 Fuera influencias negativas. En los equipos de trabajo siempre suele haber
una o dos personas cuya influencia es negativa. Hablar mal de los colegas,
divulgar rumores y hacer críticas destructivas puede afectar negativamente la
dinámica de trabajo en la oficina. Aprende a distinguir a las personas que no
contribuyen al buen ambiente laboral.
5. EL JEFE
El jefe es la cabeza de una organización. Se trata de una persona que se

encuentra en el puesto superior de una jerarquía y que tiene las facultades
necesarias para mandar a sus subordinados
96
5.1 Importancia del jefe
No todas las personas saben ser buenos jefes. Los expertos en psicología laboral
señalan que para dirigir a un equipo de trabajo correctamente, el líder debe tener
muy desarrollada su inteligencia emocional. Ésta hace referencia a la capacidad
de ser autocrítico, de controlar los impulsos y de motivar a los colaboradores,
entre otras cualidades.
La importancia del jefe;
 Es la persona que conoce las expectativas de los superiores y también sabe de

las demandas del personal.
 Es el responsable de la administración, de que el trabajo este bien realizado en
tiempo y forma de acuerdo a las solicitudes de la gerencia.
 Es el elemento clave del trabajo día a día.
 La imagen y el compromiso de sus empleados es su responsabilidad diaria.
 Su principal función es ser administrador de su unidad de trabajo como si fuera
dueño de su área
5.2 Características de jefe
Como jefe, si tus empleados son flojos y no rinden en el trabajo, es tiempo de

evaluar si podrías estar haciendo un mejor trabajo como gerente. Después de
todo, un equipo es tan eficiente, productivo y feliz como lo es su líder.
97
Una empresa dedicada a mejorar la cultura corporativa, juntó estas características
resumiendo lo que hace a un buen jefe.
 Pensar positivo. Conoce el poder de la psicología positiva, observa cada

situación como una oportunidad de aprendizaje.
 Sé honesto. Diles a tus empleados la verdad, aunque duela.
 Delega. Aprende a dejar solos a tus empleados, resiste la tentación de ser
un microgestor.
 Comunícate. La cantidad de problemas en una empresa son el resultado de
esta falta de comunicación.
 Inspira. Haz que tus empleados sean tan apasionados por la empresa
como tú lo eres.
 Alinéate con el equipo. Mantén a todos enfocados hacia una meta a largo
plazo.
 Haz un balance. La gente hace mejor las cosas cuando puede balancear el
trabajo y su vida personal.
 Dales crédito. Si haces esto, aumentará la confianza de tus empleados.
 Motiva el crecimiento. Motiva a tus empleados a crecer, se volverán más
productivos.
 Reconócelos. Muestra tu apreciación, aunque sea por cosas pequeñas.
 Sé un mentor. Actúa como maestro antes que como jefe. En lugar de
decirme qué hacer, muéstrame.
 Sé justo. Tener favoritos va a desmoralizar al resto del equipo.
 Bonus: Los grandes jefes fomentan los grandes hábitos. Conectarte y
reconocer a tus compañeros de trabajo es más fácil con las herramientas
correctas. Éstas crearán buenos hábitos y un ambiente de trabajo más
saludable, feliz y productivo.
98
5.3 Vestuario del jefe
Ocupar un cargo de responsabilidad no solo se demuestra con el trabajo en el día

a día, también con la elección de los looks que los acompañan.
Vestir es una de las acciones más importantes que llevamos a cabo cada día. La
vestimenta no es solo una manera de cubrir el cuerpo. Desde siempre ha sido una
manera de diferenciarse de los demás. Hoy, el mundo es otro y la moda también,
pero hay cosas que no cambian, entre ellas que la ropa que elijas marque un
estatus social y profesional.
¿Por qué debemos pensar en nuestra vestimenta?
Un determinado look puede demostrar el poder que uno tiene, el cargo que ocupa
y hasta el rango. Por ello, cuando se está en ciertas posiciones sociales y
profesionales, la tarea de vestir bien y acorde se vuelve más importante.
En ciertos círculos, nada puede quedar sin estar absolutamente medido, todo ha
de ser bien elegido, acorde a la situación, porque según te vistas, así te tratarán,
así te mirarán. Y es que hoy, vivimos en un mundo en el que la imagen es muy
importante y respalda cada decisión que se toma. De poco sirve una buena
formación si no cuidas cómo mostrarte.
¿Eres jefe? Así deberá ser, a partir de ahora, tu armario no debe faltar:
 Un traje para un jefe
99
Aunque no te guste demasiado, ser un líder significa vestir para mostrar esa
imagen, porque es ésa la que tiene que abrirte puertas, hacer que tu camino sea
fácil y que tus equipos te sigan con los ojos cerrados. Recuerda que la ropa dice
muchas cosas que tú no.
Por si no lo sabes, tu outfit perfecto será un traje de color liso, por supuesto
siempre en tonos oscuros, porque proyecta mayor autoridad, o con líneas rectas
verticales. Apuesta por los cortes clásicos, aunque también los más modernos
pueden ajustarse a tu imagen, pero recuerda que siempre debe ser de tu talla.
Si no usas mancuernillas, llegó el momento de hacerlo porque comunican poder.

No creas que vestirse de firmas conocidas es un plus, simplemente debes saber
comunicar el poder.
 Corbata: el imperdible
Un jefe no puede ir a trabajar sin corbata. Trata de elegirla en seda y con rayas,
incluso cuando tu traje también las luzca. Entre los consejos que debes seguir,
están: que siempre lleves el nudo perfecto, centrado para no mostrar desequilibrio
y el extremo final, roce el cinturón.
 Zapatos: el toque final
Podría pensarse que son ellas las verdaderas amantes de este accesorio, pero no
son las únicas. El armario masculino también está repleto de ellos, los cuales son
una de las piezas que dan el toque final y perfecto a cualquier look. Lo ideal es
que elijas modelos de horma clásica, por lo que no puede faltar un modelo Oxford
de piel y cordones en tu armario. Junto a ellos, ten unos Derby,
100
 Reloj: siempre en hora
Ser jefe implica dar ejemplo y una buena muestra de ello es la puntualidad. El
reloj, además de ser un accesorio que dice mucho de la personalidad, es también
un símbolo para demostrar a un equipo que siempre se está en la hora correcta.
Elije un reloj elegante pero sin ostentación, porque ésta no es buena.
5.4 La oficina del Jefe
Las oficinas abiertas han dado paso a repensar la necesidad de tener o no

espacios privados, como las grandes oficinas de los jefes, las que con el paso del
tiempo han cambiado bastante, aunque sigue vigente la idea de que el tamaño de
estos lugares está relacionado con la jerarquía,
Una oficina del jefe
Un escritorio amplio para acomodar varias cillas ya que se reúne con los jefes y
empleados, sillas cómodas buenos acseso0rios de decoración y un archivero para
guardar documentos importantes.
5.5 La oficina sistematizada
Los empleados de las empresas disponen hoy de múltiples recursos tecnológicos

que buscan facilitar sus tareas cotidianas y hacerlas más eficientes por ejemplo
las computadoras y diversos programas de procesamiento, redes de comunicación
e internet agilizan la administración de información y lo convierten en una tarea
sencilla en la obtención y envío de datos.
101
Claro que la oficina actual no solo son los computadores, tenemos que considerar
la optimización de los espacios de trabajo y ambientación empresarial,
Quizás a este término podemos asociarlo a máquinas, a procesos industriales o a

investigaciones académicas, pero muy por el contrario, además de ligarse a todos
estos procesos, también está presente en la vida cotidiana, y veremos porqué.
Las personas siempre buscan el orden. Podríamos decir incluso que todas
nuestras actividades buscan un orden. ¿Qué tiene que ver el orden con una
sistematización? Bien, empecemos (claro) por el principio. Un sistema es un
“objeto” por el cual ordenamos una serie de componentes, entre los cuales están
conectados de alguna manera (uno con otro, o con más de uno).
Claro que, a niveles mayores, y aplicado a otras áreas, la sistematización se hace

presente de otras maneras, aunque no perdiendo su esencia. En la industria, se
sistematizan procesos de producción.
Los organigramas de las empresas también son ejemplos de sistematización, por

el cual se busca ordenar jerarquías de los trabajadores (gerentes, supervisores,
responsables de áreas, asistentes de áreas, operarios). Sin dudas, el orden dentro
de una empresa –o una organización cualquiera- es de suma importancia para
sistematizar el trabajo y la planificación laboral.
6. ELEMENTOS COMUNES DE LA TÉCNICA
Una técnica soluciona o sistematiza una acción que a la vez resuelve una
necesidad. El elemento que dio lugar al nacimiento de la técnica fue el desarrollo
102
de la inteligencia humana. Nuestro cerebro es capaz de imaginar, especular, es
decir, de planear o reflexionar acerca de lo que puede o no puede hacerse.
La técnica humana desarrolla, evoluciona, y cambia el medio ambiente y adapta

la naturaleza a sus necesidades.
El empleo de la técnica está encaminado a obtener un bien.
La técnica humana tiene los siguientes elementos en común:
 Imaginación: Es un dialogo silencioso con uno mismo el cual pensamos en

nuestra situación, en lo que queremos y hacemos.
 Acción estratégica: Es la valoración y reflexión que se hace antes de
elaborar un producto.
 Acción instrumental: Es cuando se organizan los medios, los materiales y las
herramientas para producir el objeto planeado.
Se clasifican en:
o Persona-producto
o Persona- maquina
o Máquina-producto
6.1 Conocimiento
El conocimiento humano implica la memoria, y los humanos nos basamos nuestra

existencia solamente en los instintos, sino en el conocimiento. La inteligencia
humana permite guardar y almacenar lo que descubrimos, lo que aprendemos, lo
que experimentamos al resolver un problema.
103
Este conocimiento adquirido en determinada área es el que aplicamos al
desempeñar un trabajo,
6.2 Destreza
Reside en la capacidad o habilidad para realizar trabajos, sobre todo manuales y

básicamente es la diferencia entre los animales y los humanos.
6.3 Producción
Al reunir imaginación, conocimiento y destreza estaremos en posibilidades de

crear y de encontrar una solución a nuestros problemas, es decir, de producir.
Parte de la observación y la imaginación, y lo que resulte de ello se pone en
práctica
104
7. QUE SON LAS CLASES DE TÉCNICAS
Una técnica es un procedimiento cuyo objetivo es la obtención de un cierto

resultado. Supone un conjunto de normas y reglas que se utilizan como medio
para alcanzar un fin.
Por lo tanto, una técnica es una herramienta para facilitar el estudio y mejorar sus
logros. Los especialistas afirman que la técnica requiere de una actitud activa,
donde quien estudia asuma su protagonismo y supere la pasividad.
7.1 Cuáles son las Clases de técnicas y Dibuja cada una

de Ellas
Al desarrollar un proyecto las diferentes técnicas hacen que la voluntad del

creador logre elaborar un proceso o proyecto. El cuerpo humano es parte
importante de las distintas clases de técnicas. Las técnicas más utilizadas son:
La conformación: Tiene como objetivo moldear mátales y otros materiales

mediante golpes que pueden ser por martillo o mazo.
105
Recubrimiento: Una técnica que protege los objetivos de la corrosión. Existen
procesos que lo integran el dictado y galvanización forman parte importante de
esta técnica.
Unión: Es una técnica que consiste en unir una o varias piezas para formar un
objetivo determinado los principales procesos de esta técnica son ensamblados,
clavado y remachado.
Separación: Técnicas por los cuales se procede a separar diversos materiales.
Moldeado: Se utiliza para mostrar esculturas, maquetas o proyectos.
Captura y Manejo de Ser vivos: Referente a la aplicación de las tecnológicas de la

comunicación en donde se ingresan datos a la computadora para ser procesados
a forma de información.
106
8. LA TÉCNICA COMO PRÁCTICA SOCIOCULTURAL
DE LA HISTÓRIA Y SU INTERACCIÓN EN LA
NATURALEZA
A través de la historia vemos como el hombre ha apropiado las técnicas para cada
lavo.
Si nos ponemos a pensar en la evolución del hombre de como los monos utilizan
palos para extraer su comida de medio de los árboles o huecos, o de cómo utilizan
las ramas de los arboles como medio de trasporte.
A medida que ha pasado los tiempos vemos claramente de cómo el hombre ha

utilizado las técnicas para hacer herramientas de trabajo, las Técnicas como el
dominio de la agricultura, la caza en grupo y el desarrollo de la ganadería dieron
lugar a la formación de los primeros grupos sociales estables. De hecho, la historia
de las civilizaciones tiene en sus raíces un avance técnico. Y son estos avances
los que permitieron el predominio de una civilización sobre otra, especialmente en
la rama militar. Sin embargo, lo que hizo perdurar a las grandes civilizaciones de la
Antigüedad (como la babilónica, la china, la egipcia, la romana, etc.) fue el dominio
de otras técnicas como las arquitectónicas, las de aprovechamiento de los
alimentos y las de manufactura de bienes para el bienestar general de la
población.
En general, la técnica y los avances que se logran al dominarla son lo que explica
el rumbo que ha tomado la humanidad desde que nuestros primeros antepasados
empezaron a aplicar técnicas para transformar la Naturaleza hasta nuestros días,
107
en que Internet nos permite tener prácticamente en la punta de los dedos todo el
conocimiento que la humanidad ha acumulado hasta la fecha.
En el momento que las culturas pasadas aplicaron las técnicas, se ha modificado

el entorno, ya se que se talen árboles para abrirse caminos s, se cambie el cauce
de ríos para abastecer poblaciones o por las técnicas de la minería, o porque se
tomen extensiones de tierra para hacer poblaciones,, a medida que dé han
aplicado las técnicas se ha cambiado el ecosistema, o hasta lo más mínimo
cuando dejamos basuras en los paisajes ya que estas toman años en degradarse,
o no apagamos bien una fogata , esto produce cambios de habitas, todo solo por
satisfacer la necesidades de un individuo o grupo social, ahora se han adaptado
técnicas de preservación de la naturaleza dañada, El reciclaje de aguas
contaminadas y la reforestación son dos de ellas. Es de esperar que en el futuro
se creen más técnicas que permitan tener un mayor equilibrio con la Naturaleza.
Pero lo primero que se debe hacer es generar una conciencia de esta interacción
de la actividad humana y nuestro ambiente.
9. CUALES SON LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFÍAS Y

DESCRIBELAS
Las reglas ortográficas son las normas que regulan la escritura de las palabras. El
sistema que forman estas normas, conocido como ortografía, constituye una
convención sobre cómo debe manifestarse por escrito una determinada lengua.
108
Regla ortográfica
La ortografía, en definitiva, es un código. En nuestro idioma comenzó a

desarrollarse en el siglo XVIII, sobre todo a partir de la fundación de la Real
Academia Española (RAE). Gracias a las reglas ortográficas, aceptadas por
consenso por toda la comunidad lingüística, se facilita la comprensión de los
textos, ya que cada persona sabe cómo tiene que escribir cada término.
Las reglas ortográficas permiten determinar la forma de escritura correcta de

aquellas palabras que incluyen grafías con sonidos muy similares: G/J, V/B, Z/S/C,
etc. Las reglas ortográficas, por otra parte, indican cuándo deben tildarse las
palabras y cómo emplear los signos de puntuación.
En las escuelas se hace especial hincapié en la enseñanza de las reglas

ortográficas por parte de los profesores a los estudiantes, ya que es la manera de
que los alumnos puedan aprender a escribir correctamente. De ahí que los
maestros se encarguen de realizar en clase desde dictados hasta ejercicios que
giran en torno a una regla ortográfica. Es más, incluso algunos docentes
“endurecen” sus normas a la hora de corregir exámenes y les restan puntos por
cada falta de ortografía que lean o por cada tilde que no se ha puesto.
Asimismo no dudan en establecer que los menores adquieran libros específicos

para el aprendizaje de las citadas reglas ortográficas, compuestos de un sinfín de
ejercicios que les ayudarán a adquirirlas sin demasiado esfuerzo.
109
 Reglas del acento
Llevan acento ortográfico:
Las palabras agudas terminadas en vocal y en las consonantes n - s.
Ejemplo: café, compás, león, manatí.
Las palabras graves o llanas terminadas en consonante, que no sean n - s.
Ejemplo: árbol, cáliz, carácter.
Todas las palabras esdrújulas.
Ejemplo: cántaro, húmedo, héroe.
Casos particulares más importantes del acento
1. Los monosílabos no llevan acento, menos:
a) Sí (adverbio de afirmación, nombre, pronombre), para no confundirlo con si

(conjunción).
Ejemplo: Si me dices que sí, vendrás de paseo.
b) Dé y sé (verbos), para no confundirlos con de (preposición) y se (pronombre).
Ejemplo: Sé que debo estudiar. No se puede.
110
c) Él - tú - mí (pronombres) para no confundirlos con el (artículo) y tu - mi
(adjetivos).
Ejemplo: ¿Tú quieres ir? Eso es para mí.
d) Más (adverbio), para no confundirlo con mas (conjunción).
Ejemplo: Quiero más pan, mas no tostado.
e) La conjunción o llevará acento cuando esté colocada entre números, para no

confundirla con el cero.
Ejemplo: Tengo 8 ó 9 estampas.- Iré hoy o mañana.
f) Aún (adverbio de tiempo) llevará acento cuando sea sinónimo de «todavía».
Ejemplo: El yate no ha venido aún al puerto.
2. Los monosílabos verbales fue, fui, vio y dio se escribirán sin acento ortográfico.
Ejemplo: Juan fue al parque, vio los leones y después dio un largo paseo.
3. Las palabras que - quien - cuan - cuando - cuanto-donde-como llevarán acento

siempre que se usen en forma admirativa, interrogativa o dubitativa.
Ejemplo: ¡Cuánta gente en la calle! ¿Quién llama? No sé cómo decírtelo. ¿Dónde

vives?
111
4. Cuando una palabra termina en io-ia, sobre la i colocaremos un acento,
deshaciéndose el diptongo.
Ejemplo: Alegría, caserío, gentío, María.
Excepto las palabras graves o llanas terminadas en estas vocales.
Ejemplo: Guardia, garfio, media, radio, feria.
5. Sobre las letras mayúsculas colocaremos acento ortográfico siempre que por
las reglas generales del acento les corresponda llevarlo.
Ejemplo: Álvaro. Árbol. Él es muy aplicado.
6. Cuando un vocablo simple entre a formar parte de un compuesto como primer

complemento del mismo, se escribirá sin el acento ortográfico que como simple le
habría correspondido.
Ejemplo: decimoséptimo, asimismo, piamadre.
Se exceptúan de esta regla los adverbios terminados en -mente, como ágilmente,

cortésmente.
Reglas generales
Delante de p y b siempre se escribe m y nunca n.
Ejemplo: Bombilla, lámpara
Se escribe d a fin de palabra cuando el plural lo hace en des.
112
Ejemplo: De bondad, bondades.
Se escribe z a fin de palabra cuando el plural lo hace en ces.
Ejemplo: De juez, jueces.
Se escribe y a fin de palabra cuando no sean agudas terminadas en esta vocal.
Ejemplo: Muy, rey, ley, hoy, doy, voy.
Excepciones: Colibrí, manatí, hurí.
Después de las consonantes l-n-s y al principio de palabra, se escribe r aunque se

lea como rr.
Ejemplo: Alrededor, honra, Israel, rabia.
Se escriben con mayúscula los nombres propios, al empezar un escrito y después

de punto.
Ejemplo: José, Morelia, Ebro, Ibérica.
Las palabras derivadas se escriben con la misma ortografía que las primitivas de
donde proceden, menos las siguientes:
113
De hueco, oquedad.
De huérfano, orfandad, orfanato.
De hueso, óseo, osario, osamenta.
De huevo, oval, ovoide, ovíparo.
De huelva, onubense.
De huesca, oscense.
Reglas de la h
Se escriben con h:
Las palabras que empiezan por hipo-hidro - hiper, como: hipócrita - hidrógeno -
hipérbola.
Las palabras que empiezan por hue - hui - hia - hie, como: hueco - huida - hiato -
hielo.
Las palabras que empiezan por hu más m más vocal, como: humedad - humano.
Todos los tiempos de los verbos haber, hacer, hablar, hallar y habitar, como: hubo
- hago - hallo - hablo - hábito.
Reglas de la g
Se escriben con g
Las palabras que empiezan por in, menos: injerto - injertar, como: indígena -
ingeniero.
114
Las palabras que empiezan por gen, menos: Jenaro - jenable - jengibre, como:
genio - gente.
Las palabras que terminan en gen - gente, menos: comején - jején, como: imagen
- urgente.
Las palabras que terminan en ger - gir - igerar, menos: mujer - tejer - crujir -
desquijerar, como: proteger - afligir - aligerar.
Reglas de la j
Se escriben con j:
Las palabras que empiezan por aje - eje, menos: agencia, agenda, agente, como:
ajedrez, ejercer.
Las palabras que terminan en aje - eje, menos: protege, como: coraje, hereje.
Las palabras que terminan en jero - jera - jeria, menos: aligero-flamígero-belígero-

ligero.
Las palabras que terminan en jear, como: canjear - cojear.
Reglas de la m
Se escribe m a fin de sílaba cuando la sílaba siguiente empieza por na, ne, ni, no,
como: columna - alumno - solemne - amnesia, menos: perenne, y los compuestos
de las preposiciones en - in - con - sin, como: ennoblecer, innovar, connatural,
sinnúmero.
115
Reglas de la ll
Se escriben con ll:
Las palabras que empiezan por fa - fo - fu, como: falleba - folleto - fullería.
Las palabras que terminan en illo - illa, como: ovillo - pastilla.
Reglas de la x
Se escriben con x:
Las palabras que empiezan por extra, menos: estrada – estrafalario, estragar,
estrangular – estratagema, estraza, como: extraño - extravío.
Delante de las sílabas pla - ple - pli – plo - pre - pri - pro, menos esplendor y
espliego, como: explotar, expresar, exprimir.
Reglas de la b
Se escriben con b:
Las palabras que empiezan por al, menos: Álvaro - alvéolo - altavoz - altivez,
como: albañil, alboroto.
Las palabras que empiezan por es, menos: esclavo - esclavina - esclavitud, como:
esbelto, escarbar.
116
Las palabras que empiezan por ab - ob, como: abdicar, objeto.
Las palabras que empiezan por bu - bur - bus, como: bujía, burbuja, busto.
Las palabras que empiezan por bien, menos: Viena -viento - vientre, como:
bienvenido, bienestar.
Las palabras que terminan en bilidad, menos: movilidad - civilidad, como

posibilidad.
Las palabras que terminan en bundo - bunda, como: meditabundo, moribunda.
Las palabras que terminan en probar, como: aprobar, comprobar.
Las terminaciones del pretérito imperfecto del indicativo de los verbos, que en
infinitivo terminan en ar, y también el mismo tiempo del verbo ir (iba - ibas - iba -
íbamos - ibais - iban), como: amaba, rezábamos, llorabais, iban.
Reglas de la v
Se escriben con v:
Las palabras que empiezan por di, menos: dibujo - dibujar - dibujante, como:
divino, diversión.
Las palabras que empiezan por vice-villa, menos: billar - bíceps, como: viceversa,
villanía.
Las palabras que empiezan por ad, como: adverbio, adversario.
Las palabras que empiezan por lla - lle - llo - llu, como: llave, llevar, llover, lluvia.
Las palabras que empiezan por pre - pri - pro - pol, menos: prebenda - probar -
probeta - probo, como: prevenir, privar, provecho, polvo.
117
Las palabras que terminan en venir, como: convenir, prevenir.
Las palabras que terminan en tivo - tiva - tivamente, como: caritativo, activa,
positivamente.
Las palabras que terminan en ava - ave- avo; eva - eve - evo; iva - ive - ivo,
menos: haba, jarabe, cabo; prueba, debe, sebo; arriba, caribe, recibo, y algunas
más.
10. QUE ES EL VOCABULARIO COMERCIAL Y

REALIZAR EL LISTADO DEL VOCABULARIO.
Se conoce como vocabulario comercial al conjunto de palabras que forman parte

de un idioma o lenguaje específico, conocidas por una persona u otra entidad que
tiene como vocación convertirse en un diccionario de comercio se manejan en el
mundo de las empresas ya sean de finanzas, comerciales, relaciones públicas,
gabinetes, etc.
A continuación hare un listado de ellas.
118
ESTA HOJA VA HA NMANO
119

1 Proyecto de Grado 9º

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MI PROYECTO DE GRADO

ALVARO TEJOS ALZATE

COLEGIO SANTA JUANA DE ARCO

ALVARO TEJOS ALZATE

el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación académica.

ella como madres, es en la mayoría de los casos el mejores padre, y por

demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar nuestras

DEDICATORIA A LAS DIRECTIVOS

sociedad más humana y justa, a quienes confiamos en que la educación es la

determinará un futuro firme de los estudiantes, quien posterior mente se

enfrentaran a un mundo inhóspito, donde saldremos ben librados con la sabe de

formación educativa el refuerzo de valores que nos han dado.

A ellos mi eterna gratitud por su incansable labor de formar personas de bien,

DEDICATORIA A LOS DOCENTES

A mis profesores quienes abren un mundo nuevo e interesante, despiertan la

creatividad, motivan el aprendizaje, estimulan la curiosidad y la investigación,

enseñan a valorar, a soñar a vivir.

nosotros hacer de ella la herramienta propicia para logras nuestras metas,

A ellos por su labor incansable mis agradecimientos mi aprecio y admiración.

DEDICATORIA A MIS COMPAÑEROS

aprendemos continuamente de todos y de nosotros mismos, tanto educativamente

como personalmente. Y eso es enriquecedor en ambos ámbitos.

En especial un cariñoso reconocimiento a los que me han demostrado su apoyo y

Agradezco a Dios ésta oportunidad de vida y la fuerza que a veces me faltaba

para seguir en éste proceso de superación personal y académica, porque con su

A mi mamá por su apoyo incondicional, ejemplo de trabajo y humanidad..

1. QUE SON TECNICAS DE OFICINA................................................................37

2. IMPORTANCIA DE LAS TECNICAS DE OFICINAS.......................................37

3. EQUIPO HUMANO O PERSONAS DE TRABAJO..........................................38

3.3 Contadores Y Auxiliares de contabilidad...................................................41

3.4 Oficinistas de Archivo.................................................................................42

3.5 Operador de computadoras.......................................................................44

3.6 Secretario o secretaria...............................................................................46

3.6.1 Apariencia física...................................................................................47

3.6.2 Cualidades de la secretaria.................................................................47

3.6.5 Agenda personal de una secretaria.....................................................50

3.6.6 Voz. Vocabulario y lenguaje................................................................55

3.6.11 Manejo de la correspondencia.........................................................58

3.6.14 Archivar documentos........................................................................60

3.6.15 Capacidad de trabajo simultaneo.....................................................62

3.7 Gerente, Director o administrador..............................................................62

3.7.1 Funciones del gerente, director o administrador.................................63

4.1 Funciones De Una Oficina.........................................................................65

4.2 Características De Una Oficina..................................................................68

4.3 Recursos materiales de la oficina..............................................................72

4.4 Tipos de oficina..........................................................................................73

4.5 Formas De Distribución De Una Oficina....................................................76

4.5.1 Individualidad o de colmena................................................................76

4.6.2 Funcional o forma de u........................................................................77

4.8.1 En forma de L o T................................................................................79

4.8.2 Organización de la oficina...................................................................80

4.8.3 Distribución de la oficina......................................................................81

4.8.4 Elementos de una oficina....................................................................82

4.8.5 Plan de organización de la oficina.......................................................93

4.8.6 Ambiente de una oficina......................................................................94

4.1 Importancia del jefe....................................................................................96

4.2 Características de jefe................................................................................96

4.3 Vestuario del jefe........................................................................................98

4.4 La oficina del Jefe.....................................................................................100

4.5 La oficina sistematizada...........................................................................100

6. Elementos comunes de la técnica..................................................................101

7. Que son las clases de técnicas......................................................................104